Размер:
Цвет:

Протокол расширенного заседания Коллегии № 1 от 18 февраля 2014 года

СЛУЖБА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА – ЮГРЫ

(Архивная служба Югры)


ПРОТОКОЛ

РАСШИРЕННОГО ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ

г. Ханты-Мансийск


« 18 » февраля 2014 г.                                                                                      № 1



Председатель - Сажаева Л.Д.

Заместитель председателя - Захарова Н.А.

Секретарь       - Василенко С.Н.


Присутствовали: члены коллегии, начальники архивных отделов администраций муниципальных образований автономного округа, сотрудники казённого учреждения «Государственный архив Югры».

Приглашенные: Член Общественного совета при Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Г.С. Костина.


ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об итогах деятельности Архивной службы Югры в 2013 году, основных направлениях развития архивного дела в автономном округе на 2014 год.

Л.Д. Сажаева, руководитель Архивной службы Югры;

Содокладчики: В.М. Комаров-Распутин, директор

Государственного архива Югры,

Н.В. Павленко, начальник архивного отдела управления делами администрации города Нягани,

Э.В. Михайлова, начальник отдела по делам архивов административного управления

администрации Нефтеюганского района


2. Об осуществлении государственного контроля (надзора) в 2013 году и плане на 2014 год.

С.Н. Василенко, начальник отдела контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Службы

Содокладчик: Т.И. Киселева, заместитель директора

Государственного архива Югры

4. Об итогах паспортизации государственного и муниципальных архивов автономного округа.

Т.В. Туркулайнен, заместитель руководителя Службы


5. Об итогах работы по пересмотру Списков организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа

Ю.В. Дружинина, начальник отдела контроля комплектования Архивного фонда РФ и

государственного учета архивных документов Службы


6. О предоставлении государственной (муниципальной) услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов в 2013 году (анализ работы).

Л.В. Набокова, консультант отдела контроля обеспечения

сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Службы


Расширенное заседание коллегии открыла председатель коллегии, руководитель Службы Людмила Дмитриевна Сажаева и заместитель Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Алексей Андреевич Путин, который выразил признательность сотрудникам архивной службы за добросовестный труд, вручил Почётную грамоту Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры руководителю Архивной службы Югры Людмиле Дмитриевне Сажаевой, нагрудный знак Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «За безупречную службу» начальнику отдела контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Службы С.Н. Василенко.

1. Слушали доклад руководителя Архивной службы Югры  Л.Д. Сажаевой «Об итогах деятельности Архивной службы Югры в 2013 году, основных направлениях развития архивного дела в автономном округе на 2014 год».

Уважаемые коллеги!

         Подробный отчет о реализации Основных направлений развития архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре за прошедший год традиционно размещен на сайте Службы по делам архивов автономного округа и в научно-практическом журнале «Архивы Югории» №13, в своем докладе остановлюсь на наиболее знаковых итогах работы Архивной службы Югры, некоторых проблемах и задачах, которые ставятся перед архивистами государственными структурами власти, потребностями гражданского и бурно развивающегося информационного общества.

         Главным достижением прошлого года стал ввод в промышленную эксплуатацию автоматизированной информационной системы «Электронный архив Югры», над реализацией этого Проекта Служба работала на протяжении 5 лет в рамках реализации ведомственной целевой программы «Документальное наследие Югры». Система была представлена на Совете по развитию информационного общества при Губернаторе автономного округа в рамках освещения вопроса «Опыт и перспективы использования информационных технологий в деятельности Государственного архива Югры» и получила положительную оценку членов Совета. К сожалению, на 2014 год бюджетные ассигнования на дальнейшее развитие Системы не выделены. В настоящее время решается вопрос финансирования работ по интеграции Системы с Территориальной информационной системой Югры.

Значительная финансовая поддержка в размере 1,5 миллионов рублей получена Службой в 2013 году на перевод в машиночитаемый формат заголовков дел оцифрованных образов описей архивов автономного округа в рамках реализации федеральной целевой программы «Культура России на 2012-2018 годы». В отчетном году переведены в машиночитаемый формат и загружены в систему «Электронный архив Югры» в рамках программы «Культура России» более 150 тыс. заголовков дел оцифрованных образов описей архивов автономного округа, в рамках ведомственной целевой программы «Документальное наследие Югры» - 205 тыс. заголовков.

В отчётном году завершена реализация ведомственной целевой программы «Документальное наследие Югры». Общий объём финансирования в 2013 году составил 5 733 000 рубля. Выделенные ассигнования на мероприятия Программы из средств окружного бюджета реализованы на 100%. В целом на реализацию программных мероприятий с 2009 года было выделено 63 282 000 руб.

Начиная с 2014 года деятельность Службы и ее подведомственного учреждения – Государственного архива Югры будет осуществляться в рамках реализации Государственной программы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Развитие культуры и туризма в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2014-2020 годы», утвержденной постановлением Правительства автономного округа от 09.10.2013 года № 427-п.

Одним из значимых событий прошедшего года стало также организация и проведение в июне 2013 года г. Ханты-Мансийске совещания-семинара научно-методического совета архивных учреждений УрФО по вопросам современного состояния и проблемам публикаторской деятельности в государственных и муниципальных архивах субъектов Российской Федерации, в УрФО. В работе Совета приняли участие: заместитель Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Путин Алексей Андреевич, заместитель Руководителя Федерального архивного агентства Тарасов Владимир Петрович, руководители и специалисты архивных органов и учреждений Свердловской, Тюменской, Челябинской, Курганской, Ханты-Мансийского и Ямало-Ненецкого автономных округов. Представители архивных учреждений УрФО, присутствовавшие на совещании и семинаре НМС, отметили высокий организационный и профессиональный уровень подготовки и проведения мероприятий.

Третий год осуществляет свою самостоятельную детальность как государственное учреждение Государственный архив Югры. Если 2012 год был для Учреждения годом становления, то 2013 год показал высокие результаты деятельности практически по всем направлениям развития архивного дела. Более подробно об этом сообщит В.М. Комаров-Распутин, директор Государственного архива Югры.

В соответствии с реализацией Федерального закона от 26.12.2008  № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» Службой были проведены 8 плановых проверок, по соблюдению архивного законодательства в 6 учреждениях автономного округа и 2-х государственных органах исполнительной власти автономного округа: Департаменте экологии и Службе государственной охраны объектов культурного наследия автономного округа. По итогам проверок выявлено      181 правонарушение обязательных требований законодательства в сфере архивного дела, составлено 8 предписаний. На протяжении 3-х лет проведение Службой проверок по плану, согласованному с Прокуратурой автономного округа, показывает эффективность и результативность контрольных мероприятий.

В плановом порядке проведены 4 комплексные проверки работы архивных отделов администраций муниципальных образований (г.Нижневартовск, г. Ханты-Мансийск, г. Югорск, Советский район), тематическая проверка в Государственном архиве Югры «Обеспечение сохранности архивных документов», 48 проверок обеспечения сохранности и состояния делопроизводства в организациях – источниках комплектования Государственного и муниципальных архивов. По итогам подготовлены справки, оказана методическая помощь, проведены совещания и обучающие семинары.

В целях реализации Закона автономного округа «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» органам местного самоуправления были направлены бюджетные ассигнования в размере более 3,7 миллионов рублей на содержание одиннадцати тысяч документов государственной собственности автономного округа.

Стало традиционным проведение Дней Архивной службы Югры               в муниципальных образованиях автономного округа. Дни Службы проведены в городах Югорск и Когалым. Встречи представителей Службы с руководителями муниципальных образований и общественностью, организованные в таком формате – с презентацией материалов, по-прежнему показывают свою эффективность и результативность в решении проблемных вопросов развития архивного дела в муниципалитетах, а также дают возможность в доступной форме раскрыть деятельность Службы в целом. Вносят оживление и привлекают внимание к архивной деятельности.

Теперь о том, как мы справились с основными задачами архивной деятельности.

В прошедшем году в состав Архивного фонда принято 19 981 единица хранения управленческой документации, что на 1% больше, чем в 2012 году.    В связи с реорганизацией и ликвидацией как государственных, так и негосударственных предприятий, учреждений, организаций принято на хранение 11 038 единиц хранения по личному составу, что на 12% меньше, чем в 2012 году.

