Размер:
Цвет:

За 2012 год

Отчет о реализации "Основных направлений развития архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре в 2012 году"

 

1. Государственное регулирование развития архивного дела

 

     Деятельность Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Служба) осуществлялась в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в сфере архивного дела и была направлена на реализацию приоритетных направлений деятельности: создание информационной системы «Электронный архив Югры»,  осуществление качественного комплектования Архивного фонда Российской Федерации, соблюдение нормативных режимов хранения.

     Постановлением Правительства автономного округа от 28 сентября 2012 года № 358-п «О Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» утверждено Положение о Службе.

     Распоряжением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 14 декабря 2012 года № 746-рп внесены изменения в штатное расписание Службы.

     Постановлением Правительства автономного округа от 22 декабря 2012 года № 542-п внесены изменения в Положение о Службе, позволяющие принимать Службе нормативные правовые акты в форме приказов, в том числе об утверждении Примерного положения по установлению отраслевой системы оплаты труда работников казённого учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

     Казённое учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (далее также – Учреждение, Государственный архив Югры) осуществляло свою деятельность в соответствии с основными направлениями развития архивного дела, определёнными в Государственном задании Учреждения, утверждённом приказом Архивной службы Югры от 01.02.2012 № 14.

     Приказами Службы утверждены: порядок формирования государственного задания, перечень государственных услуг (работ), оказываемых Учреждением на трёхлетний плановый период; примерное положение об оплате труда работников Учреждения; положение о порядке установления оклада и премиальных выплат руководителю Учреждения.

     Учитывая требования действующего законодательства по обеспечению открытости деятельности Учреждением, разработан и размещён в сети Интернет официальный сайт Учреждения (www.gahmao.ru).

     Для обеспечения эффективной деятельности структурных подразделений Учреждения в практику работы внедрена следующая организационно - распорядительная документация: Порядок и схема учёта архивных документов, Положение об экспертной комиссии, Порядки предоставления государственных услуг «Организация работы пользователей архивными документами в читальном зале» и «Организация приёма граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок» и др. 

     В результате оптимизации структуры органов местного самоуправления автономного округа, отдел по делам архивов администрации Нефтеюганского района вошёл в структурную единицу административного управления администрации Нефтеюганского района.

     Архивная служба Югры по состоянию на 1 января 2013 года включает в себя:

  • Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (18 человек);
  • казённое учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (33 человека);
  • 22 архивных отдела администраций муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, выполняющих функции муниципальных архивов.

     В соответствии с реализацией Закона Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 18.10.2010 № 149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» в муниципальных образованиях автономного округа  приняты нормативные правовые акты об осуществлении отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела. В архивах автономного округа сосредоточено около восьми тысяч документов государственной собственности автономного округа, находящихся на муниципальном хранении, на работу с которыми в 2012 году было выделено около  двух с половиной миллионов рублей из окружного бюджета.

     Приведены в соответствие с федеральными, окружными законами и муниципальными правовыми актами положения об архивных отделах и должностные инструкции специалистов архивных отделов администраций муниципальных образований автономного округа.

     Для реализации социальных прав граждан на получение и использование информации, содержащейся в архивных документах Югры, заключены и реализуются соглашения об информационном взаимодействии между государственными учреждениями – территориальными Отделами Пенсионного фонда Российской Федерации и администрациями муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, в государственном и во всех муниципальных архивах установлены программные комплексы «VipNet».

     В отчётном году  утверждена в новой редакции ведомственная целевая  программа «Документальное наследие Югры» на 2011-2015 годы и на период до 2020 года». Общий объём финансирования в 2012 году составил 17862 000 рублей. Выделенные ассигнования  на мероприятия Программы из средств окружного бюджета реализованы на 100%.

     В  соответствии с реализацией Федерального закона от 26.12.2008         № 294 – ФЗ  «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» Службой  в 2012 году проведены 3  проверки в учреждениях автономного округа за соблюдением законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела, подготовлены акты, результаты работы рассмотрены на коллегии Архивной службы Югры.

     В течение года велась работа по доработке и согласованию административных регламентов по предоставлению государственных услуг и осуществлению государственных функций в сфере архивного дела.

     Органами местного самоуправления автономного округа продолжена работа по утверждению административных регламентов по предоставлению архивными отделами администраций муниципальных образований муниципальных услуг в сфере архивного дела (г. Нижневартовск, г. Лянтор, г. Югорск, г. Когалым, г. Покачи, г. Мегион, г. Ханты-Мансийск; Октябрьский, Советский, Ханты-Мансийский, Нижневартовский, Берёзовский, Нефтеюганский районы).

     Информация о предоставлении услуг размещена на Портале государственных и муниципальных услуг Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, Едином портале государственных услуг Российской Федерации.

