Размер:
Цвет:

Доклад об осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля за 2019 год

Приложение

к приказу Службы по делам архивов

Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

от 31.12.2019 № 28-Пр-154

Обзор

правоприменительной практики и результатов

контрольно-надзорной деятельности

Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

в сфере архивного дела в 2019 году

Основным показателем, характеризующим осуществление государственного контроля со стороны Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее также Служба, Архивная служба Югры), является отсутствие нарушений организациями, расположенными на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, законодательства об архивном деле Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, повлекших причинение необратимого ущерба Архивному фонду Российской Федерации (далее – АФ РФ).

Анализ проведенных в 2019 году проверок выявил отсутствие подобных грубых нарушений, и указал на необходимость масштабного включения в контрольно-надзорную деятельность профилактической работы, позволяющей исключить иные нарушения действующего законодательства.

В 2019 году в соответствии с планом проведения проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры проведено 3 проверки в отношении 3 юридических лиц. Показатель сохранен на уровне 2018 года, что констатирует то, что деятельность Архивной службы Югры по-прежнему ориентирована на профилактику правонарушений.

Учитывая современные подходы к организации контрольно-надзорной деятельности в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре, изменению взаимодействия органов государственного контроля (надзора) с подконтрольными субъектами деятельность Службы переориентирована на предупреждение и профилактику нарушений путем систематической методической работы по разъяснению норм законодательства, в том числе посредством размещения соответствующей информации на сайте Службы без непосредственного взаимодействия с юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, что обеспечивает благоприятные условия для их деятельности.

В 2019 году Архивной службой Югры продолжена работа по совершенствованию правовой базы, регулирующей контрольно-надзорную деятельность в сфере архивного дела на территории Ханты-Мансийского автономного круга – Югры, в результате которой внесены изменения в:

постановление Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 2 июня 2017 года № 216-п «О порядке организации и осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле» (в редакции от 19 июля 2019 года
№ 237-п);

нормативный правовой приказ Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15 декабря 2011 года № 118-нп «Об утверждении Административного регламента исполнения Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры государственной функции по осуществлению регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (в редакции от 16 января 2019 года № 1-нп);

приказ Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 21.06.2018 № 28-Пр-72 «Об утверждении документов, регламентирующих профилактическую работу по предотвращению нарушений обязательных требований законодательства в сфере архивного дела» (в редакции от 31 декабря 2019 года № 28-Пр-154).

В течение 2019 года Архивной службой Югры приняты приказы:

от 2 августа 2019 года № 28-Пр-90 «Об утверждении инструкции об организации учета подконтрольных субъектов и истории их проверок при осуществлении регионального государственного контроля за соблюдением требований законодательства Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в сфере архивного дела»;

от 13 декабря 2019 года № 28-Пр-140 «Об утверждении Паспорта ключевого показателя результативности регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле».

В части профилактики нарушений законодательства в сфере архивного дела, учитывая Стандарт комплексной профилактики рисков причинения вреда охраняемым законом ценностям, утвержденный протоколом заседания Проектного комитета по основному направлению стратегического развития Российской Федерации «Реформа контрольной и надзорной деятельности» от 27 марта 2018 года № 2 приняты:

приказ от 18 июля 2019 года № 28-Пр-82 «О внесении изменений в приказ Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 21 июня 2018 года № 28-Пр-72 «Об утверждении документов, регламентирующих профилактическую работу по предотвращению нарушений обязательных требований законодательства в сфере архивного дела» (в редакции приказа от 29 декабря 2018 года №28-Пр-182)», которым утверждена Программа профилактики нарушений обязательных требований законодательства в сфере архивного дела на 2019 год и плановый период 2020-2021 годов;

приказ от 27 декабря 2019 года № 28-Пр-151 «Об утверждении Публичной декларации целей и задач Архивной службы Югры» на 2020 год».

Также специалистами Службы подготовлены и размещены на официальном сайте Службы результаты обобщения правоприменительной практики за I и II полугодие 2019 года.

Все нормативные правовые и распорядительные документы размещены на сайте Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в разделах «Контрольно-надзорная деятельность» и «Профилактика правонарушений».

Во вкладке «Документы» рубрики «Реформирование контрольно-надзорной деятельности» раздела «Контрольно-надзорная деятельность» размещен приказ Службы от 27 июля 2018 года № 28-Пр-92
«Об утверждении перечня правовых актов и их отдельных частей (положений), содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры при проведении мероприятий по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле».

Главным источником регулирования правовых отношений в архивной сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года
№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – закон).

