Размер:
Цвет:

За 2018 год

Отчёт о реализации «Основных направлений развития архивного дела

в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре в 2018 году»

1. Государственное регулирование развития архивного дела

Служба по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Архивная служба; Служба; автономный округ) в 2018 году в своей деятельности руководствовалась национальными целями и стратегическими задачами, определенными Указами Президента Российской Федерации от 10 июля 2017 года № 314, 7 мая 2018 года № 204, 24 декабря 2014 года № 808, Стратегией государственной культурной политики на период до 2030 года, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 29 февраля 2016 года № 326-р и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и была направлена на укрепление гражданской идентичности на основе духовно-нравственных и культурных ценностей народов Российской Федерации, сохранение документального наследия, повышение качества жизни населения за счет улучшения качества предоставления услуг в сфере архивного дела.

Основным источником финансирования проведения политики в сфере архивного дела на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и механизмом создания эффективной системы организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов в соответствии с законодательством Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства является государственная программа Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Развитие культуры в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2018-2025 годы и на период до 2030 года», утвержденная Правительством Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 9 октября 2013 года № 427-п (с изменениями на 20 октября 2017 года) (далее – государственная программа). Архивная служба Югры выступает соисполнителем государственной программы.

Законом Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 23 ноября 2017 года № 75-оз «О бюджете Ханты-Мансийского автономного округа на 2018 год и плановый период 2019 и 2020 годов» на реализацию мероприятий государственной программы утверждены бюджетные ассигнования (с учетом показателей бюджетной росписи) из бюджета автономного округа в сумме 70 735,0 тыс. рублей из них: расходы на обеспечение деятельности (оказание услуг) казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (далее – учреждение, КУ «Государственный архив Югры») – 32 951,1 тыс. рублей, обеспечение функций органов государственной власти (Архивная служба Югры) – 30 630,3 тыс. руб. и осуществление отдельных государственных полномочий, переданных муниципальным образованиям автономного округа в области архивного дела (субвенции муниципальным образованиям) – 7 153,6 тыс. руб.

В ходе реализации государственной программы были доведены дополнительные бюджетные ассигнования из бюджета автономного округа в сумме 2 822,1 тыс. руб. на обеспечение функций органов государственной власти (Архивная служба Югры).

Окончательный объем финансирования в 2018 году (в редакции 67-оз от 17.10.2018) составил 73 557,6 тыс. рублей (увеличение по сравнению с началом года на 4%), из них расходы на обеспечение деятельности (оказание услуг) КУ «Государственный архив Югры» – 32951,1 тыс. рублей, обеспечение функций органов государственной власти (Архивная служба Югры) – 33 120,4 тыс. руб. (увеличение по сравнению с началом года на 4%) и осуществление отдельных государственных полномочий, переданных муниципальным образованиям автономного округа в области архивного дела (субвенции муниципальным образованиям) – 7 153,6 тыс. руб.

Исполнение бюджетной росписи расходов за 2018 года составило 99,96%, в том числе по содержанию аппарата Архивной службы Югры – 99,99%, по содержанию учреждения – 99,98%, по муниципальным образованиям – 99,72%.

По направлению расходов «Развитие информационных технологий в области архивного дела» объем бюджетных ассигнований в 2018 году составил - 2 345,0 тыс. руб, в том числе расходы на завершение работ по созданию информационной системы «Связь поколений Югры» - 1 594,6 тыс. руб. и расходы на выполнение работ по индексированию сведений метрических книг и других архивных документов, содержащих генеалогическую информацию - 750,4 тыс. руб.

По направлению расходов «Осуществление полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности автономного округа», объем бюджетных ассигнований составил 7 153,6 тыс. руб.

Денежные средства были использованы на приобретение основных средств: маршрутизаторы, вычислительная техника, приобретение архивного оборудования (стеллажи, шкафы металлические и выставочные стеклянные, увлажнители воздуха, климатические установки), оборудование для архивного переплета, офисная мебель – 50,2%, материальных запасов (архивные короба, канцелярские принадлежности, бумага, картриджи) – 15,7%, прочие услуги (программное обеспечение ViPNet, оцифровка архивных документов, закупка автоматизированных программ, – 2,7%, услуги по содержанию имущества (переплет документов), услуги по конвертации данных из программ – 12,4%, коммунальные услуги – 3,6% и другие расходы.

В части внебюджетных источников КУ «Государственный архив Югры» по наказам избирателей из резервного фонда Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры выделены бюджетные ассигнования в сумме 182,0 тыс. руб. на издание книги «Память ушедших деревень».

В 2018 году обеспечено выполнение целевого значения соотношения заработной платы КУ «Государственный архив Югры» к среднемесячному доходу от трудовой деятельности в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре. Средняя заработная плата работников КУ «Государственный архив Югры» в 2018 году составила 64 679,56 руб., что составляет 102,0% от прогнозируемого среднемесячного дохода от трудовой деятельности на 2018 год в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре - 63 402,7 руб.

Приоритетные направления деятельности это – соблюдение нормативных режимов при хранении документов в государственном и муниципальных архивах автономного округа, продолжение работы по качественному пополнению Архивного фонда Российской Федерации документами окружной формы собственности, оцифровка архивных документов государственного и муниципальных архивов автономного округа, осуществление работ по индексированию и загрузке в государственную информационную систему «Электронный архив Югры» заголовков дел, переведённых в электронный вид, увеличение пользователей архивной информацией в 2018 году находились под строгим контролем Архивной службы Югры.

Архивная служба Югры осуществляет региональный государственный контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры об архивном деле, организационно-методическое руководство деятельностью государственного, муниципальных архивов, архивов организаций автономного округа по обеспечению сохранности, отбору, подготовке и передаче архивных документов на постоянное хранение.

В целях реализации Федерального закона от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» Службой в 2018 году проведено 3 контрольно-надзорных мероприятия за соблюдением законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела в отношении организаций, учреждений – источников комплектования архивов автономного округа. По результатам проверок составлены акты и предписания.

Основными показателями, характеризующими осуществление государственного контроля со стороны Архивной службы Югры, является отсутствие нарушений организациями, расположенными на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, законодательства об архивном деле Российской Федерации и автономного округа, повлекших причинение необратимого ущерба Архивному фонду Российской Федерации.

Учитывая современные подходы к организации контрольно-надзорной деятельности в автономном округе, изменению взаимодействия органов государственного контроля (надзора) с подконтрольными субъектами деятельность Архивной службы Югры переориентирована на предупреждение и профилактику нарушений путем систематической методической работы по разъяснению норм законодательства, в том числе посредством размещения соответствующей информации на сайте Архивной службы Югры, что создает благоприятные условия ведения предпринимательской деятельности и обеспечению благоприятного инвестиционного климата в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре.

Количество контрольно-надзорных мероприятий Архивной службой Югры в 2018 году по сравнению с 2017 годом сократилось на 50% (с 6 до 3 проверок).

Продолжена практика ежеквартального проведения публичных обсуждений правоприменительной практики контрольной деятельности.

В отчетном году Службой завершена реализация проекта «Электронный архив Югры», реализация которого осуществлялась с использованием методов проектного управления.

В соответствии с утвержденным Планом проводились заседания коллегии Службы, ежеквартальные дискуссионные площадки с архивами автономного округа в формате ВКС.

Впервые в городе Нефтеюганске на базе одного из современных муниципальных архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры -архива Нефтеюганского района состоялись первая форсайт-сессия «Архивное пространство будущего».

