Размер:
Цвет:

Отчет о реализации «Основных направлений развития архивного дела в казенном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» в 2018 году»

Отчет о реализации «Основных направлений развития архивного дела

в казенном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»

в 2018 году»

1. Государственное регулирование развития архивного дела

1. Приоритетные задачи развития архивного дела в отчетном году.

В 2018 году деятельность Государственного архива Югры осуществлялась в соответствии с основными направлениями развития архивного дела, определенными годовым планом работы КУ «Государственный архив Югры» на 2018 год, утвержденным приказом учреждения от 22.01.2018 года № 11:

- информационное обеспечение юридических и физических лиц на основе хранящихся в КУ «Государственный архив Югры» документов;

- расширение доступа к архивным документам для всех категорий пользователей и ин-формационному обслуживанию населения;

- обеспечение сохранности и учёт архивных документов;

- качественное комплектование Архивного фонда Российской Федерации;

- взаимодействие с организациями - источниками комплектования КУ «Государственный архив Югры»;

- ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии, внедрение результатов научных исследований и передового опыта;

- информатизации архивного дела.

В соответствии с Планом мероприятий на 2018 год, утвержденным приказом   КУ «Государственный архив Югры» от 22.01.2018 № 11, в 2018 году перед Учреждением стояли следующие основные задачи:

- создание и внесение изменений в локальные акты учреждения в рамках изменяющегося законодательства Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

- подготовка, ведение и выполнение административно-хозяйственных договоров, государственных контрактов, трудовых договоров;

- обеспечение принципов открытости деятельности учреждения, путем сопровождения и наполнения информацией официального сайта КУ «Государственный архив Югры», предоставления информации на портале «Архивы Югры», а также на официальном сайте www.bus.gov.ru;

- своевременная подготовка планово-отчетной документации для Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры;

- подготовка информации «О состоянии инженерно-технической укрепленности  и антитеррористической защищенности здания КУ «Государственный архив Югры», о результатах работы по обеспечению антитеррористической защищенности при проведении культурно-массовых мероприятий в КУ «Государственный архив Югры», об устранении недостатков, выявленных в ходе проверки;

- обеспечение информационного взаимодействия с территориальными отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации в рамках Соглашения о взаимодействии и сотрудничестве посредством электронного обмена информацией с помощью программы VipNet Деловая почта. Архив;

- изучение нормативно-правовых документов и методических рекомендаций   по архивному делу.

При выполнении своих Уставных функций и задач КУ «Государственный архив Югры» руководствуется следующими законодательными и нормативно-правовыми актами:

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 07.05.2012 г. № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики»;

- Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;

- Указом Президента Российской Федерации от 24 декабря 2014 года № 808 «Об утверждении Основ государственной культурной политики»;

- Указом Президента Российской Федерации от 9 мая 2017 года № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы»;

- Стратегией государственной культурной политики на период до 2030 года, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 29 февраля 2016 года № 326-р;

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2014 года № 313 «Об утверждении государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)».

- приказом Министерства Юстиции Российской Федерации от 07 октября 2010 года   № 252 «О порядке размещения в сети Интернет отчетов о деятельности и сообщений о продолжении деятельности некоммерческих организаций» в части проведения работ  по размещению на информационных ресурсах Минюста России и официальном сайте КУ «Государственный архив Югры» отчетов о деятельности государственного учреждения;

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

- приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов РФ, государственных органов субъектов РФ, органов местного самоуправления, организаций, предприятий с указанием сроков хранения»;

- законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.06.2005г. № 42-оз «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре»;

- распоряжением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры  от 22.03.2013г. № 101-рп «О стратегии социально-экономического развития Ханты-Мансийского автономного округа-Югры до 2020 и на период 2030 года» в части обеспечения удовлетворенности граждан качеством предоставления государственной услуги в сфере архивного дела, сокращение времени ожидания в очереди при обращении заявителя для получения государственной услуги в сфере архивного дела до 15 минут;

- Постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югрыот 9 октября 2013 года № 412-п «О государственной программе Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Развитие гражданского общества Ханты-Мансийского автономного округа - Югры на 2018 – 2025 и на плановый период до 2030 года»;

- другими законодательными нормативно-правовыми актами представительных и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, регулирующими деятельность государственных архивов.

