Основные направления развития архивного дела

в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2015 год

 

Планирование и организация работы Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры  (далее – Служба) осуществляется    на основе нормативно-правовых документов органов государственной власти Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры   в области архивного дела.

Служба осуществляет региональный государственный контроль  за соблюдением законодательства Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры об архивном деле, организационно-методическое руководство деятельностью государственного, муниципальных архивов, архивов организаций автономного округа по обеспечению сохранности, отбору, подготовке и передаче архивных документов на постоянное хранение.

При определении основных направлений развития архивного дела  на 2015 год руководствовались Указом Президента Российской Федерации  от 07.05.2012 № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики»,  Стратегией развития  информационного общества   в Российской Федерации, утверждённой Президентом Российской Федерации от 7 февраля 2008 года № Пр-2012, Государственной программой Российской Федерации «Развитие культуры и туризма» на 2013-2020 годы, проектом Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года, письмом Федерального архивного агентства  от 12 сентября 2014 года № 4/1722-А «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2015 год и их отчетности за 2014 год», Федеральной целевой программой «Культура России (2012-2018 годы)», государственной программой Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Развитие культуры и туризма в Ханты-Мансийском автономном округе – Югры на 2014-2020 годы», соисполнителем которой является Служба.

 Приоритетные направления в деятельности Службы в 2015 году:

• обеспечение уровня удовлетворённости граждан качеством предоставления государственных услуг;
• соблюдение нормативных режимов при хранении документов в государственном и муниципальных архивах автономного округа, в том числе противопожарного, охранного и санитарно-гигиенического;
• осуществление плановых проверок юридических лиц  и индивидуальных предпринимателей по соблюдению законодательства  в сфере архивного дела;
• продолжение работы по качественному пополнению  Архивного фонда Российской Федерации документами управленческой деятельности, фото-видеодокументами от государственных органов, органов местного самоуправления и организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа, а также документами личного происхождения от собственников и владельцев архивных документов;
• оцифровка архивных документов государственного и муниципальных архивов автономного округа, осуществление работ по индексированию и загрузке в АИС «Электронный архив Югры» заголовков описей, переведённых в электронный вид;
• совершенствование форм и методов использования архивных документов.

 

1. Государственное регулирование развития архивного дела

 

Обеспечить реализацию Федерального закона от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации», окружного закона от 18.10.2010 № 149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учёту   и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», других законодательных, нормативно-правовых актов представительных  и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, регулирующих деятельность архивной сферы.

На основании Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора и муниципального контроля)» организовать выполнение совместного с органами прокуратуры плана проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей  по соблюдению законодательства в сфере архивного дела.

В рамках реализации Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ  «Об архивном деле в Российской Федерации», постановления Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 08.06.2011 № 208 «О порядке осуществления контроля за деятельностью государственных учреждений, а также контроля за использованием государственными учреждениями и органами государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры имущества автономного округа» продолжать осуществлять государственный контроль за деятельностью казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (далее – Государственный архив Югры).

В соответствии с утверждённым приказом Службы от 11 декабря 2014 года № 137 Перечнем государственных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) Государственным архивом Югры, сформировать Государственное задание для Государственного архива Югры на 2016  и плановый период 2017-2018 годы.

Провести встречи с органами местного самоуправления  и общественностью в формате «День Архивной службы Югры» в муниципальных образованиях автономного округа г. Покачи, Кондинский район.

Организовать и провести в Службе  «День открытых дверей Службы» для учащихся 10-11 классов общеобразовательных учреждений, средних профессиональных специальных учебных заведений, студентов высших учебных заведений.

Организовать прием граждан в Службе в рамках проведения Всероссийского дня приема граждан (12  декабря 2015 года).

Продолжить реализацию государственной программы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Развитие культуры и туризма  в Ханты-Мансийском автономном округе – Югры на 2014-2020 годы»  в качестве соисполнителя программных мероприятий в сфере архивного дела.

Продолжить разработки и внедрения  в практику работы административных регламентов исполнения государственных функций  и предоставления государственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела.

