Размер:
Цвет:

Протокол расширенного заседания Коллегии в режиме видеоконференцсвязи № 2 от 23 октября 2016 года

СЛУЖБА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА – ЮГРЫ

(Архивная служба Югры)


ПРОТОКОЛ

РАСШИРЕННОГО ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ

в режиме видеоконференцсвязи

г. Ханты-Мансийск


« 23 » ноября 2016 г.                                                                                                           № 2


Председатель - Сажаева Л.Д.

Заместитель председателя - Захарова Н.А.

Секретарь       - Василенко С.Н.


Присутствовали: члены коллегии, начальники архивных отделов и архивных служб администраций муниципальных образований автономного округа, сотрудники казённого учреждения «Государственный архив Югры».

Приглашенные: члены Общественного совета при Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее - Служба) Галина Самсоновна Костина, Галина Кузьминична Шагут, Решетникова Раиса Германовна.


Повестка дня:

  1. О некоторых аспектах деятельности архивных учреждений по оказанию государственных и муниципальных услуг: тенденции, проблемы, задачи.

Консультант отдела контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Архивной службы Югры

Л.В. Набокова

Содокладчики:

1.1.Практика предоставления удаленного доступа к архивным документам, справочно-поисковым средствам к ним в Государственном архиве Югры.

Директор казенного учреждения «Государственный архив Югры»

Н.Д. Судакова

1.2.Организация предоставления муниципальных услуг через единый портал Государственных услуг в архивном отделе администрации г.Нижневартовска.

Начальник архивного

отдела администрации

г. Нижневартовска

Т.В. Халиуллина

2. О реализации и перспективах развития проекта «Электронный архив Югры».

Главный специалист отдела контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учёта архивных документов Архивной службы Югры С.Н. Комиссаров

3.Итоги паспортизации ведомственных архивов – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа.

Начальник отдела контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учёта архивных документов Архивной службы Югры Ю.В. Дружинина

Содокладчики:

    3.1. Проблемы проведения паспортизации в организациях – источниках комплектования районных архивов.

Начальник архивного отдела администрации

Ханты-Мансийского района                       

З.А. Кобзева

    3.2. Использование информационных технологий при проведении паспортизации организаций – источников комплектования в архивном отделе управления делами Администрации города Нягани.

Начальник архивного отдела управления делами администрации

г. Нягани                  

Н.В. Павленко

    4. О выполнении Плана по реализации Коммюнике ЮНЕСКО.

Консультант отдела контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг

Архивной службы Югры О.А.Спиридонова

Содокладчики:

    4.1. Организация выявления и прием на государственное хранение в КУ ГАЮ документов ученых, исследователей обско-угорских народов в 2015-2016 гг.

Архивист казенного учреждения «Государственный архив Югры» О.А.Тальнишных

     4.2. О проведении работы в архивном отделе администрации Октябрьского района   по использованию  документов  исследователей обско-угорских народов.

Заведующий архивным отделом администрации Октябрьского района О.И. Мазурина

Расширенное заседание коллегии открыла приветственным обращением к участникам председатель коллегии Архивной службы Югры, руководитель Службы Людмила Дмитриевна Сажаева. В обращении она отметила:

«Одной из целей Административной реформы в Российской Федерации, проведенной в 2006-2010 гг., являлось повышение качества и доступности государственных услуг. Важным для реализации этой цели стало принятие Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

В соответствии с Концепцией Административной реформы созданы ключевые элементы инфраструктуры электронного правительства:

- федеральная государственная информационная система «Единый портал государственных и муниципальных услуг»,

- федеральная государственная информационная система «Сводный реестр государственных и муниципальных услуг»,

- информационная система удостоверяющих центров.

Обеспечено наполнение официальных сайтов органов государственной власти информацией о порядке предоставления государственных услуг.

На федеральном уровне сформирован и поддерживается в актуальном состоянии перечень государственных услуг.

Субъекты Российской Федерации и муниципальные образования также проводят работу по формированию и ведению перечней предоставляемых государственных и муниципальных услуг.

Административная реформа в Российской Федерации еще далека до завершения. Это в полной мере относится к предоставлению государственных, муниципальных услуг в архивной сфере.

Сегодня нам предстоит обсудить, что сделано архивами Югры для повышения качества предоставления государственных, муниципальных услуг, что предстоит сделать, реализация каких задач обеспечит формирование качественно новой системы взаимоотношений граждан и государства».

  1. Слушали: доклад консультанта отдела контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Архивной службы Югры Л.В. Набоковой «О некоторых аспектах деятельности архивных учреждений по оказанию государственных и муниципальных услуг: тенденции, проблемы, задачи».

В государственном и муниципальных архивах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры осуществляется деятельность, соответствующая требованиям федерального законодательства, действующей нормативной правовой базы, позволяющая существенно расширить доступ пользователей к архивным информационным ресурсам.

В Ханты-Мансийском автономном округе доля услуг по исполнению запросов и по обеспечению доступа к архивным документам в читальных залах составляет 77 %. Количество оказываемых каждым архивом Югры услуг составляет от одной до трех.

Нормативной базой оказания государственных и муниципальных услуг являются административные регламенты, утверждённые в установленном порядке.

В 2015 г. Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры был разработан и согласован Департаментом экономического развития Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Управлением государственной регистрации нормативно-правовых актов Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры Модельный акт «Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов». В муниципальных архивах Югры действует 31 административный регламент, в том числе 22 регламента соответствуют Модельному акту.

На текущий момент Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры разрабатывается типовая Технологическая схема предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов».

В настоящее время услуги в области архивного дела формально не подпадают под действие Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», так как имеется письмо Минэкономразвития России от 30 августа 2011 г. № ДО9-1927 об исключении Росархива из Информационной системы контроля выполнения мероприятий по переходу на межведомственное и межуровневое взаимодействие при предоставлении государственных и муниципальных услуг. Это создает для архивов максимально щадящие условия по переводу государственных и муниципальных услуг в электронный вид.

Однако это ограничение временное, так как положения Федерального закона № 210-ФЗ определяют деятельность архивных учреждений по предоставлению государственных (муниципальных) услуг. Следовательно, уже сейчас архивам необходимо стремиться к полноценному использованию всех механизмов, предусмотренных данным законом:

- по взаимодействию с многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ),

- по использованию систем межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ),

- по предоставлению услуг в электронной форме и др.

В последние годы в архивах России заметен рост объемов запросов, при этом уменьшились показатели исполнения социально правовых запросов в установленный законодательством срок и показатели исполнения социально правовых запросов с положительным результатом.

В Ханты-Мансийском округе в 2015 г. архивами исполнено 83572 социально-правовых запроса, это на 27% выше показателя 2011 г.

Процент исполнения муниципальными архивами Югры социально-правовых запросов в установленный законодательством срок, составил в 2015 г. 93,4.

Процент исполнения социально-правовых запросов в установленный законодательством месячный срок в КУ «Государственный архив Югры» в 2015 г. составил 50,9%.

Уменьшился в 2015 г. по сравнению с 2011 г. процент исполнения социально-правовых запросов с положительным результатом муниципальными архивами Югры более чем на 12.

Основным фактором выдачи отрицательных ответов на запросы является отсутствие на хранении в архивах документов ликвидированных организаций, не сдавших архивные дела, а так же передача дел на хранение не полным комплексом.

Исполнение социально-правовых запросов с положительным результатом в КУ «Государственный архив Югры» в 2015 г. составило 50,9%.

Поступление тематических запросов в архивы Югры в 2015 г. уменьшилось по сравнению с 2011 г. почти вдвое.

Дальнейшее повышение качества и доступности государственных и муниципальных услуг государство ныне связывает с их переводом в электронный вид.

Согласно Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (п. 3 ст. 26), запросы пользователей могут приниматься в электронном виде, в том числе посредством Интернета.

Все архивы Югры сегодня принимают в электронном виде социально-правовые и тематические запросы. В 2014 г. в архивные учреждения Югры поступило 5410 запросов в электронном виде, в 2015 г. – 6948 запросов (без учета показателя архивов г. Лянтора, г. Мегиона, Нефтеюганского района), это составляет соответственно 7% и 8% от количества поступивших запросов.

В Югре запросы в электронном виде поступают преимущественно по электронной почте. Посредством Единого портала государственных услуг (ЕГПУ) или регионального портала государственных и муниципальных услуг запросы принимают 13 архивов. Через официальные сайты архивных учреждений поступление запросов осуществляется в 2 архивах (КУ «Государственный архив Югры», архив г. Пыть-Яха), через официальные сайты органов местного самоуправления – поступление запросов возможно в 22 муниципальных архивах. Кроме того, запросы в электронном виде принимаются 22 архивами Югры по защищенным каналам связи (Vip Net) с территориальными отделениями Пенсионного фонда России (далее – ПФР). Очевидно, что количество запросов, поступающих в электронном виде, будет нарастать.                

Соглашение об информационном взаимодействии между Отделением ПФР по Югре и Службой по делам архивов автономного округа было заключено 20.04.2011 №76/27, соответствующие соглашения заключены органами местного самоуправления с территориальными отделениями ПФР. Соглашения закрепляют порядок электронного взаимодействия сторон. Внедрение практики электронного взаимодействия оптимизирует процедуру формирования пакета необходимых документов, сокращает поток посетителей, обращающихся в архивы лично.  

В процессе сотрудничества территориальных отделений ПФР с архивами имелись проблемы, в большей части на первом этапе после заключения соответствующих Соглашений: дублирование запросов со стороны граждан и ПФР; предоставление недостаточных для проведения архивного поиска сведений; запрос явно избыточной информации, получение которой требует дополнительных трудозатрат и др. Часть этих проблем решена, часть проблем можно решить посредством принятия дополнительных регламентов взаимодействия, порядков обмена документами с приложением форм запросов и определения требований по их заполнению, проведения совещаний и повышения квалификации.