2.  Нормативные правовые акты в сфере архивного дела, принятые в отчетном году.

В 2018 году КУ «Государственный архив Югры» разработаны и утверждены следующие локальные нормативно-правовые акты в сфере архивного дела:

- Порядок использования архивных документов в казенном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (приказ от 13.03.2018 № 21);

- Инструкция по приему, учету и хранению предметов в КУ «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (приказ от 27.08.2018 № 65);

- Порядок создания электронного фонда пользования архивных документов (приказ от 12.09.2018 № 83);

- Порядок и схема учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в казенном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (приказ от 01.11.2018 № 93) (вступает в силу 01.01.2019).

3.  Реализация Соглашения об информационном взаимодействии между государственным учреждением – территориальный Отдел Пенсионного фонда Российской Федерации и государственным архивом.

Для взаимодействия Государственного архива Югры с территориальным органом ПФ России заключено Cоглашение об информационном взаимодействии между государственным учреждением – управлением Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Ханты-Мансийске и казенным учреждением Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственным архивом Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» от 17.09.2014 (далее – Соглашение). На основании п.9.5. Соглашения, пролонгируется ежегодно. Обмен информацией между сторонами Соглашения, осуществляется в электронной форме с использованием средств криптографической защиты информации программного комплекса VipNet с функциями шифрования и ЭЦП. Обслуживание программного комплекса VipNet осуществляет ОАО «ИнфоТеКС Интернет Траст» г. Уфа на основании ежегодного возмездного договора.

4. Произошедшие структурные изменения.

Отдел информации и информационных архивных технологий переименован в отдел научно-справочного аппарата и автоматизированных архивных технологий (приказ от 28.04.2018 № 35 «О внесении изменений в приложения к приказу от 28.12.2017 № 123 «Об утверждении штатного расписания, штатного замещения казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»).

5.  Участие в коллегии, семинарах, форумах, конкурсах и т.д.

В 2018 году КУ «Государственный архив Югры» принял участие:

- во Всероссийском конкурсе «Архив XXI». Для участия в конкурсе был подготовлен и направлен пакет документов, в том числе подготовлена информация о кадровом обеспечении, о материально технической базе, информационно-коммуникационных технологиях, инновационных проектах, имеющихся и проводимых в Государственном архиве Югры. По итогам конкурса «Архив XXI» казенному учреждению Ханты-Мансийского автономного округа-Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа-Югры» присуждено I место в номинации «Государственные архивы (центры документации) субъектов Российской Федерации».

- в окружном конкурсе издательских проектов Экспертным советом по вопросам издательской деятельности при Правительстве Ханты-Мансийского автономного округа – Югры для участия с издательским проектом «История Югры в древних актах» (подготовлен и направлен пакет документов апрель 2018). По результатам конкурса сборник «История Югры в древних актах» издан в количестве 500 экз.

- во Всероссийском конкурсе работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2015-2017 годах с проектом: «Тематический сайт (интерактивная карта) «История развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры». Подготовлен и направлен пакет документов для участия КУ «Государственный архив Югры» в конкурсе, составлена аннотация к проекту «Тематический сайт (интерактивная карта) «История развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры». По результатам регионального тура, проект вышел в победители и направлен на заключительный этап конкурса.

 - во Всероссийском конкурсе лучших практик и инициатив социально-экономического развития субъектов Российской Федерации. Для участия в конкурсе был подготовлен и направлен пакет документов. По результатам регионального тура, проект вышел в победители и направлен на заключительный этап конкурса.

- 5-7 июня 2018 года КУ «Государственный архив Югры» принял участие в работе X Международного IT-Форума с участием стран БРИКС И ШОС. В рамках подготовки к IT-Форуму выполнялось информационное наполнение интерактивной картографической системы: «История развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры». Совместно с компанией ООО «Геопроектсервис» создан дополнительный слой интерактивной карты «Особо охраняемые природные территории», подготовлена и размещена информация по заповедникам, и заказникам Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. Слой интерактивной карты «Особо охраняемые природные территории» презентован на X Международном IT-Форуме с участием стран БРИКС И ШОС.

