Размер:
Цвет:

Порядок рассмотрения обращений граждан и организаций

Приложение

к приказу Службы по делам архивов

Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

от 13.08.2020 г. № 28-Пр-111


Порядок рассмотрения письменных и устных обращений граждан,

объединений граждан, в том числе юридических лиц,

поступающих в Службу по делам архивов

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

(далее – Порядок)

Раздел I. Общие положения

1.1. Порядок определяет процедуры по учету, организации рассмотрения обращений, поступающих в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Служба), по контролю их рассмотрения, анализу и обобщению содержащейся в них информации.

1.2. Установленная Порядком процедура организации рассмотрения обращений, поступающих в Службу, распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.

1.3. В Порядке используются термины, предусмотренные статьей 4 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 59-ФЗ), пунктом 1.6 Порядка рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, поступающих Губернатору Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, первому заместителю Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, заместителям Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, в Правительство Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, утвержденного постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 24 августа 2012 года № 130 (далее – постановление Губернатора автономного округа № 130).

Для целей Порядка также используются следующие понятия:

заявитель – гражданин Российской Федерации, иностранный гражданин, лицо без гражданства, объединение граждан, в том числе юридическое лицо, обративший(ее)ся в письменной форме, в форме электронного документа или устной форме в Службу, к должностному лицу;

должностное лицо – руководитель Службы, заместитель руководителя Службы, руководители подразделений Службы;

лицо, ответственное за рассмотрение обращения, должностное лицо Службы за подписью которого будет дан ответ на обращение;

лицо, ответственное за подготовку проекта ответа на обращение, лицо, которому лицо, ответственное за рассмотрение обращения, поручило подготовить проект ответа на обращение;

коллективное обращение – совместное обращение двух и более авторов обращения (заявителей) по общему для них вопросу, а также обращение от имени трудовых коллективов, членов одной семьи, резолюции митингов и собраний, подписанные их организаторами и отвечающие требованиям, установленным к обращению Федеральным законом № 59-ФЗ;

первичное обращение – обращение по вопросу, ранее не рассматривавшемуся в Службе;

аналогичное обращение – второе (и последующее) обращение;

повторное обращение – второе (и последующее) обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в котором обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, ранее рассмотренному в Службе, либо указываются недостатки, допущенные при рассмотрении предыдущего обращения, либо сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, либо приводятся новые доводы и (или) новые обстоятельства, связанные
с предыдущим обращением;

некорректное по содержанию обращение – обращение, содержащее ненормативную лексику (материалы непристойного характера), нецензурное либо оскорбительное выражение, унижающее честь и достоинство личности, в том числе выраженное в неприличной форме;

некорректное по изложению обращение – обращение в письменной форме с неразличимым либо трудночитаемым текстом, либо в электронной форме в форматах, не подлежащих обработке в информационных системах соответствующих органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, а также обращение с пропусками текста, не позволяющими определить вопрос, содержащийся в обращении;

объективность – достоверность полученной информации с применением обоснованных методов ее получения, а также достоверность интерпретации результатов рассмотрения обращения;

всесторонность – разрешение по существу всех вопросов, поставленных в обращении, основывающееся на положениях, дающих возможность проверить обоснованность и достоверность сделанных выводов;

правовая обоснованность – наличие ссылок на конкретные нормы права, на правомерность применения тех или иных правовых актов к рассмотрению обращения, а также на наличие логической обоснованности выводов, сформулированных в ответе;

Личный кабинет – индивидуальная страница гражданина на едином официальном сайте государственных органов автономного округа в сети Интернет, предусматривающая авторизацию гражданина при доступе на нее и содержащая хронологически структурированную информацию о ходе и (или) результатах рассмотрения поступившего в адрес Службы обращения, а также информацию о принятых по нему мерах;

анонимное обращение – обращение в:

письменной форме, в котором не указана фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) автора обращения (заявителя) или в тексте обращения написано, что фамилия вымышленная или не указан почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ;

форме электронного документа, в котором не указана фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) автора обращения (заявителя) или в тексте обращения написано, что фамилия вымышленная или не указан почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ;

устной форме без предъявления документа, удостоверяющего личность;

«не обращение» – текст, не соответствующий требованиям, предъявляемым Федеральным законом № 59-ФЗ к обращениям, или не имеющий смысла (понятного, вразумительного содержания, повествовательного и (или) иного характера), либо направляемый для ознакомления, либо содержащий приглашение, поздравление, соболезнование, положительную оценку деятельности, коммерческое предложение, просьбу, не основанную на законе, состоящий из ссылок на содержание страниц в сети Интернет без изложения вопроса по существу, а также направленные журналы, газеты, книги, буклеты, листовки, рукописи, аудио- и видеоматериалы или иная продукция;

обращение в форме электронного документа – обращение автора обращения (заявителя), в котором документированная информация представлена в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям и обработки в информационных системах;

электронный образ – электронная копия документа, изготовленная на бумажном носителе.