Важная роль в повышении качества предоставления государственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела принадлежит взаимодействию с многофункциональными центрами. Эта практика удобна для пользователей, существенно сокращает время на обработку запросов работниками архивов, и ее необходимо продолжать. В Югре взаимодействуют с МФЦ 18 муниципальных архивов, из них 17 архивов продолжают принимать запросы в ходе личного приема. Сотрудничество архивных учреждений с МФЦ осложняется рядом факторов, в числе которых: отсутствие электронного взаимодействия между МФЦ и архивами, а также взаимодействия между МФЦ разных субъектов Российской Федерации; недостаточная квалификация работников МФЦ, что приводит к росту непрофильных запросов, некорректному заполнению форм запросов; непроработанность вопроса об ответах на непрофильные запросы, отсутствие механизма направления непрофильных запросов на исполнение в другие архивы.

В целях изучения качества исполнения социально-правовых запросов запланировано провести в 2017 г. в архивах Югры мониторинг услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов».

Федеральный закон № 210-ФЗ (п. 5 ст. 4) требует обеспечения доступности предоставления государственных и муниципальных услуг лицам с ограниченными возможностями. Специальные условия для приема таких лиц созданы в 12 архивных учреждениях Югры: оборудованы пандусы, лифт, кнопки для вызова специалистов. В 11 архивных учреждениях Югры условия не обеспечены. Задача предоставить возможность перехода с официальных сайтов на версию сайта для слабовидящих граждан в архивах Югры, органах местного самоуправления Югры выполнена практически в полном объеме.

Архивные учреждения Югры довольно широко представлены в сети Интернет. На сайтах архивов, органов местного самоуправления размещены административные регламенты предоставления услуг, технологические схемы предоставления услуг, порядок работы по организации исполнения запросов, контактные данные, график работы, формы и образцы заявлений. На официальных сайтах Службы по делам архивов автономного округа, органов местного самоуправления, официальном сайте КУ «Государственный архив Югры» в разделах «Интернет-приемная», «Обращения граждан» размещена интерактивная форма запроса, применимая для запроса по любой теме, заполнив которую можно обратиться в орган местного самоуправления, архив, в Управление по работе с обращениями граждан Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

На официальном и тематическом сайтах Службы по делам архивов автономного округа размещен «Краткий справочник по фондам архивов Югры». Соответствующие извлечения из «Краткого справочника по фондам архивов Югры», списки ликвидированных организаций, документы по личному составу которых поступили на хранение в данный архив, представлены на сайтах архивов, сайтах органов местного самоуправления. Эта информация требует систематической актуализации с соблюдением определенной периодичности.

Росархив и Справочно-информационный центр федеральных архивов приступили к созданию Общероссийской справочно-информационной системы «База данных по местам хранения документов по личному составу». Эта система должна включать информацию о документах, хранящихся в государственных, муниципальных и ведомственных архивах Российской Федерации.

Новые задачи встали перед российскими архивами в организации доступа к архивным документам, их копиям и справочно-поисковым средствам к ним. Ряд норм «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах», изданного в 2013 г., признан недействующими несколькими судебными решениями.

В соответствии с решением Верховного суда Российской Федерации от 28.03.2016 № АКПИ16-23 пользователи читальных залов имеют право применять собственные технические средства для копирования архивных документов. Это ставит перед архивистами ряд вопросов, которые необходимо решить. Основные из них – обеспечение сохранности документов при самостоятельном копировании их пользователями, а также организация самостоятельного копирования таким образом, чтобы оно не ухудшило качество предоставления услуги по использованию архивных документов.

В целях обеспечении сохранности архивных документов следует постепенно отказываться от ксерокопирования документов, переходя к их однократному сканированию и пополнению, тем самым, электронного фонда пользования архивов.

В читальных залах федеральных, региональных и муниципальных архивов наблюдается увеличение количества посещений пользователями архивной информации на 18% в 2015 г. по сравнению с 2011 г. За эти же годы количество рабочих мест для посетителей увеличилось на 13 %, автоматизированных рабочих мест – почти в 2,5 раза. Число сотрудников в читальных залах архивов возросло на 11 %. Тем не менее, потребность в увеличении количества рабочих мест в читальных залах по-прежнему ощущают многие архивные учреждения России (6 федеральных архивов и архивные учреждения половины субъектов Российской Федерации).

В Ханты-Мансийском автономном округе за период с 2011 г. по 2015 г. количество посещений пользователями архивной информации не изменилось (в 2011 г. насчитывалось 574 посещения, в 2015 г. 575 посещений). Количество рабочих мест для посетителей увеличилось с 90 мест до 96 (на 6 мест), автоматизированных рабочих мест – с 8 мест до 14 (на 6 мест), число сотрудников в читальных залах не увеличилось и равно 13. Отметили недостаток рабочих мест в читальных залах 15 архивов, автоматизированных рабочих мест – 18 архивов. Нет недостатка рабочих мест в читальных залах в 5 архивах. Отсутствовал читальный зал в 2011 г. в 13 архивах, в 2015 г. - в 11 архивах.

При такой статистике по читальным залам архивов Югры в еще большей степени перспективным направлением совершенствования доступа к архивным документам является удаленный доступ пользователей к ресурсам архивов, в том числе через создание виртуальных читальных залов. Проекты «Электронный читальный зал» реализуются или уже реализованы в 19 субъектах Российской Федерации, в их числе – Ханты-Мансийский автономный округ – Югра. Однако в этих читальных залах по-разному представлены возможности для пользователей, ни в одном из них нет комплексного набора услуг традиционного читального зала.

Все 23 архива Югры имеют возможность организовать работу виртуального читального зала, используя Автоматизированную информационную систему «Электронный архив Югры». Указанная система введена в промышленную эксплуатацию 1 марта 2013 г. Пользователю открыт бесплатный доступ к научно-справочному аппарату 23 архивов Югры (к списку фондов, описям дел), у пользователя имеется возможность дистанционного заказа дел в части заголовков дел, влитых в информационную систему (оцифрованных и проиндексированных заголовков дел описей) для работы с ними в удаленном доступе.

В 4 архивах Югры (в КУ «Государственный архив Югры», муниципальных архивах                 г. Нижневартовска, Березовского, Кондинского районов) пользователь может заказать копию документа, получить копию документа в электронном виде либо в традиционном виде почтовым отправлением, а также заказать сканирование дела, отсутствующего в электронном читальном зале.

АИС «Электронный архив Югры» интегрирована с Единой системой идентификации и авторизации (ЕСИА).

Из 4 архивов, располагающих оцифрованными и проиндексированными делами, практика предоставления архивных документов в удаленном доступе сложилась к настоящему моменту в КУ «Государственный архив Югры». Этой мерой реализован перевод в электронный вид государственной услуги по предоставлению архивных документов в читальном зале архива.

Доступ к информационным ресурсам архивов, представленным в сети Интернет, обеспечивается в читальных залах 6 архивов (в КУ «Государственный архив Югры», в муниципальных архивах городов Нефтеюганска, Нижневартовска, Нягани, Сургута, и Кондинского района), в 17 архивах – не предоставляется.

По состоянию на 01.01.2016 г. в архивах Югры количество описей равнялось 6205, из них оцифровано 5628, то есть 90,7 %. Представлено в электронном виде в читальных залах – 2732 описи, представлено в сети Интернет 4076 описей.

За 2014-2015 гг. в информационно-поисковой системе зафиксировано 8870 посещений, учет раздельного подсчета обращений по исполнению запросов, предоставлению доступа к архивным документам в системе не предусмотрен.

Автоматизированная информационная система «Электронный архив Югры» предоставляет возможность осуществлять учет обращений граждан. В настоящее время эта функция не востребована ни одним архивом, так как регистрация запросов выполняется в программном комплексе «Учет обращений граждан».

Муниципальными архивами были обозначены следующие проблемы, возникающие при предоставлении муниципальных услуг в электронном виде: недостаточное финансирование, отсутствие технических средств и нехватка специалистов, отсутствие методической базы по применению программных комплексов в рамках оказания услуг в электронном виде, недостаточный уровень квалификации специалистов.

Для совершенствования дальнейшей работы по предоставлению муниципальных услуг в сфере архивного дела в электронном виде необходимо в первую очередь обеспечить технические условия, повышать квалификацию специалистов, организовывать информационное взаимодействие.

В работе по совершенствованию оказания государственных и муниципальных услуг архивными учреждениями помогут новые редакции правил работы государственных и муниципальных архивов, правил работы читальных залов архивов, новый базовый (отраслевой) перечень услуг и работ в сфере «Архивное дело», которые в скором времени должны быть изданы. Будем ждать дополненных «Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера» (в части работы с запросами в электронном виде), а также «Методических рекомендаций по исполнению тематических и генеалогических запросов», «Методических рекомендаций по маркетингу в сфере архивного дела», целесообразность издания которых признана Росархивом.

1.1.      Слушали: выступление директора казенного учреждения «Государственный архив Югры» Н.Д. Судаковой «Практика предоставления удаленного доступа к архивным документам, справочно-поисковым средствам к ним в Государственном архиве Югры».

Указом Президента РФ от 22.06. 2016 г. №293 «Вопросы Федерального архивного агентства», Росархив был наделен полномочиями по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию. Утверждение самостоятельного базового (отраслевого) перечня государственных (муниципальных) услуг и работ в сфере «Архивное дело и делопроизводство» и внесение изменений в Перечень видов деятельности, по которым федеральные органы исполнительной власти формируют базовые перечни, направлено Росархивом 01.09.2016 г. в Минфин России и в ближайшем будущем мы увидим наш отраслевой Перечень государственных (муниципальных) услуг и работ.

В настоящее время при имеющихся различиях в существующих перечнях государственных (муниципальных) услуг, почти во всех из них непременно присутствуют две:

-оказание информационных услуг на основе архивных документов;

-обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним.