Форсайт-сессия – это новый формат обсуждения, выработки и принятия управленческих решений архивистами Югры. В форсайт-сессии участвовали архивисты, преподавали и студенты 4-го курса по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» Нефтеюганского политехнического колледжа. Участники мероприятия работали в трех секциях: «Создание тренда как основы концепции архивов Югры», «Архивы и образование», «Архивы в цифровую эпоху». Предложения, высказанные в ходе форсайт-сессии, вошли в решения коллегии Службы.

Продолжено взаимодействие с Общественным советом при Службе по делам архивов автономного округа. Проведено 7 заседаний Общественного совета, на которых прошло общественное обсуждение 12 вопросов ключевых направлений деятельности Службы.

Важное место в работе отводилось вопросам реализации Службой полномочий по выработке государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства.

В отчетном году в сети Архивной службы Югры произошли следующие структурные изменения.

Распоряжением Администрации города Сургута от 17 июля 2018 года  № 1160 «Об утверждении структуры управления документационного и информационного обеспечения Администрации города» архивный отдел вошел в структуру управления документационного и информационного обеспечения Администрации города с сохранением функций в сфере организации архивного дела.

Архивная служба Югры по состоянию на 1 января 2019 года включает в себя:

Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (17 человек);

казенное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (31 человек);

22 органа управления архивным делом в муниципальных образованиях Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, выполняющих функции муниципальных архивов.

Продолжен контроль за исполнением переданных органам местного самоуправления отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, в том числе в форме выездных проверок муниципальных архивов города Мегиона, Белоярского, Нефтеюганского, Советского районов.

Для реализации социальных прав граждан на получение и использование информации, содержащейся в архивных документах Югры, пролонгированы соглашения об информационном взаимодействии между государственными учреждениями – территориальными Отделами Пенсионного фонда Российской Федерации и администрациями муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

На основании соглашений о взаимодействии между администрациями муниципальных образований автономного округа и муниципальными казёнными учреждениями «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее – МФЦ) продолжают осуществляться взаимодействия между МФЦ и архивными отделами администраций городов Когалыма, Мегиона, Нефтеюганска, Нягани, Пыть-Яха, Урая, Покачи, Сургута, Нижневартовска, Ханты-Мансийска; г.п. Лянтор, Березовского, Советского, Белоярского, Октябрьского и Нефтеюганского районов.

Продолжено взаимодействие Службы с органами местного самоуправления автономного округа, что позволяет эффективно решать проблемные вопросы архивных отделов администраций муниципальных образований, среди которых на главном месте – предоставление муниципальных услуг в электронном виде, улучшение материально-технической базы архивов автономного округа, информатизация архивного дела и др.

На заседаниях Думы г. Покачи, Урая, Когалыма, Ханты-Мансийска, Сургута рассматривался вопрос об исполнении полномочий органов местного самоуправления по формированию и содержанию муниципального архива.

В целях повышения эффективности деятельности органов местного самоуправления Белоярского района, открытости и общедоступности информации по предоставлению муниципальных услуг, качества и доступности муниципальных услуг на территории Белоярского района на постоянной основе проводится опрос путем анкетирования. Показатель уровня удовлетворенности качеством муниципальных услуг, предоставляемых архивным отделом, составил 100%.

В рамках «Дня местного самоуправления» проводятся дни открытых дверей в муниципальных архивах (г. Покачи, Нягань, Нижневартовск, Ханты-Мансийск, Сургут). Цель мероприятия- повышение роли и значения института местного самоуправления, развития демократии и гражданского общества. Посетителям представлены документальные выставки по истории органов местного самоуправления автономного округа.

Муниципальные архивы приняли активное участие в Общероссийском дне приема граждан.

Специалисты архивного отдела администрации Нижневартовского района приняли активное участие в проекте молодежного парламента при Думе Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Победа – одна на всех» в рамках проекте «Югра тыловая», стали участниками второй открытой районной краеведческой конференции им. Ю.К. Вэллы «Архивная деятельность в области сохранения и популяризации историко-культурного наследия Нижневартовского района». Содействовали в предоставлении фото- видео- работ о деятельности волонтерских организаций Ханты-Мансийского автономного округа – Югры для формирования электронной коллекции Президентской библиотеки имени Б.Н. Ельцина».

Специалисты архивной службы города Урай являются активными участниками комиссии по присвоению наименований элементам улично-дорожной сети, наименований элементам планировочной структуры в границах муниципального образования городского округа город Урай, изменению, аннулированию таких наименований при муниципальном казенном учреждении «Управление градостроительства, землепользования и природопользования города Урай».

Архивисты города Нягани участвуют в работе комиссии по городской топонимике.

Специалистами муниципального архива г. Сургута проведена региональная научно-практическая конференция «Актуальные вопросы сохранности архивных документов как историко-культурного наследия России» на базе бюджетного учреждения высшего профессионального образования ХМАО-Югры «Сургутский государственный педагогический университет». Принимали участие в работе экзаменационной комиссии при проведении квалификационного экзамена по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение», в качестве члена жюри в окружной студенческой научно-практической конференции «Профессионал – 2018» в АУ «Сургутский политехнический колледж».

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» в муниципальных архивах автономного округа были внесены изменения или разработаны новые административные регламенты предоставления муниципальных услуг.

Информация о муниципальных услугах архивов размещается в местных газетах, на официальном сайте органов местного самоуправления, через Единый портал государственных услуг, а также в здании Пенсионного фонда, в пунктах территориально-общественного самоуправления, в местах приема граждан архивов, МКУ «МФЦ».

Вопросы развития архивного дела включаются в планы работы администраций муниципальных образований автономного округа, ежеквартально рассматриваются на аппаратных совещаниях при главах администраций, вносятся в протоколы совещаний, ставятся на контроль поручениями глав муниципальных образований.

Ежемесячно муниципальными архивами предоставлялись в уполномоченные органы информации и отчеты об основных направлениях работы, о количестве и характере обращений граждан и о результатах их рассмотрения, о количестве оказанных муниципальных услуг.

В установленном порядке осуществлялся мониторинг исполнения поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе по вопросам архивного дела.

В 2018 году органами местного самоуправления было принято 55 нормативных правовых актов по вопросам развития архивного дела. Среди них такие как «Об организации работы ведомственных архивов учреждений, предприятий – источников комплектования муниципального архива администрации города Пыть-Яха», «Об утверждении технологической схемы предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных документов, архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок», «О создании рабочей группы по приему документов организаций, прекративших свою деятельность и не передавших документы в муниципальный архив» и др.

В 2018 году КУ «Государственный архив Югры» разработаны следующие локальные акты в сфере архивного дела: «Порядок использования архивных документов», «Инструкция по приему, учету и хранению предметов», Порядок создания электронного фонда пользования архивных документов, «Порядок и схема учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в казенном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

Все изменения, вносимые в нормативные правовые акты государственного и муниципальных архивов, в установленном порядке проходили общественную экспертизу и антикоррупционную экспертизу.

2. Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

В 2018 году Архивной службой Югры, КУ «Государственный архив Югры» и архивами муниципальных образований автономного округа продолжена деятельность по обеспечению сохранности и государственного учета архивных документов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, включая создание нормативных условий для надлежащей организации хранения, ведению государственного учета, по дальнейшему укреплению пожарной и охранной безопасности архивов.

В отчетном году, по-прежнему, в центре внимания находились вопросы, направленные на укрепление материально-технической базы архивных учреждений.

В настоящее время требует дальнейшего решения проблема увеличения площадей архивохранилищ архивов городов Лангепаса, Нефтеюганска, Нижневартовска, Сургута, Пыть-Яха, Ханты-Мансийска, степень загруженности которых свыше 90 %. В среднем, по округу степень загруженности архивохранилищ составляет 82%.

