Размер:
Цвет:

Доклад руководителя Архивной службы Югры Л.Д. Сажаевой "О мероприятиях по повышению безопасности архивной фондов в государственных и муниципальных архивах" на заседании Научно-методического Совета архивных учреждений Уральского федерального округа (14-15 июня 2017 г., г. Салехард)

О мероприятиях по повышению безопасности архивной фондов

в государственных и муниципальных архивах

Л.Д. Сажаева,

руководитель Архивной службы Югры

    Архивный фонд Ханты-Мансийского автономного округа по состоянию на 01.01.2017 насчитывает свыше 900 000 ед.хр., сосредоточенных в 1 государственном и 22 муниципальных архивах.

    Мероприятия по повышению безопасности архивных фондов в государственном и муниципальных архивах являются важной составляющей основных направлений развития архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре, носят комплексный характер и, в первую очередь, направлены на улучшение и укрепление материально-технической базы архивов.

    Государственный архив Югры и большинство муниципальных архивов автономного округа размещены в отдельных помещениях, имеют архивохранилища, оборудованные современными мобильными стеллажами, оснащены средствами пожарной и охранной защиты. Всего под архивы в автономном округе выделено 31 помещение, в т.ч. в 6 – специальных, 25 – приспособленных, 100 % архивов оснащены пожарной сигнализацией, 86 % - охранной (в основном вневедомственной).

    В целях улучшения условий хранения документов и их защиты от негативного воздействия внешней среды документы в архивохранилищах размещаются в коробах. Всего в архивах автономного округа на 01.01.2017 закартонировано 365 702 ед.хр. На самом деле проблема «архивной полки» существует во многих архивах, ни когда не сходит с повестки дня.

    В архивах автономного округа регулярно проводятся тренировки действий сотрудников в условиях чрезвычайных ситуаций, противопожарные и инструктажи и тренировки по отработке действий персонала на случай пожара. В Государственном архиве Югры в плановом порядке проводятся тренировки по эвакуации сотрудников из административного здания в случае возникновения пожара, в течение 2015, 2016 годов проведены объектовые тренировки «Спасение архивных документов подвергшихся подтоплению (прорыв батареи отопления, авария канализации, водопровода)», «Террористическая угроза», «Пожар в архивохранилище № 1» и др.

    Архивными работниками ведется постоянный контроль за техническим состоянием средств пожаротушения.

    Актуальным в развитии архивного дела является решение проблемы реставрации документов. С 2013 года в Государственном архиве Югры работает реставрационная лаборатория, оснащенная современным специализированным оборудованием. Создание лаборатории позволило проводить на профессиональном уровне работы по улучшению физического состояния архивных документов: реставрацию, подшивку, картонирование и обеспыливание документов. За период функционирования лаборатории специалистами по реставрации в Государственном архиве отреставрировано более 10 000 листов, пошито более 4500 ед.хр, закартонировано более 200 000 ед.хр, обеспылено более 16 000 листов.

    Особое место в системе мероприятий по обеспечению сохранности документов занимает страховое копирование. Реализация данного направления требует значительных финансовых затрат. Работа по созданию страховых копий в Государственном архиве Югры ведется с 2012 года. На 01.01.2017 выявлено 857 особо ценных единиц хранения, создано 74 единицы хранения страховых копий на 152 ед.хр. ОЦД, что составляет 31165 кадров; 1730,2 метра. В соответствии с действующими нормативными правовыми документами в сфере архивного дела страховой фонд копий особо ценных документов в количестве 74 единиц хранения передан в Центр хранения страхового фонда города Ялуторовска. В настоящий момент ведутся работы по решению вопросов об утверждении бюджетных ассигнований на 2018-2019 годы для создания страхового фонда пользования на сумму более 450 000 рублей в год.

    Наряду с организацией контроля за движением документов, оснащением читальных залов видеокамерами, в центре внимания находится проблема обеспечения сохранности архивных документов на стадии их использования, к путям решения которой можно отнести:

– уменьшение объемов выдачи подлинных документов путем создания фонда пользования, в т.ч. на электронных носителях;

- улучшение качества информированности пользователей о составе и содержании документов архивов, развитии системы научно-справочного аппарата и переводе его в электронный вид.

    С 2009 года Архивной Службой Югры ведутся работы по созданию Государственной информационной системы «Электронный архив Югры» (далее – ГИС, Система). Система позволила объединить информационные ресурсы Службы, государственного и 22 муниципальных архивов в единое информационное и телекоммуникационное пространство; повысить сохранность архивных документов за счет изъятия из оборота подлинников документов и предоставления пользователям их электронных копий; повысить доступность архивной информации для юридических и физических лиц посредством размещения автоматизированного научно-справочного аппарата и электронных копий архивных документов в сети Интернет.

    Оцифровка архивных документов получает все большую практику. В настоящее время в электронный вид переведено и проиндексировано 98% научно-справочного аппарата государственного и 22 муниципальных архивов автономного округа – это 7 154 описи, что составляет более 150 тыс. листов и проиндексировано около 500 тыс. заголовков дел. Общий объем цифрового контента информационной системы на 01.01.2017 составляет 26 571 особо ценных и наиболее востребованных дел архивов автономного округа и порядка 2 млн. электронных образов. В Государственном архиве Югры оцифровано     28 % от общего количества фондов.

