Размер:
Цвет:

За 2014 год

 

Отчёт о реализации «Основных направлений развития архивного дела

в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре в 2014 году»

 

1. Государственное регулирование развития архивного дела

 

Деятельность Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Служба) осуществлялась в соответствии с «Основными направлениями развития архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2014 год» и была направлена на принятие мер по соблюдению нормативных режимов хранения документов, обеспечение сохранности и своевременный учет архивных документов, качественное комплектование Архивного фонда Российской Федерации, приведение административных регламентов по предоставлению государственных услуг, осуществлению государственных функций, в соответствии с нормативной правовой базой, оцифрование архивных документов, осуществление работ по индексированию и загрузке в ИС «Электронный архив Югры» заголовков описей, переведённых в электронный вид, расширение доступа к архивным документам для всех категорий пользователей и информационное обслуживание населения.

В 2014 году все мероприятия Службы, государственного и муниципальных архивов автономного округа были посвящены 80-летию со дня образования Архивной службы Югры.

1 октября 2014 года в городе Ханты-Мансийске состоялись праздничные мероприятия, посвященные 80-летию со дня образования Архивной службы Югры.

В Государственном архиве Югры прошла встреча с работниками и ветеранами архивной отрасли автономного округа. Главными героями встречи были ветераны.

Встреча с ветеранами продолжилась презентацией выставки «Архивная служба. 80 лет вместе с Югрой», на которой были представлены архивные документы и фотографии по истории развития архивной отрасли в Остяко-Вогульском национальном, а затем и в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре. Для участников встречи была проведена экскурсия по Государственному архиву Югры, показана работа единственной в округе реставрационной лаборатории, продемонстрированы: АИС «Электронный архив Югры» и документальный фильм «Архивы Югры: из прошлого в будущее». Ветераны были приятно удивлены активному использованию современных информационных технологий в архивном деле.

Юбилейные мероприятия продолжились в концертно-театральном центре «Югра-Классик», где состоялись торжественное собрание и презентация выставки «История Югры в архивных документах». На выставке по истории Югры были представлены подлинники архивных документов из 23-х архивов автономного округа, хронологические рамки которых охватили 100 лет: с начала XX по начало XXI века. Рядом со старопечатными и метрическими книгами из коллекции Государственного архива Югры, на выставке были представлены документы отражающие:  образование и становление Остяко-Вогульского национального округа; вклад Ханты-Мансийского автономного округа в Победу над фашизмом; начало промышленного освоения недр Югры; строительство новых городов и поселков; значимые для округа события; документы личного происхождения выдающихся людей, которые внесли значительный вклад в становление Югры. Эта выставка стала началом масштабного выставочного проекта, посвященного 85-летию Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, который будет отмечаться в 2015 году.

На торжественном собрании, на которое были приглашены работники и ветераны архивной отрасли, фондообразователи архивов автономного округа и почетные гости, архивистов Югры поздравили: заместитель Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Путин Алексей Андреевич, председатель Думы автономного округа Хохряков Борис Сергеевич, Глава города Ханты-Мансийска Филипенко Василий Александрович.

На собрании 21 архивисту были вручены почетные грамоты и благодарности Федерального архивного агентства, Губернатора, Думы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. Юбилейные мероприятия завершились праздничным концертом. 

В соответствии с постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры  от 25 декабря 2014 года «О порядке образования общественных советов и типовом положении об общественном совете при исполнительном органе государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» продолжено взаимодействие с  Общественным советом при Службе по делам архивов автономного округа по вопросам принятия эффективных решений и разработке мер по реализации государственной политики в архивной сфере деятельности.

Службой продолжено внедрение Административного регламента предоставления государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» утвержденного приказом Службы от 16 августа 2013 года № 7-нп.

Приказами Службы утверждены: Перечень государственных услуг (работ), оказываемых казенным учреждением Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (далее также – Учреждение, Государственный архив Югры, КУ «Государственный архив Югры») на 2015 год и на плановый период 2016 и 2017 годы; Государственное задание Учреждения на 2015 год и на плановый период 2016 и 2017 годы.

Деятельность КУ «Государственный архив Югры» в 2014 году осуществлялась в соответствии с основными направлениями развития архивного дела, определенными в Государственном задании   КУ «Государственный архив Югры», утвержденном приказом Службы от 27.12.2013 №143.

В соответствии с распоряжением Департамента по управлению государственным имуществом  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 20 мая 2014 года №13-Р-1023 внесены изменения в Устав КУ «Государственный архив Югры» в части изменения названия учреждения и его видов деятельности.

Приказом КУ «Государственный архив Югры» от 09.01.2014 № 1 утверждено штатное расписание КУ «Государственный архив Югры» на 2014 год, штатная численность КУ «Государственный архив Югры» на конец года составила 31 единицу.

Законом Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 7 ноября 2013 года № 107-оз «О бюджете Ханты-Мансийского автономного округа – Югры на 2014 год и плановый период 2015 и 2016 годов» доведены бюджетные ассигнования до КУ «Государственный архив Югры». По состоянию на 1 января 2015 года исполнение бюджета составило 100 %.