- в V окружном конкурсе профессионального мастерства «Архивист Югры – 2017/18» (работники КУ «Государственный архив Югры, принявшие участие в конкурсе, заняли III и IV место).

- в фестивале югорской книги «Югорика» с представлением сборника «История Югры в древних актах» ;

- в краеведческой конференции исследовательских работ «Исследователи Югры» в качестве членов жюри;

- в районной краеведческой конференции, посвященной 95-летию Ханты-Мансийского района: «История. События. Имена» с докладом «История библиотек Ханты-Мансийского района в предвоенный период (1930-1940 гг.).

 - участие в VIII Всероссийской полевой музейной биеннале. Презентация книги «История Югры в древних актах».

 - участие в заседании Научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа, посвященное 100-летию государственной архивной службы России. Выступление с докладами «Опыт КУ «Государственный архив Югры» по оцифровке архивных документов и созданию электронного фонда пользования», «О реализации Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 01.09.2017 №143, казенным учреждением «Государственный архив Югры».

- участие в работе рабочей группы по реализации окружного проекта «Югра многовековая»;

 - в региональной научно-практической конференции «Волдинские чтения».

6.  Обеспечение открытости деятельности архива.

Обеспечение принципов открытости деятельности учреждения, реализовывалось путем ведения и наполнения информацией официального сайта КУ «Государственный архив Югры», предоставления информации на портале «Архивы Югры», а также на официальном сайте www.bus.gov.ru;

2. Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

1. Материально-техническое состояние здания архива, архивохранилищ (количество зданий, архивохранилищ, степень загруженности).

Государственный архив Югры располагается в одном приспособленном под архив здании, помещения архива занимают первые четыре этажа административного здания «Архивная служба Югры», расположенного по адресу: г. Ханты-Мансийск, ул. Комсомольская, 21 - ул. Энгельса, 14, состояние помещений удовлетворительное. Государственный архив Югры имеет пять архивохранилищ. Архивохранилища оборудованы мобильными и стационарными металлическими стеллажами. Степень загруженности архивохранилищ на конец 2018 года составила 73%.

2.  Нормативные условия хранения документов (проведение санитарных дней, осуществление контроля за состоянием температурно – влажностных параметров хранилищ и т.д.).

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук[1] (далее Правила), работниками отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов КУ «Государственный архив Югры» постоянно проводились мероприятия, направленные на создание и соблюдение нормативных условий хранения документов, в том числе противопожарного, охранного, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического:

- в части соблюдения противопожарного режима, ежедневно, в конце рабочего дня, проводился профилактический осмотр помещений на предмет обнаружения нарушений требований пожарной безопасности, обесточивалось электрическое оборудование;

- в части соблюдения охранного режима ежедневно, по окончанию рабочего дня, все кабинеты и архивохранилища закрывались на ключ; производилось опечатывание архивохранилищ и помещений, подлежащих опломбированию; ключи от служебных помещений и архивохранилищ сдавались на пост охраны; пенал с ключами от архивохранилищ на посту охраны опечатывался;

- в части соблюдения температурно-влажностного режима ежедневно производился контроль температуры и относительной влажности воздуха в помещениях архивохранилищ путем их регулярного измерения с помощью термогигрометров, данные температуры и относительной влажности воздуха в помещениях архивохранилищ дважды в день фиксировались в Журнале учета измерений температурно-влажностного режима; в случаях отклонения температуры и влажности от норм, установленных Правилами, предпринимались меры по их нормализации; постоянное обслуживание системы кондиционирования приточно-вытяжной вентиляции в архивохранилищах осуществлял специалист БУ ХМАО-Югры «Дирекция по эксплуатации служебных зданий»;

- в части соблюдения светового режима, хранение архивных документов производится в связках и коробах; по окончании работ в архивохранилищах искусственное освещение отключается;

- в части соблюдения санитарно-гигиенического режима не допускалось нахождение в архивохранилищах людей в верхней одежде и уличной обуви, использовались бахилы; еженедельно проводилась влажная уборка пола, свободных полок, стеллажей, столов, подоконников; ежемесячно в архивохранилищах проводились санитарные дни со снятием связок и коробов, обеспыливанием полок стеллажей и верха стеллажей, влажной уборкой пола, столов, подоконников, батарей; сведения о проведении уборок в санитарные дни заносились в соответствующие журналы.