Всего Архивный фонд автономного округа насчитывает 809 906 ед.хр,    из них 352 407 ед.хр. – документы по личному составу, что уже который год составляет почти половину всех дел, хранящихся в архивах автономного округа.

К сожалению, остается на низком уровне комплектование архивов автономного округа документами личного происхождения. Личные фонды в 2013 году пополнились на 236 ед.хр. Только 12 архивов из 23 приняли на хранение документы личного происхождения, 7 муниципальных архивов вообще не планировали прием документов личного происхождений (г.Когалым, г. Лангепас, г. Лянтор, г. Мегион, г. Радужный, г. Урай и Советский район). Конечно, мы понимаем, что муниципальные архивы испытывают колоссальную нагрузку исполняя социально-правовые запросы, но нужно отметить, что персональные документы являются важной источниковой базой для развития направления «Использование» в архивной деятельности и отсутствие приема таких документов истощает информационные ресурсы архивов.

По-прежнему на низком уровне остается и комплектование архивов видеодокументами в 2013 году, как и в 2012 году прием видеодокументов осуществляли только архивные отделы администраций городов Пыть-Ях и Нягань.

Проведен ряд мероприятий по обеспечению сохранности архивных документов. Архивный отдел администрации города Нягани переместил архивные фонды из двух отдельных зданий в новое трёхэтажное здание в капитальном исполнении общей площадью 1300 кв. м.; проведён ремонт в помещениях архивного отдела администрации г. Ханты-Мансийска, обновлена охранная сигнализация, в архивохранилище установлен кондиционер, документы постоянного хранения перемещены в дополнительное хранилище; администрацией г. Мегиона принято решение о выделении архивному отделу помещения площадью 209 кв.м.; в Государственном архиве Югры установлена новая система кондиционирования приточно-вытяжной вентиляции.

Впервые в 2013 году на основании приказа Росархива от 26.11.2013 № 76 «О передаче страхового фонда копий особо ценных документов в ЦХСФ», приказа Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 10.12.2013 № 123 «О передаче страхового фонда города Ялуторовска», созданный страховой фонд копий особо ценных документов в количестве 39 ед.хр. в установленном порядке передан в Центр хранения страхового фонда г. Ялуторовска.

Не смотря на положительные результаты, достигнутые в прошедшем году в сфере обеспечения сохранности, по-прежнему требуют решения вопросы улучшения условий хранения документов, увеличения площадей хранилищ в архивных отделах администраций городов Нижневартовск, Сургут, Мегион, Покачи; Советского, Нефтеюганского районов.

Одним из актуальных направлений архивной деятельности является предоставление информационных услуг населению.

За 2013 год исполнено 76 394 запросов, в том числе 70 725 социально-правовых и 5 669 тематических. Наибольшее количество запросов исполнили архивы г. Сургута – 12 891, г. Нижневартовска – 11 825, г. Нягани – 8 917, г. Нефтеюганска – 8 555. Подготовлено более 600 информационных мероприятий, пользователями архивной информации стали около 86 000 человек. Подготовлено 87 выставок архивных документов, 92 статьи, принято участие в 33 теле-радиопередачах, проведены школьные уроки, встречи с фондообразователями и общественностью. В читальных залах архивов автономного округа работало 509 исследователей. Из архивохранилищ выдано исследователям и сотрудникам архивов для работы с архивными документами более 116 000 ед.хр.

В прошедшем году вышли в свет двенадцатый номер научно-практического журнала «Архивы Югории», календарь знаменательных и памятных дат на 2014 год «Югорский калейдоскоп событий».

Наиболее активно использованием архивных документов занимались: Государственный архив Югры, архивные отделы администраций городов Сургута, Нягани, Нефтеюганска, Урая, Ханты-Мансийска; Белоярского, Берёзовского, Кондинского, Нефтеюганского районов.

Документальные фильмы «Город Солнца» и «Время покаяния», снятые по заказу Архивной службы Югры, были представлены на IV межрегиональном кинофестивале архивных фильмов «Уральский хронограф» (23-24 мая 2013 года, г. Екатеринбург), заняли I и III места в номинации "Документальные, игровые фильмы, пропагандирующие историческое наследие региона ".

Службой на основе фотографий из архивных фондов государственного и муниципальных архивов подготовлены 2 фотовыставки: «Моя Югра», посвященная 20-летию со дня принятия Конституции Российской Федерации, присвоению автономному округу статуса субъекта Российской Федерации и "Самарьяне" – выставка портретной фотографии  жителей села Самарово конца  XIX – начала XX века.

Работа по использованию архивных документов активно ведется в Государственном архиве Югры. В 2013 году продолжена реализация проектов «История исчезнувших деревень», «Первая мировая война в жизни югорчан» - подготовлены и утверждены планы реализации проектов, продолжены сбор и обработка материалов. Специалистами Государственного архива Югры в течение года подготовлено 9 выставок, в т.ч.: «Любите землю, и она ответит вам добром», «Золотодобыча на Приполярном Урале» и др., по выставкам проведено более 20 обзорных мероприятий. Выставку «От прошлого к будущему», которая была представлена в здании УМВД по Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре посетило более 1,5 тысяч человек. На основе архивных документов подготовлено 40 статей и подборок архивных документов, на официальном сайте КУ ГАХМАО размещено 382 информационных материала, с участием архивистом и с использованием архивных документов снято 17 телесюжетов и радиопередач.

Значительно активизирована работа по использованию архивных документов в архивном отделе г. Ханты-Мансийска. За отчетный период подготовлено 29 информационных мероприятий, в т.ч.: 7 стационарных выставок архивных документов, по которым проведено 8 экскурсий, 3 виртуальных выставки, размещенные на сайте администрации города, 4 школьных урока, 3 публикации в газете «Самарово-Ханты-Мансийск» и др.

На тематическом сайте «Архивы Югры» в 2013 году размещено 16 информационных материалов, 8 виртуальных выставок архивных документов. Наиболее активно предоставляли материалы в рубрики сайта архивисты Березовского района, г. Нефтеюганска, г. Сургута.

Во исполнение решения по итогам 34-го заседания Российского организационного комитета "Победа" от 12.07.2013 на официальном сайте Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры размещен баннер с официальной эмблемой празднования 70-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов, через который пользователи «Интернет» имеют возможность ознакомиться с архивными материалами (фотографии, воспоминания, письма, копии личных документов и др.), виртуальными выставками архивных документов по истории Великой Отечественной войны, размещенными на тематическом сайте «Архивы Югры» в рубрике «Великая Отечественная война в архивных документах», всего размещено более 30 информационных материалов.

Одним из основных направлений развития отрасли в 2013 году было формирование информационного массива автоматизированного общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд» версия 5.0. На 01.01.2014 в ПК «Архивный фонд» версия 5.0 внесено 76% заголовков фондов от общего числа, имеющихся в архивах автономного округа, что на 16% больше чем в 2012 году. Ввод информации в ПК «Архивный фонд» не осуществляют архивные отделы администраций г. Радужный, г. Лангепас, п.г.т. Лянтор, в архивном отделе администрации г. Покачи в ПК «Архивный фонд» внесено 2 фонда из 41 имеющегося в наличии, в архивных отделах администраций г. Нижневартовска и Октябрьского района внесена информация о 50% фондов, от общего числа имеющихся в наличии.

Активизировалась работа по ведению тематических баз данных, в т.ч. «Фотокаталог», количество внесенных в БД карточек увеличилось на 19 % по сравнению с 2012 годом. Не ведут «Фотокаталог» архивные отделы администраций городов Нефтеюганск, Мегион, Лангепас, Когалым, Радужный, Лянтор и районов Октябрьский, Нефтеюганский, Нижневартовский, Ханты-Мансийский.

За прошедший год сайт Архивной службы Югры посетили 10 208 раз 5674 посетителя.

На 01.01.2014 численность работников в архивных органах и Государственном архиве Югры, состоящих в списочном составе, составляет 158 человек, из них 127 имеют высшее образование.

В ноябре Службой проведён третий окружной конкурс профессионального мастерства «Архивист Югры – 2013». В конкурсе приняли участие 6 специалистов из Государственного и муниципальных архивов Югры. Конкурс, несомненно, способствует развитию профессиональной компетенции, активизирует и раскрывает творческие способности архивистов.

