Размер:
Цвет:

Перечень основных документов, предоставляемых на рассмотрение ЭПМК

ПЕРЕЧЕНЬ


основных документов, представляемых на рассмотрение

экспертно-проверочной методической комиссии


Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

№ п/п

Виды документов

Кол-во представляемых экземпляров

Необходимые приложения к основному документу (представляются одновременно с основным документом)

Примечание

1

2

3

4

5

1.

Проекты методических пособий по вопросам комплектования, экспертизы ценности, организации делопроизводства, разработанные Службой по делам архивов автономного округа, государственным, муниципальным архивом автономного округа, организациями – источниками комплектования архивов

3

1. Справка с обоснованием необходимости разработки или переработки пособия с указанием круга его применения

2. Выписка из протокола заседания ЭК государственного, муниципального архива по данному вопросу (решения ЭК)


2.

Проекты списков учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования государственного, муниципальных архивов, изменения и дополнения к ним

1

1. Аналитическая справка к проекту списка источников комплектования государственного, муниципального архива

2. Выписка из протокола заседания ЭК государственного, муниципального архива по данному вопросу (решения ЭК)


3.

Предложение о внесении организации в список источников комплектования государственного, муниципального архива автономного округа

3

1. Историческая справка организации с указанием места и значения в отрасли

2. Копия Устава или Положения с указанием формы собственности

3. Номенклатура дел организации

4. Договор архива с организацией об отношениях и сотрудничестве в сфере архивного дела

5. Заключение ответственного исполнителя с изложением оснований для включения организации в список источников комплектования государственного, муниципального архива


4.

Предложения об исключении из Списка источников комплектования

3

1. Документ о ликвидации, реорганизации учреждения или письмо руководителя с отказом от сотрудничества с изложением мотивов отказа

2. Акт приема – передачи документов на государственное хранение (в случае ликвидации)

3. Акт приема – передачи документов правопреемнику или в вышестоящую организацию (в случае реорганизации)

4. Заключение ответственного исполнителя с приложением оснований для исключения организации из списка источников комплектования государственного, муниципального архива и указанием крайних дат и мест хранения документов организации


5.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, образовавшихся после 1945 года включительно и находящихся на хранении в государственном, муниципальном архиве автономного округа

3

1. Опись дел

2. Справка государственного, муниципального архива:

-1 о составе и полноте фонда;

-2 о перечне и других документах, использованных в ходе ЭЦ

3. Заключение эксперта и члена ЭПМК

На фонды первой категории и документы ранее 1945 года включительно акты утверждаются ЦЭПК Росархива.

Заголовок каждой позиции акта должен раскрывать состав и содержание помещенных в него документов, для дел с дублетной и поглощенной документацией необходимо указать точное местонахождение подлинников, в графе «примечание» по каждой позиции акта дать ссылку на номер фонда, описи дела, оставленного на хранение, в котором помещена уничтоженная информация. После перечня дел, включенных в акт, дать пояснения о характере и составе дел, оставленных на хранение.

6.

Акты о неисправимых повреждениях архивных документов, находящихся на ведомственном хранении

2

1. Акт проверки наличия документов

2. Справка руководителя организации на гербовом бланке по розыску документов, мерах, принятых по обеспечению сохранности документов и наказанию виновных

3. Заключение куратора о ходе розыска, возможности восполнить утраченную информацию за счет оставшихся документов

Рассматриваются в присутствии руководителя организации (или председателя ЦЭК (ЭК) учреждения – источника комплектования государственного архива автономного округа

7.

Инструкции по делопроизводству организаций – источников комплектования государственного архива

2

1. Решение ЦЭК (ЭК) учреждения

2. Заключение эксперта и члена ЭПМК


8.

Положения об ЭК организаций – источников комплектования государственного архива автономного округа

3

1. Решение ЦЭК (ЭК) учреждения

2. Заключение эксперта и члена ЭПМК


9.

9.1.

Описи дел (документов) постоянного срока хранения, представленные учреждениями:

-1 на управленческую документацию (УД)

4

1. Опись дел по личному составу*

2. Предисловие к описи или дополнение к ранее составленному предисловию к описи

3. Заключение эксперта и члена ЭПМК

*Для учреждений, создающих научно-техническую документацию и иную документацию, целесообразно представлять одновременно описи на НТД, спецдокументации.

9.2.

