Размер:
Цвет:

За 2013 год

Отчёт о реализации «Основных направлений развития архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре в 2013 году»

 

1. Государственное регулирование развития архивного дела

 

       Деятельность Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Служба) осуществлялась в соответствии с утверждённым планом. В центре внимания находились актуальные  проблемы развития архивного дела, определённые нормативными правовыми актами федеральных органов государственной власти, органами исполнительной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

        В 2013 году были определены следующие приоритетные направления деятельности Службы: принятие мер по соблюдению нормативных режимов хранения документов, внедрение административных регламентов Архивной службой Югры по предоставлению государственных услуг, осуществлению государственных функций, организация работы по пересмотру и утверждению списков организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов, введение в промышленную эксплуатацию информационной системы «Электронный архив Югры», организация работы с интернет-запросами граждан.

         В соответствие с пунктом 4.5 протокола заседания Межведомственного совета при Губернаторе Ханты-Мансийского автономного округа – Югры       по противодействию коррупции от 18 декабря 2012 года  № 5, приказом Службы от 16 января 2013 года  № 7 создан Общественный совет при Службе по делам архивов автономного округа. Задачами Общественного совета являются: обеспечение участия представителей общественности в процессе подготовки и реализации решений в сферах деятельности Службы; организация и осуществление совместных действий органов власти и жителей Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по разработке и реализации государственной политики в сфере деятельности Службы; привлечение к принятию управленческих решений в сфере деятельности Службы широкого круга граждан, представляющих интересы различных групп населения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

         Приказом Службы от 16.08.2013 № 7-нп утверждён Административный регламент предоставления государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства».

     Приказами Службы также утверждены:  перечень государственных услуг (работ), оказываемых Казённым учреждением Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (далее также – Учреждение, Государственный архив Югры) на 2014 год и на плановый период 2015 и 2016 годы; Государственное задание Учреждения на 2014 год и на плановый период 2015 и 2016 годы. Внесены изменения в примерное положение об оплате труда работников Учреждения, в положение о порядке установления оклада и премиальных выплат руководителю Учреждения.

     Государственный архив Югры осуществлял свою деятельность в соответствии с основными направлениями развития архивного дела, определёнными в Государственном задании Учреждения, утверждённом приказом Архивной службы Югры от 20.12.2012 № 122.

     С целью совершенствования единых правил и норм функционирования Учреждения в 2013 году Государственным архивом Югры была продолжена деятельность по разработке, доработке и внедрению соответствующих нормативных локальных актов:  положения об учётной политике, положение об оплате и стимулировании труда работников Учреждения, положение об отделах, должностных инструкциях и др.

     В целях обеспечения безопасных условий труда в Учреждении проведена аттестация рабочих мест по условиям труда. По результатам оценки условий труда установлены компенсации работникам, занятым на тяжёлых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

     В 2013 году структурные изменения в сети Архивной службы Югры не происходили.

     Архивная служба Югры по состоянию на 1 января 2014 года включает в себя:

  • Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (18 человек);
  • казённое учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (33 человека);
  • 22 архивных отдела администраций муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, выполняющих функции муниципальных архивов.

     В соответствии с реализацией Закона Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 18.10.2010 № 149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» в муниципальных образованиях автономного округа приняты нормативные правовые акты об осуществлении отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела. В архивах автономного округа сосредоточено около одиннадцати тысяч документов государственной собственности автономного округа, находящихся на муниципальном хранении, на работу с которыми в 2013 году было выделено 3 710 900 рублей из средств окружного бюджета.

     Для реализации социальных прав граждан на получение и использование информации, содержащейся в архивных документах Югры пролонгированы соглашения об информационном взаимодействии между государственными учреждениями – территориальными  Отделами  Пенсионного фонда Российской Федерации и администрациями муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

     На основании соглашений о взаимодействии между администрациями муниципальных образований автономного округа и  муниципальными казёнными учреждениями «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее – МФЦ)  осуществляется взаимодействие между МФЦ и архивными отделами администраций г. Мегион, г. Нефтеюганск, г. Нягань, г. Покачи, г. Пыть-Ях, г.п. Лянтор, г. Радужный, г. Урай; Березовского, Советского и Нефтеюганского районов.

     В отчётном году завершена реализация ведомственной целевой  программы «Документальное наследие Югры».  Общий объём финансирования в 2013 году составил 5 733 000 рубля. Выделенные ассигнования  на мероприятия Программы из средств окружного бюджета реализованы на 100%.

     В 2013 году в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2012-2018 годы)» Архивной службе Югры было выделено 1,5 миллиона рублей на перевод в машиночитаемый формат заголовков дел оцифрованных образов описей архивов автономного округа.

     Постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 09.10.2013 года № 427-п утверждена Государственная программа Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Развитие культуры и туризма в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2014-2020 годы» (далее – Программа).  Архивная служба Югры является соисполнителем данной Программы.

     В рамках реализации Федерального закона от 26.12.2008 № 294–ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»  Службой в 2013 году проведено 8 проверок в организациях, учреждениях автономного округа за соблюдением законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела, по результатам проверок подготовлены акты и предписания, итоги контрольной деятельности рассмотрены на расширенном заседании коллегии Архивной службы Югры.

     В соответствии с поручением Президента Российской Федерации в День Конституции Российской Федерации Архивная служба Югры приняла участие в Общероссийском дне приёма граждан.