Учитывая требования действующего законодательства по обеспечению открытости деятельности казенных учреждений в плановом режиме обслуживается и пополняется информацией   официальный сайт КУ «Государственный архив Югры» (www.gahmao.ru), который дает возможность посетителям сайта, посредством специальной формы-заявления обратиться в КУ «Государственный архив Югры» о получении информации социально-правового характера, ознакомиться с нормативно-правовыми документами в сфере архивного дела, узнать о ранее проведенных и планируемых мероприятиях и выставках в Учреждении.

С целью совершенствования единых правил и норм функционирования Учреждения в 2014 году КУ «Государственный архив Югры» была продолжена деятельность по разработке, доработке и внедрению соответствующих нормативных локальных актов.

В целях обеспечения безопасных условий труда в Учреждении проведена аттестация рабочих мест по условиям труда. По результатам оценки условий труда установлены компенсации работникам, которые заняты на тяжёлых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

В 2014 году произошли структурные изменения в сети Архивной службы Югры.

Согласно решению Думы Нефтеюганского района от 25.03.2014 № 463 отдел по делам архивов администрации Нефтеюганского района вошел в состав Управления по связям с общественностью администрации Нефтеюганского района.

Архивная служба Югры по состоянию на 1 января 2015 года включает в себя:

  • Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (18 человек);
  • казенное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (31 человек);
  • 22 органа управления архивным делом в муниципальных образованиях Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, выполняющих функции муниципальных архивов.

В соответствии с реализацией Закона Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 18.10.2010 № 149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» в муниципальных образованиях автономного округа приняты нормативные правовые акты об осуществлении отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела. В архивах автономного округа сосредоточено более 12 000 документов государственной собственности автономного округа, находящихся на муниципальном хранении, на работу с которыми в 2014 году было выделено 4 457 000 рублей из средств окружного бюджета.

Для реализации социальных прав граждан на получение и использование информации, содержащейся в архивных документах Югры, пролонгированы соглашения об информационном взаимодействии между государственными учреждениями – территориальными Отделами Пенсионного фонда Российской Федерации и администрациями муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

На основании соглашений о взаимодействии между администрациями муниципальных образований автономного округа и муниципальными казёнными учреждениями «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее – МФЦ)  осуществляется взаимодействие между МФЦ и архивными отделами администраций г.Мегиона, г. Нефтеюганска, г. Нягани, г. Пыть-Ях, г.п. Лянтор, г.Урай, Березовского, Советского и Нефтеюганского районов.

Специалистами муниципальных архивов ежеквартально в уполномоченный орган власти предоставлялась информация о количестве и характере обращений граждан, а также о результатах их рассмотрения.

Постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 09.10.2013 года № 427-п утверждена Государственная программа Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Развитие культуры и туризма в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2014-2020 годы» (далее – Программа). Архивная служба Югры является соисполнителем данной Программы. В рамках программы осуществляется выделение субвенций на исполнение отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, обеспечение деятельности Службы и КУ «Государственный архив Югры».

В муниципальных образованиях автономного округа утверждены муниципальные программы по развитию культуры и туризма, экономики на 2014-2017 годы. Соисполнителями муниципальных программ выступают муниципальные архивы. В рамках подпрограмм доведены финансовые ассигнования из бюджета Ханты-Мансийского автономного округа – Югры – субвенции на осуществление полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и ассигнования из бюджета муниципальных образований автономного округа на обеспечение деятельности архивов.

В рамках реализации Федерального закона от 26.12.2008 № 294–ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»  Службой в 2014 году проведено 3 проверки в организациях, учреждениях автономного округа за соблюдением законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела, по результатам проверок подготовлены акты и предписания, подведены итоги контрольной деятельности на расширенном заседании коллегии Архивной службы Югры.

В соответствии с поручением Президента Российской Федерации в День Конституции Российской Федерации (12 декабря) Архивная служба Югры, государственный и муниципальные архивы приняла участие в Общероссийском дне приёма граждан.

В целях приведения муниципальных нормативных правовых актов в соответствии с законодательством Российской Федерации и предоставления муниципальных услуг органами местного самоуправления автономного округа продолжена работа по пересмотру и утверждению административных регламентов по предоставлению архивными отделами администраций муниципальных образований муниципальных услуг в сфере архивного дела     (г. Нижневартовск, г.Нефтеюганск, г.Нягань, г.Пыть-Ях, г.Когалым, г.Лангепас, г.Радужный, г.Югорск, г.Урай, г.Ханты-Мансийск, г.Мегион, Березовский, Белоярский, Кондинский, Нефтеюганский, Октябрьский районы).

В соответствии  с Федеральным законом от. 27.07.2010 №210   «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» в муниципальных образованиях автономного округа проведен мониторинг предоставления муниципальных услуг в сфере архивного дела для выявления уровня удовлетворенности граждан качеством предоставления муниципальных услуг.

Продолжается взаимодействие Службы с муниципальными образованиями автономного округа, в т.ч. путем проведения заседаний коллегии Службы, Дней Архивной службы Югры в муниципальных образованиях автономного округа, что позволяет эффективно решать проблемные вопросы архивных отделов администраций муниципальных образований, среди которых на главном месте – качественное предоставление муниципальных услуг, улучшение материально-технической базы архивов автономного округа, информатизация архивного дела.

По поручению главы г. Покачи в апреле 2014 года в администрации города был проведен день Дублера, посвященный празднованию «Дня местного самоуправления». В целях проведения профориентации учащихся школ города, всех руководителей структурных подразделений администрации города, в том числе и руководителя архивного отдела замещали старшеклассники.

