Размер:
Цвет:

Отчёт казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» о реализации основных направлений деятельности по развитию архивного дела за 2012 год

Отчёт

казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа-Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа-Югры» о реализации основных направлений деятельности по развитию архивного дела за 2012 год

I. Государственное регулирование

В соответствии с Распоряжением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 23 апреля 2011 года №166-рп с 01 января 2012 года в автономном округе создано учреждение с функциями по реализации государственной и региональной политики в сфере архивного дела Ханты-Мансийского автономного округа – Югры – казенное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (далее – КУ «Государственный архив Югры»).

26 января 2012 года КУ «Государственный архив Югры» внесено в государственный реестр юридических лиц, поставлено на учет в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации в налоговом органе по месту нахождения Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы № 1 по Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре.

Приказом КУ «Государственный архив Югры» от 26.01.2012 № 1 утверждено штатное расписание КУ «Государственный архив Югры» на 2012 год, штатная численность КУ «Государственный архив Югры» составила 33 единицы.

В Департаменте финансов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры для отражения операций получателя средств бюджета автономного округа с бюджетными средствами открыт лицевой счет от 07 февраля 2012 года. Законом Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 12 ноября 2012 года № 106-оз «О бюджете Ханты-Мансийского автономного округа – Югры на 2012 год и плановый период 2013 и 2014 годов» до КУ «Государственный архив Югры» доведены бюджетные ассигнования автономного округа в размере 24 442,2 тыс. рублей. По состоянию на 01 января 2013 года процент исполнения бюджета составил 99,86 %.

Деятельность КУ «Государственный архив Югры» в 2012 году осуществлялась в соответствии с основными направлениями развития архивного дела, определенными в Государственном задании КУ «Государственный архив Югры», утвержденном приказом Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры от 01.02.2012 № 14 и направлена на качественное комплектование Архивного фонда Российской Федерации, соблюдение нормативных режимов хранения, обеспечение сохранности и своевременный учёт архивных документов, оказание методической, консультативной помощи организациям – источникам комплектования КУ «Государственный архив Югры», расширение доступа к архивным документам для всех категорий пользователей и информационному обслуживанию населения.

Учитывая требования действующего законодательства по обеспечению открытости деятельности казенных учреждений разработан и размещен в сети Интернет официальный сайт КУ «Государственный архив Югры» (www.gahmao.ru), благодаря которому, с 20 января 2013 года любой пользователь сети Интернет, посредством специальной формы сможет отправить запрос непосредственно с сайта, ознакомиться с нормативно-правовыми документами в сфере архивного дела, узнать о ранее проведенных и планируемых мероприятиях и выставках.

Нормативно-правовую основу деятельности КУ «Государственный архив Югры» по выполнению своих Уставных функций и задач составляют следующие основные нормативные правовые акты:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации»;

2. Окружной закон от 07.06.2005 г. № 42-оз «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре»;

3. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19 об утверждении «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007);

4. Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов РФ, государственных органов субъектов РФ, органов местного самоуправления, организаций, предприятий с указанием сроков хранения» (М.,2010)

5. Ведомственная целевая программа Службы по делам архивов автономного округа «Документальное наследие Югры на 2011-2013 годы»;

Основными задачами, которые стояли перед КУ «Государственный архив Югры» в отчетном году являлись:

1. Приведение в соответствие действующему законодательству локальных нормативных актов учреждения, регламентирующих сохранность и учет документов. Обеспечение сохранности и учета документов.

2. Проведение работ по составлению списков источников комплектования архива на 2012 год и плановый период 2013-2015 годы. Подготовка к согласованию ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры необходимых документов совместно с источниками комплектования. Осуществление работ по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций.

3. Обеспечение своевременного исполнения запросов и обращений граждан, а также органов государственной власти, местного самоуправления и организаций всех форм собственности. Обслуживание пользователей (исследователей) в читальном зале. Подготовка информационного материала, статей для публикации в средствах массовой информации. Проведение выставок на основе архивных документов находящихся на государственном хранении в КУ «Государственный архив Югры».

4. Обеспечение бесперебойного сопровождения единой локальной сети, программного обеспечения и электронных баз данных.

5. Обеспечение информационной безопасности.

6. Обеспечение работы по формированию кадрового потенциала КУ «Государственный архив Югры». Повышение профессионального уровня работников.

7. Обеспечение безопасных условий труда.

8. Обеспечение эффективного и целевого освоения лимитов денежных средств.

Немаловажным фактором для качественной деятельности учреждения является создание единого документооборота и единых правил делопроизводства. Для чего КУ «Государственный архив Югры» была разработана и внедрена инструкция по делопроизводству, утвержденная приказом КУ «Государственный архив Югры» от 08.02.2012 № 8.

По итогам 2012 года в КУ «Государственный архив Югры»:

- принято 1292 входящих документов;

- отправлено 1957 исходящих документов;

- введено в действие 163 приказа по основной деятельности;

- издано 217 приказов по личному составу;

- издано 104 приказа о предоставлении отпусков;

- проведено 12 заседаний комиссии по установлению стажа работникам;

- проведено 34 аппаратных и 16 рабочих совещаний при директоре;

- заключено 140 договоров и 3 государственных контракта.

Для обеспечения эффективной деятельности структурных подразделений КУ «Государственный архив Югры» в практику работы внедрена следующая организационно-распорядительная документация:

- Номенклатура дел на 2012 год;

- Инструкция по кадровому делопроизводству;

- Положение об экспертной комиссии;

- Порядок и схема учета архивных документов;

- Порядок предоставления государственной услуги «Организация работы пользователей архивными документами в читальном зале;

- Порядок предоставления государственной услуги «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством РФ срок;

- Правила работы пользователей в читальном зале КУ «Государственный архив Югры»;

Немаловажным условием в работе является безопасное рабочее место. Для чего на базе НОУ ХМАУ-Югры «Центр охраны труда» 31 мая 2012 года прошли обучение по курсу «Аттестация рабочих мест по условиям труда» первый заместитель директора и начальник административного отдела, в последствие, проработан вопрос по проведению аттестации рабочих мест по условиям труда, а именно:

1. Разработан и введен в действие приказ «О создании постоянно действующей комиссии по аттестации рабочих мест по условиям труда».

2. Разработан и введен в действие перечень оснащения оборудованием, инструментами и материалами рабочих мест сотрудников КУ «Государственный архив Югры».

3. В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации утвержден график работ по аттестации рабочих мест по условиям труда - с 26.10.2012 по 26.10.2013.

4. Определен перечень рабочих мест, подлежащих аттестации по условиям труда.

В соответствии с графиком работ по аттестации рабочих мест по условиям труда, аттестующей организацией проведены первичные замеры излучения, освещенности и температурного режима на рабочих местах в зимнее время. Окончание данного вида работ запланировано в 3 квартале 2013 года.

II. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного Фонда Российской Федерации

В 2012 году КУ «Государственный архив Югры» продолжил начатую ранее работу по укреплению пожарной и охранной безопасности, улучшению условий хранения архивных документов, ведению государственного учета документов.

Значимое внимание уделено вопросам пожарной безопасности техники безопасности, и гражданской обороны с учетом специфики архивного дела.

В отчетном периоде проведены все необходимые, в рамках действующего законодательства, инструктажи с работниками:

Таблица 1

Вид инструктажа

Количество

Вводный по Охране труда

41

Вводный по Пожарной безопасности

41

Первичный

41

Итого проведено инструктажей:

123*

*Учету подлежат инструктажи, проведенные с каждым работником.

Учитывая специфику деятельности Учреждения, в случае возникновения чрезвычайной ситуации техногенного или природного характера, с целью защиты и охраны здоровья работников КУ «Государственный архив Югры», а также создания условий по сохранению архивных документов КУ «Государственный архив Югры» приобретены:

Таблица 2

Наименование

Количество

Самоспасатель «Феникс» (для каждого работника; защита органов дыхания, зрения, слуха, кожи лица и шеи в случае необходимой эвакуации в случае ЧС)

35

Хладоновый огнетушитель (специализированный огнетушитель позволяющий минимизировать гибель архивных документов в случае необходимого тушения возникшего пожара)

8

Направлено письмо в БУ ДЭСЗ ХМАО-Югры с целью получения разрешения на установку хладоновых огнетушителей, не позднее 1 квартала 2013 года.

Обеспечение охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности и гражданской обороны в КУ «Государственный архив Югры» осуществляется в соответствии с нормами действующего законодательства.

В связи с данными нормами в КУ «Государственный архив Югры» разработаны и введены в действие следующие локальные акты:

1. Приказы директора КУ «Государственный архив Югры»:

- от 26.01.2012 №4-од «Об утверждении Положения об охране труда и техники безопасности»;

- от 08.02.2012 №9 «Об ограничении курения»;

- от 08.02.2012 №10 «Об утверждении Перечня обязательных работ по охране труда»;

- от 10.02.2012 №17 «О распределении функций по обеспечению безопасных условий и охраны труда между руководителями, должностными лицами и работниками»;

- от 10.02.2012 №18 «О введении в действие инструкций по охране труда»;

- от 10.02.2012 №18/1 «О введении в действие Положения                               о проведении обучения и инструктажа по охране труда и назначении ответственных лиц за его исполнение»;

- от 25.04.2012 №72 «О порядке обучения и проверке знаний                                 по охране труда работников КУ «Государственный архив Югры»;

- от 27.05.2012 №74 «О направлении на обучение по курсу                          «Пожарно-технический минимум»;

- от 27.05.2012 №75 «О направлении на обучение по охране труда                и проверку знаний требований охраны труда»;

- от 27.05.2012 №76 «О направлении на обучение по курсу «Аттестация рабочих мест по условиям труда».

от 12.10.2012 № 130 «Об утверждении Положения о пропускном режиме, охране и содержании служебных помещений, занимаемых                                       КУ «Государственный архив Югры».

