Размер:
Цвет:

Доклад руководителя Архивной службы Югры Ю.В. Дружининой "Информационные технологии в архивной практике. Опыт реализации архивных IT-проектов в Ханты-Мансийском автономном округе-Югре" на совместном заседании НМС Северо-Кавказского и Южного федеральных округов. Республика Северная Осетия - Алания. 26 мая 2021 года.

Информационные технологии в архивной практике. 

Опыт реализации архивных IT-проектов 

в Ханты-Мансийском автономном округе-Югре.

Совместное заседание Научно-методических советов

Северо-Кавказского и Южного федеральных округов.

Республика Северная Осетия – Алания.

26 мая 2021 года.

Руководитель Службы по делам архивов

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Дружинина Юлия Валерьевна

Отвечая современным требованиям, архивисты Югры внедряют новые формы и способы формирования интереса со стороны аудитории к документальному историческому наследию и деятельности архивов, используя возможности современных информационных технологий.

Под влиянием информационных технологий сегодня меняются не только средства, способы доступа и «подачи» архивных документов в выставочном/экспозиционном пространстве, но и трансформируется архивная среда в целом. В связи с этим возникает вопрос о поиске разумного использования потенциала информационных технологий в архивной практике.

В выступлении остановлюсь на основных аспектах применения информационных технологий при выборе формы и способа внедрения, которых акцент делается, прежде всего, на потребность современного пользователя, так как именно она формирует как цифровой контент архивов, так и его визуальную коммуникацию, и диалог с пользовательской архивной аудиторией.

Информационные технологии скорректировали и дополнили содержание основных функций архивной деятельности, делая архивы все более открытыми.

В целях обеспечения ускоренного внедрения цифровых технологий в архивной отрасли и повышения эффективного управления архивным информационным ресурсом Архивной службой Югры совместно с архивами автономного округа внедряются и успешно реализуются различные по форме и содержанию IT-проекты, направленные обеспечение свободного и равного доступа граждан к документальному историческому наследию.

В условиях ограничительных мер по предотвращению распространения новой коронавирусной инфекции стало очевидным, что электронные ресурсы архивов и цифровой контент – стали одними из главных условий для обслуживания пользователей в период самоизоляции. В связи с тем, что основная инфраструктура для организации этой работы в архивах Югры была уже создана, переход на обслуживание в удалённом доступе произошёл штатном режиме.

Одним из первых масштабных архивных IT-проектов в Югре стал проект по созданию единой государственной информационной системы «Электронный архив Югры». Электронный архив Югры обеспечил централизацию информационных ресурсов государственного и 22 муниципальных архивов и возможность удаленного доступа к научно-справочному аппарату и электронным копиям архивных документов и фондов в режиме 24/7.

Электронный архив Югры имеет модульную систему построения, что позволяет самостоятельно модернизировать отдельные ее модули без доработки архитектуры основных программно-технических средств. Система интегрирована с Единой системой идентификации и аутентификации и Единым порталом государственных и муниципальных услуг, тем самым обеспечив возможность для пользователей ЕПГУ осуществлять подачу в электронной форме заявления на предоставление доступа в электронный читальный зал государственного и муниципальных архивов автономного округа.

Внедрение Системы позволило автоматизировать некоторые бизнес-процессы членов Экспертно-проверочной комиссии по работе с документами, поступившими на рассмотрение ЭПК.

В 2016 году в развитие ГИС «Электронный архив Югры» был разработан дополнительный электронный сервис «Единый электронный фотокаталог архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», в который были интегрированы 23 самостоятельные базы данных государственного и муниципальных архивов, содержащие более 33 тысяч единиц хранения фотодокументов.

По состоянию на 1 января 2021 года:

проведена ретроконверсия более 98% описей дел;

проиндексировано 82% заголовков дел от общего объема архивных дел, включенных в описи;

оцифровано 49 676 единиц хранения особо ценных и наиболее востребованных дел государственного и муниципальных архивов.

Доля фондов Государственного архива Югры, переведенных в электронную форму, достигла 41%. Ежегодно в среднем цифровой контент увеличивается на 14%.

О востребованности и актуальности Системы свидетельствует статистика обращений к ней архивной аудитории. С момента ввода Системы в эксплуатацию (1 марта 2013 года) граждане воспользовались услугами ГИС более 67 тысяч раз.

Ежегодно мы наблюдаем одновременный рост числа обращений к Системе и снижение количественных показателей и процентного соотношения граждан, обратившихся в архивы лично, что значительно снижает издержки на традиционные формы обслуживания граждан в архивах и финансовую нагрузку на пользователей.

Еще один из интересных проектов, реализуемых архивами Югры, является Генеалогический портал «Связь поколений Югры».

Каждый человек хоть раз в жизни задумывался о том, какое происхождение у его фамилии, кем были его предки, чем они занимались, как сложилась их судьба и какую роль в становлении государства сыграла их жизнь.