     Органами местного самоуправления автономного округа разработаны графики рабочих поездок в муниципальные образования сельские поселения автономного округа для проведения разъяснительной работы о порядке предоставления муниципальных услуг в сфере архивного дела.

     Продолжается взаимодействие Службы с муниципальными образованиями автономного округа, в т.ч. путем проведения заседаний коллегии Службы, Дней Архивной службы Югры в муниципальных образованиях автономного округа, что позволяет эффективно решать проблемные вопросы архивных отделов администраций муниципальных образований, среди которых на главном месте – улучшение материально-технической базы архивов автономного округа, информатизация архивного дела.

     В 2012 году Дни  Архивной службы Югры проведены в муниципальных образованиях г. Урай, г. Ханты-Мансийск и Ханты-Мансийский район. Проведены встречи  руководителя Службы с Главами администраций муниципальных образований, с кураторами архивных отделов, представителями общественности, на которых обсуждались проблемные вопросы развития архивного дела в муниципальных образованиях.

     Вопросы развития архивного дела включаются в планы работы администраций муниципальных образований автономного округа, ежеквартально рассматриваются на аппаратных совещаниях при Главах администраций, кураторам архивных отделов еженедельно направляются отчёты о проделанной работе.

     Ежемесячно проводился мониторинг поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе по вопросам архивного дела.

     В 2012 году органами местного самоуправления было принято 40 нормативных правовых актов по вопросам развития архивного дела. Среди них: «Об упорядочении и формировании Архивного фонда района» (Берёзовский район), «Об основных мероприятиях архивного дела по комплектованию и учёту документов в фондах архивного отдела администрации района» (Нижневартовский район), «Об утверждении Порядка формирования и содержания муниципального архива города Покачи, включая хранение архивных фондов города Покачи» (г. Покачи), «Об организации работы ведомственных архивов учреждений, предприятий – источников комплектования муниципального архива администрации г. Пыть-Ях» (г. Пыть-Ях), «О проведении конкурса «История моей организации» (г. Ханты-Мансийск), «Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Ханты-Мансийского района» (Ханты-Мансийский район) и др.

     В плановом порядке проходили заседания коллегии Службы.

 

2.Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

 

     В 2012  году продолжалась работа по дальнейшему укреплению пожарной и охранной безопасности архивов,  улучшению условий хранения архивных документов,  ведению государственного учета документов.

     В Государственном архиве Югры  значительное внимание уделено вопросам пожарной безопасности, обеспечению сохранности архивных документов при  возникновении чрезвычайных ситуаций. Проведены инструктажи по охране труда и пожарной безопасности. Приобретены индивидуальные средства защиты (самоспасатель «Феникс»), хладоновые огнетушители. Специалисты Государственного архива Югры прошли обучение по курсу «Пожарно-технический минимум». Помещения Государственного архива Югры оборудованы системой видеонаблюдения.  С целью обеспечения сохранности архивных документов Службой в отчётном году начата работа по микрофильмированию особо ценных архивных документов Государственного архива Югры, микрофиши созданы на 63 особо ценных дела. 

         В  2012 году архивными отделами администраций муниципальных образований автономного округа  проведены организационные мероприятия по вопросам улучшения условий хранения архивных документов:  

         - в   администрации города  Сургута разработана ведомственная целевая программа по строительству Сургутского городского архива, реализация которой начинается в 2014 году;

         - в архивном отделе администрации г. Нижневартовска перемещено 16 архивных фондов (3184 ед.хр.) постоянного хранения в новое архивохранилище, в помещениях архивного отдела, расположенных в разных зданиях, установлены пластиковые окна, проведён ремонт электрооборудования, косметический ремонт архивохранилища, установлена охранно-пожарная сигнализация.

          В целях укрепления пожарной и охранной безопасности в архивах автономного округа проведены следующие мероприятия:

         - проверены приборы охранной и пожарной сигнализации, приобретены новые огнетушители (г. Когалым, г. Ханты-Мансийск, г. Сургут, Белоярский район);

- архивным отделом управления культуры администрации города Ханты-Мансийска разработаны и утверждены документы, регулирующие вопросы безопасности и обеспечения сохранности архивных документов, план действий специалистов по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, эвакуации документов.

         В целях соблюдения нормативных режимов хранения архивных документов в соответствии с утверждёнными графиками работ в архивах проводились санитарные дни, осуществлялся контроль за состоянием температурно-влажностных параметров хранилищ, при необходимости осуществлялись мероприятия по оптимизации условий хранения. Поддержание необходимых показателей  климата в архивохранилищах осуществляется при помощи систем приточно-вытяжной вентиляции и кондиционирования воздуха.

