Размер:
Цвет:

Сведения о контрольных мероприятиях и их результатах за 2018 год


Наименование органа, осуществляющего контроль
План (тема) контрольного мероприятия Период проведения Выявленные нарушения Мероприятия, проведенные по результатам контрольного мероприятия
Служба по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры Контроль по организации комплектования документами архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами в отношении казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" (КУ "Государственный архив Югры" ): 1. Взаимодействие КУ "Государственный архив Югры" с организациями - источниками комплектования. 2. Ведение баз данных "Организации - источники комплектования", "Документы по личному составу ликвидированных организаций". 3. Комплектование фотодокументами, документами личного происхождения. 4. Прием архивных документов от ликвидированных организаций. 5. Плановый прием документов (проведение экспертизы ценности, оформление актов приема-передачи). 6. Работа экспертной комиссии КУ "Государственный архив Югры". 03.05.2018 - 11.05.2018 Проверкой выявлены недочеты в организации работы по комплектованию КУ «Государственный архив Югры» документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами. 1. Имеются неточности в оформлении ряда обложек учетных журналов (не соответствуют названия, отсутствует начальная дата заведения журнала) (нарушение пункта 4.19. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях М.2015 (далее - Правила)). 2. Листы в учетных журналах не пронумерованы. Отсутствуют итоговые записи о количестве листов (нарушение пункта. 4.22. Правил). 3. Имеются нарушения сроков в части описания и упорядочения документов организаций Списка № 1. (нарушение Плана - графика согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов источников комплектования в КУ «Государственный архив Югры на 2018 год», утвержденный директором КУ «Государственный архив Югры» от 14.12.2017. 4. Не разработан бланк Согласия на обработку персональных данных граждан - держателей личных фондов, (нарушение статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 (редакция от 29.07.2017) № 152-ФЗ «О персональных данных» 5. Не заключены трехсторонние соглашения с 5-ю негосударственными организациями - источниками комплектования КУ «Государственный архив Югры», (нарушение пункта 2 статьи 20 Федерального закона «Об Архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125 - ФЗ). 6. При выборочном просмотре наблюдательных дел выявлено наличие в них фотографий, отсутствие паспорта архива организации на 01.12.2017, (нарушение пункта 4.2.3. Правил). 7. В КУ «Государственный архив Югры» не ведется база данных «Документы по личному составу ликвидированных организаций» (нарушение пункта 3.6. Правил). Утвержден План мероприятий по устранению замечаний по итогам плановой тематической проверки отдела комплектования (приказ от 03.07.2018 № 60). Установлена и ведется база данных «Документы по личному составу ликвидированных организаций» (с мая 2018). Разработан бланк Согласия на обработку персональных данных.
Опубликовано: 14.08.2018 16:42        Обновлено: 14.08.2018 16:31