Генеалогический портал обеспечил предоставление гражданам свободного доступа к архивным документам, содержащим генеалогические сведения о своих родных и близких, проживавших на территории границ современной Югры.

Портал снабжен удобной информационно-поисковой системой, позволяющей осуществлять поиск и получать информацию о роде по фамилии, хронологии, географической принадлежности и другим критериям.

Кроме основных модулей имеется «Интерактивная карта», отображающая географическое местоположение церквей, действовавших и действующих на территории границ современного автономного округа. На нее нанесено 38 церквей по 132 населенным пунктам с историческими наименованиями, информацией о церкви, фотографиями, гиперссылками на перечень, принадлежащих ей метрических книг с возможностью их просмотра.

В многофункциональном личном кабинете в разделах «Семья» и «Генеалогическое древо» реализована возможность автоматического определения родственных связей с вероятностью совпадений 85%, создания генеалогического древа и его печати с использованием нескольких вариантов шаблонов.

По состоянию на 1 января 2021 г. загружено 235 метрических книг и книг регистрации записей актов гражданского состояния, что составляет 65 % от общего количества этих источников за период с 1730–1928 год.

Общий объем проиндексированной информации – это более 180 тыс. записей метрических книг о рождении, бракосочетании и смерти более чем 500 тысяч персон.

С момента ввода в эксплуатацию Генеалогического портала к нему обратилось 4 800 пользователей.

В 2018 году портал занял III место в номинации «Культура» на Всероссийском конкурсе региональной и муниципальной информатизации «ПРОФ-IT», а также стал дипломантом третьей степени Всероссийского конкурса работ в области архивоведения, документоведения и археографии.

Работа по наполнению базы данных продолжается, ведутся ее корректировка и уточнение, запланирована разработка сервиса по авторизации пользователей через социальные сети и мобильного приложения, а также размещение на Портале виртуального помощника «Vika», созданного на основе технологии искусственного интеллекта. Виртуальная нейросеть «Vika» позволит осуществлять консультирование пользователей Портала в режиме реального времени по вопросам, возникающим у граждан при работе с Порталом и поиске информации о своих предках, содержащихся в архивных документах.

Во исполнение подпункта «к» пункта 4 Перечня поручений по реализации Послания Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации от 15 января 2020 года к 75-летию Победы архивами Югры создан Интернет-портал «Победа одна на всех!», который объединил электронные образы архивных документов периода Великой Отечественной войны, хранящиеся в фондах государственного и муниципальных архивов, отражающие вклад жителей округа в Великую Победу.

В период Великой Отечественной войны Ханты-Мансийский национальный округ был трудовым и рыбным фронтом, рабочую силу которых составляли, в основном, женщины и дети.

Информационный интернет-портал «Победа одна на всех!» структурирован по 9 разделам, отражающим жизнь населения Ханты-Мансийского национального округа военного периода, что позволяет пользователю максимально быстро познакомиться с архивными первоисточниками по интересующей его теме, найти информацию о родственниках, которые участвовали в боевых действиях на фронтах Великой Отечественной войны или ковали Победу в тылу.

Раздел «Все для фронта! Все для Победы!», содержит документы предприятий и организаций здравоохранения, культуры, образования, промышленности и сельского хозяйства, а также информацию по персональному вкладу жителей округа. В информационный раздел портала загружено более 1 тысячи документов.

Раздел «Никто не забыт, ничто не забыто!», содержит два подраздела: «Они сражались за Родину», который содержит информацию, автобиографии и личные документы более чем 10 тысяч участников Великой Отечественной войны. Также в раздел загружен ценнейший информационный ресурс, переданный в Государственный архив Югры из Окружного Военного комиссариата, содержащий более 3 тысяч проходных свидетельств демобилизованных граждан, вернувшихся в округ после войны, более 12 тысяч документов, в том числе: похоронные извещения о гибели; свидетельства о болезнях, ранениях; книги розыска наград; именные списки призывников на фронт. Подраздел «Они ковали Победу» содержит сведения более чем о 9 тысячах тружеников тыла, награжденных медалью «За доблестный труд в Великой Отечественной войне.

Воспоминания о повседневной жизни и быте детей в годы Великой Отечественной войны, документы о посильной детской помощи фронту, об открытии и размещении детей из блокадного Ленинграда, списки награжденных орденами «Материнская слава» и медалями «Медаль материнства» отражены в разделе «Дети войны», по соответствующим подразделам: «Дети - фронту», «Детские дома для эвакуированных детей Ленинграда», «Материнская слава».

Фронтовые письма, рассказывающие историю целого народа структурированы в разделе «Письма с фронта». У каждого письма своя история, отражающая, как зеркало, судьбу семей, которых коснулась страшная и неотвратимая рука войны.

Узнать, о чем писали окружные газеты периода Великой Отечественной войны можно из раздела «Война газетной строкой», который содержит электронные образы 1 566 номеров газет за 1941-1945 годы.