В 2013 году Службой при сотрудничестве с ОЦПК ВНИИДАД                (г. Москва) организован и проведен в г. Ханты-Мансийске семинар-практикум для специалистов Службы, государственного и муниципальных архивов автономного округа по теме: «Современная система научно-справочного аппарата к документам государственных и муниципальных архивов». Архивистами Югры в течение года проводились методические семинары по вопросам делопроизводства и архивного дела для специалистов ведомственных архивов; практические занятия по работе с архивными документами для учителей истории, студентов высших и средних учебных заведений.

Архивным отделом администрации Ханты-Мансийского района в 2013 году разработано и утверждено положение о Смотре состояния делопроизводства и архивов в администрациях сельских поселений района и начато проведение Смотра.

Наступивший 2014 год объявлен Годом Культуры в Российской Федерации и Годом Доброй воли в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре.

В России в этом году состоится мировое событие – Олимпиада по зимним видам спорта, которую в составе представителей от нашего округа посетят 3 специалиста Государственного архива Югры.

Конечно, значимым наступивший год для нас будет тем, что в октябре Архивная служба Югры будет отмечать 80 лет со дня образования. В течение всего года запланировано проведение различных мероприятий, посвященных этому юбилейному событию, в т.ч. съемка документального фильма, подготовка выставок архивных документов, публикация статей, издание буклета и др.

Пусть он будет годом творческих удач!

Основные направления развития архивного дела в автономном округе в 2013 году по-прежнему нацелены на обеспечение сохранности документального наследия Югры и на расширение доступа к архивным документам самой широкой аудитории.

В числе основных задач будущего года – интеграция архивов в систему электронного правительства автономного округа, повышение качества и доступности архивных услуг, дальнейшее внедрение информационных технологий в нашу практическую деятельность.

А закончить хочу следующей выдержкой из письма, поступившего в адрес Государственного архива Югры:

«… Трудно представить, невозможно реализовать заказ более 70 лет давности, кому скажу – не верят! Я восхищена Вами, меня распирает гордость за Вашу работу! Хочется поблагодарить всех сотрудников, кто имел к этому отношение и желание помочь. Спасибо за «Сказку», подаренную мне!

Когда получила конверт с ответом, трудно описать мое состояние: потрясение, восхищение, слёзы! В этом году 24 декабря 2013 г. папе исполняется 100 лет! А я держу в руках, послание из глубины веков, до боли знакомый почерк, лично для меня, сообщает свою автобиографию и подтверждает, что наш род: «Тележниковых – Жбановых», в чем я очень сомневалась, т.к. никогда не слышала этой фамилии от родственников.

Хочется пожелать всем сотрудникам архива крепкого здоровья, счастья, успехов в Вашей кропотливой, трудоемкой работе, с «глотанием пыли». Низкий Вам поклон! Радости, терпения, спокойствия, душевного равновесия, семейного благополучия! Вы святые!!! Всего Вам доброго! Храни Вас Бог!!!».

Эти слова благодарности в полной мере относятся и к работникам муниципальных архивов. Спасибо за труд и неравнодушие к людям, к вам обращающимся. Поздравляю с наступающими праздниками – Днем архивов! Желаю успешной активной деятельности, пусть сопутствует вам удача и благоденствие! Спасибо за внимание.

Выступили:

         Директор Государственного архива Югры В.М. Комаров-Распутин, в форме мультимедийной презентации представил информацию о деятельности казённого учреждения "Государственный архив Югры" в 2013 году (приложение 1 к настоящему протоколу).

Начальник архивного отдела управления делами администрации города Нягани Н.В. Павленко также в форме мультимедийной презентации представила информацию о деятельности муниципального архива г. Нягани (приложение 2 к настоящему протоколу).

         Начальник отдела по делам архивов административного управления администрации Нефтеюганского района Э.В. Михайлова представила следующую информацию:

Основными задачами отдела по делам архивов в течение 2013 года были выполнение плановых показателей.

         В течение 2013 года специалистами отдела велась работа по сохранности и учету документов Архивного фонда. Своевременно заполнялись все учетные документы, составлялись итоговые записи.

         Восстановлено 190 листов угасающего текста.

         В 2013 году за счет субвенций приобретено: 1 жесткий диск, 4 источника бесперебойного питания, 1 антиаллергенный пылесос для обеспыливания документов, 1 телефакс, 2 телефона офисных с дополнительными трубками, 1 ноутбук, сетевое хранилище в сборе, шредер.

        Согласно Регламенту госучета проведена паспортизация архивов организаций – источников комплектования.

         В связи с ликвидацией предприятий, организаций района за 2013 год в муниципальный архив приняты документы от 3 организаций, в количестве 141 ед.хр.

За 2013 год принято от организаций и частных лиц 1175 запросов социально-правового характера.

По архивным документам и научно-справочному аппарату архива исполнено 1175 запросов, из которых 30 с отрицательным ответом. Переслано в другие архивы 56 запросов. Подготовлено по запросам 1389 справок.

         Для работников Пенсионного фонда в ходе проверок запросов социально-правового характера было выдано 214 дел по личному составу.

         На государственное хранение за 2013 год принято документов:

-                     управленческих - 487 ед.хр.;

-                     фото - 30 ед.хр. от граждан.

       Приняты документы личного происхождения в количестве 23 ед.хр. (62 док.) от 2 человек.

          Утверждены описи дел постоянного срока хранения на 820 единиц хранения управленческой документации.

         Создан 1 Объединенный архивный фонд «Участники боевых действий».

Разработаны и согласованы с ЭПМК Службы по делам архивов ХМАО-Югры 17 номенклатур.

Проведена контрольная проверка в администрации Нефтеюганского района.

Проведена учеба с ответственными за архивную службу организаций – источников комплектования отдела по делам архивов по теме: «Паспортизация архивов организаций», 12 учебно-консультационных мероприятий.

Оказывалась методическая и практическая помощь работникам ведомственных архивов, конкурсным управляющим в экспертизе ценности, отборе на госхранение и описании документов постоянного срока хранения и по личному составу.

Велась работа по составлению списка организаций – источников комплектования на 2013-2017 годы и списка граждан (собственников или владельцев архивных документов).

По архивным документам за 2013 год исполнено 173 тематических запроса,   из них 24 с отрицательным ответом.

         Подготовлено 5 инициативных информаций.

         В районной газете «Югорское обозрение» опубликовано 4 статьи.

Подготовлены 3 виртуальные выставки.

На канале телекомпании Нефтеюганского района прошли 2 телепередачи, посвященные 95-летию Государственной архивной службы России и конкурсу профессионального мастерства «Архивист Югры – 2013».

         Для размещения в информационно-просветительском издании «Календарь памятных и знаменательных дат «Югорский калейдоскоп событий» отделом подготовлена информация о знаменательных датах 2014 года по фондам Нефтеюганского района.

         Выдано во временное пользование 1381 дело специалистам отдела для подготовки инициативных информаций, оформления выставок, написания статей, исполнения тематических запросов, 28 дел исследователям для работы в читальном зале, 177 дел постоянного срока хранения для работников Пенсионного фонда по подтверждению льготного стажа (4 работника, 11 посещений), 27 дел фондообразователям по акту. Изготовлено копий документов 1529 листов.

         Дополнен научно-справочный аппарат к описям по 14 фондам.

В течение 2013 года в читальном зале работали исследователи и работники Пенсионного фонда по 8 фондам.

         Оказывалась практическая и методическая помощь образовательным учреждениям, муниципальным предприятиям по составлению номенклатур дел, конкурсным управляющим, председателям ликвидационных комиссий по экспертизе, отбору и описанию документов в связи с ликвидацией предприятий.               

Велась работа по введению данных версии ПК «Архивный фонд» совместно с документами по личному составу.

         Также велась работа по внедрению программного продукта «Фотокаталог». Внесены в базу данных 813 фотодокументов.

         Начата работа по внедрению программного продукта «Организации – источники комплектования архива».

         Приняли участие в   окружном конкурсе профессионального мастерства «Архивист Югры-2013». По итогам результатов конкурса Диплома «Архивист Югры – 2013» удостоена Елена Николаевна Ведягина. Прошла обучение по повышению квалификации «Деловые коммуникации в профессиональной деятельности муниципального служащего» Светлана Васильевна Суровецкая.