2. Инструкции:

- вводный инструктаж по охране труда;

- вводный инструктаж по пожарной безопасности;

- по оказанию первой помощи пострадавшим при несчастных случаях на производстве;

- для пользователей персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ);

- при работе на копировально множительных аппаратах;

- по пожарной безопасности;

- первичные средства пожаротушения. Требования к содержанию пожарно-технического инвентаря;

- для административно-управленческого персонала;

- для присвоения 1 группы электробезопасности не электротехническому персоналу;

- ответственного лица за пожарную безопасность;

- для документоведа;

- для заведующего хозяйством;

3. Журналы:

- учета инструктажей по пожарной безопасности (5 журналов);

- учета выдачи инструкций по охране труда для работников;

- учета инструкций по охране труда для работников;

- учета вводного инструктажа по охране труда, по пожарной безопасности вновь принимаемых работников;

- учета присвоения 1 группы электробезопасности не электротехническому персоналу;

- учета выдачи средств наглядной агитации;

- регистрации несчастных случаев на производстве;

- регистрации инструктажей на рабочем месте (в каждом отделе),

- протоколов проверки знаний по вопросам охраны труда;

- по учету противоаварийных, противопожарных тренировок.

Работниками Учреждения в части охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности и гражданской обороны используются следующие методические материалы:

1. Межотраслевая инструкция по оказанию первой помощи при несчастных случаях (выдана всем руководителям структурных подразделений);

2. Пособие по безопасной работе на персональных компьютерах;

3. Нормы пожарной безопасности;

4. Учебные видеоролики:

4.1. Инструктаж по оказанию первой помощи при несчастных случаях;

4.2. Инструктаж по ГО действия в ЧС;

4.3. Инструктаж по электробезопасности (I группа);

4.4. Вводный инструктаж по Пожарной безопасности, первичные средства пожаротушения.

5. Методическое пособие «Приказы по охране труда – методика разработки и составления, образцы приказов»;

6. Методическое пособие «Система охраны труда офисного объекта»;

7. Рабочая тетрадь «Охрана труда» (настольная книга специалиста).

С целью информированности работников и посетителей Учреждения на каждом из этажей установлены стенды, содержащие наглядную агитацию и раздаточный материал о правильных действиях на случай возникновения пожара и оказании первой медицинской помощи.

Для обеспечения практического выполнения норм законодательства по вопросам охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности и гражданской обороны в Учреждении проведены следующие мероприятия:

1. В период с 14 мая по 18 мая 2012 года на базе НОУ ХМАО-Югры «Центр охраны труда» прошли обучение по курсу «Пожарно-технический минимум» директор, заместители директора и руководители структурных подразделений.

2. В период с 21 мая по 01 июня 2012 года прошли обучение и проверку знаний требований охраны труда на базе НОУ ХМАО-Югры «Центр охраны труда» директор, заместители директора и руководители структурных подразделений.

3. Проведен со всеми работниками вводный инструктаж (пожарная безопасность, охрана труда), выданы на руки руководителям структурных подразделений журналы, инструкции и методический материал для проведения первичного инструктажа на рабочем месте.

В соответствии с договором безвозмездного пользования от 06.08.2012 № 77 помещения по адресу г. Ханты-Мансийск, ул. Комсомольская, д. 21 переданы БУ ДЭСЗ ХМАО – Югры в безвозмездное пользование КУ «Государственный архив Югры». В свою очередь БУ ДЭСЗ ХМАО – Югры обеспечивает:

- Организацию внутриобъектового режима и охраны;

- Подготовку слаботочных систем к осенне-зимнему периоду;

- Испытания на прочность и плотность водяных систем теплоснабжения пробным давлением, промывку водяных систем теплоснабжения;

- Подготовку ХВС к эксплуатации в осенне-зимний период;

- Подготовку канализации к эксплуатации в осенне-зимний период на объекте;

- Подготовку систем вентиляции и автоматики к осенне-зимнему периоду;

- Подготовку электрооборудования к осенне-зимнему периоду;

- Испытания внутреннего противопожарного водопровода;

- Техническое обслуживание системы автоматического порошкового пожаротушения.

Вся работа по вопросам охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности и гражданской обороны в КУ «Государственный архив Югры» выполняется в установленные сроки и в соответствии с действующим законодательством с учетом специфики деятельности в сфере архивного дела. За отчетный период в адрес КУ «Государственный архив Югры» не поступило ни одного предписания надзорных органов по соответствующим направлениям ГО и ЧС, ПБ и ОТ, на 2013 год запланировано проведение необходимых мероприятий, обеспечивающих безопасность и охрану труда с привлечением специалистов из сторонних организаций.

В соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М.2007) в КУ «Государственный архив Югры» утверждены Порядок и схема учета архивных документов, Положение о пропускном режиме, охране и содержании служебных помещений, занимаемых КУ «Государственный архив Югры», Функциональные обязанности и порядок поведения ответственных лиц за работу в архивохранилищах, Порядок выдачи архивных документов на сканирование. В стадии доработки - Инструкция о порядке выдачи и возврате архивных документов.

Открытость архива и активное использование документов с особой остротой ставят проблемы улучшения их физического состояния. В связи с этим, в число первоочередных задач обеспечения сохранности и государственного учета документов поставлены: подшивка документов, картонирование архивных дел, реставрация, поддержание нормативных параметров температурно-влажностного режима и санитарно-гигиенического режима в архивохранилищах.

За отчетный период подшито 590 единиц хранения при плане – 200. Картонирование архивных дел проводилось по двум направлениям: раскладка принятых и прошедших учет дел в короба (3674 ед. хр.) и картонирование расшитых дел после оцифровки (3376 ед. хр.) с целью их сохранности до момента реставрации. Всего закартонировано в 2012 году - 7050 единиц хранения при плане – 6750 ед. хр. На все короба и картон оформлены ярлыки. Количество фондов, в учетные документы которых были внесены изменения – 16, при госзадании на 2012 год – 13 фондов.

В 3 квартале 2012 года была проведена проверка наличия и состояния дел особо ценных фондов. Проверены фонды №№ 1, 61, 67, 70 с занесением информации в лист проверки, акт проверки, в журнал учета наличия и проверки. В ходе проверки обнаружена 1 единица хранения фонда № 1 – ОЦ, дело №975 ф.1, оп1, которое ранее не числилось в учете, в учетных документах считалось пропущенным номером, составлен акт об обнаружении архивных документов. Также, в ходе проверки обнаружено дело № 168, которое ранее находилось в розыске.

Проведена полная сверка описей дел с паспортами архивохранилищ.

Выдача дел из архивохранилищ для использования в профильной деятельности сотрудникам, исследователям в читальный зал и во временное пользование за 2012 год составила - 18585 ед. хранения, в том числе: сотрудникам – 16824 ед. хранения (из них фотофонд – 2080); в читальный зал – 1528 ед. хранения; во временное пользование – 233 ед. хранения, на оцифровку выдано 4637 ед. хранения. Полистная проверка после возврата дел, фактов утраты или порчи дел не выявила. С целью достоверности приведенных выше отчетных данных проведена выверка журналов выдачи дел из архивохранилищ, начиная с 01 января 2012 года. Всего проверено 10 журналов.

         Создание страхового фонда документов на бумажной основе (СФД) рассматривается, как одно из направлений обеспечения сохранности особо ценных документов, находящихся на хранении в КУ «Государственный архив Югры». В связи с потребностью создания страхового фонда заключен договор на создание СФД путем выполнения микрофильмирования (оптического фотографирования) оригиналов документов в двух поколениях (негатив, позитив) и исполнен в количестве 17508 кадров или 92 ед. хранения документов особо ценного фонда № 1 «Ханты-Мансийский окрисполком», опись 1 дел постоянного срока хранения за 1930-1938 годы, из которых 29 ед. хранения скопированы за счет средств КУ «Государственный архив Югры», 63 ед. хранения – Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, за счет средств ведомственной целевой программы Службы по делам архивов автономного округа «Документальное наследие Югры». Документы на микрофильмирование передавались по актам о выдаче документов во временное пользование и переправлялись за счет средств Изготовителя страховых копий по каналам спецсвязи, с применением специальной упаковки, обеспечивающей защиту документов от вредных факторов окружающей среды.

В дальнейшем, первое поколение микроформ (негативная микроформа) планируется передать на постоянное хранение в Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ), город Ялуторовск Тюменской области. Второе поколение микрофильмов (позитив) предназначено для фонда пользования. В нашем случае по причине низкого качества исходных документов (оригиналов дел, направляемых на микрофильмирование), тусклый текст, много рукописных страниц, Изготовитель страховых копий подготовил и оригинал СФД и экземпляр фонда пользования в формате «негатив». На каждую страховую копию подготовлен технический паспорт, с отметкой технического контроля о соответствии нормативно-технической документации по страховому копированию и акты технического состояния микрофильма страхового фонда. Учет страхового фонда и фонда пользования проводился в соответствии с Правилами (М., 2007). Заведена книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке. Описи страхового фонда и фонда пользования составлены в 3-х экземплярах.

Создание фонда пользования. На сегодняшний день наиболее перспективным и распространенным направлением в деле обеспечения сохранности архивных документов является практика их оцифровывания. В 2012 году, в целях создания фонда пользования особо ценных документов на электронных носителях, по заданию Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, реализующих полномасштабный проект «Электронный архив» выполнялась выдача дел, находящихся на хранении в КУ «Государственный архив Югры» для целей оцифровки. В рамках реализации проекта осуществлялась полистная проверка дел, всего - 4637 дел (894396 листов), полистная проверка для выдачи на повторную оцифровку – 1640 дел (317421 лист). Информация отражалась в передаточных актах.

В ходе полистного просмотра (перед оцифровкой и выдачей дел) составлялись карточки учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя на фонды №№ 1, 5, 14, 32, 67, 70, 25, 184, 221, 317, 375, 432, требующие подшивки и реставрации.

Главным хранителем фондов, из фонда И-1 «Коллекция метрических книг», выделены к реставрации 61 ед. хранения.

