Размер:
Цвет:

На 2018 год

Основные направления развития архивного дела

в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2018 год

Планирование и организация работы Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее также – Служба по делам архивов автономного округа, Служба, Архивная служба Югры) осуществляется на основе действующего федерального и регионального законодательства. Служба осуществляет функции по реализации единой государственной политики, оказанию государственных услуг, государственному региональному контролю в сфере архивного дела.

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 10.07.2017 № 314 все мероприятия Архивной службы Югры и подведомственного казенного учреждения «Государственный архив Югры» посвящены 100-летию государственной архивной службы России.

Приоритетные направления в деятельности Службы в 2018 году:

· удовлетворенность граждан по предоставлению информационных услуг;

· продолжение работы по формированию цифрового контента, оцифрованию научно-справочного аппарата, особо ценных и наиболее востребованных документов государственного и муниципальных архивов автономного округа и предоставлению его в режиме свободного доступа;

· осуществление мероприятий по повышению безопасности архивных фондов, обеспечению строгого соблюдения нормативных режимов хранения документов;

· продолжение работы по качественному пополнению Архивного фонда Российской Федерации документами управленческой деятельности, фото-видеодокументами от организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа, а также документами личного происхождения от собственников и владельцев архивных документов, в том числе уделить особое внимание сбору документов учёных, исследователей обско-угорских народов. Передача в государственный и муниципальные архивы автономного округа документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Президента Российской Федерации;

· совершенствование форм и методов использования архивных документов.


1.    Государственное регулирование развития архивного дела

В целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, предотвращения утраты документов по личному составу, обеспечения нормативных условий их хранения, повышения качества и доступности услуг по предоставлению населению социально значимой архивной информации продолжить организационные работы по созданию государственного архива по личному составу.

В качестве соисполнителя осуществить текущее управление государственной программой Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Развитие культуры в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2018-2025 годы», утвержденной постановлением Правительства автономного округа от 09.10.2013 № 427-п (с изменениями на 20.10.2017) в части мероприятий Архивной службы Югры: финансирование программных работ, мониторинг их реализации, подготовка предложений по корректировке программных мероприятий.

Продолжить внедрение в практику работы Архивной службы Югры административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела.

В соответствии с постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 25.12.2015 № 485-п «О системе управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» продолжить реализацию проекта «Электронный архив Югры».

В рамках ежегодного Международного IT-Форума с участием стран БРИКС и ШОС организовать подготовку и проведение мероприятий в сфере архивной деятельности.

На основании Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора и муниципального контроля)» организовать выполнение совместного с органами прокуратуры плана проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по соблюдению законодательства в сфере архивного дела.

Осуществлять всесторонний контроль за деятельностью подведомственного Службе учреждения – казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (далее – КУ «Государственный архив Югры»).

Организовать подготовку и проведение заседаний коллегии Службы, в том числе в режиме видеоконференцсвязи.

Подготовить и провести второй этап окружного конкурса профессионального мастерства «Архивист Югры 2017/2018».

Продолжить работы по развитию архивных сайтов, страниц Службы, государственного и муниципальных архивов.

Провести комплексные и контрольные проверки работы муниципальных архивов автономного округа:

- архивный отдел администрации Белоярского района;

- архивный отдел администрации г. Когалыма;

- архивный отдел администрации г. Мегиона;

- отдел по делам архивов управления по связям с общественностью администрации Нефтеюганского района;

- архивный отдел управления по организации деятельности администрации Советского района.

Продолжить взаимодействие с Общественным советом при Службе по делам архивов автономного округа.


