Размер:
Цвет:

Протокол расширенного заседания Коллегии 5 марта 2019 года (г. Нягань)

ПРОТОКОЛ

расширенного заседания Коллегии Службы по делам архивов

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

5 марта 2019 г.                                                                                        г. Нягань

Председательствовал:

Дружинина Юлия Валерьевна – руководитель Архивной службы Югры

Принимали участие: члены Коллегии – 12 чел., приглашенные –     27 чел.

Повестка дня:

1.Приветственное слово участникам Коллегии Главы города Нягани И.П. Ямашева, руководителя Архивной службы Югры Ю.В. Дружининой.

2.Отчет о результатах деятельности архивов Югры за 2018 год, перспективы развития архивной отрасли Югры в 2019 году.

3.Паспортизация архивов организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по состоянию на 1 декабря 2018 года.

4.Автоматизация бизнес-процесса по сбору и анализу статистической информации архивов.

5.Создание единого архивного информационного пространства.

6.Об исполнении решения коллегии от 17 октября 2018 года.

Подведение итогов, принятие решения заседания коллегии.


2. Результаты деятельности архивов за 2018 год, перспективы развития архивной отрасли в 2019 году (доклады прилагаются)

(Ю.В. Дружинина, Н.Д. Судакова, С.В. Сентюрина, Е.П. Думиник, О.В. Татаренко).

Решили:

1. Одобрить результаты деятельности Архивной службы Югры (далее – Служба), архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры за 2018 год, перспективы развития архивной отрасли в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре в 2019 году.

2. Государственному и муниципальным архивам Ханты-Мансийского автономного округа – Югры обеспечить:

2.1. выполнение основных направлений развития архивного дела     в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2019 год, срок – постоянно;

2.2. неукоснительное соблюдение:

2.2.1. требований противопожарной, антитеррористической безопасности при проведении мероприятий, в том числе культурно-массовой направленности, охраны труда, жизни и здоровья специалистов и граждан, в части касающейся архивной деятельности, срок – постоянно;

2.2.2. установленных сроков исполнения запросов и административных процедур, предусмотренных административными регламентами предоставления государственных, муниципальных услуг в области архивного дела, связанных с исполнением социально-правовых запросов, срок – постоянно;

2.3.  рост показателей по оказанию муниципальных услуг в электронной форме, информацию о достигнутых результатах и о принятых мерах по совершенствованию форм и методов работы предоставлять  в Службу, срок – ежеквартально;

2.4. внедрение в практику работы типового административного регламента предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов»,   в актуальной редакции, срок – в течение 2 месяцев со дня утверждения типового административного регламента в актуальной редакции;

2.5. выявление и направление в Службу архивных документов для формирования электронного информационного ресурса «Победа – одна на всех», срок – до 1 октября 2019 года;

2.6.помощь и содействие Всероссийскому общественному движению «Волонтеры Победы» в реализации проекта «Моя история», направленного на изучение семейных архивов и составление генеалогического древа, срок – постоянно;

2.7. провести работу по возрождению института наставничества, закрепить наставников и наставляемых, виды поощрения наставников, срок – до 1 июля 2019 года.


3. Паспортизация архивов организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по состоянию на 1 декабря 2018 года (доклад прилагается)

(А.В. Иванова)

Решили:

3.1. Принять к сведению информацию об итогах паспортизации организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по состоянию на 1 декабря 2018 года;

3. 2. Муниципальным архивам Ханты-Мансийского автономного округа – Югры провести анализ Сведений о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных, районных, городских архивов по состоянию на 1 декабря 2018 года (далее – Сведения) на предмет наличия недостоверных и неполных данных, внесенных в Сведения;

3.2.1. направить уточненные Сведения в Службу, срок – до 1 апреля 2019 года.


4. Автоматизация бизнес-процесса по сбору и анализу статистической информации архивов (доклад прилагается)

(А.В. Иванова)

4.1. Принять к сведению информацию по внедрению в деятельность автоматизированной информационной системы «Статистика по делам архивов»;

4.2. Архивной службе Югры:

4.2.1. разработать и утвердить приказ о назначении ответственных лиц за контроль полноты и корректности введенных данных, формирование сводной годовой отчетности в автоматизированной информационной системе «Статистика по делам архивов» (далее – АИС «Статистика по делам архивов»), срок - до 25 марта 2019 года;

4.2.2. установить следующие сроки предоставления государственным и муниципальными архивами автономного округа планово-отчетной документации в электронном виде посредством АИС «Статистика по делам архивов» по видам отчетности:

4.2.2.1. до 15 декабря отчетного года:

Показатели основных направлений и результатов деятельности (План);

Отчет о численности, составе и движении работников архивных органов и учреждений (форма 1-к);

4.2.2.2. до 15 января года, следующего за отчетным:

Паспорт архива;

Показатели основных направлений и результатов деятельности (Отчет);

Сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных, районных, городских архивов;

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов;

Список организаций – источников комплектования архива;

Информация о работе по оцифровке архивных документов.

4.3. Провести методический семинар (учебу) для специалистов Службы, государственного и муниципальных архивов по заполнению форм планово-отчетной документации в АИС «Статистика по делам архивов» в режиме ВКС, срок – до 15 марта 2019 года.

4.4. Государственному и муниципальным архивам Ханты-Мансийского автономного округа – Югры заполнить в АИС «Статистика по делам архивов» следующие формы планово-отчетной документации:

4.4.1. Показатели основных направлений и результатов деятельности на 2019 год;

Отчет о численности, составе и движении работников архивных органов и учреждений (форма 1-к) за 2018 год;

Паспорт архива по состоянию на 1 января 2019 года;

Показатели основных направлений и результатов деятельности за 2018 год;

Сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря 2018 года, в срок до 1 апреля 2019 года;

4.4.2. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов за 2018 год;

Список организаций – источников комплектования архива по состоянию на 1 января 2019 года;

Информация о работе по оцифровке архивных документов за 2018 год, в срок до 1 сентября 2019 года.


5. Создание единого информационного архивного пространства (доклады прилагаются).

(О.А. Спиридонова, Л.П. Клюцковская, Ю.В. Щиголь)

Решили:

5.1. Принять к сведению информацию по представлению опыта создания информационных страниц, сообществ в социальной сети.

5.2. Продлить срок исполнения поручения, предусмотренного подпунктом 3.3. пункта 3 решения Коллегии Службы от 17 октября 2018 года, о создании и развитии официальных групп архивов в социальных сетях до 1 июля 2019 года.


6. Об исполнении решения коллегии от 17 октября 2018 года. Подведение итогов, принятие решения заседания коллегии (протокол прилагается).

(В.А. Омелина)

Решили:

6.1. Решение коллегии от 17 октября 2018 года считать исполненным, исполнение решения снять с контроля.

6.2. Утвердить протокол расширенного заседания коллегии Архивной службы Югры от 5 марта 2019 года.

7. Архивной службе Югры организовать и провести совместно с ПФР по Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре встречу (круглый стол) для обсуждения межведомственного взаимодействия, включая взаимодействие между территориальными ПФР и государственным, муниципальными архивами Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в части исполнения социально-правовых запросов граждан, срок – сентябрь 2019 года.


Председатель коллегии                                                         Ю.В. Дружинина

Секретарь коллегии                                                                В.А. Омелина

Опубликовано: 06.03.2019 15:56        Обновлено: 06.03.2019 16:00