Размер:
Цвет:

Регламент работы комиссии

Приложение 2
к приказу Службы по делам архивов
автономного округа
от 15.03.2011 № 23-нп

РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ
экспертно-проверочной методической комиссии
Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа
Югры

 

Экспертно-проверочная методическая комиссия (далее – ЭПМК) осуществляет свою деятельность на основании Положения об ЭПМК, утвержденного приказом Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15.03.2011 № 23-нп.

На заседаниях ЭПМК рассматриваются научно-методические вопросы, связанные с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов.

 

1. Планирование работы ЭПМК

1.1. Деятельность ЭПМК осуществляется на основе годового плана работы, организация разработки которого возлагается на секретаря ЭПМК.

1.2. При разработке плана работы ЭПМК на год учитываются:

1.2.1. план работы Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

1.2.2. планы и предложения структурных подразделений Службы, государственного архива автономного округа, органов управления архивным делом муниципальных образований автономного округа (далее – муниципальных архивов), центральных экспертных комиссий (далее – ЦЭК) и экспертных комиссий (далее – ЭК) организаций, являющихся источниками комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа.

1.3. Предложения к плану работы ЭПМК на год представляются секретарю не позднее 10 декабря текущего года. Секретарь ЭПМК до 25 декабря составляет проект плана работы ЭПМК на очередной год.

1.4. Проект плана работы ЭПМК согласовывается со структурными подразделениями Службы, организациями и лицами, представившими предложения к проекту плана работы ЭПМК. Проект плана работы на год рассматривается и утверждается председателем ЭПМК.

2. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение ЭПМК

2.1. Проект основного документа или предложение, представляемые на рассмотрение ЭПМК, направляются в адрес Службы с сопроводительным письмом, подписанным руководителем заинтересованной организации или его заместителем с приложением необходимых документов (в зависимости от вида представляемого основного документа), перечень которых указан в приложении 1 к настоящему Регламенту.

2.2. Поступивший на рассмотрение ЭПМК документ, подготовленный государственным, муниципальным архивом автономного округа должен быть оформлен в соответствии с требованиями «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российский Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) (далее – Правила (М., 2007)), ГОСТа Р 6.30-2003, настоящего Регламента и иметь необходимое количество экземпляров.

2.3. Поступивший документ (за исключением всех видов описей и номенклатур дел организаций) регистрируется специалистом Службы, который обеспечивает прием и регистрацию почтовой корреспонденции, и представляется на рассмотрение председателю ЭПМК. После получения резолюции, документ специалистом Службы, который обеспечивает прием и регистрацию почтовой корреспонденции, передается секретарю ЭПМК.

2.4. Поступившие описи (все виды), номенклатуры дел организаций, направленные на рассмотрение ЭПМК государственным и муниципальными архивами автономного округа, регистрируются в отделе контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учета архивных документов Службы, секретарем ЭПМК.

2.5. Секретарь ЭПМК:

2.5.1. проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК. При выявлении в ходе проверки недостающих и неправильно оформленных документов, секретарь ЭПМК информирует об этом исполнителя государственного/муниципального архива/организации, представившей документы на рассмотрение ЭПМК. В случае если по истечении 10 рабочих дней государственный/муниципальный архив/организация не представит в адрес Службы необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭПМК готовит уведомление с обоснованием отказа в рассмотрении документов на заседании ЭПМК за подписью председателя ЭПМК и не позднее трех рабочих дней (с момента истечения десятидневного срока ожидания) направляет его в государственный, соответствующий муниципальный архив или организацию по почте;

2.5.2. регистрирует полученные документы в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК;

2.5.3. включает рассмотрение вопроса в план работы ЭПМК;

2.5.4. передает документы ответственному исполнителю;

2.5.5. организует учёт и контроль исполнения решений, рассмотрения поступивших документов в установленные сроки, принимает необходимые меры по предупреждению нарушений сроков исполнения поступивших документов;

2.5.6. формирует автоматизированную базу данных «Протоколы экспертно-проверочной методической комиссии Службы по делам архивов автономного округа».

2.6. Специалист Службы (далее Исполнитель), в зависимости от вида представляемого основного документа, организует рецензирование проекта документа в заинтересованных организациях, список которых согласовывается с председателем ЭПМК.