         В Государственном архиве Югры и архивах муниципальных образований автономного округа проводилась работа по картонированию документов. Все принятые документы помещены в картон или в короба, на которые оформлены ярлыки. В Государственном архиве Югры за прошедший год закартонировано 3 624 ед.хр., в муниципальных архивах – 15 719 ед. хр.

         В архивах г. Сургута, г. Нижневартовска при перемещении документов в другие помещения пересоставлены топографические указатели.

         В 2012 году осуществлены проверки наличия и состояния документов и дел в Государственном архиве Югры, в архивных отделах администрации муниципальных образований городов и районов: Нягань, Лангепас, Ханты-Мансийск, Кондинского района.   

         В целях улучшения физического и технического состояния документов в архивах автономного округа сделано следующее:

- подшито –  5665ед.хр.;

- перепечатано более 200 листов с затухающим текстом. 

     Создание страхового фонда документов (СФД)  является одним из направлений обеспечения сохранности особо ценных документов, находящихся на хранении в Государственном архиве Югры. В 2012 году Службой и Учреждением были заключены договоры на выполнение микрофильмирования оригиналов документов в двух поколениях (негатив, позитив) в количестве 16756 кадров или 92 ед.хр.  особо ценных документов. В дальнейшем первое поколение микроформ (негатив) планируется передать на постоянное хранение в Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ), город Ялуторовск Тюменской области.

     В целях создания фонда пользования на электронных носителях в Государственном архиве Югры, муниципальных архивах г. Нижневартовска, Берёзовского и Кондинского районов продолжалась работа по сканированию особо ценных документов в соответствии с контрактом, заключенным Службой с ООО «ПИН» (г. Москва). В рамках реализации проекта в архивах осуществлялась полистная проверка, расшивка, подшивка дел. Составлялись карточки учёта архивных дел на бумажной основе с повреждениями носителя.

     В архивах автономного округа своевременно осуществлялась выдача документов пользователям в читальный зал и сотрудникам, а также  подкладка их обратно. При возврате дел проводилась полистная проверка дел. Фактов утраты, порчи документов не выявлено.

     В сфере государственного учёта документов за отчетный год проведена работа архивов по заполнению и совершенствованию форм учетной документации.  

     В архивных отделах администраций муниципальных образований проведена переработка описей дел постоянного срока хранения, проведена работа по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидированных организаций.

     Проведена паспортизация архивов организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа.

     Несмотря на то, что архивами автономного округа выполняются основные виды работ по обеспечению сохранности архивных документов, требует дальнейшего решения проблема размещения архивов в специально построенных или приспособленных зданиях.

     Архивы городов Сургута, Пыть-Яха, Ханты-Мансийска размещены на первых этажах жилых зданий; архивы городов Мегиона, Нягани, Нижневартовска, Радужного, Октябрьского района размещены в административных зданиях совместно с другими структурными подразделениями администраций или другими организациями. Дефицит архивных площадей имеется в архиве Советского района.

     В 2012 году в архивах городов Сургута, Лянтора произошли чрезвычайные ситуации из-за аварий систем жизнеобеспечения помещений жилых квартир, расположенных над архивохранилищами, а также  повреждения кровли во время ливневых дождей. В архиве г. Сургута повреждено 375 дел постоянного хранения, в г. Лянторе – 6 дел по личному составу. Архивистами, аварийно-спасательными группами администраций муниципальных образований предприняты оперативные меры по перемещению документов в безопасное место, их просушивание и восстановление. Часть документов отремонтировано, переплетено. 

     В затопленных помещениях проведены ремонтные работы.

 

3. Комплектование Архивного фонда РФ.

Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий

 

     В 2012 году продолжалась работа Архивной службы Югры по качественному формированию Архивного фонда Российской Федерации, улучшению комплектования государственного и муниципальных архивов, совершенствованию ведомственного хранения документов, обеспечению их сохранности, в том числе документов по личному составу ликвидированных организаций.

     В течение года систематически велась работа по оптимизации состава источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа управленческой, научно-технической и аудиовизуальной документацией, а также держателей личных фондов: изучение деятельности организаций для определения исторической и практической значимости их документов с целью пополнения списков источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа. Количество источников комплектования архивов автономного округа на 01.01.2013 составляет 988 учреждений, организаций и предприятий, из состава источников комплектования архивов автономного округа в 2012 году исключено 18 и включено 13 организаций.

     В отчетном году продолжалась работа по заключению договоров с территориальными органами федеральных органов государственной власти, федеральными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства.

     Государственным и муниципальными архивами автономного округа систематически велась работа по внедрение в практику работы организаций, учреждений, предприятий – источников комплектования:

  • Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477;
  • Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых приказом Росархива от 23.12.2009 № 76;
  • Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков (М., 2010),

     В целях организации внутриведомственного контроля специалистами Архивной службы Югры проводились проверки соблюдения организациями – источниками комплектования архивов Правил хранения, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. Проведено 82 комплексных, контрольных и тематических проверок. По итогам проверок подготовлены справки и проведены совещания с руководителями проверенных организаций.