В целях рационального использования архивных площадей и высвобождения резервных площадей для планового приема архивных документов от организаций – источников комплектования архива в отчетном периоде была проведена работа по перемещению архивных фондов со стеллажей, где закончился резерв для приема и хранения новых дел, на стеллажи с наличием резервного места. Таким образом, были перенесены фонды №-231 (оп.4-л, 5-л); №-266; №-370; №-390; №-397; №-509; №-515; №-536; №-549, что составило 1542 единицы хранения, 292 короба. Все изменения по размещению фондов своевременно отражены в топографическом, тематическом и постеллажных указателях, а также в схемах размещения фондов в архивохранилище.

3. Укрепление пожарной и охранной безопасности (наличие пожарной, охранной сигнализации, охранного поста, обследование и проверка приборов охранной и пожарной сигнализации, наличие межведомственного акта обследования здания и т.д.)

В целях воспрепятствования неправомерному проникновению в помещения Государственного архива Югры (административное здание «Архивная служба Югры», расположенное по адресу: г. Ханты-Мансийск, ул. Комсомольская, 21 - ул. Энгельса, 14) (далее – Объект), на Объекте организован круглосуточный пост охраны, Объект оснащен современными инженерно-техническими средствами и системами, в том числе охранно-пожарной сигнализацией с выводом на персональный компьютер поста охраны. По периметру Объекта установлено 5 (пять) камер видеонаблюдения с выводом изображения на монитор в комнату охраны.

Охрана «Объекта» осуществляется одним круглосуточным постом ООО ЧОО «Охрана Сервис Элит», случае возникновения ГО и ЧС «Охрана» объекта взаимодействуете МЧС, ФСБ, МВД в соответствии с документацией расположенной на посту.

В целях обеспечения внутриобъектового и пропускного режимов в здании «Архивная служба Югры» с 01 января 2015 года действует Инструкция об охранно-пропускном режиме на объекте административного здания «Архивная служба Югры», расположенного по адресу: г. Ханты-Мансийск, ул. Комсомольская, 21 (ул. Энгельса, 14) (далее – Инструкция), в которой прописаны: организация пропускного режима, порядок оформления выдачи и учета пропусков, доступ в архивохранилища и помещения ограниченного доступа. Инструкция утверждена директором БУ ХМАО-Югры «Дирекция по эксплуатации служебных зданий» и согласована со Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Служба), КУ «Государственный архив Югры» 24 декабря 2014 года.

Ежедневно, по окончанию рабочего дня, все кабинеты и архивохранилища закрываются на ключ; производится опечатывание архивохранилищ и помещений, подлежащих опломбированию; ключи от служебных помещений и архивохранилищ сдаются на пост охраны; пенал с ключами от архивохранилищ на посту охраны опечатывается.

Ежегодно проводится обследование Объекта на предмет технической укрепленности и оснащенности средствами ОПС. В 2018 году комиссией в составе представителей Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», бюджетного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Дирекция по эксплуатации служебных зданий», общества с ограниченной ответственностью Частная Охранная Организация «Охрана Сервис Элит» (охрана Объекта) было проведено обследование на предмет технической укрепленности и оснащенности средствами ОПС Объекта, о чем был составлен Акт обследования на предмет технической укрепленности и оснащенности средствами ОПС объекта административного здания «Архивная служба Югры» от 23.01.2018.

Помещения здания защищены автоматической пожарной сигнализацией на базе приемно-контрольного пожарно-охранного прибора «Сигнал-20П» с ручными пожарными извещателями «ИПР513-ЗА», с дымовыми пожарными извещателями «ИП212-ЗСУ», «ИП212-34А».