В 2014 году День Архивной службы Югры проведен в муниципальном образовании г. Пыть-Ях, в рамках которых состоялись встречи  руководителя Службы с главами администраций муниципальных образований, с кураторами архивных отделов, представителями общественности с обсуждением актуальных вопросов развития архивного дела в муниципальных образованиях.

Вопросы развития архивного дела включаются в планы работы администраций муниципальных образований автономного округа, ежеквартально рассматриваются на аппаратных совещаниях при Главах администраций, кураторам архивных отделов еженедельно направляются отчёты о проделанной работе.

В целях повышения качества работы в сфере делопроизводства и архивного дела проведены проверки в органах управления культуры, по итогам которых подготовлены и направлены в адрес руководителей справки      (г.Мегион, г.Радужный, г.Нефтеюганск, г.Ханты-Мансийск, Октябрьский, Нижневартовский районы и др. )  

Муниципальными архивами проводились тематические проверки по обеспечению сохранности документов по личному составу в организациях и учреждениях муниципальных образований автономного округа. По итогам проверки подготовлены и направлены справки для информации и принятию мер по устранению нарушений в адрес руководителей учреждений и организаций.

Ежемесячно осуществлялся мониторинг исполнения поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе по вопросам архивного дела.

В 2014 году были проведены комплексные и контрольные проверки работы архивных отделов администраций муниципальных образований  г. Нижневартовска, г.Ханты-Мансийска, г.Сургута, г.п. Лянтора, Октябрьского района и 2 тематические проверки в КУ «Государственный архив Югры» по теме «Комплектование архивного фонда Российской Федерации» и «Реализация законодательства Российской Федерации в сфере защиты персональных данных». По итогам данных проверок подготовлены и направлены справки для информации и принятию мер по устранению нарушений в адрес государственного и муниципальных архивов.

Во исполнение закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Архивная служба Югры продолжает заключать соглашения с территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями о взаимодействии в области архивного дела и делопроизводства.

В 2014 году органами местного самоуправления было принято более 60 нормативных правовых актов по вопросам развития архивного дела (г.Покачи (7), г.Радужный (5), г.Сургут (4), г.Когалым (4), г.Пыть-Ях (3), г.Нижневартовск (3), г.Нефтеюганск (3), г.Мегион (2), г. Лангепас (1), г.Нягань (1), г.Югорск (1), г.Ханты-Мансийск (1),  г.Урай (1), Берёзовский (7), Октябрьский (5), Нефтеюганский (4), Нижневартовский (3), Белоярский (3), Ханты-Мансийский (2), Кондинский, Советский районы (1).

В целях реализации Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ   «О противодействии коррупции», Указа президента Российской Федерации от 11.04.2014 № 226 «О национальном плане противодействия коррупции            на 2004-2015 годы», в соответствии с Планом противодействия коррупции в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2014-2015 годы и статьями 2, 4 Закона Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 25.09.2008  № 86-оз «О мерах по противодействию коррупции в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре» приняты локальные нормативные акты и созданы соответствующие комиссии. В отчетный период признаков конфликта интересов и нарушения законодательства по противодействию коррупции не выявлено. Личной заинтересованности, которая могла бы повлиять на объективное исполнение должностных обязанностей работниками Службы и  Учреждения, не обнаружено.

Специалисты государственного и муниципальных архивов повысили свою квалификацию по программам «Противодействие коррупционным проявлениям на муниципальной службе» и «Управление государственными и муниципальными закупками». Руководители муниципальных архивов исполняют полномочия по закупкам обеспечения государственного и муниципальных архивов автономного округа.

В плановом порядке проводились заседания коллегии Службы.

 

2. Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

 

В 2014 году Службой и архивами муниципальных образований автономного округа проведены мероприятия по созданию нормативных условий и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату, обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, ведению государственного учета документов. Продолжалась работа по дальнейшему укреплению пожарной и охранной безопасности архивов.

Администрацией муниципального образования город Сургут строительство Сургутского межмуниципального архива включено в муниципальную комплексную программу «Создание условий для развития муниципальной политики в отдельных секторах экономики города Сургута на 2014 – 2020 годы». Для решения вопроса рационального размещения архивных документов в условиях стопроцентной загруженности архивохранилищ Сургутского городского архива администрацией города  выделено дополнительное помещение для хранения мало востребованных архивных документов.

Архивному отделу администрации г. Мегиона выделены дополнительные помещения площадью 103, 7 м2.

В архиве г. Нижневартовска проведена реконструкция входной группы с устройством автоматического подъёмника для маломобильных посетителей архива. В архиве г. Лангепаса произведены ремонтные работы помещений, установлены металлические жалюзи.

Помещения КУ «Государственный архив Югры» оснащены системой видеонаблюдения, в г. Сургуте, г. Радужном входные группы архивов оборудованы ведеокамерами.  

В целях контроля пожарной и охранной безопасности в архивах автономного округа службами вневедомственной охраны проводились проверки приборов охранной и пожарной сигнализации, обслуживающими организациями произведена замена огнетушителей. В архиве г. Когалыма установлена новая пожарная сигнализация.

В КУ «Государственный архив Югры», архивах муниципальных образований проводились инструктажи по охране труда и пожарной безопасности, вносились изменения и дополнения в документы, регламентирующие действия архивных работников и персонала в условиях ЧС.        

