Главный специалист
Профиль должности
главного специалиста отдела контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учета архивных документов Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры
Категория и группа должности |
Категория «Специалисты», группа «Старшие» |
Область профессиональной служебной деятельности |
Управление в сфере архивного дела и делопроизводства |
Виды профессиональной служебной деятельности |
Комплектование и документационное обеспечение управления; Обеспечение сохранности и государственный учет документов |
Подчиненность должности |
Непосредственно подчиняется начальнику отдела контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учета архивных документов Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. |
Количество подчиненных |
- |
Условия и режим работы |
Продолжительность и режим работы: для мужчин - 40 часов в неделю, для женщин - 36 часов в неделю, выходные дни - суббота и воскресенье, ненормированный рабочий день. Условия работы: испытательный срок – ___ месяца, допуск к государственной тайне не предусмотрен. |
Цель исполнения должностных обязанностей |
Документационное обеспечение, комплектование, хранение, учет и использование архивных документов. |
Основные задачи и обязанности по должности |
подготовка предложений по выработке управленческих решений в сфере, соответствующей направлению деятельности структурного подразделения; подготовка в установленном порядке проектов ответов на документы, поступившие от исполнительных органов государственной власти автономного округа, органов местного самоуправления, правоохранительных органов, общественных объединений, иных организаций; участие в организации и контроле реализации законодательства Российской Федерации и автономного округа в установленной сфере деятельности; участие в разработке проектов нормативных правовых актов автономного округа в установленной сфере деятельности; участие в подготовке проектов решений Службы, руководителя Службы по перспективным, стратегическим проблемам закрепленного за ним направления деятельности, организует согласование проектов этих решений; участие в разработке инструкций, методических рекомендаций, координационных планов по вопросам оптимизации состава Архивного фонда Российской Федерации, хранящегося на территории автономного округа; анализ практики применения действующего законодательства Российской Федерации и законодательства автономного округа по направлению деятельности структурного подразделения; проверка соблюдения законодательства в сфере архивного дела юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, составление актов, справок по итогам проведенных проверок; взаимодействие с государственным и муниципальными архивами автономного округа по вопросам соблюдения требований ведения государственного учета архивных документов; методическое обеспечение деятельности государственного и муниципальных архивов автономного округа по вопросам комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учета архивных документов; анализ статистических и отчетных данных о результатах деятельности государственного и муниципальных архивов автономного округа по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения; прием, отправка и обработка документов, поступивших на рассмотрение Экспертно-проверочной методической комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – ЭПМК Службы) в государственной информационной системе «Электронный архив Югры»; ведение количественного и качественного учета документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК Службы; распределение документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК Службы между членами ЭПМК Службы; ведение протоколов заседаний ЭПМК Службы по оптимизации состава Архивного фонда Российской Федерации; контроль выполнения решений ЭПМК Службы; контроль своевременного рассмотрения членами ЭПМК документов, поступивших из государственного и муниципальных архивов автономного округа; рассмотрение номенклатур дел, описей организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа, согласно списку организаций – источников комплектования, курируемых отраслей экономики; участие в составлении планов, отчетов о деятельности структурного подразделения; участие в работе коллегиальных органов (комиссий, коллегий, советов, рабочих групп); участие в выставках, семинарах, конференциях; разработка и внесение изменений в номенклатуру дел структурного подразделения Службы; ведение текущего делопроизводства структурного подразделения Службы; упорядочение документов текущего делопроизводства и дел, законченных в делопроизводстве структурного подразделения Службы. |
Работа подразумевает: |
Работу с документами; информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет; работу в операционной системе; управления электронной почтой; работу в текстовом редакторе; работу с электронными таблицами; базами данных; подготовку презентаций; внешние коммуникации (КУ ХМАО – Югры «Государственный архив Югры»; исполнительные органы государственной власти автономного округа, органы управления архивным делом муниципальных образований автономного округа, организации и учреждения автономного округа, являющиеся источниками комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа); внутреннее взаимодействие со специалистами Службы. |
Требования к уровню профессионального образования, направлению подготовки, специальности |
Высшее образование. Специальность, направление подготовки: «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документационное обеспечение управления и архивоведение», «Историко-архивоведение», «Государственное и муниципальное управление, «История», «Филология», «Культурология», «Юриспруденция», «Экономика природопользования» или иные направления подготовки (специальность), для которых законодательством об образовании Российской Федерации установлено соответствие данным направлениям подготовки (специальностям), указанные в предыдущих перечнях профессий, специальностей и направлений подготовки. |
Требования к продолжительности стажа гражданской службы или работы по специальности, направлению подготовки |
Без предъявления требований к стажу. |
Показатели эффективности и результативности деятельности |
Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности Специалиста оценивается по следующим показателям: своевременность и оперативность выполнения поручений; качество выполненной работы (подготовка проектов документов в соответствии с установленными требованиями, полное и логичное изложение материала, юридически грамотное составление документа, отсутствие стилистических и грамматических ошибок); профессиональная компетентность (знание законодательных и иных нормативных правовых актов, широта профессионального кругозора, умение работать с документами); способность четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умение рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты; выполняемый объем работы и интенсивность труда, способность сохранять высокую работоспособность; соблюдение требований служебного распорядка Службы, Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих автономного округа; творческий подход к решению поставленных задач, активность и инициатива в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способность быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям; осознание ответственности за последствия своих действий, принимаемых решений; полнота выполнения плана деятельности Службы по направлению деятельности структурного подразделения; полнота информации, занесенной в государственную информационную систему «Электронный архив Югры» в установленные сроки; доля своевременно выполненных заданий от порученных по направлению деятельности; наличие (отсутствие) письменной информации о фактах несоблюдения Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. |
Требования к базовым знаниям и умениям
Знания государственного языка РФ |
Знание русского языка |
Знание основ Конституции РФ, законодательства о гражданской службе, законодательства о противодействии коррупции |
Наличие знаний: основ конституционного строя Российской Федерации, прав и свобод человека и гражданина, федеративного устройства; правовых, организационных и финансово-экономических основ государственной гражданской службы Российской Федерации, правового положения (статуса) государственного гражданского служащего, его прав и обязанностей; понятия коррупции, принципов противодействия коррупции. |
Знания и умения в области информационно-коммуникационных технологий
|
Наличие знаний: форм и методов работы с применением автоматизированных средств управления; возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного электронного документооборота; общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности; систем межведомственного взаимодействия; информационно-аналитических систем, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и анализ данных. Наличие умений: владения компьютерной, другой оргтехникой и необходимым программным обеспечением; работы с системами межведомственного взаимодействия, управления государственными информационными ресурсами; умение применять в работе информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет», правовые информационные системы «КонсультантПлюс», «Гарант». |
Знания основ делопроизводства и документооборота |
Наличие знаний основ работы с документами. |
Общие и управленческие умения
|
Общие умения: умение мыслить системно; умение планировать и рационально использовать рабочее время; умение достигать результата; коммуникативные умения; умение работать в стрессовых условиях; умение совершенствовать свой профессиональный уровень. Управленческие умения: эффективно планировать, организовывать работу и контролировать ее выполнение. |
Требования к профессионально-функциональным знаниям и умениям
Требования к профессиональным знаниям и умения |
Знания в сфере законодательства Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Федеральный закон от 2707.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; приказ Росархива и приказа Министерства юстиции России от 02.08.1999 № 38/230 «Об утверждении Правил передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг»; приказ Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»; приказ Министерства культуры России от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»; приказ Министерства культуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»; приказ Министерства культуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Знания в сфере законодательства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры: Закон Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 07.06.2005 № 42-оз «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре».
Иные профессиональные знания: основные нормативные, правовые и методические документы Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в сфере архивного дела; порядок государственного учета документов; порядок составления планово-отчетной документации; передовой отечественный и зарубежный опыт в сфере государственного учета документов; методы подготовки методических пособий; принципов организации деятельности в сфере государственного учета документов; порядок систематизации и классификации архивных документов; виды справочно-поисковых средств архива; основы документационного обеспечения управления.
Профессиональные умения: ориентирования в системе научно-справочного аппарата архива; владение методикой анализа состояния работы архивных учреждений и органов государственной власти автономного округа по комплектованию и документационному обеспечению управления; организации и проведения централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; рассмотрения инструкций по делопроизводству и иных нормативно-правовых актов. |
Требования к функциональным знаниям и умениям
|
Наличие знаний: законодательства, в том числе определенные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы, связанные с областью архивного дела; правоприменительной практики, в том числе определения и постановления судов Российской Федерации в области архивного дела; принципов, методов, технологий и механизмов осуществления контроля (надзора); виды, назначение и технологии организации проверочных процедур; централизованной и смешанной формы ведения делопроизводства; системы взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота; состава управленческих документов; общих требований к оформлению документов.
Наличие умений: подготовки методических рекомендаций, разъяснений; подготовки аналитических, информационных и других материалов; проведения плановых и внеплановых документарных (камеральных) проверок (обследований); проведения плановых и внеплановых выездных проверок; осуществления контроля исполнения предписаний, решений и других распорядительных документов; приема, учета, обработки и регистрации корреспонденции; комплектования, хранения, учета архивных документов; составления номенклатуры дел. |
Требования к профессиональным качествам |
умение ставить цели и планировать реальные сроки их исполнения; умение адаптироваться к новой ситуации и применять новые подходы к решению стандартных задач; ориентация на достижение результата; умение работать с большим объемом информации (сбор и анализ); подготовка документов в соответствии с требованиями; убедительность коммуникаций, работа в команде; творческий подход, инновационность. |
Требования к личностным качествам |
аналитическое мышление, беспристрастность, внимательность к деталям, гражданственность (общественное служение), добросовестность, законопослушность, исполнительность, коммуникабельность, настойчивость, обучаемость, организованность, ответственность, открытость новым знаниям, порядочность, пунктуальность, системный подход, стрессоустойчивость, тактичность, толерантность, целеустремленность, эмоциональная уравновешенность, эрудиция |