Категория и группа должности

Категория «Руководители», группа «Главные»

Область профессиональной служебной деятельности

Управление в сфере архивного дела и делопроизводства

Виды профессиональной служебной деятельности

Комплектование и документационное обеспечение управления;

Обеспечение сохранности и государственный учет документов

Подчиненность должности

Непосредственно подчиняется заместителю руководителя Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Количество подчиненных

3

Условия и режим работы

Продолжительность и режим работы:  

для мужчин - 40 часов в неделю,  

для женщин - 36 часов в неделю,

выходные дни - суббота и воскресенье,

ненормированный рабочий день.

Условия работы:

испытательный срок – ___ месяца,

допуск к государственной тайне не предусмотрен

Цель исполнения должностных обязанностей

Документационное обеспечение, комплектование, хранение, учет и использование архивных документов

Основные задачи и обязанности

по должности

подготовка проектов нормативных правовых и иных актов по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения;

исполнение федеральных законов, указов, распоряжений, поручений и указаний Президента Российской Федерации, постановлений и поручений Правительства Российской Федерации, поручений полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, законов автономного округа, правовых актов и поручений Губернатора автономного округа, правовых актов Правительства автономного округа по вопросам государственной гражданской службы, а также контроль за ходом их исполнения;

руководство деятельностью структурного подразделения;

взаимодействие со структурными подразделениями других исполнительных органов государственной власти, органами местного самоуправления автономного округа, правоохранительными органами, общественными объединениями и иными организациями по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения;

взаимодействие с контролирующими, надзорными органами, учреждениями и организациями автономного округа по вопросам проведения контрольных, надзорных мероприятий;

анализ практики применения действующего законодательства Российской Федерации и законодательства автономного округа по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения;

проверки соблюдения законодательства в сфере архивного дела юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, составление актов, справок по итогам проведенных проверок;

планирование работы по комплектованию и определению состава документов, подлежащих приему в государственный и муниципальные архивы автономного округа;

разработка планов, прогнозных показателей, докладов (отчетов) о результатах деятельности государственного и муниципальных архивов автономного округа по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения;

ведение форм планово – отчетной документации по комплектованию Архивного фонда Российской Федерации и государственному учету архивных документов, развитию информационно-поисковых систем;

координацию деятельности государственного и муниципальных архивов автономного округа по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения;

рецензирование научных работ, учебных пособий по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения;

подготовку заключений на проекты планов и отчетов работы государственного и муниципальных архивов автономного округа;

разработку научно-исследовательских и методических пособий по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения, внедрение их в практику работы;

исполнение поручений руководителя Службы, заместителей руководителя Службы;

изучение и обобщение передового отечественного, зарубежного опыта в области архивного дела, внедрение его в практику работы;

использование информационных ресурсов ТИС Югры при подготовке аналитических материалов, информационных справок, презентаций;

рассмотрение описей и номенклатур дел источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа (согласно списку организаций курируемых отраслей экономики);

ведение каталога карточек фондов, хранящихся в государственном и муниципальных архивах автономного округа;

своевременное внесение изменений и дополнений в карточки фондов государственного и муниципальных архивов автономного округа, ранее влитых в фондовый каталог Службы.

организация взаимодействия структурного подразделения с иными структурными подразделениями Службы;

организация деятельности государственного и муниципальных архивов автономного округа по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения;

методическое обеспечение деятельности государственного и муниципальных архивов автономного округа по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения;

подготовка и проведение конференций, совещаний, семинаров по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения;

подготовка предложений о назначении на должность и об освобождении от должности, о временном исполнении обязанностей, о повышении квалификации, поощрении специалистов структурного подразделения и наложении на них взысканий.

участие в проектной деятельности Службы по направлению деятельности структурного подразделения;

участие в составлении ежегодного плана проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по соблюдению законодательства в сфере архивного дела по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения;

участие в решении вопросов о передаче в пределах автономного округа архивных документов из одного архива в другой;

участие в рассмотрении вопросов фондирования архивных документов в государственном и муниципальном архивах автономного округа;

участие в работе по обеспечению преемственности системы государственного учета, научно-справочного аппарата к архивным документам, находящимся на хранении в государственном и муниципальных архивах автономного округа и ведомственных архивах учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования государственного и муниципальных архивах автономного округа;

участие в работе коллегиальных органов (комиссий, коллегий, советов, рабочих групп);

участие в выставках, семинарах, конференциях.

