Размер:
Цвет:

Протокол расширенного заседания Коллегии 14 февраля 2017 года

СЛУЖБА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА – ЮГРЫ

(Архивная служба Югры)

ПРОТОКОЛ

РАСШИРЕННОГО ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ

г. Ханты-Мансийск

« 14 » февраля 2017 г.                                                                                                           № 1


Председатель - Сажаева Л.Д.

Заместитель

председателя - Захарова Н.А.

Секретарь       - Василенко С.Н.

Присутствовали: члены коллегии, начальники архивных отделов и архивных служб администраций муниципальных образований автономного округа, сотрудники казённого учреждения «Государственный архив Югры».

Приглашенные: заместитель Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры В.С. Кольцов, члены Общественного совета при Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее - Служба) Галина Самсоновна Костина, Галина Кузьминична Шагут.


Повестка дня:

1. Об итогах деятельности Архивной службы Югры в 2016 году и основных направлениях развития архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре на 2017 год.

Людмила Дмитриевна Сажаева,

руководитель Архивной службы Югры


2. Итоги пятилетней деятельности казённого учреждения «Государственный архив Югры» в качестве самостоятельного учреждения.

Наталия Дмитриевна Судакова,

директор казенного учреждения

«Государственный архив Югры»


3. Внедрение информационных технологий в архивном отделе администрации города Нягани.

Нина Васильевна Павленко,

начальник архивного отдела

Управления делами администрации

г. Нягани     

            

4. Из опыта работы архивного отдела администрации Кондинского района по использованию архивных документов.

Светлана Владиславовна Сентюрина, начальник архивного отдела администрации Кондинского района


5. Из опыта работы по обеспечению сохранности документов в архивном отделе администрации города Лангепаса.

Татьяна Ивановна Лисник, начальник архивного отдела администрации

города Лангепаса


6. Об улучшении условий обеспечения сохранности документов в муниципальном архиве Нефтеюганского района.

Элина Владимировна Михайлова,

начальник отдела по делам архивов управления

по связям с общественностью

администрации Нефтеюганского района


7. О мероприятиях архивного отдела управления культуры администрации города Ханты-Мансийска к 435-летию города Ханты-Мансийска.

Татьяна Клавдиевна Глухова,

архивного отдела управления культуры

администрации города Ханты-Мансийска


  Руководитель Архивной службы Югры Людмила Дмитриевна Сажаева представила участникам расширенного заседания коллегии заместителя Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Всеволода Станиславовича Кольцова, курирующего в структуре Правительства Югры вопросы социальной сферы, в том числе деятельность Архивной службы Югры. В. С. Кольцов подчеркнул важность и значимость архивной деятельности, пожелал архивистам плодотворной работы и успехов в деле сохранения документального наследия Югры.

  Л.Д. Сажаева вручила поздравительные адреса руководителям муниципальных архивов, отмечающих юбилейные даты со дня образования:

Казенное учреждение «Государственный архив Югры» - 5 лет;

архивный отдел администрации г. Мегиона – 35 лет;

архивный отдел администрации г. Пыть-Яха – 25 лет;

архив администрации города Югорска – 20 лет.

  Представила вновь назначенного руководителя архивного отдела администрации  г. Мегиона в 2016 году Юлию Васильевну Журавель.


1.  Слушали: доклад руководителя Архивной службы Югры Л.Д. Сажаевой «Об итогах деятельности Архивной службы Югры в 2016 году и основных направлениях развития архивного дела в автономном округе на 2017 год».

Деятельность Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Служба) в 2016 году осуществлялась в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в сфере архивного дела и была направлена на реализацию приоритетных направлений деятельности: принятие мер по соблюдению нормативных режимов хранения документов, обеспечение сохранности и своевременный учет архивных документов, качественное комплектование Архивного фонда Российской Федерации, приведение административных регламентов по предоставлению государственных услуг, осуществлению государственных функций, в соответствии с нормативной правовой базой, оцифрование архивных документов, осуществление работ по индексированию и загрузке в ИС «Электронный архив Югры» заголовков описей, переведённых в электронный вид, расширение доступа к архивным документам для всех категорий пользователей и информационное обслуживание населения.

Архивная служба Югры является соисполнителем Государственной программы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Развитие культуры и туризма в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2016-2020 годы», утвержденной Постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 09.10.2013 года № 427-п.

Продолжено взаимодействие с Общественным советом при Службе по делам архивов автономного округа. В течение года члены Совета принимали участие в заседаниях коллегиальных органов Службы и плановых мероприятиях.

Службой продолжено внедрение административных регламентов предоставления государственной услуги, осуществления государственной функции.

Деятельность КУ «Государственный архив Югры» в 2016 году осуществлялась в соответствии с основными направлениями развития архивного дела, определенными в Государственном задании КУ «Государственный архив Югры». Государственное задание выполнено в полном объёме.

В соответствии с реализацией Закона Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 18.10.2010 № 149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» В архивах автономного округа сосредоточено более 16 000 документов государственной собственности автономного округа, находящихся на муниципальном хранении, на работу с которыми в 2016 году было выделено 6 461 600 рублей из средств окружного бюджета.

Пролонгированы соглашения об информационном взаимодействии между государственными учреждениями – территориальными Отделами Пенсионного фонда Российской Федерации и администрациями муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

На основании соглашений о взаимодействии между администрациями муниципальных образований автономного округа и муниципальными казёнными учреждениями «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее – МФЦ) осуществляется взаимодействие между МФЦ и архивными отделами администраций гг. Мегиона, Нефтеюганска, Нягани, Пыть-Яха, Урая, Покачи, Сургута, Нижневартовска, Ханты-Мансийска; г.п. Лянтор, Березовского, Советского и Нефтеюганского районов.

В соответствии с реализацией Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» Службой были проведены 6 проверок в организациях, учреждениях автономного округа по соблюдению законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела, по результатам проверок подготовлены акты и предписания. По итогам проверок выявлено 130 правонарушений, выдано 6 предписаний. Проведение Службой проверок по плану, согласованному с Прокуратурой автономного округа, доказывает эффективность и результативность контрольных мероприятий.

В плановом порядке проведены комплексные и контрольные проверки работы архивных отделов администраций муниципальных образований гг. Лангепаса, Пыть-Яха, Югорска, Нижневартовского района; 31 проверка обеспечения сохранности и состояния делопроизводства в организациях – источниках комплектования Государственного и муниципальных архивов. По итогам подготовлены справки, оказана методическая помощь, проведены совещания и обучающие семинары.

Развивается сотрудничество Архивной службы Югры с архивными органами субъектов Российской Федерации. В 2016 году заключено соглашение о сотрудничестве в области архивного дела между Службой и Государственным комитетом Республики Татарстан по архивному делу (далее – Комитет). С 2014 года осуществляется сотрудничество с Архивным комитетом Санкт-Петербурга в рамках соглашения с Правительством автономного округа, в рамках которого 12 октября 2016 года специалисты Службы и Государственного архива Югры приняли           участие в вебинаре «Популяризация деятельности учреждений культуры с помощью сети Интернет», организованном Архивным комитетом Санкт-Петербурга. Архивная служба Югры активно взаимодействует со Службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, в т.ч. путем участия в мероприятиях международного и регионального уровней.

Проведен ряд мероприятий по обеспечению сохранности архивных документов в архивах муниципальных образований: г. Когалым, г.Нижневартовск; Берёзовский и Нефтеюганский район.

В Государственном архиве Югры и архивах муниципальных образований автономного округа проводилась работа по картонированию документов. В Государственном архиве Югры за прошедший год закартонировано 4592 ед.хр., в муниципальных архивах – 14987 ед. хр.

Осуществлены проверки наличия и состояния документов и дел в архивах муниципальных образований гг. Нягань, Мегион, Нефтеюганск, Ханты-Мансийск; Кондинского и Белоярского районов.

