Основные направления развития архивного дела

в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2020 год

Служба по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее так же Служба по делам архивов автономного округа, Служба, Архивная служба Югры) в своей деятельности руководствуется национальными целями и стратегическими задачами, определенными Указами Президента Российской Федерации, Стратегией государственной культурной политики на период до 2030 года.

Реализация мероприятий, направленных на достижение целевых показателей, будет продолжена в рамках государственной программы «Культурное пространство», утвержденной постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 5 октября 2018 года
№ 341-п.

Основными направлениями деятельности Службы в 2020 году станут:

- повышение качества информационного обслуживания населения, внедрение инновационных форм использования архивных документов и развитие электронных сервисов;

- обеспечение сохранности, предотвращение утраты и повреждения архивных документов, модернизация и оснащение архивов автономного округа оборудованием, системами жизнеобеспечения и пожарной безопасности, обеспечивающими соблюдение нормативных требований к установленным режимам хранения документов;

- реализация мероприятий по совершенствованию контрольно-надзорной деятельности.

Исходя из основных направлений деятельности в 2020 году, Архивная служба Югры определила следующие точки роста:

- внедрение в практику работы государственного и муниципальных архивов автономного округа взаимодействие с некоммерческими организациями путем тиражирования опыта работы в данном направлении архивного отдела администрации Белоярского района;

- привлечение волонтеров в архивной отрасли для работы в социальных сетях путем создания блогерских контентов;

- увеличение количества пользователей архивной информацией путем широкого применения в деятельности архивов автономного округа цифровых ресурсов в рамках реализации единых проектов на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры с едиными брендбуками, посвященных 75-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов и 90-летию со дня образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

1.  Государственное регулирование развития архивного дела

Во исполнение распоряжения Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 27 декабря 2019 года № 736-рп «О плане законопроектной работы Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры на 2020 год» планируется внести изменения в Закон Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 18 октября 2010 года
№ 149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

В целях сохранения и продвижения культурного достояния, в том числе и документального исторического наследия, популяризации культурной сферы среди молодежи и сохранения исторической памяти в 2020 году Архивной службой Югры планируется продолжить развитие и поддержку добровольческого движения в сфере архивного дела на территории автономного округа.

В целях совершенствования контрольно-надзорной деятельности будет продолжена реализация ведомственной программы профилактики рисков причинения вреда охраняемым законом ценностям в сфере архивного дела на период 2018-2020 годов.

Продолжить контроль исполнения переданных органам местного самоуправления отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, в том числе в форме выездных проверок муниципальных архивов городов Нефтеюганска, Нягани и Березовского района.

В целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, повышения качества и доступности услуг по предоставлению населению социально значимой архивной информации планируется работа по переводу документального исторического наследия в электронный вид.

Архивами автономного округа в 2020 году будет продолжена реализация проектов, направленных на цифровизацию архивной отрасли.

В целях всестороннего развития отрасли запланировано проведение заседаний Научно-методического совета архивных учреждений Уральского Федерального округа, коллегии Службы, а также осуществление контроля за деятельностью подведомственного учреждения – КУ «Государственный архив Югры».

2. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

В целях соблюдения в государственном и муниципальных архивах автономного округа нормативных условий и режимов хранения архивных документов, надлежащей организации их хранения запланировано:

продолжить работу по повышению пожарной безопасности, технической укрепленности, антитеррористической защищенности, а также по обеспечению охранного режима, усилить контроль за соблюдением требований пожарной безопасности при проведении пожароопасных работ, за состоянием путей эвакуации и запасных выходов;

обеспечить актуализацию локальных актов, регламентирующих порядок действий при чрезвычайных ситуациях;

повышать готовность архивов к работе в режиме чрезвычайной ситуации техногенного характера, в том числе путем проведения занятий, тренировок, учений;

поддерживать световой и температурно-влажностный режим в соответствии с нормативами, проводить санитарные дни в архивохранилищах по утвержденным графикам;

провести проверку наличия, физического состояния дел: плановую цикличную, внеочередную (интенсивно используемых архивных фондов, при перемещении архивных документов в другие здания, при смене руководителей);

продолжить работу по картонированию документов, актуализации топографических указателей;

осуществить реставрацию документов в КУ «Государственный архив Югры» (120 единиц хранения, 3800 листов), работу по улучшению физического состояния дел в муниципальных архивах;

осуществлять систематический контроль за порядком выдачи дел из архивохранилищ всем категориям пользователей, своевременным их возвращением;

продолжить работу по розыску необнаруженных дел в организациях – источниках комплектования архивов, своевременному оформлению документов по снятию с государственного учёта утраченных дел;

продолжить работу по усовершенствованию научно-справочного аппарата к архивным фондам, в том числе по составлению исторических справок и дополнений к ним;

обеспечить своевременное включение поступивших в архивы документов в систему учета;

продолжить работу по введению информации в программный комплекс «Архивный фонд» в соответствии с требованиями Единого порядка заполнения полей единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог» (М., 2013);

участвовать в заседаниях ликвидационных комиссий и осуществлять контроль за выполнением комплекса работ по своевременному приему на постоянное и временное хранение архивных документов ликвидированных органов и организаций;

в муниципальных архивах автономного округа продолжить выполнение планов по оцифрованию не наиболее востребованных дел постоянного хранения.

