Размер:
Цвет:

Об утверждении Положения и Регламента работы экспертно-проверочной комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

Приказ Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
№ 28-Пр-81 от 02.06.2020

Вложения : 
Скачать документ (формат .doc) (0.29 MB)
Скачать документ (формат .pdf) (0.44 MB)


СЛУЖБА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ


ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА – ЮГРЫ


(Архивная служба Югры)


ПРИКАЗ

02.06.2020                                                                                                                   28-Пр-81

г. Ханты-Мансийск

Об утверждении Положения и Регламента работы

экспертно-проверочной комиссии

Службы по делам архивов

Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

Во исполнение статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», руководствуясь приказом Федерального архивного агентства от 13.06.2018 № 63  «Об утверждении Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти  субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела», положением  «О Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», утвержденным постановлением Правительства  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 28.09.2012 № 358-п, п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить:

1.1. Положение об экспертно-проверочной комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (приложение 1).

1.2. Регламент работы экспертно-проверочной комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (приложение 2).

2. Признать утратившими силу приказы Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры:

от 15.03.2011 № 23-нп «Об утверждении Положения, состава экспертно-проверочной методической комиссии и регламента ее работы в Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного  округа – Югры»;

от 02.03.2012 № 24 «О внесении изменений в приложение 3 к приказу Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15.03.2011 № 23-нп «Об утверждении Положения, состава экспертно-проверочной методической комиссии и регламента ее работы в Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

от 29.06.2018 № 28-Пр-84 «О внесении изменений в приказ Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15.03.2011 № 23-нп «Об утверждении Положения, состава экспертно-проверочной методической комиссии и регламента ее работы в Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

от 06.09.2019 № 28-Пр-103 «О внесении изменений в приказ Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15.03.2011 № 23-нп «Об утверждении Положения, состава экспертно-проверочной методической комиссии и регламента ее работы в Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Т.В. Туркулайнен.


Руководитель Службы                                                                   Ю.В. Дружинина


Приложение 1

к приказу Службы по делам архивов

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

от 02 июня 2020 г.  28-Пр- 81

Положение

об экспертно-проверочной комиссии Службы по делам архивов

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

I. Общие положения

1. Положение об экспертно-проверочной комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры разработано во исполнение статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подпункта 5.17.2 пункта 5 Положения о Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, утвержденного постановлением Правительства  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 28.09.2012 № 358-п, в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 13.06.2018 № 63 «Об утверждении Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела».

2. Экспертно-проверочная комиссия Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – ЭПК Службы) создается в целях рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных, в том числе уникальных документов.

3. ЭПК Службы является постоянно действующим совещательным органом, создается на основании приказа Службы. Функции, права и организация работы ЭПК Службы определяются настоящим положением. Положение об ЭПК Службы утверждается приказом Службы. Решения ЭПК Службы оформляются протоколом и вступают в силу после его утверждения руководителем Службы.

4. В своей работе ЭПК Службы руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими сроки хранения документов; правилами организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях; решением ЦЭПК при Росархиве; нормативными правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в области архивного дела; настоящим положением.

5. ЭПК Службы осуществляет свою работу во взаимодействии с экспертными комиссиями (далее – ЭК) казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (далее – КУ «Государственный архив Югры») и органов управления архивным делом в муниципальных образованиях Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – автономный округ), выполняющих функции муниципальных архивов (далее – муниципальный архив), организаций, выступающих источниками комплектования  КУ «Государственный архив Югры» и муниципальных архивов автономного округа (далее – источники комплектования), а также Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее – ЦЭПК при Росархиве).

6. Персональный состав ЭПК Службы утверждается приказом Службы.

7. В состав ЭПК Службы входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены ЭПК.

8. Председателем ЭПК Службы назначается заместитель руководителя Службы, в ведении которого находится отдел контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учета архивных документов.

9. Председатель ЭПК Службы осуществляет общее руководство деятельностью ЭПК Службы, председательствует на заседаниях ЭПК Службы, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПК Службы задач. Председатель ЭПК Службы имеет право привлекать к подготовке отдельных вопросов для рассмотрения на ЭПК Службы специалистов КУ «Государственный архив Югры», муниципальных архивов автономного округа, источников комплектования по согласованию с руководителями данных органов и организаций.