2. Обеспечение сохранности и государственный учет документов
Архивного фонда Российской Федерации

В целях соблюдения нормативных условий и надлежащей организации хранения архивных документов в государственном и муниципальных архивах автономного округа:

продолжить работу по повышению пожарной безопасности, технической укрепленности, обеспечению охранного режима;

осуществлять строгий контроль за соблюдением нормативных требований по организации хранения и учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов;

обеспечить контроль за соблюдением требований к выдаче архивных документов из архивохранилища, за сохранностью выданных архивных документов;

продолжить работу по розыску необнаруженных дел в организациях – источниках комплектования, снятию с учёта необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны;

продолжить работу по усовершенствованию и переработке описей дел;

организовать проведение работ по усовершенствованию научно-справочного аппарата к архивным фондам, в том числе составление исторических справок и дополнений к ним, в которых они отсутствуют;

продолжить работы по улучшению физического состояния документов на бумажной основе;

осуществить комплекс работ с особо ценными документами на основе «Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации» (М., 2006);

организовать работу по проведению учебных тренировок по действиям в условиях возникновения и ликвидации чрезвычайной ситуации техногенного характера (г. Покачи, г. Нягань, Октябрьский район).

Архивной службе Югры:

провести анализ по итогам корректировки планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу при чрезвычайных ситуациях в КУ «Государственный архив Югры» и муниципальных архивах автономного округа;

осуществить контроль за проведением проверки наличия и состояния документов в муниципальных архивах автономного округа (Белоярский, Берёзовский, Ханты-Мансийский районы; гг. Когалым, Нижневартовск, Мегион, Нягань);

осуществить контроль за целевой работой по изготовлению цифровых копий фонда пользования на наиболее используемые документы, не отнесённые к числу особо ценных в КУ «Государственный архив Югры», муниципальных архивах;

оказать методическую помощь КУ «Государственный архив Югры» и муниципальным архивам автономного округа по вопросам обеспечения сохранности Архивного фонда Российской Федерации;

участвовать в заседаниях ликвидационных комиссий при ликвидации учреждений окружной формы собственности; осуществлять контроль за качественным выполнением комплекса работ по обеспечению сохранности и приему на постоянное и временное хранение архивных документов ликвидированных органов и организаций.

Продолжить работу по созданию страхового фонда в КУ «Государственный архив Югры» в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Осуществить мероприятия по реставрации документов, оцифровке особо ценных и наиболее востребованных документов в КУ «Государственный архив Югры».


3. Формирование Архивного фонда Российской Федерации.

Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и

организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий

В целях качественного комплектования Архивного фонда Российской Федерации и обеспечения выполнения мероприятий, направленных на своевременное упорядочение, учёт, описание и обеспечение сохранности управленческой, научно-технической, специальной документации, документов по личному составу, фотодокументов в организациях – источниках комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа запланировано:

- продолжить внедрение в практику работы государственного и муниципальных архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры:

· Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (зарегистрировано в Минюсте от 07.09.2015, регистрационный № 38830);

· Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённого приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, зарегистрированным Минюстом России 08.09.2010 № 18380;

· Перечня документов, образующихся в деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;

- использование в практике работы государственного и муниципальных архивов автономного округа, а также кредитных организаций Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения (после утверждения в установленном порядке);

- проведение паспортизации архивов организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа по состоянию на 01.12.2018;

- проведение работы по подготовке и передаче в государственный и муниципальные архивы автономного округа документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Президента Российской Федерации;

- оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций – источников комплектования муниципальных архивов автономного округа;

- проведение соответствующих мероприятий по упорядочению и передаче на постоянное хранение документов ликвидируемых органов власти, органов местного самоуправления, подведомственных им организаций в целях исключения их из списков организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа;

- продолжение сотрудничества с территориальными органами федеральных органов государственной власти, федеральными организациями, негосударственными предприятиями и физическими лицами – фондодержателями на основе соглашений;

- продолжить выявление и приём на государственное и муниципальное хранение в архивы автономного округа документов учёных, исследователей обско-угорских народов;

- активизировать работу с держателями личных фондов;

- продолжить сбор фотодокументов по истории развития региона, городов и районов автономного округа. В целях пополнения фотофонда по истории архивного дела в автономном округе продолжить сбор фотодокументов, отражающих работу, состояние архивохранилищ государственного и муниципальных архивов автономного округа и ведомственных архивов организаций – источников комплектования архивов, в т.ч. путем инициативного фотографирования.