    Одним из форм обеспечения сохранности наиболее востребованных архивных документов является создание тематических баз данных на основе автоматизированных архивных технологий. В настоящее время в архивах автономного округа создано и ведется 42 тематических базы данных: «Картотека решений окружного, районных и городских Советов народных депутатов и их исполкомов», «Посемейные списки административно-ссыльных», «Номенклатурные работники окррайгорисполкомов», «Календарь памятных дат», «Фотокаталог», «Награждены за труд». Суммарный объем архивной информации, накопленный в тематических базах данных, составляет более 200 тысяч записей.

    Одним из основных направлений обеспечения сохранности архивных документов является их учет путем внедрения автоматизированного общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд». Клиентская оболочка ПК «Архивный фонд» версия 5.0.4 установлена на сервере Службы, созданы базы данных всех архивов автономного округа.

    Внедрение общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд» архивами Ханты-Мансийского автономного округа – Югры началось в 1998 году с версии 3.

    На 01.01.2017 в ПК «Архивный фонд» версия 5.0.4 (далее ПК «Архивный фонд») внесено 99% заголовков фондов от общего числа, имеющихся в архивах автономного округа, в том числе 78%.

    Важным этапом эффективного внедрения ПК «Архивный фонд» являлась организация систематического мониторинга, имеющейся в архивах компьютерной техники и программного обеспечения, позволяющих на должном уровне осуществлять внедрение полученного программного комплекса. Данный мониторинг показал, что далеко не вся техника, имеющаяся в архивах, соответствовала уровню, необходимому для качественного функционирования системы. В 2011 году в рамках ведомственной целевой программы «Документальное наследие Югры» для государственного и 22 муниципальных архивов автономного округа были приобретены новые комплекты компьютерной техники и необходимое для внедрения 4-й версии техника и программное обеспечение. Все это позволило создать необходимое количество автоматизированных рабочих мест, способных работать с программным комплексом 4-й версии.

    В целях повышения эффективности внедрения в деятельность архивов автономного округа в 2011 году был проведён семинар – практикум по теме «Ведение общеотраслевого автоматизированного программного комплекса «Архивный фонд» версия 4.1., с участием представителя компании – разработчика «Информационное агентство «Референт» (г. Иркутск).

    Из всего вышесказанного можно сделать следующий вывод: Программный комплекс «Архивный фонд» – это очень современная программа, призванная облегчить ежедневный труд архивиста и автоматизировать государственный учет документов Архивного фонда РФ.

    На протяжении ряда лет Архивная служба Югры принимает участие в Международном IT-Форуме с участием стран БРИКС и ШОС, который ежегодно проходит в г. Ханты-Мансийске. В рамках Форума Служба представляет информационные системы, тематические и учетные базы данных, позволяющие обеспечить сохранность архивных документов и обеспечить доступ к архивной информации более широкого круга пользователей.

    В этом году рамках мероприятий Форума Службой было организовано проведение круглого стола «Эпоха IT в архивной отрасли: проблемы сохранности и доступности электронных документов», на котором были обсуждены актуальные вопросы создания, использования, хранения, обеспечения долговременной сохранности, доступности и уничтожения информации и документов в электронной форме, а также вопросы интернет-экспонирования архивных документов и современного состояния архивного образования.

    Для осуществления качественного комплектования государственного и муниципальных архивов документами постоянного хранения и по личному составу необходимо обеспечить их сохранность на стадии ведомственного хранения. С этой целью в рамках реализации Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» в соответствии с планом проверок, согласованным с Прокуратурой автономного округа, с 2013 года Службой проводятся в среднем 4-6 проверок в организациях, учреждениях автономного округа за соблюдением законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела, по результатам проверок готовятся акты и предписания.

    В целях организации внутриведомственного контроля архивистами Югры ежегодно проводится более 30 комплексных, контрольных и тематических проверок контроля соблюдения организациями – источниками комплектования архивов Правил хранения, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. По итогам проверок готовятся справки и проводятся совещания с руководителями организаций.

    Продолжена практика проведения Дней Архивной службы Югры в муниципальных образованиях автономного округа. В 2016 году Дни Архивной службы Югры проведены в муниципальных образованиях Кондинский район и Белоярский район. Встречи представителей Службы с руководителями муниципальных образований и общественностью, организованные в таком формате – с презентацией материалов, по-прежнему показывают свою эффективность и результативность в решении проблемных вопросов развития архивного дела в муниципалитетах, в т.ч. вопросов обеспечения сохранности архивных документов, а также дают возможность в доступной форме раскрыть деятельность Службы в целом. Вносят оживление и привлекают внимание к архивной деятельности.

    Актуальность и значимость организации и проведения мероприятий по обеспечению сохранности и безопасности архивных фондов растет с каждым годом, это обусловлено развитием информационных технологий, необходимостью осуществления защиты информации, фактом старения архивных документов, износом зданий и оборудования, и, требует от архивистов постоянного и пристального внимания. Мероприятия по обеспечению сохранности и безопасности архивных фондов включаются государственную программу «Развитие культуры и туризма в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре», основные направления развития архивного дела в автономном округе, муниципальные программы и планы развития архивного дела. Эта работа безостановочная, она будет продолжаться, сохраняя положительную динамику.

        


Опубликовано: 08.11.2017 16:15        Обновлено: 08.11.2017 16:03