10. В отсутствии председателя ЭПК Службы его обязанности исполняет заместитель председателя ЭПК Службы, назначенный приказом Службы.

11. Секретарь ЭПК Службы назначается из числа специалистов Службы.

12. Секретарь ЭПК Службы обеспечивает регистрацию документов, рассылку их после распределения членам ЭПК Службы и экспертам. По указанию председателя приглашает на заседание ЭПК Службы, не входящих в состав ЭПК Службы представителей источников комплектования, оформляет протокол, направляет выписки из протокола ЭПК Службы КУ «Государственный архив Югры», муниципальным архивам и источникам комплектования, осуществляет контроль за сроками прохождения документов и исполнением решений ЭПК Службы, выполняет обязанности по поручению председателя ЭПК Службы.

II. Функции ЭПК Службы

13. ЭПК Службы осуществляет следующие функции:

13.1. Рассматривает и принимает решения об утверждении:

а) описей дел, документов постоянного хранения;

б) перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-технической документации, по которым подлежит передача документов на постоянное хранение;

в) оценочных описей, составленных КУ «Государственный архив Югры» или муниципальными архивами автономного округа на документы, предложенные гражданами к приобретению архивами;

г) описей копий архивных документов, хранящихся в КУ «Государственный архив Югры» и муниципальных архивах автономного округа на правах подлинников;

д) описей особо ценных дел, документов;

е) перечней номеров особо ценных дел, документов;

ж) переработанных описей дел, документов;

з) описей дел, документов, созданных КУ «Государственный архив Югры» и муниципальными архивами автономного округа в результате инициативного документирования событий современности или прошлого;

и) актов о выделении к уничтожению архивных документов, хранящихся в КУ «Государственный архив Югры» и муниципальных архивах автономного округа, не подлежащих хранению.

13.2. ЭПК Службы рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) списков источников комплектования, изменений и дополнений к ним;

б) списков граждан, выступающих источниками комплектования  КУ «Государственный архив Югры» и муниципальных архивов автономного округа, изменений и дополнений к ним;

в) описей дел по личному составу, подготовленных источниками комплектования, а также составленных КУ «Государственный архив Югры» и муниципальными архивами автономного округа по результатам упорядочения документов по личному составу, поступивших в указанные архивы в исключительных случаях в неупорядоченном состоянии;

г) описей дел по личному составу ликвидированных организаций,
не являющихся источниками комплектования;

д) примерных и индивидуальных номенклатур дел источников комплектования;

е) актов об утрате документов в источниках комплектования;

ж) актов о неисправимых повреждениях архивных документов в источниках комплектования, а также в КУ «Государственный архив Югры» и муниципальных архивах автономного округа;

з) актов описания архивных документов в КУ «Государственный архив Югры» и муниципальных архивах автономного округа;

и) актов переработки описей в КУ «Государственный архив Югры»
и муниципальных архивах автономного округа;

к) проектов методических пособий и рекомендаций по вопросам экспертизы ценности, подготовленных КУ «Государственный архив Югры» и муниципальными архивами автономного округа;

л) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся
в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации
и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения,
с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

13.3. ЭПК Службы выносит решение:

а) о снятии с государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в КУ «Государственный архив Югры», муниципальных архивах автономного округа, на основе актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

б) о снятии с государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в источниках комплектования, на основе актов о неисправимых повреждениях архивных документов, актов об утрате документов.

13.4. ЭПК Службы рассматривает:

а) предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации с последующим представлением их на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве;

б) предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

в) сдаточные описи на документы архивного фонда личного происхождения и выносит решение о приеме или отказе в приеме указанных документов;

г) предложения организаций, выступающих источниками комплектования КУ «Государственный архив Югры» или муниципальных архивов автономного округа о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;

д) иные вопросы, возникающие в ходе проведения работы по экспертизе ценности документов.

14. Полномочия по утверждению документов, указанных в подпунктах «д» и «е» пункта 13.1, по согласованию документов, указанных в подпунктах «в», «г», «д», «е», «ж» пункта 13.2, могут быть переданы КУ «Государственный архив Югры» или муниципальным архивам автономного округа в установленном порядке.