В целях организации внутриведомственного контроля и исполнения контрольно-надзорных функций Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в соответствии с Планом проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2018 год (согласован Прокуратурой Ханты-Мансийского автономного округа – Югры) запланировано проведение 3-х проверок соблюдения организациями – источниками комплектования Государственного архива Югры законодательства Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в сфере архивного дела, Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, в отношении:

- бюджетного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Природный парк «Самаровский Чугас»;

- автономного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Окружная телерадиокомпания «Югра»;

- Департамента строительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Усилить контроль за состоянием ведомственного хранения документов, разработкой и согласованием номенклатур дел, инструкций по делопроизводству в организациях – источниках комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа.

Провести мероприятия, направленные на упорядочение и прием документов в государственный и муниципальные архивы автономного округа, сроки временного хранения которых истекли в соответствии со ст. 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ
«Об архивном деле в Российской Федерации».

Осуществить мероприятия по контролю за соблюдением установленных сроков упорядочения документов организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа и представления описей, номенклатур дел на рассмотрение ЭПМК Службы.

Оказание методической и практической помощи организациям – источникам комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа в проведении отбора и описания документов, внедрении нормативных документов, определяющих порядок работы архивов и ведения делопроизводства.

Рассмотреть на заседаниях ЭПМК Службы описи и номенклатуры дел организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа:

- номенклатуры дел 144 организаций;

- описи управленческой документации на 18556 ед. хр.;

- описи дел по личному составу на 8641 ед. хр.;

- описи фотодокументов на 850 ед. хр.;

- описи дел личного происхождения на 180 ед. хр.

Осуществлять контроль за приемом документов, хранящихся в учреждениях сверх установленного срока, и, в первую очередь, от учреждений, изменивших форму собственности.

Продолжить работу по соблюдению законодательно установленных сроков временного хранения в организациях документов, отнесённых к составу Архивного фонда Российской Федерации.

На государственное и муниципальное хранение планируется принять более 19000 ед. хр. управленческих документов от организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа различных форм собственности, более 800 ед. хр. фотодокументов.

Усилить внимание к вопросам обеспечения сохранности документов, в т.ч. по личному составу, ликвидированных организаций, особенно в случаях реорганизации и банкротства организаций. Привлекать к решению этих вопросов органы исполнительной власти и местного самоуправления Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Активизировать работу по контролю за обеспечением сохранности, учёта, отбора и подготовки для передачи на государственное хранение научно-технической документации, находящейся на ведомственном хранении.

Продолжить работу по внедрению программного комплекса «Учреждения – источники комплектования» в государственном и муниципальных архивах автономного округа.

В целях оказания методической и практической помощи лицам, ответственным за ведение делопроизводства и обеспечение сохранности архивных документов на стадии ведомственного хранения, запланировано проведение 10 семинаров по вопросам организации делопроизводства и ведомственного хранения документов. На семинарах планируется рассмотрение вопросов внедрения в практику работы «Правил организации хранения…» (М., 2015), соблюдения основных требований по составлению и оформлению нормативно-методических документов в области делопроизводства и архивного дела, составлению архивных описей дел, обеспечению сохранности документов в архиве организации, подготовке к передаче документов на постоянное хранение в государственный и муниципальные архивы автономного округа, учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации, заполнение паспорта архива организации.


4. Внедрение информационных технологий и
развитие информационно-поисковых систем

Продолжить развитие государственной информационной системы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Электронный архив Югры» (далее – ГИС «Электронный архив Югры») в части создания электронных сервисов ГИС «Электронный архив Югры» для обеспечения оказания государственных услуг в электронном виде, услуги на портале государственных услуг (ПГУ) «Обслуживание в электронном читальном зале».

Продолжить работу по формированию цифрового контента и представлению его в режиме свободного оцифрования научно-справочного аппарата, особо ценных и наиболее востребованных документов государственного и муниципальных архивов автономного округа.

Продолжить проведение необходимых мероприятий по обеспечению бесперебойного доступа пользователей к электронным копиям описей дел, созданным в результате ретроконверсии.

