СЛУЖБА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА – ЮГРЫ

(Архивная служба Югры)

ПРИКАЗ

28 августа 2017 года                                                                                                                    № 106

г. Ханты-Мансийск

Об утверждении формы проверочного листа (список контрольных вопросов), используемого Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

В соответствии с частью 11.3 статьи 9 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», постановлением Правительства Российской Федерации от 13 февраля 2017 года № 177 «Об утверждении общих требований к разработке и утверждению проверочных листов (списков контрольных вопросов)»

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемую форму проверочного листа (список контрольных вопросов), используемого Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

2. Отделу контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг (ответственный – консультант О.А. Спиридонова) разместить настоящий приказ на официальном сайте Архивной службы Югры в срок до 30 августа 2017 года.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Н.А. Захарову.

Руководитель Службы                                                             Л.Д. Сажаева

Приложение

к приказу Службы по делам архивов

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

от 28.08.2017 г. № 106

ФОРМА

ПРОВЕРОЧНОГО ЛИСТА

(список контрольных вопросов)

используемого Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного

округа - Югры при проведении плановых проверок соблюдения

законодательства об архивном деле на территории

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

1. Наименование органа, осуществляющего плановую проверку – Служба по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

2. Вид государственного контроля:

региональный государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

3. Вид деятельности юридических лиц, индивидуальных предпринимателей ________________________________________________________________

4. Предмет проверки:

соблюдение юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – подконтрольные субъекты) обязательных требований в сфере хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленных законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

5. Ограничение предмета плановой проверки обязательными требованиями:

не установлено Порядком организации и осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, утвержденным постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от  2 июня 2017 года № 216-п.

6. Наименование органа государственного контроля и реквизиты правового акта об утверждении формы проверочного листа:

Служба по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее - Служба);

приказ Службы «Об утверждении формы проверочного листа (список контрольных вопросов), используемого Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» от __________ № ___.

7. Приказ Службы о проведении плановой проверки:

_________________________________________________________

8.Учетный номер проверки и дата присвоения учетного номера проверки в едином реестре проверок:

_________________________________________________________

9. Полное наименование подконтрольного субъекта согласно выписке из ЕГРЮЛ (ЕГРИП): ИНН, КПП, ОГРН (ОГРНИП):

_________________________________________________________

10.Адрес местонахождения подконтрольного субъекта, телефон, факс, адрес электронной почты:

______________________________________________________________

11. Место проведения плановой проверки с заполнением проверочного листа и (или) указание на используемые подконтрольным субъектом производственные объекты:

______________________________________________________________

12. Должность, фамилия, имя, отчества руководителя подконтрольного субъекта (согласно выписке из ЕГРЮЛ (ЕГРИП):

______________________________________________________________

13. Должность, фамилия и инициалы должностного(ых) лица (лиц), проводящего(их) плановую проверку:

1. ________________________________________________________

2. ________________________________________________________

3.__________________________________________________________

14. Должность, фамилия и инициалы должностного(ых) лица (лиц) юридического лица, присутствующего(их) при проведении плановой проверки и заполнении проверочного листа (при проведении выездной проверки):

1. ________________________________________________________

2. ________________________________________________________

15. Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований, ответ на которые однозначно свидетельствует об исполнении/неисполнении подконтрольным субъектом обязательных требований, составляющих предмет проверки, в соотнесении с нормативными правовыми актами:

№ п/п	Вопрос	Реквизиты нормативных правовых актов (с указанием их структурных единиц)	Ответ
1	2	3
1.	Номенклатура дел:
	– имеется ли в организации;	п. 2.2, 4.14 – 4.18 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 (далее – Правила)	Да, нет
	– указана ли дата согласования с архивным органом;	п. 4.18 Правил	Для источников комплектования архивов
	– номенклатура на новый год перепечатана и утверждена руководителем?	п. 4.18 Правил	Да, нет
	– заполнена ли итоговая запись в конце делопроизводственного года.	п. 4.18 Правил	Да, нет
2.	Экспертиза ценности документов:
	– утвержден ли состав Экспертной комиссии (далее – ЭК);	п. 4.8 Правил
	– издан ли приказ о создании ЭК с указанием номера и даты;	п. 4.8 Правил
	– имеется ли положение об ЭК;	п. 4.8 Правил
	– имеются ли подтверждающие документы (план) о планировании работы ЭК, заседаний ЭК (протоколы);	п. 4.8 Правил
	–проводится ли ежегодно экспертиза ценности документов;	п. 4.1, 4.3, абзац 3 п.4.9 Правил
	– имеются ли акты об уничтожении документов	п.п. 4.9, 4.11 – 4.13 Правил
3.	Оформление дел:
	– подшиты ли дела, пронумерованы ли листы, имеются листы заверители, обложки оформлены правильно?	п.п. 2.10, 4.19, 4.24 Правил
4.	Наличие описей:	п.2.10, 3.6, 3.10 Правил
	– составлены ли описи на дела постоянного хранения;	п. 4.11, 5.5 Правил
	– составлены ли описи на дела по личному составу;	п. 4.11 Правил
	– имеются ли другие описи (на какие виды документов);	п. 4.11 Правил
	– по какой год сданы документы в государственный (муниципальный) архив	п. 4.1, 4.2 Правил
5.	Качество описей:	п. 5.5 Правил
	– соблюдены ли установленные требования по оформлению титульного листа, переименований,
	составлению предисловия;	п. 5.5 Правил
	–форма описи соответствует ли установленным требованиям;	п. 5.5 Правил
	- описательные статьи заголовков дел в описи соответствует ли сведениям в номенклатуре дел (индекс, заголовок, указание на наличие копий, срок хранения);	п. 5.5 Правил
	– наличие исторической справки, дополнения к ней.	п. 5.5 Правил
6.	Архив организации:
	– имеется ли отдельное помещение под архив, соответствующее нормативным требованиям;	п. 2.16, 2.17 Правил
	– имеется ли отопление;	п. 2.26 Правил
	– каков вид освещения (закрытые плафоны), шторы, светорассеиватели, имеются ли защитные фильтры на окнах, нанесенные на стекло покрытия, жалюзи на окнах;	п. 2.24 Правил
	– имеется ли вентиляция;	п. 2.19 Правил
	- соблюдается ли температурно-влажностный режим;	п. 2.25, 2.26 Правил
	– имеются ли средства измерения и контроля температурно-влажностного режима;	п. 2.26 Правил	Термометр, психрометр
	- имеется ли журнал для учета показаний приборов контроля температуры и влажности;	п. 2.26 Правил
	– установлены ли стеллажи, их виды (деревянные, металлические, другие);	п. 2.21 Правил
	– применяются ли средства картонирования (коробки для хранения документов, папки, переплеты);	п. 2.35 Правил	Есть, нет
	– соблюдается ли санитарно-гигиенический режим (проводится ли обеспыливание документов);	п. 2. 27 Правил	Проводится, не проводится
	– имеется ли охранная сигнализации;	п. 2.15, 2.20, 2.23 Правил
	– установлены ли двери с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома,	п. 2.20 Правил
	оснащенными дверей замками повышенной секретности;
	– оборудованы ли окна помещений первого этажа запирающимися решетками;	п. 2.20 Правил
	– соблюдается ли противопожарный режим хранения (оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, пожарной сигнализацией)	п. 2.15, 2.22 Правил
7.	Организация хранения документов:
	– имеется ли график передачи документов в архив из структурных подразделений;	п. 4.33 Правил
	– соблюдены ли требования по размещению дел в архивохранилище;	п. 2.35 Правил
	– имеется ли книга (журнал) выдачи дел во временное пользование, соблюден ли порядок оформления дел во временное пользование;	п. 2.46 Правил
	– имеются ли факты утраты, порчи, незаконного уничтожения документов постоянного хранения и по личному составу;	п.п. 2.14, 2.30, 2.44, 4.32, 6.8 Правил
	– организованы ли меры   по розыску документов (составлено предписание, акт).	п. 6.8 Правил
8.	Использование документов архива:	п. 5.7-5.20 Правил
	– соблюдены ли требования по использованию документов архива: - ведется ли учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, выдачи архивных справок, выписок, копий документов; - соблюдены ли требования по оформлению архивных справок, выписок, копий документов; - оформляются ли акты об изъятии и возвращении документов с последующим включением их в дело фонда; - соблюдаются ли требования по копированию документов архива.	п. 5.8 Правил п. 5.11-5.16 Правил п. 5.17 Правил п. 5.18 Правил

____________________________                       ____________                               ________

(должность и ФИО должностного лица,                  (дата)                                       (подпись)      заполнившего проверочный лист)

_______________________________                      _____________                 ___________

(должность и ФИО должностного лица,                      (дата)                                (подпись)                  

юридического лица, присутствовавшего

при заполнении проверочного листа)