В целях соблюдения нормативных режимов хранения архивных документов в соответствии с утверждёнными графиками работ в архивах проводились санитарные дни, осуществлялся контроль за состоянием температурно - влажностных параметров хранилищ, при необходимости осуществлялись мероприятия по оптимизации условий хранения. Поддержание необходимых показателей  климата в архивохранилищах осуществляется при помощи систем приточно-вытяжной вентиляции и кондиционирования воздуха. В архиве Берёзовского района установлены новые кондиционеры.

В КУ «Государственный архив Югры» и архивах муниципальных образований автономного округа проводилась работа по картонированию документов. В Государственном архиве Югры за прошедший год закартонировано 8 162 ед.хр., в муниципальных архивах – свыше 17 000 ед. хр.

Осуществлены проверки наличия и состояния документов и дел в КУ «Государственный архив Югры», в архивах муниципальных образований городов и районов: Нягань, Мегион, Нефтеюганск, Сургут, Урай, Ханты-Мансийск, Кондинского, Нижневартовского и Советского районов.

 По итогам сплошной постеллажной проверки наличия и физического состояния дел в  КУ «Государственный архив Югры» выявлено более 10 000 дел, нуждающихся в реставрации, что составляет 9,7 % от общего количества хранящихся дел. Реставрационной лабораторией  КУ «Государственный архив Югры» в отчётном году отреставрировано 73 ед. хр. (2 761 л.) на бумажной основе, проведена консервационно-профилактическая обработка кинодокументов (43 ед. хр.), фотодокументов (1730 ед. хр.).  

В целях улучшения физического и технического состояния документов в архивах автономного округа сделано подшито (переплетено) 4 463 ед.хр.

В целях создания фонда пользования на электронных носителях в КУ «Государственный архив Югры», муниципальных архивах г. Сургута, г.Нягани, г. Урая продолжалась работа по сканированию наиболее востребованных архивных документов силами архивных работников.

В архивах автономного округа своевременно осуществлялась выдача документов пользователям в читальный зал и сотрудникам, а также  подкладка их обратно. При возврате дел проводилась полистная проверка дел. Фактов утраты, порчи документов не выявлено.

В сфере государственного учёта документов за отчетный год проведена работа архивов по заполнению и совершенствованию форм учетной документации. 

В архивных отделах администраций муниципальных образований проведена переработка описей дел постоянного срока хранения, работа по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидированных организаций.

Во всех архивах автономного округа ведутся автоматизированные системы государственного учета. Проведена паспортизация архивов организаций – источников комплектования.

Несмотря на то, что архивами автономного округа выполняются основные виды работ по обеспечению сохранности архивных документов, требует дальнейшего решения проблема размещения архивов в специально построенных или приспособленных зданиях.

Архивы городов Сургута, Пыть-Яха, Ханты-Мансийска размещены на первых этажах жилых зданий, архивы городов  Нижневартовска, Радужного, Октябрьского района находятся в административных зданиях совместно с другими структурными подразделениями администраций или другими организациями. Дефицит архивных площадей имеется в архиве Советского района. В архивах городов Нефтеюганска, Покачи, Сургута; Нефтеюганского района загруженность архивохранилищ составляет 100 %, в городах Лангепас, Лянтор, Нижневартовск, Пыть-Ях, Ханты-Мансийск – свыше 80 %.

 

3. Комплектование Архивного фонда РФ. 

Организационно-методическое руководство ведомственными архивами 

и организацией документов в делопроизводстве учреждений, 

организаций и предприятий

 

В 2014 году продолжалась работа Архивной службы Югры по качественному формированию Архивного фонда Российской Федерации, улучшению комплектования государственного и муниципальных архивов, совершенствованию ведомственного хранения документов, обеспечению их сохранности, в том числе документов по личному составу ликвидированных организаций.

В рамках работы по созданию полноценной источниковой базы по истории Югры своевременно рассматривались и принимались решения ЭПМК по внесению изменений в списки организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов (далее Список источников комплектования).

На 01.01.2015 общее количество источников комплектования архивов автономного округа составило 853 организации, в том числе: 220 – государственной формы собственности, 592 – муниципальной формы собственности, 41 – частной формы собственности. Относительно 2013 года количественный состав источников комплектования снизился на 0,5% в связи с исключением из списков организаций – источников комплектования муниципальных архивов органов управления в сфере здравоохранения администраций городов и районов автономного округа. В отчетном году из Списков организаций – источников комплектования архивов исключено 8 и включено 4 организации.

В отчетном году КУ  «Государственный архив Югры» продолжена работа по заключению трехсторонних соглашений с территориальными органами федеральных органов государственной власти, федеральными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства, всего в 2014 году заключено 28 соглашений.

Государственным и муниципальными архивами автономного округа систематически велась работа по внедрение в практику работы организаций – источников комплектования:

  • Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477;
  • Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых приказом Росархива от 23.12.2009 № 76;
  • Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков (М., 2010).

В целях организации внутриведомственного контроля специалистами Архивной службы Югры проводились проверки соблюдения организациями – источниками комплектования архивов правил хранения, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. Проведено 25 комплексных, контрольных и тематических проверок. По итогам проверок подготовлены справки и проведены совещания с руководителями организаций.