Более детально хочу остановиться на услуге «Обеспечение удаленного доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним».

Следует напомнить, что на федеральном уровне доступ к архивным документам (их копиям) регламентируется №125-ФЗ, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук (2007 г.) и Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах (2013 г.), разработанном взамен Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской федерации (1998 г.) с учетом современных инновационных методов работы архивных учреждений.

Что касается вопроса по «обеспечению удаленного доступа» к архивным документам, учреждению пришлось провести следующую подготовительную работу, для того чтобы данная услуга предоставлялась пользователям качественно и было выполнено условие равного доступа к архивной информации всем пользователям:

-создание официального сайта учреждения, как инструмента с помощью которого пользователь взаимодействует с учреждением и самостоятельно или со специалистом архива получает искомую архивную информацию;

-создание электронных баз данных – справочно-поисковых систем, которые помогают пользователю найти и максимально быстро отобрать ту информацию, которая необходима по теме;

- создание электронного фонда пользования документов КУ «Государственный архив Югры»;

- оказание методической помощи пользователям по вопросам регистрации и работы в АИС «Элар».

Официальный сайт казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа-Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа-Югры» - это творческая работа специалистов нашего учреждения (далее Архив),   сайт был создан в апреле 2012 года, но работа по его усовершенствованию ведется постоянно. Для подготовки технического задания сайта специалистами Архива ставилась задача создать такой сайт, который поможет качественно выполнить государственную услугу «Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно поисковым средствам к ним», предоставляемой удаленно. Был изучен и учитывался различный опыт работы с пользователями в Интернете. Поэтому техническим заданием были учтены следующие условия:

•        предоставление гражданам достоверной и оперативной социально-значимой информации об оказываемых государственных услугах и сферах деятельности учреждения;

•        обеспечение эффективного двухстороннего взаимодействия между гражданами и казенным учреждением «Государственный архив Югры»;

•        обеспечение доступа широкого круга пользователей к научно-справочному аппарату Архива и к электронному архиву учреждения (АИС ЭЛАР).

В настоящее время работа сайта дает возможность:

1.             В целях защиты социальных гарантий граждан Российской Федерации, на сайте учреждения в разделе «Научно-справочный аппарат» размещена информация «Список фондов КУ «Государственный архив Югры», содержащих дела (документы) по личному составу», которая включает крайние периоды документов, а также переименования организации за весь период ее существования. Прием заявлений граждан на предоставление государственной услуги «Оказание информационных услуг по социально-правовым запросам граждан» производится   в электронном виде через официальный сайт Архива. Чтобы подать запрос не обязательно ехать в Архив лично или отправлять его по почте, достаточно заполнить необходимую форму, размещенную под кнопкой «Обращение в архив» на главной странице сайта.

Год

2014

2015

2016

(9 месяцев)

Количество запросов, принятых в электронном виде

86

189

183

2. Основная деятельность Архива по представлению архивной информации для исследований теперь неразрывно связана с работой официального сайта.

По традиции между архивами и исследователями существуют особые отношения, связанные с уникальностью архивных материалов. Архивные материалы, как правило, неповторимы в своем роде – если одну и ту же книгу можно найти в нескольких библиотеках, то архивными документами, как первоисточником, можно воспользоваться только в определенном Архиве.

Доступ к архивной информации зависит от использования специальных инструментов – научно-справочного аппарата (НСА), не имея доступа к нему, тяжело найти интересующую информацию. Это накладывает определенный отпечаток на способ взаимодействия архивов со своими пользователями. НСА Архива – каталог фондов Государственного архива Югры и краткий справочник по ним, Список фондов Архива, ЭБД «Награждены за труд в годы Великой Отечественной войны», благодаря официальному сайту, стали доступны в сети Интернет, что позволяет более широкому кругу исследователей определить наличие в архиве документов по интересующей их теме.

3.Сейчас наиболее перспективным направлением работы архивов с пользователями считается обеспечение доступа к оцифрованным образам архивных документов и средствам их поиска через Интернет. Для исследователей в этом направлении на сайте Государственного архива Югры размещена ссылка на введенную в эксплуатацию Службой по делам архивов ХМАО-Югры информационную систему «Электронный архив Ханты-Мансийского автономного округа-Югры» (АИС Элар).

Система позволяет не только ознакомиться с путеводителями по всем фондам Государственного архива Югры, описями этих фондов, но и с электронными образами архивных документов, количество которых ежегодно пополняется. Также, АИС Элар расширяет возможности поиска необходимой информации по ключевым словам. Исследователь имеет возможность в короткий временной период выбрать архивные документы, необходимые для работы, на уровне единиц хранения. И чем больше электронных образов документов будет в АИС Элар, тем больший объем информации появляется у пользователя для исследования. Для решения этой проблемы учреждение продолжает работу по созданию электронного фонда пользования (ЭФП) архивных документов с последующим импортом образов в АИС Элар. На 01.01.2016 года в Архиве оцифровано и импортировано в АИС ЭЛАР 20% фондов, что включает около 18 тыс. ед.хр.

АИС «Электронный архив» расширяет информационный потенциал Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, предоставляет исследователям доступ к электронным образам ретроспективной информации, не посещая читальный зал Архива. Предоставление удаленного доступа к архивной информации дало возможность, особенно маломобильным группам населения, пользователям с ограниченными возможностями, работать с архивными документами не выходя из дома.

Год

2014

2015

2016

Количество заказов требований архивных документов через АИС Элар




3. Ценнейшая архивная информация может быть интересна людям в целях саморазвития, удовлетворения интереса к истории, однако не все люди ради этих целей готовы обращаться в архив и просматривать сотни архивных дел.

Если традиционными пользователями были специалисты, знакомые с особенностями использования архивных документов, то создание архивных сайтов и размещение на нем ретроспективных материалов увеличило аудиторию пользователей.

Официальный сайт КУ «Государственный архив Югры» служит источником информации для таких пользователей, предоставляя в режиме онлайн готовые материалы по истории Югры, основанные на архивных документах.

Уникальную информацию посетители, интересующиеся историей края, могут найти в публикациях по архивным документам в разделе «Деятельность». Ознакомиться с событиями прошлого позволяет раздел «Югорский калейдоскоп событий», размещенный в верхнем меню сайта. А на текущие даты информация из этого раздела дублируется на главной странице в правой части портала, благодаря чему посетители сайта могут быть всегда в курсе памятных и знаменательных дат Ханты-Мансийского автономного округа-Югры.

Особое внимание в своей работе Государственный архив уделяет подбору материалов по истории развития округа для использования на уроках истории в школах. Для этого на главной странице сайта размещена кнопка «Архив школе». В настоящее время в Государственном архиве Югры ведется большая работа с детьми и молодежью историко-просветительной и патриотической направленности: проводятся различные мероприятия, семинары, уроки-практикумы, обзорные и тематические экскурсии для школьников города. Использование архивных документов в школьном преподавании исторических дисциплин приобретает все большее значение. Подлинные документы повышают интерес школьников к историческому событию, личности и предмету в целом. По мере накопления опыта в работе Архива со школами, на официальном сайте КУ «Государственный архив Югры» размещаются творческие работы учащихся, исследовательские работы историков-архивистов, которые могут быть использованы в учебном процессе.

Год

2014

2015

2016

(9 мес.)

Количество посетителей официального сайта КУ «Государственный архив Югры»

11062

13412

13421

В зависимости от проводимых мероприятий навигационные кнопки официального сайта и их наполнение ежегодно по мере необходимости меняются, статичной оставлена только кнопка «Виртуальные выставки», которая дублирует одноименный пункт меню в разделе «Деятельность». Размещение ссылки на виртуальные выставки Архива на главной странице сайта обеспечивает более быстрый переход к ним, а также направлено на привлечение к ним большего количества пользователей. Виртуальные выставки посвящены определенной теме, и в силу своих расширенных возможностей публикации архивных документов представляют наибольший интерес, делая знакомство с историей округа и фондами Архива наиболее увлекательными.

Если экспонирование традиционных выставок архивных документов ограничены временем и географически, то виртуальные выставки могут быть расположены на сайте на протяжении многих лет, тем самым увеличивая количество обращений к ним пользователей. Поэтому, в последние годы Интернет-выставкам стали уделять значительное внимание.

Интернет-использование архивных документов – это возможность более качественного доведения информационного массива, содержащегося в архиве, до пользователей, а использование мультимедийных технологий делают архивные документы более насыщенными и эмоциональными для восприятия.

Размещение ретроспективных материалов на архивных сайтах становится наиболее перспективным способом доведения архивной информации до ее потребителей.

Печатные издания по документам архива, архивные справочники ограничены тиражом и со временем становятся библиографической редкостью, расширить возможности доступа к ним пользователей возможно, благодаря публикации их на архивных сайтах.

Сейчас, Государственным архивом Югры реализуется проект «История исчезнувших деревень Ханты-Мансийского района», итогом работы которого станет издание одноименной книги. Дефицит денежных средств на издание книги предполагает малый тираж, из-за чего обеспечить широкий доступ к изданию пользователей будет невозможно. Поэтому, в перспективе планируется размещение данного издания в электронном формате на официальном сайте Государственного архива Югры под кнопкой «Электронные издания».

Таким образом, созданные на основе документов электронные публикации, виртуальные выставки, размещенные на веб-сайте архива, являются готовыми информационными историческими материалами, доступными, в отличие от традиционных способов использования документов, не имеют временных ограничений и доступны более широкой аудитории пользователей.

1.2.            Слушали: выступление начальника архивного отдела администрации                                  г. Нижневартовска Т.В. Халиуллину «Организация предоставления муниципальных услуг через Единый портал Государственных услуг в архивном отделе администрации г.Нижневартовска».