На Объекте установлена автоматическая система пожаротушения. Коридоры и кабинеты здания защищены спринклерной (оросительной) установкой пожаротушения, архивные помещения защищены автоматической системой порошкового пожаротушения. На каждом этаже здания имеются первичные средства пожаротушения (по 2 порошковых огнетушителя) и краны внутреннего противопожарного водопровода, укомплектованные рукавами и стволами. Архивохранилища и выходы из поэтажных коридоров снабжены металлическими противопожарными дверьми, открывающимися по направлению выхода из здания.

Ежедневно, в конце рабочего дня, работниками архива проводится профилактический осмотр помещений на предмет обнаружения нарушений требований пожарной безопасности, электрическое оборудование обесточивается.

4.  Наличие планов действий по предупреждению и ликвидации ЧС (период, кем утверждены, согласованы).

В Учреждении действует Инструкция о порядке работы казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» при чрезвычайных ситуациях (далее – Инструкция ЧС), утвержденная приказом КУ «Государственный архив Югры» от 09.06.2018 № 50.

Инструкция ЧС содержит список телефонов экстренной помощи; список телефонов для оповещения о возникновении ЧС руководства Службы по делам архивов ХМАО-Югры, руководства КУ «Государственный архив Югры», лиц, имеющих доступ в архивохранилища; схему оповещения при возникновении чрезвычайной ситуации в здании КУ «Государственный архив Югры»; план эвакуации особо ценных документов; расчет материальных и человеческих ресурсов для осуществления мероприятий по эвакуации особо ценных документов; перечень практических действий работников при чрезвычайных ситуациях.

5. В целях улучшения физического состояния документов в 2018 году:

- подшито – 1 200 ед. хр.

- закартонировано - 6 447 ед. хр.

- отреставрировано – 80 ед. хр. / 2 100 листов

- проведена физико-химическая и техническая обработка (обеспыливание) - 31 ед. хр. / 5 495 листов.

В 2018 году архивистами (реставраторами) проводились работы по реставрации, подшивке, обеспыливанию документов; работы по картонированию дел, находящихся в архивохранилищах.

- За отчетный период подшито 1 200 единиц хранения и отреставрировано 80 единиц хранения или 2 100 листов, из них в 4 квартале подшито 300 единиц хранения и отреставрировано 20 единиц хранения или 509 листов.

- В 2018 году велись плановые работы по картонированию архивных документов. Закартонированы следующие фонды архивных документов, хранящихся в архивохранилищах: Ф-42, Ф-191, Ф-224, Ф-247, Ф-296, Ф-353, Ф-372, Ф-392, Ф-409, Ф-415, Ф-422, Ф-451, Ф-452, Ф-454, Ф-457, Ф-480, Ф-482, Ф-489, Ф-497, Ф-506, Ф-509, Ф-513, Ф-523, Ф-529, Ф-537, Ф-547. Количество закартонированных дел в 2018 году, хранящихся в архивохранилищах, составляет 2 090 единиц хранения, в 176 коробов, наклеено 176 ярлыков.

В 4 квартале было закартонировано 506 единиц хранения, в 36 коробов, находящихся в архивохранилище.

- Кроме этого, в 2018 году, при приеме архивных документов на государственное хранение было закартонировано 4 357 единиц хранения в 641 короб, из них в 4 квартале было закартонировано 930 дел в 120 коробов.

Общее количество закартонированных дел за 2018 год составляет 6 447 единиц хранения в 817 коробов. На все короба составлены и наклеены ярлыки. Информация о картонировании дел отражена в трех экземплярах описей - страховом, рабочем и читального зала (проставлены номера коробов).

Всего, на конец 2018 года, закартонировано 58% от общего количества дел.

- В 2018 году проведена работа по консервационно-профилактической обработке (обеспыливанию) рукописных и старопечатных книг. Всего было обеспылено 31 единица хранения, что составляет 5 495 листов. Обеспыливание производилось с помощью машины бережной очистки архивных документов. На каждую обеспыленную единицу хранения была заведена карточка учета технического состояния дела. В 4 квартале 2018 года было обеспылено 7 единиц хранения рукописных и старопечатных книг, что составило 1483 листа.

6. Протяженность стеллажных полок в архивохранилищах (общая протяженность, увеличилась за счет… и т.д.).