1.4. Информация о персональных данных заявителя, направившего обращение в Службу, хранится и обрабатывается в соответствии с законодательством Российской Федерации о персональных данных.

1.5. Порядок не распространяется на:

жалобы, направленные в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» на нарушения прав граждан и организаций при предоставлении государственных услуг;

запросы, направленные в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», о предоставлении информации о деятельности Аппарата Губернатора;

обращения о даче согласия на замещение на условиях трудового договора должности в организации и (или) на выполнение в данной организации работ (оказание данной организации услуг) на условиях гражданско-правового договора;

обращения государственных гражданских служащих и работников о фактах обращения к ним в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений и иные обращения в целях реализации Федерального закона Российской Федерации от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

заявления, ходатайства и жалобы, подлежащие рассмотрению в судебном порядке, депутатские запросы по вопросам, связанным с их депутатской деятельностью;

жалобы, направленные в соответствии с Законом автономного округа от 25 июня 2015 года № 55-оз «Об Уполномоченном по правам человека в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре»;

обращения, направленные в соответствии с Законом автономного округа от 6 сентября 2009 года № 85-оз «Об Уполномоченном по правам ребенка в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре»;

жалобы субъектов предпринимательской деятельности, направленные в соответствии с Законом автономного округа от 5 апреля 2013 года № 35-оз «Об Уполномоченном по защите прав предпринимателей в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре».

Раздел II. Прием и регистрация письменного обращения

2.1. Письменное обращение в Службу может быть доставлено лично, через представителей, почтовым отправлением, факсимильной связью, в форме электронного документа через единый официальный сайт государственных органов автономного округа, по адресам, указанным в приложении 1 к Порядку.

В целях обеспечения защиты прав и свобод заявителя обращение, поступившее по иным каналам связи, не рассматривается, ответ по существу не дается.

2.2. Поступающие в Службу письменные обращения регистрируются специалистом Административного отдела Службы в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (далее – СЭД) в сроки, установленные законодательством Российской Федерации, за исключением обращений, поступающих в форме электронного документа.

Обращения в форме электронного документа, поступившие до 16 ч. 00 мин., регистрируются в течение рабочего дня, обращения, поступившие после указанного времени, - следующим рабочим днем.

2.3. Поступившее коллективное обращение регистрируется на заявителя, указанного первым, в случае если в обращении не указано иное.

2.4. Обращения, поступившие в форме электронного документа неоднократно в один и тот же день от одного и того же заявителя с одним и тем же вопросом, а также отдельно направленные приложения, дополнения к обращению регистрируются и рассматриваются как единое обращение.

2.5. Регистрация обращения осуществляется путем присвоения ему порядкового номера с созданием его электронного образа. Регистрационный штамп ставится на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу обращения. В случае если место, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом, штамп ставится в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

Копии обращений, ранее поступивших факсимильной связью и в форме электронного документа, либо подлинники, дополнительно направленные посредством почтовой связи, приобщаются к ранее зарегистрированным обращениям.

2.6. При регистрации обращения:

проверяется правильность адресования, история обращения;

создается электронная регистрационная карточка (далее – ЭРК) с присвоением регистрационного номера;

создается электронный образ обращения;

выявляются поставленные в обращении вопросы, при необходимости сопоставляются с находящейся в архиве перепиской;

заносится информация о содержании вопросов обращения в соответствии с типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений;

определяется тематика вопросов, тип обращения;

заполняется рубрикатор;

вносится информация о контроле и плановом сроке исполнения;

формируется проект резолюции с указанием фамилии и инициалов лица, ответственного за подготовку проекта ответа на обращение, содержание поручения;

направляется уведомление заявителю о дате и номере регистрации поступившего обращения не позднее 3 рабочих дней со дня регистрации письменного обращения.