Работа в данном направлении велась совместными усилиями Архивной службы Югры и органов местного самоуправления автономного округа.

Так, в связи с отсутствием резерва площадей для осуществления планового приема архивных документов и документов по личному составу в рамках реализации государственной программы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Управление государственным имуществом Ханты-Мансийского автономного округа – Югры на 2018-2025 годы и на период до 2030 года», утвержденной постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 9 октября 2013 года № 417-п, для архивного отдела администрации Советского района приобретено капитальное отдельно стоящее административное здание, площадью 313,2 кв. м, количество этажей: 3, в том числе подземных 1, стоимостью 21 999 000 (двадцать один миллион девятьсот девяносто девять тысяч) рублей 00 копеек.

Архивному отделу г. Покачи выделено из муниципального бюджета – 1 070130,06 руб. на ремонт 2-х архивохранилищ. Общая площадь одного архивохранилища составляет 60,6 кв. м., второго – 50 кв. м. Проведены следующие виды работ: выравнивание, штукатурка, шпаклевка, окраска стен, потолков, стяжка и выравнивание пола, монтаж и пусконаладка сетей электроснабжения и электроосвещения, пожаро-охранной сигнализации и оповещения, установлены 2 кондиционера в архивохранилищах; установлена противопожарная дверь в архивохранилище.

Вопрос размещения архивов в специально построенных или приспособленных зданиях, состояние указанных зданий (нуждаемость в текущем, капитальном ремонтах, реконструкции), представляющий собой важную составляющую часть деятельности по обеспечению сохранности документов, находится на постоянном контроле Архивной службы Югры.

В центре особого внимания в 2018 году находились вопросы пожарной безопасности архивов. Деятельность по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций (ЧС) координируется на уровне Правительства автономного округа и осуществляется в соответствии с едиными установленными требованиями.

Для обеспечения ее соответствия современным требованиям представители Архивной службы Югры входят в состав Антитеррористической, Эвакуационной комиссий и других комиссий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций.

Архивами муниципальных образований автономного округа утверждены (актуализированы) планы действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций (ЧС). Проведены объектовые тренировки по действиям в условиях ЧС с привлечением оперативных служб и обслуживающих организаций.

В целях повышения антитеррористической защищенности в государственном архиве проведена проверка ее состояния, в ходе которой нарушений не выявлено.

Для обеспечения контроля пожарной и охранной безопасности в архивах автономного округа службами вневедомственной охраны регулярно проводились обследование и проверка приборов охранной и пожарной сигнализации. Обслуживающей организацией проведены проверки приборов пожарной и охранной сигнализации в КУ «Государственный архив Югры». Нарушений не выявлено.

Работа по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации осуществлялась по основным направлениям, установленным приказом Росархива от 12.10.2006 № 59 (в ред. от 26.03.2013 № 22 и от 10.08.2015 № 58):

реставрация,

физико-химическая и техническая обработка,

создание страхового фонда.

В КУ «Государственный архив Югры» продолжено создание страхового фонда и фонда пользования на особо ценные документы (фонд № 1 «Совет народных депутатов Ханты-Мансийского автономного округа и его исполнительный комитет, г. Ханты-Мансийск, Ханты-Мансийского автономного округа Тюменской области, 1930-1994 годы»). В отчетном году страховой фонд и фонд пользования создан на 50 ед. хранения (8,193 кадров или 16 единиц хранения микрофильмов на рулонной пленке), в 2017 году данная деятельность не осуществлялась в связи с отсутствием финансирования.

Доля особо ценных архивных документов, хранящихся в КУ «Государственный архив Югры», на которые создан страховой фонд, на 1 января 2019 года составляет 30,8%.

В целях улучшения физического и технического состояния документов в государственном и муниципальных архивах проведены следующие мероприятия.

В КУ «Государственный архив Югры» отреставрировано 80 ед. хранения документов, в количестве 2 100 л. (всего установленная потребность в реставрации – 10 147 ед. хранения), в 2017 году – 80 ед. хранения, 2 115 л., среди них часто запрашиваемые, находящиеся в ветхом физическом состоянии, ранее расшитые для оцифровки, требующие реставрации, в том числе, требующие реставрации обложек дел, за период 1930-1960 годов;

в архивах муниципальных образований автономного округа отреставрировано 157 ед. хранения документов в количестве 12 563 л. (всего установленная потребность в реставрации – 4 575 ед. хранения), в 2017 году – 259 ед. хранения, 2 156 л.

При этом, количество отреставрированных листов возросло почти в 5 раз, тогда как количество дел уменьшилось на 102 ед. хранения, так как дело считается отреставрированным независимо от количества отреставрированных в нем листов.

В КУ «Государственный архив Югры» осуществлена техническая обработка 1 200 ед. хранения (в 2017 году – 1 200 ед. хранения);

в архивах муниципальных образований автономного округа – 2 368 ед. хранения (в 2017 году – 3 189 ед. хранения).

В целях улучшения физического и технического состояния документов всего в государственном и муниципальных архивах автономного округа подшито 3 405 ед. хранения документов (в 2017 году – 4 389 ед. хранения), переработано описей – 543 ед. хранения (в 2017 году – 2 278 ед. хранения).

Таким образом, данная деятельность носит плановый характер, имеет стабильные результаты.

В соответствии с установленными требованиями проводится полистная проверка дел при выдаче документов из архивохранилища пользователям в читальный зал и сотрудникам архивов, а также при подкладке их обратно. Фактов утраты, порчи документов не выявлено.

В сфере государственного учёта документов за отчетный год архивами проведены следующие мероприятия.

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в 2018 году была проведена паспортизация государственного и муниципальных архивов, архивов организаций-источников комплектования казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» и архивных отделов администраций городов и районов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

По итогам паспортизации государственного и муниципальных архивов автономного округа, по состоянию на 01.01.2019 установлено, что количество фондов, находящихся на хранении в государственном архиве, составляет 588 фондов, включает 124 600 ед. хранения; в муниципальных архивах хранится 3 559 фондов, включая 855 028 ед. хранения.

По итогам паспортизации архивов организаций-источников комплектования по состоянию на 1 декабря 2018 года в списках – источниках комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа значится 809 организаций, в том числе 37 негосударственных организации, из них:

профиля комплектования государственных архивов – 222;

профиля комплектования муниципальных архивов – 587.

Важным показателем, характеризующим состояние ведомственного хранения документов, является степень подготовленности документов к передаче на постоянное хранение. По состоянию на 1 декабря 2018 года объем дел, подготовленных к передаче на постоянное хранение, составляет 14 4506 ед. хр. (93%) управленческой документации, в том числе, в негосударственных организациях - 5 278 ед. хр. (97%).

Анализ итогов проведенной паспортизации позволяет сделать следующие выводы:

сохраняется устойчивая тенденция к сокращению количества источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа;

отмечается рост объемов ежегодного документообразования, что приводит к росту объемов дел постоянного хранения управленческой документации, находящейся на временном хранении в организациях-источниках комплектования государственного и муниципальных архивов;

увеличивается объем дел, хранящихся в организациях сверх установленного срока;

улучшается показатель по обеспеченности организаций номенклатурами дел и инструкциями по делопроизводству, помещениями, занятыми под архив.

Согласно сводному паспорту государственных музеев и библиотек автономного округа количество фондов, хранящихся в них, составляет 4 фонда, включает 56 539 ед. хранения.

В целях автоматизации государственного учета и повышения качества ведения государственного учета архивных документов в архивах систематически вносятся сведения в АПК «Архивный фонд» версии 5.0 и 3.0.

