Размер:
Цвет:

Протокол расширенного заседания Коллегии № 1 от 17 февраля 2016 года

 

 


 

Председатель  -  Сажаева Л.Д.

 

Заместитель

председателя  -  Захарова Н.А.

 

Секретарь       -  Василенко С.Н.

 

Присутствовали: члены коллегии,  начальники архивных отделов и архивных служб администраций муниципальных образований автономного округа, сотрудники казённого учреждения «Государственный архив Югры».

 

Приглашенные: члены Общественного совета при  Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее - Служба) Галина Самсоновна Костина, Галина Кузьминична  Шагут, Валентина Егоровна Кайгородова.

 

Повестка дня:

1. Об итогах деятельности Архивной службы Югры в 2015 году, основных  направлениях  развития архивного дела в автономном округе на 2016 год.  Людмила Дмитриевна Сажаева, руководитель Службы;

2. О проведении интернет - акции, как одном из методов комплектования архива документами личного происхождения. Ольга Альбертовна Тальнишных, архивист I категории казенного учреждения «Государственный архив Югры».

3. Об итогах и перспективах работы с организациями – источниками комплектования в архивном отделе администрации Ханты-Мансийского района. Зинаида Александровна Кобзева, начальник архивного отдела администрации Ханты-Мансийского района.

4. Практика работы архивного отдела администрации города Нижневартовска с документами по личному составу ликвидированных организаций. Татьяна Владимировна Халиуллина, начальник архивного отдела администрации города Нижневартовска.

5. Межведомственное взаимодействие с Пенсионным фондом России и многофункциональным центром с использованием защищённых каналов связи (VipNet) при исполнении запросов социально-правового характера. Оксана Ивановна Мазурина, заведующая архивным отделом администрации Октябрьского района.

6. Задачи, направления и формы использования документов, сформированных в результате инициативного документирования в отделе по делам архивов администрации г. Пыть-Яха. Наталья Леонидовна Балковая, начальник отдела по делам архивов администрации города Пыть-Яха.

7. Оценка деятельности Архивной службы Югры Общественного совета при Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.  Галина Кузьминична Шагут, председатель Общественного совета.

 

Расширенное заседание коллегии открыла приветственным обращением председатель коллегии, руководитель Службы Людмила Дмитриевна Сажаева.

Представила вновь назначенных руководителей в 2015 году:

- Алешину Екатерину Владимировну (с 15 июля 2015 года), начальника архивного отдела администрации Белоярского района;

    - Козлову Аллу Борисовну (с 28 декабря 2015 года), начальника архивной службы администрации города Урая.

Поздравила Н.В. Павленко, начальника архивного отдела администрации г. Нягани, с победой в конкурсе «Лучший архивист России – 2015/2016», занявшей I место в конкурсе «Лучший архивист России – 2015/2016» в номинации «Лучший работник муниципального архива», Н.Д. Судакову, директора Государственного архива Югры, получившей    диплом II степени на Ярмарке проектов резерва управленческих кадров автономного округа за проект «Патриотическое воспитание детей и молодежи с помощью архивных документов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».         

Вручила Почётные грамоты Федерального архивного агентства:

Жанне Викторовне Петровой, заведующему отделом комплектования казённого учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Югры»;

Флюре Рагизовне Сунцовой, архивисту I категории отдела использования и публикации документов казённого учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Югры».

1. Слушали: доклад руководителя  Архивной службы Югры Л.Д. Сажаевой «Об итогах деятельности Архивной службы Югры в 2015 году, основных  направлениях  развития архивного дела в автономном округе на 2016 год».

Уважаемые коллеги!

            Несомненно, весь прошедший год был пропитан «юбилейным духом». В 2015 году все жители России отметили 70-ю годовщину Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов, югорчане – 85-летие со дня образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. Архивная информация была востребована всеми, кто имел отношение к подготовке и проведению праздничных мероприятий, а так же самими архивистами, которые провели огромное количество встреч, школьных уроков, подготовили на основе архивных документов множество выставок, статей и  публикаций, приняли участие в разнообразных конкурсах и акциях.

            Одним из ярких событий года можно считать проведение Службой совместно с Государственным архивом Югры среди учащихся образовательных учреждений автономного округа акции «Архив будущего», организованной в рамках праздничных мероприятий, посвященных юбилею Югры. Акция получила большой резонанс в средствах массовой информации, проведение ее муниципальных этапов была активно подхвачено администрациями городов и районов, привлекло широкий круг участников со всего округа.  Победителями и призерами конкурса рисунков «Архив будущего» и конкурса сочинений «Архивы – хранители истории… Взгляд в будущее», которые были проведены в рамках акции, стали 40 учащихся образовательных учреждений Югры. Проведение конкурсов позволило значительно расширить круг пользователей архивной информацией. С целью знакомства с деятельности архивов были организованы и проведены экскурсии, школьные уроки и учебные занятия по работе с системой «Электронный архив Югры» и другие познавательные мероприятия.

Более подробно узнать о проведении акции, ознакомиться с конкурсными работами победителей, а также о достигнутых за год результатах деятельности Архивной службы Югры и перспективах работы на 2016 годы можно будет на сайте Службы по делам архивов автономного округа и в научно-практическом журнале «Архивы Югории» № 15. В своем докладе остановлюсь на основных итогах работы Архивной службы Югры, наиболее значимых проблемах и задачах, которые предстоит нам с вами решить в наступившем году.

Третий год деятельность Службы и ее подведомственного учреждения – Государственного архива Югры осуществляется в рамках реализации Государственной программы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Развитие культуры и туризма в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2014-2020 годы», утвержденной постановлением Правительства автономного округа от 09.10.2013 года  № 427-п. По состоянию на 1 января 2016 года исполнение бюджета составило 100 %.

В рамках программы органам местного самоуправления в прошедшем году было направлено в виде субвенций 5 072 379 рублей на содержание более 14 тысяч документов государственной собственности автономного округа с целью реализации Закона Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 18.10.2010 № 149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

В  соответствии с реализацией Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» Службой  были  проведены 4  плановые проверки и впервые 2 внеплановые проверки по соблюдению архивного законодательства. По итогам проверок выявлено 73 правонарушения обязательных требований законодательства в сфере архивного дела, составлено  4 предписания. Проведение Службой проверок по плану, согласованному с Прокуратурой автономного округа, доказывает эффективность и результативность контрольных мероприятий.

В плановом порядке проведены комплексные и контрольные проверки работы архивных отделов администраций муниципальных образований (г.Нефтеюганска, г.Нягани, Берёзовского района.); 2 тематические проверки в Государственном архиве Югры; 31 проверка обеспечения сохранности и состояния делопроизводства в  организациях – источниках комплектования Государственного и муниципальных архивов. По итогам подготовлены справки, оказана методическая помощь, проведены совещания и обучающие семинары.

Во исполнение решения заседания Комиссии по проведению административной реформы и повышению качества предоставления государственных и муниципальных услуг в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре Архивной службой Югры разработан модельный акт «Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов», как основа подготовки муниципальных административных регламентов, согласован Управлением регистрации нормативно правовых актов автономного округа 28 августа 2015 года (наконец то мы приходим к унификации наименований и содержания административных регламентов на уровне нашего субъекта).

Развивается сотрудничество Архивной службы Югры с архивными органами субъектов Российской Федерации. В 2015 году по итогам участия руководителя Службы Л.Д. Сажаевой в заседании коллегии Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа было заключено соглашение о сотрудничестве в области архивного дела между архивными службами Югры и Ямала, в планах заключение аналогичного соглашения с Управлением по делам архивов республики Башкортостан. С 2014 года осуществляется сотрудничество с Архивным комитетом Санкт-Петербурга в рамках соглашения с Правительством автономного округа.