2.7. Проект документа одновременно направляется на заключение членам ЭПМК (состав ЭПМК утвержден приказом Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15.03.2011 № 23-нп).

2.8. Срок рассмотрения проекта документа рецензентами определяется председателем ЭПМК, но не может превышать одного месяца.

2.9. Рецензенты в установленные сроки представляют секретарю ЭПМК свои заключения, которые должны носить конкретный характер и содержать мотивированные обоснования.

2.10. Копии заключений секретарем ЭПМК передаются исполнителю, для их анализа и подготовки сводного заключения, а также проекта решения ЭПМК.

2.11. Проект решения ЭПМК, при необходимости, согласовывается с заинтересованными лицами и организациями.

2.12. Исполнитель представляет весь комплекс документов по рассматриваемому вопросу секретарю ЭПМК для включения в повестку дня очередного заседания ЭПМК.

 

3. Процедура подготовки и проведения заседаний ЭПМК

3.1. Заседания ЭПМК созываются по необходимости, но не реже 1 раза в месяц, как правило, в последнюю пятницу каждого месяца.

3.2. Заседание считается правомочным, если на нём присутствует более 2/3 от количества членов ЭПМК.

3.3. Повестка дня очередного заседания ЭПМК и весь комплекс рассматриваемых документов секретарем ЭПМК передается председателю ЭПМК, членам ЭПМК, экспертам не позднее, чем за 7 дней до даты заседания.

3.4. Представленные на рассмотрение ЭПМК документы и проекты решений ЭПМК обсуждаются на заседании ЭПМК, после чего проходит голосование по принимаемому решению.

3.5. Решения ЭПМК принимаются по каждому рассматриваемому вопросу (документу) отдельно, большинством голосов присутствующих членов ЭПМК. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПМК.

3.6. Заседания ЭПМК протоколируются секретарем ЭПМК. Особые мнения членов ЭПМК отражаются в протоколе и (или) прилагаются к протоколу в письменном виде.

3.7. Протокол заседания ЭПМК, доработанные решения ЭПМК по каждому вопросу, рассмотренному на заседании, с приложением всех материалов представляются на рассмотрение председателя ЭПМК не позднее 10 дней после проведения заседания ЭПМК.

3.8. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем ЭПМК, после чего представляется на утверждение руководителю Службы.

3.9. Решение ЭПМК, после утверждения протокола ЭПМК руководителем Службы, подписывается председателем и секретарем ЭПМК и направляется заинтересованным должностным лицам. Решение ЭПМК может направляться заинтересованным лицам в виде выписки из протокола заседания ЭПМК.

3.10. Совместные решения ЭПМК и ЦЭК (ЭК) организации – источника комплектования подписываются председателем ЭПМК и председателем ЦЭК (ЭК) организации – источника комплектования.

3.11. Выписки из протоколов ЭПМК оформляются секретарём ЭПМК в течение 3 рабочих дней после утверждения протокола руководителем Службы и направляются секретарём ЭПМК заинтересованным организациям.

3.12. По мере необходимости могут проводиться выездные заседания ЭПМК на базе муниципальных архивов автономного округа или организаций – источников комплектования государственного, муниципальных архивов автономного округа. На заседания ЭПМК приглашаются председатели ЦЭК (ЭК) и ответственные за ведение делопроизводства организаций – источников комплектования (по согласованию). Протокол выездного заседания оформляется секретарём ЭПМК и утверждается руководителем Службы в соответствии с п.п. 16, 17 настоящего Регламента.

 

4. Организация контроля и проверки исполнения решений

4.1. Вид контроля и сроки представления информации (в случае необходимости) о выполнении решений ЭПМК определяются в тексте решения или устанавливаются председателем ЭПМК.

4.2. Секретарь ЭПМК информирует председателя ЭПМК о состоянии выполнения решений, принятых на заседаниях ЭПМК, по итогам года.

4.3. Снятие с контроля решений ЭПМК осуществляется председателем ЭПМК после информации секретаря ЭПМК или ответственного исполнителя об их исполнении.


Опубликовано: 03.08.2012 15:11        Обновлено: 19.04.2016 17:32