Информация о регистрации обращения, поступившего в форме электронного документа через Личный кабинет, размещается на индивидуальной странице заявителя в Личном кабинете на едином официальном сайте государственных органов автономного округа в сети Интернет.

2.7. Если к письменному обращению прилагаются оригиналы или подлинники документов, с них снимаются копии и в течение 3 рабочих дней обеспечивается их возврат заявителю по указанному в обращении адресу.

При отсутствии отдельных листов в обращении или в приложении к нему, отсутствии приложения к обращению при наличии ссылки на него в тексте обращения, обнаружении посторонних вложений составляется акт в 2 экземплярах, 1 из которых остается в Отделе контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Службы и приобщается к поступившему обращению, другой направляется заявителю, вместе с посторонним вложением при его наличии.

Информацию о датах поступления и регистрации обращения, его регистрационном номере, фамилии, имени, отчестве (последнее - при наличии) автора обращения (заявителя), почтовом адресе или адресе электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, вопросах, содержащихся в обращении, Отдел контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Службы вносит
в раздел «Результаты рассмотрения обращений» информационного ресурса ССТУ.РФ.

2.8. Поступившее аналогичное или повторное обращение должно быть связано в СЭД с предыдущими обращениями.

2.9. Поступившее аналогичное обращение подлежит регистрации в соответствии с Порядком. В случае если срок рассмотрения предыдущего обращения еще не истек, копия обращения направляется должностному лицу, ответственному за рассмотрение предыдущего обращения, для их рассмотрения совместно.

2.10. В случае если аналогичное обращение поступило после рассмотрения предыдущего обращения, но не позднее 30 дней, гражданину направляется копия ответа на предыдущее обращение с сопроводительным письмом.

2.11. В случае если аналогичное обращение поступило после истечения 30 дней со дня рассмотрения предыдущего обращения, оно подлежит рассмотрению в соответствии с Порядком.

2.12. Обращение, поступившее на рассмотрение в порядке переадресации с сопроводительным письмом, в котором содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения, запрос информации по рассмотрению обращения, направленные в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ, принимается на особый контроль.

В ЭРК обращения в СЭД выставляется соответствующий вид контроля. В случае если в поручении об информировании указан сокращенный срок рассмотрения обращения, в ЭРК проставляется срок, указанный в поручении.

2.13. Поступившее «не обращение» регистрируется, гражданину направляется соответствующее уведомление, с разъяснением требований, предъявляемых Федеральным законом № 59-ФЗ к письменным обращениям, ответ по существу не дается.

2.14. Поступившее в Службу обращение, содержащее информацию с признаками коррупционных правонарушений, направляется в течение 5 рабочих дней с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом, для рассмотрения в соответствии с компетенцией и в Департамент государственной гражданской службы автономного округа для анализа на содержание сообщений о фактах коррупции и, в случае выявления таковых, централизованного учета таких обращений, результатов их рассмотрения и принятых по ним мерам.

2.15. Поступившие в Службу для рассмотрения резолюции митингов и собраний в течение 5 рабочих дней направляются с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом, для рассмотрения в соответствии с компетенцией и в Департамент внутренней политики автономного округа для сведения.

2.16. Поступившее обращение, требующее перевода на русский язык, регистрирует Служба и копию незамедлительно посредством СЭД с сопроводительным письмом направляет в Департамент общественных и внешних связей автономного округа для перевода.

Департамент общественных и внешних связей автономного округа в течение 2 рабочих дней переводит поступившее обращение на русский язык и направляет его в Службу для принятия решения о дальнейшем его рассмотрении.

2.17. Поступившее анонимное обращение Служба регистрирует в СЭД с обязательным проставлением отметки «анонимное» в соответствующем поле электронной регистрационной карточки, ответ по существу не дается.

Раздел III. Направление обращения

для рассмотрения по компетенции

3.1. Зарегистрированное обращение не позднее следующего рабочего дня после его поступления направляется специалистом Административного отдела Службы руководителю Службы или уполномоченному им должностному лицу для определения лица, ответственного за рассмотрение обращения.

3.2. Поручение (резолюцию) по рассмотрению обращения должностного лица не позднее следующего рабочего дня после его получения вносится специалистом Административного отдела Службы в СЭД и направляется посредством данной системы лицу, определенному ответственным за рассмотрение обращения.