В течение года руководитель Службы приняла участие в заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (г. Ярославль); заседаниях и мероприятиях научно-методического совета архивных учреждений УрФО (г. Челябинск); в работе XV Всероссийской научно-практической конференции "Археография южного Урала: историческая память как ресурс гражданской консолидации" (г. Уфа).

В администрации Кондинского района ежемесячно проводились аппаратные учёбы, направленные на юридическое просвещение и повышение профессионального уровня работников органов местного самоуправления, где специалисты архивного отдела трижды являлись докладчиками по вопросам организации архивного дела в органах местного самоуправления.

Традиционно в администрации города Покачи в рамках «Дня местного самоуправления» в целях  профориентации выпускников школ проводился «День дублёра», где должности руководителей структурных подразделений администрации города (в том числе и архивного отдела) замещали старшеклассники.

Руководитель архивного отдела администрации города Сургута принимала участие в заседаниях Думы города, депутатских слушаниях, на аппаратном совещании у Главы города, где  выступала с докладом на тему «Об интересных фактах из 50-летней истории города Сургута».

Теперь о том, каких показателей в основных направлениях развития архивной деятельности мы достигли в 2015 году.

В состав Архивного фонда принято 22 155 единиц хранения управленческой документации, что на 1 % больше, чем в 2014 году. В связи с реорганизацией и ликвидацией как государственных, так и негосударственных предприятий, учреждений, организаций принято на хранение 9 106 единицы хранения по личному составу, что на 17% меньше, чем в 2014 году.

Всего Архивный фонд автономного округа насчитывает 878 785 ед.хр,    из них 371 715 ед.хр.  – документы по личному составу.

Значительно активизировалась работа архивов автономного округа по комплектованию фотодокументами и документами личного происхождения. Состав фотофонда архивов автономного округа увеличился на 1 801 единиц хранения, что на 52% больше, чем в 2014 году. В состав Архивного фонда принято 693 единиц хранения документов личного происхождения, что на 76% больше чем 2014 году.

Видеофонд в 2015 году пополнился на 109 ед.хр.: 102 ед.хр. видеодокументов принял Госудасртвенный архив Югры., 7 ед.хр . – архивный отдел администрации г.Ханты-Мансийска.

Проведен ряд мероприятий по обеспечению сохранности архивных документов в архивах муниципальных образований: г. Сургут, г. Мегион, г. Югорск, г. Нижневартовск,  г. Лангепас, г. Урай; Берёзовский, Ханты-Мансийский, Нефтеюганский районы.

Проблема загруженности архивохранилищ в архивах городов Нефтеюганска, Покачи, Сургута; Нефтеюганского района (100 %;) в городах Лангепас, Лянтор, Нижневартовск, Пыть-Ях, Ханты-Мансийск,  Советского и Ханты-Мансийского районов (свыше 80 %).

Возникает ряд нерешенных вопросов в практическом применении архивного законодательства по вопросам комплектования. В отчётном году на государственное хранение поступило более 9000 ед.хр. документов по личному составу. Данные документы необходимы для подтверждения трудового стажа, места работы и льгот гражданам. Наличие правовой неопределенности в регулировании вопроса о  приёме документов при ликвидации от негосударственных организаций приводит к проблеме определения места хранения документов по личному составу при передаче их на государственное хранение и даже к утрате документов. Полагаем целесообразным активизировать привлечение депутатов окружной Думы к решению вопросов правового обеспечения архивной деятельности и в текущем году инициировать процедуру внесения изменения в закон Ханты-Мансийского автономного округа – Югры  от 7 июня 2005 года № 42-оз «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре» в части комплектования муниципальных архивов документами по личному составу при ликвидации негосударственных организаций, а также приступить к формированию пакета документов по созданию государственного архива документов по личному составу в автономном округе.

Одним из актуальных направлений архивной деятельности является предоставление информационных услуг населению.

За 2015 год исполнено 89 396  запросов, в том числе 83 572 социально-правового характера и 5824 тематических запроса,  подготовлено более 1000 информационных мероприятий, пользователями архивной информации стали около 90 000 человек. Подготовлено 132 выставок архивных документов, 70 теле-радиопередачи, 145 статей, проведены школьные уроки, встречи с фондообразователями и общественностью. В читальных залах архивов автономного округа работало 634 исследователя. Из архивохранилищ выдано исследователям и сотрудникам для получения информации более 170 000 ед.хр.

Наиболее активно использованием архивных документов занимались: Государственный архив Югры, архивные отделы администраций городов Сургута, Нягани, Нефтеюганска, Урая, Ханты-Мансийска, Радужного, Нижневартовска, Когалыма; Березовского, Кондинского, Нефтеюганского, Советского районов.

К юбилею Югры Службой была организована выставка архивных документов «Первые юбилеи Югры», которая экспонировалась в Концертно-театральном центре «Югра Классик». Все участники праздничных мероприятий – официальные лица, почетные жители, представители общественности, СМИ, муниципальных образований автономного округа имели возможность ознакомиться с архивными документами, представленными на выставке.

Государственный архив к юбилейной дате, а также Году Литературы в Российской Федерации приурочил выставку архивных документов «Югорские поэты и писатели» в рамках реализации долгосрочного выставочного проекта «Гордость Югры».

Службой подготовлены к изданию и изданы календарь памятных и знаменательных дат Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Югорский калейдоскоп событий на 2015 год», научно-практический журнал «Архивы Югории» № 14.

При поддержке Службы и Государственного архива Югры подготовлена к изданию и издана книга краеведа Л.Ф. Струся «Милосердие», организована ее презентация.

Работа по использованию архивных документов активно ведется в Государственном архиве Югры. Специалистами Государственного архива Югры в течение года подготовлено 12 выставочных проектов: 4 выставки архивных документов, 3 книжных выставки,  5 виртуальных выставок в т.ч.: «Такие люди – сама романтика», «Гордость Югры» и др., по выставкам проведено 23 обзорных мероприятия. На основе архивных документов подготовлено более 40 статей и подборок архивных документов, для размещения на официальном сайте КУ «Государственный архив Югры» предоставлено более 800 информационных материалов, принято участие в записи 25 телесюжетов и радиопередач. В 2015 году продолжены сбор и обработка материалов с целью реализации проекта «История исчезнувших деревень». 

Активно велась работа по использованию архивных документов в архивном отделе г. Ханты-Мансийска. За отчетный период подготовлено 37 информационных мероприятий, в т.ч.: 8 выставок архивных документов, по которым проведено 8 экскурсий, 2 виртуальные выставки, размещенные на сайте администрации города, 3 публикации в газете «Самарово - Ханты-Мансийск» и др.

На тематическом сайте «Архивы Югры» в 2015 году размещено более  50 информационных материалов. Создана рубрика «85 лет Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре», где размещалась официальная информация о праздновании юбилея, информация о проведении окружных конкурсов рисунков и сочинений «Архив будущего», а также ретроспективная информация (выставки, материалы, архивные фотографии) и полезные ссылки.

Наиболее активно предоставляли материалы в рубрики сайта архивисты городов Нефтеюганска, Сургута, Нижневартовска; Советского, Кондинского, Ханты-Мансийского районов. Также хочется отметить архивы Белоярского, Октябрьского районов, городов Когалыма, Ханты-Мансийска, Нягани и Государственный архив Югры.

