Размер:
Цвет:

Выступление начальника отдела Архивной службы Югры Дружининой Юлии Валерьевны на круглом столе "Электронный архив: настоящее и будущее" в рамках VIII Международного IT-Форума с участием стран БРИКС и ШОС. 9 июня 2016 года.

Электронный архив: от создания до успешной эксплуатации


     В настоящее время архивная информация является самостоятельным фактором социального и экономического развития общества. Возрастает ее роль в принятии решений в области политики, социальной, экономической сферах, в связи с тем, что обладание нужной информацией обеспечивает получение политических и экономических преимуществ. Огромная часть возникающей в современном обществе информации сосредотачивается в архивах, образуя информационной потенциал.
   
    Одним из факторов, определяющих способность архивов полно и точно удовлетворять возрастающую потребность в ретроспективной информации, является степень автоматизации архивов, которая охватывает все направления их деятельности.
     
     Построение единого информационного пространства является одной из основных государственных задач.
    
     Служба по делам архивов старается идти в ногу со временем и поэтому внедрение информационных технологий в деятельность архивов, создание электронных информационных ресурсов и предоставление их в электронной среде (в том числе Интернет) является одним из ключевых направлений нашей деятельности.
В связи с ежегодно увеличивающимся потоком обращений за архивной информацией со стороны физических и юридических лиц, Архивной службой Югры в 2009 году было принято решение о создании в рамках мероприятий ведомственной целевой программы «Документальное наследие Югры» комплексной отраслевой информационной системы, которая позволит:

автоматизировать деятельность Службы, государственного и 22 муниципальных архивов объединив их информационные ресурсы в единое информационное и телекоммуникационное пространство;
повысить сохранность архивных документов за счет изъятия из оборота подлинников документов и предоставления пользователям их электронных копий;
повысить доступность архивной информации для юридических и физических лиц посредством размещения автоматизированного научно-справочного аппарата и электронных копий архивных документов в сети Интернет.

     На первом этапе была разработана и внедрена комплексная система автоматизации архивной деятельности.
      Государственная информационная система «Электронный архив Югры», объединила в себе функции по ведению и управлению всеми информационными ресурсами и программными комплексами Службы и архивов, в том числе:
• хранение индексной информации и графических копий документов;
• резервное копирование и восстановление данных системы;
• ввод индексной информации основного раздела (рубрика-фонд-опись-дело) и данных тематических комплексов научно-справочного аппарата;
• привязку электронного образа описи к ее индексной карточке;
• учет приема и исполнения запросов пользователей для планирования и контроля их исполнения;
• доступ к информационному ресурсу и просмотр электронных копий описей и дел;
• взаимодействие с внешними системами.

     В качестве системной программной платформы используется ОС MS Windows Server, в качестве СУБД - MS SQL Server.

      В рамках второго этапа - силами и техническими средствами архивов и сторонних компаний на территории государственного и муниципальных архивов проведено массовое сканирование и индексирование архивных документов и научно-справочного аппарата, при этом обеспечена возможность перевода как расшитых, так и нерасшиваемых документов формата от А5 до А2 в электронные файлы формата JPEG с разрешением 300 dpi как в сером, так и в цветном режимах.

     В настоящее время в электронный вид переведено и проиндексировано 98% научно-справочного аппарата государственного и 22 муниципальных архивов автономного округа – это 7 154 описи, что составляет более 150 тыс. листов и проиндексировано около 500 тыс. заголовков дел. Цифровой контент Системы – это более 26 тысяч особо ценных и наиболее востребованных дел архивов и порядка 2 млн. электронных образов. В рамках программных мероприятий в федеральных и региональных архивах было приобретено около 1,5 тысяч электронных копий документов по истории Югры раннего периода, которые также были загружены в Систему «Электронный архив Югры».

     Этап создания информационного ресурса для нас оказался самым трудоемким, т.к. повлек за собой расшивку и реставрацию большого объема документов. За весь период реализации проекта: расшито около 10 тыс. дел, из которых на сегодняшний день отреставрировано и подшито около 4 тыс. дел.
Модульность построения Системы позволяет модернизировать и развивать систему за счёт подключения дополнительного оборудования, добавления новых модулей и увеличения общего объёма обрабатываемых и хранимых записей баз данных и электронных копий документов, расширения состава выполняемых функций, а также увеличения числа рабочих мест пользователей без доработки архитектуры основных программно-технических средств. Благодаря чему, Система ежегодно модернизируется, улучшаются имеющиеся сервисы и подключаются дополнительные.

     На третьем этапе - проведено внедрение подсистемы Интернет-портала. Подсистема вывела на качественно новый уровень процессы информирования населения о составе, содержании и местах хранения документов Архивного фонда, обеспечив одновременную работу неограниченного числа пользователей подсистемы.

     В текущем году заключен контракт на модернизацию системы в части интеграции ее с ЕСИА. Использование ЕСИА обеспечит возможность санкционированного доступа к информации пользователям Системы, как при входе непосредственно в Электронный архив Югры, так и при входе в Систему из личного кабинета Единого портала госуслуг.

     В дальнейшем мы планируем провести интеграцию с порталом госуслуг обеспечив тем самым двустороннюю синхронизацию программных средств Системы и Единого портала государственных услуг. Запрос в архив, заполненный на портале, после нажатия кнопки «отправить» мгновенно будет отображаться в Системе. По желанию пользователя, статусы отработки запроса будут напрямую транслироваться в личный кабинет Портала, по e-mail или посредством sms. Сотрудник архива, подготовив ответ, может уведомить заявителя о месте и времени получения соответствующей справки, в том числе прикрепив к ответу её электронную копию для предварительного ознакомления.

     Кроме того, запланирована разработка сервиса по предоставлению удаленного доступа к платным услугам архивов.
В заключение хочется отметить, что в декабре 2012 года на Совете по развитию Информационного общества при Губернаторе Ханты-Мансийского автономного округа – Югры региональная государственная информационная система «Электронный архив Югры» получила положительную оценку членов Совета, и было принято решение о запуске Системы с 1 марта 2013 г. в промышленную эксплуатацию, а 2015 году проект «Электронный архив Югры» одобрен Проектным комитетом под председательством Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и принято решение о его дальнейшем развитии, но уже через единую систему методов проектного управления, в числе пилотных проектов. С момента начала промышленной эксплуатации к Электронному архиву Югры обратилось около 13 тыс. пользователей.

Начальник отдела контроля комплектования
Архивного фонда Российской Федерации и
государственного учета архивных документов
Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
Дружинина Юлия Валерьевна

9 июня 2016 года



Опубликовано: 10.06.2016 17:12        Обновлено: 10.06.2016 17:12