Так, из 4147 фондов, хранящихся в архивах автономного округа, в программный комплекс «Архивный фонд» внесена информация о 4124 фондах, что составляет 99% заголовков фондов от общего числа, имеющихся в архивах автономного округа, в том числе 78% в ПК «Архивный фонд» версия 5.0. и 21% в ПК «Архивный фонд» версия 3.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу ликвидированных организаций (в связи с реорганизацией и ликвидацией как государственных, так и негосударственных предприятий, учреждений, организаций принято на хранение в государственный и муниципальные архивы автономного округа 11 316 ед. хранения по личному составу, что на 21% больше чем в 2017 году).

3. Комплектование Архивного фонда РФ.

Организационно-методическое руководство ведомственными архивами

и организацией документов в делопроизводстве учреждений,

организаций и предприятий

В 2018 году Архивной службой Югры продолжалась работа по качественному формированию Архивного фонда Российской Федерации, улучшению комплектования государственного и муниципальных архивов, совершенствованию ведомственного хранения документов, обеспечению их сохранности, в том числе документов по личному составу ликвидированных организаций.

В целях качественного пополнения Архивного фонда Российской Федерации и сохранения документального наследия Югры осуществлялось проведение работ по оптимизации состава источников комплектования архивов, внедрение новых форм работы с организациями – источниками комплектования.

Количество источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа на 1 января 2019 года составляет 809 организаций, в том числе: 103 – организаций источников комплектования КУ «Государственный архив Югры» и 706 – организаций источников комплектования муниципальных архивов автономного округа. Источниковая база архивов включает организации всех форм собственности: 213 – государственной формы собственности (из них: 25 организаций федеральной формы собственности и 188 – окружной формы собственности), 559 – муниципальной формы собственности, 37 – частной формы собственности.

Источниковая база.jpg

В состав источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа в отчетном году включено 6 организаций, организаций из спортивной сферы деятельности и сферы контрольно-ревизионных органов.

За трехлетний период количество организаций-источников комплектования архивов автономного округа сократилось на 6%.

Динамика изменений.jpg

В то же время количество организаций-источников комплектования государственной формы собственности увеличилось на 5%. В основном рост числа организаций государственной формы собственности произошёл за счет изменений организационно-правовой формы муниципальных организаций. В частности в связи с принятием в государственную собственность Ханты-Мансийского автономного округа – Югры медицинских организаций муниципальной системы здравоохранения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

При этом количество организаций-источников комплектования муниципальной формы собственности сократилось на 9%. В том числе и за счет продолжения реформы органов местного самоуправления, повлекшими за собой ликвидацию и реорганизацию (укрупнение) целого ряда органов и организаций.

Количество организаций частной формы собственности за трехлетний период сократилось на 16% или на 7 организаций. Причиной сокращения количественного состава источников комплектования частной формы собственности явилось исключение из списков негосударственных организаций, ликвидированных в ходе банкротства. Кроме этого, из списков исключались негосударственные структуры, отказавшиеся продолжать работу с архивными учреждениями на договорной основе.

Динамика изменений количества.jpg

Государственным и муниципальными архивами автономного округа систематически велась работа по внедрению в практику работы организаций-источников комплектования:

-Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях;

-Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков.

По итогам 2018 года наблюдается положительная тенденция по увеличению объема Архивного фонда Российской Федерации, хранящегося в архивах автономного округа. В отчетном году в состав Архивного фонда принято 21792 единицы хранения управленческой документации.

Соотношение управленческой.jpg

Архивами автономного округа велась работа по комплектованию фотодокументами. В 2018 году в состав фотофонда архивов автономного округа принято 1484 единицы хранения.

В рамках реализации Указа Президента России о проведении в 2018 году Года добровольца (волонтера) специалистами архивного отдела города Нефтеюганска подготовлена и оформлена на постоянное хранение коллекция фотодокументов, посвященная волонтерской деятельности организаций города Нефтеюганска и их участия в окружных и федеральных программах и акциях.

В Государственный архив Югры переданы фотографии, посвященные деятельности детского драматического кружка (1961-1971) г. Ханты-Мансийска, Ханты-Мансийского рыбокомбината и жизни южной части города – Самарово.

Соотношение фотодокументов.jpg

Продолжена работа по приему документов личного происхождения от владельцев личных фондов. В состав Архивного фонда Российской Федерации принято 466 единиц хранения.

В архивный отдел г. Сургута приняты документы личного происхождения Кима Анатолия Индековича, заслуженного работника нефтяной и газовой промышленности Российской Федерации, заслуженного геолога Российской Федерации, Почётного гражданина Ямало-Ненецкого автономного округа, члена региональной общественной организации «Тюменский региональный Совет ветеранов войны и труда предприятий Главтюменьгеологии имени Ю.Г. Эрвье».

Фонды архивного отдела города Белоярский пополнились документами личного происхождения (за 1944-2018 гг.) Репина Валерия Григорьевича, заслуженного врача Российской Федерации, почетного гражданина города Белоярский.

В рамках проведения работы по выявлению особо ценных документов ученых, исследователей обско-югорских народов для включения их в национальный регистр программы ЮНЕСКО «Память мира» в архивных отделах автономного округа проведена работа по отбору документов для создания фондов личного происхождения:

Слинкиной Леоны Константиновны, ветерана Великой Отечественной войны, жителя коренных национальностей манси;

Петрачук Раиды Тихоновны, Ветерана труда Российской Федерации, Почетного гражданина города Урай.

Кроме того, владельцами личных фондов на государственное и муниципальное хранение переданы воспоминания, личная переписка, дневники, статьи, удостоверения к наградам, почетные грамоты, благодарственные письма.

Динамика роста архивного фонда.jpg

За прошедшее трёхлетие объём документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивах автономного округа, увеличился на 7,6% или на 69811 единиц хранения и по состоянию на 1 января 2019 года составляет 979628 единиц хранения, в том числе:

- 516079 ед.хр. управленческой документации;

- 401834 ед.хр. документов по личному составу;

- 13500 ед.хр. документов личного происхождения;

- 9520 ед.хр. научно-технической документации;

- 38178 ед.хр. фотодокументов;

- 501 ед.хр. видеофонограмм;

- 16 ед.хр. фонодокументов.

В течение последних десяти лет практически остается неизменной структура состава документов:

- управленческая документация составляет 54%;

- документы по личному составу – 41%;

- документы личного происхождения – 4%;

- научно-техническая документация – 1%;

- фотодокументы – 1%;

- видеодокументы – 0,05%.

Структура состава документов.jpg

За отчетный период проведено 35 заседаний Экспертно-проверочной методической комиссии (далее – ЭПМК) Архивной службы Югры, на которых рассмотрены вопросы об изменении списков организаций-источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа, о снятии дел с государственного учета архивных документов, о согласовании положений об экспертных комиссиях и архивах организаций, о переработке и усовершенствовании научно-справочного аппарата, об утверждении и согласовании описей и номенклатур дел, о согласовании описей дел ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования архивов автономного округа. Всего на заседаниях ЭПМК в 2018 году рассмотрено:

- описей управленческой документации на 28929 ед. хр. от 684 организаций. Выполнение плана составило 98%;

- описей дел по личному составу на 14868 ед. хр. от 456 организаций-источников комплектования архивов автономного округа;

- описей дел по личному составу ликвидированных организаций на 17198 ед.хр.

- номенклатуры дел 205 организаций. Выполнение плана составило 98%. Увеличение номенклатур дел по сравнению с 2016 годом составило 25%.

Динамика упорядочения.jpg

Архивами автономного округа в 2018 году проведен 21 семинар для работников, ответственных за ведение делопроизводства и архива в организациях, являющихся источниками комплектования государственного и муниципальных архивов с целью оказания им методической помощи. На семинарах рассматривались вопросы подготовки документов для передачи дел на постоянное хранение, составления научно-справочного аппарата и номенклатур дел, изменения в архивном законодательстве.