Рубрика «Великая Отечественная война в архивных документах», размещенная на тематическом сайте «Архивы Югры», была дополнена разделами и подразделами: «Официальная информация о праздновании 70-летия Победы», «Конкурсы и акции, посвященные юбилею Победы», «Полезные ссылки» и др. Материалы рубрики были использованы при создании окружного сайта «Югра. Юбилей Победы». Всего в 2015 году на тематическом сайте «Архивы Югры» в рубрике «Великая Отечественная война в архивных документах» размещено более 30 информационных материалов, в т.ч. виртуальные выставки.

К памятным датам начала и Победы Великой Отечественной войны проведена акция «Нет в России семьи такой, где б не памятен был свой герой» (Государственный архив Югры), конкурс электронных презентаций «Великая Отечественная война в судьбе моей семьи» рекомендуем обратить внимание на проведение таких мероприятий и использовать их в деятельности муниципальных архивах (г. Ханты-Мансийск),  подготовлены и опубликованы архивные материалы в муниципальных периодических изданиях и на сайтах администраций (г.Нефтеюганск, г. Сургут, г. Когалым; Белоярский, Кондинский, Советский, Ханты-Мансийский районы и др.), проведены школьные уроки (Советский, Кондинский районы, г. Сургут и др.);  подготовлены выставки архивных документов, в т.ч. виртуальные: «Стальное поколение» (Государственный архив Югры), «Помним, гордимся» (г. Югорск), «Благодарим их за Победу!» (Октябрьский район), «Мы этой памяти верны» (Белоярский район), «Ваш подвиг в сердце сохраним» (серия выставок, г.Нефтеюганск), «Герои не забыты» (Нефтеюганский район), «Гордимся, помним, чтим» (Ханты-Мансийский район), «Они приближали победу» (г.Сургут) и др.

Архивисты Югры приняли активное участие во Всероссийской акции Общественной палаты Российской Федерации «Мы не были на той войне…» путем предоставления сюжетных фотографий по истории Великой Отечественной войны.

Архив Березовского района принял участие в спецпроекте «Письма с фронта» радиостанции «Вести FM». На сайте радиостанции были опубликованы фронтовые письма, фотографии участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.

Архивный отдел администрации Кондинского района продолжил реализацию совместного с учащимися Междуреченской школы проекта «Фотодокументы, запечатлевшие события и участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.». В рамках реализации проекта проходят встречи учащихся с ветеранами, записываются воспоминания, собираются фотографии и личные документы участников войны и тружеников тыла, в 2015 году подготовлены 2 выставки архивных документов «Солдаты Победы», «Отличный танкист. Отличный разведчик».

Урайские архивисты подготовили 7 выставок архивных документов: выставка, посвященная 50-летию г. Урая, «Чудо, имя которому – книга», «Ночь в библиотеке» и др.

Специалисты архива г.Нягани на протяжении года предоставили 28 статей на основе архивных документов по истории градообразующих предприятий города для публикации в газете «Вестник Приобья» в рубрику «30-летию города». На странице архивного отдела в сети Интернет создан отдельный раздел «Они подарили миру весну Победы!», содержащий сведения о 204-х ветеранах Великой Отечественной войны.

Архивом г. Радужного подготовлены к изданию и изданы: Краткий справочник по фондам архивного отдела администрации г. Радужного, Календарь памятных и знаменательных дат «Радужнинский калейдоскоп событий – 2015 год».

Архивисты г. Сургута и Сургутского района подготовили 8 выставок («Архив в годы войны», «Деятельность политпросветучреждений на территории Сургутского района в 1920-1940-е гг.» и др.), в т.ч. 2 виртуальные, приняли участие в 23 видеосюжетах, подготовили 14 публикаций на основе архивных документов. Провели с использованием архивных документов 10 занятий для учащихся образовательных учреждений города,        24 экскурсии и др.

Когалымские архивисты ежемесячно предоставляли в газету «Когалымский вестник» публикации на основе архивных документов в рубрику «Листая старые страницы…».

В День образования Октябрьского района в районном архиве был организован и проведен День открытых дверей. В течение года более 800 человек стали участниками экскурсий по архиву и посмотрели выставки архивных документов, зарегистрировано более 3000 посещений рубрики «Архивное дело» на сайте администрации района.

В архиве г. Нефтеюганска за 2015 год подготовлено 23 выставки, в т.ч.                                 18 виртуальных: «Рожденные в 60-е», «Спасибо школа!» и др.

Одним из основных направлений развития отрасли в 2015 году было формирование информационного массива автоматизированного общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд» версия 5.0.4 (далее ПК «Архивный фонд»). Клиентская оболочка ПК «Архивный фонд» версия 5.0.4 установлена на сервере Службы и созданы базы данных всех архивов автономного округа. Вместе с тем, часть фондов внесенных ранее ПК «Архивный фонд» версия 3 по техническим причинам не удалось конвертировать в версию 5.0.

На 01.01.2016 в ПК «Архивный фонд» внесено 99% заголовков фондов от общего числа, имеющихся в архивах автономного округа, в том числе 78% в ПК «Архивный фонд» версия 5.0. и 21% в ПК «Архивный фонд» версия 3.

Продолжена реализация проекта «Электронный архив Югры». За прошедший год было переведено в электронный вид более 10 тысяч дел. Оцифровывались дела наиболее значимых и востребованных фондов архивов, такие как Березовский уездный военный комиссариат, Елизаровский комендант «Народной Армии» (бандитской), а также коллекции фонды личного происхождения. Доля фондов Государственного архива Югры, переведенных в электронную форму, достигла 20%. Все активнее к проведению оцифровки архивных документов подключаются муниципальные архивы. Конечно, для значительного роста этого показателя также не хватает кадровых и технических ресурсов в муниципальных архивах.

Проектная инициатива Архивной службы Югры одобрена на Проектном комитете (председатель – Губернатор автономного округа), и принято решение о запуске проекта «Электронный архив Югры» в числе первых «пилотных» проектов органов власти (их 3) через единую систему методов проектного управления.

В развитии НСА приоритет отдается созданию тематических баз данных на основе автоматизированных архивных технологий. В настоящее время в архивах автономного округа создано и ведется 42 тематических базы данных.  В отчетном году Государственным архивом Югры создана и размещена на сайте тематическая база данных «Награждены за труд», которая включает пофамильный список жителей  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, награжденных за доблестный труд в годы Великой Отечественной войны, всего в базу внесено 6 614  записей.

Официальный сайт Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры www.archivesl.admhmao.ru в 2016 году набрав 88 баллов, вышел в лидеры по итогам конкурса на лучший официальный сайт органов власти.

Сайт Государственного архива Югры принимает участие в Конкурсе работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2012–2014 гг. в номинации «Применение информационных технологий в архивном деле».

Официальный сайт Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры http://www.archivesl.admhmao.ru в 2015 году посетило 44 489 человек, тематический сайт «Архивы Югры» http://www.arhivugra.admhmao.ru посетило 57 915 человек, Информационную систему «Электронный архив Югры» посетило более 5 000 пользователей.

На 01.01.2015 численность работников в архивных органах и Государственном архиве Югры, состоящих в списочном составе,  составляет 162 человека, из них  137 имеют высшее образование, что составляет 85%.

Произошли структурные изменения в сети Архивной службы Югры. Согласно распоряжению Администрации Советского района от 04.03.2014 № 80-р отдел по делам архивов администрации Советского района вошел в состав Управления по организации деятельности администрации Советского района.