     Во исполнение Плана основных мероприятий, реализуемых Правительством и исполнительными органами государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в 2013 году, утвержденного распоряжением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 22.12.2012 года № 751-рп «О плане основных мероприятий, реализуемых Правительством и исполнительными органами государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в 2013 году», поручения заместителя Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры А.А. Путина, в соответствии с планом мероприятий научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа на 2013 год 13, 14 июня в городе Ханты-Мансийске организовано и проведено заседание научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа и семинар по вопросам современного состояния и проблемам публикаторской деятельности в государственных и муниципальных архивах субъектов Уральского федерального округа.

     Во исполнение Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» органами местного самоуправления автономного округа продолжена работа по пересмотру и утверждению административных регламентов по предоставлению архивными отделами администраций муниципальных образований муниципальных услуг в сфере архивного дела (г. Нягань, г. Югорск,  г. Пыть-Ях, г. Ханты-Мансийск, г. Урай, г. Радужный, г. Лангепас; Нижневартовский, Советский, Ханты-Мансийский, Кондинский, Берёзовский, Нефтеюганский районы).

     В целях повышения эффективности деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований автономного округа, открытости и доступности информации по предоставлению муниципальных услуг на территории Белоярского района автономного округа проводился опрос потребителей муниципальных услуг. Показатель удовлетворённости качеством муниципальных услуг, предоставляемых муниципальным  архивом  составил 100%.

     В целях проведения разъяснительной работы о правах граждан и порядке получения муниципальной услуги, предоставляемой архивами, архивным отделом администрации Ханты-Мансийского района проведены выезды в 8 сельских поселений, 11 посёлков. Проведены встречи с коллективами школ,  безработными и предпринимателями сельских поселений.

     Продолжается взаимодействие Службы с муниципальными образованиями автономного округа, в т.ч. путем проведения заседаний коллегии Службы, Дней Архивной службы Югры в муниципальных образованиях автономного округа, что позволяет эффективно решать проблемные вопросы архивных отделов администраций муниципальных образований, среди которых на главном месте – качественное предоставление муниципальных услуг, улучшение материально-технической базы архивов автономного округа, информатизация архивного дела.

     В 2013 году Дни Архивной службы Югры проведены в муниципальных образованиях г. Югорск и г. Когалым, в рамках которых состоялись встречи  руководителя Службы с главами администраций муниципальных образований, с кураторами архивных отделов, представителями общественности с обсуждением актуальных вопросов развития архивного дела в муниципальных образованиях.

     Вопросы развития архивного дела включаются в планы работы администраций муниципальных образований автономного округа, ежеквартально рассматриваются на аппаратных совещаниях при Главах администраций, кураторам архивных отделов еженедельно направляются отчёты о проделанной работе.

     В целях повышения эффективности работы в сфере делопроизводства и архивного дела в администрациях сельских поселений Ханты-Мансийского района автономного округа в 2013 году стартовал смотр состояния делопроизводства и архивов, в рамках которого проводились выезды в администрации сельских поселений,  были подготовлены оценочные листы по результатам смотра.

     Ежемесячно осуществлялся мониторинг исполнения поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе по вопросам архивного дела.

     В целях выполнения комплексного Плана мероприятий исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по реализации Послания Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации в 2013 году Службой  подготовлены предложения о проведении мероприятий в сфере архивной деятельности.

     В 2013 году были проведены комплексные проверки работы архивных отделов администраций муниципальных образований г. Нижневартовска, г. Ханты-Мансийска, г. Югорска, Советского района и тематическая проверка в Государственном архиве Югры «Обеспечение сохранности архивных документов».  По итогам данных проверок подготовлены и направлены справки для информации и принятию мер по устранению нарушений в адрес архивных отделов и их кураторов в администрациях муниципальных образований автономного округа.

     Во исполнение закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Архивная служба Югры продолжает заключать соглашения с территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями о взаимодействии в области архивного дела и делопроизводства.

     В 2013 году органами местного самоуправления было принято более 50 нормативных правовых актов по вопросам развития архивного дела (г. Нижневартовск (8), г. Покачи (6), г. Пыть-Ях (4), г. Сургут (3), г. Нягань (2), г. Югорск (1), г. Нефтеюганск (3), г. Ханты-Мансийск (3), г. Когалым (1), г. Лангепас (2), г. Радужный (2), Советский (2), Ханты-Мансийский (3), Кондинский (1), Берёзовский (3), Нефтеюганский (4), Нижневартовский (3), Белоярский (1).

     В плановом порядке проводились заседания коллегии Службы.

 

2. Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

 

     В 2013 году продолжилась работа по дальнейшему укреплению пожарной и охранной безопасности архивов,  улучшению условий хранения архивных документов,  ведению государственного учета документов.

     В Государственном архиве Югры значительное внимание уделено вопросам охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности, обеспечению сохранности архивных документов при  возникновении чрезвычайных ситуаций. Помещения оборудованы системой видеонаблюдения. 

