Об итогах работы экспертно-проверочной методической комиссии

Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

за  2014 год

В 2014 году деятельность Экспертно-проверочной методической комиссии Архивной службы Югры (далее – ЭПМК Службы) была направлена на качественное формирование Архивного фонда Российской Федерации, улучшение комплектования государственного и муниципальных архивов, совершенствование системы ведомственного хранения документов.

В отчетном  году на заседаниях ЭПМК Службы  рассматривались вопросы, в соответствии с планом работы ЭПМК на 2014 год.

В отчетном году проведено 12 заседаний ЭПМК, на которых рассмотрены вопросы экспертизы ценности и включения документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, фондирования документов, определения места хранения документов, описания и передачи документов в архивы автономного округа, снятия дел с государственного учета.  

Обеспечение своевременного рассмотрения описей дел постоянного хранения, позитивно отражалось на сохранности и учете архивных документов в организациях – источниках комплектования государственного и муниципальных архивов.  В  состав Архивного фонда Российской Федерации  в 2014 году было включено 29 717 ед. хр.,  в том числе 28 318 ед.хр. управленческой документации (на 15% больше чем в 2013 г.), 421 ед. хр. личного происхождения, 876 ед. хр. фотодокументов, 102 ед.хр. видеодокументов,

В целях максимальной сохранности документов, связанных с социальной защитой граждан, их пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций, другими законными интересами граждан, ЭПМК своевременно рассмотрены описи  на 25 533 дела по личному составу, в том числе ликвидированных по различным причинам организаций, что на 15,7 % больше, чем в 2013 году.

В рамках работы по созданию полноценной источниковой базы по истории Югры ЭПМК рассмотрены и приняты решения о включении в списки источников комплектования муниципальных архивов следующих органов и организаций: Департамент социального развития администрации Советского района, бюджетное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Пионерская районная больница», автономное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Советская районная больница», бюджетное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Нефтеюганская районная больница».

В связи с реорганизацией или ликвидацией организаций по предложению муниципальных архивов ЭПМК приняты решения об исключении из списков источников комплектования муниципальных архивов 8 органов местного самоуправления и муниципальных организаций, изменения преимущественно коснулись органов и организаций системы здравоохранения.

В результате произошедших изменений количество организаций источников комплектования архивов автономного округа на 01.01.2015 г. составило 853 организации, в том числе: 220 – государственной формы собственности, 592 – муниципальной формы собственности, 41 – частной формы собственности. Относительно 2013 года количественный состав источников комплектования снизился на 0,5%.

В целях оказания методической помощи экспертным комиссиям организаций ЭПМК Службы согласованы 175 номенклатур дел организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа, 2 инструкции по делопроизводству, 4 положения о ведомственном архиве организации, 8 положений об экспертной комиссии организации.

Кроме того, ЭПМК Службы рассмотрены и согласованы 5 (пять) Списков граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования архивных отделов администраций  г. Когалыма, г. Сургута,  г. Урая, Ханты-Мансийского, Нижневартовского районов.

По результатам рассмотрения вопросов на ЭПМК Службы, заинтересованным архивным отделам, организациям и лицам направлялись выписки из решений ЭПМК,  своевременно осуществлялся контроль за их исполнением. Все документы, поступившие на рассмотрение ЭПМК Службы, исполнены в установленные сроки.

Задачи на 2015 год:

1. Обеспечение своевременного рассмотрения и принятие решений о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов, о согласовании описей дел по личному составу организаций – источников комплектования, а также ликвидированных организаций.

2. Внедрение в практику работы Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2007 № 558.

3. Внедрение в деятельность ЭПМК Службы модуля «Протоколы Экспертно-проверочной методической комиссии» Информационной системы «Электронный архив Югры», направленного на автоматизацию основных процессов деятельности ЭПМК Службы.

5. Своевременное и квалифицированное информирование государственного и муниципальных архивов, членов ЭК, работников делопроизводственных и архивных служб организаций – источников комплектования по вопросам экспертизы ценности документов, подготовке номенклатур дел, положений об ЭК, по упорядочению архивных документов, а также по другим вопросам, отнесенным к компетенции ЭПМК.

Секретарь ЭПМК,

главный специалист отдела

 контроля комплектования Архивного фонда

Российской Федерации и государственного учета

архивных документов Службы по делам архивов

 Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

С.К. Осколкова