Всего архивный отдел администрации города предоставляет три муниципальные услуги "Предоставление архивных документов пользователям в рабочем помещении архивного отдела администрации города Нижневартовска», "Прием на муниципальное хранение документов от физических и юридических лиц, не являющихся источниками комплектования архивного отдела администрации города Нижневартовска", "Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов".

В федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)"   и в региональной информационной системе Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" (далее - региональный портал) размещена и регулярно обновляется информация по вопросам предоставления всех муниципальных услуг. Ввод (и редактирование) отражаемых на порталах сведений о предоставляемых отделом муниципальных услугах в информационную систему "Региональный реестр государственных и муниципальных функций (услуг)" возлагается на начальника отдела.

Прием и организация исполнения запросов, поступающих через Портал государственных и муниципальных услуг (ГМУ), направление заявителям уведомлений о ходе и результатах рассмотрения запросов через информационную систему исполнения регламентов (СИР) осуществляется начальником отдела. Все имеющиеся в отделе компьютеры (в двух зданиях) объединены в локальную сеть. Запросы, поступающие через портал ГМУ, выкладываются в электронном виде в соответствующую сетевую папку, после чего регистрируются и исполняются в обычном порядке.

Посредством Порталов государственных и муниципальных услуг в 2014 году поступило 16 запросов, из них исполнено с положительным результатом – 9, в 2015 году поступило 11 запросов, с положительным результатом исполнено 6.

Значительное увеличение количества таких запросов произошло в 2016 году - с начала 2016 года уже поступило 29 запросов, из которых с положительным результатом исполнено 11.

Через порталы осуществляется обратная связь с заявителем:

- направляются уведомления о получении запроса и принятии к исполнению;

- в случае поступления непрофильного запроса заявителю направляется уведомление о перенаправлении запроса для исполнения по принадлежности с приложением электронного образа сопроводительного письма;

- при отсутствии документов на хранении и информации об их местонахождении заявителю направляется уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Архивные справки, выписки и копии отправляются заказными письмами, об исполнении запроса и дате отправки, а также о номере заказного почтового отправления заявитель также уведомляется через Портал ГМУ.

РЕШЕНИЕ 1:

1.1.Признать работу по предоставлению государственных и муниципальных услуг казенным учреждением Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», муниципальными архивами Ханты-Мансийского автономного округа – Югры удовлетворительной.

1.2.Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры:

1.2.1.      Поддерживать в актуальном состоянии нормативную правовую базу в сфере архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре по предоставлению государственных, муниципальных услуг.

1.2.2.      Разработать типовую Технологическую схему предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов».

1.2.3.      Разработать методическое письмо по формированию архивами Югры сведений для Общероссийской справочно-информационной системы «База данных по местам хранения документов по личному составу».

1.2.4.      Разработать анкету оценки качества и доступа услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов».

1.2.5.      Провести проверку организации исполнения запросов в КУ «Государственный архив Югры».

1.3.Государственному и муниципальным архивам Ханты-Мансийского автономного округа – Югры:

1.3.1.      Поддерживать в актуальном состоянии административные регламенты предоставления государственных и муниципальных услуг, технологические схемы предоставления государственных и муниципальных услуг.

1.3.2.      Продолжить работу, направленную на повышение качества и расширение доступности предоставления государственных и муниципальных услуг.

1.3.3.      Приступить к формированию «Базы данных по местам хранения документов по личному составу».

1.3.4.      Продолжить информационное взаимодействие с территориальными отделениями Пенсионного фонда России по Ханты-Мансийскому автономному округу - Югре, с многофункциональными центрами.

1.3.5.      Осуществить мониторинг качества оказания государственной, муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов».

1.3.6.      Активнее осваивать, использовать возможности, созданные Автоматизированной информационной системой «Электронный архив Югры», для повышения качества оказания государственных, муниципальных услуг.

1.4.Контроль за выполнением настоящего решения возложить на заместителя руководителя Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Н.А. Захарову.

2.Слушали: доклад главного специалиста отдела контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учёта архивных документов С.Н. Комиссарова «О реализации и перспективах развития проекта «Электронный архив Югры».

Казённым учреждением «Государственный архив Югры» и муниципальными архивами Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее - архивы) проводится определенная работа по внедрению информационных технологий в деятельность архивов, создание электронных информационных ресурсов и предоставление их в электронной среде (в том числе Интернет).

В связи с ежегодно увеличивающимся потоком обращений за архивной информацией со стороны физических и юридических лиц, Архивной службой Югры в 2009 году было принято решение о создании в рамках мероприятий ведомственной целевой программы «Документальное наследие Югры» комплексной отраслевой информационной системы, которая позволила:

автоматизировать деятельность Службы, государственного и 22 муниципальных архивов объединив их информационные ресурсы в единое информационное и телекоммуникационное пространство;

повысить сохранность архивных документов за счет изъятия из оборота подлинников документов и предоставления пользователям их электронных копий;

повысить доступность архивной информации для юридических и физических лиц посредством размещения автоматизированного научно-справочного аппарата и электронных копий архивных документов в сети Интернет.

В декабре 2012 года на Совете по развитию Информационного общества при Губернаторе Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Государственная информационная система «Электронный архив Югры» получила положительную оценку членов Совета, и было принято решение о запуске Системы с 1 марта 2013 г. в промышленную эксплуатацию, а в 2015 году проект «Электронный архив Югры» одобрен Проектным комитетом под председательством Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и принято решение о его дальнейшем развитии, но уже через единую систему методов проектного управления, в числе пилотных проектов.

Силами и техническими средствами архивов и сторонних компаний на территории государственного и муниципальных архивов проведено сканирование и индексирование архивных документов и научно-справочного аппарата, при этом обеспечена возможность перевода как расшитых, так и нерасшиваемых документов формата от А5 до А2 в электронные файлы формата JPEG с разрешением 300 dpi как в сером, так и в цветном режимах.

Во исполнение Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации государственным и муниципальными архивами планомерно ведется работа по оцифровке архивных документов. Доля архивных фондов Государственного архива Югры, переведенных в электронный вид, от общего количества архивных фондов на 1 января 2016 г. составила 20 %.

Все активнее к проведению оцифровки архивных документов подключаются муниципальные архивы. Конечно, для значительного роста этого показателя не хватает кадровых и технических ресурсов в муниципальных архивах.

В настоящее время в электронный вид переведено и проиндексировано 98% научно-справочного аппарата государственного и 22 муниципальных архивов автономного округа – это 7 154 описи, что составляет более 150 тыс. листов и проиндексировано более 600 тыс. заголовков дел. Цифровой контент Системы – это более 26 тысяч особо ценных и наиболее востребованных дел архивов и порядка 2 млн. электронных образов. В рамках программных мероприятий в федеральных и региональных архивах было приобретено около 1,5 тысяч электронных копий документов по истории Югры раннего периода, которые также были загружены в Систему «Электронный архив Югры».

В 2016 году проведены работы по модернизации системы в части интеграции ее с ЕСИА. Использование ЕСИА обеспечит возможность санкционированного доступа к информации пользователям Системы, как при входе непосредственно в Электронный архив Югры, так и при входе в Систему из личного кабинета Единого портала госуслуг.

В дальнейшем планируется провести интеграцию с порталом госуслуг, обеспечив тем самым двустороннюю синхронизацию программных средств Системы и Единого портала государственных услуг.

С момента начала промышленной эксплуатации к Электронному архиву Югры обратилось около 13 тыс. пользователей.

Вместе с тем, несмотря на реализуемые мероприятия, нехватка штатной численности не способствует динамичным темпам оцифровки архивных документов (формирование цифрового контента), уровень подготовки кадров для работы в архивах по использованию современных информационных технологий остается низким.

РЕШЕНИЕ 2:

2.1. Признать работу Архивной службы Югры по информатизации архивной отрасли удовлетворительной.

2.2. Архивной службе Югры:

                 2.2.1. продолжить проведение работ по модернизации Государственной информационной системы «Электронный архив Югры» в части создания Единого электронного читального зала архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

                 2.2.2.провести интеграцию Государственной информационной системы «Электронный архив Югры» с Единым и региональным порталами государственных и муниципальных услуг;

                 2.2.3. внести предложение в Департамент культуры Ханты-Мансийского автономного округа – Югры об изменении государственной программы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Развитие культуры и туризма в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре» в части целевого показателя «Доля архивных фондов, включая аудио и видео, переведенных в электронную форму, от общего объема фондов, хранящихся в архивах (%)»;

                 2.2.4.оказывать консультативно-методическую помощь архивам по вопросам использования Государственной информационной системы «Электронный архив Югры» и проведения оцифровки особо ценных и наиболее востребованных документов.

2.3.            Казённому учреждению «Государственный архив Югры» и муниципальным архивам Ханты-Мансийского автономного округа – Югры:

2.3.1.          продолжить работу по оцифровке научно-справочного аппарата и архивных документов;

2.3.2.          ежеквартально в срок до 15 числа следующего за отчетным месяцем предоставлять в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры оцифрованные массивы для их дальнейшей загрузки в Государственную информационную систему «Электронный архив Югры»;

2.3.3.          При проведении работ по оцифровке документов уделять внимание документам, особо ценным и наиболее востребованным, а также имеющим неудовлетворительное физическое состояние;

2.3.4.          При проведении работ по оцифровке руководствоваться требованиями Методических рекомендаций по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом (Ю.Ю. Юмашева. – М.: ВНИИДАД, 2012)

2.4.       Контроль за выполнением настоящего решения возложить на заместителя руководителя Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Т.В. Туркулайнен.

3. Слушали: Начальника отдела контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации   и государственного учета архивных документов Архивной службы Югры Ю.В. Дружинину «Об итогах паспортизации ведомственных архивов – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа».