Вопрос о создании реставрационной лаборатории, решение которого начато еще в 2011 году Службой по делам архивов автономного округа и затягивается по независящим от нас причинам, может быть завершен не ранее 2 квартала 2013 года, после того, когда будет освобождено помещение под реставрационную лабораторию. Несмотря на существующую проблему, за отчетный период проводилась подготовительная работа, в части доукомплектования реставрационным оборудованием и расходными материалами. Проведены переговоры на поставку реставрационного оборудования с компаниями ООО «ПК «Культура», ЗАО «Раритет интернейшнл», ООО «Техно-Гардарика», ИП Климин, ИП Волков, ООО «Ваш архив», ООО «Техноавиа-Югра» и др. Оборудование приобретено по заявке КУ «Государственный архив Югры» в рамках ведомственной целевой программы Службы по делам архивов автономного округа «Документальное наследие Югры» и передано на баланс КУ «Государственный архив Югры». В настоящее время, для обеспечения качественной работы по вопросам сохранности и государственного учета документов отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов располагает следующим оборудованием, расходными материалами, комплектующими:

- Лупа с подсветкой на гибком штативе (энергосберегающая, компактная флуоресцентная);

- Стол реставрационный с подсветкой (имеет три выдвижных ящика, подсветка с двумя типами интенсивности холодной подсветки);

- Стол-тележка реставрационная на колесиках;

- Стул реставрационный;

- Дырокол усиленный ручной;

- Потолочный стеллаж для сушки трафаретных отпечатков (оборудован пружинным фиксатором полок в вертикальном положении);

- Шкафы металлические для хранения архивных документов;

- Резак для бумаги;

- Пресс обжимной механический;

- Бумагосверлильная машина (должна быть оснащена подвижным столом и планкой, должна производить неограниченное количество отверстий в блоке);

- Устройство для прошивки документов с 4 вертикальными сверлами (оборудовано съемной кареткой, что позволяет формировать папку документов на рабочем столе);

- Парогенератор для реставрации бумаги (регулируется поток тонкого и мощного нагреваемого пара);

- Машина для бережной ручной очистки материалов, для обработки старого и ветхого фонда, требующего особого бережного отношения;

- Устройство для прошивки документов;

- Машина для поддержания влажностного режима (вакуумная установка);

- Устройство для приготовления клея;

- Ионизатор воздуха;

- Прибор для определения уровня кислотности картона/бумаги;

- Набор реставрационных принадлежностей (ножи для косточек, косточки, скальпели, лезвия для скальпелей, пластиковые и металлические пинцеты, пластиковые шприцы и насадки к шприцам и пр.);

В ноябре 2012 года два специалиста по реставрации прошли обучение в Региональном центре реставрации и консервации документов Томского государственного университета (г. Томск). Кроме этого, в рамках обмена опытом главный хранитель фондов отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов посетила реставрационную лабораторию Государственного архива Тюменской области (г. Тюмень).

Для обеспечения сохранности и целостности архивных документов КУ «Государственный архив Югры» проведена следующая техническая работа по созданию необходимых условий хранения в архивохранилищах:

1. Обеспечено участие в проведение инженерами БУ ХМАО-Югры «ДЭСЗ» обследования приточно-вытяжной вентиляции архивохранилищ и системы кондиционирования, на предмет соответствия нормам температурно-влажностного режима в архивохранилищах. С этой же целью были направлены на поверку в ООО «Тюмень Прибор» (г. Тюмень) термогигрометры (приборы измерения температурно-влажностного режима), установленные в архивохранилищах. Показания, с которых снимаются ежедневно, два раза в день (утром и вечером) путем обхода всех архивохранилищ и через модем, подключенный к ПК, с обязательным занесением сведений в «Журнал учета измерений температурно-влажностного режима в архивохранилищах». Специалист БУ ХМАО-Югры «ДЭСЗ», находящийся в здании в течение всего рабочего дня также наблюдает за температурно-влажностным режимом в архивохранилищах и отражает показатели приборов учета температуры и влажности в «Оперативном журнале Архива»

2. Раз в неделю (по вторникам) в архивохранилищах проводится влажная уборка полов, обеспыливание стеллажей, подоконников, столов, батарей. Один раз в месяц в архивохранилищах проводится генеральная уборка с применением водных растворов антисептиков. Учет проделанной санитарно-гигиенической обработки заносится в журнал записей о проведении санитарных дней в архивохранилищах.

III. Формирование Архивного фонда Российской Федерации.

Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организация документов в делопроизводстве.

В 2012 году в КУ «Государственный архив Югры» проводилась работа по качественному комплектованию Архивного фонда Российской Федерации, совершенствованию ведомственного хранения документов, обеспечению их сохранности, в том числе документов по личному составу ликвидированных организаций. По состоянию на 01.01.2013 года на хранении в КУ «Государственный архив Югры» находится 98326 единиц хранения документов Архивного Фонда Российской Федерации. За отчетный период было принято 3674 единицы хранения, при госзадании на 2012 год - 2500 единиц хранения. Прием документов осуществлялся с отражением данных в соответствующей учетной документации: три экземпляра описи, в топографическом и постеллажном указателях.

В целях пополнения списка организаций-источников комплектования проводилось изучение деятельности организаций и предварительный анализ исторической и практической значимости их документов. По состоянию на 01 января 2013 года количество источников комплектования КУ «Государственный архив Югры» составляет 112 учреждений, организаций и предприятий.

В 2012 году в список организаций-источников комплектования включена одна организация - «Ханты-Мансийский негосударственный пенсионный фонд».

Подготовлен пакет документов на ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры о снятии дел с государственного учёта «Комитет по внешним связям ХМАО – Югры».

В отчётном году специалистами по комплектованию было принято по 42 актам 2070 ед. хр. управленческой документации от 42 организаций – источников комплектования. При плане по графику - 2373 ед. хранения, что составляет 87,2%.

Несоблюдение графика по приёму-передаче дел от организаций связано в большей степени с отсутствием рычагов административного, законодательного воздействия на руководителей организаций и учреждений. Не смотря на то, что в адрес руководителей своевременно направлялись информационные письма-уведомления, из-за отсутствия «системы воздействия» документы от организаций-источников комплектования сдаются с большим опозданием. В конце года, работа отдела комплектования подверглась тщательному анализу, в результате график приёма-передачи дел от организаций-источников комплектования на 2013 год выстроен грамотно и логично, с учетом занятости специалистов по делопроизводству в ведомственных архивах организаций-источников комплектования и территориальных особенностей.

Документы по личному составу за отчетный период на государственное хранение не сдавались, так как не было ликвидированных организаций.

План по приему документов личного происхождения выполнен, принято, как и было запланировано 50 ед. хранения документов постоянного срока хранения на бумажных носителях и 23 фотодокумента, при плане – 20. В связи с этим, проведена экспертиза ценности документов личного происхождения (73 ед. хр.), открыт новый личный фонд - В.Д. Конева (краеведа), на его документы составлены 2 описи: упорядочено и описано 50 ед. хранения документов личного происхождения на бумажных носителях и 23 фотопозитива. Описи доработаны с учетом замечаний эксперта Службы по делам архивов ХМАО-Югры по работе с фондами личного происхождения (Спиридоновой О.А.), методических рекомендаций специалистов по инициативному комплектованию архивов городов Тюмени и Перми и утверждены на ЭПМК Службы по делам архивов ХМАО-Югры. Все документы зафондированы.

В рамках инициативного комплектования проводился комплекс мероприятий по включению в список возможных источников комплектования, держателей личных фондов: В.Ф. Струсь, Б.Ф. Мазурова, В.К. Белобородова, К.В. Николаевой, В.И. Шесталова (сына Ю.Н. Шесталова), Г.С. Костиной.

Приняты на государственное хранение в КУ «Государственный архив Югры» документы от:

- Валерия Филипповича Струсь (8 дисков с музыкой профессиональных исполнителей на его стихи, книги);

- Лидии Федоровны Веселововой (историческая справка об ОАО «Северречфлот» и мемуары);

- Старковой (Коневой) Марии Павловны (орден, награды, фото и биографические сведения). Достигнута договоренность о сканировании копий других наград и материалов от Н.П. Коневой, которая будет выполнена в 2013 году.

Частично упорядочены и подготовлены к описанию фото и мультимедийные материалы А.В. Филипенко-Губернатора автономного округа.

Функция КУ «Государственный архив Югры» по контролю организации сохранности документов, находящихся на ведомственном хранении, реализовывалась в ходе описания дел организаций и согласования их с ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры. Так на 2012 год было запланировано согласование 25 номенклатур дел, практически, согласовано 45 номенклатур дел на 22194 ед. хранения, в том числе 4190 дел постоянного срока хранения. Разница показателей обусловлена проведением реорганизаций и/или изменением структур организаций-источников комплектования. Также, согласовано 15 положений об экспертной комиссии, 6 положений об архиве, 2 инструкции по делопроизводству.

Утверждение описей на ЭПМК: 94 описи

- управленческая документация – 4862 ед. хр.

- НТД – 4 (Департамент экологии ХМАО-Югры)

- спец. документация – 1257 ед. хр.

- документы по личному составу – 2818 ед. хр.

- документы личного происхождения – 50 ед. хр.

- фотодокументы – 23 ед. хр.

Специалисты по комплектованию оказывали методическую и практическую помощь в организации документационного обеспечения управления источникам комплектования. С этой целью проведены 4914 консультаций учреждениям и организациям по вопросам организации делопроизводства, упорядочения документов, составления номенклатур дел, исторических справок, положений об экспертной комиссии, положений об архивах. Консультации оказывались: по телефону – 4500 консультаций, в Государственном архиве – 312 консультаций и с выходом в организации – 102 консультации.

В связи с изменениями названий, структур, штатного расписания организаций-источников комплектования кураторами ведомственных архивов были составлены 21 историческая справка и дополнения к ним, 18 предисловий к описям и дополнения к ним.

В целях повышения квалификации специалистов организаций – источников комплектования, ответственных за ведение делопроизводства и архива в 2012 году специалистами КУ «Государственный архив Югры» проведены три семинара: 2 методических семинара по программе «Делопроизводство ведомственного архива. Учет и сохранность документов». На семинарах рассматривались вопросы организации делопроизводства, вопросы внедрения в практику работы с документами «Основных правил работы архивов организаций», ГОСТа Р.30-2003, и методических рекомендаций Росархива. Один семинар, для структурных подразделений Аппарата Губернатора автономного округа, проведен совместно со Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры.