Н.В. Павленко, начальник архивного отдела управления делами Администрации  г. Нягани в соответствии с решением Научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа стала победителем 2 тура конкурса профессионального мастерства «Лучший архивист России – 2015/16» в номинации «Лучший работник муниципального архива» и в 2016 году будет представлять Ханты-Мансийский автономный округ и г. Нягань в завершающем этапе Всероссийского конкурса.

Архивистами Югры в течение года проводились методические семинары по вопросам делопроизводства и архивного дела для специалистов ведомственных архивов; практические занятия по работе с архивными документами для учителей истории, студентов высших и средних учебных заведений.

У нас многое получилось в прошедшем году, но еще большее в планах на будущее. Складывающаяся экономическая ситуация диктует необходимость концентрации имеющихся финансовых, материальных и трудовых ресурсов в государственном и муниципальных архивах автономного округа на сохранении достигнутых в последние годы значений объёмных и качественных показателей основной деятельности.

2016 год объявлен Годом Российского кино в Российской Федерации и Годом детства в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре. Уже с этого года начинается подготовка к празднованию 75-летия Победы в Великой Отечественной войне.

В течение всего года запланировано проведение различных традиционных мероприятий, посвященных этим знаменательным и памятным датам, в т.ч. подготовка выставок архивных документов, публикация статей, издание буклетов, проведение встреч и круглых столов, школьных уроков и др. Будет продолжен сбор документов личного происхождения ветеранов Великой Отечественной войны и тружеников тыла, нам с вами важно не упустить эти моменты, ведь с каждым годом ветеранов становится меньше.

Основные направления развития архивного дела  в автономном округе в 2016 году по-прежнему нацелены на обеспечение сохранности документального наследия Югры, качественное комплектование архивных фондов Югры и на расширение доступа к архивным документам самой широкой аудитории.

«Наша история, опыт отцов и дедов, их единство в трудные времена и сила духа являются для нас великим примером, они помогали и будут помогать нам достойно отвечать на современные вызовы» – отметил в своем новогоднем поздравлении Президент Российской Федерации Владимир Путин.

Надеюсь, что мы проживем 2016 год с хорошим настроем и достойными результатами. Архивисты, обращая свой взгляд в будущее, никогда не отрываются от прошлого, бережно храня и открывая его страницы. Уверена, в этом и есть залог успешного выбранного нами курса.

Спасибо за внимание.

 

2. Слушали: О.А. Тальнишных, архивиста I категории казенного учреждения «Государственный архив Югры» «О проведении интернет-акции, как одном из методов комплектования архива документами личного происхождения».

Одним  из  приоритетных   направлений  деятельности  Государственного  архива  Югры   является  пополнение  архивных  фондов   документами личного  происхождения.

Один из  методов  комплектования документами личного происхождения является  проведение интернет - акции.

В канун  празднования  семидесятилетия  Великой  Победы  в   Государственном  архиве  Югры была объявлена  акция: «Нет в России семьи такой, где б  не памятен был свой герой».  Было разработано и утверждено  положениео проведении интернет - акции,  где указывались  сроки,  этапы,   цели, задачи,  результаты. 

Информация была размещена на  сайте Государственного  архива Югры   www.gahmao.ru.   

 

Цели акции:

  1. Комплектование фондов личного происхождения,  сбор и сохранение  документов  о Великой Отечественной войне.

Задачи акции:

  1. Воспитание патриотизма у молодёжи на примере подвига советского народа в Великой Отечественной войне.
  2. Повышение  интереса к военной  истории страны.  
  3. Противодействие  фальсификации  событий  Великой  Отечественной  войны.

 

Участником акции мог стать каждый  желающий. Возраст не ограничен.              

К сожалению, ветеранов войны становится  все  меньше. Уходят  ветераны,  свидетели и участники  военных  событий.   Активное участие в   интернет  акции приняли их  дети и внуки.

Сегодня расскажу о документах,  переданных в Государственный архив Югры  в  рамках  этой  акции.

Самым  уникальным  документом была  справка   о службе  старшего сержанта Башмакова  Петра Петровича в   контрразведке «СМЕРШ». 

             Сданы   документы   Токарева  Александра    Петровича.   В состав документов вошли текст песни 131-й Ропшинской Краснознаменной  дивизии, в которой воевал А.П. Токарев. Сдан  самый  обычный  документ,  который  есть у  каждого – трудовая книжка.  Наряду  с  множеством  благодарностей на  трудовом пути  2  записи:  принят и уволен в связи  с  выходом на пенсию.

  На призыв  акции  откликнулись  родственники  фондообразователей Переданы документы   участника  Великой  Отечественной  войны  Мухина  Сергея Семеновича.  Дополнена опись  № 18    (последнее  поступление  в  2000г.). Из  воспоминаний  «9  мая 1943 года в двенадцать часов ночи из Самарово ушел очередной пароход с  мобилизованными и добровольцами, среди них был Сергей Мухин,  ему недавно исполнилось семнадцать лет.   Провожая сына, мать Павла Михайловна не скрывала слез. Он ведь еще мальчик, не то что с девушками не дружил, но даже на взрослые сеансы в кино еще не ходил.  На фронт Сергей ушел в  двенадцать часов ночи  девятого  мая. В тот же день, час и месяц через год он умрет от ран в госпитале».  

К проводимой Государственным  архивом  Югры  интернет - акции  присоединились  учащиеся школ автономного округа. На электронную  почту  архива  поступили  сочинения,  рефераты  школьников  из  п.  Березово. 

Важно отметить, что в ходе исследовательской,  поисковой  работы  для  сбора  информации   использовались   сайты  «Мемориал»,  «Подвиг  народа».

Интернет акция    закончилась,  а  документы  продолжают  поступать.

Пополнилась  опись № 1,  фонда  410 Величко Георгия  Тарасовича на 26 документов. Георгий Тарасович получил тяжелое ранение, была ампутирована нога, стал инвалидом, но, не потеряв веры в себя, вернулся на костылях,  стал  учителем школы, преподавателем,  а затем  и  директором  педагогического училища, получил почетное звание заслуженного учителя школы  РСФСР. Изучая  документы,  я  отметила,  какой это был незаурядный, неординарный  человек,  пользовался большим  уважением  и  авторитетом коллег и учеников.

 Уже в  2016 году  описаны документы Еремина  Анатолия  Тихоновича -  ветерана войны,  участника  Парада  Победы на  Красной  площади в  Москве  в честь 50- летия  Победы  в  Великой Отечественной  войне».  Дополнена опись № 6, фонда  410 Гавриной  Таисьи  Алексеевны на 17 документов  и  22  фотопозитива  (оригиналы).

 

Результаты акции:

 Эта  интернет-акция  привлекла  внимание  детей, внуков ветеранов  Великой Отечественной  войны, учителей, родителей,  способствовала  углублению  знаний  о  военном  поколении,  о  подвигах,   мужестве,  героизме и стойкости  советских  солдат.

На хранение поступило:   134  документа, 32  фотопозитива. 

Учитывая  растущий интерес к  архивной  информации, считаем  важным проведение  различных  интернет - акций  для  сбора  документов   личного  происхождения  с целью  комплектования,  сохранения  и   использования  архивных  материалов. 

 

3.Слушали: З.А. Кобзеву, начальника архивного отдела администрации Ханты-Мансийского района «Об итогах и перспективах работы с организациями – источниками комплектования в архивном отделе администрации Ханты-Мансийского района».