3.3. Лицо, ответственное за рассмотрение обращения, в течение 1 рабочего дня после получения поручения (резолюции) посредством СЭД определяет лицо, ответственное за подготовку проекта ответа на обращение, и поручает ему подготовить проект ответа на обращение.

3.4. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Службы, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит рассмотрение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением об этом заявителя.

Информацию о дате и регистрационном номере сопроводительного письма к обращению, вопросах, подлежащих рассмотрению в соответствующем органе или соответствующим должностным лицом, Отдел контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Службы вносит в раздел «Результаты рассмотрения обращений» информационного ресурса ССТУ.РФ.

3.5. Обращение, поступившее в Службу с информацией о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение 5 дней со дня его регистрации с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом, в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющий правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и Губернатору автономного округа, с уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации его обращения.

3.6. По результатам рассмотрения обращения, поставленного на особый контроль в соответствии с пунктом 2.12 Порядка, Службой обеспечивается письменное информирование государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, перенаправившего обращение, о результатах его рассмотрения (в форме сопроводительного письма с приложением копии ответа на обращение).

3.7. Своевременное рассмотрение обращения несколькими лицами, подготовку проекта ответа (ответа) заявителю, осуществляет лицо, ответственное за рассмотрение обращения, указанное первым в поручении по его рассмотрению. Лица, которым поручено совместное рассмотрение одного обращения, не позднее 7 рабочих дней до истечения срока его рассмотрения обязаны представить лицу, указанному в поручении первым, предложения и все необходимые документы для обобщения и подготовки сводного проекта ответа (ответа).

3.8. Запрещается направление обращения на рассмотрение в органы государственной власти, органы местного самоуправления муниципальных образований автономного округа или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни заявителя, без его согласия.

Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в орган государственный власти автономного округа, орган местного самоуправления муниципального образования автономного округа или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

3.9. В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным действующим законодательством, невозможно направление обращения на рассмотрение должностному лицу, в орган государственной власти, орган местного самоуправления муниципального образования автономного округа, в компетенцию которого входит рассмотрение поставленных в обращении вопросов, оно возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

3.10. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается заявителю с разъяснением порядка обжалования.

Раздел IV. Рассмотрение письменного обращения

4.1. Лицо, ответственное за подготовку проекта ответа на обращение, обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения в соответствии с положениями Федерального закона № 59-ФЗ и Порядка.

4.2. Письменное обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации в Службе.

4.3. Первым днем течения срока рассмотрения обращения является день его регистрации в Службе.

4.4. В срок, установленный пунктом 4.2 Порядка, входит время на рассмотрение обращения по существу, подготовку проекта ответа, его согласование, подписание и направление ответа заявителю.

В случае если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, днем окончания срока его рассмотрения считается следующий за ним рабочий день.

4.5. В случаях, предусмотренных Федеральным законом № 59-ФЗ, срок рассмотрения обращения может быть продлен лицом, ответственным за рассмотрение обращения на основании доклада лица, ответственного за подготовку проекта ответа на обращение, но не более чем на 30 дней, о чем информируется руководитель Службы.

4.6. Лицо, ответственное за рассмотрение обращения, направляет заявителю уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения по указанному в обращении почтовому адресу или адресу электронной почты.

4.7. Информацию о продлении срока рассмотрения обращения специалист Административного отдела Службы вносит в СЭД.

Продление срока рассмотрения обращения исчисляется со дня, следующего за днем истечения срока рассмотрения, установленного пунктом 4.2 Порядка.

4.8. Должностное лицо вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения обращения.

4.9. В случае если предметом обращения является вопрос, на который заявителю неоднократно (2 и более раза) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, лицо, ответственное за рассмотрение обращения, вправе принять решение о безосновательности обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения рассматривались в Службе.

4.10. Лицо, ответственное за рассмотрение обращения, принявшее решение о прекращении переписки, уведомляет об этом заявителя.

4.11. Обращение, поступившее после прекращения переписки и не содержащее новых доводов, регистрируется в соответствии с Порядком, заявителю ответ не дается. Лицо, ответственное за рассмотрение обращения, принявшее решение о прекращении переписки, возвращает его заявителю с сопроводительным письмом и снимает с контроля с отметкой «переписка прекращена».