В состав Архивного фонда принято 22 065 единиц хранения управленческой документации, что на 10,4% больше, чем в 2013 году. В отчетном году архивами автономного округа продолжена совместная работа с конкурсными управляющими ликвидируемых организаций в целях обеспечения сохранности документов. В связи с реорганизацией и ликвидацией как государственных, так и негосударственных предприятий, учреждений, организаций принято на хранение 10 916 единицы хранения по личному составу, что на 1,9% меньше, чем в 2013 году.

Архивами автономного округа велась работа по комплектованию фотодокументами. Состав фотофонда архивов автономного округа увеличился на 1 179 единиц хранения. Комплектование фотофонда проводилось специалистами архивов на основе инициативного документирования. В состав фотофонда приняты фотографии, отражающие быт, моменты трудовой и общественной жизни коренного населения начала XX века (1913 год), а также современную социально-культурную жизнь Югры.

Продолжена работа по приему документов личного происхождения от владельцев личных фондов. В состав Архивного фонда принято 387 единиц хранения, что на 46,9% больше чем 2013 году. Владельцами личных фондов на государственное и муниципальное хранение переданы воспоминания, личная переписка, дневники, статьи, удостоверения к наградам, почетные грамоты, благодарственные письма, которые пополнили коллекции документов участников Великой Отечественной войны и тружеников тыла, ветеранов Афганской войны, заслуженных граждан городов и районов автономного округа, почетных работников различных отраслей экономики. В отчетном году в муниципальный архив Кондинского района принята коллекция документов выдающегося российского спортсмена Устюгова Сергея Александровича, мастера спорта международного класса, двукратного чемпиона мира среди молодежи.

Объем Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры увеличился на 9% и по состоянию на 01.01.2015 г. – 844 645 ед. хр.,  в том числе:

- 430221 ед.хр. управленческой документации;

- 362608 ед.хр. документов по личному составу;

- 11174 ед.хр документов личного происхождения;

- 8383 ед.хр. научно-технической документации;

- 31 822 ед.хр. фотодокументов; 

- 386 ед.хр. видеофонограмм;

- 8 ед.хр. фонодокументов;

- 43 ед.хр. кинодокументов.

За отчетный период проведено 12 заседаний Экспертно-проверочной методической комиссии (далее – ЭПМК) Службы, на которых рассмотрены вопросы об определении места хранения документов ликвидированных организаций (в том числе в результате банкротства), не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов,  методические вопросы улучшения качества комплектования, ведения государственного учета и проведения экспертизы ценности архивных документов, описи и номенклатуры дел учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа. Всего на заседаниях ЭПМК в 2014 году рассмотрено:

  • описей управленческой документации на 28 318 ед. хр., что на 14,7% ниже, чем в 2013 году;
  • описей дел по личному составу на 25 533 ед. хр., что на 17,1% больше, чем в 2013 году;
  • номенклатуры дел 174 организации, что на 15,8% меньше, чем в 2013 году.

В целях повышения квалификации специалистов организаций – источников комплектования, ответственных за ведение делопроизводства и  архив в 2014 году архивными отделами органов местного самоуправления автономного округа проведено 28 совещаний-семинаров и более 5 500 индивидуальных консультаций по вопросам ведения делопроизводства и организации ведомственного архива.

 

4. Научная информация и использование документов

 

В 2014 году Архивной службой Югры подготовлено более 1000 информационных мероприятий. Пользователями архивной информации стали 97 273 человека. Из архивохранилищ выдано исследователям и сотрудникам для получения информации 122 335 ед.хр. 

Архивистами автономного округа проводились мероприятия к юбилейным и памятным датам в истории страны и округа, судьбам известных людей Югорского края, фондообразователям архивных отделов городов и районов автономного округа. Приоритетными в прошедшем году стали мероприятия, посвященные    80-летию со дня образования Архивной службы Югры. Всего в 2014 году подготовлено 108 выставок архивных документов, 105 статей, принято участие в 52 теле-радиопередачах. Архивами автономного округа проведены обзоры выставок, экскурсии в архивохранилища, школьные уроки, встречи с фондообразователями и общественностью.

Наиболее активно использованием архивных документов занимались: Государственный архив Югры, архивные отделы администраций городов Сургута, Нягани, Нефтеюганска, Урая, Ханты-Мансийска, Радужного; Белоярского, Кондинского, Нефтеюганского районов.

Службой на основе документов из архивных фондов государственного и муниципальных архивов подготовлены 2 выставки: «История Югры в архивных документах», приуроченная к 80-летию Архивной службы Югры и посвященная 80-летию со дня образования автономного округа, «История культуры Югры в архивных документах», организованная в рамках мероприятий завершения Года культуры в Российской Федерации.

Службой подготовлены к изданию и изданы календарь памятных и знаменательных дат Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Югорский калейдоскоп событий на 2014 год», научно-практического журнала «Архивы Югории» № 13.

Работа по использованию архивных документов активно ведется в Государственном архиве Югры. В 2014 году продолжены сбор и обработка материалов с целью реализации проекта «История исчезнувших деревень».  В рамках реализации Проекта «Первая мировая война в жизни югорчан» организована выставка портретной фотографии «Солдаты забытой войны», проведена ее презентация. Проект завершился изданием книги с одноименным названием (тираж – 300 экз.). Продолжена реализации выставочного проекта «Гордость Югры», подготовлена выставка по истории развития здравоохранения в автономном округе.

