Размер:
Цвет:

Справка по итогам плановой тематической проверки по осуществлению контроля за исполнением запросов пользователей архивными документами в Государственном архиве Югры (май 2017 года)


   Плановая тематическая проверка по осуществлению контроля за исполнением запросов пользователей архивными документами в КУ «Государственный архив Югры» проведена в период с 3 по 5 мая 2017 года начальником отдела контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Служба) С.Н. Василенко и консультантом отдела контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Службы Л.В. Набоковой в соответствии с приказами Службы от 26 декабря 2016 года № 126 «Об утверждении плана работы Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры на 2017 год»; от 28 апреля 2017 года № 52 «О проведении плановой тематической проверки по осуществлению контроля за исполнением запросов пользователей архивными документами в казенном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (далее – приказ Службы о проверке).

    Настоящая справка по итогам проверки составлена в соответствии с Планом проверки, являющимся приложением к приказу Службы о проверке.

    При проведении проверки присутствовали: начальник отдела использования и публикаций КУ «Государственный архив Югры»С.В. Тюлина, архивисты отдела использования и публикаций КУ «Государственный архив Югры» (далее – Отдел) Н.В. Ефремова,  Н.К. Нагибина.


Локальные нормативные акты КУ «Государственный архив Югры»,

регулирующие деятельность по исполнению запросов

пользователей архивными документами, работа по их внедрению

    Приказом КУ «Государственный архив Югры» от 7 декабря 2016 года № 91 утверждён Порядок предоставления государственной услуги «Оказание информационных услуг по социально-правовым запросам граждан и юридических лиц на основе архивных документов в казенном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (далее - Порядок). В Порядке закреплены основные понятия и требования по предоставлению государственной услуги.

    Исполнение запросов социально-правового характера осуществляют три архивиста Отдела, должностные инструкции которых утверждены приказом КУ «Государственный архив Югры» от 1 апреля 2013 года № 17.

    Сотрудники КУ «Государственный архив Югры», непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, ознакомлены под роспись в «Обязательстве работника КУ «Государственный архив Югры», предусматривающем в случае расторжения трудового договора прекращение обработки персональных данных, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

    Приказом КУ «Государственный архив Югры» от 11 октября 2016 года № 78 «Об утверждении учётных документов и назначении ответственных лиц за их ведение, включая базы данных» в каждом структурном подразделении назначены ответственные за формирование дел, ведение учётных документов и баз данных.

    В числе требований к помещениям, в которых предоставляется услуга по исполнению запросов, в Порядке предусмотрен ряд требований, не выполненных к настоящему времени, в частности, отсутствуют пандус, тактильные таблички с надписями, дублированными шрифтом Брайля, поручни с двух сторон лестниц.

Порядок информирования пользователей о правилах исполнения запросов

    Информирование пользователей архивной информацией в соответствии с п. 5. Порядка осуществляется в формах:

- устной (при личном обращении заявителя и (или) по телефону);

- письменной (при письменном обращении заявителя по почте, электронной почте, посредством АИС «ЭЛАР», факсу);

- в форме информационных (мультимедийных) материалов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальном сайте КУ «Государственный архив Югры» www.gahmao.

    На первом этаже здания «Архивная служба Югры» в месте ожидания (в коридоре у кабинетов специалистов Отдела, принимающих заявителей) имеется информационный стенд с выдержками из Порядка, а также выложен полный текст Порядка.

   По итогам просмотра официального сайта КУ «Государственный архив Югры» выявлено, что информация о Порядке размещена в разделе «Обращение в архив».


Способы заполнения и направления запроса

в КУ «Государственный архив Югры»

Запросы граждан и организаций направляются в КУ «Государственный архив Югры»:

- при личном обращении;

- посредством почтового отправления;

- посредством официального сайта КУ «Государственный архив Югры»;

- посредством электронной почты;

- посредством АИС «Электронный архив Югры»;

- посредством факсимильной связи.

    В кабинете специалистов Отдела, принимающих заявителей, представлены формы и образцы заявлений. Заявители при личном обращении заполняют заявления непосредственно в кабинете.

Порядок регистрации запросов

    Запросы, поступившие в КУ «Государственный архив Югры», передаются документоведом административного отдела директору для визирования.

    Регистрация заявлений граждан и организаций осуществляется следующими способами:

в программном комплексе «Дело» (ответственный - документовед административного отдела);

в электронной базе данных «Учёт обращений граждан» (путем добавления в регистрационном номере через косую черту начальной буквы фамилии заявителя и порядкового номера запроса, соответствующего валовой нумерации в рамках первой буквы фамилии заявителя; ответственный - специалист Отдела).