     В состав Архивного фонда принято 19774 единицы хранения управленческой документации, что на 9% меньше, чем в 2011 году. В отчетном году архивами автономного округа продолжена совместная работа с конкурсными управляющими ликвидируемых организаций в целях обеспечения сохранности документов. В связи с реорганизацией и ликвидацией как государственных, так и негосударственных предприятий, учреждений, организаций принято на хранение 12536 единиц хранения по личному составу, что на 20% больше, чем в 2011 году.

     Архивами автономного округа активно велась работа по комплектованию фотодокументами. Состав фотофонда увеличился на 1574 единиц хранения, что на 6% больше чем в 2011 году. Комплектование фотофонда проводилось специалистами архивов автономного округа на основе инициативного документирования. В состав фотофонда приняты фотографии, отражающие социально-культурную жизнь Югры.

     Продолжена работа по приему от владельцев личных фондов документов личного происхождения. В состав Архивного фонда принято 332 единицы хранения, что на 6% меньше, чем в 2011 году. Владельцами личных фондов на государственное и муниципальное хранение переданы воспоминания, личная переписка, дневники, статьи, удостоверения к наградам, почетные грамоты, благодарственные письма, которые пополнили коллекции документов участников Великой Отечественной войны и тружеников тыла, ветеранов Афганской войны, почетных граждан городов и районов автономного округа, заслуженных работников различных отраслей экономики.

     Объем Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по состоянию на 01.01.2013г. – 777245 ед. хр., в том числе:

- 388311 ед.хр. управленческой документации;

- 341160 ед.хр. документов по личному составу;

- 10614 ед.хр документов личного происхождения;

- 7322 ед.хр. научно-технической документации;

- 29404 ед.хр. фотодокументов; 

- 385 ед.хр. видеофонограмм;

- 8 ед.хр. фонодокументов;

- 41 ед.хр. кинодокументов.

     За отчетный период проведено 12 заседаний экспертно-проверочной методической комиссии (далее – ЭПМК) Службы, на которых рассмотрены методические вопросы улучшения качества комплектования, ведения государственного учета и проведения экспертизы ценности архивных документов, описи и номенклатуры дел учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа. Всего на заседаниях ЭПМК в 2012 году рассмотрено:

  • описей управленческой документации на 29 510 ед. хр., что на 9% больше, чем в 2011 году;
  • описей дел по личному составу на 20 180 ед. хр., что на 55% больше, чем в 2011 году;
  • номенклатуры дел 226 организаций, что на 9% больше, чем в 2011 году.

     В целях повышения квалификации специалистов организаций – источников комплектования, ответственных за ведение делопроизводства и  архив, в 2012 году архивными отделами органов местного самоуправления автономного округа проведено 15 совещаний-семинаров и более 1 тыс. индивидуальных консультаций по вопросам ведения делопроизводства и организации ведомственного архива.

 

4. Научная информация и использование документов 

 

     В 2012 году Архивной службой Югры подготовлено 872 информационных мероприятия. Пользователями архивной информации стали около 100 000 человек. Из архивохранилищ выдано исследователям и сотрудникам для получения информации около 83 871 ед.хр.

     Подготовлен к изданию и издан одиннадцатый номер научно-практического журнала «Архивы Югории».

     Архивистами автономного округа проводились мероприятия, посвященные юбилейным и памятным датам в истории страны и округа, судьбам известных людей Югорского края, фондообразователям архивных отделов городов и районов автономного округа. Подготовлено 75  выставок архивных документов, 28 телерадиопередач,144 статьи, в т.ч. Государственным архивом Югры – 15 выставок, 10 телерадиопередач, 36 статей. Архивами автономного округа проведены обзоры выставок, экскурсии в архивохранилища, школьные уроки, встречи с фондообразователями и общественностью.

     Наиболее активно использованием архивных документов занимались: Государственный архив Югры, архивные отделы администраций городов Сургута, Нягани, Нефтеюганска, Нижневартовска, Пыть-Яха, Урая, Ханты-Мансийска; Белоярского, Берёзовского, Кондинского, Нефтеюганского районов.

     Службой на основе фотографий из архивных фондов государственного и муниципальных архивов подготовлена фотовыставка «История в одной фотографии».

     К 430-летию столицы Югры - г. Ханты-Мансийска совместно с Государственным архивом Югры организована выставка архивных документов «Времен связующая нить… Самарово – Остяко-Вогульск – Ханты-Мансийск», экспонаты выставки были представлены на выставке достижений предприятий и учреждений города Ханты-Мансийска в дни проведения юбилейных мероприятий в КВЦ «Югра-ЭКСПО». Участникам мероприятий были вручены:  документальный фильм «Город Солнца» на CD-диске, снятый на основе архивных документов по заказу и сценарию Службы; подарочные открытки с фотографиями из фотофонда Государственного архива по истории города, буклет по выставке.