Закон имеет базовое значение для актов, принятых на уровне субъектов Российской Федерации, правил работы с архивными документами, перечней документов со сроками хранения и другими нормативными документами. Вместе они выражают суть юридического регулирования в архивной сфере и обязательны к применению учреждениями и организациями всех форм собственности.

Закон распространяет свое действие на документы всех форм собственности: государственной (федеральной, субъекта Российской Федерации), муниципальной или частной.

Законом определены основные категории документов, передаваемых на государственное хранение и включаемых в состав Архивного фонда РФ, а также определен договорной порядок включения в состав Архивного фонда РФ документов, находящихся в частной собственности.

Законодательно установлены сроки передачи документов в государственные или муниципальные архивы, что, в первую очередь, касается государственных и муниципальных организаций, во вторую – негосударственных организаций, заключивших договор о передаче своих документов на постоянное хранение.

Законом определено, что государственные и муниципальные архивы со своей стороны составляют списки организаций, передающих им свои архивные документы на постоянное хранение и для включения в состав АФ РФ, то есть, списки организаций – источников комплектования.  

Юридические лица, должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность.

Статьей 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях установлена ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

Механизм реализации Закона раскрывается в правилах, перечнях, инструкциях и других нормативных документах.

«Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утверждены приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 года № 526) (далее – Правила) имеют статус нормативного правового акта.

Значительное внимание в Правилах отведено делопроизводству, а именно, разработке номенклатуры дел, формированию дел в делопроизводстве; организации и проведению экспертизы ценности документов, порядку выделения их к уничтожению; подготовке дел к передаче в архив (архивохранилище) и другим вопросам. 

К Правилам прилагаются все формы, необходимые в работе с архивными документами в организации от номенклатуры дел до описи. 

Необходимый вид нормативных актов, регламентирующих работу с архивными документами, – перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения:

перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 г.;

перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, 2007 г. и другие.

Применяются перечни государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и гражданами, занимающимися предпринимательской деятельностью без образования юридического лица в связи с обязанностью всех вышеперечисленных субъектов обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе, документов по личному составу.

Указанные нормативные документы содержат сроки хранения архивных документов, образующихся при осуществлении конкретных видов деятельности, это важнейшие нормативные документы для организации делопроизводства и архивного дела, исполнение которых проверяется Службой в ходе осуществления регионального государственного контроля.

Всего в 2019 году проведены контрольные мероприятия в отношении 3 юридических лиц в соответствии с планом проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей Службы, согласованным с Прокуратурой Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Все проверки были проведены в форме плановых документарных выездных проверок. Общее время проведения проверок в рабочих днях составило 60 рабочих дней, в среднем на одну проверку затрачено 20 рабочих дней. Сроки проведения проверок, установленные ежегодным планом, соблюдены.

В течение 2019 года эксперты и экспертные организации к проведению мероприятий по контролю не привлекались.

Как отмечалось, в ходе проведения плановых проверок нарушений обязательных требований, представляющих непосредственную угрозу причинения вреда объектам культурного наследия народов Российской Федерации выявлено не было.

В число субъектов проверок Службы органы государственной собственности, организации Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, органы местного самоуправления, организации, учреждения, предприятия муниципальной формы собственности, а также организации, предприятия частной формы собственности (далее – юридические лица). Общее количество юридических лиц, деятельность которых подлежит контролю за соблюдением законодательства со стороны Архивной службы Югры, составляет 175 единиц, что на 5% меньше чем за аналогичный период 2018 года (в 2018 году – 184 субъекта). Уменьшение количества подконтрольных субъектов в отчетном году обусловлено ликвидацией юридических лиц и исключением их из Единого государственного реестра юридических лиц и соответственно из Реестра подконтрольных субъектов Архивной службы Югры.

Основанием для включения плановой проверки в ежегодный план проведения плановых проверок являлось истечение трех лет со дня:

- государственной регистрации юридического лица;

- окончания проведения последней плановой проверки юридического лица.

Проект ежегодного плана проведения плановых проверок был направлен в установленные сроки в прокуратуру Ханты-Мансийского автономного округа – Югры для дальнейшего согласования и рассмотрения на предмет законности включения объектов государственного контроля.

После рассмотрения прокуратурой Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и корректировки Архивной службой Югры на основании полученных рекомендаций, план проведения плановых проверок утвержден руководителем Службы (план проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2019 год утвержден приказом Службы № 28-Пр-176 от 6 декабря 2018 года).

Всего в план проведения плановых проверок на 2019 год было включено 3 проверки. План исполнен в полном объеме.