В соответствии с полномочиями, установленными законодательством, к вопросам местного значения муниципального района отнесено формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений, само же формирование архивных фондов поселений отнесено к вопросам местного значения поселения.

На территории Ханты-Мансийского района 13 муниципальных образований, 12 сельских поселений. Архивный отдел образован в структуре администрации Ханты-Мансийского района в 1992 году для хранения и использования документов по личному составу.

         До 2010 года наш  архив формировался документами по личному составу, передаваемыми на хранение от ликвидированных предприятий района. Исторически сложилось так, что документы постоянного хранения организаций Ханты-Мансийского района списка №1 передавались на государственное хранение в Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа-Югры.

С 2010 года начат плановый прием документов постоянного хранения, фотодокументов, научно-технической документации от организаций- источников комплектования отдела.

         Комплектование осуществляется на основе списка организаций-источников комплектования, утвержденного постановлением администрации района.    В список внесены  40 организаций района (36 муниципальной, 3-негосуд., 1 окружной собственности). 27 организаций осуществляют деятельность на территории района.

В состав организаций-источников комплектования научно-технической документацией включены Департамент имущественных, земельных отношений и природопользования, Департамент строительства, архитектуры и ЖКХ. Сформирован список владельцев личных фондов документов.

        Работа по формированию архивных фондов поселений осуществляется на основании соглашений о взаимодействии администрации района и администраций сельских поселений по решению вопросов местного значения в области архивного дела. Решение о заключении соглашений с администрациями поселений принято на Совете глав поселений.

          Заключены договоры между администрацией района и негосударственными организациями о сотрудничестве в области архивного дела.

Отдел комплектуется архивными документами, образующимися в деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований, структурных подразделений администрации района, организаций и предприятий, а также документами, переданными ему негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Архивные фонды поселений представлены в списке источников комплектования администрациями и Советами депутатов сельских поселений. В составе архивных фондов органов местного самоуправления поселений документы администраций, Советов депутатов, муниципальных избирательных комиссий поселений.

          Основные формы работы с организациями по контролю за упорядочением документов, соблюдением сроков передачи документов в архив: оказание методической, практической помощи, индивидуальные консультации ответственных за делопроизводство и архив, проверки состояния делопроизводства и архивов, обеспечения сохранности документов, выезды в администрации поселений, ежегодная паспортизация архивов.

Одной из эффективных форм работы с организациями стали смотр состояния делопроизводства и архивов в администрациях сельских поселений, проверки обеспечения сохранности документов в  органах администрации района - источниках комплектования отдела. Так, в рамках смотра совместно с отделом организационной и контрольной работы, отделом по работе с сельскими поселениями  в 2013-2014 году  организованы выезды в 12 администраций сельских поселений района, определены победители смотра.

Проверки обеспечения сохранности документов прошли в 8  органах администрации района - источниках комплектования отдела. Результаты проверок обобщены в справке и направлены главе администрации района. Проведена оценка исполнительской дисциплины администраций

По исполнению рекомендаций, данных в ходе смотра состояния делопроизводства и архивов, работа продолжена в 2015 году. С этой целью выезжали в 8 администраций поселений. По итогам проверок составлены справки с рекомендациями, оценочные листы, предложения по улучшению состояния делопроизводства и архивов.

Проводимые мероприятия способствовали изменению ситуации в организации хранения документов, выполнению установленных правил. Удалось добиться заметного возрастания внимания руководителей организаций на состояние ведомственных архивов: улучшается материально-техническая база, выделяются дополнительные помещения под хранение документов, проведены проверки наличия и состояния дел.

           Ежегодно в  деятельности организаций источников - комплектования образуется 540 дел постоянного хранения. С 2010 года в архив принято 4071 дело от 40 организаций, открыто 29 фондов, в том числе 13  архивных фондов органов местного самоуправления сельских поселений.

В настоящее время в архиве 81 фонд в количестве 16634 единицы хранения: 50 фондов-документы по личному составу (12118 ед.хр.), 29 фондов-управленческая документация постоянного хранения организаций списка №1 (3863 ед.хр.), фотофонд, коллекция документов личного происхождения жителей Ханты-Мансийского района.

         В течение года документы передали 32 организации 819 ед.хр., это на 140% больше запланированного объема. Досрочно передали документы на хранение 6 организаций.

         Однако, нам не удалось добиться 100% упорядочения документов (91% упорядочения документов, 95% имеют согласованные номенклатуры дел).  Задолженности по описанию документов имеют 4 организации (Советы депутатов Кедровый, Горноправдинск, комитет по культуре, совет ветеранов войны и труда), не согласованы номенклатуры дел 2-х организаций.  Объем дел управленческой документации сверх установленного срока составляет 119 дел в 19 организациях.

        Переломить ситуацию к лучшему в организациях можно только усилением контроля на стадии делопроизводства и ведомственного хранения. Запланированы выезды на территорию района в администрации поселений, проверки обеспечения сохранности документов.  Планируем уделить больше внимания сбору фотодокументов и документов личного происхождения. Достигнута договоренность о получении экземпляра районной газеты в электронном виде. Начат сбор видеодокументов. На сайте администрации района открыта страница архивного отдела.

         С 2012 года с целью повышения качества муниципального управления путем внедрения принципа «управления по результатам» главой администрации района введена практика оценки деятельности органов администрации района.  На заседаниях комиссии по проведению оценки эффективности деятельности органов администрации района ежегодно рассматриваются доклады о результатах и основных направлениях деятельности органов администрации Ханты-Мансийского района, в том числе и архивного отдела, и дается оценка работы органам администрации района.

           

На сегодняшний день удалось сохранить самостоятельность архивного отдела. Вопросы развития архивного дела включаются в планы работы администрации района, ежеквартально выносятся на рассмотрение аппаратных совещаний при главе администрации района, ставятся на контроль поручениями главы, отчеты заслушиваются управляющим делами. 

           Работа с организациями-источниками комплектования остается одним из важнейших направлений деятельности отдела, поскольку именно от  решения вопросов комплектования архива зависит качество и объем Архивного фонда, а значит, и обеспечение социальных прав граждан, работы органов власти и управления, развития науки и культуры, а также других важных сфер жизни и общества.

        

  1. Слушали:Т.В. Халиуллину, начальника архивного отдела администрации города Нижневартовска «О практике работы архивного отдела администрации города Нижневартовска с документами по личному составу ликвидированных организаций».

Комплектование  документами по личному составу и использование данных документов является одним из основных направлений деятельности муниципальных архивов. Так, в архивном отделе администрации города Нижневартовска  количество документов по личному  составу, находящихся на муниципальном хранении,  в настоящее время значительно (на 5,5 тыс. дел) превышает количество документов постоянного хранения. Исполненные по документам  по личному составу социально-правовые запросы составляют  абсолютное большинство в общем количестве исполненных отделом запросов.  

В целях правового регулирования на муниципальном уровне приема документов на хранение в соответствии с действующим законодательством разработан и утвержден постановлением администрации города от 31.05.2012 №615 административный регламент предоставления муниципальной услуги "Прием на муниципальное хранение документов от физических и юридических лиц, не являющихся источниками комплектования архивного отдела администрации города Нижневартовска" (далее – Регламент). По результатам мониторинга правоприменения, а также в связи с изменениями в федеральном законодательстве в Регламент вносятся необходимые изменения. Так, например, актуальная  редакция Регламента определяет, что «получателями муниципальной услуги являются юридические лица, зарегистрированные на территории города Нижневартовска, ликвидируемые без правопреемника…» если нормативными правовыми актами Российской Федерации не предусмотрено иное, что имеет большое практическое значение.    

