Размер:
Цвет:

Краткий протокол расширенного заседания Коллегии № 1  от 19 февраля 2013 года

СЛУЖБА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА – ЮГРЫ

(Архивная служба Югры)


ПРОТОКОЛ

РАСШИРЕННОГО ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ

г. Ханты-Мансийск


« 19 » февраля 2013г.                                                                                                               № 1


Председатель      Сажаева Л.Д.

Секретарь            Василенко С.Н.

Присутствовали: члены коллегии, начальники архивных отделов администраций муниципальных образований автономного округа, сотрудники казенного учреждения "Государственный архив Югры.

Приглашенные: заместитель руководителя Службы контроля Ханты-Мансийского автономного округа - Югры Корольский Ю.С., кандидат исторических наук, заведующий отделом архивоведения ВНИИДАД Волкова И.В.


1. Об итогах деятельности Архивной службы Югры в 2012 году и перспективах развития на 2013 год»

(руководитель Архивной службы Югры Л.Д. Сажаева. Содокладчики: заместитель директора Государственного архива Югры Т.И. Киселёва, заведующий архивным отделом администрации Берёзовского района Т.П. Олейник, заместитель начальника архивного отдела администрации города Сургута О.А. Казарцева)

Решили:

1.1. Признать работу Архивной службы Югры в 2012 году удовлетворительной. Одобрить «Основные направления развития архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на   2013 г.

1.2. Службе по делам архивов:

1.2.1.  Продолжить совершенствование нормативно-правовой базы деятельности Архивной службы Югры в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», окружным законом от 07.06.2005 № 42-ОЗ «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре» и другими законодательными, нормативно-правовыми актами представительных и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, органов местного самоуправления, регулирующими архивную деятельность

1.2.2.  Продолжить реализацию ведомственной целевой программы «Документальное наследие Югры» на 2011-2015 и на плановый период до 2020 года», в т.ч. обеспечить ввод в промышленную эксплуатацию ИС «Электронный архив Югры».

1.2.3.  Продолжить разработку и внедрение в практику работы административных регламентов осуществления государственных функций и предоставления государственных, муниципальных услуг в области архивного дела.

1.2.4. Провести проверки работы архивных отделов администраций муниципальных образований автономного округа: г. Нефтеюганска, Ханты-Мансийска, Радужного, Югорска, Советского района.

1.2.5. Провести тематическую проверку «Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации в Государственном архиве Югры».

1.2.6. Провести конкурс профессионального мастерства «Лучший архивист Югры - 2013».

1.3. Службе по делам архивов автономного округа совместно с Государственным архивом Югры и органами управления архивным делом муниципальных образований автономного округа:

1.3.1.  Продолжить реализацию Закона Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 18.10.2010 № 149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

1.3.2. Продолжить работу по уточнению списков организаций – источников комплектования архивов Югры, держателей личных фондов, списков НТД.

1.3.3 Продолжить работу по обеспечению сохранности, учёту, отбору, описанию и передаче на государственное хранение научно-технической, аудиовизуальной документации, сроки ведомственного хранения которой истекли.

1.3.4.  Обеспечить отбор, описание фотодокументов в организациях-источниках комплектования Государственного архива Югры и архивных отделов администраций городов и районов автономного округа.

1.4. Государственному архиву Югры и архивным отделам администраций муниципальных образований автономного округа:

1.4.1. Обеспечить выполнение плановых показателей развития архивного дела в автономном округе и муниципальном образовании на 2013 год.

1.4.2. Обеспечить целевое и в полном объеме использование финансовых средств, выделенных городским округам и муниципальным районам в виде субвенций на осуществление государственных полномочий по комплектованию, учету, использованию и хранению архивных документов, отнесенных к государственной собственности автономного округа.

1.4.3. Обеспечить реализацию соглашений об информационном взаимодействии со структурными подразделениями Пенсионного фонда Российской Федерации.

1.4.4. Продолжить разработку и внедрение в практику работы административных регламентов предоставления муниципальных услуг в области архивного дела.

1.4.5. Усилить контроль за исполнением социально-правовых запросов в установленные законодательством сроки.

1.4.6. Активизировать деятельность по комплектованию фотодокументами, видеодокументами, документами личного происхождения и документами на цифровых носителях, по направлению «Инициативное информирование».

1.4.7. Продолжить работу с программным комплексом «Архивный фонд» версия 4.3.

1.4.8. Активизировать работу по внедрению тематических и учетных баз данных.

1.4.9. Продолжить работу по оцифрованию архивных документов.


2. Об основных нарушениях законодательства в деятельности исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

(заместитель руководителя Службы контроля Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Ю.С. Корольский)

Решили:

2.1. Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры принять информацию к сведению и руководству в работе.

3. Об итогах комплексных проверок организации делопроизводства и обеспечения сохранности архивных документов на стадии ведомственного хранения в Аппарате Губернатора и администрациях муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

(Т.В. Туркулайнен, заместитель руководителя Архивной службы Югры)

Решили:

3.1. Рекомендовать Аппарату Губернатора и Администрациям муниципальных образований автономного округа разработать план мероприятий по устранению замечаний, выявленных в ходе комплексных проверок.

3.2. Экспертно-проверочной методической комиссии Службы по делам архивов автономного округа совместно с экспертной комиссией Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры продолжить совместную работу по вопросам качественного комплектования архивными документами ведомственного архива.