В целях сохранения документального наследия Югры, имеющего историческое значение, в КУ «Государственный архив Югры» будет продолжена работа по созданию страхового фонда особо ценных документов, запланировано перевести на аналоговые носители 143 единицы хранения.

В целях создания электронного фонда пользования в КУ «Государственный архив Югры» планируется провести оцифрование 1000 дел постоянного хранения периода Великой Отечественной войны 1941-1945 годов из 60 фондов, создать 130 000 электронных образов.

Архивной службе Югры:

обеспечить контроль деятельности государственного и муниципальных архивов автономного округа по соблюдению нормативных условий и надлежащей организации хранения архивных документов;

обеспечить контроль соблюдения установленных законодательством сроков передачи документов Архивного фонда Российской Федерации в государственный и муниципальные архивы автономного округа;

оказывать консультативную, методическую помощь государственному и муниципальным архивам по вопросам обеспечения сохранности, учета документов Архивного фонда Российской Федерации и предоставления информационных услуг;

продолжить работу по введению информации в программный комплекс «Фондовый каталог».

3. Формирование Архивного фонда Российской Федерации.

Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий

В целях качественного пополнения Архивного фонда Российской Федерации и сохранения документального наследия Югры запланировано проведение работ по оптимизации состава источников комплектования архивов, внедрение новых форм работы с организациями-источниками комплектования, в том числе осуществление контроля за постановкой делопроизводства, работой ведомственных архивов органов государственной власти и органов местного самоуправления, организаций.

Для достижения указанной цели запланировано:

организация внедрения в практику работы государственного, муниципальных архивов и организаций-источников их комплектования:

- Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (после утверждения в установленном порядке);

- Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (после утверждения в установленном порядке);

- Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Росархива от 11 апреля 2018 года № 43;

- Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11 апреля 2018 года № 42;

- Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11 апреля 2018 года № 44;

продолжение работы по анализу состава электронных документов, образующихся в деятельности организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов, их учету и обеспечению сохранности в системах электронного документооборота и архивах организаций;

усиление контроля к вопросам обеспечения сохранности и приему на хранение архивных документов ликвидируемых органов государственной власти автономного округа, органов местного самоуправления, организаций, в т. ч. по личному составу, особенно в случаях реорганизации и банкротства организаций;

продолжение выявления и приёма на государственное и муниципальное хранение в архивы автономного округа документов учёных, исследователей обско-угорских народов;

проведение мероприятий, направленных на упорядочение и прием документов в государственный и муниципальные архивы автономного округа, сроки временного хранения которых истекли в соответствии со ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»
от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ.

В целях организации внутриведомственного контроля и исполнения контрольно-надзорных функций Архивной службой Югры в соответствии с Планом проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2020 год, утвержденным приказом Архивной службы Югры
от 20 декабря 2019 года   № 28-Пр-144 запланировано проведение 4 проверок соблюдения организациями-источниками комплектования государственного и муниципальных архивов законодательства Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в сфере архивного дела, Правил организации хранения комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, в отношении:

- казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Управление капитального строительства»;

- бюджетного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Сургутский реабилитационный центр для детей и подростков с ограниченными возможностями»;

- Администрации города Мегиона;

- Департамента физической культуры и спорта Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Рассмотреть на заседаниях Экспертно-проверочной методической комиссии Службы описи и номенклатуры дел организаций-источников комплектования государственного и муниципальных архивов:

-       номенклатуры дел 125 организаций;

-       описи управленческой документации на 21 555 ед. хр.;

-       описи дел по личному составу на 9 086 ед. хр.;

-       описи фотодокументов на 1 133 ед. хр.;

-       описи личного происхождения на 362 ед. хр.

Продолжить работу по соблюдению законодательно установленных сроков временного хранения в организациях документов, отнесённых к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Планируется принять на государственное и муниципальное хранение 19 456 ед. хр. управленческих документов от организаций-источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа различных форм собственности, 917 ед. хр. фотодокументов,
462 ед. хр. научно-технической документации.

Активизировать работу по контролю за обеспечением сохранности, учётом, отбором и подготовкой для передачи на государственное хранение научно-технической документации, находящейся на ведомственном хранении.

Организовать работу по формированию и согласованию с Экспертно-проверочной методической комиссией Архивной службы Югры Списков организаций-источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа на 2021-2023 годы.