Наличие приложений  к Регламенту  (примерный перечень документов по личному составу, подлежащих передаче на муниципальное хранение, формы описей дел, обложки дела, листа - заверителя и т.д.) облегчает для заявителя  упорядочение документов и подготовку их к архивному хранению.  Приложением к регламенту является также детально проработанный "Примерный договор о передаче на хранение архивных документов ликвидируемой негосударственной организации…", где зафиксирована обязанность Организации в лице ликвидатора либо конкурсного управляющего по упорядочению документов в соответствии с Правилами, утверждёнными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 №19,  а также доставка документов в архив за счет собственных средств.  Со своей стороны, архив оказывает безвозмездную консультационно-методическую помощь организациям в упорядочении документов. Договоры заключаются на общих условиях в соответствии с действующим порядком договорной работы администрации города. Таким образом, процедура приема документов от конкурсных управляющих ликвидируемых предприятий урегулирована, применение регламента на практике трудностей не вызывает.

Однако далеко не все практические вопросы формирования  архивов документами по личному составу в настоящее время достаточно урегулированы на уровне федерального законодательства.

Так, на законодательном уровне, включая Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», не урегулирован порядок  приема на архивное хранение документов организаций, в отношении которых процедура ликвидации завершена и, следовательно, отсутствует сторона, с которой мог бы быть заключен договор. Заявителями в таких случаях, как правило, являются бывшие работники бухгалтерии, кадровых служб, которые по разным причинам оказались ненадлежащими хранителями документов. В каждом конкретном случае при поступлении обращения такого ненадлежащего хранителя исходя из социальной значимости документов и угрозы их сохранности  принимается отдельное распоряжение администрации города о приеме на муниципальное хранение документов по личному составу. При этом  работы по описанию и подготовке дел к архивному хранению, составлению справочного аппарата выполняется работниками архивного отдела. Такая же ситуация сложилась с приемом документов по личному составу от бывших индивидуальных предпринимателей – работодателей, прекративших предпринимательскую деятельность.  Так, в течение 2015 года на хранение поступили документы восьми ликвидированных организаций,  в том числе на основании договора – только двух, документы пяти организаций и одного индивидуального предпринимателя приняты на хранение на основании распоряжений администрации города.   

Большую проблему представляет правовая неопределенность  в вопросе о приеме документов ликвидированных акционерных обществ. В соответствии с частью 10 статьи 23 «при ликвидации негосударственных организаций…, образовавшиеся в процессе их деятельности  документы…, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив». Данная норма носит неопределенный характер, так как не конкретизирует понятие соответствующего архива и не устанавливает, кто и по каким критериям определяет соответствующий государственный или муниципальный архив.  Согласно пункту 3.9 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 №03-33/лс, зарегистрировано  в Минюсте 21.08.2003 №4994, далее - Положение), документы по личному составу работников акционерных обществ передаются на хранение именно в государственный архив. Отсутствие в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» норм, разграничивающих полномочия между государственными и муниципальными архивами  по приему документов ликвидируемых негосударственных организаций, и наличие приведенной выше нормы Положения препятствует приёму на муниципальное хранение документов ликвидированных акционерных обществ.

  В течение последних двух лет органами местного самоуправления города Нижневартовска вопрос о применении  части 10 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ  вносится для включения в план мониторинга правоприменения  органов государственной власти ХМАО – Югры. В 2015 году вопрос об инициировании внесения изменений в названную правовую норму  в целях устранения правовой неопределённости в регулировании вопроса о надлежащем архиве вынесен на рассмотрение Думы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. 

 Учитывая, что акционерные общества в большинстве случаев представляют собой бывшие государственные предприятия со значительной численностью работников и большим объемом подлежащих хранению документов по личному составу, прием документов и последующее их   хранение влечет значительные затраты средств бюджетов муниципальных образований. Позиция по данному вопросу органов финансового контроля                (в частности, Счетной палаты города Нижневартовска) – резко отрицательная. Таким образом, независимо от существующей практики и наличия или отсутствия  свободных площадей, обозначенная проблема может стать острой для любого муниципального архива. Хотелось бы, чтобы и другие муниципалитеты поддержали позицию о необходимости её скорейшего разрешения. Независимо от того, каким способом будет восполнен существующий правовой пробел, т.е. будут ли полномочия закреплены за государственными  или муниципальными архивами по территориальной принадлежности, либо соответствующей архив будет определяться в зависимости от формы собственности предприятия, в результате приватизации которого образовано конкретное акционерное обществ – в любом случае должен быть предусмотрен механизм компенсации соответствующим бюджетам затрат, связанных с приемом и последующим хранением документов акционерных обществ.  

Считаем, что в настоящее время  необходимо оценить целесообразность создания в Югре государственного учреждения – объединенного архива документов  по личному составу, куда могли бы приниматься на хранение документы по личному составу организаций различных форм собственности, ликвидируемых на территории автономного округа. 

Такое учреждение могло бы оказывать услуги по хранению документов в том числе, на платной основе. Создание учреждения (возможно, с филиалами в крупных городах) должно не только способствовать обеспечению социальных прав граждан,  но и  частично решить проблему нехватки площадей муниципальных архивов, расширить списки источников комплектования, принимать на хранение больше документов, имеющих историческую ценность, активнее проводить работу по популяризации архивных фондов

Одновременно необходимо инициировать ужесточение ответственности организаций (а на стадии ликвидации – ликвидационных комиссий и конкурсных управляющих) за необеспечение сохранности документов и ненадлежащую подготовку их к архивному хранению – всем известно, какие трудности для граждан и для работников архивов создает передача документов в архив неполным комплексом, в неупорядоченном состоянии, при этом размеры административных штрафов смехотворно малы.  (Статья 13.20. КоАП «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей»).

Просим Коллегию поддержать данные предложения, предлагаем включить в проект решения:

1. Вынести на рассмотрение органов государственной власти ХМАО - Югры вопрос о целесообразности создания на территории автономного округа специализированного государственного учреждения -  архива документов по личному составу.

2. Обратиться в органы власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (или) в Федеральное Архивное агентство РФ с ходатайством об инициировании  внесения изменений в  статью 13.20. Кодекса  об административных правонарушениях Российской Федерации в части ужесточения санкций за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

 

  1. Слушали:  О.И. Мазурину, заведующего архивным отделом администрации Октябрьского района «О межведомственном взаимодействии с Пенсионным фондом России и многофункциональным центром Октябрьского района с использованием защищённых каналов связи (VipNet) при исполнении запросов социально-правового характера».

Межведомственное взаимодействие архивного отдела администрации Октябрьского района осуществляется в соответствии с административным регламентом по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов», утвержденным постановлением администрации Октябрьского района от 26.01.2012 № 144 (с изменениями от 27.10.2015 № 2539) (далее – административный регламент).

Состав, последовательность, регистрация, сроки выполнения запросов, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме регламентированы указанным постановлением администрации Октябрьского района.

По мере внесения изменений в административный регламент ответственным лицом архивного отдела администрации Октябрьского района проводится работа по актуализации сведений, содержащихся в «Региональном реестре государственных и муниципальных услуг». Последнее обновление сведений в региональном реестре услуг проведено в ноябре 2015 года. В настоящее время информация актуализирована и соответствует административному регламенту.