     Приказами директора Государственного архива Югры утверждены: «Инструкция о порядке работы при чрезвычайных ситуациях»; «Положение о пропускном режиме, охране и содержании служебных помещений»; «Инструкция охранном режиме»; «Порядок и схема учёта архивных документов»; «Положение о лаборатории реставрации документов»; «Положение об архивохранилище» и др.  Проведены инструктажи по охране труда и пожарной безопасности. Специалистам выданы индивидуальные средства защиты (самоспасатель «Феникс»). Два раза в год проводится объектовая тренировка по эвакуации людей из здания в случае возникновения пожара.

     Здание, в котором размещается Государственный архив Югры, обслуживается Бюджетным учреждением Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Дирекция эксплуатации служебных зданий». Ежеквартально проводятся обследования здания и помещений архивохранилищ на предмет технической укреплённости и оснащённости средствами ОПС, по итогам оформляются акты.

     В Государственном архиве Югры осуществляется контроль нормативных режимов хранения документов - дважды в день регистрируется температура и влажность воздуха. Особому контролю подвержена вновь установленная в 2013 году система кондиционирования приточно-вытяжной вентиляции.

     В плановом порядке проведена работа по проверке наличия и состояния архивных документов, в ходе которой выявлены дела, требующие переплёта, реставрации, восстановления затухающего текста, дезинфекции/дезинсекции. На дела с повреждениями носителя и текста составлены соответствующие карточки учёта документов.

     В Государственном архиве Югры закартонировано 17261 ед. хр. Произведена замена постеллажных указателей.

     Архивистами (реставраторами) лаборатории реставрации Государственного архива Югры в отчётном году отреставрировано 96 единиц хранения (2438 листов).

     На особо ценные дела, прошедшие оцифровку, создан страховой фонд и фонд пользования. Завакууммировано 104 ед. хр. особо ценных дел, 24 ед. хр. фонда № И-2 «Коллекция рукописных, старопечатных книг и редких книг гражданской печати».

     В отношении расшитых дел, прошедших оцифровку в 2011-2012 годах, проведена полистная проверка и подшивка (1260 ед.хр.). Архивистами реставрационной лаборатории проведено обеспыливание 1759 ед.хр. фотопозитивов, оформлены карточки учёта технического состояния фотодокументов.

     На основании приказа Росархива от 26.11.2013 № 76 «О передаче страхового фонда копий особо ценных документов в ЦХСФ», приказа Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 10.12.2013 № 123 «О передаче страхового фонда в город Ялуторовск» страховой фонд копий особо ценных документов в количестве 39 ед.хр. в установленном порядке отправлен в ЦХСФ г. Ялуторовска.  26.12.2013  Государственным архивом  Югры получены: Акт о приёме документов на специальное хранение, Справка по результатам проверки технического состояния страховых копий.

     Из архивохранилищ Государственного архива  Югры всего выдано 21910 ед.хр. на бумажной основе, 3664 ед.хр. фотодокументов. Ежемесячно проводилась проверка правильности ведения учётных документов по выдаче и возврату дел, контроля сроков возврата дел. Ежеквартально – выверка книг учёта выдачи дел.

     В  2013 году архивными отделами администраций муниципальных образований автономного округа  проведены организационные мероприятия по вопросам улучшения условий хранения архивных документов. Отделами вневедомственной охраны проведены проверки охранной сигнализации. Пересмотрены и обновлены планы действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций.   

     В целях соблюдения нормативных режимов хранения архивных документов в соответствии с утверждёнными графиками работ в архивах проводились санитарные дни, осуществлялся контроль за состоянием температурно-влажностных параметров хранилищ, при необходимости осуществлялись мероприятия по оптимизации условий хранения. Поддержание необходимых показателей  климата в архивохранилищах осуществляется при помощи систем приточно-вытяжной вентиляции и кондиционирования воздуха.

     В архивном отделе администрации г. Нижневартовска проверено противопожарное оборудование, размещены объёмные светящиеся планы эвакуации из помещений. В архивном отделе администрации г. Мегиона проведена перезарядка огнетушителей, в архивном отделе администрации г. Сургута проведены учебные занятия по соблюдению мер пожарной безопасности. В помещениях архивного отдела администрации г. Ханты-Мансийска проведён ремонт, обновлена охранная сигнализация, в архивохранилище установлен кондиционер, документы постоянного хранения перемещены в дополнительное хранилище.

     Архивный отдел администрации города Нягани из двух отдельных зданий переместил архивные фонды в новое трёхэтажное здание, построенное в капитальном исполнении, общей площадью 1300 кв. метров. Здание оборудовано пожарно-охранной сигнализацией. В архивохранилища оснащены передвижными стеллажами. В кабинетах специалистов установлена новая  мебель и современная оргтехника. В новом здании созданы оптимальные условия для хранения архивных документов, работы специалистов и пользователей архивной информации, предусмотрены читальный и выставочный залы.

     Администрацией г. Мегиона принято решение о выделении архивному отделу другого помещения, площадью 209 кв.м.

     В связи с перемещениями архивных фондов, сменой руководителей архивных отделов и в соответствии с перспективными планами работы проведены проверки наличия и состояния архивных дел в архивах: г. Радужного, г. Лангепаса, г. Мегиона, г. Нижневартовска, г. Нефтеюганска, г. Нягани, Кондинского и Советского районов.

     За прошедший год в муниципальных архивах закартонировано свыше 13 000 ед.хр.

