Категория и группа должности

Категория «Специалисты», группа «Старшие»

Область профессиональной служебной деятельности

Управление в сфере архивного дела и делопроизводства

Виды профессиональной служебной деятельности

Комплектование и документационное обеспечение управления;

Обеспечение сохранности и государственный учет документов

Подчиненность должности

Непосредственно подчиняется начальнику отдела контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учета архивных документов Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Количество подчиненных

-

Условия и режим работы

Продолжительность и режим работы:  

для мужчин - 40 часов в неделю,  

для женщин - 36 часов в неделю,

выходные дни - суббота и воскресенье,

ненормированный рабочий день.

Условия работы:

испытательный срок – ___ месяца,

допуск к государственной тайне не предусмотрен.

Цель исполнения должностных обязанностей

Документационное обеспечение, комплектование, хранение, учет и использование архивных документов.

Основные задачи и обязанности

по должности

подготовка предложений по выработке управленческих решений в сфере, соответствующей направлению деятельности структурного подразделения;

подготовка в установленном порядке проектов ответов на документы, поступившие от исполнительных органов государственной власти автономного округа, органов местного самоуправления, правоохранительных органов, общественных объединений, иных организаций;

участие в организации и контроле реализации законодательства Российской Федерации и автономного округа в установленной сфере деятельности;

участие в разработке проектов нормативных правовых актов автономного округа в установленной сфере деятельности;

участие в подготовке проектов решений Службы, руководителя Службы по перспективным, стратегическим проблемам закрепленного за ним направления деятельности, организует согласование проектов этих решений;

участие в разработке инструкций, методических рекомендаций, координационных планов по вопросам оптимизации состава Архивного фонда Российской Федерации, хранящегося на территории автономного округа;

анализ практики применения действующего законодательства Российской Федерации и законодательства автономного округа по направлению деятельности структурного подразделения;

проверка соблюдения законодательства в сфере архивного дела юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, составление актов, справок по итогам проведенных проверок;

взаимодействие с государственным и муниципальными архивами автономного округа по вопросам соблюдения требований ведения государственного учета архивных документов;

методическое обеспечение деятельности государственного и муниципальных архивов автономного округа по вопросам комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учета архивных документов;

анализ статистических и отчетных данных о результатах деятельности государственного и муниципальных архивов автономного округа по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения;

прием, отправка и обработка документов, поступивших на рассмотрение Экспертно-проверочной методической комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – ЭПМК Службы) в государственной информационной системе «Электронный архив Югры»;

ведение количественного и качественного учета документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК Службы;

распределение документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК Службы между членами ЭПМК Службы;

ведение протоколов заседаний ЭПМК Службы по оптимизации состава Архивного фонда Российской Федерации;

контроль выполнения решений ЭПМК Службы;

контроль своевременного рассмотрения членами ЭПМК документов, поступивших из государственного и муниципальных архивов автономного округа;

рассмотрение номенклатур дел, описей организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа, согласно списку организаций – источников комплектования, курируемых отраслей экономики;

участие в составлении планов, отчетов о деятельности структурного подразделения;

участие в работе коллегиальных органов (комиссий, коллегий, советов, рабочих групп);

участие в выставках, семинарах, конференциях; разработка и внесение изменений в номенклатуру дел структурного подразделения Службы;

ведение текущего делопроизводства структурного подразделения Службы;

упорядочение документов текущего делопроизводства и дел, законченных в делопроизводстве структурного подразделения Службы.

Работа подразумевает:

Работу с документами; информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет; работу в операционной системе; управления электронной почтой; работу в текстовом редакторе; работу с электронными таблицами; базами данных; подготовку презентаций;

внешние коммуникации (КУ ХМАО – Югры «Государственный архив Югры»; исполнительные органы государственной власти автономного округа, органы управления архивным делом муниципальных образований автономного округа, организации и учреждения автономного округа, являющиеся источниками комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа);

внутреннее взаимодействие со специалистами Службы.

Требования к уровню профессионального образования, направлению подготовки, специальности

Высшее образование.

Специальность, направление подготовки: «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документационное обеспечение управления и архивоведение», «Историко-архивоведение», «Государственное и муниципальное управление, «История», «Филология», «Культурология», «Юриспруденция», «Экономика природопользования» или иные направления подготовки (специальность), для которых законодательством об образовании Российской Федерации установлено соответствие данным направлениям подготовки (специальностям), указанные в предыдущих перечнях профессий, специальностей и направлений подготовки.

Требования к продолжительности стажа гражданской службы или работы по специальности, направлению подготовки

Без предъявления требований к стажу.

