Размер:
Цвет:

Работа экспертно – проверочной методической комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (2012 год)

Выступление  Т.В. Туркулайнен, заместителя руководителя Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры,  на   совещании председателей и секретарей ЭПК (экспертно-проверочных комиссий) Уральского и Приволжского федеральных округов по проблемам деятельности ЭПК органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации. г.Уфа, 2012 год. 

     Экспертно-проверочная методическая комиссия (далее - ЭПМК) Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры (далее – Архивная служба Югры) создана приказом  начальника Управления (предшественник Архивной службы Югры) от 10.02.1999 года и действует на основании положения об ЭПМК. В 2011 году в связи с изменением штатного расписания Архивной Службы Югры и созданием казённого учреждения автономного округа «Государственный архив Югры» был пересмотрен состав ЭПМК. В настоящее время комиссия представлена 9 членами ЭПМК, 14 экспертами ЭПМК по согласованию. Комиссия является совещательным органом, в её состав входят начальники отделов, опытные и квалифицированные специалисты Архивной службы Югры. Экспертами ЭПМК являются по согласованию специалисты отдела комплектования казённого учреждения автономного округа «Государственный архив Югры», заведующие архивными отделами администраций муниципальных образований автономного округа, представители исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры. В целях координации действий ЭПМК разработан Регламент работы ЭПМК.

     ЭПМК работает в соответствии с планом работы, утверждённым приказом руководителя Архивной службы Югры, заседания проводятся ежемесячно, ход заседаний протоколируется.

     По результатам рассмотрения вопросов на ЭПМК, заинтересованным архивным отделам, организациям и лицам направляются выписки из решений комиссии, осуществляется контроль за их исполнением, Все документы, поступающие на рассмотрение ЭПМК регистрируется в журналах.

     ЭПМК Архивной службы Югры на своих заседаниях рассматривает методические и практические вопросы, связанные с определением состава документов Архивного фонда Российской Федерации, экспертизой ценности документов и комплектования ими Государственного архива Югры, архивных отделов администраций муниципальных образований автономного округа и ведомственных архивов, а также осуществляет методическое руководство деятельностью экспертных комиссий (ЭК), учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования государственного и муниципальных архивов Югры.

     В своей деятельности ЭПМК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законом Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 07.06.2005  № 42-оз «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре», нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами Федерального архивного агентства, Положением Архивной Службы Югры и Положением об ЭПМК.

     Список организаций-источников комплектования служит организационной и методической основой формирования Архивного фонда Российской Федерации. Сводный список организаций-источников комплектования государственного и муниципальных архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры был утверждён в 2007 году и ежегодно уточняется. По состоянию на 01.01.2012 года числится 1039 организаций-источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа управленческой документацией, 145 держателей личных фондов, 35-научно-технической документацией.

     Работа с источниками комплектования архивных отделов Ханты-Мансийского автономного округа сегодня имеет особую актуальность.

      Появились новые факторы, влияющие на изменение состава источников комплектования архивов. К таковым можно отнести: изменение в архивном законодательстве, реструктуризация органов государственной власти, слияние, разлияние организаций, появление новых видов организаций, изменение системы управления, исчезновение отраслевой вертикали управления, изменение функций, передача полномочий, организационная и экономическая нестабильность ряда организаций, что не всегда позволяет сделать правильный вывод о правомерности включения их в списки.

       За последние 5 лет на государственный учёт было поставлено 75 организаций, 120 исключено из списка. Например, в  связи с приватизацией государственного имущества сменили форму собственности лесопромышленные предприятия, из-за реорганизации системы органов управления социальной защиты населения из списков организаций-источников комплектования архивов Югры исключены 20 органов социальной защиты и около 30 учреждений, осуществляющих социальную защиту населения автономного округа.

     Вместе с тем появление организаций с новыми формами собственности повлекло за собой образование новых видов документов по приватизации, акционированию, лицензированию и др. На заседаниях ЭПМК постоянно обсуждаются вопросы об уточнении сроков хранения тех или иных видов документов.

     Количество источников в списках комплектования архивных отделов автономного округа варьируется от 20 до 105 и зависит не только от экономического профиля территории и её инфраструктуры, но и от других причин.

     В Списке №1 представлены учреждения, организации и предприятия, относящиеся к федеральной, государственной, муниципальной, частной формам собственности. Среди них государственные предприятия, акционерные общества, общественные, политические организации, средства массовой информации.