     В целях улучшения физического и технического состояния документов в архивах автономного округа проведены следующие работы:

- подшито – свыше  5000ед.хр.;

- оформлено обложек  свыше  3 000  ед.хр.;

- перепечатано   447 листов с затухающим текстом;

- отреставрировано 103 ед. хр.;

- проведена дезинфекция 360 ед. хр. (г. Радужный).

     В архивах автономного округа своевременно осуществлялась выдача документов пользователям в читальный зал и сотрудникам, а также  подкладка их обратно. При возврате дел проводилась полистная проверка дел. Фактов утраты, порчи документов не выявлено.

     В сфере государственного учёта документов за отчетный год проведена работа архивов по заполнению и совершенствованию форм учетной документации. 

     В архивных отделах администраций муниципальных образований проведена переработка описей дел постоянного срока хранения, проведена работа по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидированных организаций.

     Во всех архивах автономного округа ведутся автоматизированные системы государственного учета. Проведена паспортизация архивов организаций – источников комплектования.

      Несмотря на то, что архивами автономного округа выполняются основные виды работ по обеспечению сохранности архивных документов, требует дальнейшего решения проблема размещения архивов в специально построенных или приспособленных зданиях.

     Архивы городов Сургута, Пыть-Яха, Ханты-Мансийска размещены на первых этажах жилых зданий, архивы городов Мегиона, Нижневартовска, Радужного, Октябрьского района размещены в административных зданиях совместно с другими структурными подразделениями администраций или сторонними организациями. На 100 % загружены архивы г. Нефтеюганска и Нефтеюганского района. Дефицит архивных площадей имеется в архивах г. Покачи и Советского района.

      В 2013 году в архивах автономного округа чрезвычайных ситуаций, повлекших повреждение или утрату архивных документов, не произошло.  

 

3. Комплектование Архивного фонда РФ.

Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий

 

     В 2013 году продолжалась работа Архивной службы Югры по качественному формированию Архивного фонда Российской Федерации, улучшению комплектования государственного и муниципальных архивов, совершенствованию ведомственного хранения документов, обеспечению их сохранности, в том числе документов по личному составу ликвидированных организаций.

     В течение года в целях оптимизации состава источников комплектования архивов автономного округа велась работа по пересмотру списков организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа в соответствии с требованиями, установленными Методическими рекомендациями «Определение организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов». Количество источников комплектования архивов автономного округа на 01.01.2014 составляет 857 источников комплектования, в том числе: 199 – государственной формы собственности, 617 – муниципальной формы собственности, 41 – частной формы собственности. Относительно 2012 года количественный состав источников комплектования снизился на 13% в связи с исключением из списков организаций – источников комплектования муниципальных архивов территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций.

     В отчетном году велась работа по заключению трехсторонних соглашений с территориальными органами федеральных органов государственной власти, федеральными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства.

     Государственным и муниципальными архивами автономного округа систематически велась работа по внедрение в практику работы организаций – источников комплектования:

  • Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477;
  • Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых приказом Росархива от 23.12.2009 № 76;
  • Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков (М., 2010),

     В целях организации внутриведомственного контроля специалистами Архивной службы Югры проводились проверки соблюдения организациями – источниками комплектования архивов правил хранения, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. Проведено 48 комплексных, контрольных и тематических проверок. По итогам проверок подготовлены справки и проведены совещания с руководителями проверенных организаций.

     В состав Архивного фонда принято 19981 единица хранения управленческой документации, что на 1% больше, чем в 2012 году. В отчетном году архивами автономного округа продолжена совместная работа с конкурсными управляющими ликвидируемых организаций в целях обеспечения сохранности документов. В связи с реорганизацией и ликвидацией как государственных, так и негосударственных предприятий, учреждений, организаций принято на хранение 11038 единиц хранения по личному составу, что на 12% меньше, чем в 2012 году.

     Архивами автономного округа активно велась работа по комплектованию фотодокументами. Состав фотофонда увеличился на 1247единиц хранения. Комплектование фотофонда проводилось специалистами архивов автономного округа на основе инициативного документирования. В состав фотофонда приняты фотографии, отражающие социально-культурную жизнь Югры.

     Продолжена работа по приему от владельцев личных фондов документов личного происхождения. В состав Архивного фонда принято 236 единиц хранения. Владельцами личных фондов на государственное и муниципальное хранение переданы воспоминания, личная переписка, дневники, статьи, удостоверения к наградам, почетные грамоты, благодарственные письма, которые пополнили коллекции документов участников Великой Отечественной войны и тружеников тыла, ветеранов Афганской войны, заслуженных граждан городов и районов автономного округа, почетных работников различных отраслей экономики.

     Объем Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по состоянию на 01.01.2014 г. – 809 906 ед. хр., в том числе:

- 407 658 ед.хр. управленческой документации;

- 352 407 ед.хр. документов по личному составу;

- 13 886 ед.хр документов личного происхождения;

- 7 653 ед.хр. научно-технической документации;

- 30 654 ед.хр. фотодокументов; 

- 429 ед.хр. видеофонограмм;

- 8 ед.хр. фонодокументов.

     За отчетный период проведено 14 заседаний экспертно-проверочной методической комиссии (далее – ЭПМК) Службы, на которых рассмотрены методические вопросы улучшения качества комплектования, ведения государственного учета и проведения экспертизы ценности архивных документов, описи и номенклатуры дел учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа. Всего на заседаниях ЭПМК в 2013 году рассмотрено:

  • описей управленческой документации на 24 685 ед. хр., что на 17% ниже, чем в 2012 году;
  • описей дел по личному составу на 21 801 ед. хр., что на 8% больше, чем в 2012 году;
  • номенклатуры дел 208 организаций, что на 8% меньше, чем в 2012 году.