Реставрационной лабораторией КУ «Государственный архив Югры» в отчётном году отреставрировано 76 ед. хр. (2266 л.) на бумажной основе. С помощью машины бережной очистки архивных документов проведена работа по консервационно-профилактической обработке (обеспыливанию) рукописных и старопечатных книг (40 ед.хр./12435 л.).

В целях улучшения физического и технического состояния документов в архивах автономного округа подшито (переплетено) 4191 ед.хр, в т.ч. в Государственном архиве Югры – 1042 ед.хр.

В отчетном году архивами автономного округа продолжена работа по формирования цифрового контента государственной информационной системы «Электронный архив Югры». Общий объем цифрового контента информационной системы на 01.01.2017 составляет 26571 особо ценных и наиболее востребованных дел архивов автономного округа. В 2016 году переведено в электронный вид и подготовлено к загрузке в государственную информационную систему «Электронный архив Югры» 3 498 единиц хранения особо ценных и наиболее востребованных документов.

Оцифровывались дела наиболее значимых и востребованных фондов архивов, такие как Березовский уездный военный комиссариат, Елизаровский комендант «Народной Армии» (бандитской), а также коллекции фонды личного происхождения. Доля фондов Государственного архива Югры, переведенных в электронную форму, достигла 26%. Все активнее к проведению оцифровки архивных документов подключаются муниципальные архивы. Конечно, для значительного роста этого показателя также не хватает кадровых и технических ресурсов в муниципальных архивах.

Одним из основных направлений развития отрасли в 2016 году было формирование информационного массива автоматизированного общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд» версия 5.0.4 (далее ПК «Архивный фонд»). Клиентская оболочка ПК «Архивный фонд» версия 5.0.4 установлена на сервере Службы и созданы базы данных всех архивов автономного округа. Вместе с тем, часть фондов внесенных ранее ПК «Архивный фонд» версия 3 по техническим причинам не удалось конвертировать в версию 5.0.

На 01.01.2016 в ПК «Архивный фонд» внесено 99% заголовков фондов от общего числа, имеющихся в архивах автономного округа, в том числе 78% в ПК «Архивный фонд» версия 5.0. и 21% в ПК «Архивный фонд» версия 3.

В развитии НСА приоритет отдается созданию тематических баз данных на основе автоматизированных архивных технологий. В настоящее время в архивах автономного округа создано и ведется 42 тематических базы данных: Картотека решений окружного, районных и городских Советов народных депутатов и их исполкомов», «Посемейные списки административно-ссыльных», «Номенклатурные работники окррайгорисполкомов», «Календарь памятных дат», «Фотокаталог», «Награждены за труд»; и 49 вспомогательных учетных баз данных: «Организации – источники комплектования»; «Справочник местонахождения документов по личному составу»; «Учет обращений граждан и организаций».

Суммарный объем архивной информации, накопленный в тематических базах данных, составляет 237 700 записей.

Сетевая инфраструктура архивных органов Югры представлена Службой, КУ «Государственный архив Югры» и 22 архивными отделами администраций городов и районов автономного округа (из 22).

Официальный сайт Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры www.archivesl.admhmao.ru в 2016 году набрав 122 балла, вышел в лидеры по итогам конкурса на лучший официальный сайт органов власти.

Архивный фонд Югры в прошедшем году пополнился на 19 246 дел управленческой документации, 9 683 дела по личному составу, 1 447 единиц хранения фотодокументов, 696 единиц хранения личного происхождения.

За 2016 год исполнено 87 980 запросов, в том числе 81 994 социально-правового характера и 5 986 тематических запроса, подготовлено 1400 информационных мероприятий, пользователями архивной информации стали около 100 000 человек, подготовлено 100 выставок архивных документов, 106 статей, принято участие в 52 теле-радиопередачах. В читальных залах архивов автономного округа работало 430 исследователей. Из архивохранилищ выдано исследователям и сотрудникам для получения информации более 180 000 ед.хр.

Организованы и проведены мероприятия, посвященные Году российского кино в Российской Федерации и Году детства в Югре, памятным датам начала и окончания Великой Отечественной войны 1941-1945 годов, юбилейным и памятным датам муниципальных образований и автономного округа и др.

Вышли в свет научно-практический журнал «Архивы Югории» № 15, календарь знаменательных и памятных дат на 2016 год «Югорский калейдоскоп событий».

Отмечая в целом успешную работу архивов автономного округа в 2016 году, следует назвать ряд вопросов, требующих дальнейшего решения.

По-прежнему требует разрешения проблема размещения архивов в специально построенных или приспособленных зданиях.

Архивохранилища муниципальных архивов гг. Лангепаса, Нефтеюганска, Нижневартовска, Покачи, Пыть-Яха, Ханты-Мансийска и Советского района имеют степень загруженности свыше 90%.

Архивы гг. Сургута, Пыть-Яха, Ханты-Мансийска размещены на первых этажах жилых зданий, архивы гг. Нижневартовска, Радужного, Октябрьского района находятся в административных зданиях совместно с другими структурными подразделениями администраций или другими организациями.

На протяжении ряда лет остается не решенной проблема определения места хранения документов по личному составу ликвидированных организаций, что вызвано отсутствием на уровне Российской Федерации четкого нормативного правового регулирования данного вопроса. Только в отчётном году на государственное и муниципальное хранение поступило более 9500 ед.хр. документов по личному составу, необходимых для подтверждения трудового стажа, места работы и льгот гражданам. Создание в Югре Государственного архива документов по личному составу один из вариантов выхода из сложившейся ситуации. Вопрос создания такого архива в 2016 году рассматривался на заседании Комитета по социальной политике Думы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, по итогам которого Архивной службе Югры было рекомендовано подготовить соответствующую информацию Губернатору автономного округа. В настоящее время проведен анализ действующей нормативной правовой базы и структуры архивных органов и учреждений в Российской Федерации, статистических данных и показателей, подготовлен пакет документов о создании в автономном округе Государственного архива документов по личному составу.

Анализируя итоги проведения комплексных проверок в муниципальных архивах автономного округа, Коллегия отмечает, что необходимо уделять особое внимание организации учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

В целях сохранения единых правовых, организационных и научно-методических основ функционирования архивного дела обеспечить внедрение в организациях – источниках комплектования государственного и муниципальных архивов нормативных правовых и методических документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

 Необходимо осуществлять строгий поквартальный контроль за расходованием субвенций, предоставленных из бюджета автономного округа бюджетам муниципальных районов и городских округов автономного округа для осуществления переданных органам местного самоуправления муниципальных образований автономного округа отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела (г. Нягань по итогам 2016 года вернул в бюджет автономного округа 90 000 тыс. рублей).

По-прежнему, экономическая ситуация диктует необходимость концентрации имеющихся финансовых, материальных и трудовых ресурсов в государственном и муниципальных архивах автономного округа на сохранении достигнутых в последние годы значений объемных и качественных показателей основной деятельности.

В этой связи Архивная Служба Югры ставит следующие задачи:

-            Повышение качества информационного обслуживания населения и оказания государственных услуг, повышение открытости и эффективности работы Архивной службы Югры.

-          Получение гражданами и организациями преимуществ от применения информационных и телекоммуникационных технологий за счёт обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, развития цифрового контента на основе современных технологий доступа к оцифрованным документам Архивного Фонда Российской Федерации.

-           Соблюдение нормативных условий и надлежащей организации хранения архивных документов.

-            Осуществление плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по соблюдению законодательства в сфере архивного дела.

-            Продолжение работы по качественному пополнению Архивного фонда Российской Федерации документами управленческой деятельности, фото-видеодокументами от организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа, а также документами личного происхождения от собственников и владельцев архивных документов, в том числе уделить особое внимание сбору документов учёных, исследователей обско-угорских народов.