Показатели эффективности и результативности деятельности

Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности Специалиста оценивается по следующим показателям:

своевременность и оперативность выполнения поручений;

качество выполненной работы (подготовка проектов документов в соответствии с установленными требованиями, полное и логичное изложение материала, юридически грамотное составление документа, отсутствие стилистических и грамматических ошибок);

профессиональная компетентность (знание законодательных и иных нормативных правовых актов, широта профессионального кругозора, умение работать с документами);

способность четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умение рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;

выполняемый объем работы и интенсивность труда, способность сохранять высокую работоспособность;

соблюдение требований служебного распорядка Службы, Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих автономного округа;

творческий подход к решению поставленных задач, активность и инициатива в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способность быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;

осознание ответственности за последствия своих действий, принимаемых решений;

полнота выполнения плана деятельности Службы по направлению деятельности структурного подразделения;

полнота информации, занесенной в государственную информационную систему «Электронный архив Югры» в установленные сроки;

доля своевременно выполненных заданий от порученных по направлению деятельности;

наличие (отсутствие) письменной информации о фактах несоблюдения Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Знания государственного языка РФ

Знание русского языка

Знание основ Конституции РФ, законодательства о гражданской службе, законодательства о противодействии коррупции

Наличие знаний:

основ конституционного строя Российской Федерации, прав и свобод человека и гражданина, федеративного устройства;

правовых, организационных и финансово-экономических основ государственной гражданской службы Российской Федерации, правового положения (статуса) государственного гражданского служащего, его прав и обязанностей;

понятия коррупции, принципов противодействия коррупции.

Знания и умения в области информационно-коммуникационных технологий

Наличие знаний: форм и методов работы с применением автоматизированных средств управления; возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного электронного документооборота; общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности; систем межведомственного взаимодействия; информационно-аналитических систем, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и анализ данных.

Наличие умений: владения компьютерной, другой оргтехникой и необходимым программным обеспечением; работы с системами межведомственного взаимодействия, управления государственными информационными ресурсами;

умение применять в работе информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет», правовые информационные системы «КонсультантПлюс», «Гарант».

Знания основ делопроизводства и документооборота

Наличие знаний основ работы с документами.

Общие и управленческие умения

Общие умения:

умение мыслить системно; умение планировать и рационально использовать рабочее время; умение достигать результата;

коммуникативные умения;

умение работать в стрессовых условиях;

умение совершенствовать свой профессиональный уровень.

Управленческие умения:

эффективно планировать, организовывать работу и контролировать ее выполнение.

Требования к профессиональным знаниям и умения

Знания в сфере законодательства Российской Федерации:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 2707.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

приказ Росархива и приказа Министерства юстиции России                      от 02.08.1999 № 38/230 «Об утверждении Правил передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг»;

приказ Министерства культуры Российской Федерации                          от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

приказ Министерства культуры России от 31.07.2007 № 1182                            «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

приказ Министерства культуры России от 25.08.2010 № 558                      «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

приказ Министерства культуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Знания в сфере законодательства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры:

Закон Ханты-Мансийского автономного округа – Югры                          от 07.06.2005 № 42-оз «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре».

Иные профессиональные знания:

основные нормативные, правовые и методические документы Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в сфере архивного дела;

порядок государственного учета документов;

порядок составления планово-отчетной документации;

передовой отечественный и зарубежный опыт в сфере государственного учета документов;

методы подготовки методических пособий; принципов организации деятельности в сфере государственного учета документов;

порядок систематизации и классификации архивных документов;

виды справочно-поисковых средств архива;

основы документационного обеспечения управления.

Профессиональные умения:

ориентирования в системе научно-справочного аппарата архива;

владение методикой анализа состояния работы архивных учреждений и органов государственной власти автономного округа по комплектованию и документационному обеспечению управления;

организации и проведения централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

рассмотрения инструкций по делопроизводству и иных нормативно-правовых актов.

Требования к функциональным знаниям и умениям

Наличие знаний:

законодательства, в том числе определенные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы, связанные с областью архивного дела;

правоприменительной практики, в том числе определения и постановления судов Российской Федерации в области архивного дела;

принципов, методов, технологий и механизмов осуществления контроля (надзора);

виды, назначение и технологии организации проверочных процедур;

централизованной и смешанной формы ведения делопроизводства;

системы взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота;

состава управленческих документов;

общих требований к оформлению документов.

Наличие умений:

подготовки методических рекомендаций, разъяснений;

подготовки аналитических, информационных и других материалов;

проведения плановых и внеплановых документарных (камеральных) проверок (обследований);

проведения плановых и внеплановых выездных проверок;

осуществления контроля исполнения предписаний, решений и других распорядительных документов;

приема, учета, обработки и регистрации корреспонденции;

комплектования, хранения, учета архивных документов;

составления номенклатуры дел.

Требования к профессиональным качествам

умение ставить цели и планировать реальные сроки их исполнения;

умение адаптироваться к новой ситуации и применять новые подходы к решению стандартных задач;

ориентация на достижение результата;

умение работать с большим объемом информации (сбор и анализ);

подготовка документов в соответствии с требованиями;

убедительность коммуникаций, работа в команде;

творческий подход, инновационность.

Требования к личностным качествам

аналитическое мышление, беспристрастность, внимательность к деталям, гражданственность (общественное служение), добросовестность, законопослушность, исполнительность, коммуникабельность, настойчивость, обучаемость, организованность, ответственность, открытость новым знаниям, порядочность, пунктуальность, системный подход, стрессоустойчивость, тактичность, толерантность, целеустремленность, эмоциональная уравновешенность, эрудиция