Основанием для проведения Службой внеплановой проверки является пункт 1 части 2 статьи 10 Закона № 294-ФЗ – истечение срока исполнения юридическим лицом ранее выданного Службой предписания об устранении выявленных нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле. Все нарушения, зафиксированные в предписаниях, выданных в 2018 году юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям, об устранении выявленных нарушений с указанием сроков устранения, были исполнены в 2019 году в полном объеме. Предписания, выданные в 2019 году, подлежат исполнению в 2020 году.

Проверок по иным основаниям, установленным частью 2 статьи 10 Закона № 294-ФЗ, в 2019 году не проводилось.

Плановые проверки проводились Службой на основании приказов о проведении проверок. Подготовка приказа о проведении плановой проверки осуществлялась на основании плана проведения плановых проверок.

Приказы Службы о проведении проверки оформлялись в соответствии с формой, утвержденной приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30.04.2009 № 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Кроме того, в приказе указывался как вид проверки плановая/ внеплановая, так и форма проверки: документарная/выездная.

Копия подписанного и зарегистрированного приказа о проведении проверки направлялась юридическому лицу посредством системы электронного документооборота или нарочным.

Информация о проведении проверки, об уведомлении юридического лица о проведении проверки размещалась Службой в федеральной государственной информационной системе «Единый реестр проверок»  в соответствии с требованиями, установленными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.04.2015 № 415 «О Правилах формирования и ведения единого реестра проверок».

Плановые проверки проводились в форме выездных проверок по месту нахождения юридического лица и (или) по месту фактического осуществления деятельности. Всего в 2019 году Службой проведено 3 выездных проверки юридических лиц. Документарные проверки и проверки индивидуальных предпринимателей не проводились.

Выбор формы выездной проверки обусловлен необходимостью оценки:

- условий хранения архивных документов;

- состояния самих архивных документов (в упорядоченном, частично упорядоченном или неупорядоченном состоянии);

- обеспечения сохранности архивных документов (полностью в наличии либо допущена утрата архивных документов).

В рамках документарной проверки проведение оценки указанных критериев практически не осуществимо.

При выполнении Службой контрольных мероприятий обеспечивалось соблюдение прав юридических лиц посредством исполнения требований Закона № 294-ФЗ:

1) к срокам подготовки и направления в адрес проверяемого лица приказа о проведении проверки: уведомление юридического лица о предстоящей проверке осуществлялось Службой в течение 2019 года посредством направления копии приказа о проведении проверки с использованием системы электронного документооборота и/или нарочным:

- о проведении плановой проверки – не позднее чем за три рабочих дня до начала ее проведения.

2) к соблюдению сроков проведения проверок: сроки проведения плановой проверки не более двадцати рабочих дней;

3) к срокам подготовки актов по результатам проверок: акты проверок оформлялись Службой непосредственно после ее завершения;

4) к разъяснению должностным лицам организаций прав и обязанностей при выполнении мероприятий по контролю.

При осуществлении проверок должностными лицами Службы в полном объеме соблюдались все предусмотренные законодательством права юридических и должностных лиц, в частности:

- предоставлялась заверенная копия приказа о проведении проверки и предъявлялось служебное удостоверение;

- при проведении проверки присутствовали руководитель, иное должностное лицо (исполняющий обязанности руководителя) или уполномоченный представитель юридического лица (по доверенности);

- запрашивались только документы, имеющие непосредственное отношение к проверке и указанные в распоряжении (приказе) о проведении проверки;

- руководитель, иное должностное лицо (исполняющий обязанности руководителя) или уполномоченный представитель юридического лица (по доверенности) ознакамливались с результатами проверки посредством проставления в акте проверки отметок об ознакомлении с результатами проверки, а также о согласии или несогласии с ними;

- при наличии журнала учета проверок, в нем оформлялась запись о проведенной проверке.

