Размер:
Цвет:

О проблемах формирования Архивного фонда Российской Федерации в архивных учреждениях Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (2010 год)

Выступление Т.В. Туркулайнен, заместителя начальника Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, на совещании-семинаре научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа. г. Ханты-Мансийск, 16-17 июня 2010 года. 

 

     Перед архивами Югры стоят три основные задачи: комплектование государственного и муниципальных архивов; обеспечение сохранности документов и их использование. Задачи все важны, но вопросы комплектования имеют особое значение.

     Обеспечение сохранности и использование являются внутриархивными функциями, функция комплектования носит межотраслевой характер. Это подразумевает и соответствующее правовое обеспечение.

     От комплектования, от того, насколько полно и качественно будет проведён отбор и передача в архивы документальных свидетельств нашей эпохи, будет зависеть источниковая база исторической науки, то, какими мы предстанем перед нашими потомками.

     Архивный фонд Российской Федерации последние десятилетия формировался не как фрагментарный набор интересных документальных комплексов, а как целостное явление, дающее представление о взаимосвязях исторических процессов. Целостность обусловлена формированием Архивного фонда на основе единых правовых, организационных, научных и методических принципов. Это стержень, который делает совокупность ценных документов  единым Архивным фондом России.

     Одним из основополагающих направлений в деле формирования Архивного фонда является работа по определению состава источников комплектования архивов. Глубокие изменения в обществе, выразившиеся в перестройке системы управления, юридическом признании права частной собственности, в том числе и на информацию, а также реформирование экономики, сопряженное с экономическим кризисом, придали данному направлению архивной деятельности новое содержание. Необходимо учитывать наличие разных форм собственности, разрушение отраслевых связей, контролировать процесс ликвидации и создания новых организаций – источников комплектования.

     В сводном списке источников комплектования Архивной службы Югры насчитывается 1060 организаций, предприятий, учреждений всех форм собственности, которые являются источниками комплектования архивных отделов администраций муниципальных образований, в том числе 116 – источники комплектования Государственного архива автономного округа.

     В Списке №1 представлены учреждения, организации и предприятия, относящиеся к федеральной, государственной, муниципальной, частной, смешанной формам собственности. Среди них государственные предприятия, акционерные общества, товарищества, кооперативы, общественные, политические организации, средства массовой информации.

     Уточнение состава всех организаций, расположенных в зоне комплектования архива, изучение функций организаций, изучение состава документов, образующихся в деятельности организации, решение вопроса о форме приёма документов архивные отделы проводят самостоятельно. На рассмотрение ЭПМК представляют предлагаемый вариант списка источников комплектования, обоснования, исторические справки на новые организации и сведения обо всех  изменениях в названиях фондообразователей, произошедших со времени составления предыдущего варианта списка.

     До 2008 года все архивные отделы администраций муниципальных образований работали со списками источников комплектования всех форм собственности. Это удавалось,  мы старались сохранить целостность образованных фондов в Государственном и муниципальных архивах.

     С выбором новых глав муниципальных образований ситуация изменилась.

     В связи с приведением  нормативно-правовых актов автономного округа в области архивного дела в соответствие с федеральными законами от 22.10.2004  № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»  в пяти архивных отделах администраций муниципальных образований были исключены из списков источников комплектования архивов организации окружных и федеральных форм собственности.

     Мы ощутили на себе в полной мере отсутствие своевременного закона о наделении органов местного самоуправления муниципального района, городского округа отдельными полномочиями в сфере архивной деятельности.

     В настоящее время вторично приступили к разработке закона о передаче отдельных  полномочий по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципальных образований. И очень надеемся, что на этот раз мы сумеем доказать необходимость этого акта.

     Есть и положительные примеры. Исторически сложилось, что два архивных отдела администрации муниципального образования комплектовались только документами по личному составу, а документы постоянного хранения передавались в Государственный архив автономного округа. После долгой и упорной переписки удалось убедить глав, что они нарушают Федеральный закон от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» в части п.16 ст.15 о вопросах формирования и содержания муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений. На основании принятых нормативных актов архивные отделы администраций г.Ханты-Мансийска и Ханты-Мансийского района с 2010 года комплектуются документами постоянного хранения самостоятельно.