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в 2015 году была проведена паспортизация архивов организаций – источников комплектования Казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (далее Государственный архив Югры) и архивных отделов администраций городов и районов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее Государственным архивом Югры и муниципальными архивами, а также организациями, учреждениями и предприятиями, осуществляющими временное хранение документов проведена большая работа по паспортизации ведомственных архивов и подготовке учетных сведений о состоянии хранения документов в организациях, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации. По итогам проведенной паспортизации в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее Архивная служба Югры) по установленным формам поступили Сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 01 декабря 2015 года (далее - Сведения) от Государственного архива Югры и 22 муниципальных архивов. Анализ представленных сведений показал, что по состоянию на 01.12.2015 в списках – источниках комплектования Государственного архива Югры и муниципальных архивов состояло 860 организаций, в т.ч. организаций частной формы собственности – 40, что составляет 5% от общего количества источников комплектования.

По сравнению с данными паспортизации, проведенной в 2012 г., количественный состав источников комплектования Государственного архива Югры и 22 муниципальных архивов сократился на 66 организацию или на 8%.

Из списков организаций – источников комплектования отдельных муниципальных архивов исключались территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и федеральные организации, ликвидированные органы государственной власти и организации.

Сокращение количественного состава организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов связано с изменениями, которые происходили и происходят в политической, экономической, социальной и других сферах общественной жизни и обусловлены, прежде всего, проведением административной реформы и реформы органов местного самоуправления, повлекшими за собой ликвидацию и реорганизацию целого ряда органов и организаций, а также исключались территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и федеральные организации

Причиной сокращения количественного состава источников комплектования из числа негосударственных организаций явилось практически повсеместное исключение последних из списков, в связи с их ликвидацией входе банкротства. Кроме этого, из списков исключались и негосударственные структуры, полностью передавшие на постоянное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к государственной собственности, и отказавшиеся продолжать работу с архивными отделами администраций городов и районов автономного округа на договорной основе. Из списков организаций – источников комплектования Государственного архива Югры и муниципальных архивов также были исключены негосударственные организации, не заключившие договоры о сотрудничестве и не соблюдающие договорные обязательства.

В связи с этим количество негосударственных организаций в списках организаций – источников комплектования сократилось по сравнению с 2015 г. на 34 или на 46%.

Представленные сведения характеризуют обеспеченность организаций номенклатурами дел и инструкциями по делопроизводству, помещениями под архив, штатными сотрудниками архивов. Так, по состоянию на 01.12.2015 согласованными номенклатурами дел было обеспечено 793 организации или 93%, инструкциями по делопроизводству – 530 организаций или 88%. Обеспеченность архивов организаций помещениями и штатными работниками составили соответственно 48% и 12%. По сравнению с 2015 г. обеспеченность архивов организаций помещениями увеличилось (с 42% до 48%). По сравнению с 2015 г. количество организаций, имеющих штатных работников, увеличилось (с 11% до 12%). Процент организаций, полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение, составил 78%.

По учетным сведениям в организациях – источниках комплектования Государственного архива Югры, архивных отделов администраций городов и районов автономного округа хранится 151 216 ед. хр. постоянного срока хранения управленческой документации.

Объем ежегодного документооборота по состоянию на 01.12.2015 составил 21 217 ед.хр. По сравнению с 2012 годом он снизился на 2 033 ед.хр. или на 9%. Объем дел, подготовленных к передаче на постоянное хранение, по состоянию на 01.12.2015, составляет 125 172 (94%) ед. хр. управленческой документации, в т. ч. в негосударственных организациях 5 505 (66%). Объем дел управленческой документации, хранящейся в организациях сверх установленного срока, составляет 13 741 ед.хр.

Причины носят объективный характер – предельная загруженность архивохранилищ ряда архивных отделов администраций городов и районов автономного округа. Кроме того, в числе дел управленческой документации, хранящейся в организациях сверх установленного срока учтены: похозяйственные книги; медицинская спецдокументация.

На ведомственном хранение в организациях хранится 178 016 дел по личному составу.

По состоянию на 01.12.2015 в списках организаций – источников комплектования архивов автономного округа фотодокументами составило – 6 организаций, видеодокументами – 2.

В ходе анализа результатов паспортизации были выявлены недостатки и неточности в заполнении сводной ведомости о количестве и состоянии документов в организациях – источниках комплектования, сведений о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря 2015 года, технические ошибки и как следствие недостоверные сведения, потребовавшие дополнительных уточнений.

Анализ итогов проведенной паспортизации показал, что несмотря на имеющиеся объективные трудности, удалось избежать ухудшения основных показателей состояния хранения документов в организациях – источниках комплектования Государственного архива Югры и архивных отделах администраций городов и районов автономного округа, а по некоторым из них добиться улучшения.

3.1. Слушали: З.А. Кобзеву, начальника архивного отдела администрации Ханты-Мансийского района «О проблемах проведения паспортизации в источниках комплектования архивного отдела администрации Ханты-Мансийского района»   

В соответствии с полномочиями, установленными законодательством, к вопросам местного значения муниципального района отнесено формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений, само же формирование архивных фондов поселений отнесено к вопросам местного значения поселения.

        На территории Ханты-Мансийского района 13 муниципальных образований, 12 сельских поселений.

          С 2010 года начат плановый прием документов постоянного хранения, фотодокументов, научно-технической документации от организаций-источников комплектования отдела, ранее архив формировался документами по личному составу, ликвидированных предприятий района. Документы постоянного хранения списка №1 передавались на хранение в Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа-Югры.

Комплектование архива осуществляется на основе списка организаций-источников комплектования, утвержденного постановлением администрации района. За период с 2010г. список организаций источников комплектования архива в результате реорганизаций сократился на 4 организации и сейчас составляет 40 организаций района (36 муниципальной, 3-негосуд., 1 окружной собственности). 27 организаций осуществляют деятельность на территории района. В стадии ликвидации находится одна организация.    

      Работа по формированию архивных фондов поселений осуществляется на основании соглашений о взаимодействии администрации района и администраций сельских поселений по решению вопросов местного значения в области архивного дела. Заключены договоры между администрацией района и негосударственными организациями о сотрудничестве в области архивного дела.         

             Отдел комплектуется архивными документами, образующимися в деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований, структурных подразделений администрации района, организаций и предприятий, а также документами, переданными ему негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

         Архивные фонды поселений представлены в списке источников комплектования администрациями и Советами депутатов сельских поселений. В составе архивных фондов органов местного самоуправления поселений документы администраций, Советов депутатов, муниципальных избирательных комиссий поселений.

         Основной проблемой, оказывающей влияние на процесс комплектования архива, является своевременная подготовка документов к постоянному хранению.        

            По состоянию на 01.12.2015 согласованными номенклатурами дел обеспечено 95% организаций, инструкциями по делопроизводству – 17 организаций. Задолженности по описанию документов имели 4 организации, не согласованы номенклатуры дел 2 организации. Процент организаций, полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение в 2015 году, составил 91%. Объем дел управленческой документации сверх установленного срока в 19 организациях составлял 119 дел. К сожалению, при передаче архивных документов в организациях зафиксированы утраты документов постоянного хранения. За последние два года ЭПМК согласовала акты недостачи на 58 дел постоянного хранения 3 организаций района.

            Паспортизация архивов организаций-источников комплектования архива проводится ежегодно. В организации направляются письма на руководителей организаций о проведении работы по паспортизации архивов, бланки паспортов с предварительными цифрами количества хранящихся документов.

          В ходе составления паспортов, обращаясь за консультациями по правильности их составления, специалисты организаций одновременно получают необходимые разъяснения о порядке составления номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, описей дел постоянного хранения и по личному составу, о происходящих изменениях в нормативно-методических документах по делопроизводству и архивному делу.

          Итоги паспортизации показали, что на хранении в организациях 5046 ед. хранения управленческой документации, 5666 дел по личному составу, образуется ежегодно 540 дел постоянного хранения. Освобожденных штатных работников (архивариусов) не имеется. Ответственность за делопроизводство и архив вменена в обязанности назначенных в органах администрации района специалистов, закреплена в должностных инструкциях. Приспособленные помещения под архив имеют только 13 организаций. Причины неупорядочения дел связаны с организационными и кадровыми проблемами конкретных организаций.

         Основные формы работы с организациями по контролю за упорядочением документов, соблюдением сроков передачи документов в архив: оказание методической, практической помощи, индивидуальные консультации ответственных за делопроизводство и архив, проверки состояния делопроизводства и архивов, обеспечения сохранности документов, выезды в администрации поселений,

Одной из форм работы с организациями стали смотр состояния делопроизводства и архивов в администрациях сельских поселений на лучшую организацию делопроизводства и хранения документов в администрациях сельских поселений района. Смотр объявлен в целях повышения эффективности работы в сфере делопроизводства и архивного дела в органах местного самоуправления сельских поселений, улучшения условий хранения документов. Распоряжением главы администрации района утверждены положение о смотре, состав комиссии, график проведения проверок, критерии оценки состояния делопроизводства и архивов.

Участникам смотра предлагалось издать и обновить распорядительные документы, организовать усовершенствование нормативных документов: инструкций по делопроизводству, положений об экспертной комиссии, номенклатур дел, внедрить их в практику работы, выделить и оборудовать в соответствии с требованиями помещения для хранения документов, упорядочить и передать документы постоянного хранения в архивный отдел, провести проверки наличия и состояния дел постоянного хранения, по личному составу, похозяйственных книг с составлением акта проверки наличия и состояния дел. В рамках смотра в 2013-2014гг. совместно с отделом организационной и контрольной работы, отделом по работе с сельскими поселениям организованы выезды, проверки в 12 администраций сельских поселений района, составлены оценочные листы, определены победители смотра. Проведена оценка исполнительской дисциплины администраций. В 2015 году по исполнению рекомендаций, данных в ходе смотра состояния делопроизводства и архивов, выезжали в 8 администраций поселений. По итогам проверок направлены справки с предложениями по улучшению состояния делопроизводства и архивов.     