-            Совершенствование форм и методов использования архивных документов.


2.Слушали: Н.Д. Судакову, директора казенного учреждения «Государственный архив Югры» об итогах пятилетней деятельности казённого учреждения «Государственный архив Югры» в качестве самостоятельного учреждения».

Руководствуясь распоряжением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 23.04.2011 г. №166-рп, с 01 января 2012 года в автономном округе начал свою работу Государственный архив Югры как самостоятельное юридическое лицо.

Государственный архив Югры, начиная с 1934 года существовал в Ханты-Мансийском автономном округе как структурное подразделение сначала окружного Архивного бюро, которое за время своей деятельности претерпевало организационные изменения, в 2012 г. учредителем казенного учреждения «Государственный архив Югры» в пределах своих полномочий стала Служба по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры.

Процесс становления Государственного архива Югры как самостоятельного учреждения нельзя назвать тяжелым, так как благодаря руководству и сотрудникам архивной службы Югры основные организационные мероприятия выполнялись планово. Учреждению досталась хорошая материально-техническая база, прекрасное просторное здание с укомплектованными техническими средствами в архивохранилищах, позволяющими хранить архивные документы в нормативных условиях. Учет архивных документов осуществлялся согласно требованиям правилам учета, был создан Краткий справочник по фондам Государственного архива, была начата работа по внедрению АИС «ЭЛАР».

В своем выступлении в первую очередь остановлюсь на кадровом потенциале учреждения. В силу известных финансово-экономических обстоятельств, прошедший период был непростым. Финансирование учреждения в 2014-2016 гг. уменьшалось. Это заставляло вносить коррективы в планы деятельности учреждения, а также с большей бережливостью подходить к расходованию выделяемых бюджетных средств. Благодаря совместным усилиям Службы по делам архивов и Государственного архива, удалось сохранить уровень заработной платы работников учреждения:

год

2013

2014

2015

2016

Фонд оплаты труда основного персонала (тыс.руб.)

10 890

12 081

12 836

12532

Среднемесячная заработная плата основного персонала в разрезе должностей в 2013 году находилась на уровне от 24тыс. руб. до 47 тыс.руб., а в 2016 году – от 31 тыс. руб. до 48 тыс. руб.

Результаты мониторинга свидетельствуют в целом о стабильности кадрового состава работников учреждения за 2015-2016 гг.:

год

2012

2013

2014

2015

2016

Количество уволенных работников (чел.)

11

10

12

5

1

Мы горды тем, что ветераны Архивной службы округа, имеющие стаж работы более 20 лет продолжают работу в учреждении и делятся своим опытом с молодыми специалистами. В настоящее время 55% работников учреждения – это молодые специалисты возрастом до 40 лет, 65% работников учреждения имеют высшее образование.

Учреждение дорожит своими специалистами. Особое внимание уделяется воспитанию молодых перспективных работников, их профессиональному росту, повышению квалификации.

год

2013

2014

2015

2016

Объем денежных средств за обучение (руб.)

93 515,00

13 550,00

35 765,00

103 820,00

По результатам аттестации за 2016 год 4 работника учреждения из 14 аттестованных, повысили свой квалификационный уровень, что сразу же отразилось на увеличении их заработной платы. Неоднократно работа специалистов Государственного архива была оценена на уровне Ханты-Мансийского автономного округа и Уральского федерального округа: Уральский хронограф в номинации «Дебют» – Безгодова Валерия Владимировна; Благодарственные письма учреждений – источников комплектования Государственного архива за оказание квалифицированной помощи по сохранности документов – Сафаргулова Гузель Митхатовна, Толстогузова Татьяна Александровна; Участие в окружных мероприятиях проводимых органами государственной власти округа (IT-форум), музеями (Биеннале), библиотеками – Завьялова Лидия Михайловна, Тюлина Светлана Владимировна; Качаненко Марина Васильевна. Проведение обзорных экскурсий по архиву – Вотанина Наташа Вацлавовна, проведение методических семинаров для специалистов ведомственных архивов – Петрова Жанна Викторовна, Змановская Марина Анатольевна, Максимова Нина Владимировна.

Благодаря стабильному кадровому составу, а также слаженной работе структурных подразделений учреждения, плановые показатели основных направлений деятельности учреждения с 2014 по 2016 год выполнены на 100% и более, в том числе показатели эффективности деятельности.

Что же нового и интересного появилось в работе Государственного архива Югры за эти 5 лет?

В целях улучшения материально-технической базы учреждения, охраны труда и техники безопасности, сохранности и учета документов, обновления компьютерного парка и оргтехники, ежегодно закладывались денежные средства, что позволило модернизировать и увеличить компьютерный парк в учреждении, обновить компьютеры на рабочих местах пользователей читального зала и специалистов архива, закупить программное обеспечение для электронного документооборота с ПФ РФ (программа VipNet Деловая почта) и учета обращений граждан и организаций   (программа «Учет обращений граждан)

год

2013

2014

2015

2016



Приобретение материально-технических запасов   (тыс. руб.)

489,7

246,0

141,7

471,8


Приобретение основных средств (тыс. руб,)

131,9

399,5

534,4

240,4


Кол-во компьютеров (шт.)

30

33

48

49


В учреждении заработала реставрационная мастерская, которая позволила проводить реставрацию, подшивку, картонирование, обеспыливание документов не кустарным способом, а на профессиональном уровне.

год

2012

    2013

   2014

   2015

   2016

                        Улучшение физического состояния документов:

Реставрация

(листы)

0

2438

2699

2517

2266

Подшивка

(ед.хр.)

590

1260

881

1004

1042

всего закартонировано

ед. хр.

21634

38895

47057

53101

57693

Консервационно-профилактическая обработка:

Обеспыливание

(листы)

0

1759

1730

1007

12435

За 5 лет фондовый каталог Государственного архива Югры пополнился 31 фондом. На государственное хранение от учреждений принято 16 108 ед.хр., от граждан 573 ед.хр. документов личного происхождения, 556 фотодокументов, 102 ед.хр. видеодокументов.

Прием документов на государственное хранение

год

2012

2013

2014

2015

2016

управленческая документация

3624

3829

3079

3551

2025

научно-техническая документация

419

0

документы по личному составу

159

663

20

244

От граждан:

документы личного происхождения ед.хр/докум.

50

20

22/78

194/1013

231/4940

фотодокументы

23

28

141

203

161

фонодокументы

видеодокументы

102

Принято новых фондов

16

6

5

4








В связи с тем, что из других архивов Тюменской области в Государственный архив Югры были переданы документы с грифом «Секретно» и «совершенно секретно», специалистам учреждения в 2013 и 2016 годах пришлось произвести комплекс мероприятий по рассекречиванию 179 ед.хр., что включило 1044 комплексных экспертных заключения.    

В целях увеличения площадей архивохранилищ в начале 2015 года введено в работу архивохранилище № 5 (каб. 409), предназначенное для хранения фото-, фоно-, видеодокументов, а также документов на электронных носителях. Протяженность полок стеллажей в архивохранилищах увеличилась на 175 метров или на 5,79% по сравнению с 2014 годом. В 2016 году в архивохранилищах № 1 и № 3 на стеллажах были добавлены 25 полок. Протяженность полок стеллажей в архивохранилищах увеличилась на 30 погонных метров. В результате на 01.01.2017 года загруженность архивохранилищ составляет 67%.

В рамках реализации государственной программы «Развитие культуры и туризма в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2014-2020 годы» проводится работа по оцифровке архивных документом, как сторонними организациями в 2011 и 2014 годах, так и специалистами Государственного архива Югры в 2014-2016 гг. с целью создания электронного архива Югры. На конец 2016 года оцифровано 17 089 ед. хр. из    163 фондов, что составило 28% от общего количества фондов Государственного архива. Все описи фондов Государственного архива переведены в электронный вид, их импортирование производится в АИС ЭЛАР и ПК «Архивный фонд» (версия 5.0.4.) ежегодно по мере передачи на государственное хранение архивных документов источниками комплектования Государственного архива.