Специалистами Государственного архива Югры в течение года подготовлено 7 выставочных проектов: 2 книжных, 3 выставки-презентации, 3 виртуальных выставки, в т.ч.: «Первый заповедник Югорской земли», «Незабытые имена» и др., по выставкам проведено 18 обзорных мероприятий. На основе архивных документов подготовлено более 30 статей и подборок архивных документов, на официальном сайте КУ «Государственный архив Югры» размещено 183 информационных материала, принято участие в записи 20 телесюжетов и радиопередач. К международному Дню инвалидов проведено мероприятие для постояльцев Дома-интерната для престарелых и инвалидов «Уют» (п. Шапаша) с презентацией виртуальной выставки «Дорога к рыбе», показом фотоальбомов, книг Почета по истории Ханты-Мансийского рыбоконсервного комбината.

Активно велась работа по использованию архивных документов в архивном отделе г. Ханты-Мансийска. За отчетный период подготовлено 37 информационных мероприятий, в т.ч.: 8 выставок архивных документов, по которым проведено 8 экскурсий, 2 виртуальные выставки, размещенные на сайте администрации города, 3 публикации в газете «Самарово-Ханты-Мансийск» и др.

На тематическом сайте «Архивы Югры» в 2014 году размещено 10 информационных материалов, 13 виртуальных выставок архивных документов. Наиболее активно предоставляли материалы в рубрики сайта архивисты городов Сургута, Нефтеюганска, Березовского района. Также хочется отметить архивы Нефтеюганского, Советского, Ханты-Мансийского, Белоярского районов, городов Ханты-Мансийска, Нижневартовска, Покачи. Очень хорошие виртуальные выставки размещают на своем официальном сайте сотрудники Государственного архива Югры.

На официальном веб-сайте Октябрьского района в 2014 году создан раздел «Архивное дело», в котором октябрьские архивисты разместили 9 информационных материалов.

Во исполнение решения по итогам 34-го заседания Российского организационного комитета "Победа" от 12.07.2013 на официальном сайте Служба по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры размещен баннер с официальной эмблемой празднования 70-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов, через который пользователи «Интернет» имеют возможность ознакомиться с архивными материалами (фотографии, воспоминания, письма, копии личных документов и др.), виртуальными выставками архивных документов по истории Великой Отечественной войны, размещенными на тематическом сайте «Архивы Югры» в рубрике «Великая Отечественная война в архивных документах», всего размещено более 40 информационных материалов, в т.ч.  виртуальные выставки.

Архивисты Югры приняли активное участие в реализации молодежного проекта «Книга памяти», путем предоставления архивных документов из личных фондов ветеранов Великой Отечественной войны и тружеников тыла.

К памятным датам начала и Победы Великой Отечественной войны подготовлены и опубликованы архивные материалы в муниципальных периодических изданиях и на сайтах администраций (г. Нягань,                          г.  Нефтеюганск, Нефтеюганский район), проведены школьные уроки                (г. Нягань, г. Сургут);  подготовлены выставки архивных документов, в т.ч. виртуальные: «Незабытые имена. К 90-летию со дня рождения Ю.Г. Созонова» (Государственный архив Югры), «Ветеран А.П. Русинов» (Советский район), «Портрет Ветерана» (Березовский район), «Сургут в годы Великой Отечественной войны» (г. Сургут), «Победа всегда с нами» (г. Радужный),      «У войны не женское лицо» (г. Пыть-Ях) и др.

Архивный отдел администрации Кондинского района реализует совестный с учащимися Междуреченской школы проект «Фотодокументы, запечатлевшие события и участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.». В рамках реализации проекта проходят встречи учащихся с ветеранами, записываются воспоминаются, собираются фотографии и личные документы участников войны и тружеников тыла.

Архивисты г. Сургута и Сургутского района подготовили 16 выставок в т.ч. 8 виртуальных (100-летию со дня рождения М.И. Хмелевой, 85-летию со дня рождения В.В. Бауэра, «Сургут вчера и сегодня» и др.). Провели с использованием архивных документов 18 занятий для учащихся образовательных учреждений города, 28 экскурсий и др.

Архивный отдел Белоярского района совместно с Белоярской централизованной библиотечной системой принял участие в подготовке путеводителя по городу «Наш Белоярский». К 20-летию Думы города архивисты подготовили передвижную выставку, буклет, публикацию; приняли участи в радиопередаче.

Специалисты архива г.Нягани ввели в свою деятельность новые формы работы, выступая не только в роли организаторов мероприятий с использованием документов архива, но и в качестве базовой площадкой для проведения других мероприятий. В стенах городского архива состоялись: очередное заседание партии «Единая Россия», пресс-конференция по итогам акции «Югра – бесконечный драйв», выставки, посвященные 365-летию Пожарной охране России. Данная форма сотрудничества позволила не только провести основные мероприятия, но ознакомить присутствующих с работой архива, выставками архивных документов, а так же пополнить фонды новыми интересными экспонатами.

Урайские архивисты подготовили 10 выставок архивных документов, посвященных 50-летию Шаимской нефти, Году культуры, Дням местного самоуправления и нефтяника и др.