По результатам проверки должностными лицами Службы, проводящими проверку, составлялся акт проверки по форме, утвержденной приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30.04.2009 № 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». В нем в обязательном порядке указывались:

- дата, время и место составления акта проверки;

- наименование Службы;

- дата и номер распоряжения (приказа) о проведении проверки;

- фамилии, имена, отчества и должности должностного лица или должностных лиц, проводивших проверку;

- наименование проверяемого юридического лица, а также фамилия, имя, отчество и должность руководителя, иного должностного лица (исполняющего обязанности руководителя) или уполномоченного представителя юридического лица (по доверенности), присутствовавших при проведении проверки;

- дата, время, продолжительность и место проведения проверки;

- сведения о результатах проверки, в том числе о выявленных нарушениях обязательных требований, об их характере и о лицах, допустивших указанные нарушения;

- сведения об ознакомлении или отказе в ознакомлении с актом проверки руководителя, иного должностного лица (исполняющего обязанности руководителя) или уполномоченного представителя юридического лица, присутствовавших при проведении проверки, о наличии их подписей или об отказе от совершения подписи, а также сведения о внесении в журнал учета проверок записи о проведенной проверке либо о невозможности внесения такой записи в связи с отсутствием у юридического лица указанного журнала;

- подписи должностного лица или должностных лиц, проводивших проверку.

Акт проверки составлялся в двух экземплярах непосредственно после ее завершения, один из которых вручался руководителю, иному должностному лицу (исполняющему обязанности руководителя) под расписку об ознакомлении. Случаев отказа от подписания актов проверок в 2019 году не было.

Информация о результатах проверки и мерах, принятых по результатам проверки, размещалась Службой в федеральной государственной информационной системе «Единый реестр проверок»  в соответствии с требованиями, установленными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.04.2015 № 415 «О Правилах формирования и ведения единого реестра проверок», а также на официальном сайте Службы.

По результатам проведенных Службой в 2019 году плановых проверок выдано 3 предписания об устранении выявленных нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле.

В текущем году в Службу поступило заявление арбитражного управляющего Ляпина М.Н., участвующего в деле о банкротстве, на действия (бездействия) должностных лиц юридического лица ООО «Предприятие строительных работ энергетики» (ИНН 8602255699), генерального директора Белана К.В., допустивших нарушения требований ч.1 ст.17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и требований Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России  от 31.03.2015 № 526.

В отношении К.В. Белана 14 октября 2019 года вынесено определение № 1 о возбуждении дела об административном правонарушении, ответственность за которое предусмотрена ч.1 ст.13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее также КоАП РФ). Из содержания дела об административном правонарушении и на основании имеющихся доказательств было принято постановление о прекращении дела об административном правонарушении в отношении бывшего генерального директора ООО «Предприятие строительных работ энергетики (ИНН 8602255699) К.В. Белана, предусмотренное ч.1 ст.13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, прекратить на основании п.2 ч. 1 ст. 24.5 КоАП РФ, в связи с отсутствием состава правонарушения.

За 2019 год в Службу поступило два обращения от граждан, содержащих сведения о нарушении обязательных требований, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле. По результатам рассмотрения обращений заявителям даны мотивированные ответы, в которых разъяснены обязанности организаций обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, а также передачу архивных документов в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив в случае ликвидации. Ответы заявителям направлялись в сроки, установленные Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

В связи с прекращением деятельности юридических лиц, указанных в обращениях как нарушивших обязательные требования законодательства об архивном деле, основания для проведения внеплановых проверок отсутствовали и проверочные мероприятия по итогам рассмотрения обращений не проводились.

Заявления и обращения граждан, содержащие сведения о причинении вреда или угрозе причинения вреда охраняемым законом ценностям в 2019 году в Службу не поступали.

В 2019 году Службой по делам архивов протоколов об административных нарушениях не составлялось.

В 2019 году случаев обжалования решений должностных лиц Службы при проведении проверок не было.

Общее количество нарушений, выявленных Службой в 2019 году в ходе контрольных мероприятий составило 27 из них: 1 нарушение положений Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», 26 нарушений «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утверждённых приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 года № 526.

Типичные нарушения юридическими лицами обязательных требований могут быть классифицированы следующим образом:

комплектование документами АФ РФ и другими архивными документами – 16 нарушений;

учет документов АФ РФ и других архивных документов в организации – 3 нарушения;

организация хранения документов АФ РФ и других архивных документов в организации – 5 нарушений;

организация использования документов АФ РФ и других архивных документов организации – 1 нарушение;

передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации – 2 нарушения;

передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив – 0 нарушений.