4.12. В течение 3 рабочих дней со дня поступления заявления о прекращении рассмотрения ранее направленного обращения Отдел контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Службы осуществляет сопоставление заявителя с лицом, обратившимся с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

По итогам сопоставления Служба уведомляет заявителя о принятом решении.

Если лицо, обратившееся с заявлением о прекращении рассмотрения обращения, не определено как заявитель, обращение подлежит рассмотрению в установленном порядке.

4.13. В случае поступления от заявителя заявления об отсутствии факта подачи обращения, Отдел контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Службы в течение 3 рабочих дней со дня поступления заявления осуществляет сопоставление заявителя первичного обращения с заявителем, обратившимся с заявлением об отсутствии факта подачи обращения.

Если заявитель, обратившийся с заявлением об отсутствии факта подачи обращения, не определен как заявитель первичного обращения, указанное обращение признается анонимным, ответ на него не дается.

Раздел V. Оформление ответа на обращение

5.1. По результатам рассмотрения обращения ответ заявителю подписывает руководитель Службы (на период его отсутствия исполняющий обязанности руководителя Службы).

5.2. В ответе указываются номер и дата регистрации обращения, четко и последовательно излагаются исчерпывающие разъяснения с правовым обоснованием на все поставленные в нем вопросы. При подтверждении сведений о нарушении прав заявителя в ответе указываются меры, принятые по устранению выявленных нарушений, при необходимости разъясняется право и порядок обжалования принятого по обращению решения.

5.3. Ответ на коллективное обращение направляется заявителю, указанному в обращении первым, в случае если в обращении не указано иное, с просьбой довести содержание ответа до остальных обратившихся заявителей.

5.4. Подлинник обращения, направленный государственным органом, органом местного самоуправления или должностным лицом на рассмотрение, возвращается направившему только при наличии на нем штампа «Подлежит возврату» или специальной отметки в сопроводительном письме.

5.5. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, в случае указания такой просьбы в обращении либо в случае отсутствия почтового адреса.

По просьбе гражданина копия ответа на его обращение, поступившее в Службу в форме электронного документа, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

Ответ на обращение, поступившее в письменной форме, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

По просьбе гражданина копия ответа на его письменное обращение, поступившее в Службу, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в письменном обращении.

Информация о рассмотрении обращения, поступившего в форме электронного документа через Личный кабинет, размещается на индивидуальной странице автора обращения (заявителя) в Личном кабинете на едином официальном сайте государственных органов автономного округа в сети Интернет.

5.6. Ответ на некорректное по изложению обращение не дается, оно не подлежит направлению на рассмотрение в соответствии с компетенцией, о чем Служба в течение 7 дней со дня регистрации сообщает заявителю путем направления уведомления, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.7. Ответ на некорректное по содержанию обращение не дается, Служба сообщает заявителю о недопустимости злоупотребления правом.

5.8. Регистрацию, создание электронного образа ответа на обращение, подписанного лицом, ответственным за рассмотрение обращения, и его отправку заявителю осуществляет специалист Административного отдела Службы.

5.9. После завершения рассмотрения обращения копия ответа и материалы, относящиеся к нему, передаются в Отдел контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Службы, который вносит информацию о завершении рассмотрения обращения в СЭД.

5.10. В целях оценки результатов рассмотрения обращений, поступающих в Службу, на основе ответов заявителям принимается одно из следующих решений:

«поддержано», в том числе «меры приняты», - принято решение о целесообразности предложения, об обоснованности и удовлетворении обращения, в том числе выполнены действия до полного фактического разрешения поставленного в обращении вопроса;

«поддержано частично» - обращение удовлетворено не по всем вопросам;

«разъяснено» - принято решение об информировании о порядке реализации предложения или удовлетворения обращения;

«не поддержано» - принято решение о нецелесообразности предложения, о необоснованности и не удовлетворении обращения;

«оставлено без ответа» - принято решение об оставлении его без ответа.

5.11. Решение, принятое по итогам оценки результатов рассмотрения обращений, поступающих в Службу, специалист Административного отдела Службы заносит в СЭД, специалист Отдела контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Службы – в раздел «Результаты рассмотрения обращений» информационного ресурса ССТУ.РФ.

Раздел VI. Личный прием граждан

6.1. Личный прием граждан по вопросам, отнесенным к компетенции Службы, осуществляют руководитель и заместители руководителя Службы в соответствии с графиком личного приема граждан (приложение 2 к Порядку).