III. Права ЭПК Службы

15. ЭПК Службы имеет право:

а) давать рекомендации в пределах своей компетенции КУ «Государственный архив Югры», муниципальным архивам автономного округа, источникам комплектования по вопросам экспертизы ценности документов;

б) приглашать на заседания ЭПК в качестве консультантов и экспертов специалистов КУ «Государственный архив Югры»
и муниципальных архивов автономного округа, представителей органов и организаций источников комплектования, научных и иных организаций;

в) не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях и правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

IV. Организация работы ЭПК Службы

16. Заседание ЭПК Службы и принятые ею решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

17. Решения ЭПК Службы принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих
на заседании членов ЭПК Службы. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭПК Службы.

18. Особые мнения членов ЭПК Службы и других присутствующих на заседании комиссии лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

19. Право решающего голоса имеют только члены ЭПК Службы. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

20. Решения ЭПК Службы, принятые по результатам рассмотрения вопросов (документов), доводятся до сведения заинтересованных организаций.

21. Ведение делопроизводства ЭПК Службы возлагается на секретаря ЭПК Службы.


Приложение 2

к приказу Службы по делам архивов

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

от 02 июня 2020 г.   28-Пр- 81

Регламент

работы экспертно-проверочной комиссии

Службы по делам архивов

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Экспертно-проверочная комиссия Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – ЭПК Службы) осуществляет свою деятельность на основании Положения об ЭПК Службы, утвержденного приказом Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Служба).

ЭПК Службы рассматривает на заседаниях вопросы, связанные с экспертизой ценности документов, отбором и включением в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных, в том числе уникальных документов.

I. Планирование работы ЭПК Службы

1.1. Деятельность ЭПК Службы осуществляется в соответствии с годовым планом работы, организация разработки которого возлагается на секретаря ЭПК Службы.

1.2. При разработке годового плана работы ЭПК учитываются основные направления развития архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на год и квартальные планы Службы, предложения казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (далее – КУ «Государственный архив Югры») и органов управления архивным делом в муниципальных образованиях Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, выполняющих функции муниципальных архивов (далее – муниципальный архив автономного округа), организаций, выступающих источниками комплектования КУ «Государственный архив Югры» и муниципальных архивов автономного округа (далее организации – источники комплектования), а также графики упорядочения документов и представления документов на рассмотрение ЭПК Службы.

1.3. Годовой план работы ЭПК Службы рассматривается на заседании ЭПК Службы не позднее 25 декабря ежегодно и утверждается приказом Службы.

1.4. ЭПК Службы осуществляет свою деятельность в соответствии с графиком работы, который утверждается председателем ЭПК Службы. По решению председателя ЭПК Службы в график работы ЭПК могут вноситься изменения. При необходимости могут проводиться внеплановые заседания. Секретарь ЭПК Службы информирует ее членов об изменениях графика.

II. Организация работы с документами,
поступающими на рассмотрение ЭПК Службы

2.1. Организацию подготовки вопросов, поступивших на рассмотрение ЭПК Службы, осуществляет председатель и секретарь ЭПК Службы.

2.2. Документы для рассмотрения на ЭПК Службы направляются в адрес Службы с приложением необходимых документов (в зависимости от вида представляемого основного документа), состав которых указан в перечне основных документов, представляемых на рассмотрение ЭПК Службы (далее – перечень) (приложение 1).

2.3. Поступающие на рассмотрение ЭПК Службы документы, подготовленные источниками комплектования, должны быть оформлены в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства  от 02.03.2020 N 24, правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, иметь необходимое количество экземпляров.

2.4. Документы, представленные на рассмотрение ЭПК Службы, не соответствующие требованиям полноты и комплектности к рассмотрению ЭПК Службы не принимаются и подлежат возврату.

2.5. Поступившие на рассмотрение ЭПК Службы документы, регистрируются секретарем ЭПК Службы в течение трех рабочих дней в модуле «ЭПК» государственной информационной системы «Электронный архив Югры (далее ГИС «Электронный архив Югры»)».

2.6. Зарегистрированный документ в соответствии со схемой распределения документов, утвержденной приказом Службы направляется на рассмотрение членам ЭПК Службы.

2.7. Член ЭПК Службы, ответственный за рассмотрение документа, готовит заключение, которое должно носить конкретный характер и содержать мотивированные обоснования.