Общая протяженность стеллажных полок в архивохранилищах, на конец 2018 года, составляет 354 960 см, из них занято 257 180 см. Увеличения протяженности стеллажных полок в архивохранилищах в 2018 году не было.

7. Проверки наличия и состояния документов (проводится ли выверка учетной документации перед проведением проверки наличия и состояния фондов архива, составлен ли план проверки наличия и состояния дел, основание проверки, название фонда, итог проверки, общее количество фондов, описей, единиц хранения, подвергнутых проверке наличия и состояния: заполнение итоговых документов, учета, общие итоги проверки наличия и состояния: были ли случаи необнаружения, организован ли розыск, результаты розыска и т.д.).

В соответствии с Планом работ КУ «Государственный архив Югры» на 2018 год, утвержденным приказом учреждения от 22.01.2018 года № 11, работниками отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов в отчетном периоде проводилась проверка наличия и физического состояния архивных документов оцифрованных ранее фондов, в целях установления фактического наличия документов и выявления отсутствующих для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете; выявления и учета документов, требующих реставрационной и профилактической обработки. Перед проведением проверки производилась выверка учетной документации по проверяемым фондам.

Всего в 2018 году было проверено 80 фондов - что составляет 6 870 единиц хранения по описям дел (в том числе 1331 ед.хр. в 4 квартале), документов (п.1.5. целевых показателей). Все дела в фондах оказались в наличии. В ходе проверки выявлены дела, требующие: подшивки – 517 ед.хр., реставрации – 175 ед.хр., реставрации обложек – 130 ед.хр.; затухающий текст выявлен в 196 делах. Недостатков в учете не обнаружено. (Справка по проведению выборочной проверки наличия и состояния архивных документов в 2018 году прилагается).

Кроме дел на бумажной основе проводилась проверка наличия и физического состояния внешних электронных носителей (оптических дисков) ЭФП-2, в целях установления фактического наличия находящихся на хранении электронных носителей, а также электронных документов записанных на эти электронные носители; выявления отсутствующих документов с целью организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете, для проведения их профилактической обработки и оценки физического состояния сохранности носителя.

Во время проведения плановой проверки проводился визуальный осмотр рабочей поверхности и футляра электронных носителей на выявление механических повреждений, расслоений, пузырения, наличие трещин и деформации диска и футляра, наличие царапин, проколов и т.д., а также проводился осмотр на наличие и качество надписей на вкладышах. Во время проверки дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следов воздействия химически агрессивных веществ) выявлено не было. При оценке технического состояния электронных носителей устанавливалось соответствие свойств и характеристик данного диска с данными на ярлыке, проводилась проверка электронных документов на наличие в них вредоносных компьютерных программ («компьютерных вирусов»), проверка воспроизводимости всех электронных копий документов на оборудовании архива. Всего было проверено 40 электронных носителей (оптических дисков) ЭФП-2 ( в точ числе 10 дисков в 4 квартале), на которых записано 682 электронные копии дел на бумажной основе, что составляет 99 126 файлов общим объемом 146 461 Мб. Все проверенные диски находятся в хорошем состоянии, вирусов не обнаружено. На все электронные носители (оптические диски) ЭФП-2 были составлены Акты проверки технического состояния внешнего носителя (электронных мастер-копий/рабочих копий) с указанием возникших проблем и Карточки учета технического состояния документов на электронных носителях, на обратной стороне вкладыша электронного носителя была сделана отметка о проверке.

В феврале 2018 года в фонде «Фонд электронных копий» (ФЭК) проводилась сверка на идентичность контрольных экземпляров и рабочих копий, записанных на внешние носители (оптические диски), в количестве 8 единиц хранения. Сверялись электронные документы, записанные на электронные носители (оптические диски),   в описях № 4 (1 ед.хр.), № 5 (1 ед.хр.), № 6 (2 ед.хр.), № 7 (2 ед.хр.), № 8 (1 ед.хр.), № 9 (1 ед.хр.). При сверке было выявлено, что контрольные экземпляры и рабочие копии оказались идентичными. На все проверенные электронные носители (оптические диски) фонда «ФЭК» описей № 4, № 5, № 6, № 7, № 8, № 9 были составлены Карточки учета технического состояния документов на электронных носителях. Была составлена и подшита в Дело фонда Справка о проведении сверки контрольных экземпляров и рабочих копий, записанных на внешние носители (оптические диски) в фонде «ФЭК».