     В рамках ведомственной целевой программы «Документальное наследие Югры» на 2011-2013 гг. по заказу Службы изданы сборники архивных документов «Мой жизненный закат прекрасен. Письма академика И.М. Губкина к Варваре Боярской» под редакцией О.В. Буксиной, «Детство опаленное войной» под редакцией О.Н. Гавриловой.

     Службой подготовлен к изданию Календарь памятных и знаменательных дат Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Югорский калейдоскоп событий на 2013 год». Подготовлены и опубликованы в газете «Новости Югры» 11 информационных материалов по истории ликвидации православных церквей на Тобольском севере.

     Архивным отделом администрации города Нягани подготовлены к изданию: фотоальбом «Нягань. Улыбка Севера», сборник архивных документов «… состава преступления нет», в сборник вошли воспоминания жителей города Нягани, подвергшихся политическим репрессиям.

     Работа по использованию архивных документов активно ведется в Государственном архиве Югры, в 2012 году подготовлен перспективный план работы по данному направлению. С 2012 года Государственным архивом Югры совместно со Службой реализуется проект «История исчезнувших деревень». С целью патриотического воспитания подрастающего поколения организован и проведен цикл мероприятий «Нет героев от рожденья, они рождаются в боях», «Спасенное детство. Родной дом детей блокадного Ленинграда». Все мероприятия проходили с участием очевидцев событий, было организовано мультимедийное и музыкальное сопровождение.Государственным архивом Югры в течение года подготовлено 15 документальных и книжных выставок, в т.ч.: «Откуда нефть, когда кругом тайга?», «Времен связующая нить…», «Дорога к рыбе» и др., по выставкам проведено более 30 обзорных мероприятий.С целью организации совместных мероприятий Государственным архивом заключены соглашения о сотрудничестве бюджетными учреждениями автономного округа «Музей Природы и Человека», «Музей геологии, нефти и газа».

     К памятным датам начала и окончания Великой Отечественной войны подготовлены выставки архивных документов, в т.ч. виртуальные: «День Победы! Герои фронта и тыла» (Кондинский район), «Не забыть нам огонь сталинградской земли…» (Березовский район), «Дорогами войны» (г. Сургут). Документы из фондов личного происхождения Березовского архива были использованы учащимися начальной школы в работе над проектом «Эхо войны».

     Архивным отделом города Ханты-Мансийска организован и проведен городской конкурс исследовательских работ «История моей организации», в рамках реализации которого собраны документы из личных архивов жителей города по истории организаций. На основе собранных документов подготовлены 3 публикации в газету «Самарово-Ханты-Мансийск», вышло 3 телесюжета о ходе и итогах проведения конкурса.

    Архивным отделом администрации г. Урая подготовлено 9 выставок архивных документов, в т.ч. к профессиональным праздникам – Дню архивов, Дню нефтяника и др.

     Архивистами Нягани подготовлено 7 выставок архивных документов, опубликовано 23 статьи, подготовлено 4 телепередачи, проведено 5 школьных уроков.

     Архивисты г. Когалыма продолжили публикацию статей и архивных документов в рубрике «Страницы истории» газеты «Когалымский вестник».

     Сайт архивного отдела Кондинского района пополнился рубриками: «По страницам старых документов», «Фотовыставки», «Цифры и факты», которые в течение прошедшего пополнялись материалами на основе архивных документов. Кондинские архивисты подготовили совместно с территориальной избирательной комиссией мероприятие для учащихся 9-11 классов, посвященное избирательному праву, с организацией выставки архивных документов «Выборы: вчера, сегодня, завтра», показа презентации «Выборы: история и современность», викторины по теме «Избирательное право». Архивным отделом района подготовлен Реестр награжденных лиц Кондинского района, ведется сбор документов о награжденных и размещение собранного материала на сайте архива. Проведана подготовительная работа по подготовке к изданию Юбилейного календаря, посвященного 90-летию района. Подготовлено 10 инициативных информаций по истории района, учреждений и организаций.

     Архив города Югорска подготовил материалы для издания книги «Югорск, я тебя люблю», архивисты Белоярского района – книги по истории села Полноват.

     Специалистами Службы проведена работа по наполнению нового официального сайта Службы по делам архивов автономного округа на едином официальном сайте государственных органов власти автономного округа  http://www.archivesl.admhmao.ru и по тематической разработке, перенесению информации, информационном наполнении нового тематического сайта «Архивы Югры» http://www.arhivugra.admhmao.ru.