     Преобладающее место в составе организаций-источников комплектования занимают органы управления. В связи с этим в настоящий момент возникла следующая проблема – это структурные подразделения администраций муниципальных образований, которые в соответствии с действующим законодательством не являются органами местного самоуправления и не могут быть включены в качестве самостоятельных организаций в списки источников комплектования архивных отделов.

     С этим вопросом мы обратились за разъяснением в Федеральное архивное агентство. Нас информировали о том, что в настоящее время ВНИИДАД ведётся работа по подготовке «Рекомендаций по организации и ведению списков учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования государственных и муниципальных архивов» с учётом норм действующего законодательства и рекомендовали разработать порядок фондирования документов органов местного самоуправления муниципальных образований. Этот вопрос был обсуждён на ЭПМК. Мы приняли решение, что такая схема должна быть разработана, приступили к мониторингу методики, но хотелось бы составить такой порядок в соответствии с Рекомендациями, которые мы очень давно ждём.

     Качественно изменились состав и содержание документов, образующихся в деятельности организаций, учреждений, предприятий. Методическое обеспечение отбора документов на вечное хранение не вполне соответствует темпам этих изменений. Особенно это касается ведомственных перечней документов. Поэтому архивные учреждения много времени уделяют контролю за разработкой, пересмотром, уточнением номенклатур дел.

     В течение года из сводного списка источников комплектования Архивной службы Югры исключено 21 учреждение по причине ликвидации или смены правовой формы собственности. В их числе: Комитет по связи и телекоммуникациям, муниципальное учреждение «Центр историко-культурного наследия», муниципальное унитарное предприятие «Управление жилищно-коммунального обслуживания», бюджетные учреждения «Комсомольский лесхоз», «Пионерский лесхоз», учреждение автономного округа «Центр спортивной подготовки «Этнос», территориальные отделы Управления Роснедвижимости по автономному округу и др.

     ЭПМК ежегодно проводит анализ состава описей и состояния упорядочения документов в организациях отдельных отраслевых систем, выносит рассмотрение вопросов на окружные семинары. Это положительно влияет на качество отбора документов и их описание. Изучено комплектование архивов округа документами представительных органов, органов и учреждений по молодёжной политике, образования, архитектуры, культуры, жилищно-коммунального комплекса, лесного хозяйства и т.д.. Поставлены вопросы об улучшении отбора, уточнении номенклатуры дел, повышения уровня работы ЭК в решении вопросов комплектования.

     Все масштабные отраслевые изменения в источниках комплектования ЭПМК отслеживает постоянно.

     К сожалению, приходится констатировать тот факт, что не происходит увеличения в списках общественных организаций:

отраслевые профсоюзы прекратили свою деятельность, из добровольных объединений действуют только советы ветеранов войн и труда, очень мало отделений политических партий, функционирующих постоянно и документирующих свою деятельность. Многие общественные организации районного и городского звена переносятся из списков основных источников комплектования в список возможных источников комплектования, т.к. в их деятельности не образуются документы, подлежащие передаче на постоянное хранение.

     Организации неохотно идут на заключение договора или вовсе отказываются от сотрудничества, так как не видят в этом целесообразности. Личные контакты оказываются основной и наиболее эффективной формой работы. Однако очевидно, что инерции прежних  хороших  отношений хватит не надолго. Недооценка правовых аспектов уже  имеет негативные последствия – утрата ценных документов.

     Инициативное комплектование в округе имеет особую актуальность.

     В ходе проведения  тематических программ активизировалось инициативное комплектование документами.

      Ежегодно продолжается сбор документов личного происхождения. Пополнились коллекции документов «Участники Великой Отечественной войны и труженики тыла», «Заслуженные граждане городов и районов автономного округа». Расширился круг фондообразователей – источников комплектования архивных отделов администраций городов и районов автономного округа. Всего архивами автономного округа принято за 2009 год 480 ед. хр. документов личного происхождения.