     В целях повышения квалификации специалистов организаций – источников комплектования, ответственных за ведение делопроизводства и  архив в 2013 году архивными отделами органов местного самоуправления автономного округа проведено 24 совещаний-семинаров и около 4 000 индивидуальных консультаций по вопросам ведения делопроизводства и организации ведомственного архива.

 

4. Научная информация и использование документов 

 

     В 2013 году Архивной службой Югры подготовлено более 600 информационных мероприятий. Пользователями архивной информации стали 86019 человека. Из архивохранилищ выдано исследователям и сотрудникам для получения информации около 116 000 ед.хр. 

     Подготовлен к изданию и издан двенадцатый номер научно-практического журнала «Архивы Югории».

     Архивистами автономного округа проводились мероприятия, посвященные юбилейным и памятным датам в истории страны и округа, судьбам известных людей Югорского края, фондообразователям архивных отделов городов и районов автономного округа. Подготовлено 87 выставок архивных документов, 92 статьи, принято участие в 33 теле-радиопередачах. Архивами автономного округа проведены обзоры выставок, экскурсии в архивохранилища, школьные уроки, встречи с фондообразователями и общественностью.

     Наиболее активно использованием архивных документов занимались: Государственный архив Югры, архивные отделы администраций городов Сургута, Нягани, Нефтеюганска, Урая, Ханты-Мансийска; Белоярского, Берёзовского, Кондинского, Нефтеюганского районов.

     Документальные фильмы «Город Солнца» и  «Время покаяния», снятые по заказу Архивной службы Югры,  были представлены на IV межрегиональном  кинофестивале  архивных фильмов «Уральский хронограф» (23-24 мая 2013 года, г. Екатеринбург), заняли I и III места в номинации  "Документальные, игровые фильмы, пропагандирующие историческое наследие региона ".

     Службой на основе фотографий из архивных фондов государственного и муниципальных архивов подготовлены 2 фотовыставки: «Моя Югра», посвященная 20-летию со дня принятия Конституции Российской Федерации, присвоению автономному округу статуса субъекта  Российской Федерации  и "Самарьяне" – выставка портретной фотографии  жителей села Самарово конца  XIX – начала XX века.

      Специалисты Службы и Государственного архива Югры приняли участие в IV Лопаревских чтениях, организованных Государственной библиотекой Югры, с докладами   «Некоторые факты о ликвидации Самаровской церкви Покрова Пресвятой Богородицы» (консультант Службы О.А.Спиридонова) «Здесь больше никто не живет…»: страницы истории исчезнувшего села Базьяны Ханты-Мансийского района» (главный методист отдела использования и публикации документов Государственного архива Югры Л.М. Завьялова).

     Службой подготовлен к изданию календарь памятных и знаменательных дат Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Югорский калейдоскоп событий на 2014 год». Подготовлены и опубликованы в газете «Новости Югры» 2  информационных материала по истории ликвидации православных церквей на Тобольском севере.

     Работа по использованию архивных документов активно ведется в Государственном архиве Югры. В 2013 году продолжена реализация проектов «История исчезнувших деревень», «Первая мировая война в жизни югорчан» - подготовлены и утверждены планы реализации проектов, продолжены сбор и обработка материалов. Специалистами Государственного архива Югры в течение года подготовлено 3 временных, 3 книжных, 1 выставка-презентация, 2 виртуальные выставки, в т.ч.: «Любите землю, и она ответит вам добром», «Золотодобыча на Приполярном Урале» и др., по выставкам проведено более 20 обзорных мероприятий. Выставку КУ ГАХМАО «От прошлого к будущему», которая была представлена в здании УМВД по Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре посетило более 1,5 тысяч человек.  С рамках реализации соглашений о сотрудничестве бюджетным учреждением автономного округа «Музей геологии, нефти и газа» представлены архивные документы для организации выставки «Березовский газ. Точка отсчета». На основе архивных документов подготовлено 40 статей и подборок архивных документов, на официальном сайте КУ ГАХМАО размещено 382 информационных материала, принято участие в записи 17 телесюжетов и радиопередач.

     Значительно активизирована работа по использованию архивных документов в архивном отделе г. Ханты-Мансийска. За отчетный период подготовлено 29 информационных мероприятий, в т.ч.: 7 стационарных выставок архивных документов, по которым проведено 8 экскурсий, 3 виртуальных выставки, размещенные на сайте администрации города, 4 школьных урока, 3 публикации в газете «Самарово-Ханты-Мансийск» и др.

     Архивисты г. Нягани приняли участие в подготовке к изданию книги с воспоминаниями старожилов города «Скрижали. Книга северных судеб», Государственного архива Югры – книги-фотоальбома «Тайны заповедной земли».

     На тематическом сайте «Архивы Югры» в 2013 году размещено 16 информационных материалов, 8 виртуальных выставок архивных документов. Наиболее активно предоставляли материалы в рубрики сайта архивисты Березовского района, г. Нефтеюганска, г. Сургута.