        В соответствии с распоряжением администрации района в 2014 году в целях обеспечения сохранности документов, имеющих историческое, научное, социально-экономическое, культурное значение, и документов по личному составу в 8 органах администрации района - источниках комплектования отдела архивным отделом прошли проверки обеспечения сохранности документов. Перечень вопросов проверок включал вопросы аналогичные проверкам в администрациях поселений. Результаты проверок обобщены в справке и направлены главе администрации района.

          С 2012 года с целью повышения качества муниципального управления главой администрации района введена практика оценки деятельности органов администрации района. На заседаниях комиссии ежегодно рассматриваются доклады о результатах и основных направлениях деятельности органов администрации района, в том числе и архивного отдела, дается оценка работы органам администрации района. Вопросы развития архивного дела включаются в планы работы администрации района, ежеквартально выносятся на рассмотрение на аппаратных совещаниях при главе района, вносятся в протоколы совещаний, ставятся на контроль поручениями главы.                 

         Проводимые мероприятия способствуют изменению ситуации в организации хранения документов, выполнению установленных правил. Больше стало уделяться внимания нормативной базе по делопроизводству и обеспечению сохранности документов. Возросло внимание руководителей организаций к состоянию ведомственных архивов: улучшается материально-техническая база, выделяются дополнительные помещения под хранение документов, проведены проверки наличия и состояния дел.

         В 2015-2016гг. в архив поступило 1640ед.хр., при плане 1052 дела. В связи отсутствием условий для сохранности документов ранее установленного срока передали документы на хранение 11 организаций. Наметилась положительная тенденция уменьшения объемов дел, хранящихся в организациях сверх срока. В 2016 году количество дел хранящихся сверх срока в организациях сократилось почти в 2 раза (67 дел, в 2015 -119). Завершается работа по упорядочению документов в организациях за 2013 год.          

         Паспортизация ведомственных архивов, несомненно, позволяет улучшить состояние ведомственного хранения документов и делопроизводства в организациях. В ходе паспортизации выявляются организации, на которые необходимо обратить первостепенное внимание, планируется работа с источниками комплектования на следующий период: определяются приоритетные направления, плановые показатели по упорядочению документов и комплектованию архива, составляются графики упорядочения документов, графики проверок.       

          Переломить ситуацию к лучшему в организациях можно только усилением контроля на стадии делопроизводства и ведомственного хранения. По итогам паспортизации планируется совещание-семинар с ответственными за делопроизводство и архив в организациях, разработка подробной памятки по составлению паспортов. В 2017 году запланированы выезды на территорию района в администрации поселений, проверки обеспечения сохранности документов.

           Работа с организациями-источниками комплектования остается одним из важнейших направлений деятельности отдела, поскольку организация ведомственного хранения документов оказывает существенное влияние на полноценное комплектование муниципальных архивов документами, именно от решения вопросов комплектования архива зависит качество и объем архивного фонда.

  

3.2. Слушали: Н.В. Павленко, начальника архивного отдела управления делами администрации г. Нягани «Об использовании информационных технологий при проведении паспортизации организаций – источников комплектования в архивном отделе управления делами Администрации города Нягани».

Качественное комплектование государственных и муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения. Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников архивных учреждений с организациями, учреждениями и предприятиями – это количество и качество документов, поступивших на муниципальное хранение.

Контроль за организацией ведомственного хранения документов оказывает существенное влияние на полноценное комплектование муниципального архива документами.

К сожалению, среди наших источников комплектования только в двух организациях есть ведомственные архивы, в связи с этим составлением паспортов ведомственных архивов занимаются ответственные за делопроизводство в учреждениях и организациях – источниках комплектования.

Работа по паспортизации ведомственных архивах ведется нами на нескольких этапах:

1.      Проведение обучающих семинаров.

2.      Подготовка паспортов в учреждениях и организациях.

3.      Внесение информации в автоматизированную базу данных «Источники комплектования».

4.      Составление при помощи этой программы «Сведений о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных, районных, городских архивов».

Порядок составления и оформления паспортов рассматривается нами на семинарах, которые мы проводим для работников ведомственных архивов и ответственных за делопроизводство организаций-источников комплектования архивного отдела. Обычно такие семинары мы проводим в конце календарного года, на которых одним из вопросов ставится проведение паспортизации ведомственных архивов и раздаются паспорта для заполнения.

Затем паспорта, составленные ответственными за делопроизводство и архивы учреждений, становятся основой для внесения в программный комплекс «Организации-источники комплектования», разработанный ООО «Архивные Информационные технологии» города Перми. Эта программа приобретена нами была в сентябре 2011 года и очень помогает нам в нашей работе.

Программа создана для учёта и контроля за работой ведомственных архивов организаций, являющихся источниками комплектования архивных учреждений. Она позволяет не только получать стандартные отчеты, но и осуществлять контроль за своевременной подготовкой документов к передаче в архив.

Эффективность использования программы заключается в том, что она:

1. Позволяет нам организовать работу с организациями, являющимися источниками комплектования архивов.

2. Сократить рабочее время на составление сводных списков и отчетов по организациям на уровне архива организации и уровне архивного отдела.

3. Контролировать уровень подготовки документов на хранение.

4. Выявлять и учитывать утраты документов в организациях.

5. Следить за устранением проблем и применением рекомендаций, данных в результате проведенных проверок.

Помимо возможности хранения общих сведений об организациях, их переименованиях, о видах и количестве хранящихся документов, о проверках и условиях хранения, формирования сводных отчетов, в программе реализованы следующие функции:

- систематизированное ведение списка на двух уровнях отраслевой классификации;

- внесение сведений и получение отчетов по утраченным документам;

- получение списков «задолжников»;

- быстрый поиск по названию организации;

- графические отчеты по распределению организаций в зависимости от отрасли и формы приема;

- формирование списков организаций по заданным условиям выборки.

Одной из важных возможностей программы на наш взгляд является составление 2 стандартных отчётов по формам, прилагающихся к Основным правилам работы архивов:

- «Сводный паспорт» - предназначен для формирования сводного отчета «Сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря 200_г.»;

- "Список по отраслям" - позволяет получить полный сводный список организаций — источников комплектования архивного отдела.

Благодаря этим возможностям, после внесения данных в программу, мы в короткие сроки можем сформировать сводный отчет Сведения о состоянии хранения…», так как все сведения заполняются автоматически, а также, используя эту базу данных, составить Сводную ведомость о количестве и состоянии документов в организациях – источниках комплектования архивного отдела.

РЕШЕНИЕ 3:

3.1.       Одобрить работу, проведенную Государственным архивом Югры, муниципальными архивами автономного округа по паспортизации архивов организаций – источников комплектования и подготовке учетных сведений о состоянии хранения документов в организациях, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.2.       Рекомендовать руководителям Государственного архива Югры и архивных отделов администраций городов и районов автономного округа:

- проанализировать итоги паспортизации архивов организаций, обратив особое внимание на качество заполнения ими паспортов архивов, а также представляемых в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры учетных сведений и пояснительных записок к ним;

- усилить оказание необходимой методической и практической помощи организациям в упорядочении документов постоянного хранения и по личному составу, разработке номенклатур дел и инструкций по делопроизводству.

3.3.       Отделу контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учета (Ю.В. Дружинина) подготовить к размещению на сайте Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры справку «Об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации».

3.4. Контроль за выполнением решения коллегии возложить на заместителя руководителя Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Т.В. Туркулайнен.

4.         Слушали: О.А. Спиридонову, консультанта отдела контроля обеспечения сохранности архивных документов Архивной службы Югры «О выполнении Плана по реализации Коммюнике ЮНЕСКО».

28-29 октября 2014 года в Париже в штаб-квартире ЮНЕСКО прошла презентация Ханты-Мансийского автономного округа - Югры. По итогам презентации было подписано Коммюнике[1], в котором отмечено: «Ханты-Мансийский автономный округ – Югра обладает высоким образовательным, культурным и научным потенциалом; осуществляет важные меры по сохранению окружающей природной среды, социально-экономическому развитию коренных малочисленных народов Севера, поддержке их самобытной культуры и развитию информационного общества».

29 октября 2014 года состоялась встреча Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Комаровой Натальи Владимировны с Генеральным директором ЮНЕСКО Боковой Ириной. Во время встречи было обсуждено потенциальное участие Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в различных программах ЮНЕСКО. Губернатор Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Комарова Наталья Владимировна отметила следующие приоритетные направления возможного сотрудничества на период с 2014 по 2021 год в зависимости от доступности финансирования:

- в области образования;

- в области естественных, социальных и гуманитарных наук;

- в области культуры,

- в области коммуникации и информации.

Пункт 2 в направлении потенциального сотрудничества с ЮНЕСКО в области коммуникации и информации - «выявление и сохранение документов ученых, исследователей обско-угорских народов в архивах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и включение их в Национальный регистр программы ЮНЕСКО «Память мира».

Что такое программа ЮНЕСКО «Память мира»?

Программа «Память мира» основана ЮНЕСКО в 1992 году для сохранения ценных архивных и библиотечных коллекций мира и широкого распространения информации о хранящихся в них сокровищах.

Программа ставит перед собой следующие цели:

- содействие обеспечению сохранности всемирного документального наследия путем использования наиболее соответствующих поставленной задаче методов;

- оказание помощи в обеспечении всеобщего доступа к документальному наследию;

- распространение во всемирном масштабе информации о существовании и значении этого документального наследия.

Задача программы «Память мира» заключается в популяризации и защите всемирного документального наследия и обеспечении всеобщего и постоянного доступа к нему.