анализ статистических и отчетных данных о результатах деятельности структурного подразделения;

анализ статистических и отчетных данных о результатах деятельности государственного и муниципальных архивов автономного округа по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения;

анализ процесса оптимизации состава Архивного фонда Российской Федерации с учетом региональных особенностей;

анализ списков источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа и документы к ним;

анализ карточек фондов, направленных в Службу государственным и муниципальными архивами автономного округа;

анализ массивов данных общеотраслевого автоматизированного программного комплекса «Архивный фонд», внесенных государственным и муниципальными архивами автономного округа.

контроль исполнения должностных обязанностей, служебного распорядка сотрудниками структурного подразделения;

контроль соблюдения государственным и муниципальными архивами автономного округа, ведомственными архивами источников комплектования федерального, окружного законодательства и иных нормативных, правовых актов в сфере архивного дела по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения;

контроль качества заполнения карточек фондов, направленных в Службу государственным и муниципальными архивами автономного округа

Работа подразумевает:

Работу с документами; информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет;

работу в операционной системе; управления электронной почтой; работу в текстовом редакторе; работу с электронными таблицами; базами данных; подготовку презентаций; информационно-аналитические данные; техническими заданиями; документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

внешние коммуникации (Департамент информационных технологий и цифрового развития ХМАО – Югры; КУ ХМАО – Югры «Государственный архив Югры»; иные исполнительные органы государственной власти автономного округа; органы управления архивным делом муниципальных образований автономного округа);

внутреннее взаимодействие со специалистами Службы

Требования к уровню профессионального образования, направлению подготовки, специальности

Высшее образование – специалитет, магистратура

Требования к продолжительности стажа гражданской службы или работы по специальности, направлению подготовки

Наличие стажа государственной службы не менее 2-х лет или стажа работы по специальности, направлению подготовки

Показатели эффективности и результативности деятельности

соблюдение законодательства Российской Федерации, законодательства автономного округа и локальных нормативных актов в установленной сфере деятельности;

обеспечение выполнения плана мероприятий структурного подразделения;

своевременное и качественное выполнение заданий (поручений) непосредственного руководителя;

соблюдение требований служебного распорядка Службы, Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих автономного округа;

принятие в установленный срок управленческих решений по всем вопросам в рамках полномочий, определенных положением о структурном подразделении;

полнота выполнения целевых показателей государственной программы автономного округа в сфере архивного дела;

общее количество проверок, проведенных гражданским служащим;

степень достижения плановых показателей проверок;

полнота выполнения плана деятельности Службы по направлению деятельности структурного подразделения;

своевременность исполнения документов;

своевременность ответов на запросы/предоставление информации по направлению деятельности структурного подразделения;

полнота информации, занесенной в Территориальную информационную систему Югры («ТИС Югры»);

доля своевременно выполненных заданий от порученных по направлению деятельности структурного подразделения;

наличие (отсутствие) письменной информации о фактах несоблюдения Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Знания государственного языка РФ

Знание русского языка

Знание основ Конституции РФ, законодательства о гражданской службе, законодательства о противодействии коррупции

Наличие знаний:

основ конституционного строя Российской Федерации, прав и свобод человека и гражданина, федеративного устройства;

правовых, организационных и финансово-экономических основ государственной гражданской службы Российской Федерации, правового положения (статуса) государственного гражданского служащего, его прав и обязанностей;

понятия коррупции, принципов противодействия коррупции.

Знания и умения в области информационно-коммуникационных технологий

Наличие знаний: форм и методов работы с применением автоматизированных средств управления; возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного электронного документооборота; общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности; систем межведомственного взаимодействия; информационно-аналитических систем, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и анализ данных.

Наличие умений: владения компьютерной, другой оргтехникой и необходимым программным обеспечением; работы с системами межведомственного взаимодействия, управления государственными информационными ресурсами;

умение применять в работе информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет», правовые информационные системы «Консультант Плюс», «Гарант»

Знания основ делопроизводства и документооборота

Наличие знаний основ работы с документами

Общие и управленческие умения

Общие умения:

умение мыслить системно (стратегически);

умение планировать и рационально использовать рабочее время;

умение достигать результата;

коммуникативные умения;

умение управлять изменениям;

умение работать в стрессовых условиях;

умение совершенствовать свой профессиональный уровень.