В плановом порядке проходили заседания Экспертной комиссии КУ «Государственный архив Югры». Результаты заседаний оформлялись протоколом, за отчетный период проведено 9 заседаний, на которых согласованы инструкция по делопроизводству, 2 описи дел постоянного срока хранения, 6 номенклатур дел на 3086 ед. хр. из них 721 ед. хр. постоянного срока хранения.

Проведена паспортизация архивов организаций – источников комплектования КУ «Государственный архив Югры», по состоянию на 01.12.2012 года.

Объём Архивного фонда Югры на 01.01.2012 год составил 67082 единиц хранения, в том числе:

- документы постоянного срока хранения – 48182 единиц хранения;

- документы по личному составу - 18900 единиц хранения;

- хранятся сверх срока – 2776 единиц хранения;

- образуется в год дел постоянного срока хранения – 6368 ед. хр.

Составлен график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов от организаций источников - комплектования на 2013 год и сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования.

Внесены изменения в Список организаций-источников комплектования, с указанием номеров фондов, фактических адресов, ФИО должностных лиц и контактных телефонов по состоянию на 01.07.2012 года.

Проведена паспортизация государственных музеев и библиотек (в части документов Архивного фонда Российской Федерации) по состоянию на 01.01.2013 года, являющихся источниками комплектования КУ «Государственный архив Югры»: БУ ХМАО-Югры «Музей Природы и Человека», БУ ХМАО-Югры «Государственная библиотека Югры».

VI. Научная информация и использование документов.

Учитывая возрастающую потребность общества в научной информации, в начале 2012 года был разработан перспективный план, в котором проработаны все основные направления деятельности КУ «Государственный архив Югры» по данному направлению деятельности, а именно:

– научное использование и публикация документов

– исполнение запросов

– предоставление услуг читального зала и библиотеки

– экспозиционно-выставочная деятельность

– экскурсионная деятельность

В течение года велась работа по разработке и согласованию Порядков по предоставлению государственных услуг:

1. «Организация работы пользователей архивными документами в читальном зале»

2. «Организации приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок»

3. «Правила работы пользователей в читальном зале отдела по использованию и публикации документов казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа-Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа-Югры»

Одним из главных направлений в деятельности КУ «Государственный архив Югры» является исполнение запросов (обращения граждан и организаций):

- по определенной проблеме, теме, событию, факту, т.е. тематические запросы,

- биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц;

- запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух и более лиц, истории семьи, рода (генеалогические запросы);

- запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации, т.е. запросы социально-правового характера.

В 2012 году поступило всего 1147 запросов, из них 903 запроса социально-правого характера, 244 тематических запросов, 4 тематических запроса поступили в 2011 году. Исполнено 1133 запроса, 17 социально-правовых запросов и 1 тематический запрос будут исполнены в 2013 году, т.к. поступили запросы в конце декабря 2012 года и срок их исполнения заканчивается в январе 2013 года.

Оформлено справок на исполненные запросы – 1448 на 1726 листах. На исполненные запросы отксерокопировано 1089 документов на 1969 листах. Подготовлено 2 документа на 48 листах с оборотом копий на бумажной основе, выданных на электронных носителях.

Ведется электронная базы данных «Регистрация запросов социально-правового характера», внесена информация по 903 запросам социально-правового характера. Пополняется электронная база данных «Сведения по личному составу учреждений и организаций». Внесено 5387 анкетных данных.

Для реализации социальных прав граждан на получение и использование информации, содержащейся в архивных документах КУ «Государственный архив Югры» заключено соглашение об информационном взаимодействии между ГУ Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Ханты-Мансийскому автономному округу-Югре и КУ «Государственный архив Югры», установлен программный комплекс «VipNet клиент», назначены ответственные для взаимодействия.

В читальном зале архива предоставлены информационные услуги 80 исследователям (288 посещений), выдано в работу исследователям 1528 дел. Для пользователей изготовлены копии на бумажной основе 456 документов на 4345 листах, произведена фотосъемка 38 фотодокументов, 49 копий документов на 139 листах предоставлены на электронных носителях.

Услугами библиотеки воспользовались 19 читателей, посещений - 80, из библиотечного фонда выдано 193 экземпляра литературы.

В читальном зале организованы рабочие места и оказана практическая помощь студентам-практикантам 3 курса исторического факультета Югорского Государственного Университета.

Показатели работы отдела в части исполнения запросов и предоставления услуг читального зала в 2012 году выполнены в полном объеме. Нарушений сроков по исполнению запросов нет.

Одним из направлений деятельности КУ «Государственный архив Югры» является широкое использование архивных документов в интересах общества, популяризация имеющихся в фондах архивных документов, освещение в средствах массовой информации. Задачи выполняются посредством организации историко-документальных выставок, мероприятий, экскурсий, размещением в средствах массовой информации документальных публикаций, сюжетов о проведенных выставках и мероприятиях в ТВ-программах, а также непосредственным участием сотрудников КУ «Государственный архив Югры» в телепередачах. Фотоотчет проведенных в 2012 году выставок и мероприятий предоставляется в приложении к данному отчету.

Из 15-ти запланированных на 2012 год выставок организовано и проведено 15:

1. Выставка «Откуда нефть, когда кругом тайга?» (13марта-10 апреля 2012 г.).

2. Выставка книжной литературы «На заметку архивисту» (13 марта-10 апреля 2012 г.);

3. Выставка «Времен связующая нить…» (Самарово-Остяко-Вогульск-Ханты-Мансийск», к 430-летию образования г. Ханты-Мансийск (с 10 апреля по 01 ноября);

4. Выставка книжных публикаций «Ханты-Мансийский район глазами краеведов» (10-25 апреля 2012 г.);

5. Выставка «Дорогами войны», в рамках проведения мероприятия «Нет героев от рожденья, они рождаются в боях», посвященного Дню Победы (с 26 апреля по 01 ноября 2012 г.);

6. Выставка – презентация «Дню Победы посвящается», в рамках проведения мероприятия «Нет героев от рожденья, они рождаются в боях» (с 02 по 28 апреля 2012 г.);

7. Книжная выставка «Не может быть, чтоб жили мы напрасно» (с 26 апреля по 31 мая 2012 г.);

8. Выставка-презентация «Была война. Была блокада», в рамках проведения мероприятия «Спасенное детство. Родной дом детей блокадного Ленинграда» (15 ноября 2012 г.);

9. Выставка «Новинки книжной литературы в государственном архиве» (июнь 2012 г.);

10. Выставка «Книжные издания о Ханты-Мансийске» (июль-август 2012г.);

11. Выставка в КВЦ «Югра-Экспо» «Времен связующая нить…», подготовлена и проведена совместно со Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры (с 07 по 09 сентября 2012 г.);

12. Предоставлен выставочный материал, отображающий вехи истории строительства города Ханты-Мансийска для подготовки юбилейного проекта Администрации города Ханты-Мансийска «Старое-новое». В рамках данного сотрудничества атрибутированы фотографии из фондов архива с видами города Ханты-Мансийска 1930-1970-х годов;

13. Выставка «Дорога к рыбе» (с 08 октября 2012 г.);

14. Выставка «От прошлого к будущему» в здании УМВД по ХМАО-Югре» (07 ноября 2012 г.);

15. Книжная выставка «По городам и весям Югры». (26 ноября 2012 г.).

По вышеуказанным выставкам проводились обзоры выставок, зачастую в дополнение к обзору выставки слушателем предоставлялись экскурсии по архивохранилищу.

В 2012 году были проведены обзоры выставок и экскурсии для студентов, школьников и жителей города Ханты-Мансийска:

1. Обзорная экскурсия по зданию архива - студенты Гуманитарного института ЮГУ факультета истории 3-й курс (27 февраля 2012 г.) – 13 чел.;

2. Обзор тематической выставки «Откуда нефть, когда кругом тайга?» - студенты Гуманитарного института Югорского Государственного Университета факультета истории 3-й курс (27 февраля 2012 г.) – 13 чел.;

3. Презентация (обзор) выставки «Времен связующая нить…», в рамках проведения «Дней архивов города Ханты-Мансийска и Ханты-Мансийского района» (апрель 2012 г.) - 50 человек;

4. Проведение обзора выставки «Времен связующая нить…» и экскурсии по архивохранилищу, для студентов СУРГУ (апрель 2012 г.) – 6 человек;

5. Проведение обзора выставки «Времен связующая нить…» и экскурсии по архивохранилищу, для студентов Гуманитарного института Югорского Государственного Университета факультета истории 3-й курс (апрель 2012 г.) - 15 чел.;

6. Проведение обзора выставки «Времен связующая нить…» и экскурсии по архивохранилищу, для профессора Югорского Государственного Университета (апрель 2012 г.) -1 чел.;

7. Проведение обзора выставки «Времен связующая нить…» и экскурсии по архивохранилищу, для учащихся Учебно-производственного комбината города Ханты-Мансийска (апрель 2012 г.) - 8 чел.;

8. Проведение 2-х обзоров выставок «Времен связующая нить…», «Дорогами войны» и экскурсии по архивохранилищу, для студентов Ханты-Мансийского технолого-педагогического колледжа (апрель 2012 г.)– 24 чел.;

9. Проведение 2-х обзоров выставок «Времен связующая нить…», «Дорогами войны» и экскурсии по архивохранилищу, для учащихся МДОУ СОШ № 2, 8 класс (апрель 2012 г.) – 25 чел.;

10. Проведение 2-х обзоров выставок «Времен связующая нить…», «Дорогами войны» и экскурсии по архивохранилищу, для учащихся МДОУ СОШ № 3, 6 «а» класс (апрель 2012 г.)– 30 чел.;

11. Проведение 2-х обзоров выставок «Времен связующая нить…», «Дорогами войны» и экскурсии по архивохранилищу, для учащихся МДОУ СОШ № 8, 5 класс (апрель2012 г.)– 25 чел.;

12. Проведение 2-х обзоров выставок «Времен связующая нить...», «Дорогами войны» и экскурсии по архивохранилищу, для учащихся МДОУ СОШ № 1 (май 2012 г.) -11 чел.;

13. Проведение 8-ми обзоров выставки «Времен связующая нить…»:

- для студентов Гуманитарного института Югорского Государственного Униваерситета, факультет истории, 4-й курс -10 человек;

