Размер:
Цвет:

Консультант (функции по работе с обращениями граждан)

Профиль должности

консультанта отдела контроля обеспечения сохранности

архивных документов и предоставления информационных услуг Службы по делам архивов

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Категория и группа должности

Категория «Специалисты», группа «Главные»

Область профессиональной служебной деятельности

Управление в сфере архивного дела и делопроизводства

Виды профессиональной служебной деятельности

Обеспечение сохранности и государственный учет документов

Подчиненность должности

Непосредственно подчиняется начальнику отдела контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Количество подчиненных

-

Условия и режим работы

Продолжительность и режим работы:  

для мужчин - 40 часов в неделю,  

для женщин - 36 часов в неделю,

выходные дни - суббота и воскресенье,

ненормированный рабочий день.

Условия работы:

испытательный срок – ___ месяца,

допуск к государственной тайне не предусмотрен

Цель исполнения должностных обязанностей

Совершенствование управления в сфере архивного дела в части обеспечения сохранности и государственного учета документов

Основные задачи и обязанности

по должности

Организация работы в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов;

анализ и прогнозирование деятельности в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов

Работа подразумевает:

Осуществление подготовки проектов решений Службы, руководителя Службы по перспективным, стратегическим проблемам закрепленного за ним направления деятельности, согласование проектов этих решений;

подготовку предложений по выработке управленческих решений в сфере, соответствующей направлению деятельности отдела Службы;

разработку, рассмотрение и согласование проектов нормативных правовых актов и других документов в области проведения Архивной службой Югры контрольно-надзорной деятельности;

подготовку официальных отзывов на проекты нормативных правовых актов;

подготовку информационно-методических писем, методических рекомендаций в области обеспечения сохранности, учета, контроля соблюдения законодательства в архивной отрасли;

подготовку рецензий на проекты научных и прикладных работ в области обеспечения сохранности, учета, контроля соблюдения законодательства в архивной отрасли;

подготовку аналитических, информационных и других материалов в области обеспечения сохранности, учета, контроля соблюдения законодательства в архивной отрасли;

проведение мониторинга ведения основных (обязательных) учетных документов, научно-справочного аппарата к архивным документам в государственном и муниципальных архивах, а также применения архивного законодательства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

участие в плановых и внеплановых документарных и выездных проверках юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

подготовку проектов ежегодных планов проведения контрольных проверок Архивной службы Югры и направление их на согласование в Прокуратуру Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в установленные сроки;

составление проверочных листов, актов, предписаний и протоколов об административных нарушениях в рамках проведения контрольной деятельности Архивной службы Югры;

формирование плановой и отчетной документации по проведению контрольной деятельности в установленные сроки;

осуществление контроля исполнения предписаний, решений и других распорядительных документов;

разработку проектов методических рекомендаций по вопросам обеспечения сохранности и учету архивных документов, совершенствования научно - справочного аппарата к архивным документам;

заполнение автоматизированных информационных систем (ГАС «Управление» и др.) для обеспечения полномочий отдела;

внутреннее взаимодействие со специалистами Архивной службы Югры;

работу по организации исполнения обращений физических и юридических лиц, поступивших в адрес Архивной службы Югры (в том числе в электронной форме);

мониторинг исполнения запросов государственных органов, органов местного самоуправления, граждан и организаций в казённом учреждении автономного округа «Государственный архив Югры», структурных подразделениях органов местного самоуправления автономного округа, осуществляющих управление в сфере архивного дела (далее – муниципальные архивы);

ведение подсистемы «Реестры обращений граждан» программного комплекса «Территориальная информационная система Югры»;

работу на автоматизированном рабочем месте «Сетевой справочный телефонный узел» (ССТУ);

составление сводных сведений для программного комплекса «Территориальная информационная система Югры» в части запросов граждан и организаций, исполненных казённым учреждением автономного округа «Государственный архив Югры», муниципальными архивами автономного округа;

оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, предназначенных для направления в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г.;

свод и анализ сведений о взаимодействии муниципальных архивов автономного округа с управлениями Отделения Пенсионного фонда России по Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре при использовании технологии VipNet;

разработку методических рекомендаций по темам, относящимся к направлениям деятельности, осуществляемым консультантом;

участие в подготовке научно-популярных изданий Архивной службы Югры.

Требования к уровню профессионального образования, направлению подготовки, специальности

Высшее образование – специалитет, магистратура.

Специальность, направление подготовки профессионального образования:

«Документоведение и архивоведение», «История», «Историко-архивоведение», «Филология», «Юриспруденция», «Государственное и муниципальное управление» или иное направление подготовки (специальности), для которого законодательством об образовании Российской Федерации установлено соответствие данным направлениям подготовки (специальностям), указанным в предыдущих перечнях профессий, специальностей и направлений подготовки.

Требования к продолжительности стажа гражданской службы или работы по специальности, направлению подготовки

Не менее 2 лет стажа государственной службы или стажа работы по специальности, направлению подготовки.