Планируется создать поисковую интернет-систему «Связь поколений Югры», содержащую информационный ресурс о записях в метрических книгах и других документах по генеалогии, а также информацию о географических объектах на исторических картах.

Активизировать работу по интеграции ГИС «Электронный архив Югры» с информационной системой Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Территориальная информационная система Югры».

Продолжить формирование общеотраслевых АПК «Архивный фонд» (версия 5.0.4) и «Фондовый каталог» в соответствии с Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Продолжить проведение анализа состава справочного аппарата, проверки качества заполнения полей и разделов АПК «Архивный фонд» (версия 5.0.4), отвечающих за учёт состояния справочно-поисковых средств, с целью определения дальнейших перспектив работы в данном направлении.

Продолжить ведение тематических баз данных «Картотека решений окружного, районных и городских Советов народных депутатов и их исполкомов», «Посемейные списки административно-ссыльных», «Номенклатурные работники окррайгорисполкомов», «Местонахождение документов по личному составу организаций», «Фотокаталог», «Календарь знаменательных дат».

В соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» продолжить работу по созданию и развитию архивных сайтов, своевременному предоставлению информации о деятельности Архивной службы Югры на портале «Архивы России» и едином официальном сайте государственных органов власти автономного округа, сайтах администраций муниципальных образований автономного округа, в т.ч. размещение на сайтах виртуальных выставок архивных документов.

Провести работы, направленные на обеспечение сохранности информационных массивов в электронном формате (оптимизация, копирование БД, антивирусная профилактика), надлежащего состояния компьютерной техники и периферийных устройств.

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» в Службе и КУ «Государственный архив Югры» осуществлять мероприятия по защите информационных систем, обрабатывающих персональные данные. Своевременно проводить анализ используемых в работе персональных данных и информационных систем Службы и КУ «Государственный архив Югры».

Своевременно размещать и поддерживать в актуальном состоянии информацию в форме открытых данных на официальном сайте Архивной службы Югры.

Внедрять и расширять применение в деятельности государственного и муниципальных архивов автономного округа принципов открытости путем регулярного представления информации для размещения на официальном сайте Архивной службы Югры, сайтах КУ «Государственный архив Югры» и администраций муниципальных образований автономного округа.


5. Научная информация и использование документов

Принять участие в реализации планов основных мероприятий по подготовке и проведению юбилейных мероприятий, посвященных 100-летию окончания Первой мировой войны, 75-летию разгрома советскими войсками немецко-фашистских войск в Сталинградской битве; памятным датам Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.; по проведению Года добровольца и волонтера в Российской Федерации, Года гражданского согласия в Югре.

Продолжить участие в мероприятиях, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2016-2020 годы».

Принять участие, организовать и провести мероприятия, посвященные 100-летию государственной архивной службы России.

Продолжить реализацию Плана мероприятий («дорожной карты») по реализации Коммюнике, подписанного по итогам проведения Дней Югры в ЮНЕСКО, утвержденного распоряжением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
от 6 февраля 2015 года № 34-рп; Плана мероприятий по реализации в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре проекта «Многовековая Югра», утвержденного постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 9 октября 2013 года
№ 412-п.

Организовать внедрение в деятельность государственного и муниципальных архивов автономного округа новой редакции «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации».

Предоставлять информационные услуги пользователям архивных документов, осуществлять информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления автономного округа. Оказывать помощь пользователям в выявлении информации при подготовке к юбилейным и памятным датам в истории страны, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Организовать освещение памятных и знаменательных дат в истории России, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры путем проведения выставок архивных документов, в т.ч. виртуальных, публикаций статей, подготовки теле- и радиопередач, проведение мероприятий различной направленности (конкурсов, школьных уроков, экскурсий, встреч), посвященных в том числе: Году добровольца в Российской Федерации, Году гражданского согласия в Югре, 100-летию государственной архивной службы России, 100-летию ВЛКСМ (Всесоюзного ленинского коммунистического союза молодежи),
65-летию открытия «березовского» газа, 25-летию Конституции Российской Федерации, юбилеям фондообразователей, муниципальных образований и архивов автономного округа.