- для студентов и преподавателей «Сургутского художественно-промышленного колледжа» – 7 человек;

- для депутатов города Ханты-Мансийска – 12 человек;

- для сотрудников БУ ХМАО-Югры «Музей геологии, нефти и газа» – 6 человек;

- для иногородних посетителей архива -4 человека;

- для сотрудников Центра искусств – 3 человека;

- для жителей г. Ханты-Мансийска - 4 человека;

- для жителей г. Ханты-Мансийска - 5 человек;

14. Выставка в КВЦ «Югра-Экспо», 07-09 сентября 2012 года, «Времен связующая нить», подготовлена и проведена совместно со Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, которую посетили 1500 человек;

15. Обзор выставки «История одной фотографии» для сотрудников Центра искусств – 3 человека;

16. Обзор выставки «Дорога к рыбе» для представителей городского добровольного общества «Жители блокадного Ленинграда» (15 ноября 2012 г.)- 3 человека;

17. Проведены 2 обзорные экскурсии по зданию архива:

- для студентов 4 курса Гуманитарного института исторического факультета ЮГУ-12 человек;

- для депутатов Думы города Ханты-Мансийска – 23 человека;

18. Презентация (обзор) выставки «Дорога к рыбе», для представителей окружного Совета ветеранов и неработающих пенсионеров (07 декабря 2012 г.)- 27 человек;

19. Индивидуальное посещение выставок- 18 человек;

20. Посещение выставки «От прошлого к будущему», размещенной в здании УМВД по ХМАО-Югре, за период 07 ноября – 31 декабря 2012 года - 1550 человек (по справке, предоставленной представителем УМВД по ХМАО-Югре).

Всего в 2012 году проведено 27 обзоров выставок и 10 экскурсий по архиву (по плану – 20 обзоров выставок), которые посетили 618 человек в здании Архива и 3050 человек на выездных выставках.

КУ «Государственный архив Югры» в 2012 году проведены 4 обзорные экскурсии по городу Ханты-Мансийску (по плану – 3):

1. Обзорная экскурсия по городу Ханты-Мансийску для участников и гостей расширенного заседания коллегии и методического семинара Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры – 15 февраля 2012 г.;

2. Обзорная экскурсия по городу Ханты-Мансийску для участников мероприятия «Дни архивов города Ханты-Мансийска и Ханты-Мансийского района»- апрель 2012 г.;

3. Обзорная экскурсия по городу Ханты-Мансийску с посещением деревни Шапша для пенсионеров города Нягани – октябрь 2012 г.;

4. Обзорная экскурсия по городу Ханты-Мансийску для участников методического семинара, организованного Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры в рамках конкурса «Лучший архивист Югры» – 20 ноября 2012 г.

         В отчетном периоде подготовлены 3 виртуальные выставки, которые будут размещены на сайте КУ «Государственный архив Югры в 1 квартале 2013 года.

1. «Нет героев от рожденья, они рождаются в боях»;

2. «Спасенное детство. Родной дом детей блокадного Ленинграда»;

3. «Времен связующая нить…».

В своей работе КУ «Государственный архив Югры» уделяет серьезное внимание работе с образовательными учреждениями города Ханты-Мансийска. В 2012 году были разработаны два мероприятия Памяти к юбилейным датам, направленные на воспитание патриотического сознания подрастающего поколения.

1. Цикл мероприятий, посвящённый празднованию Дня Победы под названием «Нет героев от рожденья, они рождаются в боях», 26-28 апреля 2012 года.

К участию в мероприятии была приглашена Гаврилова Ольга Николаевна, руководитель поискового отряда «Росток доброты», заслуженный учитель Российской Федерации, педагог высшей квалификации, город Урай. В качестве почетного гостя - жительница окружного центра – дочь погибшего в Великой Отечественной войне солдата – Руфина Яковлевна Попова, захоронение которого было найдено благодаря работе подросткового поискового отряда «Росток доброты»

В мероприятии приняли участие учащиеся:

- МДОУ СОШ № 2, 8 класс– 25 чел.;

- МДОУ СОШ № 3, 6 «а» класс – 30 чел.;

- МДОУ СОШ № 8, 5 класс– 25 чел.,

- Студенты технолого-педагогического колледжа, 320 группа.

2. Мероприятие «Спасенное детство. Родной дом детей блокадного Ленинграда», посвященного памятной дате - 70-летию со дня образования детских домов для сирот, эвакуированных из блокадного Ленинграда в Ханты-Мансийский национальный округ, 15 ноября 2012 года.

В мероприятии участвовали представители городского добровольного общества блокадников Ленинграда города Ханты-Мансийска, бывшие воспитанники детских домов из блокадного Ленинграда, эвакуированные в 1942 году в наш округ и воспитанники детского дома «Радуга» г. Ханты-Мансийска.

Мероприятия сопровождались соответствующим музыкальным оформлением и мультимедийным сопровождением (подготовлена и продемонстрирована электронная выставка), для участников встречи был подготовлен раздаточный материал на основе архивных документов.

В своей работе КУ «Государственный архив Югры» руководствуется принципом открытости своей работы, в связи с чем, проводится работа по взаимодействию со средствами массовой информации, а именно в 2012 году:

1. На мероприятие «Нет героев от рожденья, они рождаются в боях» были приглашены ОТРК «Югра», ГТ «Новая студия», которые отсняли 2 (два) новостных сюжета о мероприятии; (трансляция - 27, 28 апреля 2012 г.)

2. Ко Дню Памяти и Скорби – 22 июня 2012 г. заведующая отделом использования и публикации документов КУ «Государственный архив Югры» приняла участие в съемках 2 (двух) телевизионных программ: программы «Без посредников» (9 июня 2012 г.) и «Эпицентр» (23 июня 2012 г.) ОТРК «Югра»;

3. Участие в съемках сюжета для программы «Новости» о блокадниках Ленинграда, живущих в округе ОТРК «Югра». (22 июня 2012 г.)

4. Ко дню образования Ханты-Мансийского автономного округа-Югры съемка сюжета для программы «Специальный репортаж» ВГТРК «Югория» (08 октября 2012 г.);

5. Сотрудники КУ «Государственный архив Югры» приняли участие в съемках фильма Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, посвященного 430-летию образования города Ханты-Мансийска;

6. Участие в съемке сюжета о почтовой связи на территории округа. ВГТРК «Югория» (12 октября 2012 г.)

7. ГТРК «Югория» освещено мероприятие «Спасенное детство. Родной дом детей блокадного Ленинграда». В результате съемки подготовлены 2 (два) сюжета: новостной сюжет для передачи «Вести Югории» (16.11.2012 г.); Сюжет для передачи «Увас мир путар» (29.11.2012 г.)

Всего в 2012 году средства массовой информации приняли участие в 10 телепередачах (по плану - 7).

Публикации материалов на основе отобранных и изученных архивных документов КУ «Государственный архив Югры» - одно из главных направлений деятельности по популяризации и привлечении граждан к изучению архивных документов. В 2012 году подготовлены и опубликованы статьи:

1. Завьялова Л.М. «Перестроить всю работу на военный лад» (библиотечное дело Ханты-Мансийского района в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.)/Архивы Югры. 2012. № 11. С. 121-135;

2. Завьялова Л.М. «Архивы и краеведы: сотрудничество в интересах настоящего и будущего», (выступление состоялось 10 апреля 2012 г. в рамках проведения Дня архивной Службы Югры в муниципальных образованиях города Ханты-Мансийска и Ханты-Мансийского района);

3. Завьялова Л.М. «Буду помнить деревню свою». «Наш район» № 26 - 05.07. 2012;

4. Завьялова Л.М. «Совершенно секретно. Оглашению не подлежит». «Наш район» -18.10.2012;

5. Завьялова Л.М. «Милая Нюсинька, письма пиши не торопясь…», Подорожник: Вып. 13-2012.

В результате предоставления информации к выставкам и мероприятиям, проводимым КУ «Государственный архив Югры» в 2012 году, а также использование архивных документов Архивного Фонда Российской Федерации для исследовательской деятельности, в средства массовой информации, были опубликованы следующие статьи и анонсы мероприятий:

1. В. Патранова. «Казымское восстание – 2». Новости Югры - 22.03.2012;

2. В. Патранова. «Смерть для меня – желанный гость». Новости Югры - 19.04.2012;

3. В. Патранова. «Расстреляйте меня после дня рождения». Новости Югры - 26.04.2012;

4. «Архивная служба Югры шагает в ногу со временем». «Город ХМ» № 16 – 19.04. 2012;

5. В. Васильева. «Пророс «Росток доброты». Новости Югры – 03.05. 2012;

6. Мария Середа. «Письмо из победного дня». «Самарово-Ханты-Мансийск» № 20 – 03.05.2012;

7. В. Патранова. «Сцены из жизни». Новости Югры -10.05. 2012;

8. Н. Трофимова. «Эхо прошлого». Новости Югры – 21.06.2012;

9. Н. Трофимова. Начало, 1931 год. Новости Югры № 8 - 05.07.2012;

10. Колозникова В. Спасенное детство. Новости Югры № 27 - 19.07.2012;

11. Струсь В. В поисках минувшего./ В. Струсь//Архивы Югории: № 11-2012-с.110- 113;

12. Струсь В. В поисках истины…/ В. Струсь//Подорожник: Вып. 13-2012- с.284-292;

13. Струсь В. Во имя Петра и Павла./ В. Струсь //Подорожник: Вып. 13-2012- с.293-299.