Работа архивного отдела администрации Октябрьского района в системе межведомственного электронного взаимодействия (далее - СМЭВ) с использованием защищенных каналов (VipNet) – это прием заявлений от физических и юридических лиц в электронном виде, осуществляется посредством обращений:

через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» www.gosuslugi.ru и региональную информационную системы Ханты–Мансийского автономного округа–Югры «Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ханты–Мансийского автономного округа–Югры» 86.gosuslugi.ru (далее – Единый и Региональный порталы);

в ГУ-Управление пенсионного фонда Российской Федерации в Октябрьском районе Ханты-Мансийского автономного округа-Югры;

            в муниципальное автономное учреждение «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Октябрьского района».

В 2015 году всего исполнено запросов 1268 (социально–правовых – 863, тематических – 405), из них поступивших по электронном виде с использованием защищенных каналов (VipNet)  264.

В 2014 году исполнены 1384 запроса (социально–правовых – 913, тематических – 471), из них поступивших по электронной почте без использования деловой почты – 63.

                 Для работы в системе межведомственного электронного взаимодействия с использованием информационных систем Единого и Регионального порталов в архивном отделе установлено программное обеспечение с защищенным каналом связи (VipNet), организовано 1 рабочее место, оформлена 1 электронно-цифровая подпись.

В 2015 году в архивный отдел посредством СМЭВ поступили и исполнены 2 запроса, в 2014 году – поступил и исполнен 1 запрос.

 Вид обращений с использованием информационных систем Единого и Регионального порталов пока еще не пользуется спросом среди заявителей. Архивный отдел администрации Октябрьского района подготовлен к оказанию муниципальных услуг в данном направлении.

Взаимодействие архивного отдела администрации Октябрьского района с муниципальным автономным учреждением «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Октябрьского района» (далее - МФЦ) осуществляется на основании Соглашения, заключенного администрацией Октябрьского района от 05 декабря 2013 года.

Обмен информацией в электронном виде между МФЦ и архивным отделом, также осуществляется с помощью использования защищенного канала связи (VipNet).

В целях повышения качества и доступности предоставления государственных и муниципальных услуг в настоящее время в Октябрьском районе функционирует головной офис МФЦ в пгт. Октябрьское и 7 территориально обособленных структурных подразделений. Общее количество окон, открытых на территории Октябрьского района, составляет 14 единиц,  в том числе: пгт. Октябрьское – 4, пгт. Приобье – 3, пгт. Талинка – 1, п. Унъюган -2, с. Перегребное – 1, п. Сергино – 1, п. Карымкары – 1, пгт. Андра – 1.

За получением муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов» в 2015 году в учреждения МФЦ Октябрьского района обратились 16 человек, в 2014 году – 2.

Межведомственное взаимодействие архивного отдела администрации Октябрьского района с ГУ-Управление пенсионного фонда Российской Федерации в Октябрьском районе Ханты-Мансийского автономного округа-Югры (далее – Пенсионный Фонд) осуществляется на основании Соглашения об информационном взаимодействии, которое заключено 17 июня 2011 года.

Для работы с Пенсионным Фондом в архивном отделе установлено программное обеспечение с защищенным каналом связи (VipNet), организовано 1 рабочее место, оформлена 1 электронно-цифровая подпись.  В архивный отдел из Пенсионного Фонда поступают только запросы, ответы на них не направляются посредством электронной почты, так как в учреждения Пенсионного Фонда требуются только оригиналы архивных справок и архивных выписок.

В настоящее время из Пенсионного Фонда Октябрьского района запросы поступают только с использованием деловой электронной почты.

В 2015 году из учреждений Пенсионного фонда поступили и исполнены 362 запроса социально–правового характера, из них с использованием деловой электронной почты – 153.

В 2014 году в архивный отдел поступило и исполнено 275 запросов без использования защищенного канала связи (VipNet).

Работа в системе межведомственного электронного взаимодействия с использованием защищенных каналов (VipNet) для архивных работников не отражается на сроках исполнения запросов. Но для заявителей, у которых отсутствует сеть Интернет, значительно сокращаются сроки доставки запросов в архив и соответственно уменьшаются сроки получения архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов.

В целях информирования жителей Октябрьского района по вопросам предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных, копий архивных документов» и способах обращения в архив работниками архивного отдела постоянно ведется работа в средствах массовой информации. Информация размещается в газете «Октябрьские вести», на официальном веб-сайте Октябрьского района, а также на информационном стенде в холле архивного отдела.

 

  1. Слушали: Н.Л. Балковую, начальника отдела по делам архивов администрации города Пыть-Яха «О задачах, направлениях и формах использования документов, сформированных в результате инициативного документирования в отделе по делам архивов администрации г. Пыть-Яха».

Период, переживаемый Россией в последнее десятилетие XX и первого десятилетия XXI веков, был наполнен значительными социальными, политическими и экономическими преобразованиями. Это был период нового российского общества. Масштаб и характер происходящих событий уже сегодня позволяют нам с уверенностью сказать о том, что интерес к историческим источникам этого периода будет велик. В связи с этим, перед архивистами стояла ответственная задача — документально зафиксировать все многообразие происходящих процессов, дополнить документы организаций — основных источников комплектования архива, создать полноценную источниковедческую базу для будущего поколения исследователей.        Потому что документы организаций – источников комплектования не отражают эпоху в полном объёме. Здесь ещё очень важен нравственный аспект – сохранение памяти о людях, которые стоят за этими событиями.          

            Специалисты отдела по делам архивов администрации г.Пыть-Яха  занимаются инициативным документированием в контексте комплектования архива документами личного происхождения. Мы поставили цель получить как можно больше свидетельств эпохи от участников различных событий. Тем самым мы решили бы две задачи: получили ценные исторические источники и увековечили память о людях.

             Работа по инициативному документированию начата  специалистами  отдела по делам архивов   в 1992 году и с тех пор не прекращается. Всего с 1992 года по 2015 год сотрудниками архива собрано 677 цветных и 234 черно-белых позитивов фотодокументов, 189 единиц учета видеозаписей.

            На  черно-белых позитивах фотодокументов изображены первые здания: 5-ти этажный жилой дом,  железнодорожный вокзал, детский сад «Елочка», столовая, школа и др.  И пусть наш город достаточно молод, но часть фотоизображений уже сегодня стала редкостью, т.к. некоторых архитектурных объектов города уже не существует.

            Для подбора материалов архивисты отдела внимательно выбирали отдельные события, представляющие историческую значимость:  крупномасштабные городские мероприятия, избирательные кампании,  коллективные акции, спортивные состязания, выступления творческих коллективов и гостей города, визиты в г.Пыть-Ях известных государственных и общественных деятелей, интересные события и факты из жизни города и горожан, съезды, конференции, собрания; и, конечно же замечательными документальными источниками, являются личные фонды выдающихся людей нашего города, внесших весомый вклад в общественную, культурную и политическую жизнь.  Из наиболее значимых событий запечатлены на фото и сделаны видеосъемки: визита в наш город Епископа Тюменской и Тобольской епархии Димитрия, турецкого имама, депутата Государственной Думы РФ Александра Сарычева, встречи с Губернатором Ханты-Мансийского автономного округа - Югры Натальей Владимировной Комаровой, депутатом Думы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры  Алексеем Андреевым, военным комиссаром Ханты-Мансийского автономного округа - Югры Шишкиным Анатолием Алексеевичем,  режиссером-сценаристом Соловьевым Сергеем Александровичем. Имеются съемки заседаний «круглых столов», координационных советов, совещаний представителей городских органов власти, их встреч с жителями города. Фотографии семьи матроса Коломийцева Алексея, погибшего на подводной лодке «Курск», используются при оформлении Уголка Памяти в средней общеобразовательной школе №4 г.Пыть-Яха, где  учился Алексей.