     Во исполнение решения по итогам 34-го заседания Российского организационного комитета "Победа" от 12.07.2013 на официальном сайте Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры размещен баннер с официальной эмблемой празднования 70-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов, через который пользователи «Интернет» имеют возможность ознакомиться с архивными материалами (фотографии, воспоминания, письма, копии личных документов и др.), виртуальными выставками архивных документов по истории Великой Отечественной войны, размещенными на тематическом сайте «Архивы Югры» в рубрике «Великая Отечественная война в архивных документах», всего размещено более 30 информационных материалов.

     К памятным датам Великой Отечественной войны подготовлены и опубликованы архивные материалы в муниципальных периодических изданиях и на сайтах администраций (г. Нягань, Нефтеюганский район), проведены школьные уроки (г. Нягань, г. Сургут);  подготовлены выставки архивных документов, в т.ч. виртуальные: «Город Ханты-Мансийск и Самаровский район в годы Великой Отечественной войны» (КУ ГАХМАО), «Портрет Ветерана» (Березовский район), «Помните их имена» (г. Сургут), «От Сталинграда до Победы!», «Этих дней не смолкнет слава», «Спасибо деду за победу» (г.Нефтеюганск), «Никто не забыт, ничто не забыто» (г. Радужный) и др.

     Архивистами Березовского района к 420-летию со дня основания Березово и  к 90-летию образования Березовского района подготовлены: фотовыставки «Тебя, мое Березово, в сердце своем берегу!», «Гордость Югры»; к изданию подготовлен набор открыток «Березовский район». В рубрику «История Березовского района в архивных документах» на тематическом сайте «Архивы Югры» предоставлено для размещения 7 информационных материалов, в т.ч. к 60-летию открытия Березовского газа, 3 виртуальные выставки.

     К 90-летию образования Кондинского района архивисты подготовили к изданию Юбилейный календарь, на страницах которого отражена история района в цифрах и фотографиях; приняли участие в подготовке к изданию юбилейного альманаха «Вереск», фотоальбома «Конда-молодая», организовали демонстрацию выставки «История Кондинского района в 1930-е-1960-е гг.» в 6 поселениях района и др.

     К 20-летию со дня принятия Конституции Российской Федерации архивисты Сургута подготовили и провели школьную викторину для учащихся гимназии № 4 города на тему «Право, основы Конституции РФ», подготовили в традиционной и виртуальной формах  выставку архивных документов «Становление избирательной системы в г. Сургуте и Сургутском районе в постсоветский период».

     Деятельность архивов Югры освещается в газете «Новости Югры», в средствах массовой информации муниципальных образований автономного округа, телерадиокомпаниями «Югра» и «Югория», на тематическом портале «Архивы Югры», на сайтах муниципальных образований автономного округа, в информационных бюллетенях органов управления архивным делом Уральского федерального округа.

     За 2013 год исполнено 76 394 запросов, в том числе 70 725 социально-правового характера и 5 669 тематических запроса. Наибольшее количество запросов исполнили архивы г. Сургута – 12 891, г. Нижневартовска – 11 825, г.Нягани – 8 917, г. Нефтеюганска – 8 555. В основном запросы исполняются с положительным ответом. В течение года в  читальных залах архивов автономного округа работало 509  исследователей.

 

  1. Научно-исследовательская и методическая работа

 

     Службой организовано проведение методического семинара-практикума по теме «Современная система научно-справочного аппарата к документам государственных и муниципальных архивов» с участием И.В. Волковой, кандидата исторических наук, заведующего отделом архивоведения ВНИИДАД.

      На семинаре рассмотрены вопросы:

 - Принципы формирования объединённых архивных фондов (ОАФ) и архивных коллекций. Специфика учёта ОАФ и архивных коллекций. Формирование дел фондов на ОАФ и архивные коллекции;

- Усовершенствование и переработка архивных описей в архиве. Нормативные требования по усовершенствованию и переработке архивных описей. Обзор методических пособий по усовершенствованию и переработке архивных описей.

     В отчётном году специалистами Архивной службы Югры подготовлены и обсуждены на заседании ЭПМК Службы проекты методических разработок:

  • по организации и проведению выставок архивных документов»;
  • по исполнению запросов социально-правового характера (в форме информационно-методического письма).

     В течение года специалисты Службы принимали  участие в:

  • заседаниях и мероприятиях научно-методического совета архивных учреждений УрФО (г. Ханты-Мансийск, г. Ялуторовск);
  • IV межрегиональном  кинофестивале архивных фильмов «Уральский хронограф» (23-24 мая 2013 года, г. Екатеринбург);
  • межрегиональной выставке архивных документов «Гибель семьи императора Николая II. Следствие длиною в век», посвящённой 400-летию дома Романовых (г. Екатеринбург);
  • XX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: эффективное управление электронными документами» (г. Москва).

     Специалистами КУ ГАХМАО прочитаны лекции и проведены практические занятия по вопросам архивного дела для студентов Югорского и Нижневартовского государственных университетов, Ханты-Мансийского технолого-педагогического колледжа.  В рамках проведения курсов повышения квалификации учителей истории автономного округа проведен ряд мероприятий по теме «Практическая работа с архивными документами учителей истории, с целью преподавания региональной истории в школе».

     Архивистами Югры в течение года проводились методические семинары по вопросам делопроизводства и архивного дела для специалистов ведомственных архивов.