Оцифрование архивных документов

год

2012

2013

2014

2015

2016

количество оцифрованных дел (ед.хр.)

7919

50

7851

1269

количество оцифрованных фондов

36

92

35


Параллельно с оцифровкой архивных документов ведется создание и постановка на государственный учет электронного фонда пользования архивных документов Государственного архива Югры. Проведение данной работы начато в 2014 году с разработки Порядка создания электронного фонда пользования. Данный Порядок позволил организовать в казенном учреждении «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» работы по оцифровке особо ценных и наиболее востребованных документов на бумажных носителях, входящих в состав архивных фондов учреждения, созданию, хранению, учету и использованию электронного фонда пользования копий архивных документов на бумажных носителях. ЭФП сохраняется в трех экземплярах: неприкосновенная копия (ЭФП-1- на сервере), контрольная копия – ЭФП-2 ( на оптических дисках) и рабочая копия (ЭФП-3). За 2015-2016 годы записано 725 оптических дисков, на которых хранятся образы архивных документов более 12000 ед.хр.

год

2015

2016

количество записаных дисков

186

539

Количество ед.хр. архивных документов, записанных на диски (ед.уч.)

2143

9859

Количество Мбайт

727039

2087017

Проведение этих работ позволило Государственному архиву повысить эффективность качества предоставляемой государственной услуги – «Обеспечение удаленного доступа пользователей к архивным документам» с помощью официального сайта учреждения.

Год

2014

2015

2016

Количество электронных копий дел просмотренных пользователями    ( ед.хр.)

16

89

791

Количество посетителей официального сайта КУ «Государственный архив Югры» (чел.)

11062

13412

21241

В списки источников комплектования государственного архива на сегодняшний день включено 106 организаций федерального, окружного значения (из них 11 – негосударственных организаций) и 99 фондодержателей документов личного происхождения, с которыми проводится постоянная плановая работа по формированию Архивного фонда Российской Федерации и передаче на хранение управленческой, научно-технической, аудиовизуальной документации, документов личного происхождения. Кроме этого, отдел комплектования ведет работу с организациями – потенциальными источниками комплектования КУ «Государственный архив Югры» (список № 2), в который включено 60 организаций.

Год/наименование

2012

2013

2014

2015

2016

Количество организаций- источников комплектования

112

103

103

104

106

Прием документов личного происхождения от граждан-источников комплектования по актам приема-передачи, договорам дарения (документов)

50

3548

714

910

1205

Отделом комплектования в целях повышения компетенции ответственных за делопроизводство в организациях – источниках комплектования КУ «Государственный архив Югры» используются различные формы оказания методической помощи источникам комплектования: выходы в учреждения, семинары, учебы-практикумы, круглые столы, мастер-классы. Практика показывает, что такое обучение эффективнее проводить с аудиторией не превышающей 15 человек, что дает возможность участникам задать вопросы, обсудить различные рабочие ситуации, оказать адресную консультацию. В рамках проводимых обучающих семинаров реставраторами были проведены 4 мастер-класса по подшивке и оформлению архивных документов, которые посетило 50 человек.

Сотрудники отдела комплектования стали своеобразным методическим центром в области архивного дела для организаций федеральных и окружных органов государственной власти, о чем свидетельствуют просьбы от них о проведении обучающих семинаров, организацию и посещаемость которых они берут на себя (Департамент культуры автономного округа, Управление судебного департамента в автономном округе).

Год/наименование

2012

2013

2014

2015

2016

Согласование (утверждение) на ЭПМК описей дел организаций-источников комплектования (ед.хр.)

управленческой документации

4862

5046

6372

6994

6861

НТД/спец. документация

1261

1292

863

4785

1947

по личному составу

2818

2533

4917

4804

4687

Одним из приоритетных   направлений деятельности Государственного архива Югры   является пополнение архивных фондов   документами личного происхождения. Хороший результат в этой области дают проводимые нами окружные акции и творческие конкурсы, положения о которых размещаются на официальном сайте учреждения, и участие в них может принять каждый житель Югры.

Год/наименование

2012

2013

2014

2015

2016

Согласование (утверждение) на ЭПМК описей дел организаций-источников комплектования (ед.хр.)

документы личного происхождения

50

24

35

175

233

фотодокументы

23

167

-

207

257

видеодокументы

-

-

102

15

20

Итогом акции «Нет в России семьи такой, где б не памятен был свой герой», объявленной и проведенной в 2015 году в честь 70-летия Дня победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов, стало пополнение фондов КУ «Государственный архив Югры» 64 документами и 10 фотографиями участников войны. На акцию откликнулись родственники участников Великой Отечественной войны1941-1945 годов. К   акции присоединились учащиеся школ автономного округа. На электронную почту архива поступили сочинения, рефераты школьников.

В 2016 году проводилась акция «История округа – в семейных фотографиях». Принимались оригиналы фотографий, иллюстрирующих специфику труда, быта людей, а так же портретные и сюжетные фотографии, рассказывающие о важных промышленных, инфраструктурных объектах Югорского края. Принимались   фотографии   значимых событий в истории региона в разные временные периоды, виды населенных пунктов, домов, зданий. Итоги акции: принято 215 фотопозитивов, 186 электронных копий фотодокументов.

По распоряжению Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 06.02.2015 № 34-рп в целях выполнения Плана мероприятий подписанного по итогам проведения Дней Югры в ЮНЕСКО, в Государственном архиве проводится сбор и описание документов из личных архивов ученых, исследователей, заслуженных деятелей образования, науки, культуры из числа обско-угорских народов. На сегодняшний день уже приняты документы: Е.А. Нёмысовой, Е.И. Ромбандеевой, М.К. Волдиной, И.И. Шульгина, Г.С. Райшева.

Все документы пополнили фонды Государственного архива Югры, они помогут изучить, сохранить для будущих поколений историю нашего края, будут использоваться при проведении мероприятий, публикаций, архивных экспозиций и выставок.

Одной из основных государственных услуг архивных учреждений является обеспечение доступа пользователей к архивной информации. Ее предоставление в Государственном архиве Югры осуществляется следующими способами: удаленно – посредством официального сайта учреждения и с помощью мероприятий - обзорных и тематических выставок, уроков-практикумов, презентаций изданий и т.п.

В этой связи мы особое место уделяем патриотическому воспитанию детей и молодежи. На такие мероприятия в читальный зал Государственного архива приглашаются, учащиеся и студенты. С каждым годом такие мероприятия становятся содержательнее, интереснее, о чем гости архива пишут отзывы в Книге отзывов и предложений. Назову самые запоминающиеся из них.

На протяжении 4-х лет реализуется долговременный выставочный проект «Гордость Югры» (формирование интеллигенции из числа коренных народов Севера):

·                    2013 год - выставка архивных документов «Гордость Югры» (формирование интеллигенции из числа коренных народов Севера, образование);

·                    2014 год – выставка архивных документов «Гордость Югры» (формирование интеллигенции из числа коренных народов Севера, здравоохранение);

·                    2015 год – выставка архивных документов «Гордость Югры» (формирование интеллигенции из числа коренных народов Севера. Писатели и поэты Югры);

·                    2016 год – в рамках выставочного проекта «Гордость Югры», выставка «Счастливая судьба хантыйских женщин» к 80-летию Е.А. Немысовой и М.К. Волдиной.