2.8. Срок рассмотрения документов не может превышать одного месяца с даты регистрации документов в ГИС «Электронный архив Югры».

2.9. Проекты методических рекомендаций, пособий, писем (далее – проект методического документа), зарегистрированные в установленном порядке передаются председателю ЭПК Службы для назначения Ответственного эксперта и экспертов из числа членов ЭПК.

2.10.  Эксперт в течение пяти рабочих дней с момента регистрации рассматривает проект методического документа, готовит рецензию и направляет ее Ответственному эксперту.

2.11. Ответственный эксперт готовит сводную рецензию на проект методического документа и направляет ее секретарю ЭПК Службы не позднее, чем за три дня до даты заседания ЭПК Службы.

2.12. В случае отклонения разработчиком методического документа замечаний, указанных в сводной рецензии, разработчик готовит протокол разногласий по форме, установленной приложением 2 к настоящему Регламенту, который направляется секретарю ЭПК Службы.

2.13. Секретарь формирует повестку заседания ЭПК Службы и не позднее трех рабочих дней до заседания ЭПК Службы передает ее председателю ЭПК Службы. Повестка заседания, утвержденная председателем ЭПК Службы, рассылается всем членам ЭПК Службы.

2.14. Сроки представления документов на ЭПК Службы могут быть изменены по согласованию с руководителем Службы.

III. Подготовка и проведение заседаний ЭПК Службы

3.1. Заседания ЭПК Службы проводятся не реже одного раза в месяц в соответствии с утвержденным графиком.

3.2. При большом объеме поступивших на рассмотрение документов, а также для рассмотрения неотложных вопросов по решению председателя ЭПК Службы могут проводиться внеплановые заседания ЭПК Службы. В случае внепланового внесения вопроса на ЭПК Службы срок представления документов, заключения и проекта решения устанавливается председателем ЭПК Службы.

3.3. Заседание ЭПК Службы (кроме выездного) считается правомочным, если в нем принимает участие более половины ее состава.

3.4.Перечень вопросов, рассматриваемых на заседании ЭПК Службы, определяется председателем ЭПК Службы на основании представленных к рассмотрению документов.

3.5. Вопросы, по которым проекты решений не были представлены в указанный срок, могут быть включены в повестку дня в порядке исключения с разрешения председателя ЭПК Службы.

3.6. Председатель ЭПК Службы принимает решение о внеплановом рассмотрении вопроса на ЭПК Службы.

3.7. Ответственность за качество и обоснованность проектов решений и документов к ним, представленных на рассмотрение ЭПК Службы, возлагается на члена ЭПК Службы, ответственного за рассмотрение документа.

3.8. Заседания ЭПК Службы протоколируются секретарем ЭПК Службы. Протокол подписывается председателем и секретарем ЭПК Службы и представляется на утверждение руководителю Службы в течение десяти рабочих дней с момента проведения дня заседания ЭПК Службы. Решения вступают в силу после утверждения протокола заседания руководителем Службы.

В случае отклонения руководителем Службы утверждения протокола заседания ЭПК Службы, по причине несогласия с каким-либо решением, секретарем ЭПК Службы по указанию председателя ЭПК Службы исключает решение из протокола, после чего протокол заседания ЭПК Службы вновь представляется на утверждение руководителю Службы. Рассмотрение вопроса, по которому решение было исключено из протокола, переносится на следующее заседание ЭПК Службы и рассматривается в присутствии руководителя Службы.

3.9.  Решения ЭПК Службы принимаются по каждому рассматриваемому вопросу (документу) отдельно, большинством голосов присутствующих членов комиссии. В случае разделения голосов поровну решение принимает председатель ЭПК Службы.

В случае возникновения разногласий по проектам решений ЭПК Службы разногласия обсуждаются на заседании ЭПК Службы, после чего происходит голосование по принимаемому решению.

Особые мнения членов ЭПК Службы заносятся в протокол или прилагаются к протоколу в письменном виде.

3.10.  Выездные заседания ЭПК Службы проводятся на базе КУ «Государственный архив Югры» и муниципальных архивов автономного округа.

В выездных заседаниях в обязательном порядке принимают участие председатель, секретарь ЭПК Службы, специалист Службы – куратор   КУ «Государственный архив Югры» или муниципального архива автономного округа.