Провести вторые Родословные чтения, конкурс работ среди учащихся общеобразовательных учреждений Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Комсомол в моей семье, в округе и городе», посвященный 100-летию ВЛКСМ.

Продолжить реализацию выставочного проекта «Гордость Югры», в рамках которого организовать выставки архивных документов, посвященные 100-летию государственной архивной службы России и 90-летию со дня рождения Е.И. Ромбандеевой – учёного финно-угроведа мансийского происхождения, составителя первого мансийско-русского и русско-мансийского словаря, доктора филологических наук.

Подготовить архивные материалы к сьемке документального фильма «Перековка. Часть 2».

Выявлять, подготавливать, направлять в адрес учреждений инициативные информации.

Разместить на тематическом сайте «Архивы Югры» календарь знаменательных и памятных дат Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Югорский калейдоскоп событий» на 2018 год, составленный по документам государственного и муниципальных архивов автономного округа. Подготовить к изданию Календарь знаменательных и памятных дат Ханты-Мансийского автономного округа – Югры на 2019 год.

Осуществлять контроль за качеством и полнотой информации, размещаемой на сайте КУ «Государственный архив Югры».

Продолжить участие в совместном проекте с редакцией окружной газеты «Новости Югры» по популяризации документов, освещающих историю автономного округа.

Продолжить сбор документов личного происхождения, в т.ч. уделить особое внимание сбору документов из личных архивов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и тружеников тыла, ученых и исследователей из числа обско-угорских народов.

Участвовать в совещаниях, методических семинарах Федерального архивного агентства, научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа, научно-практических конференциях по региональной истории, проблемам развития архивного дела.

Обеспечивать исполнение запросов в государственном и муниципальных архивах автономного округа в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

Продолжить работу с интернет-запросами граждан, поступившими на адрес электронной почты и через портал государственных и муниципальных услуг, запросами, поступившими в рамках реализации соглашения о взаимодействии с территориальным отделением Пенсионного фонда Российской Федерации и многофункциональным центром оказания услуг.

Организовать предоставление материалов (статьей, публикаций документов и т.д.) в научно-практические журналы «Отечественные архивы», «Архивы Югории», информационно-методические бюллетени Управления архивами Свердловской области, Управления по делам архивов Тюменской области. Обеспечивать подготовку и размещение информационных материалов на тематическом сайте «Архивы Югры».


6. Научно-исследовательская и методическая работа

Разработать и представить на рассмотрение ЭПМК Службы методические документы согласно Плану методических разработок Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры на 2018 год.

Продолжить выпуск научно-практического журнала «Архивы Югории», сотрудничество с редакционными коллегиями информационных изданий Федерального архивного агентства, научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа, журналов «Отечественные архивы», «Архивы Урала».

Подготовить и провести окружной методический семинар «Создание научно-справочного аппарата к документам государственного и муниципальных архивов автономного округа».

Принять участие:

· в заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве;

· в совещаниях и семинарах научно-методического совета архивных учреждений УрФО;

· в методических мероприятиях, организованных в рамках реализации соглашений о сотрудничестве Службы с органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Продолжить практику подготовки информационно-методических писем, методических рекомендаций для архивов автономного округа по проблемным вопросам развития архивного дела.

Ежемесячно проводить заседания экспертно-проверочной методической комиссии Службы.

Продолжить работу по созданию и развитию архивных сайтов, регулярному предоставлению информации для размещения на портале «Архивы России» в соответствии с приказом Росархива от 25.05.2001 № 36 и письмом Росархива от 17.05.2001 № 6/513-К, оперативному пополнению информационными материалами сайта «Архивы Югры» на едином портале органов власти автономного округа, сайтов КУ «Государственный архив Югры», администраций муниципальных образований автономного округа, в т.ч. по подготовке и размещению на сайтах виртуальных выставок архивных документов.

Опубликовано: 16.02.2018 11:57        Обновлено: 16.02.2018 11:44