-1 на кинофотофонодокументы (КФФД)

4

1. Дополнение к предисловию фотофонда

2. Заключение эксперта и члена ЭПМК

К тематическим коллекциям и сериям фотодокументов представляется справка о дате, месте и сути события, или раскрывающая тему, которой посвящена коллекция

9.3.

-1 на научно-техническую документацию (НТД)

4

1. Предисловие к описи, титульный лист

2. Акт о выделении к уничтожению НТД с истекшими сроками хранения

3. Заключение эксперта и члена ЭПМК


10.

Переработанные и усовершенствованные описи дел, хранящихся в государственном, муниципальном архиве автономного округа

3

1. Предисловие к описи, титульный лист

2. Акт описания архивных документов, переработки описей

3. Акт о выделении к уничтожению дел (если составлялся)

4. Акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов

5. Переводная таблица шифров

6. Список сокращенных слов

7. Старая опись

8. Заключение эксперта и члена ЭПМК


11.

Описи дел (документов), прошедших научно-техническую обработку в государственном, муниципальном архиве автономного округа:

-1 личного происхождения и тематических коллекций*

-2 кинофотофонодокументов (КФФД)

-3 научно-технической документации (НТД)

4

1. Предисловие к описи

2. Акт описания архивных документов, переработки описей

3. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

4. Сдаточная опись

5. Заключение эксперта и члена ЭПМК

*Не вошедшие в опись документы фондов личного происхождения к уничтожению не отбираются, а возвращаются владельцу по акту возврата архивных документов собственнику

12.

Описи объединенных архивных фондов (ОАФ)

3

1. Предисловие к ОАФ и исторические справки фондообразователей

2. Акт о создании ОАФ

3. Описи дел фондов, вошедших в состав ОАФ и НСА к ним

4. Переводная таблица шифров

5. Заключение эксперта и члена ЭПМК


13.

Описи особо ценных документов

3

1. Инициативная информация государственного, муниципального архива автономного округа о завершении работы по выявлению ОЦД

2. Заключение эксперта и члена ЭПМК


14.

Номенклатуры дел организаций – источников комплектования ГАХМАО и архивных учреждений администраций МО автономного округа

2

1. Заключение эксперта ЭПМК и члена ЭПМК

Номенклатуры дел организаций, учреждений и предприятий, не включенных в список источников комплектования, согласовываются с ЭК государственного, муниципального архива автономного округа

15.

Предложения ЭК государственного, муниципального архива автономного округа:

-1 по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями,

-2 об увеличении срока хранения документов, предусмотренных действующими перечнями

1

1. Инициативный документ с мотивированным обоснованием предлагаемых сроков хранения отдельных категорий документов, не предусмотренных/предусмотренных действующими перечнями, с приложением заключения специалистов

2. Решение ЭК государственного, муниципального архива автономного округа, ЦЭК (ЭК) организации – источника комплектования по данному вопросу


16.

Проекты примерных (типовых) номенклатур дел для организаций и их подведомственных структур, являющихся источниками комплектования государственного, муниципального архива

3

1. Справка о проекте номенклатуры (общая характеристика пособия, соответствие действующим нормативам)

2. Методические указания по применению номенклатуры

3. Указатель статей номенклатуры дел, дополняющих и изменяющих действующие перечни, номенклатуры дел

4. Решение ЦЭК (ЭК) организации

5. Замечания рецензентов


17.

Проекты примерных (типовых) инструкций по делопроизводству для организаций и их подведомственных структур, являющихся источниками комплектования государственного, муниципального архива

3

1. Справка о проекте инструкции по делопроизводству (общая характеристика пособия, соответствие действующим нормативам)

2. Методические указания по их применению

3. Решение ЦЭК (ЭК) организации

4. Замечания рецензентов


18.

Проекты примерных (типовых) положений об экспертных комиссиях для организаций и их подведомственных структур, являющихся источниками комплектования государственного, муниципального архива

3

1. Справка о проекте положения об экспертной комиссии (общая характеристика пособия, соответствие действующим нормативам)

2. Методические указания по их применению

3. Решение ЦЭК (ЭК) организации

4. Замечания рецензентов


19.

Предложения государственного, муниципального архива автономного округа о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации


1. Лист учета и описания уникального документа

2. Решение ЭК государственного, муниципального архива автономного округа, ЭК организации – источника комплектования архива

3. Заключение эксперта, члена ЭПМК


Опубликовано: 18.04.2016 14:08        Обновлено: 07.11.2016 17:18