Наиболее часто встречающимися нарушениями законодательства об архивном деле являются нарушения норм, устанавливающих необходимость осуществления экспертизы ценности документов и упорядочения (оформления и описания) архивных документов, в частности:

- не проведена в установленные сроки экспертиза ценности архивных документов. Для устранения указанного нарушения юридическим лицам необходимо провести изучение документов на основании критериев их ценности (руководствуясь в этой деятельности номенклатурами дел организации, типовыми, ведомственными и иными перечнями документов с указанием сроков их хранения, законами и подзаконными нормативными правовыми актами, типовыми и примерными номенклатурами дел, применяемыми в отрасли) в целях определения сроков хранения документов и их отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

- законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, не подготовлены к передаче в архив организации полностью либо частично, например, отдельные дела не подшиты или подшиты на 2–3 прокола, в ряде дел листы не пронумерованы или пронумерованы ручкой, в отдельных делах отсутствуют листы-заверители либо оформлены без учета требований законодательства. Для устранения данного нарушения отобранные на постоянное или временное (свыше 10 лет) хранение документы подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет документов дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление внутренней описи документов дела, оформление обложки дела;

- не составлены описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Для устранения этого нарушения юридические лица обязаны провести работу по составлению описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, по установленным формам и предоставить на согласование созданной в юридическом лице экспертной комиссии (комиссия для проведения экспертизы ценности документации), с последующим утверждением руководителем организации (для организаций, не являющихся источниками комплектования государственного или муниципальных архивов). Для организаций – источников комплектования государственного или муниципальных архивов действует иная процедура: описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, представляются на согласование созданной в юридическом лице экспертной комиссии, затем направляются на утверждение (согласование) экспертно-проверочной методической комиссии Службы, после чего утверждаются руководителем организации.

Еще одним типичным нарушением, выявляемым Службой в ходе проверок организаций – источников комплектования государственного или муниципальных архивов, является нарушение порядка составления и согласования номенклатуры дел (у юридического лица отсутствует номенклатура дел на текущий год, нарушена периодичность согласования номенклатуры дел с экспертно-проверочной методической комиссией Службы). Для устранения данного нарушения ответственным за делопроизводство в юридическом лице должна быть проведена работа по составлению (разработке) номенклатуры дел организации. Номенклатура дел организации составляется (разрабатывается) по установленной форме на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел, применяемых в отрасли. Затем она согласовывается с созданной в юридическом лице экспертной комиссией и представляется на согласование экспертно-проверочной методической комиссии Службы, после чего подлежит утверждению. Периодичность согласования номенклатуры дел с экспертно-проверочной методической комиссией Службы составляет один раз в пять лет.

Безусловно, каждая организация имеет свои особенности, но в целом нужно отметить общие предпосылки для правонарушений:

отсутствие выделенного структурного подразделения, занимающегося делопроизводством и архивным делом;

низкая квалификация лица, ответственного за архив организации,  в области делопроизводства и архивного дела;

совмещение лицом, ответственным за архив, нескольких функций (делопроизводство, секретарское дело и архив, юридическая деятельность и архив, кадровая деятельность и архив);

незаинтересованность руководителя организации в качественном ведении делопроизводства и архивного дела в организации;

отсутствие качественной экспертизы ценности документов  в организациях, качественной подготовки документов на постоянное хранение, документов по личному составу, документов, имеющих длительные сроки хранения.

В целях профилактики нарушений законодательства в сфере архивного дела согласно плану-графику проведения публичных обсуждений правоприменительной практики в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2019 год Службой проведено 2 публичных обсуждения 29 ноября 2019 года (в городе Ханты-Мансийске), 11 сентября 2019 года (в городе Радужном).

Слушателям публичных обсуждений были представлены доклад. Доклад содержал обзор нормативных правовых актов, исполнение которых подвергается проверке.

Анализ текущего состояния подконтрольной сферы свидетельствует о том, что работа по профилактике нарушений обязательных требований должна выстраиваться на регулярной основе, в частности.

В целях предупреждения нарушения юридическими лицами обязательных требований, соблюдение которых оценивается Службой при проведении мероприятий по региональному государственному контролю за соблюдением законодательства об архивном деле, считаем необходимым продолжить практику проведения семинаров для организаций, включенных в план проведения плановых проверок, а также оказание консультативной помощи лицам, ответственным за ведение делопроизводства и архив в организациях.

Кроме того, следует осуществлять работу с подконтрольными субъектами в соответствии с программой профилактики нарушений обязательных требований законодательства в сфере архивного дела на краткосрочный (2020 год) и долгосрочные периоды и планом-графиком профилактических мероприятий, направленных на предупреждение нарушений юридическими лицами обязательных требований законодательства об архивном деле (утверждена приказом Службы о
т 31 декабря 2019 года № 28-Пр-155).

Для повышения информированности подконтрольных субъектов следует систематически актуализировать материалами рубрику «Профилактика нарушений обязательных требований» на официальном сайте Службы
Опубликовано: 20.04.2020 15:18        Обновлено: 20.04.2020 15:13