В отчетном году внедрены новые формы работы с организациями-источниками комплектования. В Государственном архиве Югры и архивной службе администрации г. Урая с ответственными за делопроизводство и архив в рамках семинаров проведены практические занятия по подшивке и оформлению архивных дел. По итогам практических занятий участники семинаров закрепляют полученные знания в форме тестирования.

Кроме того, Государственным архивом Югры в рамках вторых окружных родословных чтениях «Память будущих поколений» проведен мастер – класс «По следам древней письменности».

В 2018 году специалистами архивов автономного округа проведено более 7000 индивидуальных консультаций по вопросам ведения делопроизводства и организации ведомственного архива.

4. Научная информация и использование документов

В 2018 году архивами автономного округа подготовлено 1485 информационных мероприятий. Пользователями архивной информации стали 126 785 человек, что на 5% больше по сравнению с аналогичными данными за 2017 год. Из архивохранилищ выдано исследователям и сотрудникам для получения информации 141 681 ед.хр.

Динамика количества пользователей.jpg

Архивистами автономного округа традиционно проводились мероприятия к юбилейным и памятным датам в истории страны и округа, судьбам известных людей Югорского края, фондообразователям архивных отделов городов и районов автономного округа. Приоритетными в прошедшем году стали мероприятия, посвященные Году добровольца и волонтера в Российской Федерации, Году гражданского согласия в Югре, 100-летию государственной архивной службы России, 100-летию Всесоюзного ленинского коммунистического союза молодежи, памятным датам начала и окончания Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. Всего в 2018 году подготовлено 121 выставка архивных документов, 2 131 инициативная информация, 125 статей, принято участие в 63 теле- и радиопередачах. Архивами автономного округа проведены обзоры выставок, экскурсии в архивохранилища, школьные уроки, встречи с фондообразователями и общественностью.

Динамика проведения информационных мероприятий.jpg

В целях пробуждения исторической памяти и патриотического воспитания в локально-историческом ключе архивистами Югры продолжена реализация ряда проектов, направленных на открытость архивов и формирование патриотизма.

В 2018 году на основе архивных документов по заказу Архивной службы Югры была снята 2 часть документального фильма «Перековка», посвященного теме политических репрессий 1930-1940-х годов.

Продолжена реализация долговременного выставочного проекта «Гордость Югры», в рамках которого подготовлены выставки архивных документов: «Хранительница жемчужного слова», посвященная 90-летию со дня рождения Е.И. Ромбандеевой, российского учёного финно-угроведа мансийского происхождения; «Нити нашей памяти», посвященная 100-летию со дня образования государственной архивной службы России.

В последние годы неуклонно растет в обществе запрос на восстановление своей истории, в этой связи Архивной службой Югры и КУ «Государственный архив Югры» в 2018 году проведены Вторые региональные родословные чтения «Память будущих поколений». В рамках Чтений были организованы и проведены: пленарное заседание, фотовыставка «Мода наших бабушек», выставка семейных раритетов «Старинные вещи – частицы былого», книжная выставка «Ищем свои корни…», мастер-классы «Составь свою родословную» и «По следам древней письменности», презентован информационно-поисковый ресурс - Генеалогический портал «Связь поколений Югры», обеспечивающий доступ к документам генеалогического характера и позволяющий осуществлять поиск сведений.

Подготовлены к изданию и вышли в свет: сборники архивных документов «Память ушедших деревень» и «История Югры в древних актах»; календарь памятных и знаменательных дат Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Югорский калейдоскоп событий на 2018 год», научно-практический журнал «Архивы Югории» № 17.

В рамках мероприятий, посвященных 100-летию государственной архивной службы России архивами автономного округа: проведены торжественные собрания, дни открытых дверей; организованы выставки архивных документов, проведены встречи с ветеранами архивной отрасли, экскурсии в архивы; подготовлены видеопрезентации, представляющие архивы, для включения в архивную коллекцию Российского государственного архива кинофотодокументов.

Организованы и проведены мероприятия, приуроченные к 100-летию со дня образования ВЛКСМ: выставка архивных документов «Возвращение в историю. Роль комсомола в жизни страны, округа, города, семьи» (КУ «Государственный архив Югры»).

Архивной службой Югры подготовлены фотовыставки: «История в одной фотографии», посвящённая Году гражданского согласия в автономном округе и 88-й годовщине образования автономного округа; «Под флагом державным» ко Дню государственного флага России.

Специалисты КУ «Государственный архив Югры» принимали участие в съемке телесюжетов для цикла телепрограмм «Улицы нашего города» ВГТРК «Югория».

Работа по использованию архивных документов по-прежнему активно ведется в Государственном архиве Югры. Специалистами Государственного архива Югры в течение года подготовлено 9 выставочных проектов, в т.ч. 4 виртуальных: «Посвящается памяти Е.И. Ромбандеевой – фондообразователю КУ «Государственный архив Югры», «Сберегая эти земли, эти воды...», к 85-летию со дня рождения Ю.И. Гордеева и Г.И. Бардина и др. По выставкам проведено 24 обзорных мероприятия, которые посетило более 500 человек. На основе архивных документов подготовлено 47 статей и подборок архивных документов для публикации в СМИ, предоставлено более 1025 информационных материалов для размещения на официальном сайте КУ «Государственный архив Югры», принято участие в записи 26 телесюжетов и радиопередач.

На официальном и тематическом сайтах Службы в 2018 году был создан раздел «100-летие государственной архивной службы России», в котором в течение отчетного периода размещено 29 архивных материалов: статьей архивистов автономного округа о проведении юбилейных мероприятий и виртуальных выставок по истории развития архивного дела в Югре.

В 2018 году происходило активное наполнение тематического сайта «Архивы Югры» информационными материалами. Активное участие в этом приняли: архивы городов Когалыма, Нефтеюганска, Нижневартовска, Сургута, Ханты-Мансийска, Белоярского, Березовского, Октябрьского, Нижневартовского, Нефтеюганского районов. Всего, без учета новостных материалов, на сайте в течение 2018 года было размещено 44 материала.

Размещение материала на тематическом сайте Службы ведется по нескольким основным направлениям: «История Югры в архивных документах», «Нефтегазовое освоение Югры в архивных документах», «Великая Отечественная война в архивных документах», «Виртуальные выставки архивных документов», «История культуры Югры в архивных документах»; «Политические репрессии 1930-1940-х годов в архивных документах»; «История здравоохранения Югры в архивных документах».

К памятным датам начала и Победы в Великой Отечественной войне подготовлены и опубликованы архивные материалы в муниципальных периодических изданиях и на сайтах администраций; подготовлены выставки архивных документов: «Женский лик войны» (г. Ханты-Мансийск), «Ни кто не забыт и ни что не забыто» (г. Нефтеюганск), «Они приближали Победу - участники Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., фондообразователи Сургутского городского архива» (г. Сургут), «Кондинский район в годы войны» (Кондинский район), «Никто не забыт и ничто не забыто» (г. Урай) «Писали их на смертном рубеже» (письма с фронта)» (г. Нягань) и др.

Архивистами г. Ханты-Мансийска на странице архивного отдела официального портала органов местного самоуправления г. Ханты-Мансийска создан раздел «Поиск родственников солдат» для оказания помощи поисковым отрядам, обратившимся к архивистам в оказании содействия в поиске родственников солдат, призванных Самаровским (Ханты-Мансийским) райвоенкоматом, останки которых были найдены в ходе проведения поисковых экспедиций. В разделе размещается информация о ходе и результатах поисков. Благодаря совместной работе архивистов, поисковиков, организаций, общественников  в  период 2017-2018 годов найдены родственники двух солдат. Родственники одного солдата не были найдены, но при содействии специалистов архивного отдела была организована поездка представителей поискового отряда МБОУ СОШ №1 для участия в мероприятии по перезахоронению солдата и получению медали «Шагнувший в бессмертие». Медаль хранится в музее СОШ №1.