Показатели эффективности и результативности деятельности

своевременность и оперативность выполнения поручений;

качество выполненной работы (подготовка проектов документов в соответствии с установленными требованиями, полное и логичное изложение материала, юридически грамотное составление документа, отсутствие стилистических и грамматических ошибок);

профессиональная компетентность (знание законодательных и иных нормативных правовых актов, широта профессионального кругозора, умение работать с документами);

способность четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умение рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;

выполняемый объем работы и интенсивность труда, способность сохранять высокую работоспособность;

соблюдение требований служебного распорядка органа государственной власти, Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих автономного округа;

творческий подход к решению поставленных задач, активность и инициатива в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способность быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;

полнота выполнения плана деятельности отдела по направлению деятельности;

своевременность, полнота и достоверность информации, занесенной в государственную автоматизированную систему «Управление», государственные информационные системы «ТИС Югры», доля своевременно выполненных заданий от порученных по направлению деятельности.

Требования к базовым знаниям и умениям

Знания государственного языка РФ

Знание русского языка

Знание основ Конституции РФ, законодательства о гражданской службе, законодательства о противодействии коррупции

Наличие знаний:

основ конституционного строя Российской Федерации, прав и свобод человека и гражданина, федеративного устройства;

правовых, организационных и финансово-экономических основ государственной гражданской службы Российской Федерации, правового положения (статуса) государственного гражданского служащего, его прав и обязанностей;

понятия коррупции, принципов противодействия коррупции

Знания и умения в области информационно-коммуникационных технологий

Наличие знаний: форм и методов работы с применением автоматизированных средств управления; возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного электронного документооборота; общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности; систем межведомственного взаимодействия; информационно-аналитических систем, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и анализ данных.

Наличие умений: владения компьютерной, другой оргтехникой и необходимым программным обеспечением; работы с системами межведомственного взаимодействия, управления государственными информационными ресурсами;

умение применять в работе информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет», правовые информационные системы «КонсультантПлюс», «Гарант»

Знания основ делопроизводства и документооборота

Наличие знаний основ работы с документами

Общие и управленческие умения

Общие умения:

умение мыслить системно (стратегически);

умение планировать, рационально использовать служебное время и достигать результата;

коммуникативные умения;

умение управлять изменениями.

Управленческие умения:

эффективно планировать, организовывать работу и контролировать ее выполнение;

умение оперативно принимать и реализовывать управленческие решения

Требования к профессионально-функциональным знаниям и умениям

Требования к профессиональным знаниям и умения

Знания в сфере законодательства Российской Федерации:

Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

Федерального закона от 26.12.2008 №294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»;

Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

Приказа Министерства культуры Российской Федерации
от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня
типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, и организаций, с указанием сроков хранения»;

Приказа Министерства культуры Российской Федерации
от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;

Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

Закона Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
от 07.06.2005 № 42-оз «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре»;

Постановления Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 20.04.2012 № 140-п «О едином официальном сайте государственных органов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

Постановления Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 28 сентября 2012 года № 358-п «О Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

Приказа Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15.12.2011 года № 118-нп «Об утверждении Административного регламента исполнения Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры государственной функции по осуществлению регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

Приказа Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 1 июня 2018 года № 1-нп «Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных по запросам заявителей государственным, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)»;

Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных».

Иные профессиональные знания:

базовых информационных ресурсов;

основных направлений информатизации архивных органов и учреждений автономного округа;

комплекса возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий

-коммуникационных технологий в государственных и муниципальных архивах.

Профессиональные умения:

Применение современных информационных технологий в государственных органах: использование межведомственного и ведомственного электронного документооборота, информационно-телекоммуникационными сетей

Требования к функциональным знаниям и умениям

Наличие знаний:

знание законодательства, в том числе определенные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы, связанные с областью архивного дела и применением информационно-коммуникационных технологий и информационно-телекоммуникационных сетей;

знание правоприменительной практики, в том числе определения и постановления судов Российской Федерации в области архивного дела;

знание писем государственных органов, содержащих разъяснения по вопросам применения информационно-телекоммуникационных технологий в сфере архивного дела.

Наличие умений:

Умение работать с порталом открытых данных, государственной автоматизированной системой «Управление», единым сайтом исполнительных органов государственной власти

использования графических объектов в электронных документах;

работы с электронными таблицами;

подготовки презентаций;

работы с базами данных;

работы с системными архивами;

работы с системами управления эксплуатацией

Требования к профессиональным качествам

умение ставить цели и планировать реальные сроки их исполнения;

умение адаптироваться к новой ситуации и применять новые подходы к решению стандартных задач;

ориентация на достижение результата;

умение работать с большим объемом информации (свод и анализ);

подготовка документов в соответствии с требованиями;

убедительность коммуникаций, работа в команде;

творческий подход, инновационность в работе

Требования к личностным качествам

умение признавать и анализировать свои ошибки;

умение владеть собой в стрессовых ситуациях;

добросовестность, исполнительность, коммуникабельность, настойчивость, организованность, ответственность, открытость новым знаниям, системный подход, стрессоустойчивость, тактичность, толерантность, целеустремленность, эмоциональная уравновешенность, эрудиция, саморазвитие

Опубликовано: 18.12.2018 11:39        Обновлено: 20.02.2019 14:21