     Архивисты Кондинского района провели урок-практикум для студентов отделения «Архивоведение» Междуреченского аграрного колледжа по теме «Состав научно-справочного аппарата к документам в государственных и муниципальных архивах», семинар для работников аппарата администрации района по теме «Требования действующего законодательства к формированию дел постоянного и временного срока хранения. Передача дел на хранение в архив».

     Специалистами архива г. Нижневартовска проведено 4 практических занятия по истории архива и вопросам архивного дела для студентов социально-гуманитарного колледжа.

     Архивным отделом администрации Ханты-Мансийского района разработано положение о проведении смотра состояния делопроизводства и архивов в администрациях сельских поселений района, утверждено распоряжением администрации района от 23.04.2013 № 508-р, разработан проект соглашения о взаимодействии администрации района с администрациями сельских поселений по решения вопросов местного значения в области архивного дела.

     В плановом порядке продолжается совершенствование научно-справочного аппарата к фондам (дополнения к историческим справкам, каталогизация документов, усовершенствование и переработка описей). В 2013 году переработке подверглись описи на 1500 ед. хр.

 

6. Внедрение информационных технологий и развитие информационно-поисковых систем в сфере архивного дела вХанты-Мансийском автономном округе – Югре

 

     Приоритетными задачами Службы в 2013 году было внедрение информационных технологий в деятельность архивов автономного округа.

     С целью формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивов автономного округа для повышения качества информационного обслуживания пользователей в ретроспективной архивной информации Службой в 2013 году продолжена работа по созданию единого информационного пространства. В 2013 году на Совете по развитию Информационного общества при Губернаторе Ханты-Мансийского автономного округа – Югры рассматривался вопрос «Опыт и перспективы использования информационных технологий в деятельности КУ «Государственный архив Югры». В рамках данного вопроса члены Совета были проинформированы о практическом применении Автоматизированной информационной системы «Электронный архив Югры», также были высказаны положительные отзывы постоянных пользователей архивной информацией, ученых, краеведов, музеев.

     В 2013 году Служба продолжила работу по формированию цифрового контента с целью предоставления его в режиме свободного доступа в сети Интернет. В отчетном году в рамках Федеральной целевой программы «Культура России на 2012-2018 годы» переведены в машиночитаемый формат и загружены в ИС «Электронный архив Югры» более 150 тыс. заголовков дел оцифрованных образов описей архивов автономного округа.

     Мероприятия по информатизации архивов автономного округа в 2013 году были включены в ведомственную целевую программу «Документальное наследие Югры» на 2011-2015 годы и на период до 2020 года» (далее – Программа), утвержденную приказом Службы от 20.12.2013 № 138. В рамках Программы с 2009 года реализуется проект по созданию автоматизированной информационно-поисковой системы «Электронный архив» (далее – ИС «Электронный архив Югры»).

     В рамках ведомственной целевой программы «Документальное наследие Югры» также проводились работы по формированию электронного информационного ресурса архивных дел. В рамках заключенных государственных контрактов выполнены следующие работы:

  • 205 тыс. заголовков дел оцифрованных образов описей архивов автономного округа переведены в машиночитаемый формат и загружены в ИС «Электронный архив Югры». На 01.01.2014 в ИС «Электронный архив Югры» загружено 404 тыс. заголовков дел из них 355 тыс. в 2013 году. Созданный и загруженный в ИС «Электронный архив Югры» информационный ресурс позволяет обеспечить оперативный, равный и свободный доступ к архивным документам всех категорий пользователей в режиме онлайн, позволяет обеспечить сохранность оригиналов документов, не подвергая их разрушению при физическом воздействии во время поиска информации, а также значительно сократить время на исполнение запросов граждан и организаций;
  • в архивном отделе администрации города Сургута оцифровано 469 дел, что составило более 50 000 листов.Всего по состоянию на 01.01.2014 оцифровано и загружено в ИС «Электронный архив Югры»1 931 тыс. образов архивных дел и описей. Оцифрование проводилось в сером режиме (256 оттенков серого), с разрешением 300 dpi по всей поверхности изображения, формат для сохранения использован JPG. Для проведения работ Исполнитель использовал планетарные сканеры формата А2 с подвижной колыбелью и производительностью до 2000 л/час. Скорость проведения работ зависела от состава и физического состояния архивных документов.

     В отчетном году собственными силами Государственного архива Югры было оцифровано 3 265 фотодокументов (0,87 Гб), которые были включены в базу данных «Фотокаталог». Общий объем накопленных данных в БД «Фотокаталог» на 01.01.2014 год составил 10 318 карточек. Оцифрование фотографий проводилось на сканере ЭларПланСкан А2, приобретенном Службой в рамках ведомственной целевой программы «Документальное наследие Югры».

     Одним из основных направлений ра звития отрасли в 2013 году было формирование информационного массива автоматизированного общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд» версия 5.0. В рамках ведомственной целевой программы «Документальное наследие Югры» на сервере Службы установлена клиентская оболочка программного общеотраслевого автоматизированного комплекса «Архивный фонд» версия 5.0 и созданы базы данных архивов автономного округа всех архивов автономного округа, проведена конвертация накопленных данных предыдущих версий ПК «Архивный фонд» в версию 5.0.