В Ханты-Мансийском районе архивисты провели акцию по сбору документов «Сохраним историю вместе», в результате фонды архива пополнились материалами по истории населенных пунктов, учреждений и выдающихся личностей района.

Архивный отдел администрации в рамках мероприятий, посвященных 95-летию Кондинского района провел: квест-игру по истории района, заключающуюся в прохождении участниками девяти этапов: «Послание от информаторов», «Фотоулики», «Картография», «Четвертая власть» и т.д., задания квеста раскрывали жизнь района в определенные временные периоды и позволяли участникам получить представление об истории населенных пунктах, развитии промышленности, населении и руководителях района; конкурс «История моей организации»; Краеведческий час «Междуреченский – сердце Конды» и др.

Архивом г. Нягани в 2018 году совместно с общественной организацией «Справедливость» на основе архивных документов издан сборник «Прерванный полет», рассказывающий о судьбах спецпереселенцев Тюменского Севера. Проведено 11 уроков для учащихся школ города с использованием архивных документов на тему «Предпринимательство: история и современность».

Когалымские архивисты продолжили практику ежемесячного предоставления в газету «Когалымский вестник» публикаций на основе архивных документов в рубрику «Листая старые страницы…», всего за 2018 год подготовлено 39 заметок и статей в СМИ.

Архив г. Нефтеюганска продолжил сотрудничество с редакцией газеты «Здравствуйте, нефтеюганцы!», систематически осуществлялось представление архивных материалов и статей в рубрики газеты: «Общество», «Нефтеюганск. 50 лет вместе», «Твои люди, Нефтеюганск» в рамках проведения мероприятий, приуроченных к 50-летию со дня образования города. Регулярно, в инициативном порядке, представлялась информация в рубрику «Новости» официального сайта органов местного самоуправления города. За прошедший год нефтеюганскими архивистами подготовлено 7 выставок архивных документов, 6 статей и подборок архивных документов, принято участие в сьемке 6 телесюжетов, и др.

Архивистами Нижневартовского района в течение отчетного периода подготовлено 8 выставок архивных документов, в т.ч. 4 виртуальные выставки: «Улочки нашего района» (к 90-летию Нижневартовского района), «Великий сын своего народа» (о жителе Нижневартовского района, писателе Ю.К. Вэллы) и др.; архивистами Нижневартовска – 9 выставок «Выборы – завтра начинается сегодня», «Скупые рыцари архива» и др., из которых - 7 виртуальных, электронные версии выставок размещены на официальных сайтах органов местного самоуправления и сайте Архивной службы Югры.

Деятельность архивов Югры освещается в окружной газете «Новости Югры», в средствах массовой информации муниципальных образований автономного округа, телерадиокомпаниями «Югра» и «Югория», на портале «Архивы России», тематическом портале «Архивы Югры», на сайтах муниципальных образований автономного округа, в информационных изданиях органов управления архивным делом Уральского федерального округа и Тюменской области.

За 2018 год исполнено 96 311 запросов, в том числе 90527 социально-правового характера и 5784 тематических запросов. По сравнению с итоговыми показателями за 2017 год количество социально-правовых запросов увеличилось на 9864 запроса, или на 11 %; количество тематических запросов уменьшилось на 330, или 6 %, данная отрицательная динамика обусловлена возможностью пользователей самостоятельного в режиме удаленного доступа получать информацию из электронных ресурсов архивной службы Югры. Запросы органов Пенсионного фонда РФ через защищенные каналы связи составили 27 % от общего количества запросов социально-правового характера. В дополнение традиционной форме поступления запросов архивами автономного округа началось активное внедрение приема запросов через Единый портал государственных и муниципальных услуг, так в 2018 году через ЕПГУ в архивы поступило на 14 % запросов больше, чем за аналогичный период 2017 года. За счет активного внедрения электронных сервисов на сайтах архивов, развития электронного взаимодействия с учреждениями Пенсионного фонда России и внедрения информационных технологий ежегодно снижаются количественные показатели и процентное соотношение граждан, обратившихся в архивы лично, что значительно экономит рабочее время архивистов на осуществление личного приема граждан.

Динамика исполнения запросов.jpg

Наибольшее количество запросов исполнили архивы г. Сургута – 25586, г. Нижневартовска – 16586, г. Нефтеюганска – 9421, г. Нягани – 8812. Положительные ответы получили 68 660 будущих пенсионеров, что составило 76 % от общего количества поступивших в архивы социально-правовых запросов. В течение года в читальных залах архивов автономного округа работал 757 исследователей.

5. Научно-исследовательская и методическая работа

В течение года руководитель и специалисты Службы приняли участие в:

• семинаре Научно-методического совета архивных учреждений УрФО (г. Екатеринбург);

• в научно-практической конференции «Архивные документы в сети Интернет: Pro et Contra» (г. Санкт-Петербург);

• Международной научно-практической конференции «От пергамента к цифре» (г. Казань).

КУ «Государственный архив Югры» в течение отчетного периода проводилась научная разработка архивных фондов в целях выявления документов по истории развития особо охраняемых территорий Хант-Мансийского автономного округа – Югры, подготовлено 16 исторических справок, выявлено 34 фотодокумента по истории заказников и заповедников для размещения в интерактивной карте «История развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

Архивными работниками г. Сургута проведены: практические занятия: на тему: «НСА архива, работа читального зала» для студентов Сургутского политехнического колледжа по специальности «документоведение и архивоведение»; по теме «НСА архива, использование архивных документов для научных целей» для студентов бакалавров по специальности «История» СурГПУ.

Специалисты архива Мегиона совместно со студентами и научными руководителями Нижневартовского государственного университета проводили научную разработку фондов архива в целях выявления документов по теме «История города Мегиона в 1930-1990-х гг.».

Кондинскими архивистами проведено занятие со студентами IV курса Междуреченского аграрного колледжа, обучающихся по специальности «Делопроизводство и архивное дело» по теме: «Организация хранения и использования документов архивного фонда».

В архивном отделе администрации г. Нижневартовска прошли практику 20 студентов бюджетного учреждения профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Нижневартовский социально-гуманитарный колледж» и 4 студента федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Нижневартовский государственный университет»; в Государственном архиве Югры – 14 студентов Технолого-педагогического колледжа, в муниципальном архиве г. Пыть-Яха – 5 студентов Нефтеюганского политехнического колледжа.

Архивным отделом Кондинского района проведено занятие со студентами Междуреченского аграрного колледжа, обучающихся по специальности «Делопроизводство и архивное дело», по теме «Организация хранения и использования документов архивного фонда».

Архивистами Югры в течение года проводились методические семинары по вопросам делопроизводства и архивного дела для специалистов ведомственных архивов.

В плановом порядке продолжается совершенствование научно-справочного аппарата к фондам (дополнения к историческим справкам, каталогизация документов, усовершенствование и переработка описей).

6. Внедрение информационных технологий и развитие информационно-поисковых систем в сфере архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре

Среди основных социальных задач в 2018 году, стоящих перед архивистами Югры, – обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в архивах автономного округа.

Наиболее эффективным инструментом удовлетворения запросов общества и государства к архивной информации является внедрение информационных технологий в архивной отрасли.

