Об общих подходах к созданию перечня документов, подлинники которых должны быть обязательно на бумажном носителе

В настоявшее время ведется активная проработка новых идей и законодательных инициатив в рамках проекта «Цифровая экономика». Обсуждается возможность изменения всей технологии работы с документами.

Развитие электронного документооборота является одной из основных задач Стратегии развития отрасли информационных технологий в Российской Федерации на 2014-2020 годы и на перспективу до 2025 года. Системы электронного документооборота и управления корпоративным контентом применяются и развиваются уже давно, в процессе активного внедрения электронного документооборота Югра не стала исключением.

В целях создания единого информационного пространства органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в части документационного обеспечения, автоматизации задач, направленных на обеспечение электронного документооборота в Югре с 1 января 2013 года в эксплуатацию введена Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО».

На сегодняшний день к СЭД подключено более 350 органов и организаций, в том числе и муниципальные образования. Количество зарегистрированных пользователей системы порядка 20 тысяч пользователей.

Проект по развитию электронного документооборота в деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований автономного округа и подведомственных им государственных и муниципальных учреждений направлен на организацию юридически значимого документооборота в электронной форме, в том числе при межведомственных и межуровневых взаимодействиях, с отказом от дублирования документооборота на бумажном носителе.

За 2018 год доля исходящих документов составила 78,2% от общего количества документов, направленных в органы государственной власти, органы местного самоуправления муниципальных образований и подведомственные государственные учреждения (в 2017 году -63,5%).

доля документов, входящих документов составила 73,4% от общего числа исходящих документов из муниципальных образований автономного округа.

В связи с изложенным, предложения по формированию общих подходов к созданию перечня документов, подлинники которых должны быть обязательно на бумажном носителе Архивной службой Югры сформулированы на основе практического опыта, сложившегося в регионе и исходя из реального состояния и уровня внедрения электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти, органов местного самоуправления Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и подведомственных им государственных и муниципальных учреждений Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Исходя из этого, предлагаем в перечень включить:

виды документов срок хранения, которых постоянно, за исключением видов документов, ведение которых в соответствии с федеральным законодательством предусмотрено в электронной форме, вне зависимости от сроков хранения.

виды документов длительного хранения, при этом, считаем необходимым предусмотреть возможность для тех органов и организаций, где уровень внедрения электронного документооборота позволяет обеспечить сохранность документа в электронной форме в течение установленных сроков хранения, с сохранением его юридической значимости и возможности сохранения их читаемости – не теряя при этом юридической значимости документов выбора способа хранения таких документов.

Кроме того, необходимо учесть тот факт, что с точки зрения деловых процессов, практически одновременно создаются бумажный экземпляр документа, подписанный «личной подписью» подписанта, и электронный документ, подписанный его же электронной подписью. Как правило в целях оптимизации деловых процессов, первым подписывается электронный документ и тут возникает вопрос, какой из документов можно считать подлинным экземпляром одного и того же документа в различной форме? В связи с этим, предлагаем в Указаниях по применению Перечня отразить, что документ, в бумажной форме подписанный личной подписью подписанта имеет статус повторно созданного подлинника.

В случае, если будет принято решение в Перечень включать не только документы постоянного и длительного сроков хранения, предлагаем рассмотреть возможность сокращения значительного количества дублирующих статей, провести систематическую группировку видов документов, связанных с определенными деловыми операциями и видами деятельности. Консолидация позволит сократить разнообразие сроков хранения, для конкретных одинаковых видов документов.

В заключении, с целью вовлечения в процесс формирования Перечня заинтересованных ведомств и организаций, а также заинтересованной общественности предлагаем рассмотреть возможность размещения проекта Перечня в виде электронного сервиса в открытом доступе с возможностью обратной связи, что позволит привлечь к публичному обсуждению проекта Перечня все заинтересованные стороны.

Руководитель

Службы по делам архивов

Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Ю.В. Дружинина