В программе существуют три типа регистров: международный, региональный и национальный. Регистры  представляют собой списки документального наследия, имеющего всемирное значение. В рамках программы созданы международные, региональные и национальные комитеты, что позволяет инициировать процесс подачи заявок на внесение в регистры и оказывать поддержку претендентам  в соответствующих регионах. Существует определенные критерии отбора для регистров и порядок включения объектов документального наследия в эти регистры.[2]

За время существования программы «Память мира» в ее реестр занесено 300 объектов документального наследия – архивных коллекций, манускриптов, библиотечных собраний из 83 стран. Более подробную информацию о Программе можно узнать на сайте www.unesco.org/webworld/mdm.

Российский комитет Программы был создан в 1995 году. Но позже прекратил свою деятельность. В 2010 году Комитет был воссоздан. Его председателем утвержден руководитель Федерального архивного агентства Артизов Андрей Николаевич.

Распоряжением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 06.02.2015 № 34-рп утвержден План мероприятий (дорожная карта) по реализации Коммюнике, подписанного по итогам проведения Дней Югры в ЮНЕСКО (далее - План).

Служба по делам архивов автономного округа является соисполнителем этого Плана: пункты 4.4.-4.6. раздела «Проекты в области коммуникации и информации»:

№ п/п

Мероприятие

Сроки проведения

4.4.

Проведение с привлечением научных и общественных экспертов экспертизы ценности документов, хранящихся в архивах автономного округа, с целью выявления особо ценных документов ученых, исследователей обско-угорских народов для включения их в Национальный регистр программы ЮНЕСКО «Память мира».

2016-2021 годы

4.5.

Организация выявления и приема на государственное и муниципальное хранение в архивы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры документов ученых, исследователей обско-угорских народов.

2015-2021 годы

4.6.

Использование архивных документов ученых, исследователей обско-угорских народов путем подготовки и проведения выставок архивных документов, в том числе виртуальных, теле- и радиопередач; публикации статей и документов в ведомственных и иных изданиях.

2015-2021 годы

Какая была проведена работа Архивной службы Югры по реализации этих пунктов Плана?

1. В мае 2015 года Службой по делам архивов автономного округа были подготовлены и направлены письма во все архивы автономного округа (Исх. №28-Исх-634 от 15.05.2015) с просьбой обеспечить реализацию пунктов 4.5. и 4.6. Плана, начиная с 2015 года. Согласно Плану, необходимо принимать на государственное и муниципальное хранение документы ученых, исследователей обско-угорских народов, а также использовать их путем проведения выставок архивных документов, в том числе виртуальных, теле и радиопередач, публикации статей. Отчет о реализации Плана необходимо предоставлять ежегодно в конце календарного года.

2. В октябре 2015 года Службой по делам архивов автономного округа был предоставлен отчет в Департамент общественных и внешних связей автономного округа за период с февраля по сентябрь 2015 года включительно.

3. В апреле 2016 года Службой по делам архивов автономного округа снова было подготовлено и направлено письмо во все архивы автономного округа с просьбой отчитаться о реализации пунктов 4.5. и 4.6. Плана. Отчитались о том, что работа ведется (т.е. в архив принимаются, имеются на хранении, используются документы ученых, исследователей обско-угорских народов): Государственный архив Югры, архивные отделы администраций Октябрьского, Сургутского и Ханты-Мансийского районов. Отчитались о том, что работа не ведется: архивные отделы администраций городов Пыть-Ях, Радужный, Нефтеюганск, Покачи, Советского, Белоярского и Нижневартовского районов. Остальные архивы так и не отчитались.

Среди причин не реализации пунктов Плана архивисты называют: ученые на территории города (района) не проживают; в городе (районе) нет высших и средних (Пыть-Ях) учебных заведений; документы ученых, исследователей обско-угорских народов на хранение не поступали.

4. В октябре 2016 года Службой по делам архивов автономного округа были подготовлены и направлены письма в Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Югорский государственный университет», бюджетное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Обско-угорский институт прикладных исследований и разработок», бюджетное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Этнографический музей под открытым небом «Торум Маа» и окружную общественную организацию «Спасение Югры» с просьбой рассмотреть возможность включения представителей этих организаций в состав экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов ученых, исследователей обско-угорских народов, хранящихся в архивах автономного округа для включения их в Национальный регистр программы ЮНЕСКО «Память мира».

На сегодняшний день в состав комиссии предложены следующие кандидатуры от этих организаций:

Югорский государственный университет (ЮГУ)

1.      Лапшина Елена Дмитриевна – директор НОЦ «Динамика окружающей среды и глобальные изменения климата» (кафедра ЮНЕСКО) ЮГУ

2.      Дятлова Татьяна Александровна – доцент, кафедра экономики ЮГУ

3.      Кузнецова Ирина Егоровна – директор Научной библиотеки ЮГУ

4.      Онина Софья Владимировна – доцент, кафедра филологии ЮГУ

5.      Новьюхов Александр Вячеславович – Президент, председатель Президиума Общественной организации «Спасение Югры»

6.      Алферова Людмила Александровна – Первый вице-президент, заместитель председателя Президиума Общественной организации «Спасение Югры».

Обско-угорский институт

прикладных исследований и разработок

7.      Ерныхова Ольга Даниловна – начальник фольклорного центра БУ ХМАО-Югры «Обско-угорский институт прикладных исследований и разработок»

8.      Попова Светлана Алексеевна, ведущий научный сотрудник отдела истории, археологии и этнологии БУ ХМАО-Югры «Обско-угорский институт прикладных исследований и разработок»

Этнографический музей «Торум Маа»

9.      Немысова Евдокия Андреевна – ведущий научный сотрудник отдела научно-исследовательской и методической деятельности БУ ХМАО-Югры «Этнографический музей под открытым небом «Торум Маа»

Проанализировав состав фондов документов личного происхождения архивов автономного округа и рассмотрев ответы архивов о реализации пунктов Плана 4.5. и 4.6. (выявление, прием и использование документов ученых, обско-угорских народов), можно сделать вывод, что документы ученых – исследователей обско-угорских народов, т.е. тех, кто имеет какую-либо ученую степень, на сегодняшний день хранятся только в Государственном архиве Югры. Об организации выявления и приема на государственное хранение в Государственный архив Югры документов ученых, исследователей обско-угорских народов в 2015-2016 годы подробно расскажет архивист Тальнишных Ольга Альбертовна.

Но хотелось бы обратить внимание руководителей и сотрудников органов управления архивным делом в муниципалитетах, что понятие «исследователи обско-угорских народов» гораздо шире. Это могут быть не только ученые с учеными степенями, но и те люди, которые занимаются изучением народов ханты, манси, зырян в широком смысле этого слова: краеведы, журналисты, преподаватели, представители национальных общественных объединений, сотрудники учреждений культуры, мастера декоративно-прикладного искусства.

Например, в Ханты-Мансийском районе начали работу с потенциальным фондообразователем – Решетниковой Раисой Германовной, заслуженным деятелем культуры Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, главным редактором объединенной редакции национальных газет «Ханты Ясанг» и «Луима Сэрипос». Безусловно, ее документы, попадя в районный архив на вечное хранение, обретут наибольшую ценность. В Сургуте хранят и используют документы Кондряковой (Решетниковой) Галины Владимировны, члена Союза журналистов России, краеведа, которая пишет в газетах о проблемах между коренными малочисленными народами ханты и манси и нефтяниками. Также в Сургутском архиве в фонде Показаньева Флегонта Яковлевича есть много материалов об остяках Тобольской губернии начала XX века. Хорошо работает с документами исследователей обско-угорских народов Октябрьский районный архив. Начальник отдела Мазурина Оксана Ивановна сама расскажет о проделанной работе.

4.1.       Слушали: О.И. Мазурину, заведующего архивным отделом администрации Октябрьского района «О проведении работы в архивном отделе администрации Октябрьского района   по использованию  документов  исследователей обско-угорских народов».

В настоящее время в архивном отделе администрации Октябрьского района в 25–ти фондах хранятся документы личного происхождения 31–го фондообразователя различных видов деятельности. Из них документы 4–х фондообразователей, которые занимались краеведческой и исследовательской работой обско–угорских народов:

Диодорова Тамара Васильевна;

Тимофеев Геннадий Николаевич;

Волдина Антонина Ивановна;

Макарова Галина Илларионовна.

           

            Сотрудниками отдела большое внимание уделяется работе по использованию документов личного происхождения. В целях использования архивных документов фондообразователей готовятся выставки с проведением экскурсий, виртуальные выставки – размещаются в сети Интернет. Для информирования жителей Октябрьского района о хранящихся в архиве документах активно ведется работа в средствах массовой информации. Информация размещается на официальных веб-сайтах Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, Октябрьского района и направляется для опубликования в научно-практическом журнале «Архивы Югории», в районной газете «Октябрьские вести».

В фонде № 75 «Документы личного происхождения Диодоровой Тамары Васильевны» хранится 26 дел. Среди документов: автобиография, почетные грамоты, удостоверения, статьи из газет, воспоминания коллег о Тамаре Васильевне и фотодокументы.

В 1982 году Тамара Васильевна на базе кружка детского прикладного национального творчества при Шеркальской средней школе положила начало созданию Шеркальского этнографического музея, большой вклад внесла в создание Октябрьского краеведческого музея.

ДиодороваТамара Васильевна хорошо владеет родным языком ханты, на нем она общалась с коренными жителями национальных поселков района. Изучала, писала и рассказывала об обычаях хантыйской семьи.

В настоящее время Тамара Васильевна проживает в г. Нягани.

27 декабря 2016 года Тамаре Васильевне исполнится 90 лет. К ее юбилею запланировано подготовить статью и направить ее для размещения в СМИ: на официальном веб–сайте района, в газете «Октябрьские вести», в Службу по делам архивов автономного округа для опубликования в научно-практическом журнале «Архивы Югории».

Документы личного происхождения Тимофеева Геннадия Николаевича хранятся в фонде № 73 в количестве 68–ми единиц хранения: биографические материалы, документы научной деятельности, диссертация на соискание ученой степени кандидата исторических наук, очерки, статьи, выступления, деловая переписка, фотографии, список 42-х картин, которые хранятся в музеях Тюменской области.