На заседание приглашаются председатели ЭК и ответственные за делопроизводство организаций-источников комплектования КУ «Государственный архив Югры» и муниципальных архивов автономного округа, которые представляют документы на рассмотрение ЭПК Службы. Протокол выездного заседания оформляется секретарем ЭПК Службы и утверждается руководителем Службы в соответствии с пунктом 3.8 настоящего Регламента.

IV. Организация контроля и проверка исполнения решений

4.1. Контроль за выполнением решений ЭПК Службы, рассмотрением документов в установленные сроки осуществляет секретарь ЭПК Службы.

4.2. Вид контроля и сроки представления информации (если она необходима) о выполнении решений ЭПК Службы, определены в тексте самого решения, а в случае их отсутствия устанавливаются председателем ЭПК Службы.

4.3. Снятие с контроля решений ЭПК Службы осуществляется председателем ЭПК Службы на основании информации представляемой секретарем ЭПК Службы или ответственным исполнителем решения.

4.4. Секретарь ЭПК Службы организует оперативный контроль за выполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, принимает необходимые меры по предупреждению нарушения сроков исполнения, на заседаниях ЭПК Службы информирует ее членов о ходе выполнения решений и рассмотрения поступивших документов.


Приложение 1

к Регламенту работы ЭПК Службы, утвержденному

приказом Службы по делам архивов

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

от 02 июня 2020 г. № 28-Пр-81

Перечень основных документов, представляемых на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

№ п/п

Виды документов

Количество, представляемых экземпляров основных документов

Необходимые приложения к основному документу (представляются одновременно с основным документом и письменным заключением исполнителя)

Кол-во экземпляров приложений к основным документам

1

2

3

4

5

1

Предложения государст-венного и муниципальных архивов автономного округа организаций, учреждений по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий по вопросам входящим в компетенцию ЭПК Службы

1

1. Информационное письмо с обоснованием о необходи-мости разработки или переработки методического пособия.

1

2

Проекты методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплекто-вания, учета и использо-ванию архивных докумен-тов, организации докумен-тов в делопроизводстве, разработанные государственным и муниципальными   архив-ными автономного округа, учреждениями, организа-циями

3

1. Справка о проекте методического пособия с обоснованием необходи-мости разработки или переработки методического пособия и указанием круга его применения.

2. Выписка из протокола заседания ЭК государст-венного, муниципального архива по данному вопросу (решения ЭК).

3. Отзывы и замечания рецензентов.

4. Проект решения ЭПК.

1

1

1

1

3

Проекты списков организаций (лиц) - источников комплекто-вания государственного и муниципальных архивов автономного округа

2

1. Аналитическая справка, подписанная руководителем государственного или муниципального архива автономного округа, характеризующая представленный список (состав, количество организаций, обоснование форма приема).

1

4

Предложения о включении организации (групп организаций) в список источников комплектования государственного или муниципальных архивов автономного округа

1

1. Справка, подписанная руководителем государст-венного или муниципаль-ного архива автономного округа, характеризующая функции, структуру, подчиненность, место в отраслевой системе и документальный комплекс организации, содержащая предложение и обоснование формы приема документов на постоянное хранение.

2. Копия Устава, положения

3. Копия структуры или штатного расписания.

4. Историческая справка.

5. Номенклатура дел.

6. Проект договора, завизированный руководителем организации (для федеральных и негосударственных организаций).

1

1

1

1

1

1

5

Предложения об исключении организации (групп организаций) из списка источников комплектования государ-ственного или муници-пальных архивов автоном-ного округа

1

1. Справка, подписанная руководителем государст-венного или муниципаль-ного архива автономного округа о причинах исключения организации.

2. Документ (копия) о ликвидации реорганизации организации или письмо с отказом о сотрудничестве.

3. Акты приема-передачи документов в архив (в случае ликвидации организации), либо организации – правоприемнику.

1

1

1

6

Предложения государст-венного, муниципальных архивов автономного округа организаций, учреждений об определе-нии сроков хранения документов, не предус-мотренных действую-щими перечнями, и изменении установленных сроков хранения документов

1

1. Инициативный документ с мотивированным обоснованием предлагаемых изменений сроков хранения документов.

2. Решение ЭК организации по этому вопросу.

3. Заключение специалиста Службы (государственного архива), курирующего муниципальный (ведомственный) архив.

