Начальник отдела
Профиль должности
начальника отдела контроля комплектования
Архивного фонда Российской Федерации и государственного учета
архивных документов Службы по делам архивов
Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры
Категория и группа должности |
Категория «Руководители», группа «Главные» |
Область профессиональной служебной деятельности |
Управление в сфере архивного дела и делопроизводства |
Виды профессиональной служебной деятельности |
Комплектование и документационное обеспечение управления; Обеспечение сохранности и государственный учет документов |
Подчиненность должности |
Непосредственно подчиняется заместителю руководителя Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры |
Количество подчиненных |
3 |
Условия и режим работы |
Продолжительность и режим работы: для мужчин - 40 часов в неделю, для женщин - 36 часов в неделю, выходные дни - суббота и воскресенье, ненормированный рабочий день. Условия работы: испытательный срок – ___ месяца, допуск к государственной тайне не предусмотрен |
Цель исполнения должностных обязанностей |
Документационное обеспечение, комплектование, хранение, учет и использование архивных документов |
Основные задачи и обязанности по должности |
подготовка проектов нормативных правовых и иных актов по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения; исполнение федеральных законов, указов, распоряжений, поручений и указаний Президента Российской Федерации, постановлений и поручений Правительства Российской Федерации, поручений полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, законов автономного округа, правовых актов и поручений Губернатора автономного округа, правовых актов Правительства автономного округа по вопросам государственной гражданской службы, а также контроль за ходом их исполнения; руководство деятельностью структурного подразделения; взаимодействие со структурными подразделениями других исполнительных органов государственной власти, органами местного самоуправления автономного округа, правоохранительными органами, общественными объединениями и иными организациями по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения; взаимодействие с контролирующими, надзорными органами, учреждениями и организациями автономного округа по вопросам проведения контрольных, надзорных мероприятий; анализ практики применения действующего законодательства Российской Федерации и законодательства автономного округа по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения; проверки соблюдения законодательства в сфере архивного дела юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, составление актов, справок по итогам проведенных проверок; планирование работы по комплектованию и определению состава документов, подлежащих приему в государственный и муниципальные архивы автономного округа; разработка планов, прогнозных показателей, докладов (отчетов) о результатах деятельности государственного и муниципальных архивов автономного округа по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения; ведение форм планово – отчетной документации по комплектованию Архивного фонда Российской Федерации и государственному учету архивных документов, развитию информационно-поисковых систем; координацию деятельности государственного и муниципальных архивов автономного округа по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения; рецензирование научных работ, учебных пособий по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения; подготовку заключений на проекты планов и отчетов работы государственного и муниципальных архивов автономного округа; разработку научно-исследовательских и методических пособий по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения, внедрение их в практику работы; исполнение поручений руководителя Службы, заместителей руководителя Службы; изучение и обобщение передового отечественного, зарубежного опыта в области архивного дела, внедрение его в практику работы; использование информационных ресурсов ТИС Югры при подготовке аналитических материалов, информационных справок, презентаций; рассмотрение описей и номенклатур дел источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа (согласно списку организаций курируемых отраслей экономики); ведение каталога карточек фондов, хранящихся в государственном и муниципальных архивах автономного округа; своевременное внесение изменений и дополнений в карточки фондов государственного и муниципальных архивов автономного округа, ранее влитых в фондовый каталог Службы. организация взаимодействия структурного подразделения с иными структурными подразделениями Службы; организация деятельности государственного и муниципальных архивов автономного округа по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения; методическое обеспечение деятельности государственного и муниципальных архивов автономного округа по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения; подготовка и проведение конференций, совещаний, семинаров по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения; подготовка предложений о назначении на должность и об освобождении от должности, о временном исполнении обязанностей, о повышении квалификации, поощрении специалистов структурного подразделения и наложении на них взысканий. участие в проектной деятельности Службы по направлению деятельности структурного подразделения; участие в составлении ежегодного плана проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по соблюдению законодательства в сфере архивного дела по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения; участие в решении вопросов о передаче в пределах автономного округа архивных документов из одного архива в другой; участие в рассмотрении вопросов фондирования архивных документов в государственном и муниципальном архивах автономного округа; участие в работе по обеспечению преемственности системы государственного учета, научно-справочного аппарата к архивным документам, находящимся на хранении в государственном и муниципальных архивах автономного округа и ведомственных архивах учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования государственного и муниципальных архивах автономного округа; участие в работе коллегиальных органов (комиссий, коллегий, советов, рабочих групп); участие в выставках, семинарах, конференциях. анализ статистических и отчетных данных о результатах деятельности структурного подразделения; анализ статистических и отчетных данных о результатах деятельности государственного и муниципальных архивов автономного округа по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения; анализ процесса оптимизации состава Архивного фонда Российской Федерации с учетом региональных особенностей; анализ списков источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа и документы к ним; анализ карточек фондов, направленных в Службу государственным и муниципальными архивами автономного округа; анализ массивов данных общеотраслевого автоматизированного программного комплекса «Архивный фонд», внесенных государственным и муниципальными архивами автономного округа. контроль исполнения должностных обязанностей, служебного распорядка сотрудниками структурного подразделения; контроль соблюдения государственным и муниципальными архивами автономного округа, ведомственными архивами источников комплектования федерального, окружного законодательства и иных нормативных, правовых актов в сфере архивного дела по вопросам, соответствующим направлению деятельности структурного подразделения; контроль качества заполнения карточек фондов, направленных в Службу государственным и муниципальными архивами автономного округа |
Работа подразумевает: |
Работу с документами; информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет; работу в операционной системе; управления электронной почтой; работу в текстовом редакторе; работу с электронными таблицами; базами данных; подготовку презентаций; информационно-аналитические данные; техническими заданиями; документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. внешние коммуникации (Департамент информационных технологий и цифрового развития ХМАО – Югры; КУ ХМАО – Югры «Государственный архив Югры»; иные исполнительные органы государственной власти автономного округа; органы управления архивным делом муниципальных образований автономного округа); внутреннее взаимодействие со специалистами Службы |
Требования к уровню профессионального образования, направлению подготовки, специальности |
Высшее образование – специалитет, магистратура |
Требования к продолжительности стажа гражданской службы или работы по специальности, направлению подготовки |
Наличие стажа государственной службы не менее 2-х лет или стажа работы по специальности, направлению подготовки |
Показатели эффективности и результативности деятельности |
соблюдение законодательства Российской Федерации, законодательства автономного округа и локальных нормативных актов в установленной сфере деятельности; обеспечение выполнения плана мероприятий структурного подразделения; своевременное и качественное выполнение заданий (поручений) непосредственного руководителя; соблюдение требований служебного распорядка Службы, Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих автономного округа; принятие в установленный срок управленческих решений по всем вопросам в рамках полномочий, определенных положением о структурном подразделении; полнота выполнения целевых показателей государственной программы автономного округа в сфере архивного дела; общее количество проверок, проведенных гражданским служащим; степень достижения плановых показателей проверок; полнота выполнения плана деятельности Службы по направлению деятельности структурного подразделения; своевременность исполнения документов; своевременность ответов на запросы/предоставление информации по направлению деятельности структурного подразделения; полнота информации, занесенной в Территориальную информационную систему Югры («ТИС Югры»); доля своевременно выполненных заданий от порученных по направлению деятельности структурного подразделения; наличие (отсутствие) письменной информации о фактах несоблюдения Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Ханты-Мансийского автономного округа – Югры |
Требования к базовым знаниям и умениям
Знания государственного языка РФ |
Знание русского языка |
Знание основ Конституции РФ, законодательства о гражданской службе, законодательства о противодействии коррупции |
Наличие знаний: основ конституционного строя Российской Федерации, прав и свобод человека и гражданина, федеративного устройства; правовых, организационных и финансово-экономических основ государственной гражданской службы Российской Федерации, правового положения (статуса) государственного гражданского служащего, его прав и обязанностей; понятия коррупции, принципов противодействия коррупции. |
Знания и умения в области информационно-коммуникационных технологий
|
Наличие знаний: форм и методов работы с применением автоматизированных средств управления; возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного электронного документооборота; общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности; систем межведомственного взаимодействия; информационно-аналитических систем, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и анализ данных. Наличие умений: владения компьютерной, другой оргтехникой и необходимым программным обеспечением; работы с системами межведомственного взаимодействия, управления государственными информационными ресурсами; умение применять в работе информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет», правовые информационные системы «Консультант Плюс», «Гарант» |
Знания основ делопроизводства и документооборота |
Наличие знаний основ работы с документами |
Общие и управленческие умения
|