В 2012 году проведено комплексное меропритие «Спасенное детство. Родной дом детей блокадного Ленинграда», посвященного памятной дате – 70-летию со дня образования детских домов для сирот, эвакуированных из блокадного Ленинграда в Ханты-Мансийский национальный округ. В мероприятии участвовали представители городского добровольного общества блокадников Ленинграда г. Ханты-Мансийска, бывшие воспитанники детских домов из блокадного Ленинграда, эвакуированные в 1942 году в наш округ и воспитанники детского дома «Радуга» г. Ханты-Мансийска.

В 2015 году проведен открытый урок для учащихся МБОУ «Гимназии № 1» г.Ханты-Мансийска «Такие люди – сама романтика», к 110-летию К.В. Гарновского, геоботаника, поэта, сотрудника Кондо-Сосьвинского заповедника.

В 2016 году состоялась презентация выставки «Большой души человек» о Г.Т.Величко–директоре педколледжа, ветеране Великой Отечественной войны.

Обзоры выставок архивных документов

2012

2013

2014

2015

2016

Количество обзоров

27

21

18

23

37

Количество посетителей

618

734

553

502

1150

Специалистами отдела использования и публикаций ведется работа по изучению архивных документов по запросам средств массовой информации. На основе изученных документов готовятся документальные фильмы, теле- и радиопередачи, пишутся статьи, издаются книги.

Проведение радио- и телепередач, подготовка фильмов на основе архивных документов

2012

2013

2014

2015

2016

ТВ-сюжеты

7

17

19

19

11

ТВ - программы

3

-

1

6

8

фильмы

1

-

2

-

1

За 2012-2016 гг. архивистами учреждения оказана помощь в поиске архивных документов для 9 изданных книг, которые Вы можете видеть на нашей книжной выставке. А книга «Первая мировая война в жизни югорчан» издана Службой по делам архивов и Государственным архивом Югры и стала плодом сотрудничества краеведа Струся Владимира Филипповича и работников нашего учреждения. Подготовлена электронная версия еще одной исследовательской работы специалистов Государственного архива – это книга «История исчезнувших деревень Ханты-Мансийского района».

Победителем конкурса «Уральский хронограф» в 2016 году стал документальный фильм «Кронид Гарновский и Евгения Дорогастайская», снятый на основе архивных документов по заказу автономного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа-Югры телерадиокомпания «Югра». Автор и режиссер Лев Александрович Вахитов.

На протяжении 2014-2016 года Государственным архивом Югры заключены Соглашения о сотрудничестве с МБОУ «Гимназии № 1» г. Ханты-Мансийск, Югорским университетом, Сургутским педагогическим университетом, Сургутским политехническим колледжем и Педагогическим колледжем г. Ханты-Мансийска. В рамках Соглашений проводятся мероприятия по профориентации учащихся и студентов, подготовке научных семинаров, исследовательских работ. 2 сотрудника учреждения получают высшее магистерское образование в Югорском университете по специальности «История и философия» на бесплатной основе и 1 человек получает высшее образование по специальности «Филология». В целях профориентации учащихся и студентов проведено 23 экскурсии по архивохранилищам и реставрационной мастерской, которые посетило 363 человека. Более 20 студентов прошли производственную практику на базе Государственного архива. Учащимися и студентами подготовлены исследовательские и творческие работы, которые размещаются на официальном сайте учреждения в рубрике «Архивы школе».

Для исполнения государственной услуги «Оказание информационных услуг по социально-правовым запросам граждан и юридических лиц на основе архивных документов» в учреждении разработан Порядок, который прошел юридическую экспертизу в Службе по делам архивов ХМАО-Югры. 100% запросов социально-правового характера, поступивших от граждан, выполняются в установленные законодательством сроки. Заявители могут обратиться в архив не только лично, но и направить свои заявления с помощью официального сайта учреждения. В целях сокращения времени подачи запросов от ПФ РФ, заключено Соглашение о режиме электронного документооборота VipNet Деловая почта.

Поступление социально-правовых, тематических запросов

2012

2013

2014

2015

2016

Социально-правовых

903

1008

1096

1149

1048

тематических

244

264

217

186

163

Количество поступивших запросов в эл. виде и VIP NET

-

-

86

189

204

Исполнение социально-правовых, тематических запросов

2012

2013

2014

2015

2016

Социально-правовых

886

1013

1095

1142

1052

тематических

247

261

214

187

163

Не могу не отметить работу официального сайта нашего учреждения, который создавался специалистами учреждения. Главной задачей его работы считаем – максимальное удовлетворение интересов и потребностей населения в предоставлении архивной информации. Сайт ежедневно пополняется информацией в таких рубриках как: «Архивы школе», «Календарь памятных дат», Научно-справочный аппарат архива, «Родословные чтения», «Акции». Другими словами можно сказать, что сайт отражает все направления деятельности Государственного архива Югры и за 3 года его существования сайт посетили уже более 46000 человек.

3.Слушали: Н. В. Павленко, начальника архивного отдела Управления делами администрации г. Нягани «О внедрении информационных технологий в архивном отделе администрации города Нягани».

Выступление проведено на основе видеопрезентации, на слайдах были представлены автоматизированные базы данных:

1)ПК «Архивный фонд» (версия 4,1);

2) ПК «Нормативно-правовые документы органов местного самоуправления»;

3) ПК «Фотокаталог»;

4) ПК «Библиотека СИФ» - продолжена работа по внесению в автоматизированную программу книжных изданий, находящихся в собственности архивного отдела, внесены 91 книга и 46 газет и журналов;

5) ПК «Источники комплектования» – программный комплекс используется в работе, внесены данные об источниках комплектования архивного отдела – 33 организациям.

6) ПК «Календарь памятных дат» на сайте Администрации города в разделе «Архивное дело» размещен календарь юбилейных и памятных дат на 2016 год и подготовлен для размещения календарь на 2017 год;

7) ПК «Обращения граждан» - оперативная работа по обращениям граждан, составление отчетов.

8) ПК «АвтоАФ» с помощью этой программы осуществлен перенос 83,26% данных в ПК «АФ» на уровне «Дело».

Продолжено внедрение в практику работы Единого классификатора документной информации АФ РФ при ведении ПК «Нормативно-правовые акты органов местного самоуправления», ПК «Библиотека СИФ», ПК «Источники комплектования».

9) ПК «Местонахождение документов по личному составу» - внесены данные о ликвидированных предприятиях, организациях и учреждениях, передавших документы по личному составу на муниципальное хранение.

4. Слушали: С. В. Сентюрину, начальника архивного отдела Кондинского района «Из опыта работы архивного отдела администрации Кондинского района по использованию архивных документов».

Вся работа по использованию документов основывается на интересах пользователей архивной информации.

Архивный отдел сотрудничает с органами местного самоуправления и государственной власти автономного округа при подготовке к мероприятиям по празднованию каких-либо событий и дат. Часто обращаются за помощью учреждения культуры, школы, средства массовой информации, граждане, интересующиеся историей учреждений и населенных пунктов.

Районным архивом ведется обширная выставочная деятельность, проводятся мероприятия, экскурсии, лекции, уроки для школьников, на основе документальной информации публикуются статьи.

Для более эффективной работы по использованию документов отделом был создан свой сайт, посетители которого могут, через раздел «Обращения», заказать архивную справку.

В разделе «Новости» подробно рассказывается о наших мероприятиях и выставках. В разделе «Коллекции документов», освещается информация о наших фондообразователях. В разделе «Выставки» пользователи сайта могут ознакомиться с информацией из архивных документов, размещенных в виртуальных выставках. Информация из архивных документов размещается в разделах: «Цифры и факты», «По страницам старых документов».

В 2016 году подготовлено и организовано 12 выставок, из них 7 передвижных, которые демонстрировались в районном Дворце культуры и искусств «Конда».