     Деятельность архивов Югры освещается в газете «Новости Югры», в средствах массовой информации муниципальных образований автономного округа, телерадиокомпаниями «Югра» и «Югория», на тематическом портале «Архивы Югры», на сайтах муниципальных образований автономного округа, в информационных бюллетенях органов управления архивным делом Уральского федерального округа.

     Архивные отделы городов Нижневартовск, Нефтеюганск, Нефтеюганского и Березовского,Кондинского, Нижневартовского района  активно применяют в работе такую форму использования архивных документов, как подготовка виртуальных выставок.

     За 2012 год исполнено 70 907 запросов, в том числе 64 103социально-правового характера и 6 804 тематических запроса. Наибольшее количество запросов исполнили архивы г. Сургута –17 324, г. Нягани – 8 270, г. Нефтеюганска – 6 873,   г. Нижневартовска – 5 958. В основном запросы исполняются с положительным ответом. В течение года в  читальных залах архивов автономного округа работало 536  исследователей.

 

  1. Научно-исследовательская и методическая работа

 

     В отчётном году специалистами Архивной службы Югры подготовлены методические разработки:

  • примерная номенклатура дел муниципального общеобразовательного учреждения «Средняя школа»;
  • инструкция о порядке выдачи архивных документов, описей дел и копий фонда пользования из архивохранилищ и их возврате;
  • памятка для муниципальных архивов по предоставлению информации в календарь памятных и знаменательных дат «Югорский калейдоскоп событий».

     Руководитель  Службы Л.Д. Сажаева приняла участие в работе XVII Международного конгресса архивов в г. Брисбен (Австралия).

     В течение года специалисты Службы принимали  участие в:

  • заседаниях и мероприятиях научно-методического совета архивных учреждений УрФО (г. Курган, г. Екатеринбург, г. Уфа);
  • в межрегиональной историко-этнографической выставке архивных документов «Уральский  Север», посвящённой Дню народного единства (г. Екатеринбург). 

     В Ханты-Мансийском районе проведен семинар для специалистов администраций поселений по вопросам подготовки и составления описей дел.

     В г. Когалыме подготовлен и проведен семинар по вопросам делопроизводства и архивного дела для специалистов структурных подразделений администрации города.

     Специалистами Нефтеюганского архива проведено более 80 учебно- консультационных мероприятий для работников учреждений и предприятий города, в т.ч. – семинар для работников Управления социальной защиты по г. Нефтеюганску и району по теме «Архивное законодательство, нормы и правила ведения делопроизводства в учреждениях».

     Для студентов социально-гуманитарного факультета СурГПУ сургутскими архивистами проведено практическое занятие «Сбор и использование архивных источников по истории региона».

     Архивные работники г. Нижневартовска в рамках организации прохождения производственной практике на базе архивного дела провели 8 занятий по истории архива и архивного дела, 2 обзорных экскурсии для студентов Нижневартовского государственного педагогического института.

     В плановом порядке продолжается совершенствование научно-справочного аппарата к фондам (дополнения к историческим справкам, каталогизация документов, усовершенствование и переработка описей).   В 2012 году переработке подверглись описи более чем на 800 ед. хр.

 

6. Внедрение информационных технологий и развитие информационно-поисковых систем в сфере архивного дела вХанты-Мансийском автономном округе – Югре

 

     Приоритетными задачами Службы в 2012 году было внедрение информационных технологий в деятельность архивов автономного округа.

     С целью формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивов автономного округа, для повышения качества информационного обслуживания пользователей в ретроспективной архивной информации Службой в 2012 году продолжена работа по созданию единого информационного пространства. В 2012 году на Совете по развитию Информационного общества при Губернаторе Ханты-Мансийского автономного округа – Югры рассматривался вопрос «Развитие информационных систем архивного дела и их интеграция с ТИС Югры». В рамках данного вопроса Служба презентовала Автоматизированную информационную систему «Электронный архив Югры» и получила положительную оценку членов Совета и положительные отзывы наших постоянных пользователей, ученых, краеведов, музейных работников.

     Мероприятия по информатизации архивов автономного округа включены в ведомственную целевую программу «Документальное наследие Югры» на 2011-2015 годы и на период до 2020 года (далее – Программа), утвержденную приказом Службы от 28.12.2012 № 131. В рамках Программы с 2009 года реализуется проект по созданию автоматизированной информационно-поисковой системы «Электронный архив» (далее – ИС «Электронный архив Югры»). В отчетном году Службой проведен открытый конкурс на право заключения государственного контракта на проведение работ по модернизации ИС «Электронный архив Югры» и оцифрованию особо ценных и наиболее востребованных документов. В рамках заключенного государственного контракта, созданы:

  • подсистема удаленного доступа пользователей к архивной информации. Подсистема позволит обеспечить оперативный, равный и свободный доступ всех категорий пользователей к научно-справочному аппарату и некоторым архивным документам, хранящимся в архивах автономного округа;
  • подсистема Службы, которая позволяет автоматизировать рабочие процессы экспертно-проверочной методической комиссии Службы, в части обработки документов поступающих на рассмотрение ЭПМК, ведения протоколов ЭПМК и списков организаций, учреждений и предприятий – источников комплектования архивов автономного округа и т.д.;
  • подсистема муниципальных архивов позволит автоматизировать процессы хранения, обработки, поиска и предоставление потребителю архивных документов с применением типового программного продукта.