Решили:

1.1. Признать работу Архивной службы Югры в 2013 году удовлетворительной. Одобрить «Основные направления развития архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2014 год».

Службе по делам архивов, Государственному и муниципальным архивам автономного округа:

1.2. Обеспечить выполнение основных направлений развития архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре и муниципальных образованиях Ханты-Мансийского автономного округа Югры на 2014 год.

1.3 Продолжить реализацию Закона Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 18.10.2010 № 149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

1.4. Продолжить разработку и внедрение в практику работы административных регламентов осуществления государственных функций и предоставления государственных, муниципальных услуг в области архивного дела.

1.5. Продолжить работу по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и автономного округа путем проведения комплексных и тематических проверок работы архивных органов и учреждений автономного округа, организаций-источников комплектования.

1.6. Продолжить работу по заключению и реализации соглашений о сотрудничестве по вопросам архивного дела с территориальными органами федеральных органов государственной власти, федеральными организациями; об информационном взаимодействии со структурными подразделениями Пенсионного фонда Российской Федерации, с МФЦ.

1.7. Обеспечить неукоснительное соблюдение установленных сроков исполнения запросов и административных процедур, предусмотренных административными регламентами осуществления государственных функций и предоставления государственных, муниципальных услуг в области архивного дела, связанных с исполнением социально-правовых запросов.

1.8. Активизировать деятельность по комплектованию видеодокументами, документами личного происхождения и документами на цифровых носителях, по направлению «Инициативное информирование».

1.9. Активизировать работу по внедрению тематических и учетных баз данных; продолжить работу с программным комплексом «Архивный фонд» версия 5.0.

1.10. Продолжить работу по оцифрованию архивных документов.

1.11. Активизировать работу по направлению «Использование архивных документов» при подготовке и проведении мероприятий, посвященных 80-летию со дня образования Архивной службы Югры.

2. Слушали: доклад, начальника отдела контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Службы С.Н. Василенко «Об осуществлении государственного контроля (надзора) в 2013 году и плане на 2014 год.

В 2013 году план проведения плановых выездных проверок выполнен полностью. Проведено восемь выездных документарных проверок по контролю за соблюдением законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела в учреждениях и организациях:

- Бюджетном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Объединенная редакция национальных газет «Ханты ясанг» и «Луима сэрипос»;

- Автономном учреждении среднего профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Ханты-Мансийский технолого-педагогический колледж»;

- Департаменте экологии Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

- Автономном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Научно-аналитический центр рационального недропользования им. В.И. Шпильмана»;

- Автономном учреждении дополнительного профессионального Ханты-Мансийского автономного округа – Югры "Институт развития образования";

- Бюджетном учреждении Ханты-Мансийского автономного   округа – Югры "Этнографический музей под открытым небом «Торум Маа»;

- Бюджетном учреждении Ханты-Мансийского автономного   округа - Югры "Обско-угорский институт прикладных исследований и разработок»;

- Службе государственной охраны объектов культурного наследия Ханты-Мансийского автономного   округа – Югры.

Проверки осуществлялись специалистами Архивной службы Югры с участием работников Государственного архива Югры.

По результатам проведенных проверок было выявлено 181 правонарушение обязательных требований законодательства в сфере архивного дела. Выдано 8 предписаний об устранении выявленных нарушений.

Самыми распространенными нарушениями являются: нарушение правил хранения, учета, оформления архивных документов, несоблюдение температурно-влажностного режима хранения документов, нарушение правил ведения текущего делопроизводства. Подробная информация по замечаниям и нарушениям отражена в актах проверок. Всем проверенным учреждениям и организациям был указан конкретный срок, в течение которого должны быть проведены мероприятия по устранению выявленных нарушений.

Прецедентов привлечения к административной ответственности юридических лиц в отчётном году  не было, административные штрафы на юридические лица не накладывались.

В ходе проверок специалисты Архивной службы Югры проводили методическую работу с работниками, ответственными за ведение делопроизводства и архив, по разъяснению норм архивного законодательства, составляли рекомендации по устранению выявленных нарушений.

Внеплановые проверки по итогам предписаний в 2013 году не проводились.

Архивная служба Югры осуществляет информирование о результатах проводимых проверок, состоянии соблюдения законодательства Российской Федерации об архивном деле и об эффективности контроля путем размещения информации на странице Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Единого официального сайта государственных органов власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. В установленном порядке Службой представляются отчёты и Доклад по данному направлению в Департамент экономического развития, Прокуратуру автономного округа. Статистический отчёт и Доклад представлены в электронном виде в федеральной государственной информационной системе «Мониторинг».

В 2013 году Государственный архив Югры по итогам проверок оказывал методическую и практическую помощь делопроизводственным службам проверенных учреждений и организаций, проводил методические семинары по теме «Делопроизводство ведомственного архива. Учёт и сохранность документов».

В целях предупреждения и устранения нарушений законодательства Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в сфере архивного дела Службой по делам архивов автономного округа на 2014 год запланированы проверки трёх юридических лиц:

1.     Бюджетное учреждение   Ханты-Мансийского автономного округа – Югры "Государственная библиотека Югры"

2.     ОАО Ханты-Мансийский банк

3.     Департамент культуры   Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Проверка Департамента культуры   Ханты-Мансийского автономного округа – Югры будет проходить совместно с Управлением Минкультуры России по Уральскому федеральному округу.

Выступила: заместитель директора казённого учреждения «Государственный архив Югры» Т.И. Киселёва с докладом «Об оказании методической помощи

по обеспечению соблюдения законодательства в области архивного дела делопроизводственным службам учреждений, организаций-источников комплектования Государственного архива Югры в 2013 году»:

В соответствии с рекомендациями, нашедшими свое отражение в решении коллегии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры (далее – Служба по делам архивов) от 19 февраля 2013 года, об осуществлении мероприятий по оказанию методической и практической помощи делопроизводственным службам учреждений и организаций-источников комплектования Казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа-Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа-Югры» (далее - КУ «Государственный архив Югры»), проверяемым Службой по делам архивов в 2013 году, работа налажена следующим образом.

Учитывая график проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (приказ Службы по делам архивов от 21 декабря 2012г. № 124) по соблюдению законодательства Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа-Югры в сфере архивного дела, специалистами отдела комплектования КУ «Государственный архив Югры», курирующими учреждения, организации – источники комплектования КУ «Государственный архив Югры», оказана консультационно-методическая помощь делопроизводственным службам и (или) ответственным за ведомственные архивы организаций, в части соблюдения норм архивного законодательства и по вопросам организации деятельности ведомственного архива в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (М. 2002).

Формы применяемой методической помощи:

1. Подготовка и направление в адрес руководителей учреждений, организаций-источников комплектования КУ «Государственный архив Югры» информационных писем о делопроизводственных мероприятиях, необходимых к проведению в текущем календарном году, с указанием сроков рекомендуемого исполнения;

2. Проведение методических семинаров для сотрудиков, ответственных за делопроизводство и ведомственные архивы в учреждениях, организациях - источниках комплектования КУ «Государственный архив Югры»;

3.Предоставление развернутого комплекта раздаточного материала «Делопроизводство ведомственного архива от «А» до «Я», подготовленного специалистами отдела комплектования КУ «Государственный архив Югры», в дальнейшем планируемого для использования при разработке методического пособия «Порядок организации и проведения консультационно-методического семинара по программе «Делопроизводство и обеспечение сохранности документов»;

4.Осуществление выходов кураторов в организации с целью методического консультирования. Данная форма методической помощи особенно эффективна, так как позволяет специалисту увидеть состояние делопроизводства и обеспечения сохранности документов, а также, в режиме реального времени провести разъяснения, рекомендовать мероприятия по устранению обнаруженных недоработок или нарушений, организовать на месте практические занятия.   По результату выхода в организацию составляется Справка, которая, с целью информирования, направляется в Службу по делам архивов и руководителю организации.