Личный прием граждан в Службе может проводиться в режиме видеоконференцсвязи.

К участию в приеме граждан по личным вопросам, отнесенным к компетенции Службы, а также рассмотрению устных и письменных обращений граждан привлекаются представители Общественного совета при Службе с целью принятия управленческих решений с учетом их мнения.

6.2. Информация о месте личного приема граждан руководителем и заместителями руководителя Службы, об установленных днях и часах приема размещается Отделом контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Службы на официальном сайте Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (www.archivesl.admhmao.ru) в подразделе «Обращения граждан и организаций», в помещениях, занимаемых Службой, доступных для обозрения граждан.

6.3. Организацию личного приема граждан обеспечивает Отдел контроля обеспечения сохранности архивных документов
и предоставления информационных услуг Службы, которая включает:

предварительную запись на личный прием;

консультативно-правовую помощь гражданину;

документационное обеспечение (регистрация устного обращения, составление карточки личного приема с обозначением вопросов, установленных в соответствии с типовым общероссийским классификатором обращений граждан, организаций, общественных объединений, подготовка предложений по решению вопросов, обозначенных в обращении, внесение информации о рассмотрении обращения в карточку личного приема, журнал учета приема и консультирования граждан по форме согласно приложению 3 к Порядку;

контроль рассмотрения устного и письменного обращения, поступившего во время личного приема, и исполнения поручений, данных в ходе личного приема;

6.4. Предварительная запись на личный прием осуществляется на основании письменного или личного обращения гражданина с изложением вопроса по существу.

6.5. В записи на личный прием руководителем и заместителями руководителя Службы гражданину отказывается по следующим основаниям:

вопрос не относится к компетенции Службы;

вопрос рассматривается в порядке, установленном федеральными конституционными законами и федеральными законами;

в случае если ранее, в том числе на личном приеме, давались разъяснения по существу поставленных вопросов, а новых доводов или обстоятельств, влияющих на ранее принятое решение, не возникло.

В случае отказа в личном приеме лицо, ответственное за рассмотрение письменного обращения, направляет гражданину соответствующие разъяснения.

6.6. При подготовке личного приема граждан должностным лицом Отдела контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Службы осуществляется согласование даты личного приема и формируется комплект документов, необходимых для проведения личного приема гражданина.

При подготовке личного приема граждан в режиме видеоконференцсвязи должностное лицо Отдела контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учета архивных документов обеспечивает техническую возможность личного приема гражданина.

6.7. К участию в личном приеме должностным лицом могут привлекаться руководители структурных подразделений Службы, о чем в обязательном порядке уведомляется гражданин и делается запись в карточке личного приема.

6.8. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Допускается личный прием представителя гражданина при наличии доверенности, удостоверенной нотариусом.

6.9. В случае если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.  В остальных случаях направляется письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

6.10. Рассмотрение письменного обращения, принятого в ходе личного приема гражданина, в том числе в режиме видеоконференцсвязи, осуществляется в соответствии с разделом IV Порядка.

Учет и регистрацию принятого в ходе личного приема письменного обращения специалист Административного отдела Службы осуществляет в соответствии с разделом II Порядка.

6.11. Должностное лицо по окончании личного приема доводит до сведения гражданина и участников личного приема принятое им решение, которое отражает в карточке личного приема в виде поручения лицу, в компетенцию которого входит решение поставленного в обращении вопроса (далее – исполнитель), а специалист Административного отдела Службы заносит поручение в СЭД в день проведения личного приема и ставит его на контроль.

6.12. Поручение, данное по итогам личного приема граждан должностным лицом (далее – поручение), подлежит исполнению в соответствии с содержанием резолюции в установленные в ней сроки.

Если срок не установлен, поручение подлежит исполнению в течение 30 календарных дней с даты его подписания. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий рабочий день.

6.13. Специалист Административного отдела Службы еженедельно предоставляет руководителю Службы перечень поручений, срок рассмотрения которых нарушен и (или) истекает в течение 10 последующих дней.

6.14. К несвоевременному исполнению поручения относится несоблюдение сроков его исполнения без объективной причины.

К ненадлежащему исполнению поручения относится отсутствие конкретных результатов или недостижение конечных результатов исполнения поручения, отсутствие сведений, необходимых для оценки исполнения поручения.