8. Оцифрование архивных документов (название фонда, количество оцифрованных ед.хр.).

За 2018 год работниками КУ «Государственный архив Югры» в рамках государственной программы «Развитие культуры в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2018-2025 годы и на период до 2030 года» было всего оцифровано 1 098 единиц хранения дел на бумажной основе, что составляет 130 189 электронных образов (п. 1.3.1. целевых показателей), из них в 4 квартале – 238 единиц хранения, и 32 252 электронных образа.

В 2018 году переведено в цифровой формат 62 описи, что составляет 2 050   электронных образов (п. 3.4. целевых показателей), из них в 4 квартале – 14 описей, 1 034 файла.

9. Создание страхового фонда (для государственного архива).

С целью обеспечения сохранности оригиналов особо ценных документов в 2018 году изготовлены страховые копии на 50 единиц хранения особо ценных архивных документов на бумажной основе (п. 1.2. целевых показателей). При их переводе на негативную микроформу (микрофильм) методом оптического фотографирования получены 8193 кадра или 16 единиц хранения микрофильмов на рулонной пленке.

10. Выдача документов из архивохранилища пользователям в читальный зал и сотрудникам архивов (указать количество выданных ед. хр. за период отчета по разным видам выдачи).

В отчетный период производилась выдача архивных документов из архивохранилищ (п. 4.11. целевых показателей):

Всего за 2018 год выдано архивных документов из архивохранилищ всем категориям пользователей 11 556 единиц хранения и 62 описи дел, документов:

• сотрудникам учреждения выдано 9485 ед. хр. документов и 62 описи дел, документов:

- для исполнения запросов, подготовки выставок и публикаций выдано 7530 ед. хр.;

- сотрудникам для работы выдано 142 ед.хр. видеодокументов;

- в реставрационную лабораторию выдано 1311 ед. хр.;

- фотофонд для использования сотрудникам 365 ед.хр;

- фотофонд для внесения в базу данных 137 ед.хр.

• сотрудникам архива для оцифровки дел выдано 1098 ед. хр. дел на бумажном носителе, а также 62 описи дел, документов для оцифровки;

• исследователям в читальный зал выдано 802 ед. хр ед. хр.;

• по актам выдачи во временное пользование выдано 171 ед. хр. по запросам организаций и составлено 21 акт.

Выдача архивных документов из архивохранилищ фиксируется в книгах выдачи архивных документов, которые ведутся раздельно по видам выдачи. Ежемесячно производился контроль сроков возврата выданных архивных документов, контроль правильности и аккуратности ведения книг выдачи, проводилась выверка книг выдачи.

В 4 квартале выдано архивных документов из архивохранилищ всем категориям пользователей 3 142 единицы хранения и 14 описей дел, документов:

• сотрудникам учреждения выдано 2 609 ед. хр. документов и 14 описей дел, документов:

- для исполнения запросов, подготовки выставок и публикаций выдано 2078ед. хр.;

- сотрудникам для работы выдано 10 ед.хр. видеодокументов;

- в реставрационную лабораторию выдано 327 ед. хр.,

- фотофонд для использования сотрудникам 57 ед.хр;

- фотофонд для внесения в базу данных 137 ед.хр.

• сотрудникам архива для оцифровки дел выдано 238 ед. хр. дел на бумажном носителе, а также 14 описей дел, документов для оцифровки;

• исследователям в читальный зал выдано 205 ед. хр. ед. хр.

• по актам выдачи во временное пользование выдано 90 ед. хр. по запросам организаций и составлено 8 актов;

При выдаче архивных документов, в случаях, установленных Правилами, в 2018 году проводились работы по полистному просмотру документов. Полистному просмотру подвергались дела при выдаче:

- для реставрации документов;

- для подшивки документов;

- для обеспыливания;

- для оцифровки;

- в читальный зал;

- по актам выдачи во временное пользование.

11.  Факты утраты, порчи документов, указать их причины, принятые меры, результаты этих мер.