Общие умения: умение мыслить системно (стратегически); умение планировать и рационально использовать рабочее время; умение достигать результата; коммуникативные умения; умение управлять изменениям; умение работать в стрессовых условиях; умение совершенствовать свой профессиональный уровень. Управленческие умения: умение руководить подчиненными, эффективно планировать работу и контролировать ее выполнение; оперативно принимать и реализовывать управленческие решения; вести деловые переговоры с представителями органов государственной власти автономного округа (далее также – орган государственной власти), органов местного самоуправления муниципальных образований автономного округа (далее – орган местного самоуправления муниципальных образований), организаций; соблюдать этику делового общения |
Требования к профессионально-функциональным знаниям и умениям
Требования к профессиональным знаниям и умения |
Знания в сфере законодательства Российской Федерации: Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»; Указа Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства»; приказа Росархива от 09.10.2001 № 75 «Об утверждении регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию»; приказа Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»; приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»; приказа Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»; закона Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 07.06.2005 № 42-оз «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре»; постановления Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 28.09.2012 № 358-п «О Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»
Иные профессиональные знания: основные нормативные, правовые и методические документы Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в сфере архивного дела; теории и практики архивного дела; состава Архивного фонда Российской Федерации; правовых аспектов в области обеспечения сохранности и государственного учета документов; научных и методических разработок, технических требований стандартов в области обеспечения сохранности документов и государственного учета документов; передового отечественного и зарубежного опыта в области государственного управления и в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов; методов подготовки методических пособий; принципов организации деятельности в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов; порядок систематизации и классификации архивных документов; виды справочно-поисковых средств архива; порядок составления планово-отчетной документации; основы документационного обеспечения управления; основы управления проектами и описания бизнес-процессов; понятие нормы права, нормативного правового акта, правоотношений и их признаки
Профессиональные умения: владеть анализом состояния работы архивных учреждений и органов исполнительной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по комплектованию и документационному обеспечению управления и подготовки предложений по его совершенствованию; вести централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе в автоматизированном виде; в области проектного управления в соответствии с разделами I, III Перечня обязательных требований к профессиональным знаниям и умениям, предъявляемым к государственным гражданским служащим автономного округа, участвующим в управлении проектной деятельностью, утвержденного совместным приказом Департамента государственной гражданской службы и кадровой политики Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и Департамента проектного управления Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 01.12.2016 №126/29 |
Требования к функциональным знаниям и умениям |
Наличие знаний: законодательства, в том числе определенные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы, связанные с областью архивного дела и применением информационно-коммуникационных технологий и информационно-телекоммуникационных сетей; правоприменительной практики, в том числе определения и постановления судов Российской Федерации в области архивного дела; принципов применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота; системы взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота;
инструментов и методов проектного управления в органах государственной власти;
разработки технических заданий при размещении государственного заказа на приобретение товаров, работ и услуг; оснований и особенностей проведения плановых и внеплановых документарных (камеральных) проверок (обследований); принципов предоставления государственных услуг; понятия контрактной системы в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд (далее – закупки) и основные принципы осуществления закупок; порядка подготовки обоснования закупок. Наличие умений: разработка, рассмотрение и согласование проектов нормативных правовых актов и других документов; подготовки официальных отзывов на проекты нормативных правовых актов; подготовки методических рекомендаций, разъяснений; подготовки аналитических, информационных и других материалов; организации и проведения мониторинга применения законодательства; проведения плановых и внеплановых документарных (камеральных) проверок (обследований); проведения плановых и внеплановых выездных проверок; осуществления контроля исполнения предписаний, решений и других распорядительных документов; разработка технических заданий извещений и документаций об осуществлении закупок; определение начальной (максимальной) цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) |
Требования к профессиональным качествам |
умение ставить цели и планировать реальные сроки их исполнения; умение адаптироваться к новой ситуации и применять новые подходы к решению стандартных задач; ориентация на достижение результата; умение работать с большим объемом информации (сбор и анализ); подготовка документов в соответствии с требованиями; убедительность коммуникаций, работа в команде; творческий подход, инновационность |
Требования к личностным качествам |
умение признавать и анализировать свои ошибки; умение владеть собой в стрессовых ситуациях; добросовестность, исполнительность, коммуникабельность, настойчивость, обучаемость, организованность, ответственность, открытость новым знаниям, системный подход, стрессоустойчивость, тактичность, толерантность, целеустремленность, эмоциональная уравновешенность, эрудиция саморазвитие |