Так, за прошедший 2013 год всем 103 организациям-источникам комплектования КУ «Государственный архив Югры» была оказана необходимая консультационно-методическая помощь, в том числе 8-ми организациям, стоящим в графике плановых проверок Службы по делам архивов, была оказана развернутая консультационно-методическая и практическая помощь, как в процессе подготовки к плановой проверке органом государственного контроля (надзора), так и в последующем, для устранения выявленных в ходе проверки нарушений, которые были зафиксированы актом проверки и отражены в предписании об устранении выявленных нарушений. Такими организациями стали: БУ ХМАО-Югры «Объединенная редакция национальных газет «Ханты ясанг» и «Луима сэрипос»; АУ СПО ХМАО-Югры «Ханты-Мансийский технолого-педагогический колледж»; АУ ХМАО–Югры «Научно-аналитический центр рационального недропользования имени В.И. Шпильмана»; Департамент экологии ХМАО-Югры; БУ ХМАО–Югры «Этнографический музей под открытым небом «Торум Маа»; АУ ДПО ХМАО–Югры «Институт развития образования»; БУ ХМАО-Югры «Обско-угорский институт прикладных исследований и разработок»; Служба государственной охраны объектов культурного наследия ХМАО-Югры.

Наиболее часто встречающиеся нарушения Федерального закона от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» – Ст.22. п.2. «Об установлении срока временного хранения документов Архивного фонда РФ до их поступления в государственный архив»; Ст.6. п.1. «О включении архивных документов в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов»; Ст.6 п.6. «Об экспертизе ценности всех документов, находящихся в собственности субъекта РФ».

В части нарушений нормативных актов, установленных «Основными правилами работы ведомственных архивов» (утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263) – несоблюдение в ведомственном архиве температурно-влажностного режима; отсутствие Положения об архиве, Положения об экспертной комиссии; отсутствие согласованной номенклатуры дел на 2013 год или при наличии таковой, отсутствие выписки из номенклатуры дел в структурных подразделениях организации, не заполняются итоговые записи о количестве и категориях дел заведенных в организации; нарушения в формировании дел и оформлении обложек дел постоянного срока хранения; нарушение сроков передачи дел на государственное хранение; утеря дел, не проводится розыск утерянных дел; отсутствуют основные учетные документы в ведомственном архиве (дело фонда, книга учета и приема документов, реестр описей, книга учета выдачи дел).

На сегодняшний день все проверенные организации проводят работы по устранению выявленных в результате проверки нарушений в сфере архивного дела в плановом порядке или полностью их завершили, о чем свидетельствуют информационные письма об устранении выявленных нарушений и исполнении предписания, направленные за подписью руководителя в адрес Службы по делам архивов и КУ «Государственный архив Югры».

Хочется отметить, что данный вид работ держится на особом контроле у архивистов отдела комплектования КУ «Государственный архив Югры», тесное взаимодействие с ответственными за ведомственные архивы и делопроизводство, обеспечивает устранение нарушений в соответствии с архивным законодательством и в точно установленные сроки.

За прошедший период методическая помощь в организации делопроизводства оказывалась также и организациям – потенциальным источникам комплектования КУ «Государственный архив Югры»: вновь образованным (БУ ХМАО-Югры «Региональный центр инвестиций», АУ ХМАО-Югры «Региональный институт управления», КУ ХМАО-Югры «Центр социальных выплат» и др.), из числа организаций негосударственной формы собственности (ОАО «Ростелеком», ОАО «Ханты-Мансийский банк» и др.). Наибольшее количество обращений за оказанием методической помощи поступило от территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций, расположенных на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. В настоящее время начаты мероприятия по заключению трехстороннего Соглашения об отношениях и сотрудничестве территориального органа федерального органа государственной власти, федеральной организации, расположенных на территории Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, со Службой по делам архивов и КУ «Государственный архив Югры».

И в завершение, хочется добавить, что нередко затруднение в исполнении уставных функций КУ «Государственный архив Югры» в части формирования Архивного фонда Российской Федерации обусловлено фактором недооценки руководящим составом организаций-источников комплектования значимости работы подразделений ДОУ и как результат отсутствие специально обученных кадров служб делопроизводства и архивов организаций, большая текучесть работников, ответственных за делопроизводство.

Для решения существующих проблем в КУ «Государственный архив Югры» составлен перспективный комплексный план по организации комплектования архива документами на 2013-2015 годы, в котором четко сформулированы цели и задачи, обеспечивающие решение всех без исключения вопросов, касающихся формирования Архивного фонда Российской Федерации. График оказания методической помощи организациям–источникам комплектования КУ «Государственный архив Югры» на 2014 год, планирует выходы кураторов в организации (35 выходов), в первую очередь, в организации, подлежащие плановой контрольной проверке Службой по делам архивов в текущем году, для оказания методической помощи и проведения практических занятий. Уже сегодня, активно ведется работа с органом государственной власти - Департаментом культуры Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, с Бюджетным учреждением Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственная библиотека Югры» по упорядочению делопроизводства и разъяснению норм архивного законодательства.

Подводя итоги выполненной работы можно твердо сказать, что шаг к повышению значимости роли архивиста сделан, в планах - воспитание общественного сознания в обеспечении сохранности архивных документов, как исторических памятников современности.

Решили:

2.1. Признать работу Архивной службы Югры по осуществлению регионального государственного контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры удовлетворительной.

2.2.Государственному архиву Югры продолжать работу по оказанию методической и практической помощи делопроизводственным службам проверенных учреждений и организаций – источников комплектования и осуществлять контроль исполнения предписаний по устранению нарушений, выявленных в ходе проверок в 2013 году. Информацию (текстовую) о проведённой работе представлять в Архивную службу Югры в качестве приложений к квартальным отчётам в 2014 г.  

2.3. Контроль за исполнением решения и ответственность за своевременное представление  информации о контрольных мероприятиях Архивной службы Югры  в государственные органы власти Российской Федерации, автономного округа возложить на начальника отдела контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Архивной службы Югры С.Н. Василенко.

3. Слушали: доклад заместителя руководителя Архивной службы Югры Т.В. Туркулайнен «Об итогах паспортизации государственного и муниципальных архивов автономного округа».

Паспортизация Казённого учреждения автономного округа «Государственный архив Югры» (далее – государственный архив) и архивных отделов администраций муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры проводится 1 раз в 3 года. Предыдущая паспортизация проводилась по состоянию на 01.01.2010 года. В соответствии с Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации проведена очередная паспортизация государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, организаций Российской академии наук по состоянию на 01.01.2013 года. Архивной службой Югры представлены в Россархив паспорт Государственного архива, сводный паспорт муниципальных архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, бюджетных учреждений автономного округа «Музей природы и человека», «Государственная библиотека Югры».

По итогам паспортизации хранилищ архивных документов на 01.01.2013г. сосредоточено в государственном архиве – 550 фондов (на 01.01.2014 – 566 фондов) в муниципальных архивах - 3200 фондов (на 01.01.2014 – 3295 фондов).

С момента проведения паспортизации хранилищ архивных документов по состоянию на 01.01.2010г. наблюдается динамика роста объёмов документов на бумажной основе:

- управленческая документация:

в государственном архиве –81446 ед.хр. (увеличение на 9827 ед.хр.)

хранится на 01.01.2014 – 85301 ед.хр.;

в муниципальных архивах – 306865 ед.хр. (увеличение на 41957 ед.хр.)

хранится на 01.01.2014 – 322357 ед.хр.;

- документы личного происхождения:

в государственном архиве – 3221 ед.хр. (увеличение на 207 ед.хр.)

хранится на 01.01.2014 – 3215 ед.хр. (выявлена техническая ошибка);

в муниципальных архивах – 7393ед.хр. (увеличение на 890 ед.хр.)

хранится на 01.01.2014 – 10671 ед.хр.;

- НТД:

в государственном архиве – 2284 ед.хр. (увеличение на 57 ед.хр.);

в муниципальных архивах – 5048 ед.хр. (увеличение на 358 ед.хр.)

хранится на 01.01.2014 –5369 ед.хр.;

документы по личному составу:

в государственном архиве – 6128 ед.хр. (увеличение на 527 ед.хр.)