Организовать подготовку и проведение заседаний коллегии Службы,  на которых обсудить следующие вопросы:

• итоги деятельности  Службы за 2014 год, основные направления развития архивного дела в автономном округе на 2015 год;
• выполнение решений коллегии Службы за 2014 год и др.

Принять активное участие в отраслевом конкурсе профессионального мастерства «Лучший архивист России».

Продолжить  работы по созданию и развитию архивных сайтов, страниц.

Провести комплексные и контрольные проверки работы муниципальных архивов автономного округа в г. Нягане, Нефтеюганске, Лангепасе; Нижневартовском, Белоярском, Березовском, Советском  районах, тематическую проверку по вопросам обеспечения сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях в Государственном архиве Югры.   По итогам проверок муниципальных архивов подготовить и направить информации главам администраций муниципальных образований автономного округа.

 

2. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

 

В сфере сохранности и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации планируется:

продолжить работу по повышению пожарной безопасности архивов,  их технической укрепленности, обеспечению охранного режима;

усилить контроль за соблюдением нормативных требований по организации хранения и учета документов;  требований к выдаче архивных документов архивохранилища, за сохранностью выданных архивных документов;

продолжить розыск необнаруженных дел в организациях – источниках комплектования Государственного  архива  Югры и муниципальных архивов  автономного округа, снятию с учёта необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны;

осуществлять комплекс работ с особо ценными документами на основе «Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами   в государственных архивах Российской Федерации» (М., 2006);

организовать целевую работу в Государственном архиве Югры по изготовлению цифровых копий фонда пользования на наиболее используемые документы, не отнесённые к числу особо ценных;

своевременно проводить корректировки планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу  при чрезвычайных ситуациях, проводить учебные тренировки в Государственном  архиве  Югры  и муниципальных архивах  автономного округа;

продолжить работу по усовершенствованию научно-справочного аппарата к архивным фондам,   в том числе составление исторических справок и аннотаций, в которых они отсутствуют;

проводить в Государственном архиве Югры работу по созданию страхового фонда в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, продолжать деятельность по реставрации документов, оцифровке особо ценных и наиболее востребованных документов;

продолжить работу  по усовершенствованию и переработке описей дел;

обеспечить сохранность документов ликвидируемых учреждений окружной формы собственности. 

Запланировано улучшить в государственном и муниципальных архивах физическое состояние дел, в т.ч. подшивка – 1973 ед.хр., картонирование – 20 970 ед.хр.

 

3. Формирование Архивного фонда Российской Федерации.

Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов 

в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий

 

В целях качественного комплектования Архивного фонда Российской Федерации и обеспечения выполнения мероприятий, направленных  на своевременное упорядочение, учёт, описание и обеспечение сохранности управленческой, научно-технической, специальной документации, документов по личному составу, фотодокументов в организациях – источниках комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа запланировано:

организовать внедрение в практику работы Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях после вступления     в силу приказа Минкультуры России;

продолжить внедрение в практику работы организаций – источников комплектования Государственного архива Югры положений Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации  от 15.06.2009 № 477, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых приказом Росархива от 23.12.2009 № 76;

продолжить внедрение в деятельность государственного и муниципальных архивов автономного округа «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утверждённого приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, зарегистрированным Минюстом России 08.09.2010 № 18380;

изучение деятельности организаций для определения исторической  и практической значимости их документов с целью пополнения списков организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа. Своевременно проводить работу по оптимизации состава организаций – источников комплектования государственного   и муниципальных архивов автономного округа управленческой, научно-технической и аудиовизуальной документацией, а также держателей личных фондов;

проведение соответствующих мероприятий по упорядочению и передаче на постоянное хранение документов ликвидированных организаций в целях исключения их из списков организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов;

проведение мероприятий по внесению изменений в списки-организаций источников комплектования государственного и муниципальных архивов с представлением документов на рассмотрение Экспертно-проверочной методической комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – ЭПМК Службы);

продолжение сотрудничества с территориальными органами федеральных органов государственной власти, федеральными организациями, негосударственными предприятиями и физическими лицами – фондодержателями на основе соглашений.