    Одновременно регистрации запросов социально-правового характера осуществляется в журнале регистрации запросов на бумажной основе по алфавиту фамилий заявителей, регистрация тематических запросов - в журнале регистрации запросов на бумажной основе в порядке их поступления.

Анализ работы КУ «Государственный архив Югры» по соблюдению сроков исполнения запросов

    Все запросы социально-правового характера, тематические запросы, поступившие в КУ «Государственный архив Югры» в 2016 году, в 1 квартале 2017 года исполнены в установленный законодательством срок.

Анализ качества составления и оформления архивных справок, архивных выписок, архивных копий, информационных писем

    Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма, из числа выборочно просмотренных подготовленных по запросам граждан и организаций в 1 квартале 2017 года, соответствуют установленным требованиям.

    Жалобы пользователей архивной информации на качество исполнения запросов в 2016 году, 1 квартале 2017 года не поступали.

Анализ форм отчётности, Программных комплексов, порядка формирования запросов и ответов к ним в текущем делопроизводстве

Архивисты Отдела ведут Электронные базы данных (ЭБД):

- «VipNet-клиент»;

- «Учёт обращений граждан»;

- «Сведения по личному составу учреждений и организаций»;

- «Номенклатурные работники органов власти»;

- «Посемейные списки административно-ссыльных в 1930-1953 гг.»;

- «Награждённые медалью за добросовестный труд в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.»;

- «Каталогизация решений органов исполнительной власти» и др.

    Перечисленные ЭБД активно используются в целях исполнения запросов граждан и организаций и способствуют быстрому поиску запрашиваемой информации.

    С января 2017 года внедряется новый программный комплекс «Учёт обращений граждан», позволяющий в автоматическом режиме готовить отчетную документацию по исполнению запросов. В связи с этим в электронной базе данных «Учёт обращений граждан» зарегистрировано 23 запроса, поступивших и неисполненных в декабре 2016 года, так как срок их исполнения к концу года не истек. (23 социально-правовых запроса зарегистрированы повторно как поступившие в 2017 году, а не перешедшие для исполнения с 2016 года).

    По отчетной документации за 1 квартал 2017 года количество поступивших социально-правовых запросов составило 326, количество социально-правовых запросов, перешедших для исполнения с предыдущего года, составило 23, количество исполненных социально-правовых запросов составило 303.

    При проверке достоверности показателей выявлено, что количество поступивших социально-правовых запросов вместе с запросами, перешедшими для исполнения с предыдущего года, составило 328, количество исполненных социально-правовых запросов составило 304.

    По состоянию на 01.04.2017 и в соответствии с данными программного комплекса, выведенными 03.05.2017, 24 социально-правовых запроса из числа зарегистрированных в 1 квартале находились в стадии исполнения. Напечатать список фамилий заявителей, чьи запросы находились в стадии исполнения, не представилось возможным, так как такая функция программным комплексом не предусмотрена либо не освоена сотрудниками.

    Социально-правовые запросы и ответы на них в текущем делопроизводстве группируются по месяцам, внутри месяца по алфавиту фамилий заявителей. Тематические запросы формируются по хронологии (по дате поступления и регистрации запроса).

    Социально-правовые, тематические запросы и ответы на них за 2006-2015 годы переданы в архивохранилище.

Выводы и предложения по результатам проверки

1.     Продолжить работу по выполнению в полном объеме требований к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга.

2.     Обеспечить достоверность сведений о запросах, предоставляемых в квартальной, годовой отчетной документации.

3.     Группировать социально-правовые запросы и ответы на них по алфавиту фамилий заявителей в целях оптимизации поиска документов.

4.     Оптимизировать регистрацию запросов путем устранения излишних административных действий (дублирующих процедур).


Справку составили:


Начальник отдела контроля обеспечения сохранности

архивных документов и предоставления

информационных услуг Службы

по делам архивов автономного округа                           С.Н. Василенко


Консультант отдела контроля обеспечения сохранности

архивных документов и предоставления

информационных услуг Службы

по делам архивов автономного округа                                Л.В. Набокова


Со справкой ознакомлены:


Руководитель Службы

по делам архивов автономного округа                                 Л.Д. Сажаева


Заместитель руководителя Службы

по делам архивов автономного округа                                  Н.А. Захарова


Директор КУ «Государственный архив Югры»                     Н. Д. Судакова
Опубликовано: 31.07.2017 11:33        Обновлено: 31.07.2017 11:24