1

1

1

7

Предложения об отнесе-нии документа к составу уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

2

1. Лист учета и описания уникального документа.

2. Заключение главного хранителя государственно-го/муниципального архива.

3. Заключение эксперта.

4. Решение ЭК государственного, муниципального архива автономного округа.

1

1

1

1

8

Перечни (описи) докумен-тов, подлежащих хране-нию в виде микрокопий, описи особо ценных дел (документов), описи страховых фондов, представляемые организа-циями-источниками комплектования

3

1. Решение ЭК организации.

2. Заключение эксперта.

3. Заключение главного хранителя фондов государственного архива (для организаций-источников комплектования государственного архива).

1

1

1

9

Описи особо ценных документов (дел), хранящихся в государственном и муниципальных архивах автономного округа

3

1. Заключение главного хранителя фондов.

2. Решение ЭК государственного, муниципального архива автономного округа.

1

1

10

Примерные номенклатуры дел

2

1. Решение ЭК вышестоящей организации.

2. Методические рекомендации по применению номенклатуры дел.

1

1

11

Конкретные номенклатуры дел

2 (один экземпляр + 1 последний лист)

1. Заключение специалиста архива, представляющего номенклатуру дел.

2. Историческая справка фондообразователя или дополнение к ранее представленной исторической справке).

3. Копия структуры или штатного расписания

1

1

1

12

Описи дел постоянного хранения, представленные организациями на управленческую документацию (УД)

4 (один экземпляр + 3 первых листа)

1. Список изменений в названии и подчиненности фондообразователя.

2. Титульный лист (при первом представлении описи).

3. Лист переименований.

4. Предисловие (дополнение к предисловию) к описи.

5. Справка руководителя организации о неполноте состава дел, включенных в опись.

6. Заключение лица, представляющего опись.

1

1

1

1

1

1

13

Опись дел электронных документов постоянного срока хранения

4 (один экземпляр + 3 первых листа)

1. Список изменений в названии и подчиненности фондообразователя.

2. Титульный лист (при первом представлении описи).

3. Лист переименований.

4. Предисловие (дополнение к предисловию) к описи.

5. Справка руководителя организации о неполноте состава дел, включенных в опись.

6. Заключение лица, представляющего опись.

1

1

1

1

1

1

14

Описи дел (документов) постоянного хранения, представленные организациями, фондообразователями на кинофотофоновидеодокументы (КФФВД)

4 (один экземпляр + 3 первых листа)

1. Предисловие (дополнение к предисловию) к описи.

2. Заключение специалиста архива, представляющего опись.

1

1

15

Описи дел постоянного хранения, представленные организациями на научно-техническую документацию (НТД)

4 (один экземпляр + 3 первых листа)

1. Предисловие (дополнение к предисловию) к описи.

2. Справка руководителя организации о неполноте состава дел, включенных в опись.

3. Заключение специалиста архива, представляющего опись.

1

1

1

16

Описи дел по личному составу, представляемые источниками комплектования государственным и муниципальными архивами автономного округа и ликвидируемыми организациями

3(один экземпляр + 2 последних листа)

1. Дополнение к ранее представленной исторической справке.

2. Предисловие (дополнение к предисловию) к описи.

3. Лист переименований

4. Справка руководителя организации о неполноте состава дел, включенных в опись.

5. Заключение специалиста архива, представляющего опись (в случае наличия данного факта).

1

1

1

1

1

17

Переработанные и усовершенствованные описи дел, хранящиеся в государственном и муниципальных архивах автономного округа

3

1. Историческая справка фондообразователя.

2. Список изменений в названии и подчиненности фондообразователя.

3. Опись дел, утвержденная ЭПК Службы до переработки.

4. Акт проверки наличия и состояния архивных документов.

5. Акт описания архивных документов, переработки описей.

6. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

7. Акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов.

8. Акт о технических ошибках в учетных документах.

9. Акт об обнаружении архивных документов.

10. Акт о неисправимых повреждениях архивных документов.

11. Акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны.

12. Переводная таблица шифров дел.

13. Заключение специалиста архива, представляющего опись.

1

1

1

1

2

2

1

1

1

1

1

1

1

18

Описи дел постоянного хранения управленческой документации (УД), прошедших упорядочение в государственном и муниципальных архивах автономного округа

3

1. Акт описания архивных документов.