В целях организации внутриведомственного контроля продолжить проведение проверок соблюдения организациями – источниками комплектования государственного и муниципальных архивов  правил организации хранения комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. В 2015 году запланировано проведение 57 проверок в следующих сферах деятельности: здравоохранение, жилищно-коммунальное хозяйство, культура и др.

В целях исполнения контрольно-надзорных функций Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры согласно плану проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2015 год, утвержденным Прокуратурой Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, запланированы выездные проверки по контролю за соблюдением законодательства Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в сфере архивного дела в:

- Департаменте финансов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

- Казенном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа –     Югры «Ханты-Мансийский центр занятости населения»;

- Автономном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Творческое объединение «Культура»;

- Бюджетном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Центр народных художественных промыслов и ремесел»;

- Бюджетном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Театр обско-угорских народов  «Солнце».

Усилить контроль за состоянием ведомственного хранения документов, разработкой и согласованием номенклатур дел, инструкций   по делопроизводству в организациях – источниках комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа.

Провести мероприятия по обеспечению сохранности, учёту   и своевременному упорядочению документов, связанных с подготовкой   и проведением выборов глав муниципальных образований и депутатов представительных органов местного самоуправления.

Провести мероприятия, направленные на упорядочение и прием документов в государственный и муниципальные архивы автономного округа, сроки временного хранения которых истекли в соответствии со ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»  от 22.10.2004  № 125-ФЗ.

Осуществить мероприятия по контролю за соблюдением установленных сроков упорядочения документов организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов и представления описей, номенклатур дел на рассмотрение ЭПМК Службы.

Оказать методическую и практическую помощь организациям – источникам комплектования государственного и муниципальных архивов  в проведении отбора и описания документов, внедрении нормативных документов, определяющих порядок работы архивов и ведения делопроизводства.

Рассмотреть на заседаниях ЭПМК Службы описи и номенклатуры дел организаций источников комплектования государственного и муниципальных архивов:

• номенклатуры дел 123 организаций;
• описей управленческой документации на 21 327 ед.хр.;
• описей дел по личному составу на 7 309 ед.хр.;
• описей фотодокументов на 804 ед.хр.

Осуществлять контроль за приемом документов, хранящихся   в учреждениях сверх установленного срока и, в первую очередь, от учреждений, изменивших форму собственности.

Продолжить работу по соблюдению законодательно установленных сроков временного хранения в организациях документов, отнесённых к составу Архивного фонда Российской Федерации.

На государственное и муниципальное хранение планируется принять 17 253 ед.хр. управленческих документов от организаций источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа различных форм собственности, 811 ед.хр. фотодокументов.

Усилить внимание к вопросам обеспечения сохранности документов ликвидированных организаций, в т. ч. по личному составу, особенно в случаях реорганизации и банкротства организаций. Привлекать к решению этих вопросов органы исполнительной власти и местного самоуправления Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Активизировать работу по контролю за обеспечением сохранности, учётом, отбором и подготовкой для передачи на государственное хранение научно-технической документации, находящейся на ведомственном хранении.

Продолжить работу по внедрению программного комплекса «Учреждения – источники комплектования» в государственном и муниципальных архивах автономного округа.

В целях оказания методической и практической помощи лицам ответственным за ведение делопроизводства и обеспечение сохранности архивных документов на стадии ведомственного хранения запланировано проведение 28 семинаров по вопросам организации делопроизводства  и ведомственного хранения документов.

 

4. Внедрение информационных технологий и развитие информационно-поисковых систем

 

Продолжить развитие Системы «Электронный архив», с целью создания полнотекстовых баз данных, системы удаленного доступа пользователей   к архивным документам Архивного фонда Югры.

Продолжить работу по оцифрованию особо ценных и наиболее востребованных документов Государственного архива Югры.

Продолжить проведение необходимых мероприятий по обеспечению бесперебойного доступа пользователей к электронным копиям описей дел, созданных в результате ретроконверсии.

Активизировать работу по интеграции Автоматизированной информационной системы «Электронный архив Югры» с Информационной системой Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Территориальная информационная система Югры».