3.3. Казённому учреждению автономного округа «Государственный архив Югры» и архивным отделам администраций муниципальных образований автономного округа своевременно проводить методические семинары, оказывать консультации для специалистов структурных подразделений Аппарата Губернатора автономного округа и Администраций муниципальных образований автономного округа. Осуществить контроль за выполнением мероприятий по устранению, отмеченных в результате проверки замечаний.

4. Об осуществлении государственного контроля Службой   по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в 2012 году

(начальник отдела контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Архивной службы Югры С.Н. Василенко)

Решили:

4.1. Признать работу Архивной службы Югры по осуществлению регионального государственного контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры удовлетворительной.

4.2. Государственному архиву Югры по итогам проверок продолжать работу по оказанию методической и практической помощи делопроизводственным службам проверенных учреждений и организаций – источников комплектования. Информацию о проведённых мероприятиях в отношении проверенных учреждений и организаций предоставлять в Архивную службу Югры в сроки, указанные в предписаниях.

5. Об итогах паспортизации ведомственных архивов организаций-источников комплектования государственного и муниципальных архивов

(начальник отдела контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации   и государственного учета архивных документов Архивной службы Югры Ю.В. Дружинина)

Решили:

5.1.Одобрить работу, проведенную Государственным архивом Югры, архивными отделами администраций муниципальных образований автономного округа, по паспортизации архивов и подготовке учетных сведений о состоянии хранения документов в организациях, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

5.2. Рекомендовать руководителям Государственного архива Югры и архивным отделам администраций муниципальных образований автономного округа:

- проанализировать итоги паспортизации архивов организаций, обратив особое внимание на качество заполнения ими паспортов архивов, а также представляемых в Службу по делам архивов автономного округа учетных сведений и пояснительных записок к ним;

   - усилить оказание необходимой организационно-методической и практической помощи организациям в упорядочении документов постоянного хранения и по личному составу, в разработке номенклатур дел и инструкций по делопроизводству.

5.3. Отделу контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учета (Ю.В. Дружинина) подготовить к размещению на сайте Службы по делам архивов автономного округа справку «Об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации».

6. Об итогах паспортизации Казённого учреждения автономного округа «Государственный архив Югры и архивных отделов администраций муниципальных образований автономного округа

(заместитель руководителя Архивной службы Югры Т.В. Туркулайнен)

Решили:

6.1. Службе по делам архивов автономного округа:

- обеспечить ежегодную паспортизацию государственных и муниципальных архивов автономного округа;

- в соответствии с Регламентом учета документов представить в Федеральное архивное агентство паспорт Казённого учреждения автономного округа «Государственный архив Югры», сводный паспорт архивных отделов администраций муниципальных образований автономного округа на 01.01.2013г.

6.2. Государственному архиву и архивным отделам администраций муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры:

- использовать результаты паспортизации при анализе состояния архивного дела автономного округа, муниципальных образований, при разработке перспективных планов.

- учесть итоги паспортизации архивов при определении плановых заданий на 2013 год и плановый период до 2015 года.

- повысить качество составления паспортов архивов в соответствии с “Инструкцией о порядке заполнения паспорта архива”, М., 1997.

- для осуществления автоматизированного государственного учета документов ежеквартально (до 5 числа следующего за отчётным месяцем квартала) представлять в Службу по делам архивов автономного округа информацию о внесённых фондах в БД “Архивный фонд” и «Фотокатолог».

7. Об итогах комплексной проверки архивного отдела администрации г. Радужный

(заместитель руководителя Архивной службы Югры Т.В. Туркулайнен, начальник архивного отдела     администрации г. Радужный   Л.Д. Чернова)

Решили:

7.1. Признать работу архивного отдела администрации г.Радужный удовлетворительной.

7.2.  Начальнику архивного отдела Л.Д. Черновой:

- распределить нагрузку специалистов архивного отдела и осуществлять контроль за выполнением должностных обязанностей в соответствии с должностными инструкциями;

- провести и оформить нумерацию стеллажей, полок, составить топографические указатели в соответствии с утверждёнными правилами, на всех коробах оформить ярлыки в срок до 15 мая 2013г. Информацию о выполнении работ представить в Службу по делам архивов автономного округа;

- всю учётную документацию привести в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» в срок до 1 апреля 2013г. Информацию о выполнении работ представить в Службу по делам архивов автономного округа;

- осуществлять ежеквартальный контроль за выполнением плана согласования и упорядочения документов;

- активизировать работу по вводу информации в БД «Архивный фонд». В Службу по делам архивов ежеквартально (до 5 числа следующего за отчётным месяцем квартала) представлять отчёт о количестве введённых фондов БД «Архивный фонд».

8. Об участии во Всероссийском конкурсе на лучший муниципальный архив

(заместитель руководителя Архивной службы Югры Н.А. Захарова)

Решили:

Номинировать от Ханты-Мансийского автономного округа – Югры для участия во Всероссийском конкурсе на лучший муниципальный архив архивный отдел администрации г. Сургута.

9.Презентация автоматизированной информационной системы «Электронный архив Югры» начальник отдела контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учета архивных документов Архивной службы Югры

(Ю.В. Дружинина, консультант отдела контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учета архивных документов Архивной службы Югры Ю.М. Курмачев)  


Председатель коллегии                                                       Л.Д. Сажаева

Секретарь коллегии                                                            С.Н. Василенко

Опубликовано: 26.02.2013 08:21        Обновлено: 16.12.2016 12:07