Раздел «Фронтовой альбом» и «Бессмертный полк», содержит три подраздела: «Бессмертный полк Югры», в который загружено 3 тысячи фотографий участников Великой Отечественной войны, направленных в редакцию ОТРК «Югра» жителями Югры для проекта «Бессмертный полк Югры он-лайн» и подразделы «Ветераны Великой Отечественной войны в мирное время» и «Фронтовой альбом», которые содержат более 200 фотографий из фондов личного происхождения, раскрывающих величие и подвиг советского народа в Великой Отечественной войне.

Также на Интернет-портале созданы дополнительные информационные разделы – это:

- «Хроники военных событий, песни военных лет», включает в себя аудиоматериалы и видеоматериалы, в которых представлены воспоминания участников войны, тружеников тыла и жителей блокадного Ленинграда.     

- «Статьи, исследовательские работы, виртуальные выставки».

- «Карта памяти», содержит 243 фотографии о 169 мемориальных объектах, расположенных на территории Югры. Карта отображает информацию о выбранном объекте, включая иллюстрационные материалы.

Интернет-портал «Победа одна на всех!» запущен в эксплуатацию 1 апреля 2020 года. С момента ввода в промышленную эксплуатацию к ресурсам Интернет-портала обратилось более 4 тысяч пользователей.

В настоящее время организовано взаимодействие с музеями, библиотеками и школьными музеями по выявлению в них документов участников Великой Отечественной войны и их размещению на Интернет-портале.

Архивной службой Югры уделяется большое внимание созданию единого архивного информационного пространства в глобальной сети интернет и социальных сетях.

На системной основе Архивной службой Югры проводится мониторинг размещаемой архивами информации на своих сайтах и аккаунтах в социальных сетях. Вопрос по созданию единого информационного пространства в сети Интернет систематически обсуждается на заседаниях коллегии Архивной службы Югры, осуществляется методическое сопровождение архивов по подготовке и предоставлению информационных материалов в сети интернет.

С вашего позволения я не буду останавливаться на работе с официальными сайтами Архивной службы и архивов Югры. Отмечу лишь, что официальный сайт Архивной службы Югры пять раз становился победителем ежегодного конкурса сайтов органов государственной власти Югры и ежегодное увеличивается количество обращений к нему и составляет в среднем более 20 тысяч.

Также для архивистов и пользовательской архивной аудитории, интересующейся историей автономного округа создан тематический портал «Архивы Югры». Все чаще к нам обращаются журналисты, краеведы, предоставляют свои исследования для размещения на нашем Портале. Ежегодно среднее количество посещений Портала достигает 50 тысяч.

Создание единого архивного информационного пространства невозможно без работы архивов в социальных сетях. Социальные сети, на наш взгляд, один из быстрых и эффективных способов выстраивания коммуникации с архивной аудиторией и формирования вокруг органа управления архивным делом или архива определенного околоархивного сообщества. Посредством социальных сетей можно привлекать архивных волонтеров.

Архивная служба Югры с 2018 года ведет четыре аккаунта в социальных сетях: Facebook, ВКонтакте, Одноклассники и Instagram. Видеоконтент размещается на канале YouTube. Каждая социальная сеть дает свои преимущества по работе с разной аудиторией. На сегодняшний день свои аккаунты в социальных сетях ведут более 79% архивов. Количество подписчиков Архивной службы и архивов округа составляет более 14 тысяч.

Большое внимание при работе в социальных сетях уделяется отслеживанию реакции пользовательской аудитории на посты в режиме реального времени и моментальному реагированию на комментарии. Это является частью важной работы по созданию амплуа открытости Архивной службы и архивов Югры.

Посредством социальных сетей мы реализуем с Республикой Татарстан совместный проект «День в истории Татарстана и Югры». Так 2 раза в месяц архивисты Югры и Татарстана размещают в соцсетях интересные исторические факты субъектов, относящиеся к какому-либо информационному поводу. Этот проект очень интересен для югорчан, потому что еще в эпоху нефтегазового освоения первопроходцами нашей территории были нефтяники и строители из Республики Татарстан и многие из них остались жить в Югре, проект способствует сохранению их связи с исторической Родиной.

Сегодня связь технологий и традиционных форм предоставления архивной информации широкой пользовательской аудитории уже не ставится под вопрос, а рассматривается как своего рода симбиоз. Благодаря этому симбиозу мы отмечаем повышение интереса граждан к документальному историческому наследию.

О чем свидетельствует статистика увеличения числа обращений к цифровым ресурсам архивов на 38% по сравнению с 2019 годом и в 2020 году составило более 228 тысяч.

Суммируя опыт использования цифровых технологий в традиционном архивном пространстве, отмечу, что основой архива конечно же остается подлинный архивный документ, в то время как цифровые технологии и мультимедиа помогают в его продвижении, позволяя оперативно и грамотно откликаться на вызовы времени, обусловленные цифровизацией.

Опубликовано: 31.05.2021 14:06        Обновлено: 31.05.2021 14:09