14. Ф. Зиньковский …остался яко был – в одних низиках…/ В. Струсь//Подорожник: Вып. 13-2012- с.100-110;

15. В. Патранова Кадры решают все!/В. Патранова//Подорожник: Вып. 13-2012- с.111-116;

16. «Афиша». Рекламно-информационное издание «МАТРЕШКА» № 11- июнь 2012;

17. В. Патранова Тайна Митькиного лога. Новости Югры – 16.02.2012;

18. Мария Середа. Где раньше была тайга. САМАРОВО-Ханты-Мансийск № 20 -19.07.2012;

19. В.М. Комаров И тайное станет явным. Архивохранилища прячут тайны прошлого тысяч югорчан»/ В.М. Комаров// Бизнес Консультант Югры № 5 (17) - июля 2012- с. 8-9;

20. В. Патранова Педофил со стажем. Новости Югры № 26 -26.07.2012;

21. В. Патранова. Женский беспредел. Новости Югры – 04.10.2012;

22. В. Васильева Красиво жить не запретишь. Новости Югры - 18.10.2012;

23. В. Патранова Мавзолей красили морсом. Новости Югры - 01.11.2012;

24. «Нет героев от рожденья, они рождаются в боях» на сайте Правительства Ханты-Мансийского автономного округа-Югры – пост-релиз о проведенном мероприятии;

25. Колозникова В. Спасенное детство/ официальный сайт газеты «Новости Югры» - 20.07.2012;

26. Завьялова Л.М. Буду помнить деревню свою…/ официальный сайт газеты «Ханты-Мансийский район» - 06.07.2012.

Всего в 2012 году опубликовано 36 статей (по плану - 24).

Для расширения возможностей использования архивных документов специалистами КУ «Государственный архив Югры» были налажены партнерские взаимоотношения с музеями, библиотеками, учреждениями образования. Соглашения о сотрудничестве заключены с музеями в городе Ханты-Мансийске: БУ ХМАО-Югры «Музей Природы и Человека», БУ ХМАО-Югры «Музей геологии нефти и газа». Подготовлен и подписан договор о сотрудничестве с центром маркетинговых технологий «Авантаж» (ООО «Студия имидж технологий и дизайна «Авантаж»). В рамках сотрудничества, дизайнерским агентством был разработан логотип КУ «Государственный архив Югры» и составлен к логотипу гейтбук (руководство по использованию логотипа).

В рамках перечисленных выше соглашений о сотрудничестве были предоставлены архивные документы для организации выставок БУ ХМАО-Югры «Музей Природы и Человека» и БУ ХМАО-Югры «Музей геологии, нефти и газа». Государственная библиотека Югры предоставила на безвозмездной основе 75 единиц литературы, БУ ХМАО-Югры «Музей Природы и Человека» - 19 единиц литературы для пополнения библиотечного фонда научно - методической литературы КУ «Государственный архив Югры».

В читальном зале архива организована выставка «Дорога к рыбе» с привлечением предметов музейного значения, предоставленных АУ Творческое объединение «Культура».

Совместно организованные мероприятия в дальнейшем станут традиционными.

С целью обогащения профессионального опыта, повышения культурного уровня, специалисты КУ «Государственный архив Югры» посещают мероприятия, проводимые музеями, библиотеками, учреждениями города:

1. Выставка организованная БУ ХМАО-Югры «Музей геологии, нефти и газа» на тему «Все выше и выше…», посвященная беспосадочному трансатлантическому перелету экипажа В.П. Чкалова (март 2012 г.);

2. Мероприятие национального этнографического музея-заповедника под открытым небом «Торум-Маа». Экскурсия с дегустацией национальной кухни в рамках 25-летия со дня образования национального этнографического музея-заповедника под открытым небом «Торум-Маа» (май 2012 г.);

3. Выставки государственного БУ ХМАО-Югры Музей «Природы и Человека»:

- «Родословная. Династия. Семейные реликвии» (апрель 2012 г.),

- «От Самарово до Обдорска». Север глазами политссыльного А.И. Галкина (май 2012 г.),

- Презентация выставки «Самаровский петербуржец» (май 2012 г.), «Поколение победителей» (май 2012 г.);

4. Мероприятия БУ ХМАО-Югры «Государственная библиотека Югры»:

- V фестиваль краеведческой книги «Югорика - 2012» (23-24 мая 2012 г.),

- Творческая встреча с журналистом, писателем, краеведом Новомиром Борисовичем Патрикеевым по случаю его 80-летнего юбилея (21 сентября 2012 г.),

- Выставка «Историю пишем сами» (посвящается истории библиотек Югры) (декабрь 2012г.).

В процессе подготовки к мероприятиям КУ «Государственный архив Югры» и при посещении культурных мероприятий проводимых учреждениями города, специалистами по использованию документов ведется инициативное комплектование.

В рамках подготовки:

- выставки «Времен связующая нить…» выявлены и отсканированы 2 фотоальбома по истории Рыбоконсервного комбината города Ханты-Мансийска, монография А. Заева, более ста фотографий по истории комбината;

- мероприятия «Родной дом детей блокадного Ленинграда», прошли встречи с ветеранами - жителями блокадного Ленинграда, собраны воспоминания и отсканированы фото и документы из личных архивов В.Е. Кайгородовой, Л.В. Филатовой, Т.Н. Калистратовой.

С целью исторического документирования проведена фотосъемка и подготовлен отчетный материал на электронных носителях:

- V фестиваль краеведческой книги «Югорика - 2012» (май 2012 г.).

- Церемония награждения «Семья года Югры» (июнь 2012 г.).

- Фотосъемка празднования юбилея города Ханты-Мансийска (430- летие) и праздничные мероприятия Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, в связи с Днем нефтяной и газовой промышленности (07-08 сентября 2012 г.):

Выставка достижений учреждений и предприятий города Ханты-Мансийска;

Тематическая программа-инсталляция «Территория первопроходцев»;

Торжественная церемония награждения лауреатов и победителей конкурса «Черное золото Югры».

- Проведена фотосъемка и аудио-запись творческой встречи с журналистом, писателем, краеведом Новомиром Борисовичем Патрикеевым по случаю его 80-летнего юбилея (21 сентября 2012 г.)

Анализируя деятельность в области научной информации и использования документов за 2012 год необходимо отметить, что все плановые показатели Государственного задания, выполнены.

V. Научно-исследовательская и методическая работа

В феврале 2012 года специалисты по использованию документов и экспозиционно-выставочной деятельности КУ «Государственный архив Югры» приняли участие в научно-методическом семинаре по теме «Использование документов Архивного фонда Российской Федерации», ВНИИДАД (г. Москва).

В сентябре 2012 года специалисты по комплектованию прошли обучение по программе «Обработка дел последующего хранения: экспертиза ценности документов, порядок оформления дел длительного срока хранения, составление и оформление описей дел, сдача дел в архив организации», НОУ ДПО ТМУЦ «Дом науки и техники» (г. Тюмень)

В ноябре 2012 года специалисты по комплектованию документов КУ «Государственный архив Югры» прошли повышение квалификации по программе «Комплектование архивов: организационные и методические аспекты работы», ВНИИДАД (г. Москва)

В декабре 2012 года участие в профессиональном форуме «Инфодокум. Архив-2012» на тему «Эффективные технологии современного архива», организатор РОО «Гильдия управляющих документацией», г. Москва.

КУ «Государственный архив Югры» аккумулировал работу по организации и направлению заявок на участие во Всероссийском конкурсе юношеских учебно-исследовательских работ «Юный архивист» в Правление Центрального Совета «Российское общество историков-архивистов». Было направлено информационное письмо в архивные отделы городских и муниципальных образований ХМАО-Югры, в образовательные учреждения г. Ханты-Мансийска (01-03 февраля 2012 г.) и до 15 апреля 2012 г. были направлены заявки участников конкурса в адрес Правления ЦС РОИА.

Проводилось вычитывание и редактирование статей, подлежащих включению в журнал «Архивы Югории» №11.

Проводился расчет норм времени и норм выработки на работы по созданию баз данных на основании брошюры «Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами». Составление аналитической записки по результатам расчетов.

В плановом порядке продолжается совершенствование научно-справочного аппарата к фондам КУ «Государственный архив Югры»

Проведена исследовательская работа по выявлению наиболее исторически значимых и часто запрашиваемых пользователями документов и фондов на сканирование. Выявлены документы для оцифровки по фондам: 6, 8, 247, 43, 217, 308, 325, 472, 277, 19, 231. Всего – 2438 единиц хранения, для создания фонда пользования.

Исследованы архивные документы по истории возникновения детских домов на территории округа. Проведена работа по отбору и сканированию статей из газет «Сталинская трибуна» за 1942-1950 годы о приеме, размещении, дальнейшем проживании эвакуированных детей из блокадного Ленинграда. На основе исследования архивных документов по детским домам готовятся к изданию статьи: «Спасенное детство» и «Самоуправление в детском доме».

Просмотрен газетный фонд за 1934-1957 годы по вопросу уточнения дат строительства зданий в г. Остяко-Вогульск, г. Ханты-Мансийск. Выявленные материалы отсканированы.

С 2007 года объявлен Всероссийский проект «История исчезнувших деревень». В рамках Всероссийского проекта КУ «Государственный архив Югры» начал реализацию пилотного проекта с одноименным названием для воссоздания и увековечивания истории исчезнувших населенных пунктов Ханты-Мансийского района - «История исчезнувших деревень Ханты-Мансийского района». В рамках реализации проекта проведены переговоры и заключено соглашение о сотрудничестве с Администрацией муниципального образования Ханты-Мансийский район.

Итогом станет (при наличии финансирования проекта) издание во втором квартале 2014 года книги Памяти исчезнувших сел и деревень Ханты-Мансийского района в книжном и электронном формате, с возможностью доступа через сеть Интернет. Таким образом, со 2 квартала 2012 года начата исследовательская работа в рамках проекта «История исчезающих деревень Ханты-Мансийского района» в фондах КУ «Государственный архив Югры». В результате, подготовлена к публикации статья «Поставьте памятник деревне» об исчезающей деревне Базьяны, Ханты-Мансийского района.

С целью организации сотрудничества с библиотеками, краеведами, старожилами Ханты-Мансийского района специалист отдела использования и публикации документов КУ «Государственный архив Югры» Л.М. Завьялова с 23 по 25 июня 2012 года выезжала в командировку в поселок Бобровский Ханты-Мансийского района, на мероприятие «Встреча с жителями ушедших деревень», которое было организовано библиотекой – музеем поселка. Собран материал об исчезнувших деревнях Горноправдинского сельского Совета.