            Видеосюжеты и фотосъемки о праздничных мероприятиях, выступлениях на городской площади известных артистов - Людмилы Рюминой, Олега Газманова, Любови Успенской, Валерия Сюткина, Геннадия Заволокина, Георгия Жженова, Натальи Крачковской,  о строительных и архитектурных объектах нашего города,  сделаны, кажется, не так давно,   но глядя на них понимаем, как изменился наш город. 

            Особое внимание уделяется документам личного происхождения. На сегодняшний день у нас  созданы коллекции документов: «Почетных граждан – жителей города Пыть-Яха», «Ветеранов труда – жителей города Пыть-Яха», «Отличников просвещения – жителей города Пыть-Яха»,  «Заслуженных работников нефтяной и газовой промышленности», «Депутатов Думы муниципального образования города Пыть-Ях». Но самая впечатляющая, на мой взгляд, коллекция  документов «Ветераны Великой Отечественной войны – жители г.Пыть-Яха». Из 46 описей дел личного происхождения  - 27 описей принадлежат ей. Всего коллекции насчитывают  373 единицы хранения. К сожалению, многие фондообразователи, переезжая в г.Пыть-Ях с Большой земли,  брали с собой только самое необходимое, и конечно же, старые документы,  фотографии,  вещи не входили в этот перечень. И все же есть очень интересные документы: свидетельство бомбардира наблюдателя  8-й роты 4-го Владивостокского полка за 1906 год, свидетельство о браке 1940 года, справка Ленинградской городской эвакуационной комиссии за 1943 год, боевые характеристики 1943-1945гг., грамоты участникам Сталинградского сражения, Днепровской битвы 1945г., рукописная карта боевого пути 114 Гвардейского истребительного противотанкового артиллерийского полка, благодарность командира маме за воспитание дочери – бойца Советской армии, благодарность Верховного Главнокомандующего Маршала Советского Союза Сталина за 1944г. и другие. А главное – это воспоминания,   отражавшие время в котором жили и работали люди, их подлинные мысли и действия.

            Для записи воспоминаний важно было составление предварительных вопросов. Беседа планировалась так, чтобы можно было легко ее скорректировать, если в ходе опроса открывались интересные факты, не входившие в план интервью. И мне приятно отметить, что сегодня специалистами отдела  собраны воспоминания всех Ветеранов Великой Отечественной войны, проживающих на территории г.Пыть-Яха.

            Материально-техническая база нашего отдела для такой работы была очень скромной… Сегодня мы имеем профессиональную цифровую фотокамеру Nikon D3200 с возможностью ведения фото- и видеосъемки, цветной принтер Epson Stylus Photo R300 (планируем его обновление в 2016 году), планетарный сканер ЭларСКАН А2-300с возможностью оцифровки документов формата А2, оснащенный светодиодной системой подсветки, не оказывающей вредного ультрафиолетового и инфракрасного воздействия на оригиналы. Все это в совокупности с Интернет-ресурсами и Интернет-технологиями дает возможность более разнообразно и шире использовать имеющиеся на хранении интересные материалы.

            На основе документов, полученных в результате инициативного документирования, специалистами муниципального архива готовятся тематические выставки, в том числе в виде слайдовых презентаций, посвященные праздничным и юбилейным датам города, округа, проводятся открытые уроки для школьников. Фотоматериалы используются в создании фильмов о становлении города Пыть-Яха и его развитии, при оформлении выставок в школах города, в учреждениях и организациях. На основе наших фотодокументов издаются книги о ветеранах Великой Отечественной войны и к юбилейным датам образования города Пыть-Ях.

            Одним словом, данные документы востребованы, причем интерес к документам личного происхождения с годами только возрастает и архив надеется на новые их поступления.

            Существует феномен «исчезающего прошлого». Сегодня, это кажется известно всем, через год — забываются детали, а через несколько лет трудно вспомнить, что же происходило на самом деле. «Остановить» историю и сформировать полноценный комплекс документов по истории современной  жизни и позволяет инициативное документирование.  А значит,  архив будет постоянно пополняться «живой» историей родного края.

             

  1. Слушали: Председателя Общественного совета при Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Галину Кузьминичну Шагут:  «Хочется отметить, что архивисты автономного округа успешно выполняют поставленные задачи по всем направлениям деятельности. Проводят значимые и яркие мероприятия, приуроченные к знаменательным и памятным датам в истории России и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. Архивная служба Югры и архивы муниципальных архивов автономного округа осуществляют важную государственную задачу по сохранению истории автономного округа. Члены Общественного   совета признают работу Архивной службы Югры в 2015 году удовлетворительной. Поддерживаем предложение Л.Д. Сажаевой о  создании в автономном округе государственного архива по личному составу и внести это предложение в решение коллегии.

 

 

Решили:

 

  1. Признать работу Архивной службы Югры в 2015 году удовлетворительной. Одобрить «Основные направления развития архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2016 год».

 

Службе по делам архивов,

государственному и муниципальным архивам автономного округа:

 

1.  Обеспечить выполнение основных направлений развития архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре и муниципальных образованиях Ханты-Мансийского автономного округа Югры на 2016 год.

2. Продолжить реализацию Закона Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 18.10.2010 № 149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

3. Обеспечить реализацию приказа Минкультуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах власти, органах местного самоуправления и организациях»

4. Продолжить разработку и внедрение в практику работы административных регламентов осуществления государственных функций и предоставления государственных, муниципальных услуг в области архивного дела.

5. Продолжить работу по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и автономного округа путем проведения комплексных и тематических проверок работы архивных органов и учреждений автономного округа, организаций-источников комплектования.

6. Продолжить работу по заключению и реализации соглашений о сотрудничестве по вопросам архивного дела с территориальными органами  федеральных органов государственной власти, федеральными организациями; об информационном взаимодействии со структурными подразделениями Пенсионного фонда Российской Федерации, с МФЦ.

7. Обеспечить неукоснительное соблюдение установленных сроков исполнения запросов и административных процедур, предусмотренных административными регламентами осуществления государственных функций и предоставления государственных, муниципальных услуг в области архивного дела, связанных с исполнением социально-правовых запросов.

8. Активизировать деятельность по комплектованию видеодокументами, документами личного происхождения и документами на цифровых носителях, по направлению «Инициативное документирование».

9. Активизировать работу по приему документов постоянного срока хранения, хранящихся в организациях сверхустановленного срока.

10. Активизировать работу по переводу в электронный вид НСА и особо ценных и наиболее востребованных дел муниципальных архивов.

11. Активизировать работу по направлению «Использование архивных документов» при подготовке и проведении мероприятий, посвященных Году Российского кино в Российской Федерации, Году детства в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре.

12. Инициировать процедуру внесения изменения в закон Ханты-Мансийского автономного округа – Югры  от 7 июня 2005 года № 42-оз «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре», в части приведения норм окружного закона в соответствие с нормативными правовыми актами Российской Федерации.

13. Выйти с предложением обсуждения вопроса о необходимости создания государственного архива по личному составу на заседании Совета глав муниципальных образований при Губернаторе автономного округа и с депутатами окружной Думы. Приступить к формированию пакета документов по созданию государственного архива документов по личному составу в автономном округе.

 

Председатель коллегии                                                                      Л.Д. Сажаева

Секретарь коллегии                                                                          С.Н. Василенко

 

 

 

 

Опубликовано: 20.02.2016 16:48        Обновлено: 20.02.2016 16:49