хранится на 01.01.2014 – 6287 ед.хр.;

в муниципальных архивах – 335032 ед.хр. (увеличение на 47488 ед.хр)

хранится на 01.01.2014 –346120 ед.хр.;

Результаты паспортизации свидетельствуют о том, что увеличение объема документов происходит за счет документов по личному составу, что связано с массовым поступлением документации от ликвидированных и реорганизованных учреждений и организаций. Наибольшее количество документов по личному составу хранят архивные отделы администраций г.Сургута - 76436 ед.хр, г.Нижневартовска – 45464 ед.хр., г.Нефтеюганска – 25166 ед.хр., г.Нягани – 19947 ед.хр.,г.Урая – 21576 ед.хр., Кондинского района – 26247 ед.хр., Октябрьского района – 20191 ед.хр., Советского района – 26470 ед.хр.

В архивах также хранятся:

фотодокументы:

в государственном архиве – 5204 ед.хр. (увеличение на 259 ед.хр.)

хранится на 01.01.2014 –5232 ед.хр.;

в муниципальных архивах – 24200 ед.хр. (увеличение на 4804 ед.хр.)

хранится на 01.01.2014 – 25422 ед.хр.;

видеофонограммы:

в государственном архиве – 43 ед.хр. (без изменений)

хранится на 01.01.2014 – 43 ед.хр.;

в муниципальных архивах – 383 ед.хр. (увеличение на 89 ед.хр.)

хранится на 01.01.2014 – 386 ед.хр.;

Особенно активно идет комплектование муниципальных архивов, документы которых составляют основную часть Архивного фонда Российской Федерации.

Документами личного происхождения комплектуются государственный архив и 19 муниципальных архивов. Не сформированы фонды личного происхождения в архивах г.Лангепаса, г.Покачи, г.Ханты-Мансийска. Видеодокументами комплектуются 8 архивов из 23 (государственный архив, архивные отделы администраций муниципальных образований г. Лянтор, г.Покачи, г.Нижневартовск, г Радужный, г.Урай, г. Пыть-Ях, г.Нягань).

Показатель уровня описания документов в государственном и муниципальных архивах автономного округа в течение последних десяти лет остаётся стабильным и составляет 97%. В государственном и муниципальных архивах хранятся неописанные документы по личному составу, фотодокументы, документы личного происхождения.

Объём страхового фонда копий архивных документов в государственном архиве составляет 92 ед.хр. или 16756 кадров негатива и создаётся в комплекте с фондом пользования (на 01.01.2014 создано 152 ед.хр.).

Систему научно-справочного аппарата государственного и муниципальных архивов составляют 7032 описи и 31 база данных.

Медленными темпами ведется работа по каталогизации документов. Закаталогизирован 167 фондов, что   составляет 40228 ед. хр. Ведением тематических БД занимаются государственный архив и 11 из 22-х архивных отделов муниципальных образований автономного округа (на 01.01.2014 – 15 муниципальных архивов).   

Состав и объём научно-справочных библиотек государственного архива и архивных отделов администраций муниципальных образований автономного округа представлен книгами, брошюрами, газетами, журналами и др. видами печатной продукции.

Государственный и муниципальные архивы автономного округа занимают 31 здание и помещение, в том числе: специальные помещения – 5, приспособленные – 26.

Все хранилища оснащены металлическими стеллажами. В архивах автономного округа для приёма документов может быть использовано более 30% свободных площадей. Уровень безопасности архивов автономного округа по оснащённости охранной сигнализацией составляет 82%, а по оснащённости пожарной сигнализацией достиг 100% (был 91%).

Состояние работы по картонированию характеризуется следующими данными:

в государственном архиве - 21634 ед.хр. (закартонировано на 01.01.2014 – 38895 ед.хр.);

в муниципальных архивах – 157507 ед.хр. (закартонировано на 01.01.2014 – 185867 ед.хр.).

На сегодняшний день 100% картонирование обеспечили архивы г.Пыть-Яха и г.Ханты-Мансийска. По-прежнему, низкие показатели наблюдаются в архивах г.Мегиона, г.Сургута, г.Нефтеюганска, г.Нижневартовска, Нижневартовского Нефтеюганского, Советского районов.

Необходимо отметить, что допускаются ошибки в ведении учетных документов, что влияет на качество заполнения паспорта архивов.

Итоги паспортизации недостаточно используются для анализа состояния архивного дела, при разработке долгосрочных программ, определении объемных плановых показателей.

        

Решили:

 3.1. Одобрить работу, проведённую Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, Государственным архивом Югры, муниципальными архивами автономного округа по паспортизации государственных и муниципальных архивов на 01.01.2013 года.

Службе по делам архивов автономного округа:

3.2. Обеспечить устранение замечаний, высказанных в информационно-методическом письме Росархива от 26.11.2013 №8/2246-Т «Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, организаций РАН по состоянию на 01.01.2013 и качестве составления паспортов».

 3.3. Учесть результаты паспортизации при подготовке Государственного задания казённому учреждению автономного округа «Государственный архив Югры».

Государственному архиву и архивным отделам администраций муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры:

3.4. Учесть результаты паспортизации при анализе состояния архивного дела автономного округа, муниципальных образований, для разработки перспективных планов.

3.5. Повысить качество составления паспортов архивов в соответствии с “Инструкцией о порядке заполнения паспорта архива”, М., 1997.

3.6. Контроль за выполнением решения возложить на заместителя руководителя Службы по делам архивов автономного округа Т.В.Туркулайнен.

4. Слушали: Начальника отдела контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации   и государственного учета архивных документов Архивной службы Югры Ю.В. Дружинину «Об итогах работы по пересмотру Списков организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа на 2013-2017 годы».

Архивной службой Югры совместно с государственным и муниципальными архивами автономного округа проведена большая работа по оптимизации состава организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа в соответствии с нормами федерального законодательства в сфере архивного дела и методическими рекомендациями «Определение организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (далее Методические рекомендации).

На рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии Архивной службы Югры (далее ЭПМК Службы) поступили списки государственного и 20 муниципальных архивов (из 22). В 2013 году на рассмотрение ЭПМК Службы не были направлены списки источников комплектования архивного отдела администрации Нижневартовского района (срок действия списка до 2015 года) и отдела по делам архивов департамента по делам администрации города Нефтеюганска (срок действия списка до 2014 года).

Все Списки источников комплектования, поступившие на рассмотрение ЭПМК Службы соответствовали установленным Методическими рекомендациями требованиям.

В ходе рассмотрения и согласования Списков источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа установлено следующее.

Наметилась устойчивая тенденция к сокращению организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов управленческой документацией. Относительно 2012 года количественный состав источников комплектования снизился на 13%.

Сокращение обусловлено исключением из списков организаций – источников комплектования муниципальных архивов территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, проведением административной реформы и реформы органов местного самоуправления, повлекшими за собой ликвидацию и реорганизацию целого ряда органов и организаций. Из списков организаций – источников комплектования практически всех муниципальных архивов исключены негосударственные организации, ликвидированные в ходе банкротства, полностью передавшие на постоянное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к государственной или муниципальной собственности, и отказавшиеся продолжать работу с архивными учреждениями на договорной основе.

На сегодняшний день количество источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа составляет 857 организаций, в том числе: 199 – государственной формы собственности, 617 – муниципальной формы собственности, 41 – частной формы собственности.

В Список источников комплектования Государственного архива Югры включены 103 организации, в том числе 11 организаций частной формы собственности.

В Список источников комплектования Государственного архива Югры включены территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, исполнительные органы государственной власти и иные государственные органы и организации Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, расположенные в зоне комплектования Государственного архива Югры.

В Списки источников комплектования муниципальных архивов включены территориальные исполнительные органы государственной власти, организации и учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, представительные органы муниципальных образований и структурные подразделения администраций городов и районов, органы местного самоуправления городских и сельских поселений муниципальных образований, организации негосударственной формы собственности на основании договора о сотрудничестве в сфере архивного дела.

Организации – источники комплектования комплектуют государственный и муниципальные архивы автономного округа управленческой, аудиовизуальной документацией по истории региона, документами по личному составу, а также комплексом научно-технических документов.

Коллегия отмечает, что, изменения, произошедшие в количественном и качественном составе организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов адекватно отражают реальное положение дел в части определения и отнесения организаций к числу источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа.

Решили:

4.1. Одобрить работу, проведенную Службой по делам архивов Ханты-мансийского автономного округа – Югры, Государственного архива Югры, органов управления архивным делом администраций городов и районов автономного округа, по пересмотру Списков организаций – источников комплектования.