Ежегодно Архивная служба Югры принимает активное участие в Международном IT-Форуме с участием стран БРИКС и ШОС. В 2018 году на выставке «Информационные технологии для всех» Архивной службой Югры совместно с архивами автономного округа был представлен выставочный стенд «Связь поколений Югры», на котором презентованы абсолютно новый региональный информационный ресурс – генеалогический портал «Связь поколений Югры» и уже подтвердившие свою эффективность информационные ресурсы: государственная информационная система «Электронный архив Югры», интерактивная карта «История развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры». Для детей проводились викторины, игры и мастер-классы по генеалогии.

В целях обеспечения ускоренного внедрения цифровых технологий в архивной отрасли и повышения эффективного управления архивным информационным ресурсом Архивной службой Югры совместно с архивами автономного округа продолжена реализация проектов – «Электронный архив Югры» и внедрение нового проекта – Генеалогического портала «Связь поколений Югры», направленного на повышение социального статуса семьи как общегражданского института, обеспечивающего передачу от поколения к поколению традиционных ценностей и норм. Информационный ресурс генеалогического портала «Связь поколений Югры» по состоянию на 1 января 2019 года включает 102000 проиндексированых записей метрических книг о событиях рождения, бракосочетания и смерти 166 959 персоналий.

В 2018 году Генеалогический портал «Связь поколений Югры» занял III место в номинации «Культура» на Всероссийском конкурсе региональной и муниципальной информатизации «ПРОФ-IT».

В целях повышения качества, доступности предоставляемых услуг и удовлетворённости пользователей архивными документами и обеспечения свободного и равного доступа населения к открытой архивной информации архивами автономного округа продолжена работа по созданию автоматизированного научно-справочного аппарата и переводу документального исторического наследия в электронный вид.

В отчетный период переведено в электронный вид и подготовлено к загрузке в государственную информационную систему «Электронный архив Югры» 4795 особо ценных и наиболее востребованных дел, такие как Берёзовский райисполком, Ханты-Мансийский райисполком, Ханты-Мансийский окружной отдел местной промышленности, а также коллекции документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 годов и тружеников тыла, Коллекция документов жертв политических репрессий, Коллекция документов первых руководителей автономного округа.

Количество особо ценных дел.jpg

По состоянию на 01.01.2019 цифровой контент государственной информационной системы «Электронный архив Югры» увеличен на 18% и составляет 36566 единиц хранения особо ценных и наиболее востребованных дел переведенных в электронный вид.

Доля фондов Государственного архива Югры, переведенных в электронную форму, достигла 35%.

В 2018 году через Единый портал государственных услуг поступило 68 запросов о получении государственной услуги «Предоставление доступа к электронному читальному залу в государственной информационной системе «Электронный архив Югры», что позволило увеличить количество пользователей государственной информационной системы «Электронный архив Югры» за трехлетний период в два раза или более чем на 5000 пользователей.

Динамика роста посещений ГИС Электронный архив Югры.jpg

В развитии НСА приоритет отдается созданию тематических баз данных на основе автоматизированных архивных технологий. В настоящее время в архивах автономного округа создано и ведется 42 тематических базы данных: «Картотека решений окружного, районных и городских Советов народных депутатов и их исполкомов», «Посемейные списки административно-ссыльных», «Номенклатурные работники окррайгорисполкомов», «Календарь памятных дат», «Фотокаталог», «Награждены за труд» и 49 вспомогательных учетных баз данных: «Организации-источники комплектования»; «Справочник местонахождения документов по личному составу»; «Учет обращений граждан и организаций».

Суммарный объем архивной информации, накопленный в тематических базах данных достигает 336331 записей.

Сетевая инфраструктура архивных органов Югры представлена Архивной службой Югры, КУ «Государственный архив Югры» и 22 архивными отделами администраций городов и районов автономного округа.

В 2018 году парк компьютерной техники Архивной службы Югры составил 226 единиц в том числе:

- в Службе 22 компьютера класса выше Pentium IV, 2 ноутбука; 

-в Государственном архиве Югры 49 компьютеров класса выше Pentium IV, 2 ноутбука, 1 сервер.

- в архивных отделах администраций городов и районов автономного округа парк компьютерной техники составил 150 компьютеров.

Архивная служба Югры входит в единую корпоративную локально-вычислительную сеть исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

По итогам конкурса сайтов органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры 2018 года официальный сайт Архивной службы Югры https://archivesl.admhmao.ru занял первое место с максимальным количеством баллов 123 по 66-ти показателям

Службой по делам архивов выполнены поручения Совета при Губернаторе Ханты-Мансийского автономного округа - Югры по развитию информационного общества, касающиеся размещения на сайте в обязательном порядке в формате открытых данных перечня архивов автономного округа и информации о государственных услугах. В настоящее время в формате открытых данных на сайте Службы размещены 10 наборов (в 2017 году было 5 наборов): Динамика роста Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры; Ежегодный план проведения мероприятий Архивной службы Югры; Ежегодный план проведения мероприятий Государственного архива Югры; Ежегодный план проведения проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на территории Ханты-Мансийского автономного округа - Югры Службой по делам архивов ХМАО-Югры на 2019 год; Перечень архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры; Перечень государственных услуг предоставляемых Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры; Подведомственные учреждения Архивной службы Югры; Порядок обращений граждан; Проведение государственного контроля (надзора) Архивной службы Югры; Телефонный справочник Архивной Службы Югры.

В 2018 году Службой принят приказ № 28-Пр-71 от 21.06.2018 «О размещении информации на портале открытых данных Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», которым утвержден перечень наборов открытых данных, предназначенных для размещения и назначены ответственные за размещение наборов открытых данных и их актуализацию.

На официальном сайте Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры www.archivesl.admhmao.ru размещается полная информация о деятельности Службы по делам архивов автономного округа: новости, актуальная информация о проверках, государственных услугах, исполнению Указов президента РФ, координационных и совещательных органах, государственных программах, по обращениям граждан, по антикоррупционной деятельности, информация о вакансиях, конкурсах на замещение вакантных должностей, планы, отчеты, протоколы, тексты выступлений руководителя и заместителя Службы, материалы средств массовой информации. Все нормативные правовые документы размещаются в трех форматах: гипертекстовом, Word и PDF. Показатели развития архивного дела в автономном округе размещены в виде инфографики (картинки, слайды, графики), что очень удобно для пользователей. На сайте размещаются фотографии и график мероприятий. Также есть рубрики: «Календарь», «Виртуальные выставки архивных документов», «Краткий справочник по фондам архивов Югры», «Документальные фильмы».

В 2018 году на официальном сайте Службы была опубликована «Публичная декларация целей и задач Архивной службы Югры». Происходило активное наполнение рубрики «Профилактика правонарушений». В рубрике «Обращения граждан и организаций» были размещены ответы на часто задаваемые вопросы.

В конце 2018 года на сайте появился Справочник местонахождения документов ликвидированных предприятий, что очень облегчит поиск и архивистам, и гражданам.

В 2018 году официальный сайт Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры https://archivesl.admhmao.ru посетило 11922 человека (в 2017 году - 9054 человек). Наибольшее количество посещений – 443 в неделю, было в апреле месяце во время мероприятий, посвященных празднованию 100-летия государственной архивной службы России. Второй пик посетителей сайта – 414 посещений в неделю, произошел традиционно в неделю перед празднованием Дня рождения Югры в декабре.

Собственные интернет-сайты имеют: Государственный архив Югры, архив Кондинского района и архив города Пыть-Яха, 19 архивных отделов, размещают информацию на страницах интернет-сайтов администраций соответствующих муниципальных образований.