Осуществить внесение информации по основной деятельности  в соответствии с унифицированными формами отчетной документации   в государственную автоматизированную систему «Управление».

Продолжить оцифрование фотодокументов Государственного архива Югры, с целью наполнения базы данных «Фотокаталог».

Продолжить формирование общеотраслевых АПК «Архивный фонд» версия 5.1. и «Фондовый каталог» в соответствии с Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Запланировано государственным и муниципальными архивами автономного округа включить 95 фондов в автоматизированную систему государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Продолжить проведение анализа состава справочного аппарата, проверки качества заполнения полей и разделов АПК «Архивный фонд» версия 5.1., отвечающих за учёт состояния справочно-поисковых средств, с целью определения дальнейших перспектив работы в данном направлении.

Продолжить ведение тематических баз данных «Картотека решений окружного, районных и городских Советов народных депутатов и их исполкомов», «Посемейные списки административно-ссыльных», «Номенклатурные работники окррайгорисполкома», «Местонахождение документов по личному составу организаций».

В соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов          и  органов местного самоуправления» продолжить работу по созданию                 и развитию архивных сайтов, своевременное предоставление информации о деятельности Архивной службы Югры на портале «Архивы России» и едином официальном сайте государственных органов власти автономного округа, сайтах администраций муниципальных образований автономного округа, в т. ч. размещение на сайтах виртуальных выставок архивных документов.

Продолжить работу по модернизации модулей «Протоколы Экспертно-проверочной методической комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», «Учёт плановых показателей деятельности государственного и муниципальных архивов автономного округа» и другого программного обеспечения в рамках развития автоматизированной информационно-поисковой системы «Электронный архив Югры».

Провести работы, направленные на обеспечение сохранности информационных массивов в электронном формате (оптимизация, копирование БД, антивирусная профилактика), надлежащего состояния компьютерной техники и периферийных устройств.

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ    «О персональных данных» в Службе и Государственном архиве Югры осуществлять мероприятия по защите информационных систем, обрабатывающих персональные данные. Своевременно проводить анализ используемых в работе персональных данных и информационных систем Службы и Государственного архива Югры.

 

5. Научная информация и использование документов

 

Продолжить участие в реализации планов основных мероприятий  по подготовке и проведению юбилейных мероприятий, посвященных 70-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг. и окончанию Второй мировой войны в 1945 г., 100-летию Первой мировой войны, 85-летию со дня образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры; по проведению Года литературы в Российской Федерации, Года сохранения и развития традиционных промыслов и ремесел, исторического и культурного наследия народов, населяющих Югру.

Продолжить участие в мероприятиях, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации  на 2011-2015гг», программу Федерального архивного агентства   по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации на 2011-2015 годы.

Предоставлять информационные услуги пользователям архивных документов, осуществлять информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления автономного округа. Оказывать помощь пользователям в выявлении информации при подготовке  к юбилейным и памятным датам в истории страны, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Организовать освещение памятных и знаменательных дат в истории России, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры путем проведения выставок архивных документов: «Стальное поколение», «Фронтовая карточка», «История Югры в архивных документах», виртуальных выставок и иных мероприятий (публикаций статей, подготовки телерадиопередач, проведения школьных уроков, встреч).

Продолжить реализацию выставочного проекта «Гордость Югры»,  в рамках которого организовать выставку архивных документов «Югорские поэты и писатели», приуроченную к 100-летию со дня рождения А.М. Коньковой; 80-летию со дня рождения А.С. Тарханова и М.К. Волдиной.  

Провести презентацию книги «Первая мировая война в жизни югорчан».

Продолжить реализацию совместного с Государственным архивом Югры проекта «История исчезнувших деревень».

Выявлять, подготавливать, направлять в адрес учреждений инициативные информации.

Разместить на тематическом сайте «Архивы Югры» календарь знаменательных и памятных дат Ханты-Мансийского автономного округа – Югры на 2015 год «Югорский калейдоскоп событий», составленный   по документам государственного и муниципальных архивов автономного округа. Подготовить к изданию Календарь знаменательных и памятных дат Ханты-Мансийского автономного округа – Югры на 2016 год.