4.2. Директору КУ ХМАО – Югры «Государственный архив Югры» (В.М. Комарову-Распутину) организовать работу по подготовке проектов трехсторонних соглашений между Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, Государственным архивом Югры и территориальными федеральными органами государственной власти/федеральными организациями о сотрудничестве в сфере архивного дела и представить проекты трехсторонних соглашений в Службу до 24 марта т.г.

Государственному архиву Югры и органам управления архивным делом администраций городов и районов автономного округа

4.3. Активизировать работу по выявлению организаций, находящихся в соответствующей зоне комплектования, с целью их дальнейшего включения в Список источников комплектования;

4.4. Активизировать работу по заключению договоров с негосударственными организациями, передающими документы на государственное хранение;

4.5. Обеспечить разработку в организациях, впервые включенных в списки организаций – источников комплектования, комплекс нормативных и методических документов, определяющих организацию и порядок работы делопроизводственных служб и ведомственных архивов.

4.6. Отделу по делам архивов департамента по делам администрации города Нефтеюганска представить на рассмотрение ЭПМК Службы список организаций – источников комплектования отдела по делам архивов департамента по делам администрации города Нефтеюганска на 2014-2017 годы в срок до 1 апреля т.г.

4.7. Архивному отделу администрации Нижневартовского района представить на рассмотрение ЭПМК Службы список организаций – источников комплектования архивного отдела администрации Нижневартовского района на 2015-2017 годы в срок до 20 ноября 2014 г.

4.8. Контроль за выполнением решения возложить на начальника отдела контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации   и государственного учета архивных документов Архивной службы Югры Ю.В. Дружинину.

5. Слушали: консультанта отдела контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Службы Л.В. Набокову «О предоставлении государственной (муниципальной) услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов в 2013 году (анализ работы)».

Исполнение запросов граждан и организаций по-прежнему остается одним из наиболее трудоемких и трудозатратных направлений деятельности для большинства муниципальных архивов Югры, направлением, на котором используется значительный кадровый потенциал и объем рабочего времени.

Пристальное внимание к обращениям граждан проявляется ныне на всех уровнях государственной власти, включая высшие, и в органах местного самоуправления. Одним из проявлений такого внимания стал Общероссийский день приема граждан, впервые проведенный 12 декабря 2013 года, в день 20-летия Конституции Российской Федерации. Об этом же свидетельствуют и инициативы органов власти по внедрению информационных технологий в работу с обращениями.

Государственный архив, муниципальные архивы автономного округа руководствуются при исполнении запросов «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». М., 2007.

Большинство муниципальных архивов в работе с запросами опираются на административные регламенты по предоставлению соответствующей муниципальной услуги.

Служба по делам архивов автономного округа в соответствии со своей компетенцией рассматривает запросы, поступающие из Федерального архивного агентства, Аппарата Губернатора автономного округа, других органов власти, от граждан и организаций, направляет их по территориальной, ведомственной принадлежности, контролирует выполнение запросов, поступающих из вышестоящих инстанций, рассматривает жалобы.

В 2013 году был разработан, утвержден и зарегистрирован Административный регламент предоставления государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства».

Утратил силу ранее принятый Административный регламент предоставления государственной услуги «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок» (действовал с 02.07.2012 (приказ № 3-нп) по 14.01.2013 (приказ   № 2-нп).

Работа с внутрироссийскими запросами осуществляется в Архивной службе Югры вне рамок предоставления государственной услуги.

Зарубежные запросы из стран, не являющихся участниками СНГ, поступают в Службу по делам архивов автономного округа, как правило, из Федерального архивного агентства, в свою очередь в Федеральное архивное агентство они поступают из Консульского департамента Министерства иностранных дел России. Ответы на такие запросы следует также направлять на адрес Консульского департамента МИД России.

Указанный действующий Административный регламент предоставления государственной услуги исходит из того, что архивные справки, предназначенные для направления в государства – участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивами по почте непосредственно в адреса заявителей.

Архивные справки, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями) направляются в Консульский департамент МИД России. (В тех случаях, когда на архивные справки не требуется проставление апостиля архивы и организации могут направлять их в адрес Консульского департамента МИД России).

Служба по делам архивов автономного округа рекомендует направлять такие архивные справки (предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ) в адрес Службы по делам архивов автономного округа (во избежание путаницы, в целях направления ответов архивов и организаций в едином пакете в КД МИД РФ).

Архивная служба Югры проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, подготовленных государственным, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

Статистические данные по исполнению запросов граждан и организаций государственным и муниципальными архивами Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в 2013 году свидетельствуют о большом вкладе архивистов в защиту социальных прав граждан, а также в удовлетворение информационных потребностей органов государственной власти, организаций и граждан.

Сотрудники Государственного архива Югры, муниципальных архивов накопили большой позитивный опыт во взаимодействии с заявителями, с учреждениями пенсионного обеспечения, в поисковой работе по выявлению запрашиваемых архивных сведений, места нахождения запрашиваемых документов. Многие архивы располагают базами данных со сведениями об архивах организаций.

В Государственный архив Югры, во все муниципальные архивы заявители могут обратиться с запросом по электронной почте, информация о государственных, муниципальных услугах размещена на едином портале государственных и муниципальных услуг.

11 архивов продуктивно реализуют соглашения об информационном взаимодействии с территориальными отделениями Пенсионного Фонда Российской Федерации, активно используют программный комплекс Vip Net, в 7-и архивах программный комплекс установлен, но практического применения не имеет. 8 муниципальных архивов взаимодействуют в работе по исполнению запросов с многофункциональными центрами.

Наиболее плодотворно использовался программный комплекс Vip Net муниципальным архивом города Урая, принявшего через Vip Net 710 запросов, а также муниципальным архивом города Пыть-Яха, получившим с помощью программы 30 процентов запросов от общего количества поступивших запросов (302 запроса).

Ощутил значительную помощь от взаимодействия с Многофункциональным центром предоставления государственных и муниципальных услуг муниципальный архив города Нефтеюганска, который исполнил с помощью МФЦ 5059 запросов (прием запросов и выдачу ответов на запросы).

В то же время многие муниципальные архивы наряду с положительными сторонами информационного взаимодействия с учреждениями пенсионного обеспечения и МФЦ испытывают и отрицательные моменты (увеличение количества непрофильных запросов, поступление повторных запросов, поступление запросов с недостаточной информацией для их исполнения). Возможно, что это своего рода «детские болезни», которые со временем, по мере дальнейшего развития сотрудничества будут постепенно изжиты.

В 2013 году в Службу по делам архивов автономного округа поступило несколько писем из учреждений пенсионного обеспечения и от граждан с просьбами об оказании содействия в решении ряда вопросов.

Рассмотрим некоторые из них (в самой общей форме) для профилактики подобных обращений в будущем.

Отделение Пенсионного Фонда РФ по Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре (в связи с обращением гражданки Украины в Генеральную прокуратуру РФ) направило следующую просьбу: выяснить обстоятельства, побудившие заявителя утверждать, что специалисты одного из муниципальных архивов предоставили недостоверную информацию: о заработной плате и об отсутствии документов организации в муниципальном архиве в архивных справках 2004 г. и 2005 г.

Несмотря на давность архивных справок игнорировать данное обращение Служба по делам архивов не вправе, поэтому запрос заявителя был направлен на повторное исполнение. По итогам повторного исполнения запроса муниципальным архивом была составлена архивная справка с включением в нее некоторых дополнительных сведений. При этом размер заработка изменился в сторону увеличения совсем незначительно, но факт расхождения пришлось констатировать.

Проявился также факт осуществления сотрудником архива сложения денежных сумм в двух случаях.

Кроме того, подтвердился указанный заявителем факт первоначального сообщения об отсутствии в муниципальном архиве документов организации, в то время как они уже поступили в муниципальный архив (за 3 месяца до выдачи отрицательных сведений о месте нахождения документов).

Справка о заработной плате была предоставлена муниципальным архивом на последующие настойчивые обращения заявителя, но объяснения причин первоначальных отказов, видимо, не было дано. Не было дано обстоятельного объяснения причин отсутствия сведений по заработной плате за 1 год из 5 запрашиваемых лет. Это привело к возникновению недоверия к информации муниципального архива, послужило причиной обращения в Генеральную прокуратуру РФ.