Геннадий Николаевич изучал культуру народов Обского Севера. Написал диссертацию «Развитие художественной культуры народов Обского Севера 1917-1950 гг.». По теме диссертации подготовлено более 60 заметок, статей, очерков.

            В целях использования документов личного происхождения Тимофеева Г.Н., работниками архивного отдела организована работа с учениками Октябрьская средней общеобразовательной школа имени Героя Советского Союза Н.В. Архангельского (кружок «Поиск») по изучению его архивных материалов (ноябрь 2015 года). Ребята в качестве исследователей ведут работу по изучению его архивных документов.

В апреле 2016 года работники архивного отдела совместно с Музейно-выставочным центром подготовили и открыли выставку архивных документов «Геннадий Николаевич Тимофеев – педагог, историк, краевед». Выставка находится в холле отдела. Информация о выставке размещена на официальных веб–сайтах Службы по делам архивов автономного округа и Октябрьского района. Подготовлена статья «Яркий пример жизненного опыта и научных достижений» с использованием архивных материалов Тимофеева Г.Н. Статья размещена на сайте района, опубликована в газете «Октябрьские вести» (№ 28 от 14.04.2016) и направлена в Службу по делам архивов автономного округа для опубликования в 2017 году в научно-практическом журнале «Архивы Югории».

Проведена работа с родственниками о предоставлении сохранившихся документов и фотодокументов Тимофеева Г.Н. в архив на хранение.

Проведенная нами работа приурочена к 90–летию со дня рождения Геннадия Николаевича (01.01.2017).

В фонде № 88 «Документы личного происхождения Волдиной Антонины Ивановны» хранятся документы в количестве 26–ти единиц хранения: автобиография, почетные грамоты, материалы краеведческой работы и др.

Выйдя на заслуженный отдых, Антонина Ивановна занималась краеведческой работой. Обобщила материал по истории села Большой Атлым, о народах ханты, живших по протокам реки Батлымки /притоке р.Обь/, о тружениках тыла. Часто писала статьи в местных газетах. Подготовила исследовательские работы «История деревянных школ села Большой Атлым», «Спецпереселенческий поселок Подгорное и его люди», «410 лет Кодскому княжеству», «60 лет колхозам Октябрьского района», очерк «Моя родословная», и другие.

В целях использования архивных документов Волдиной А.И. к их юбилейной дате 90–летию со дня рождения в 2017 году запланировано подготовить выставку и статью для размещения в СМИ.

       Документы личного происхождения Макаровой Галины Илларионовны хранятся в фонде № 108 в количестве 61 единицы хранения. В составе документов: автобиография, рукописи и машинописные тексты статей, материалы к книге «Обские дали», переписка, буклет «Кодский монастырь», стихотворения.

Галина Илларионовна занималась краеведческой работой, сбором материалов по истории Октябрьского района.

К 80–летию со дня рождения Макаровой Галины Илларионовны в 2017 году запланировано подготовить выставку архивных документов и статью и разместить их в СМИ.

4.2.Слушали: архивиста КУ «Государственный архив Югры» О.А. Тальнишных «Об организации выявления и прием на государственное хранение в КУ ГАЮ документов ученых, исследователей обско-угорских народов в 2015-2016 гг.»

По распоряжению Правительства автономного округа от 06.02.2015 № 34-рп в целях выполнения Плана мероприятий, подписанного по итогам проведения Дней Югры в ЮНЕСКО, в Государственном архиве Югры осуществляется прием документов, личных архивов ученых, исследователей, заслуженных деятелей образования, науки, культуры из числа обско-угорских народов.

Важность приема таких документов на государственное хранение состоит в следующем: повысить интерес к региональной истории; углубить знания по истории родного края; сохранить для будущих поколений национальную культуру, обычаи и традиции путем пополнения фондов Государственного архива Югры документами выдающихся людей из числа национальной интеллигенции.

Коллекции документов ученых, исследователей представлены   в фондах:

- ФОНД   № 506    «Коллекция заслуженных работников   культуры,   образования, здравоохранения Ханты-Мансийского автономного округа»;

- ФОНД   № 508    «Коллекция документов исследователей обско-угорских народов».

Критерии выявления документов для приема на государственное хранение:

- значение и значимость фондообразователя в общественной, культурной, образовательной, научной сферах деятельности;

- авторство документов, подлинность материалов, ценность личных архивов;

- вклад   гражданина в развитие науки, культуры, образования;

- участие в важных событиях жизни общества.

Основная работа, которая ведется по этому направлению:

- проведение встреч, собеседований по сбору архивных документов (без встреч и собеседований невозможно собрать документы);

- заключение договоров дарения с фондообразователями;

-проведение экспертизы ценности;

-составление сдаточной описи, акта приема;

-составление акта описания документов, описи, научно-справочного аппарата к описи.

В начале 2015 года на государственное хранение были переданы   825 документов из личной коллекции о профессиональной   деятельности Нёмысовой    Евдокии Андреевны - заслуженного работника образования Ханты-Мансийского автономного округа, кандидата педагогических наук,   которые пополнили опись   № 4 фонда № 506 на   169 единиц хранения.    

Она одна из немногих хантыйских исследовательниц, которая создала в Ханты-Мансийском автономном округе научную школу. (Как пример - создание экспериментальной школы Касум Каш   (школа нашей надежды).

Представленные материалы по содержанию относятся к образованию и просвещению коренных малочисленных народов Севера.

В этом году Е.А.Немысовой исполнилось 80 лет. Сотрудники ГАЮ подготовили выездную выставку документов, хранящихся в фондах Государственного архива Югры с презентацией документов.

Изучая документы,   сданные Евдокией Андреевной, можно сделать вывод о том, что вся   научная, исследовательская и педагогическая деятельность посвящена обучению и грамоте, просвещению, образованию детей коренных народов Севера, повышению квалификации учителей хантыйского языка, созданию письменности на хантыйском языке.

С целью пополнения фондов личного происхождения и сбора материалов об известных гражданах, проживающих в г. Ханты-Мансийске   была проведена встреча и сбор документов Волдиной (Вагатовой) Марии Кузьминичны – заслуженного работника культуры РСФСР, члена Союза журналистов, члена Международного общества финно-угорских писателей, члена Союза писателей России, почетного гражданина Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Документы М.К. Волдиной ранее в фонды Государственного архива Югры не поступали. Была сформирована новая опись   № 13 фонда № 506 (250 документов). 28 декабря 2016 года М.К. Волдиной исполняется 80 лет. Это новый фондообразователь, сотрудничество продолжается. Готовится выставка архивных документов М. К. Волдиной в рамках проекта «Гордость Югры».

Описаны фотодокументы, вошедшие в фонд ФОТО 34 документа, соответственно 34 ед. хранения.

В фонд ФОТО   вошли фотопозитивы художника ханты Райшева Геннадия Степановича, заслуженного художника России, заслуженного деятеля культуры Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, почетного гражданина Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, почётного академика Академии искусств и художественных ремёсел. Художник отмечен и награжден золотой медалью и орденом «За служение искусству» Российской академии художеств.

Тематика творчества художника разнообразна. Он не только художник в общепринятом смысле этого слова, но и теоретик изобразительного искусства, размышляющий о философских, социологических и психологических вопросах творчества, подтверждением чему является написанная им книга «От чего мучается художник: вопросы творчества».

Фото картин постоянной экспозиции «Пространство-Время» были распечатаны и вошли в   фонд Фото «Государственного архива Югры» в   количестве 65 единиц хранения.

            Говоря о известных поэтах, нельзя не назвать имя Микуля (Ивана Ивановича) Шульгина - поэта   ханты, члена Союза писателей СССР, который воспевал родной язык. «Песней» называет свой хантыйский язык.   По мнению Микуля Шульгина   хантыйский   язык: «пригож, ладен»; «журчит, словно ручей»; «огромен, словно тайга»; «глубок, словно могучая Обь», а для врага он прогремит, «словно гром». Микуль Шульгин говорил: «хантыйский язык прекрасен – это постижение мира   природы,    без языка люди перестанут   понимать   друг друга, а   знание родного языка дает возможности духовного развития человека». Документы оформлены в новый фонд № 616, опись 1. Приняты фотодокументы в количестве 116 фото М. Шульгина и его семьи.

ИТОГИ:

За период 2015-2016 годы (на 01.11.2016) и на сегодняшний день принято: документов 1728, единиц хранения 235, фотоматериалов 215.

В 2015-2016 годах принятые документы   использовались в экспозициях и выставках: «Гордость Югры», «Язык как смысл жизни», выездной выставке и юбилейной презентации документов Е.А. Немысовой, акции «История округа в семейных фотографиях».

РЕШЕНИЕ 4:

4.1.            Службе по делам архивов автономного округа продолжить работу по реализации пункта 4.4. Плана, а именно: создать экспертную комиссию с привлечением научных и общественных экспертов, предложенных заинтересованными организациями, для проведения экспертизы ценности документов ученых, исследователей обско-угорских народов, хранящихся в архивах автономного округа, для включения их в Национальный регистр программы ЮНЕСКО «Память мира»; разработать положение о комиссии, порядок ее работы и состав в течение первого полугодия 2017 года.

4.2.            Рекомендовать архивным отделам администраций муниципальных образований активизировать работу по исполнению пунктов 4.5. и 4.6. Плана по реализации Коммюнике в течение календарного года.

4.3.            Контроль за выполнением настоящего решения возложить на заместителя руководителя Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Н.А. Захарову.

Председатель коллегии                                                                                       Л.Д. Сажаева

Секретарь коллегии                                                                                          С.Н. Василенко






Опубликовано: 15.12.2016 16:42        Обновлено: 15.12.2016 16:49