В целях оказания методической и практической помощи лицам ответственным за ведение делопроизводства и обеспечение сохранности архивных документов на стадии ведомственного хранения в государственном и муниципальных архивах автономного округа запланировано проведение 15 семинаров по вопросам организации делопроизводства и ведомственного хранения документов. На семинарах планируется рассмотрение вопросов внедрения в практику работы «Правил организации хранения…» (М., 2015), организации работы экспертных комиссий, соблюдения основных требований по составлению и оформлению нормативно-методических документов в области делопроизводства и архивного дела, составлению архивных описей дел, обеспечению сохранности документов в архиве организации, подготовке к передаче документов на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации, заполнение паспорта архива организации.

4. Внедрение информационных технологий и развитие информационно-поисковых систем

В целях обеспечения ускоренного внедрения цифровых технологий в экономике и социальной сфере Архивной службой Югры будет продолжена реализация проектов, направленных на внедрение цифровых технологий в архивах автономного округа – это реализация проекта «Электронный архив Югры» и развитие Генеалогического портала Югры «Связь поколений Югры», нового информационного интернет-портала «Победа одна на всех!» в части увеличения объема ресурса, доступного пользователям.

В 2020 году запланировано:

проведение работ по внедрению автоматизированной информационной системы «Статистика архивов», с целью повышения эффективности сбора информации о деятельности архивных органов и учреждений в Югре, формирования сводной отчетности об архивном деле в автономном округе;

проведение работ по переводу оказываемых Государственным архивом Югры государственных услуг, в части исполнения социально-правовых запросов граждан, в электронный вид;

продолжить формирование общеотраслевых АПК «Архивный фонд» версия 5.0.2 и «Фондовый каталог» в соответствии с Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (утвержден приказом Росархива от 23 октября 2000 года № 64);

продолжить ведение тематических баз данных «Картотека решений окружного, районных и городских Советов народных депутатов и их исполкомов», «Посемейные списки административно-ссыльных», «Номенклатурные работники окррайгорисполкома», «Местонахождение документов по личному составу организаций», «Фотокаталог», «Календарь знаменательных дат»;

продолжить формирование цифрового контента и перевод в электронный вид научно-справочного аппарата, особо ценных и наиболее востребованных архивных документов государственного и муниципальных архивов автономного округа;

проведение необходимых мероприятий, направленных на обеспечение бесперебойного доступа пользователей к государственной информационной системе «Электронный архив Югры» и генеалогическому порталу «Связь поколений Югры», информационному интернет-порталу «Победа одна на всех!» и сохранность информационных массивов в электронном формате (оптимизация, копирование БД, антивирусная профилактика), надлежащего состояния компьютерной техники и периферийных устройств;

продолжить разработку единых требований и подходов на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры при создании Системы хранения электронных документов на правах подлинников с реализацией функциональных возможностей для обеспечения решения основных задач Архивной службы Югры, Государственного архива Югры и ведомственных архивов исполнительных органов государственной власти автономного округа в отношении электронных документов на правах подлинников, передаваемых на государственное (вечное) хранение в государственный архив;

своевременное размещение и поддержка в актуальном состоянии информации в форме открытых данных на Портале открытых данных Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

внедрение и расширение применений в деятельности архивных учреждений принципов открытости и регулярного представления информаций для размещения на официальном сайте Архивной службы Югры, Государственного архива Югры, сайтах администраций муниципальных образований автономного округа;

создание и развитие официальных групп государственного и муниципальных архивов автономного округа в социальных сетях.

5. Научная информация и использование документов

В целях укрепления гражданской идентичности на основе духовно-нравственных и культурных ценностей народов Российской Федерации, сохранения документального наследия, повышение качества жизни населения и доступности государственных услуг в сфере архивного дела и достижения целевых показателей, установленных государственной программой Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Культурное пространство», будет продолжено применение традиционных и внедрение новых инновационных форм использования архивных документов.

В течение 2020 года планируется принять участие в мероприятиях, посвященных Десятилетию детства в Российской Федерации, Году памяти и славы в Российской Федерации и Ханты-Мансийском автономном округе – Югре, 75-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов, 90-летию со дня образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, а также в мероприятиях, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2016-2020 годы».

Продолжить внедрение в деятельность государственного и муниципальных архивов автономного округа новой редакции «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации».

Продолжить реализацию Плана мероприятий («дорожной карты») по реализации Коммюнике, подписанного по итогам проведения Дней Югры в ЮНЕСКО», утвержденного распоряжением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 6 февраля 2015 года № 34-рп.

Продолжить участие в реализации Проекта «Создание академической истории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» («Многовековая Югра»).

Продолжить освещение памятных и знаменательных дат в истории России, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры путем проведения конкурсов, школьных уроков, экскурсий, встреч, выставочных проектов архивных документов, в том числе виртуальных, публикации статей, подготовки теле и радиопередач.