Осуществлять контроль за качеством и полнотой информации, размещаемой на сайте Государственного архива Югры.

Продолжить участие в совместном проекте с редакцией окружной газеты «Новости Югры» по популяризации документов, освещающих историю автономного округа.

Продолжить сбор документов личного происхождения, в т.ч. уделить особое внимание сбору документов из личных архивов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и тружеников тыла.

Участвовать в совещаниях, методических семинарах Федерального архивного агентства, научно-методического совета Уральского федерального округа, научно-практических конференциях по региональной истории, проблемам развития архивного дела.

Обеспечивать исполнение запросов в государственном и муниципальных архивах автономного округа в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов  в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

Организовать работу с интернет-запросами граждан (поступившими на адрес электронной почты и через портал государственных и муниципальных услуг), запросами, поступившими в рамках реализации соглашения   о взаимодействии с территориальным отделением Пенсионного фонда Российской Федерации и многофункциональным центром оказания услуг.

Организовать представление материалов (статьей, публикаций документов и т.д.) в научно-практические журналы «Отечественные архивы», «Архивы Югории», информационно-методические бюллетени Управления архивами Свердловской области, Управления по делам архивов Тюменской области. Обеспечивать подготовку и размещение информационных материалов на тематическом сайте «Архивы Югры».

 

6. Научно-исследовательская и методическая работа

 

Разработать и представить на рассмотрение ЭПМК Службы методические документы согласно Плану методических разработок Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры на 2015 год.

Продолжить выпуск научно-практического журнала «Архивы Югории», сотрудничество с редакционными коллегиями информационных изданий Федерального архивного агентства, научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа, журналов «Отечественные архивы», «Архивы Урала».

Подготовить и провести окружной методический семинар «Актуальные вопросы развития архивного дела в автономном округе».

Принять участие:

• в заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве;
• в совещаниях и семинарах руководителей и специалистов архивных органов и учреждений УрФО;
• в научно-практической конференции «Информационные технологии в архивном деле» на базе Государственного архива Пермского края (г. Пермь, второй квартал);
• в отраслевом конкурсе профессионального мастерства «Лучший архивист России – 2015/2016»;
• и др.

Продолжить практику подготовки информационно-методических писем, методических рекомендаций для архивов автономного округа по проблемным вопросам развития архивного дела.

Ежемесячно проводить заседания экспертно-проверочной методической комиссии Службы.

Продолжить работу по созданию и развитию архивных сайтов, регулярному предоставлению информации для размещения на портале «Архивы России» в соответствии с приказом Росархива от 25.05.2001 № 36   и письмом Росархива от 17.05.2001 № 6/513-К, оперативному пополнению информационными материалами сайта «Архивы Югры» на едином портале органов власти автономного округа, сайтов государственного архива,  администраций муниципальных образований автономного округа, в т.ч.  по подготовке и размещению на сайтах виртуальных выставок архивных документов.

 

7. Работа с кадрами

 

Внедрение и расширение применения в деятельности государственного и муниципальных архивов автономного округа принципов открытости.

Развитие кадрового потенциала Государственного архива Югры и муниципальных архивов.

Направить специалистов Государственного архива Югры в составе команды архивистов Уральского федерального округа на стажировку в федеральные государственные архивы по вопросам комплектования архивных документов.

     Принять участие в  курсах повышения квалификации Отраслевого центра повышения квалификации Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, методических семинарах и совещаниях органов управления архивным делом субъектов РФ.

     Содействовать обучению архивистов в высших, средних специальных учебных заведениях.

Организация и проведение методических семинаров по актуальным вопросам развития архивного дела а автономном округе.

Принять участие в конкурсе профессионального мастерства «Лучший архивист России – 2015/16»,  практических семинарах по повышению квалификации. 

Продолжить укрепление профессиональных контактов с архивными учреждениями Российской Федерации, Уральского федерального округа.

Принять участие в научно-практической конференции молодых специалистов «Архивная служба России в ХХI веке. Организация работы. Технологии будущего».

Представлять лучших архивистов к награждению правительственными, ведомственными наградами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Осуществлять командировки с целью обмена опытом работы.