2. Список изменений в названии и подчиненности фондообразователя.

3. Предисловие (дополнение к предисловию) к описи.

4. Номенклатура дел.

5. Заключение специалиста архива, представляющего опись.

1

1

1

1

1

19

Описи документов постоянного хранения личного происхождения, тематических коллекций, прошедших упорядочение в государственном и муниципальных архивах

3

1. Сдаточная опись

2. Акт описания архивных документов.

3. Предисловие (дополнение к предисловию) к описи.

4. Заключение специалиста архива, представляющего опись.

1

1

1

1

20

Описи документов постоянного хранения кинофотофоновидеодокументов, прошедших упорядочение в государственном и муниципальных архивах автономного округа

3

1. Акт описания архивных документов.

2. Предисловие (дополнение к предисловию) к описи.

3. Заключение специалиста архива, представляющего опись.

1

1

1

21

Описи дел постоянного хранения научно-технической документации, прошедших упорядочение в государственном и муниципальных архивах

3

1. Акт описания архивных документов.

2. Предисловие (дополнение к предисловию) к описи.

3. Заключение специалиста архива, представляющего опись.

1

1

1

22

Описи объединенных архивных фондов (ОАФ)

3

1. Предисловие к ОАФ и исторические справки фондообразователей. 

2. Акт описания архивных документов.

3. Недействующие описи дел фондов, вошедших в состав ОАФ.

4. Заключение специалиста архива, представляющего опись.

5. Заключения экспертов (для фондов государственных архивов обязательна подпись главного хранителя).

1

2

1

1

1

23

Акты о выделении к уничтожению документов, находящихся на хранении в государственном и муниципальных архивах автономного округа

2

1. Справка государственного или муниципального архива автономного округа:

- о составе и полноте фонда;

- о первичной и повторной экспертизе с указанием даты, основания проведения экспертизы, характера и состава ранее выделенных к уничтожению документов;

- о перечнях и других документах, использованных в ходе экспертизы.

1

24

Акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны и о неисправимых повреждениях архивных документов в государственном или муниципальном архиве автономного округа

2

1. Акт проверки наличия и состояния архивных документов.

2. Справка о розыске документов, причинах утраты или гибели документов, мерах, принятых по дальнейшей сохранности документов.

3. Справка об окончании розыска дел.

4. Заключение специалиста государственного или муниципального архива автономного округа, курирующего организацию, о ходе розыска, возможности восполнить утраченную информацию за счет оставшихся документов.

1

1

1

1

25

Акты об утрате документов, о неисправимых повреждениях архивных документов, подлежащих передаче на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы автономного округа, представляемые организациями - источниками комплектования

2

1. Акт проверки наличия и состояния архивных документов.

2. Справка руководителя организации о розыске документов, причинах утраты или гибели документов, мерах, принятых по дальнейшей сохранности документов.

3. Справка об окончании розыска дел в организации.

4. Письмо из организации.

5. Приказ организации об обеспечении сохранности документов.

6. Акт об утрате документов (акт о неисправимых повреждениях архивных документов).

7. Сопроводительное письмо государственного или муниципального архива автономного округа, с краткой оценкой работы архива организации по розыску дел.

2

2

2

2

2

3

1

26

Инструкции по делопроизводству организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа

2 (один экземпляр + 1 последний лист)

1. Заключение специалиста архива, представляющего инструкцию.

1

27

Положения об архивах организаций источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа   

2 (один экземпляр + 1 последний лист)

1. Заключение специалиста архива, представляющего положение об архиве.

1

28

Положения об ЭК организаций источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа

2 (один экземпляр + 1 последний лист)

1. Заключение специалиста архива, представляющего положение об ЭК

1


Приложение 2

к Регламенту работы ЭПК Службы, утвержденному

приказом Службы по делам архивов

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

от 02 июня 2020 г. 28-Пр-81

Протокол разногласий

к __________________________________________________________

(наименование документа)

№ п/п

Автор замечания

Содержание замечания

Мнение разработчика документа

Заключение ответственного эксперта-исполнителя

1

2

3

4

5






Опубликовано: 03.06.2020 Обновлено: 03.06.2020 16:23

Возврат к списку