     В 2012 году Служба продолжила работу по формированию цифрового контента с целью предоставления его в режиме свободного доступа в сети Интернет. В рамках заключенного государственного контракта, согласно техническому заданию к контракту в отчетном году оцифровано более 820 тысяч листов архивных дел. Оцифрование проводилось в сером режиме (256 оттенков серого), с разрешением 300 dpi по всей поверхности изображения, формат для сохранения использован JPG.

     Для проведения работ Исполнитель использовал планетарные сканеры формата А2 с подвижной колыбелью и производительностью до 2000 л/час. (ЭларПланСкан А2). Скорость проведения работ зависела от состава и физического состояния архивных документов.

     В отчетном году собственными силами Государственного архива Югры было оцифровано 3543 фотодокументов (609 Мб), которые были включены в базу данных «Фотокаталог». Оцифрование фотографий проводилось на сканере ЭларПланСкан А2, приобретенном Службой в рамках Программы.

     В 2012 году продолжена ретроконверсия заголовков дел и их загрузка в ИС «Электронный архив Югры». На 01.01.2013 в ИС «Электронный архив Югры» загружено 11 000 заголовков дел из них 5 000 в 2012 году.

     Созданный и загруженный в ИС «Электронный архив Югры» информационный ресурс позволяет обеспечить оперативный, равный и свободный доступ к архивным документам всех категорий пользователей в режиме онлайн, позволяет обеспечить сохранность оригиналов документов, не подвергая их разрушению при физическом воздействии во время поиска информации, а также значительно сократить время на исполнение запросов граждан и организаций.

     В конце 2012 года Система пополнилась более чем на 1,5 тысячи  электронных копий документов (70 тысяч электронных образов) по истории Югры за период XVI – начало XX вв., выявленных в Федеральных и региональных архивах, приобретенных Службой в рамках реализации программных мероприятий, которые в дальнейшем вольются в электронный фонд пользования Государственного архива Югры.

     До 1 марта 2013 года ИС «Электронный архив Югры» проходит опытную эксплуатацию в Государственном архиве Югры, после устранения выявленных, в период опытной эксплуатации, недостатков Система будет выпущена в промышленную эксплуатацию.

     Одним из основных направлений развития отрасли в 2012 году было формированиеинформационного массива автоматизированногообщеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд» версия 4.3.

     На 01.01.2013 в ПК «Архивный фонд» версия 4.3. внесено 60% заголовков фондов от общего числа, имеющихся в архивах автономного округа.

     Информатизация архивной сферы затронула также область создания автоматизированных информационно-поисковых справочников. С целью повышения оперативности поиска информации Службой в 2012 году в рамках Программы приобретены программные продукты «Организации – источники комплектования», «Справочник местонахождения документов по личному составу», «Учет обращений граждан и учреждений».

     В отчетном году архивы автономного округа в плановом порядке продолжили создание полнотекстовых тематических баз данных «Картотека решений окружного, районных и городских Советов народных депутатов и их исполкомов», «Посемейные списки административно-ссыльных», «Номенклатурные работники окррайгорисполкомов», «Сведения по личному составу учреждений и организаций», «Календарь памятных дат», «Фотокаталог».

     Общий объем накопленных данных в тематических базах данных на 01.01.2013 составляет:

  • «Посемейные списки административно – ссыльных 1930 – 1952 годы»  - 2,74 Мб (5780 фамилий);
  • «Картотека решений окружного, районных и городских Советов народных депутатов и их исполкомов, органов местного самоуправления»  - 117,56 Мб (100981 карточка, что на 9% больше, чем в 2011 году);
  • «Фотокаталог» - 3,08 Гб (17567 карточек, что на 48% больше, чем в 2011 году);
  • «Календарь знаменательных дат» - 2,2 Мб (239 карточек);
  • «Библиотека справочно-информационного фонда» - 4,63 (1881 карточка).