В случае если в ходе исполнения поручения возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, исполнитель представляет на имя руководителя (лица, его замещающего) доклад с указанием обстоятельств, конкретных мер, принимаемых для обеспечения исполнения поручения и предложений о продлении срока исполнения.

Принятое решение об исполнении или продлении срока исполнения поручения, данного по итогам личного приема, фиксируется исполнителем в карточке личного приема.

Специалист Административного отдела Службы заносит указанную информацию в СЭД в день принятия решения.

Раздел VII. Контроль рассмотрения обращений

7.1. Контроль своевременного рассмотрения обращений, поступивших в Службу, осуществляет специалист Административного отдела Службы.

7.2. В целях упреждающего контроля специалист Административного отдела Службы не позднее 10 дней до истечения срока рассмотрения обращения направляет руководителям подразделений Службы напоминание об истечении срока и необходимости обеспечения своевременного рассмотрения обращения.

7.3. Обращения, поставленные на контроль, считаются исполненными и снимаются руководителем Службы с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы, за исключением обращений, ответы на которые в соответствии с Порядком не даются.

7.4. Датой снятия обращения с контроля является дата отправления окончательного ответа заявителю или в орган, направивший обращение с контролем исполнения.

7.5. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, не подлежат снятию с контроля.

7.6. Отдел контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Службы:

еженедельно представляет руководителю и заместителю руководителя Службы, курирующему данное направление работы, в Управление по работе с обращениями граждан Аппарата Губернатора автономного округа сведения о работе с обращениями, поступившими в Службу;

ежемесячно, не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным, представляет в Управление по работе с обращениями граждан Аппарата Губернатора автономного округа сведения о предоставлении на информационном ресурсе ССТУ.РФ информации в электронной форме о результатах рассмотрения обращений граждан и организаций;

ежемесячно, в срок до 30 числа отчетного месяца, представляет в Аппарат Губернатора автономного округа сведения о применении системы личного приема граждан на базе специального программного обеспечения по проведению личного приема и приема в режиме видеоконференцсвязи:

вносит руководителю и заместителю руководителя Службы, курирующему данное направление работы,   предложения о проведении служебных проверок по фактам несвоевременного или ненадлежащего рассмотрения обращений.

Раздел VIII. Анализ обращений

8.1. Анализ обращений, поступающих в Службу, осуществляется в целях контроля соблюдения порядка рассмотрения обращений и принятия мер по своевременному выявлению и устранению причин возникновения обращений Отделом контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Службы.

8.2. Анализ обращений осуществляется в соответствии с утвержденными решением рабочей группы при Администрации Президента Российской Федерации по координации и оценке работы с обращениями граждан и организаций Методическими рекомендациями:

по анализу обращений российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, а также результатов рассмотрения и принятых по ним мер в органах государственной власти автономного округа и органах местного самоуправления муниципальных образований автономного округа в целях совершенствования деятельности по обеспечению достижения целевых показателей социально-экономического развития Российской Федерации, определенных Президентом Российской Федерации;

по критериям оценки ответов государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, государственных или муниципальных учреждений, осуществляющих публично-значимые функции, иных организаций и их должностных лиц на обращения российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц;

по оценке органами государственной власти автономного округа и органами местного самоуправления муниципальных образований автономного округа результатов рассмотрения обращений российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, и принятых по ним мер с учетом мнения авторов обращений о результатах рассмотрения их обращений и принятых по ним мерах;

по проведению контрольных мероприятий в органах государственной власти автономного округа и органах местного самоуправления муниципальных образований автономного округа по практике применения Федеральных законов от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и от 9 февраля 2009 года №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

по работе с жалобами российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц;

по оценке эффективности деятельности органов государственной власти автономного округа и органов местного самоуправления муниципальных образований автономного округа на основе анализа количества и характера вопросов, содержащихся в обращениях, поступивших от российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц.

8.3. Для анализа обращений Служба ведет реестры и итоговые таблицы в подсистеме «Реестры обращений граждан» государственной информационной системы «Территориальная информационная система Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (ТИС Югры)»:

оценки органом государственной власти автономного округа результатов рассмотрения обращений и принятых по ним мер, с учетом мнения авторов обращений (заявителей) о результатах рассмотрения их обращений и принятых по ним мерах;

оценки эффективности деятельности органа государственной власти автономного округа на основе анализа порядка рассмотрения обращений российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц;

оценки эффективности деятельности органа государственной власти автономного округа на основе анализа количества и характера вопросов, содержащихся в обращениях, поступивших от российских граждан и лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц.