     Уточнение состава всех организаций, расположенных в зоне комплектования архива, изучение функций организаций, изучение состава документов, образующихся в деятельности организации, решение вопроса о форме приёма документов проводят архивные отделы самостоятельно. На рассмотрение ЭПМК представляют предлагаемый вариант списка источников комплектования, обоснования, исторические справки на новые организации и сведения обо всех  изменениях в названиях фондообразователей, произошедших со времени составления предыдущего варианта списка.    При отборе в Список негосударственных хозяйственных и коммерческих организаций учитывается масштаб их деятельности и стабильность существования. Учитывается и количество создаваемых в организации рабочих мест.

     По составу организаций, включённых в списки источников комплектования за последние годы произошли следующие основные изменения:

  • большинство промышленных, строительных, сельскохозяйственных предприятий изменили форму собственности,
  • в сельском хозяйстве крупные колхозы и совхозы распались на отдельные крестьянские фермерские хозяйства и кооперативы, в которых часто делопроизводство вообще отсутствует, поэтому количество сельхозпредприятий – источников комплектования изменилось резко в сторону снижения,
  • включены государственные структуры, рождённые в ходе экономических и социальных реформ.

     Не произошло увеличения в списках общественных организаций:

 отраслевые профсоюзы прекратили свою деятельность, из добровольных объединений действуют только советы войны и труда, очень мало отделений политических партий, функционирующих постоянно и документирующих свою деятельность. Многие общественные организации районного и городского звена переносятся из списков основных источников комплектования в список возможных источников комплектования, т.к. в их деятельности не образуется документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Все масштабные отраслевые изменения в источниках комплектования ЭПМК отслеживает постоянно.

     На заседаниях ЭПМК рассматриваются вопросы об установлении сроков хранений отдельных категорий документов, не предусмотренных перечнем или изменения сроков хранения документов в пределах полномочий ЭПМК.

     ЭПМК уделяет внимание сохранению Архивного фонда Российской Федерации. Ведётся учёт организаций-источников комплектования, имеющих задолженность по обработке документов и допустивших их утрату. Комиссия контролирует соблюдение сроков и качество упорядочения документов в ведомственных архивах. Одним из условий обеспечения сохранности документов в учреждениях является проверка наличия. По результатам проверки наличия документов на рассмотрение ЭПМК поступают переработанные и усовершенствованные описи дел. За последние 5 лет на согласование ЭПМК архивными отделами администраций городов и районов автономного округа было представлено 115 актов об необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, на основании которых 3200 дел постоянного хранения были сняты с государственного учёта.

     ЭПМК ежегодно проводит анализ состава описей и состояния упорядочения документов в организациях отдельных отраслевых систем, выносит рассмотрение вопросов на окружные семинары. Это положительно влияет на качество отбора документов и их описание. За прошедшие годы изучено комплектование архивов автономного округа документами Думы, органов образования, здравоохранения, архитектуры, культуры, молодёжной политики, лесопромышленного комплекса, школ и др. Поставлены вопросы о качестве комплектования архивов, повышения уровня работы ЭК организаций.

     За отчётный период проведено 13 заседаний ЭПМК Архивной службы Югры, на которых рассмотрены методические вопросы улучшения качества комплектования, ведения государственного учёта и проведения экспертизы ценности архивных документов, а также описи и номенклатуры дел учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа:

- управленческой документации – на 26019 ед.хр.;

- по личному составу – на 9043 ед.хр.;

- номенклатуры дел от 205 организаций.

     Немаловажное направление деятельности ЭПМК – рассмотрение научно-методических документов по организации делопроизводства и архивного дела. Это типовые и индивидуальные инструкции по делопроизводству, положения об ЭК организаций, примерные номенклатуры дел, методические пособия и т.д.

     Так же на заседаниях ЭПМК рассматриваются акты о выделении к уничтожению дел, не имеющих научно-исторической ценности.

     Работа ЭПМК сопровождается программным обеспечением «Протоколы ЭПМК», предназначенным для автоматизированного ввода, хранения, обработки и вывода информации о работе ЭПМК на основании протоколов заседаний комиссии. В настоящее время в рамках реализации ведомственной целевой программы Архивной службы Югры «Документальное наследие Югры» проводится модернизация данного программного комплекса т.е. автоматизация процессов в деятельности ЭПМК: регистрация документов, поступивших на ЭПМК, ведение протоколов, создание сводного списка и его актуализация в период всего действия, учёт плановых показателей.

     ЭПМК Архивной службы Югры играет важную роль в координации деятельности, государственного, муниципальных и ведомственных архивов по формированию Архивного фонда Российской Федерации.

 

Т.В. Туркулайнен, заместитель руководителя Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, председатель ЭМПК

Опубликовано: 08.11.2013 11:35        Обновлено: 18.04.2016 14:07