Все чаще, во время подготовки к выставке, архивный отдел обращается к музеям района с предложением предоставить свои материалы по теме выставки, чтобы выставку сделать более разнообразной и интересной. Музейные предметы, размещенные в экспозиции рядом с архивными документами, усиливают эмоциональное воздействие выставки и, благодаря этому, передаётся ощущение эпохи.

На выставке представлены документы архивного отдела, в том числе, документы личного происхождения фондообразователя, лыжника международного класса Сергея Устюгова, жителя Кондинского района. А также экспонаты Учинского этнографического музея, Районного краеведческого музея. Ежегодными стали выставки ко дню работников культуры - в 2016 году прошла выставка "Учреждения культуры, киносети Кондинского района в 1960-1980-е гг.». На ней экспонировались копии наиболее интересных архивных документов фонда районного отдела культуры за 1960-1980 гг., фотодокументы, копии документов Государственного архива Югры, экспонаты и фотодокументы Районного краеведческого музея, представленные в архив для экспонирования.

Традиционной является выставка «Кондинский район в годы Великой Отечественной войны», отражающая подвиги земляков на фронтах, и в тылу: деятельность леспромхозов, колхозов, учреждений, жизнь людей в годы войны.

В 2015 году к 70-летию Победы архивный отдел и учащиеся 6 класса Междуреченской школы участвовали в совместном соц.проекте «Фотодокументы, запечатлевшие события и участников Великой Отечественной войны».

В рамках этого проекта посетили ветеранов войны пгт. Междуреченского. Записали воспоминания и оцифровали фотографии, которые дети совместно с родителями распечатали в фотоателье и передали на хранение в архивный отдел. Фотоматериалы - один из самых популярных информационных ресурсов для пользователей.

На основе собранного материала были подготовлены и организованы две выставки в Междуреченской общеобразовательной средней школе: «Солдаты Победы», «Отличный танкист. Отличный разведчик» (выставка посвящена ветерану войны, фондообразователю архивного отдела В.А.Кабальнову).

Выставка, посвященная Дню учителя "Народное образование Кондинского района в 1940-1970-е годы» всегда вызывает интерес у посетителей разного возраста, но, особенно у школьников. Они узнают, как учились их бабушка и дедушка. Какие были суровые условия в военные и послевоенные годы, строгие требования и к учащимся и к учителям. Как трудились, начиная с восьми лет на колхозном поле, лесозаготовках, рыбодобыче, заготовке ягод для Нахрачинского пищекомбината. С интересом разглядывают контрольные работы учащихся военных лет, чудом сохранившиеся и хранящиеся в архиве; фотодокументы с изображением ученических коллективов 1940-х -1950- х годов. С удивлением слушают о пионерской и комсомольской организациях, их роли в жизни школы. Рассматривают документы о соцсоревнованиях за 1942-1943 годы, когда учащиеся стремились хорошо учиться, чтобы хотя бы таким образом поддержать Красную Армию, бойцов проливающих за них свою кровь. Экспонировались не только архивные документы, но и предметы пионерской атрибутики, значки, пионерские знамёна и вымпелы, барабан, горн, школьная и пионерская форма. Кроме того, демонстрировалась чернильница-непроливайка, перьевая ручка, портфель, детские книги тех лет. Все это предоставил, по нашей просьбе музей детского творчества "Подросток".

Материал, предлагаемый посетителям выставок для просмотра, постоянно обновляется. В каждой выставке используются, также фонды документов личного происхождения.

Ежегодно, ко Дню района, организуется выставка «История Кондинского района в документах». По запросу органов местной власти для форума, посвященного перспективам экономического развития района, была подготовлена и организована выставка документов «Развитие экономики района: история и современность».

Хочется отметить, что рост посещаемости выставок с каждым годом возрастает. В прошлом году количество просмотров выставок посетителями составило – 2491, экскурсантов по выставкам – 463.

Посетителями выставки являются в первую очередь гости мероприятий Районного Дворца культуры и искусств "Конда"; организованные группы - учащиеся школ района; группы студентов; отдыхающие в центре социального обслуживания населения "Фортуна". Отдыхают в центре люди из разных районов округа: Сургута, Ханты-Мансийска, Нягани и других городов).

Выставки архивных документов всегда пользовались популярностью, с большим интересом жители района рассматривают и изучают представленные документы. После посещения выставок, люди делятся впечатлениями и оставляют свои пожелания в «книге отзывов и предложений».

Предлагаю Вашему вниманию отзыв управления культуры и молодежной политики:«Уважаемые коллеги! Украшением празднования Дня работников культуры стала выставка архивных документов «История развития культуры Кондинского района в 1920-1980». Ваша увлеченность, энтузиазм, творческий подход и скрупулезность вызывают восхищение. Примите самые искренние слова благодарности, пожелания благополучия, добра, новых интереснейших проектов».

Архивный отдел организует и проводит мероприятия, например, организует встречи учащихся школ в архивном отделе с фондообразователями и известными людьми. Так, в 2016 году для учащихся одиннадцатого класса из Междуреченской школы была организована встреча с депутатами Думы Кондинского района, посвященная Дню молодого избирателя. Учащиеся также познакомились с документами фонда территориально-избирательной комиссии, представленными на выставке.

Проведение мероприятий, посвященных Дню молодого избирателя для учащихся старших классов школ, уже стало традицией.

 В апреле прошлого года организована «Встреча учащихся Междуреченской средней школы с ликвидаторами последствий аварии на Чернобыльской АЭС». Учащимся демонстрировались эпизоды из документальных видеоматериалов, документы, фотографии граждан Кондинского района, участвовавших в работах по ликвидации последствий аварии. Приглашенные гости Кабальнов С.В., Заботин Н.М., Оспищев В.Б. рассказали учащимся о том, как их направили в Чернобыль, в чем заключалась их работа, какие были средства защиты; о последствиях этой трагедии. После мероприятия Заботин Н.М. сдал на хранение фотодокумент, с изображением группы участников ликвидации последствий аварии. Еще один участник ликвидации последствий аварии - Коркин Евгений Георгиевич, стал фондообразователем архивного отдела.

В честь праздника, посвященного Дню семьи и верности, архивный отдел организовал встречу с тремя молодыми семьями района. Посмотрели видеосюжет – рассказ Ивановой (Зубовой) Татьяны Никифоровны своему внуку о династии Зубовых. Далее вниманию гостей была предложена выставка документов личного происхождения - семьи ветерана войны Зубова Никифора Ильича.

В октябре 2016 года организована встреча, посвященная памяти жертв политических репрессий. На встречу приглашены учащиеся 9 «в» класса Междуреченской общеобразовательной средней школы и родные спецпереселенцев, которые поведали учащимся о трагических годах своей семьи.         

Подобное выездное мероприятие «Память сильнее времени. Спецпереселенцы в Кондинском районе», с приглашением наших фондообразователей - родных спецпереселенцев, архивный отдел подготовил и организовал на базе Ягодинской средней общеобразовательной школы.

В отделе используется ещё такая форма работы, как обзорные автобусные экскурсии по памятным местам поселка Междуреченский (по запросу органов местной власти): для глав администраций городских и сельских поселений района, представителей Кондинского землячества из г. Тюмени, гостей из городов автономного округа, прибывших на празднование юбилея Совета ветеранов Кондинского района. Экскурсия включала в себя также посещение основных социально-экономических объектов поселка.

Во время подготовки к экскурсии проводилась работа по сбору информации из архивных документов об истории поселка и истории учреждений, предприятий; встречались со старожилами поселка. Были подготовлены фотографии прошлых лет с изображением улиц, зданий, для сравнения с современностью.