Деятельность архивов Югры освещается в газете «Новости Югры», в средствах массовой информации муниципальных образований автономного округа, телерадиокомпаниями «Югра» и «Югория», на тематическом портале «Архивы Югры», на сайтах муниципальных образований автономного округа, в информационных бюллетенях органов управления архивным делом Уральского федерального округа.

За 2014 год исполнено 76 796 запросов, в том числе 70 333 социально-правового характера и 6 463 тематических запроса. Наибольшее количество запросов исполнили архивы г. Нижневартовска – 12 908, г. Сургута – 11 959, г.Нефтеюганска – 9 366, г. Нягани – 7839. В основном запросы исполняются с положительным ответом. В течение года в  читальных залах архивов автономного округа работало 557  исследователей.

 

5.      Научно-исследовательская и методическая работа

 

В течение года руководитель и специалисты Службы принимали     участие в:

  • в заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (г. Санкт-Петербург);
  • заседаниях и мероприятиях научно-методического совета архивных учреждений УрФО (г. Тобольск, г. Екатеринбург);
  • в открытии выставки архивных документов «Мосты, мосты! Они, как руки, связуют время и сердца…» (май 2014г., г. Санкт-Петербург), в рамках реализации соглашения о сотрудничестве между Правительством Санкт-Петербурга и Правительством автономного округа.

В феврале 2014 года Архивной службой  Югры  проведён методический семинар  для специалистов архивных отделов администраций муниципальных образований и Государственного архива Югры по теме: «Актуальные вопросы развития архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре».    

Специалистами Службы разработаны: Методические рекомендации по соблюдению мер пожарной безопасности Казенным учреждением Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Югры», органами управления архивным делом администраций городов и районов автономного округа, осуществляющих хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации; информационно-методические письма об утверждении формы описи документов личного происхождения и по работе с фотодокументами на оптических носителях (CD-R).

В отчётном году специалистами Государственного архива Югры подготовлен и обсужден на заседании ЭПМК Службы проект методической разработки           «Порядок организации и проведения консультационно-методического семинара по программе «Делопроизводство и обеспечение сохранности документов».

Специалистами Государственного архива Югры оказана методическая помощь 2 студентам Сургутского государственного педагогического университета по отбору архивных материалов для написания дипломных работ «Деятельность архивов Югры», «Создание электронного архива документов по личному составу».

Архивистами Югры в течение года проводились методические семинары по вопросам делопроизводства и архивного дела для специалистов ведомственных архивов.

Специалистами архива г. Нижневартовска проведены: семинар-совещание по вопросам архивного дела и делопроизводства для работников структурных подразделений администрации города,  4 практических занятия по истории архива и вопросам архивного дела для студентов социально-гуманитарного колледжа, 2 школьных урока на тему «Хранители памяти».

В плановом порядке продолжается совершенствование научно-справочного аппарата к фондам (дополнения к историческим справкам, каталогизация документов, усовершенствование и переработка описей). В 2014 году переработке подверглись описи на 4 252 ед. хр.

 

6. Внедрение информационных технологий и развитие информационно-поисковых систем в сфере архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре

 

Приоритетными задачами Службы в 2014 году было внедрение информационных технологий в деятельность архивов автономного округа.

В 2014 году с целью формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивов для повышения качества информационного обслуживания пользователей ретроспективной архивной информацией продолжена работа по формированию цифрового контента и предоставлению его в режиме свободного доступа в сети Интернет.

В рамках проекта по созданию автоматизированной информационно-поисковой системы «Электронный архив Югры» (далее – ИС «Электронный архив Югры») архивами автономного округа осуществляется формирование электронного информационного ресурса и пополнение автоматизированной ИС «Электронный архив Югры», в течение отчетного года выполнены следующие работы:

  • оцифровано 2 638 особо ценных и наиболее востребованных дел и 2 919 фотодокументов. Оцифрование проводилось в сером режиме (256 оттенков серого), с разрешением 300 dpi по всей поверхности изображения, формат для сохранения использован JPG. Созданный и загруженный в ИС «Электронный архив Югры» информационный ресурс позволяет обеспечить оперативный, равный и свободный доступ к архивным документам всех категорий пользователей в режиме онлайн, позволяет обеспечить сохранность оригиналов документов, не подвергая их разрушению при физическом воздействии во время поиска информации;
  • 8 005 заголовков дел оцифрованных образов описей архивов автономного округа переведены в машиночитаемый формат и загружены в ИС «Электронный архив Югры». На 01.01.2015 загружено в ИС «Электронный архив Югры» 388 005 заголовков.

Одним из основных направлений развития отрасли в 2014 году было формирование информационного массива автоматизированного общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд» версия 5.0. (далее ПК «Архивный фонд»). Клиентская оболочка ПК «Архивный фонд» версия 5.0 установлена на сервере Службы и созданы базы данных всех архивов автономного округа. Вместе с тем, часть фондов внесенных ранее ПК «Архивный фонд» версия 3 по техническим причинам не удалось конвертировать в версию 5.0.

На 01.01.2015 в ПК «Архивный фонд» внесено 99,7% заголовков фондов от общего числа, имеющихся в архивах автономного округа, в том числе 68,2% в ПК «Архивный фонд» версия 5.0. и 31,5% в ПК «Архивный фонд» версия 3.