Управленческие умения:

умение руководить подчиненными, эффективно планировать работу и контролировать ее выполнение;

оперативно принимать и реализовывать управленческие решения;

вести деловые переговоры с представителями органов государственной власти автономного округа (далее также – орган государственной власти), органов местного самоуправления муниципальных образований автономного округа (далее – орган местного самоуправления муниципальных образований), организаций;

соблюдать этику делового общения

Требования к профессиональным знаниям и умения

Знания в сфере законодательства Российской Федерации:

Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;

Указа Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства»;

приказа Росархива от 09.10.2001 № 75 «Об утверждении регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию»;

приказа Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

приказа Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;

закона Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 07.06.2005 № 42-оз «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре»;

постановления Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 28.09.2012 № 358-п «О Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»

Иные профессиональные знания:

основные нормативные, правовые и методические документы Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в сфере архивного дела;

теории и практики архивного дела;

состава Архивного фонда Российской Федерации;

правовых аспектов в области обеспечения сохранности и государственного учета документов;

научных и методических разработок, технических требований стандартов в области обеспечения сохранности документов и государственного учета документов;

передового отечественного и зарубежного опыта в области государственного управления и в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов;

методов подготовки методических пособий;

принципов организации деятельности в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов;

порядок систематизации и классификации архивных документов;

виды справочно-поисковых средств архива;

порядок составления планово-отчетной документации;

основы документационного обеспечения управления;

основы управления проектами и описания бизнес-процессов;

понятие нормы права, нормативного правового акта, правоотношений и их признаки

Профессиональные умения:

владеть анализом состояния работы архивных учреждений и органов исполнительной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по комплектованию и документационному обеспечению управления и подготовки предложений по его совершенствованию;

вести централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе в автоматизированном виде;

в области проектного управления в соответствии с разделами I, III Перечня обязательных требований к профессиональным знаниям и умениям, предъявляемым к государственным гражданским служащим автономного округа, участвующим в управлении проектной деятельностью, утвержденного совместным приказом Департамента государственной гражданской службы и кадровой политики Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и Департамента проектного управления Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 01.12.2016 №126/29

Требования к функциональным знаниям и умениям

Наличие знаний:

законодательства, в том числе определенные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы, связанные с областью архивного дела и применением информационно-коммуникационных технологий и информационно-телекоммуникационных сетей;

правоприменительной практики, в том числе определения и постановления судов Российской Федерации в области архивного дела;

принципов применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота;

системы взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота;

инструментов и методов проектного управления в органах государственной власти;

разработки технических заданий при размещении государственного заказа на приобретение товаров, работ и услуг;

оснований и особенностей проведения плановых и внеплановых документарных (камеральных) проверок (обследований);

принципов предоставления государственных услуг;

понятия контрактной системы в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд (далее – закупки) и основные принципы осуществления закупок;

порядка подготовки обоснования закупок.

Наличие умений:

разработка, рассмотрение и согласование проектов нормативных правовых актов и других документов;

подготовки официальных отзывов на проекты нормативных правовых актов;

подготовки методических рекомендаций, разъяснений;

подготовки аналитических, информационных и других материалов;

организации и проведения мониторинга применения законодательства; проведения плановых и внеплановых документарных (камеральных) проверок (обследований);

проведения плановых и внеплановых выездных проверок;

осуществления контроля исполнения предписаний, решений и других распорядительных документов;

разработка технических заданий извещений и документаций об осуществлении закупок; определение начальной (максимальной) цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем)

Требования к профессиональным качествам

умение ставить цели и планировать реальные сроки их исполнения;

умение адаптироваться к новой ситуации и применять новые подходы к решению стандартных задач;

ориентация на достижение результата;

умение работать с большим объемом информации (сбор и анализ);

подготовка документов в соответствии с требованиями;

убедительность коммуникаций, работа в команде;

творческий подход, инновационность

Требования к личностным качествам

умение признавать и анализировать свои ошибки;

умение владеть собой в стрессовых ситуациях;

добросовестность, исполнительность, коммуникабельность, настойчивость, обучаемость, организованность, ответственность, открытость новым знаниям, системный подход, стрессоустойчивость, тактичность, толерантность, целеустремленность, эмоциональная уравновешенность, эрудиция саморазвитие