Принимаем участие в мероприятиях других организаций с лекциями по истории района, например: на мероприятии «День открытых дверей» администрации Кондинского района выступали с лекцией «История становления Кондинского района», на встрече студентов Междуреченского агропромышленного колледжа с главой городского поселения Луговой специалист выступил с лекцией «История поселка Луговой», в обучающем семинаре по основам проектно-исследовательской деятельности в рамках реализации социального проекта «Люблю тебя, моя Конда» в бюджетном учреждении «Междуреченский агропромышленный колледж» с докладом по теме «Архивный документ, как исторический источник». После этого мероприятия приходили группы студентов с преподавателями для работы с архивными документами, также студенты выезжали в поселения, встречались с краеведами.

В архивном отделе проводились уроки работы с документами для учащихся:

- урок с учащимися 4 б класса Междуреченской школы «Архивные документы народного образования военных лет»;

- урок-практикум для студентов отделения «Архивоведение» Междуреченского аграрного колледжа по теме «Состав научно-справочного аппарата в муниципальных и государственных архивах».

Документы, находящиеся на хранении широко используются исследователями в целях изучения истории. В 2016 году заведующая методическим отделом Центральной библиотечной системы Бархатова Н.В. изучала архивные документы для получения информации о развитии библиотек района в 1960-е годы. Оцифрованы 148 листов из архивных дел. Наталья Викторовна с работой по данной теме заняла I место на окружном конкурсе Департамента культуры Ханты-Мансийского автономного округа-Югры по истории библиотечного дела «Историю пишем сами» в номинации «История: время оттепели и оптимизма в развитии библиотечного дела в округе в 1960-е годы». Работа принята в библиотечный фонд архивного отдела.

Одной из задач архива является публикация. Архивным отделом Кондинского района за последние годы подготовлены и изданы: юбилейные крупноформатные перекидные календари «60 лет Великой Победы» (2004г.), «80 лет Кондинскому району» (2004г.), «Мы – кондинцы» (2005г.), «90 лет Кондинскому району» (2013г.), Буклет «Первые руководители района» (2004г.), принято непосредственное участие в подготовке юбилейного, к 90-летию района, альманаха «Вереск» (2014).

В 2016 году в районной газете «Кондинский вестник» было опубликовано 6 статей по документам архива.

Мы понимаем, что необходимо и дальше совершенствовать формы использования ретроспективной информации. Планируется для больших групп экскурсантов, проводить презентацию выставки, выводя изображение документа на экран, что даст возможность людям более детально с ним ознакомится. Размещать на архивном сайте исторически ценную информацию из архивных документов, а также о наших фондообразователях.

Рассматриваются перспективы сотрудничества с краеведами, музеями, школами, цель которого изучение архивных документов, написание исследовательских работ, сбор воспоминаний и фотографий для сохранения истории района. Также планируем участие в соц.проектах по изучению родного края.

Конечная цель работы по использованию архивных документов состоит, не только в том, чтобы ознакомить посетителей с документами, но и пробудить у них интерес к конкретному факту, событию, личности, подтолкнуть к изучению истории, привить любовь к Родине, вызвать чувство гордости за своих земляков.

5. Слушали: Т. И. Лисник, начальника архивного отдела администрации города Лангепаса «Из опыта работы по обеспечению сохранности документов в архивном отделе администрации города Лангепаса».

С вступлением в силу закона Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 18.10.2010 №149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа - Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» у нас появилась дополнительная возможность для улучшения материально-технической базы муниципального архива. Хочу выразить слова благодарности прежде всего Службе по делам архивов автономного округа за инициативу и подготовку проекта данного закона.

В муниципальном образовании городской округ Лангепас принято постановление администрации города по реализации данного закона, определено, что администрация города Лангепаса в лице архивного отдела является уполномоченным органом местного самоуправления по исполнению отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела.

Получаемая субвенция помогает создавать условия для сохранности документов. Так, за счёт субвенции ежегодно делается проверка и техническое обслуживание огнетушителей, проведен ремонт в архивохранилище для документов постоянного срока хранения. Установлен более мощный кондиционер. В хранилищах документов по личному составу так же установлены кондиционеры, а на окнах демонтированы решетки и установлены рольставни.

Приобретены термометры-гигрометры для всех трёх хранилищ. Ежегодно приобретаются короба для хранения документов.

6. Слушали: Э. В. Михайлову, начальника отдела по делам архивов управления по связям с общественностью администрации Нефтеюганского района «Об улучшении условий обеспечения сохранности документов в муниципальном архиве Нефтеюганского района»

Одним из приоритетных направлений отдела это сохранность документов. Специалистами отдела ведется работа по сохранности и учету документов Архивного фонда Российской Федерации.

 За счет субвенций по осуществлению полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности автономного округа, а также из местного бюджета отделом приобретается мебель, выставочные витрины, оргтехника. Внедряются программные комплексы, начата работа по оцифровке документов, что позволит в дальнейшем в меньшей степени травмировать оригиналы и сохранить документы на более качественном уровне. Производится обеспыливание документов постоянного хранения, и документов по личному составу.

Особое внимание хотелось бы уделить мероприятию, проведённому во исполнение муниципальной программы «Совершенствование муниципального управления в Нефтеюганском районе на 2016-2020 годы». Для муниципального архива Нефтеюганского района было приобретено и оборудовано здание общей площадью 390 кв.м, из них хранилища составляют 114,58 кв.м. Для сравнения в арендуемом помещении занимаемая общая площадь составляла 102 кв.м., а хранилища 58 кв.м.

Здание архива соответствует техническим требованиям, обеспечивающим высокую долговечность и огнестойкость. Представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечает требованиям рациональной планировки помещений. В здании имеются архивохранилища; рабочие помещения работников архива; помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов; помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов; помещения для обеспыливания, переплета и реставрации; помещения для копирования и реставрации архивных документов помещения для хранения учетных документов; комплекс читального зала (с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем); серверную комнату; выставочный зал.

В помещении имеются центральный и эвакуационный выходы, эвакуационный расположен в непосредственной близости от хранилищ. На окнах установлены распашные решетки. Установлена пожарно-охранная сигнализация. Хранилища оборудованы мобильными стеллажами, новейшей системой газового пожаротушения. Для удобства граждан с ограниченными возможностями установлена кнопка вызова специалиста, оборудован пандус, отдельная туалетная комната. Организован пост охраны, соблюдаются внутриобъектовый и пропускной режим, порядок хранение ключей от служебных помещений.

На сегодняшний день ведутся работы по приобретению и установке новейшей вентиляционной системы, которая автоматически осуществляет температурно-влажный режим согласно нормам и требованиям в хранилищах.

7. Слушали: Т.К. Глухову, начальника архивного отдела управления культуры администрации города Ханты-Мансийска «О мероприятиях архивного отдела управления культуры администрации города Ханты-Мансийска к 435-летию города Ханты-Мансийска».

2017 год юбилейный для города Ханты-Мансийска. 435 лет назад началась история города Ханты-Мансийска, с того периода, когда в Летописи Сибирской краткой Кунгурской появилось первое упоминание о поселении хантыйского князя Самара, ныне находящееся в южной части города Ханты-Мансийска – Самарово.

Согласно летописи в 1582 году казаки отправились в «ясачный поход» по Оби и Иртышу, для сбора дани мехами. Они не встречали на пути серьезного сопротивления, пока князь местных остяков Самар не дал отпор непрошенным гостям. Князь Самар погиб, а его поселение было разграблено и пришло в запустение.

Только через полвека эта территория Сибири стала частью российского государства. В 1635 году царь Михаил Романов подписал указ о создании Самаровского яма для обеспечения пути сообщения между Западом и Востоком Западной Сибири и распорядился отправить на поселение ямщиков с жёнами и детьми. В 1637 году Самаровский ям вошёл в число новых российских поселений за Уралом. В 1782 году ям переведен в статус села и стал центром Самаровской волости. Большое развитие село получило с возникновением пароходства. В 1950 году село Самарово вошло в состав города Ханты-Мансийска.

В 2017 году исполняется 380 лет со дня основания Самаровского яма (села Самарово).