С целью повышения оперативности поиска информации архивами автономного округа в 2014 году продолжена работа по созданию полнотекстовых тематических баз данных «Картотека решений окружного, районных и городских Советов народных депутатов и их исполкомов», «Посемейные списки административно-ссыльных», «Номенклатурные работники окррайгорисполкомов», «Календарь памятных дат», «Фотокаталог»; «Организации – источники комплектования»; «Справочник местонахождения документов по личному составу».

Общий объем накопленных данных в тематических базах  на 01.01.2015 составляет:

  • «Посемейные списки административно – ссыльных 1930 – 1952 годы»  - 2,74 Мб (5780 фамилий);
  • «Картотека решений окружного, районных и городских Советов народных депутатов и их исполкомов, органов местного самоуправления»  - 174,53 Мб (102244 карточка, что на 1,2% больше, чем в 2013 году);
  • «Фотокаталог» - 10 Гб (32936 карточек, что на 53% больше, чем в 2013 году);
  • «Календарь знаменательных дат» - 6 Мб (975 карточек, что на 68% больше, чем в 2013 году);
  • «Библиотека справочно-информационного фонда» - 6 Мб (2696 карточек, что на 40% больше, чем в 2013 году).

В 2014 году парк компьютерной техники Архивной службы Югры увеличился на 25 единиц компьютерной техники и составил 219 единиц в том числе:

  • в Службе 26 компьютеров класса выше Pentium IV, в том числе 2 (два) ноутбука; 4 (четыре) сервера, в том числе 1 (один) контроллер домена, 2 (два) для работы системы «Электронный архив Югры», 1 (один) для размещения ПК «Архивный фонд» версия 5.0., ПК «Фондовый каталог»;
  • в Государственном архиве Югры 44 компьютера класса выше Pentium IV, в том числе 1 (один) ноутбук;
  • в архивных отделах администраций городов и районов автономного округа парк компьютерной техники составил 149 компьютеров, в том числе 5 компьютеров класса ниже Pentium IV.

Сетевая инфраструктура архивных органов Югры представлена Службой, КУ «Государственный архив Югры» и 22 архивными отделами администраций городов и районов автономного округа (из 22).

Служба входит в единую корпоративную локально-вычислительную сеть исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Локально-вычислительные сети способностью 100 Мбит/сек. имеют все архивные отделы администраций городов и районов автономного округа. Адреса электронной почты имеют все архивные отделы администраций городов и районов автономного округа.

С целью повышения эффективности взаимодействия граждан и организаций со Службой и архивами автономного округа информация об их деятельности своевременно актуализировалась на собственных сайтах и Web-страницах на сайтах администраций городов и районов автономного округа.

Собственные сайты имеют Архивная служба Югры, КУ «Государственный архив Югры», архивный отдел администрации Кондинского района, отдел по делам архивов администрации города Пыть-Яха, другие муниципальные архивы имеют Web-страницы на сайтах администраций городов и районов автономного округа. 

В отчетном году Служба разместила отчетные показатели за 2013 год согласно утвержденным формам в государственной автоматизированной системе «Управление». 

 

  1. Работа с кадрами

 

Всего в Архивной службе Югры, Государственном архиве Югры, муниципальных архивах автономного округа работает 159 человек.  Высшее образование из этого состава  имеют 134 архивиста, в том числе: по специальностям «документоведение и архивоведение» - 18 человек, по специальности «Преподаватель истории, историк» - 29, среднее специальное образование по специальности «Архивоведение и делопроизводство» имеют                3 сотрудника, 6 специалистов повышают свой образовательный уровень заочно в вузах страны, 3 из них по специальности «Документоведение и архивоведение». Количество специалистов из общего числа работников архивных органов и учреждений автономного округа, прошедших в различные годы дополнительную переподготовку по специальности «Архивоведение» в ОЦПК ВНИИДАД составило 12 человек.

Государственные гражданские служащие Архивной службы Югры и муниципальные служащие архивных отделов администраций муниципальных образований автономного округа  повышали свой профессиональный уровень на краткосрочных курсах  повышения квалификации в образовательных учреждениях высшего профессионального образования Российской Федерации по направлениям государственной гражданской и муниципальной службы.

В честь 80-летия со дня образования Архивной службы Югры Почетными грамотами Федерального архивного агентства награждены 8 сотрудников архивных отделов  администраций  муниципальных образований, 2 специалиста ведомственных архивов. Почётными грамотами и Благодарственными письмами Губернатора и Думы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры  награждены 13 человек, в том числе 3 фондообразователя муниципальных архивов автономного округа. 

По специальности «Документоведение и архивоведение» на территории автономного округа осуществляют подготовку:  Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Нижневартовский государственный университет», Сургутский государственный педагогический университет,  Сургутский институт экономики, управления и права – филиал ФГБОУ ВПО «Тюменский государственный университет». 

В учебных учреждениях профессионального образования: «Ханты-Мансийском технолого-педагогическом колледже», «Сургутском политехническом колледже», «Лангепасском политехническом колледже» работают отделения по специальности «Документационное обеспечение управления».

 Два специалиста Государственного архива Югры в 2014 году завершили годичный курс профессиональной переподготовки в  ОЦПК ВНИИДАД по программе «Архивоведение», один специалист стал участником учебного семинара-стажировки работников архивных учреждений Уральского Федерального округа в федеральных архивах г. Москвы.

 


Опубликовано: 18.02.2015 10:39        Обновлено: 19.04.2016 14:23