     На 01.01.2014 в ПК «Архивный фонд» версия 5.0 внесено 76% заголовков фондов от общего числа, имеющихся в архивах автономного округа.

     С целью повышения оперативности поиска информации архивами автономного округа в 2013 году продолжена работа по созданию полнотекстовых тематических баз данных «Картотека решений окружного, районных и городских Советов народных депутатов и их исполкомов», «Посемейные списки административно-ссыльных», «Номенклатурные работники окррайгорисполкомов», «Сведения по личному составу учреждений и организаций», «Календарь памятных дат», «Фотокаталог»; «Организации – источники комплектования»; «Справочник местонахождения документов по личному составу».

     Общий объем накопленных данных в тематических базах  на 01.01.2014 составляет:

  • «Посемейные списки административно – ссыльных 1930 – 1952 годы»  - 2,74 Мб (5780 фамилий);
  • «Картотека решений окружного, районных и городских Советов народных депутатов и их исполкомов, органов местного самоуправления»  - 129,69 Мб (100981 карточка, что на 9% больше, чем в 2011 году);
  • «Фотокаталог» - 10 Гб (21555 карточек, что на 19% больше, чем в 2012 году);
  • «Календарь знаменательных дат» - 2,54 Мб (581 карточка);
  • «Библиотека справочно-информационного фонда» - 4,95 Мб (1925 карточек).

     В 2013 году парк компьютерной техники Архивной службы Югры увеличился на 10 единиц компьютерной техники и составил 194 единицы в том числе:

  • в Службе 26 компьютеров класса выше PentiumIV, в том числе 2 (два) ноутбука; 4 (четыре) сервера, в том числе 1 (один) контроллер домена, 2 (два) для работы системы «Электронный архив», 1 (один) для размещения АПК «Архивный фонд», «Фондовый каталог», ПК «Автоматизация деятельности Экспертно-проверочной методической комиссии»);
  • в Государственном архиве Югры 28 компьютеров класса выше PentiumIV, 12 компьютеров класса ниже PentiumIV, в том числе 1 (один) ноутбук;
  • в архивных отделах администраций городов и районов автономного округа парк компьютерной техники увеличился на 9 единиц и составил 140 компьютеров, при этом 7 компьютеров классаPentiumIII были заменены на компьютеры класса выше PentiumIV.

     Сетевая инфраструктура архивных органов Югры представлена Службой, Государственным архивом автономного округа и 22 архивными отделами администраций городов и районов автономного округа (из 22).

     Служба входит в единую корпоративную локально-вычислительную сеть исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

     Локально-вычислительные сети способностью 100 Мбит/сек. имеют все архивные отделы администраций городов и районов автономного округа. Архивные отделы осуществляют выход в сеть Интернет по выделенной линии 2 Мбит/сек. Адреса электронной почты имеют все архивные отделы администраций городов и районов автономного округа. Web-страницы на сайтах администраций городов и районов автономного округаимеют 21 (из 22) архивный отдел.

     С целью повышения эффективности взаимодействия граждан и организаций со Службой на официальном веб-сайте органов государственной власти автономного округа в течение отчетного периода систематически актуализировалась информация о деятельности Службы и Государственного архива автономного округа, в т.ч. систематически обновлялась ретроспективная информация по истории развития автономного округа.

     В 2013 году начал работу официальный сайт казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (www.gahmao.ru). На сайте размещены информация о деятельности Государственного архива Югры, нормативные правовые документы в сфере архивного дела, анонс мероприятий Государственного архива Югры и др.

 

7. Работа с кадрами

 

     Численность архивных работников, состоящих в списочном составе в архивных органах Ханты-Мансийского  автономного округа – Югры на 01.01.2014 года  составляет  158 человек.  

     Утвержденная штатная численность Государственного архива Югры составляет 33 человека.

     Высшее образование  имеют 127 архивистов из общего числа работников архивных органов и учреждений автономного округа. По специальностям архивоведение, документоведение – 22 человека, по специальности «Преподаватель истории, историк» – 22, среднее специальное образование по специальности «Архивоведение и делопроизводство» имеют 21 сотрудник, 15 специалистов повышают свой образовательный уровень заочно в ВУЗах страны.

     Государственные гражданские служащие Архивной службы Югры и муниципальные служащие архивных отделов администраций муниципальных образований автономного округа  повышали свой профессиональный уровень на краткосрочных курсах  повышения квалификации в образовательных учреждениях высшего профессионального образования Российской Федерации по направлениям государственной гражданской и муниципальной службы.

     В ноябре Службой проведён третий окружной конкурс профессионального мастерства «Архивист Югры – 2013». В конкурсе приняли участие 2 специалиста  Государственного архива Югры и 4 архивиста из муниципальных образований автономного округа: городов Ханты-Мансийск, Урай, Сургут и Нефтеюганского района. 

     В отчётном году Почетными грамотами Федерального архивного агентства награждены 5 сотрудников, в том числе 1 специалист архивного отдела  администрации  муниципального образования. 

     В Государственном архиве Югры проходили производственную практику студенты Ханты-Мансийского Технолого-педагогического колледжа.

     В Сургутском государственном педагогическом университете готовят специалистов по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».  В Ханты-Мансийском технолого-педагогическом колледже работает отделение по специальности «Делопроизводство и архивоведение».

 


Опубликовано: 06.02.2014 14:07        Обновлено: 19.04.2016 14:23