Продолжить реализацию Плана мероприятий по подготовке и проведению празднования в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре 75-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов, в т.ч.:

наполнение архивными материалами и развитие электронного информационного ресурса «Победа одна на всех!»;

подготовку к изданию сборника «Великая Отечественная – газетной строкой»;

проведение: III окружных родословных чтений «Память будущих поколений», окружного конкурса-выставки электронных презентаций «Великая Отечественная война в судьбе моей семьи», гражданско-патриотической акции дарения «Нам есть чем гордиться. По страницам семейных архивов», фотовыставки «Фронтовая карточка», региональной выставки архивных документов «Война народная» и др.

Продолжить реализацию выставочного проекта «Гордость Югры». Провести выставку архивных документов, посвященную 90-летию со дня образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Организовать подготовку и реализацию выставочных проектов, посвященных профессиональным праздникам в социальной сфере (по отдельному плану).

Обеспечить размещение на тематическом сайте «Архивы Югры» Календаря знаменательных и памятных дат Ханты-Мансийского автономного округа – Югры на 2020 год «Югорский калейдоскоп событий», составленного по документам государственного и муниципальных архивов автономного округа. Осуществлять контроль качества и полноты информации, размещаемой на сайте государственного и муниципальных архивов.

Продолжить реализацию совместных проектов со средствами массовой информации по популяризации документального наследия Югры.

Продолжить сбор документов личного происхождения, уделив особое внимание выявлению и приему личных архивов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и тружеников тыла, ученых и исследователей из числа обско-угорских народов.

Продолжить участие в совещаниях, методических семинарах Федерального архивного агентства, научно-методического совета Уральского федерального округа, научно-практических конференциях по региональной истории и основным направлениям развития архивного дела.

Обеспечить в соответствии с установленными нормами и требованиями своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение запросов государственным и муниципальными архивами автономного округа, в том числе, поступивших посредствам информационно-телекоммуникационных систем и через Единый портал государственных и муниципальных услуг, а также в рамках реализации соглашения о взаимодействии с территориальным отделением Пенсионного фонда Российской Федерации и многофункциональным центром оказания услуг.

Организовать представление материалов (статьей, публикаций документов и т.д.) в научно-практические журналы «Отечественные архивы», «Архивы Югры», информационно-методические бюллетени Управления архивами Свердловской области, Управления по делам архивов Тюменской области. Подготовить к изданию научно-практический журнал «Архивы Югры» № 19.

6. Научно-исследовательская и методическая работа

Разработать и представить на рассмотрение научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа методические разработки Службы (по отдельному плану).

Принять участие в:

·   заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (г. Казань);

·   XXYII международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва);

·  семинаре специалистов по вопросам публикации и археографической обработки архивных документов г. Челябинск;

·  совещаниях и семинарах Научно-методического совета архивных учреждений УрФО;

·  методических мероприятиях, организованных в рамках реализации соглашений о сотрудничестве Службы с органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Продолжить практику подготовки информационно-методических писем, методических рекомендаций для архивов автономного округа по проблемным вопросам развития архивного дела.

Ежемесячно проводить заседания Экспертно-проверочной методической комиссии Службы.

Продолжить работу по созданию и развитию архивных сайтов, регулярному предоставлению информации для размещения на портале «Архивы России» в соответствии с приказом Росархива от 25 мая 2001 года № 36 и письмом Росархива от 17 мая 2001 года № 6/513-К, оперативному пополнению информационными материалами сайта «Архивы Югры» на едином портале органов власти автономного округа, сайтов государственного архива, администраций муниципальных образований автономного округа, в т.ч. по подготовке и размещению на сайтах виртуальных выставок архивных документов.

7.  Работа с кадрами

В целях повышения статуса и престижа профессии – архивист в 2020 году запланированы следующие мероприятия:

проведение регионального этапа всероссийского конкурса «Юный архивист»;

проведение II этапа регионального конкурса профессионального мастерства «Лучший архивист Югры» с участием в номинации «Лучший в будущей профессии» студентов, обучающихся в учебных заведениях по специальностям архивоведение и документоведение;

участие в стажировке молодых архивистов Уральского федерального округа в федеральных архивах в г. Москве;

продолжить практику проведения стажировок на базе КУ «Государственный архив Югры» по основным направлениям архивной деятельности с целью повышения квалификации работников архивов автономного округа;

участие в методических семинарах и совещаниях НМС УрФО, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации;

содействие обучению специалистов государственного и муниципальных архивов автономного округа в профильных высших, средних специальных учебных заведениях;

организация представления к награждению государственными и ведомственными наградами работников Службы, государственного и муниципальных архивов автономного округа, в т.ч. в связи 90-летием со дня образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.