С целью сбора более полной информации о деревнях Ханты-Мансийского района с 18 по 28 ноября 2012 года состоялась командировка в Государственное бюджетное учреждение Тюменской области «Государственный архив в г. Тобольске». В результате командировки в Тобольский         государственный архив приобретены для КУ «Государственный архив Югры» в электронном формате, и ксерокопированном виде, следующие документы:

- Переписные листы Первой Всеобщей переписи Российской империи 1897 г. с. Базьяновского Самаровской волости Тобольского уезда – 138 листов;

- Ревизские сказки о крестьянах Самаровской волости 1858 г. деревень: Базьяново, Фролово, Оленева, Сумкино - 35 листов.

Кроме того, выявлены сведения о министерском училище и церкви         с. Базьяновского, Сухоруковского. Переписаны ревизские сказки о ямщиках Самаровской волости 1795 г., деревни: Фроловой, Аленевой, Базьяновой.

VI. Внедрение информационных технологий и развитие информационно-поисковых систем в сфере архивного дела

Это важнейшее направление деятельности КУ «Государственный архив Югры» в сфере архивного дела в 2012 году и на ближайшую перспективу. Информатизация избавляет от рутинных операций работников архива, повышает точность и оперативность учета документов, увеличивает скорость поиска документов при выполнении запросов, обеспечивает сохранность документов и возможность их использования путем удаленного доступа.

Согласно проекту концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года в части внедрения инноваций в деятельность архива, направление информатизации архивного дела будет неуклонно расширяться.

С учетом вышесказанного в КУ «Государственный архив Югры» создан обособленный отдел по информационно-поисковым системам и автоматизированным архивным технологиям (ИПС и ААТ), штатной численностью 4 единицы. Специалисты в том или ином виде принимают непосредственное участие в разработке информационной политики архива, осуществляют технологическое и техническое воплощение этой политики:

– подбирают, тестируют и/или разрабатывают соответствующую технологию и программное обеспечение,

– вносят предложения о приобретении новых технических и программных средств и вводят их в эксплуатацию,

– обучают кадры работе с новой техникой и программным обеспечением,

– занимаются множительными работами, включая распечатку документов, ксерокопирование и сканирование.

- помогают при формировании баз данных их внедрении и использовании: БД «Архивный фонд», БД «Фотокаталог» и т.д., на сегодня имеется восемь баз данных, которые более подробно будут рассмотрены ниже.

На 01.01.2013 года парк компьютерной техники КУ «Государственный архив Югры» составил 28 компьютеров класса Pentium IV и выше, ЛВС – структурированная, с пропускной способностью – 10 Мбит/сек, имеет доменную основу 35 рабочих мест.

В 2012 году для полноценного технического функционирования информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий были проведены следующие виды работ:

1.     Приобретены и установлены на рабочие места и настроены:

- оргтехника;

- компьютеры, сервер и комплектующие;

- серверная станция

- стандартные программные компоненты для работы на ПК.

2.     Создана карта локальной сети Учреждения, произведен монтаж.

3.     Установлена и настроена серверная станция.

4.     Настроена сетевая безопасность, Установлен и настроен Антивирус Comodo antivirus, подключен автоматический сервис обновления, создан каталог сетевых папок.

5.     Установлен и настроен Comodo firewall.

6.     Закуплен прокси-сервера UserGate. Его установка и настройка. Создание клиентской части и заведение пользователей в реестр программы. Так же была произведена установка и настройка модуля фильтрации вебсайтов. Перенос баз данных «статистика» UserGate с прокси-сервера на ПК Администратора, данный перенос осуществлялся с целью контроля интернет-трафика.

7.     Установлена общая база по программам «Сотрудники предприятия 2.7» и «Регистрация документов организации 3.5».

8.     Установлен и внедрен в работу корпоративный чат «Netspeakerphone». Регистрация клиентов чата.

9.     Для ускорения процедуры выполнения запросов, в рамках соглашения с ГУ ОПФ РФ по ХМАО-Югре установлена и настроена деловая защищенная почта VipNet клиент (две рабочие станции с правом использования ЭЦП), определены ответственные за взаимодействие, написано уведомительное письмо в ГУ ОПФ РФ по ХМАО-Югре о готовности сотрудничества по каналам деловой почты. В ответ получено устное сообщение о процессе подготовки противоположной стороны к работе.

10.                       Проведена настройка сервера и прокси-сервера для автоматического обновления программы «Консультант плюс»

11.                       Установлены в читальном зале Учреждения видеопроектор и экран с электроприводом, для возможности организации мультимедийного сопровождения мероприятий проводимых в КУ «Государственный архив Югры».

В целях соблюдения норм и требований законодательных актов Российской Федерации, регулирующих правоотношения в сфере защиты персональных данных, совместно с руководителем аттестационного центра «Югорский научно-исследовательский институт информационных технологий» выполнен комплекс мероприятий по обеспечению защиты персональных данных в информационных системах персональных данных, а именно:

1) Разработано положение по организации и проведению работ по обеспечению безопасности персональных данных.

2) Возложены обязанности по обеспечению мер по защите персональных данных.

3) Утверждены следующие инструкции:

3.1) Инструкция администратора информационной безопасности;

3.2) Инструкция пользователя информационной системы персональных данных;

3.3) Инструкция по антивирусному контролю;

3.4) Инструкция по обслуживанию технических средств;

3.5) Инструкция по парольной защите;

3.6) Инструкция по работе с носителями персональных данных;

3.7) Инструкция по резервному копированию.

4) Введены в работу следующие журналы:

4.1)   Журнал перечня средств защиты информации;

4.2)   Журнал учета движения средств защиты информации;

4.3)   Журнал перечня эксплуатационной и технической документации
на средства защиты информации;

4.4)   Журнал учета движения эксплуатационной и технической документации на средства защиты информации;

4.5)   Журнал учета инцидентов информационной безопасности;

4.6)   Журнал учета нештатных ситуаций, ремонтных (профилактических) работ, выполненных на автоматизированных системах обрабатывающих конфиденциальную информацию;

4.7)   Журнал учета и выдачи носителей персональных данных;

4.8)   Журнал учета хранилищ носителей персональных данных;

4.9)   Журнал учета резервного копирования и восстановления данных.

5) Определен перечень сотрудников работающих в информационных системах персональных данных и перечень персональных данных обрабатываемых в Учреждении.

6) Установлены границы контролируемых зон.

7) Утверждены технические паспорта, разрешительные системы доступа, модели угроз;

8) Утверждено положение о пропускном режиме.

Вышеперечисленные мероприятия позволяют:

Своевременно обнаружить факт несанкционированного доступа к персональным данным;

Не допустить воздействие на технические средства автоматизированной обработки персональных данных,

Незамедлительно восстановить персональные данные, модифицированные или уничтоженные вследствие несанкционированного доступа к ним;

Постоянно контролировать уровень защищенности персональных данных.

Следующим этапом запланировано обеспечение комплексной информационной безопасности КУ «Государственный архив Югры», для этой цели в административный отдел КУ «Государственный архив Югры» была введена должность специалиста по защите информации, основной задачей которого является выполнение требований действующего законодательства в сфере защиты информации, а так же наполнение и сопровождение официального сайта КУ «Государственный архив Югры».

Отдельное внимание хочется уделить существующим базам данных, используемые в деятельности КУ «Государтсвенный архив Югры» в настоящее время и предусмотреть перспективы, в нашем случае, речь идет о создании единого информационного пространства внутри Учреждения и возможностях обеспечения удаленного доступа к базам данных.

Общий объем накопленных данных по состоянию на 31.12.2012 представлен в нижеприведенной таблице.

Таблица 3

№ п/п

Наименование базы данных

Ед. измерения

Всего

за

год

Мб.

1.

«Архивный фонд»

запись

9848

-

31,56*

2.

«Организации - источники комплектования»

карточка

25

25

4,2*

3.

«Регистрация запросов социально-правового характера»

запись

-

903

-

4.

«Сведения по личному составу»

карточка

17 956

5387

3,2**

5.

«Каталогизация решений органов исполнительной власти»

карточка

10806

-

12,2**

9,9*

6.

«Посемейные списки административно - ссыльных 1930 - 1952 годы»

фамилия

5780

-

2,74**

7.

«Номенклатурные работники окррайгорисполкомов»

фамилия

4196

-

1,3**

8.

«Фотокаталог»

карточка

5722

3543

1,32 Гб*

9.

АИС ЭЛАР «Электронный архив»

ед.

-

-

-

*   с оболочкой

** без оболочки

База данных «Архивный фонд», версия 4.3. подверглась пристальному изучению специалистами. Данная потребность возникла по причине наличия большого количества ошибок (общее количество ошибок более 1700 единиц), образовавшихся после переноса массива данных из версии 4.1., после исправления которых желаемый результат не достигнут - ввод данных в программу версии 4.3. отражался не корректно. Консультации со специалистами прояснили причину – ошибки, перенесенные из массива версии 4.1. В связи с этим, принято решение о приведении версии 4.1. в рабочее состояние и только после этого повторная конвертация массива в версию 4.3.

По возникшим вопросам в процессе работы проводились консультации с главным специалистом архивного отдела Кондинского района – Лыжиной А.В., которая имеет опыт работы в данной программе, с архивистами Тюменского государственного архива и с разработчиком программного продукта - ООО «Электронные офисные системы».

         База данных «Организации – источники комплектования». Первоначальная версия программы не являлась сетевой. При одновременной работе нескольких пользователей в данной программе происходила потеря информации внесенной одним из пользователей. Доработка ее совместно с разработчиками (ООО «Автоматизированные архивные технологии»), установка программного комплекса на сервер позволила реализовать ее как сетевую. В ходе установки и обновления удалось выявить и устранить причину конфликта версий данной программы на пользовательских ПК. В настоящее время программа полностью готова к работе в сетевом режиме. В отчетном периоде в базу данных внесено 25 карточек источников комплектования.

База данных «Регистрация запросов социально-правового характера» - это учетная база данных, разработанная самостоятельно для ускорения процесса регистрации запросов социально-правового характера, их систематизации и контроля. За отчетный период внесено 903 записи. В начале каждого рабочего года с целью сохранения и использования наработанного материала проводится выгрузка прошлогоднего накопленного массива информации на локальный диск ПК – носителя базы данных, а так же на диск, предназначенный для резервного копирования баз данных. После выгрузки массива база данных ведется от начала текущего года.