     В 2012 году парк компьютерной техники Архивной службы Югры увеличился на 10 единиц компьютерной техники и составил 184 единицы в том числе:

  • в Службе 24 компьютера класса выше PentiumIV, в том числе 2 (два) ноутбука; 4 (четыре) сервера, в том числе 1 контроллер домена, 2 для работы системы «Электронный архив», 1 (приобретен 2012 году) для размещения АПК «Архивный фонд», «Фондовый каталог», ПК «Автоматизация деятельности Экспертно-проверочной методической комиссии»);
  • в Государственном архиве Югры 29 компьютеров класса выше PentiumIV, в том числе 1 (один) ноутбук;
  • в архивных отделах администраций городов и районов автономного округа парк компьютерной техники уменьшился на 3 единиц и составил 131 компьютеров, при этом 5 компьютеров класса PentiumIII были заменены на компьютеры класса выше PentiumIV.

    Сетевая инфраструктура архивных органов Югры представлена Службой, Государственным архивом автономного округа и 20 архивными отделами администраций городов и районов автономного округа (из 22).

     Служба входит в единую корпоративную локально-вычислительную сеть исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

     Локально-вычислительные сети способностью 100 Мбит/сек. имеют 20 (из 22) архивных отделов администраций городов и районов автономного округа, что на 5 больше чем 2011 году. Архивные отделы осуществляют выход в сеть Интернет по выделенной линии 2 Мбит/сек. Адреса электронной почты имеют 21 (из 22) архивный отдел администрации городов и районов автономного округа. Web-страницы на сайтах администраций городов и районов автономного округаимеют 21 (из 22) архивный отдел.

     С целью повышения эффективности взаимодействия граждан и организаций со Службой на официальном веб-сайте органов государственной власти автономного округа в течение отчетного периода систематически актуализировалась информация о деятельности Службы и Государственного архива автономного округа, в т.ч. систематически обновлялась ретроспективная информация по истории развития автономного округа.

     В декабре 2012 года разработан официальный сайт казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (www.gahmao.ru), с 20 января 2013 года сайт открыт для заинтересованных пользователей. На сайте размещены информация о деятельности Государственного архива Югры, нормативные правовые документы в сфере архивного дела, анонс мероприятий Государственного архива Югры и др.

 

  1. Работа с кадрами

 

     На 01.01.2013 в архивных органах и Учреждении автономного округа утверждено 160  штатных должностей. Численность работников, состоящих в списочном составе  составляет 159 человек.

     Высшее образование имеют 128 архивистов из общего числа работников архивных органов автономного округа и Учреждения. По специальностям «архивоведение, документоведение» - 22 человека, по специальности «преподаватель истории, историк» -22, среднее специальное образование по специальности «архивоведение и делопроизводство» имеют 10 сотрудников, 15 специалистов повышают свой образовательный уровень заочно в вузах страны.

      Государственные гражданские служащие Службы и муниципальные служащие архивных отделов администраций муниципальных образований автономного округа  повышали свой профессиональный уровень на краткосрочных курсах  повышения квалификации в Федеральных государственных образовательных учреждениях высшего профессионального образования: «Российская академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации», «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)», «Югорский государственный университет».

     Службой при сотрудничестве с ОЦПК ВНИИДАД (г. Москва) организованы и проведены в г. Ханты-Мансийске семинары-практикумы для специалистов Службы, государственного и муниципальных архивов автономного округа по темам: «Выявление архивных документов с повреждениями материальных носителей и текстов. Реставрация архивных документов на бумажной основе», «Использование архивных документов», «Комплектование архивов: организационные и методические аспекты работы».

     Специалисты государственного архива Югры (16 человек) прошли курсы повышения квалификации по архивному делу, кадровой деятельности, обеспечения безопасности персональных данных и другим направлениям в учреждениях: ОЦПК ВНИИДАД (г. Москва), НОУ ДПО Тюменский методический центр «Дом науки и техники» (г. Тюмень), ООО «Аудиторская фирма Тотал-Аудит» (г. Екатеринбург), Югорский научно-исследовательский институт информационных технологий (г. Ханты-Мансийск), Региональный центр консервации и реставрации архивных документов (г. Томск).

     Сотрудники Службы принимали  участие в семинарах НМС архивных органов и учреждений Уральского федерального округа.

     В 2012 году проведён второй окружной конкурс профессионального мастерства ««Лучший архивист Югры – 2012». Участниками конкурса стали семь специалистов Архивной службы Югры (г. Сургут и Сургутский район, г. Нягань, г. Нижневартовск, г. Нефтеюганск, Кондинский район).

     Почетными грамотами Федерального архивного агентства награждены 2 сотрудника, в том числе 1 специалист ведомственного архива организации.

     Студенты Югорского государственного университета проходили производственную практику в Государственном архиве Югры. В Сургутском государственном педагогическом университете готовят специалистов по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».  В Ханты-Мансийском технолого-педагогическом колледже работает отделение по специальности «Делопроизводство и архивоведение».

 

 

 



Опубликовано: 26.02.2013 10:05        Обновлено: 10.08.2016 10:05