Форму реестров и итоговых таблиц утверждает Аппарат Губернатора автономного округа.

8.4. Ежеквартально до 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, Служба направляет реестры и итоговые таблицы, анализ рассмотренных обращений, а также причин и условий, способствующих увеличению количества обращений, заместителю Губернатора автономного округа, курирующему Службу, и в Управление по работе
с обращениями граждан Аппарата Губернатора.

8.5. Аналитические материалы по итогам работы с обращениями, поступившими в Службу, размещаются Отделом контроля обеспечения сохранности архивных документов и предоставления информационных услуг Службы ежеквартально на официальном сайте Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры   (www.archivesl.admhmao.ru) в подразделе «Обращения граждан и организаций».

Раздел IХ. Ответственность

Лица, виновные в нарушении Федерального закона № 59-ФЗ, Порядка, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации и автономного округа.

Приложение 1

к Порядку рассмотрения письменных

и устных обращений граждан,

объединений граждан, в том числе

юридических лиц, поступающих в

Службу по делам архивов

Ханты-Мансийского автономного

округа – Югры

Информация для направления обращения

Почтовый адрес

ул. Энгельса, д. 14, г. Ханты-Мансийск, Ханты-Мансийский автономный округ – Югра (Тюменская область), 628011

Телефон/факс

8 (3467) 360-160 (вн.5301)

Адрес электронного сервиса «Обращения граждан»

www.archivesl.admhmao.ru

Телефоны Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры для получения информации справочного характера

8 (3467) 360-160 (вн. 5301)

8 (3467) 360-160 (вн. 5311)

Приложение 2

к Порядку рассмотрения письменных

и устных обращений граждан,

объединений граждан, в том числе

юридических лиц, поступающих в

Службу по делам архивов

Ханты-Мансийского автономного

округа – Югры

График личного приема граждан должностными лицами

Службы по делам архивов Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Должность

Дни приема и часы приема

Место приема,

г. Ханты-Мансийск,

ул. Энгельса, д. 14

руководитель Службы

Вторая среда каждого месяца

с 16.00 до 18.00

каб.508,

5 этаж

заместитель руководителя Службы

Первый четверг каждого месяца

с 16.00 до 18.00

каб.505, 507

5 этаж



Приложение 3

к Порядку рассмотрения письменных

и устных обращений граждан,

объединений граждан, в том числе

юридических лиц, поступающих в

Службу по делам архивов

Ханты-Мансийского автономного

округа – Югры

ЖУРНАЛ УЧЕТА

ПРИЕМА И КОНСУЛЬТИРОВАНИЯ ГРАЖДАН

Служба по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Начат «__» _________ 20__ года

Окончен «__» _________ 20__ года

На _____ листах

ЛЕВАЯ СТОРОНА

№ п/п <*>

Дата приема

Ф.И.О. гражданина

Домашний адрес / контактный телефон гражданина

Фамилия, инициалы лица, осуществляющего прием и консультирование граждан

1

2

3

4

5

<*> Порядковый учетный номер указывается с нарастающим итогом в рамках отчетного периода (год).

ПРАВАЯ СТОРОНА

Краткое содержание обращения

Результат приема

Примечание

6

7

8



Приложение 4

к Порядку рассмотрения письменных

и устных обращений граждан,

объединений граждан, в том числе

юридических лиц, поступающих в

Службу по делам архивов

Ханты-Мансийского автономного

округа – Югры

Служба по делам архивов

Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

Карточка личного приема граждан № __________ от _______ 20____ г.

     

Ф.И.О. должностного лица, проводившего прием:           

               

Ф.И.О. заявителя:

Адрес заявителя:

                                                       

Тел.:                                                                    

E-mail:         

Социальная группа:                                                      

Категория:                                                              

Примечание:                                                              

Тематика обращения:                                                       

Содержание обращения:                                                  

Ход выполнения:

Резолюция:

Результат рассмотрения:

___________________________________________

                                                                                               подпись должностного лица, проводившего прием



Опубликовано: 08.11.2016 14:54        Обновлено: 01.09.2020 16:00