База данных «Сведения по личному составу» включает сведения по поиску персональных данных в архивных документах, на уровне листа документа. За год внесено 5387 карточек-фамилий, всего база данных насчитывает 17956 карточек.

Тематические базы данных «Каталогизация решений органов исполнительной власти», «Посемейные списки административно - ссыльных 1930 - 1952 годы», «Номенклатурные работники окррайгорисполкомов» регулярно используют в своей работе специалисты по использованию документов КУ «Государственный архив Югры», в 2012 году данные в перечисленные базы данных не вносились.

База данных «Фотокаталог». Программа предназначена для создания, хранения и систематизации (рубрикации) электронного каталога отсканированных фотодокументов — электронного архива. За 2012 год пополнилась на 3543 карточки (609 Мб), общее количество внесенных данных составляет 5722 карточек (1,32 Гб). За отчетный период, помимо внесения данных была проделана подготовительная работа:

1.     Занесены в БД рубрики и подрубрики из ЕКДИ, 319 тем, чтобы в дальнейшем можно было определить тематику, как ранее занесенных карточек, так и вновь вносимых; изучены методические рекомендаций по составлению аннотаций в описях на фотодокументы по описанию цифровых и оцифрованных фотодокументов с целью применения при наполнении БД «Фотокаталог;

2.     Проведены консультации по практическому использованию с разработчиком программы, 11 апреля 2012 года направлено письмо с замечаниями в адрес разработчика (в лице Е.В. Сусловой);

3.     В связи с отсутствием внутренних описей к фотоальбомам №№4-13 проведена работа по их составлению (консультации с сотрудниками КУ «Государственный архив Югры», поиск информации в Интернете, энциклопедии «Югория», учебнике «История ХМАО с древности до наших дней», «Кратком справочнике по фондам Государственного архива Ханты-Мансийского автономного округа-Югры» и др. печатных и электронных ресурсах, в фондах личного происхождения КУ «Государственный архив Югры»;

4.     Работа с Б.Я. Ивановым и В.М. Вторушиным, бывшими работниками окружной администрации, по описанию фотодокументов из фотоальбомов А.Г. Григорьевой: Составлены, дополнены, отредактированы, распечатаны в 1 экз. и вложены в дела внутренние описи к 729 документам на 100 листах, к фотоальбомам №№ 4-13 описи 4 Фотофонда, с выполнением сопутствующих работ: оформлено 129 обложек дел, 25 листов заверителей, подшито 3 листа, перенумеровано 277 листов, пронумерованы 33 фотопозитива.

База данных АИС ЭЛАР «Электронный архив» на данный момент может быть использована специалистами КУ «Государственный архив Югры» только в тестовом режиме или с целью изучения общей концепции работы информационной системы и внесению предложений по ее доработке, в рамках требований существующей нормативно правовой и законодательной базы. Тем не менее, в течение года внедрению в работу данной поисковой системы уделено огромное внимание:

1.     Проведены работы по установке и присвоению статического IP адреса для работы программы АИС ЭЛАР «Электронный архив».

2.     Консультации с разработчиками по вопросам внедрения и адаптации шаблонной версии под потребность.

3.     Описание допущенных неточностей в шаблонной версии программы.

4.     Составление плана мероприятий, позволяющего решить вопросы доработки программного обеспечения в части создания и функционирования полноценной (полнотекстовой) поисковой системы, возможностях внесения исправлений (опечаток и пр.), передачи прав администрирования и т. д.

VII. Работа с кадрами

Эффективное внедрение и реализация мероприятий по развитию КУ «Государственный архив Югры» невозможно без высококвалифицированных кадров. С целью повышения грамотности работников КУ «Государственный архив Югры» за отчетный период проведены следующие аппаратные учебы:

- Основы работы в MS Office 2003-2007;

- Делопроизводство в Учреждении (Разработаны методические рекомендации и размещены в общем доступе на локальном сервере);

- Правила предоставления документов по временной нетрудоспособности.

Учитывая также, тот факт, что большая часть работников КУ «Государственный архив Югры» не имеют специального (профильного) образования в сфере архивного дела в КУ «Государственный архив Югры» разработан и утвержден перспективный план повышения квалификации работников КУ «Государственный архив Югры» на 2012-2014 годы (приказ от 15.03.2012 № 44).

В течение отчетного периода прошли курсы повышения квалификации 16 сотрудников Учреждения (см. табл. 4).

Таблица 4

Ф.И.О.

Должность

Тема

Организация

Журавлев М.А.

Специалист по комплектованию

«Экспертиза ценности документов и комплектование архивов, нормативно-методическая база оценки и отбора документов»

ВНИИДАД

г. Москва

Ашуркова И.Н.

Специалист по комплектованию

«Экспертиза ценности документов и комплектование архивов, нормативно-методическая база оценки и отбора документов»

ВНИИДАД

г. Москва

Максимова Н.В.

Специалист по комплектованию

«Обработка дел последующего хранения: экспертиза ценности документов, порядок оформления дел длительного срока хранения, составление и оформление описей дел, сдача дел в архив организации»

НОУ ДПО ТМУЦ «Дом науки и техники»

г. Тюмень

Скосырева Т.В.

Специалист по комплектованию

«Обработка дел последующего хранения: экспертиза ценности документов, порядок оформления дел длительного срока хранения, составление и оформление описей дел, сдача дел в архив организации»

НОУ ДПО ТМУЦ «Дом науки и техники»

г. Тюмень

Бочаров А.А.

Начальник административного отдела

Курсы повышения квалификации кадровиков

НОУ ДПО ТМУЦ «Дом науки и техники» г. Тюмень

Комаров-Распутин В.М.

Директор

«Управление государственными и муниципальными заказами»

ООО «Аудиторская фирма Тотал-Аудит» г. Екатеринбург

Захарова О.С.

Заместитель директора

«Управление государственными и муниципальными заказами»

ООО «Аудиторская фирма Тотал-Аудит»

г. Екатеринбург

Бочаров А.А.

Начальник административного отдела

«Управление государственными и муниципальными заказами»

ООО «Аудиторская фирма Тотал-Аудит»

г. Екатеринбург

Башарова М.В.

Специалист по кадрам

Курсы повышения квалификации кадровиков

НОУ ДПО ТМУЦ «Дом науки и техники» г. Тюмень

Быбина И.И.

Главный хранитель фондов

Курсы повышения квалификации для работников делопроизводства и архивов

НОУ ДПО ТМУЦ «Дом науки и техники» г. Тюмень

Юрина А.Е.

Специалист по комплектованию

Курсы повышения квалификации для работников делопроизводства и архивов

НОУ ДПО ТМУЦ «Дом науки и техники» г. Тюмень

Мясникова О.С.

Специалист по комплектованию

Курсы повышения квалификации для работников делопроизводства и архивов

НОУ ДПО ТМУЦ «Дом науки и техники» г. Тюмень

Бочаров А.А.

Начальник административного отдела

«Обеспечение безопасности персональных данных в ИСПДн»

ЮНИИИТ

г. Ханты-Мансийск

Чайковский О.В.

Заведующий отделом информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий

«Обеспечение безопасности персональных данных в

ИСПДн

ЮНИИИТ

г. Ханты-Мансийск

Киселева Т.И.

Первый заместитель директора

Эффективные технологии современного архива

РОО «Гильдия управляющих документацией»

г. Москва

Захарова О.С.

Заместитель директора

Взаимодействие ГРБС и подведомственных ему бюджетных, автономных и казенных учреждений. Особенности сдачи отчетности государственными (муниципальными) учреждениями за 9 месяцев 2012 года

НОУ ДПО ТМУЦ «Дом науки и техники»

г. Тюмень

Уханова Ю.Ю.

Экономист по БУ и АХД

Взаимодействие ГРБС и подведомственных ему бюджетных, автономных и казенных учреждений. Особенности сдачи отчетности государственными (муниципальными) учреждениями за 9 месяцев 2012 года

НОУ ДПО ТМУЦ «Дом науки и техники»

г. Тюмень

Черкашина М.М.

Специалист по реставрации документов

Практическое обучение по реставрации архивных документов

Региональный центр консервации и реставрации архивных документов г. Томск

Брянцева А.К.

Специалист по реставрации документов

Практическое обучение по реставрации архивных документов

Региональный центр консервации и реставрации архивных документов г. Томск

В соответствии со штатным расписанием КУ «Государственный архив Югры» количество штатных единиц составляет 33 единицы, по состоянию на 01.01.2013 не замещенных вакансий - 1 штатная единица.

Распределение работников Учреждения по гендерному составу                  выглядит следующим образом: 18% - мужчины, 82% - женщины.                                 Возрастная характеристика работников Учреждения представлена                              в таблице 5.

Таблица 5

Показатель

Годы (лета)

Количество работников

Средний возраст

36

Максимальный возраст

61

Минимальный возраст

20

В возрасте до 29 лет

14

В возрасте от 30 до 49

12

В возрасте от 50

6

Всего за 2012 год от работников КУ «Государственный архив Югры» поступило 197 заявлений, административным отделом выдано 109 документов, принято 28 больничных листов.

Необходимо отметить, что с целью оптимизации работы в сфере кадрового обеспечения была разработана и утверждена инструкция по кадровому делопроизводству, регламентирующая комплекс мероприятий проводимых административным отделом по направлениям кадровой политики.

Таким образом, анализируя деятельность КУ «Государственный архив Югры» по итогам 2012 года можно сделать вывод, что деятельность учреждения строилась в соответствии с планом работы, годовым государственным заданием, уставными функциями и задачами учреждения. Определенные целевые показатели деятельности КУ «Государственный архив Югры» на 2012 год выполнены практически в полном объеме. Показатели, по которым учреждением не достигнуты стопроцентные результаты, не выполнены по объективным причинам и будут достигнуты в планируемом периоде в полном объеме.

         Необходимо сказать, что первый год функционирования КУ «Государственный архив Югры» показал, что принятое Правительством автономного округа решение о создании учреждения, оправдано и приносит свои положительные практические результаты в реализации государственной и региональной политики в архивном деле.

Опубликовано: 08.11.2013 16:54        Обновлено: 11.11.2016 18:17