     Специалисты архивных отделов принимали участие в заседаниях Ликвидационных комиссий по ликвидации учреждений муниципальной и окружной форм собственности, определяли место хранения документов ликвидированных организаций.

     По решению коллегии проведён комплекс работ по созданию объединённых архивных фондов органов представительной и исполнительной власти сельских и поселковых Советов. Внесены изменения во все учётные документы. После объединения фондов проводится проверка наличия и физического состояния дел фондов, составляются акты переработки описей, акты о необнаружении дел.

     Продолжается работа с организациями – потенциальными источниками комплектования архивных отделов по сбору исторических справок, составлению номенклатур дел, с целью изучения их деятельности.

     Государственным архивом автономного округа дано около 1300 консультаций учреждениям и организациям по вопросам упорядочения дел, составления номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, исторических справок.

     Специалисты Государственного архива автономного округа принимали участие в аппаратном совещании Департамента строительства автономного округа по вопросам составления номенклатуры дел, упорядочения документов, в заседании ликвидационной комиссии бюджетного учреждения автономного округа «Газета» Новости Югры», в работе межведомственной комиссии по приёмке в эксплуатацию архивохранилища государственного учреждения – Отделение Пенсионного Фонда Российской Федерации по Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре.

     Всего архивными отделами администраций муниципальных образований проведено 142 семинара по делопроизводству.

     Все архивные отделы автономного округа продолжают оказывать методическую и практическую помощь организациям федерального и окружного подчинения.

     За отчётный период проведено 12 заседаний экспертно-проверочной методической комиссии Управления по делам архивов автономного округа, на которых утверждено описей от 779 организаций на 26784 дела постоянного срока хранения, 9629 дел спецдокументации, 71 опись на 2417 ед.хр. фотодокументов, 41 опись документов личного происхождения на 551 ед.хр.  Согласованы описи 612 организаций на 19189 дел по личному составу.  Согласованы  номенклатуры дел 282 организаций.

     На сегодняшний день Архивный фонд Югры состоит из 3331 фонда, в которых хранится 646106 ед. хр., в том числе 293145 ед.хр. по личному составу.

     В вопросах комплектования государственного и муниципальных архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры обозначился ряд проблем, которые необходимо решать как можно быстрее.

     Отдельной проблемой стоит вопрос комплектования архивов Югры аудиовизуальной документацией (комплектуются 5 из 23 архивов). Основные источники комплектования этими видами документов: газеты и телерадиокомпании – отказываются от сотрудничества.

     Комплектование архивов аудиовизуальной документацией – одной из важнейшей с точки зрения создания источниковой базы современности, требует новых подходов, в частности через законодательное закрепление права архивов на получение обязательного экземпляра аудиовизуального документа.

     Внедрение делопроизводственных систем в электронном формате и перспектива приёма на вечное хранение машиночитаемых документов ставит перед архивистами ряд проблем: на сегодняшний день не определён статус электронного документа, не разработаны технические параметры их приёма и хранения. Всё это сдерживает работу архивов с электронной документацией.

     Архивные отделы практически не комплектуются документами нефтяной отрасли – отсутствуют действенные  меры воздействия.

     Не внедряются формы договоров с негосударственными предприятиями.

     Слабо  изучена проблема комплектования НТД.

     Архивный фонд Российской Федерации наполовину состоит из документов по личному составу ликвидированных предприятий.

     Накоплен определённый опыт работы по комплектованию, много сделано, но ещё больше предстоит сделать архивистам Ханты-Мансийского автономного округа - Югры. Для успешного решения вопросов комплектования архивов архивными документами необходимо сочетание традиционных форм с новыми подходами.

 

Т.В. Туркулайнен, заместитель начальника Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

 


Опубликовано: 08.11.2013 11:06        Обновлено: 19.04.2016 14:27