Такие значимые исторические события предполагают организацию разнообразных мероприятий в муниципальном образовании – это встречи с заслуженными и почетными жителями города, торжественные церемонии вручения государственных наград и почетных званий; праздничные концерты, фестивали, выставки, ярмарки, конкурсы, акции. Архивный отдел в такой период не остается безучастным, а активно включается в организацию юбилейных мероприятий.

У нас имеется положительный опыт проведения мероприятий, посвященных 430-летию города Ханты-Мансийска в 2012 году: тогда впервые был организован городской конкурс исследовательских работ «История моей организации»; оформлены архивные выставки; опубликованы статьи о жителях города и организациях, основанные на воспоминаниях горожан и документах, собранных в ходе инициативного информирования.

Документы, поступившие в архивный отдел по итогам проведения городских юбилейных мероприятий, положили начало формированию новых фондов «Коллекции документов заслуженных и почетных жителей города Ханты-Мансийска», «Коллекции документов по истории города Ханты-Мансийска».

В 2017 году также запланированы разнообразные мероприятия, связанные с юбилеями города и архивного отела, которому исполняется 25 лет.

Одним из масштабных мероприятий станет городской конкурс творческих работ «Живая история».

Мы вновь хотим привлечь горожан к поисковой работе, краеведческим исследованиям, чтобы сохранить документальные свидетельства об истории организаций, о жизни людей в исследовательских работах, воспоминаниях, документах и фотографиях; и пополнить фонды муниципального архива документальными материалами по истории города.

Конкурс предполагает 3 номинации.

Первая номинация «История организации в истории города». В номинации представляются работы об истории создания и становления организации; воспоминания ветеранов труда; фотографии, отображающие этапы развития организации, культурную, общественную деятельность, фотографии передовиков производства; правительственные награды, реликвии организации.

Вторая номинация «Улица моего города». В номинации представляются работы, посвященные прошлому и настоящему любой улицы города Ханты-Мансийска, демонстрирующие их уникальность, историческую ценность и красоту. Работы должны содержать краеведческий материал об истории названия улицы; информацию о государственных или муниципальных учреждениях и предприятиях, об архитектурных памятниках и достопримечательностях, которые на ней находятся; о людях, которые своим трудом или ратным подвигом прославили город, страну; фотографии.

Третья номинация «Легенды города Ханты-Мансийска». В номинации представляются рассказы, очерки, фоторассказы об интересных, выдающихся людях, внесших достойный вклад в становление и развитие города Ханты-Мансийска; интервью, воспоминания горожан о своей жизни в городе.

К участию в конкурсе приглашаются отдельные авторы, авторские коллективы учреждений, предприятий, организаций.

На конкурс представляются творческие работы в формате летописей организаций, рефератов, публицистических статей, очерков, тематических альбомов.

Победители и призеры конкурса будут награждены дипломами и денежными премиями. Награждение состоится на одном из торжественных мероприятиях, посвященных юбилею Ханты-Мансийска.

Положение о городском конкурсе творческих работ уже подготовлено, оно будет утверждено постановлением администрации города Ханты-Мансийска и размещено в СМИ, на официальном портале органов местного самоуправления города.

В городском архиве запланирована встреча с ветеранами города, которая будет организована совместно с Ханты-Мансийской городской общественной организацией ветеранов войны, труда, Вооруженных сил и правоохранительных органов. Мы познакомим гостей с архивной выставкой, посвященной 25-летию городского архива, которая будет подготовлена к 1 мая – дате создания архива, проведем экскурсию по архиву. Итогом данного мероприятия станет налаживание тесных контактов с ветеранами с целью записи их воспоминаний, а также пополнения списка горожан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования архивного отдела.

Пригласим в архив школьников, также познакомим с выставкой, расскажем о направлениях деятельности архива.

Подготовим буклет о деятельности архивного отдела в течение 25 лет, достижениях и перспективах.

Запланировано несколько выставок архивных документов, которые будут оформлены в помещении архивного отдела и в администрации города.

Первая выставка «Урок продолжается…» посвящена одной из старейших школ Ханты-Мансийска – школе № 1 имени Созонова Юрия Георгиевича, которой в феврале исполняется 85 лет. Выставка оформлена в архивном отделе, электронная версия размещена на официальном портале органов местного самоуправления города.

Вторая выставка, будет посвящена 25-летию архивного отдела.

Третью выставку, посвященную 435-летию города, планируем оформить в помещении администрации города Ханты-Мансийска. При создании данной выставки будут использованы, в том числе и документы, представленные на городской конкурс «Живая история».

В сентябре 2017 года исполняется 60 лет детской музыкальной школе – ныне муниципальное бюджетное учреждение дополнительного образования «Детская школа искусств». Этой дате будет посвящена следующая выставка. В фондах архивного отдела хранятся интересные фотодокументы, печатные издания, переданные дочерью первого директора музыкальной школы Мотошина Николая Сидоровича, которые станут основными экспонатами выставки.

О Ханты-Мансийском строительном управлении, которое являлось ведущей строительной компанией в Ханты-Мансийске, начиная с 1977 года до ликвидации в 2014 году, будет подготовлена виртуальная выставка с использованием документов, переданных на хранение в архивный отдел. Размещена она будет на официальном портале органов местного самоуправления города.

Для публикации в средствах массовой информации подготовим статьи, информации, воспоминания ветеранов.

На наш взгляд, организация выше перечисленных мероприятий будет способствовать решению основных задач архивного отдела – комплектованию архива документами Архивного фонда; совершенствованию форм и методов использования архивных документов.

Коллегия решила:

1. Признать работу Архивной службы Югры в 2016 году удовлетворительной. Одобрить «Основные направления развития архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2017 год».

Службе по делам архивов,

государственному и муниципальным архивам автономного округа:

1. Обеспечить выполнение основных направлений развития архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре и муниципальных образованиях Ханты-Мансийского автономного округа Югры на 2017 год.

2. Продолжить реализацию Закона Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 18.10.2010 № 149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

3. Обеспечить реализацию приказа Минкультуры Российской Федерации        от 31 марта 2015 года № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах власти, органах местного самоуправления и организациях».

4. Продолжить разработку и внедрение в практику работы административных регламентов осуществления государственных функций и предоставления государственных, муниципальных услуг в области архивного дела.

5. Продолжить работу по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и автономного округа путем проведения комплексных и тематических проверок работы архивных органов и учреждений автономного округа, организаций-источников комплектования.

6. Продолжить работу по заключению и реализации соглашений о сотрудничестве по вопросам архивного дела с территориальными органами федеральных органов государственной власти, федеральными организациями; об информационном взаимодействии со структурными подразделениями Пенсионного фонда Российской Федерации, с МФЦ.

7. Обеспечить неукоснительное соблюдение установленных сроков исполнения запросов и административных процедур, предусмотренных административными регламентами осуществления государственных функций и предоставления государственных, муниципальных услуг в области архивного дела, связанных с исполнением социально-правовых запросов.

8. Активизировать деятельность по комплектованию видеодокументами, документами личного происхождения и документами на цифровых носителях, по направлению «Инициативное документирование».

9. Активизировать работу по приему документов постоянного срока хранения, хранящихся в организациях сверхустановленного срока.

10. Активизировать работу по переводу в электронный вид особо ценных и наиболее востребованных дел муниципальных архивов.

11. Активизировать работу по направлению «Использование архивных документов» при подготовке и проведении мероприятий, посвященных Году экологии в Российской Федерации, Году здоровья в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре.

12. Продолжить решение вопроса о создании государственного архива по личному составу в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре.


Председатель коллегии                                                                                    Л.Д. Сажаева

Секретарь коллегии                                                                                          С.Н. Василенко


Опубликовано: 20.02.2017 09:30        Обновлено: 10.08.2018 09:15