Тематический сайт «Архивы Югры» www.arhivugra.admhmao.ru является площадкой общения архивистов Югры, на котором размещаются новости архивной отрасли, нормативные документы, методические разработки, краткий справочник по фондам, ссылки на ПК «Архивный фонд» для муниципальных архивов.

Сайт стал хорошим информационным ресурсом для пользователей архивной информации и тех, кто интересуется историей Югры. На сайте размещаются выставки архивных документов, либо ссылки на них, материалы, основанные на архивных документах, подготовленные архивистами, краеведческие исследования.

В 2018 году в год 100-летия принятия Декрета об отделении церкви от государства и школы от церкви (23 января 1918 года) создан новый раздел «История ликвидации православных церквей на территории Югры в архивных документах», в котором размещены статьи о закрытии церквей, архивные фотографии и документальный фильм «Время покаяния».

В 2018 году происходило активное наполнение тематического сайта «Архивы Югры» информационными материалами. Активное участие в этом приняли: архивы городов Когалыма, Нефтеюганска, Нижневартовска, Сургута, Ханты-Мансийска, Белоярского, Березовского, Октябрьского, Нижневартовского, Нефтеюганского районов. Ссылки на материалы Государственного архива Югры размещаются Архивной службой Югры самостоятельно без предоставления информации. Всего, без учета новостных материалов, на сайте в течение 2018 года было размещено 44 материала.

Тематический сайт «Архивы Югры» https://arhivugra.admhmao.ru посетило в 2018 году 37830 человек (в 2017 году - 25 546 человек). Наибольшее количество посещений – 3200 в неделю, это абсолютный рекорд в истории Службы.

В 2018 году Архивная служба Югры провела большую работу по созданию собственного информационного пространства в социальных сетях. Размещение информации о деятельности архивных служб и учреждений в социальных сетях – это необходимость современной ситуации. В октябре 2018 года в городе Нефтеюганске во время проведения расширенного заседания коллегии Архивной службы Югры было принято решение коллегии: государственному и муниципальным архивам Ханты-Мансийского автономного округа – Югры провести работу по созданию и развитию официальных групп архивов в социальных сетях, в срок до 1 марта 2019 года. Работа эта началась: уже имеют страницы в социальных сетях Государственный архив Югры, архивы городов Нефтеюганска, Нягани, Сургута, Нефтеюганского района.

В настоящий момент у Архивной службы Югры имеются 3 страницы в социальных сетях: Facebook, ВКонтакте и Одноклассники.

В Facebook страница Архивной службы Югры по состоянию на 01.01.2019 имеет 94 подписчика. В социальной сети ВКонтакте у Архивной службы Югры 30 подписчиков. В социальной сети «Одноклассники» страница Архивной службы Югры имеет 3 подписчиков.

В 2017 году у Архивной службы Югры открыт свой канал на видеохостинге YouTube https://www.youtube.com/channel /UCRnWZItdsV4mwHVV-wB1XXw. В настоящее время загружено 13 видео, имеется 11 подписчиков, всего с момента открытия канала – 704 просмотра. Загружены документальные фильмы, снятые по заказу Архивной службы Югры: «Город Солнца», «Время покаяния», «Откуда нефть, когда кругом тайга», «Продолжение легенды», «Перековка», «Перековка. Часть вторая», «80 лет Архивной службе Югры: из прошлого в будущее», фильм Государственного архива Югры «Чтим и храним прошлое: стремимся в будущее», фильм о Сургутском городском архиве, видеоролик «Поэма К. Симонова «Сын артиллериста», два проекта «Раскрашенная история» и «Прошлое на фоне настоящего». Наибольшее количество просмотров – 141 у документального фильма «Перековка».

7. Работа с кадрами

Общее количество штатных единиц органа управления архивным делом в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре – Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Архивная служба Югры) в 2018 году составило 17 единиц (в 2017, 2016 годах – составляло 18 единиц), произошло сокращение 1 штатной единицы.

Структура Архивной службы Югры представлена тремя отделами:

отдел контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учёта архивных документов;

отдел контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг;

административный отдел.

Укомплектованность архивов автономного округа кадрами – 100%. Наметился приток молодежи в Государственный архив Югры в связи с тем, что став казенным учреждением, средняя зарплата в нем увеличилась.

Штатная численность казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (далее – Государственный архив Югры), подведомственного Архивной службе Югры, составляет 31 штатную единицу, также как и в 2017, 2016 годах.

Деятельность в сфере архивного дела в муниципальных образованиях Ханты-Мансийского автономного округа – Югры осуществляют 22 структурных подразделения органов местного самоуправления (далее – муниципальные архивы).

На 1 января 2019 года в муниципальных архивах количество штатных единиц составило 106 (в 2017 году – 113 единиц). Количество штатных единиц муниципальных архивов уменьшилось за счет реорганизаций штатов администраций муниципальных образований, выведения из органов управления в сфере архивного дела г. Сургута 5 единиц и их передачи в подведомственное администрации муниципальное учреждение, в г. Нижневартовске – 1 единицы, 1 единица была внесена в предыдущий отчет ошибочно.

Всего штатная численность Архивной службы Югры, Государственного архива Югры, муниципальных архивов автономного округа составляет 154 единицы.

Из указанного количества сотрудников высшее образование имеют 139 архивистов (90% от общего количества), в том числе по специальностям «Документоведение и архивоведение» - 26 человек, по специальности «Преподаватель истории, историк» - 30 человек, среднее специальное образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» - 8 человек, 4 специалиста повышают свой образовательный уровень заочно в вузах страны, 9 специалистов прошли дополнительную переподготовку по специальности «Архивоведение» в Федеральном бюджетном учреждении «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела».

В отчетном году выбыли 9 человек, приняты на работу 11 человек, в том числе 2 человека назначены на вышестоящие должности.

Все показатели отчета стабильны на протяжении ряда лет, имеют незначительные колебания (рост или снижение).

Государственные гражданские служащие Архивной службы Югры, специалисты Государственного архива Югры и муниципальных архивов повысили свою квалификацию на курсах по программам: «Противодействие коррупции», «Охрана труда», «Контрактная система в сфере закупок», «Обеспечение безопасности персональных данных».

Немаловажное значение для кадрового обеспечения архивов играет социальные гарантии, материальные моральные поощрения работников, представление к ведомственным наградам Росархива, Минкультуры Российской Федерации и наградам Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Почетной грамотой Федерального архивного агентства награждёны 5 специалистов муниципальных архивов, нагрудным знаком «Почетный архивист» - 8 специалистов.

В 2018 году проведен 5 региональный конкурс профессионального мастерства «Лучший архивист Югры».

Подготовку по специальности «Документоведение и архивоведение» на территории автономного округа осуществляют Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Нижневартовский государственный университет», Сургутский государственный педагогический университет, Сургутский институт экономики, управления и права – филиал ФГБОУ ВПО «Тюменский государственный университет».

Отделения по специальности «Документационное обеспечение управления» работают в учебных учреждениях профессионального образования: «Ханты-Мансийском технолого-педагогическом колледже», «Сургутском политехническом колледже», «Лангепасском политехническом колледже».

В 2018 году учебную практику в органах управления в сфере архивного дела муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры прошли 88 студентов.

Договорные отношения об обучении архивных работников установлены между Государственным архивом Югры и ВНИИДАД, ФГБОУ ВО «Югорский государственный университет».

В 2018 году Архивной службой Югры возрожден и успешно развивается институт наставничества: в Архивной службе Югры и муниципальных архивах деятельность осуществляли 11 наставников из числа наиболее опытных специалистов в отношении 71 наставляемого.

Опубликовано: 19.02.2019 14:55        Обновлено: 19.02.2019 15:49