Еще одно обращение Отделения Пенсионного Фонда РФ по Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре было инициировано письмом Управления Пенсионного Фонда Украины в г. Комсомольске, которое содержало просьбу: истребовать в одном из муниципальных архивов архивную справку о заработной плате заявителя в табличной форме.

Управление Пенсионного Фонда Украины в г. Комсомольске с 2009 года отказывало заявителю в назначении пенсии с учетом размера заработной платы по предоставленной муниципальным архивом архивной копии расчетных листов, отказ обосновывался ссылкой на законодательство Украины и позицию вышестоящих органов.

Причина предоставления муниципальным архивом архивной копии заключалась в том, что в ряде расчетных листов денежные суммы предыдущего месяца включались в денежные суммы заработной платы следующего месяца.

Перечень документов, необходимых для назначения (перерасчета) пенсии в Украине определен Порядком представления и оформления документов для назначения (перерасчета) пенсий в соответствии с Законом Украины “Об общеобязательном государственном пенсионном страховании” (утвержден постановлением правления Пенсионного фонда Украины 25.11.2005 № 22-1 и зарегистрирован в Министерстве юстиции Украины 27.12.2005 под № 1566/11846 (далее – Порядок).

         Порядком представления и оформления документов для назначения (перерасчета) пенсий действительно предусмотрено, что заработная плата (доход) за период страхового стажа до 1 июля 2000 года учитывается при исчислении пенсии на основании справки о заработной плате, которая в соответствии с п. 17 Порядка, выдается на основании лицевых счетов, платежных ведомостей и других документов о начисленной и выплаченной заработной плате.

По данному обращению муниципальному архиву было рекомендовано оформить архивную выписку из расчетных листов по начислению заработной платы. На такое решение повлияло также то, что направленные заявителю копии документов были оформлены с некоторыми нарушениями установленных требований.

Обращаем внимание на пункт действующих правил работы государственных и муниципальных архивов: «5.9.1…При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке». Рекомендуем в случае необходимости приложения к архивной справке копии документов объяснять причины направления копии документов в сопроводительном письме.

Отделение Пенсионного Фонда РФ по Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре выразило претензию к одному из муниципальных архивов относительно его некорректно сформулированных рекомендаций, содержавшихся в ответах заявителям (обращаться в учреждения пенсионного обеспечения по вопросам, не входящим в их компетенцию). Эти рекомендации, как указывалось, приводят к умножению необоснованных обращений в территориальные органы пенсионного обеспечения как РФ, так и Украины.

Просьба ко всем архивам: исключить из практики некорректные рекомендации, относящиеся к функциям другой отрасли.

В обращении Управления Пенсионного Фонда РФ в г. Ханты-Мансийске содержалась обеспокоенность продлением сроков исполнения запросов, отсутствием указания, в течение какого периода будет исполнен запрос, так как по истечении 3-месячного срока для назначения пенсии принимается решение об отказе в установлении пенсии. Управлению Пенсионного Фонда РФ в г. Ханты-Мансийске в свою очередь была направлена просьба при направлении запросов в муниципальные архивы сообщать дату окончания срока назначения пенсии для получения ориентиров и принятия, по возможности, мер внеочередного исполнения запроса.

Поступившие в Службу по делам архивов жалобы граждан в основном вызваны неудовлетворенностью полнотой подтверждения сведений о размере заработной платы либо отсутствием сведений о месте нахождения документов организаций.

С изданием «Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера» (М., 2011) архивы получили хорошее руководство, содержащее специальные разъяснения действующих нормативных требований. Методические рекомендации снабжены образцами архивных справок, сопроводительных писем к архивным справкам, отрицательных ответов по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан.

Методические рекомендации должны стать настольной книгой архивистов, исполняющих запросы.

В процессе рассмотрения жалоб граждан, обращений органов власти, учреждений пенсионного обеспечения в Службе по делам архивов осуществляется анализ архивных справок, архивных выписок, архивных копий, выданных архивами. По итогам анализа (при необходимости) архивам направлялись информационно-методические письма, а при подготовке муниципальными архивами ответов на повторные запросы граждан оказывалась (также при необходимости) практическая помощь.

Назову некоторые недоработки в оформлении архивных копий, подготовленных муниципальными архивами.

- Архивные копии не имели правильно оформленного архивного шифра на каждом листе копии (отсутствовал номер фонда, номер описи, номер листа).

- Архивные копии, предназначенные для направления за рубеж, были заверены подписью сотрудника (а не руководителя в соответствии с правилами) и круглой печатью муниципального архива, не являющегося юридическим лицом.

- Архивные копии лицевых счетов по начислению заработной платы одному и тому же работнику, работавшему одновременно в нескольких структурных подразделениях крупного предприятия, не содержали названия документов и структурных подразделений.

- Архивные копии приказов, направленные гражданину, содержали информацию о третьих лицах.

- Архивные копии изготавливались путем прикрытия части информации и смещения запрашиваемой информации в сторону заголовка документа (например, смещения параграфа 4 на место параграфа 1 данного приказа).

- Штамп, печать муниципального архива проставлялись поверх текста документа.

В архивных справках муниципальных архивов, подвергнутых анализу, были выявлены следующие отступления от установленных требований:

- Использование в основании архивной справки устаревшей аббревиатуры муниципального архива, относящейся к периоду, когда городские и районные архивы являлись государственными.

- Отсутствие в основании архивной справки в архивном шифре номера дела (в связи с отсутствием архивных шифров на делах).

- Указание в основании архивной справки в архивном шифре дел, выделенных в результате разделения одного дела, номера дела, существовавшего до разделения дела на несколько дел (в связи с тем, что у вновь образованных дел номера отсутствуют, а опись не переработана).

- Использование в архивных справках цитат со ссылкой на отмененные «Правила работы государственных районных и городских архивов».

- Направление заявителю архивных справок с одной и той же датой, с одним и тем же номером, но различающихся отдельными сведениями по заработной плате при отсутствии сопроводительного письма с пояснениями.

- Использование в архивных справках, выданных одному заявителю, разных названий одного и того же архивного фонда, подмена названия архивного фонда названиями организации, структурных подразделений организации.

- Использование названия документа «Архивная справка» применительно к отрицательному ответу либо сопроводительному письму.

- Использование в архивных справках двусмысленных, неточных формулировок, а также стилистически неверных предложений.

В последующей работе по исполнению запросов граждан и организаций следует учесть обозначенные замечания, продолжить изучение и внедрение методических рекомендаций Росархива и ВНИИДАД, изданных в 2011 г.

С 2014 года Служба по делам архивов автономного округа обязана выполнять соглашение об информационном взаимодействии с оператором территориальной информационной системы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (ТИС Югры).

Соглашение заключено во исполнение постановления Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 30.03.2012 № 128-п «О территориальной информационной системе Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (ТИС Югры) и постановления Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 24.05.2013 № 190-п «О базовых перечнях информации, обязательной и рекомендуемой для размещения в ТИС Югры».

Соглашение содержит Перечень информации, обязательной для размещения в ТИС Югры.

Составной частью Обязательного перечня являются сведения о количестве исполненных социально-правовых и тематических запросов государственным и муниципальными архивами округа.

В связи с этим надлежит предоставлять ежеквартально статистическую информацию по запросам в электронном виде за квартал и с нарастающим итогом (в составе отмененной Росархивом статформы). Срок представления сведений до 5-го числа месяца, следующего за отчетным на электронный адрес Службы по делам архивов автономного округа.

Коллегия решила:

5.1.Государственному архиву Югры и муниципальным архивам автономного округа продолжить внедрение в работу «Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера» (М., 2011).

5.2.Руководителям Государственного архива Югры, муниципальных архивов автономного округа усилить контроль соблюдения установленных нормативных требований к составлению архивных справок, архивных выписок, оформлению архивных копий.

5.3.Контроль выполнения настоящего решения возложить на отдел контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг (С.Н. Василенко).


Председатель коллегии                                                       Л.Д. Сажаева

Секретарь коллегии                                                            С.Н. Василенко

Опубликовано: 18.04.2016 14:08        Обновлено: 16.12.2016 11:58