В 2018 году фактов утраты, порчи документов, выявлено не было.

12.  Работа архивов по выверке, заполнению и совершенствованию форм учетной документации.

По результатам проверки организации учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в казенном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (далее – проверка), проводимой Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры 7-10 ноября 2017 года, в течение 2018 года были устранены замечания по заполнению листов и карточек фондов: в листы фондов вносилась информация о местоположении, переименованиях организаций, крайние даты переименований.

В некоторых книгах учета доработаны и заменены на новые памятки по заполнению.

Система учетных документов пересмотрена на предмет избыточности. Принято решение исключить из состава учетных документов Архива Журнал учета научно-справочного аппарата к описям в связи с отсутствием в нем практической надобности.

Разработан и вступает в силу с 2019 года новая редакция Порядка и схемы учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в казенном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (приказ от 01.11.2018 № 93).

13.  Переработка и усовершенствование описей. (Сколько описей подверглись переработке и усовершенствованию, на сколько единиц хранения, сколько единиц хранения осталось в описи после переработки. По каким причинам было принято решение о переработке и усовершенствованию описей, согласовывалось ли решение о переработке и усовершенствованию с Экспертно-проверочной методической комиссией Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. Были ли составлены и заполнены все необходимые при переработке и усовершенствовании документы (акты, справки и т.д.).

Произведена переработка описи № 1 Суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры за 1989-2008 годы, по которым числилось 824 ед. хр.

При приеме уголовных дел было обнаружено, что в опись № 1 дел постоянного хранения и в опись № 2 уголовных дел за 1989—2008 годы ошибочно включены одни и те же дела по уголовному делопроизводству (копии постановлений, определений Верховного суда РФ, кассационных определений, копии приговоров) – всего 311 дел. Из описи № 1 постоянного хранения данные дела исключены.

После переработки в описи № 1 дел постоянного хранения за 1989-2008 годы числится 513 ед. хр.

14. Работа по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидированных организаций (участие в ликвидационных комиссиях, количество принятых дел от организаций-источников комплектования, от иных организаций, судебные прецеденты и т.д.).

В 2018 году на государственное хранение приняты документы по личному составу ликвидированных организаций, не являющимися источниками комплектования  КУ «Государственный архив Югры»:

- Дочернее закрытое акционерное общество «Обьэнергосбережение» (ДЗАО «Обьэнергосбережение») – 44 ед. хр.;

- Акционерное общество «Юграактив» (АО «Юграактив») – 2 ед. хр.

15.  Ведение традиционного учета.

Государственный архив Югры осуществляет государственный учет архивных документов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (приказ Росархива от 11 марта 1997 г. N 11), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Приказ Минкультуры РФ от 18 января 2007 г. N 19), Порядком и схемой учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в казенном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (приказ КУ «Государственный архив Югры» от 19.09.2017 № 87).

В целях осуществления государственного учета архивных документов в Государственный архив Югры ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Записи в учетные документы вносятся работником, ответственным за учет. Учетные документы размещаются в рабочем помещении работника, ответственного за учет документов архива.

В 2018 году при приеме на хранение документов от организаций-источников комплектования Государственного архива Югры работниками отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов было составлено 43 акта приема-передачи архивных документов на хранение, по которым от организаций-источников комплектования принято и размещено в помещении для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов (для последующей постановки на государственный учет) 3 391 единица хранения. Из них в 4 квартале было составлено 14 актов приема-передачи архивных документов на хранение, по которым принято от организаций-источников комплектования   1 417 единиц хранения.

В Дела фондов подшиты выписки из протоколов заседания экспертно-проверочной методической комиссии о снятии с государственного учета дел постоянного хранения, справки о розыске дел по снятым с учета в 2017 году делам фондов: № 4 «Департамент финансов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» (47 ед. хр.), № 501 «Региональная Служба по тарифам Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (10 ед.хр.), № 582 «Управление электроэнергетики и энергосбережения Ханты-Мансийского автономного округа» (3 ед.хр.). В трех экземплярах описей дел, документов, напротив заголовков дел, снятых с учета, проставлены штампы «Снято с учета»; составлены новые сводные итоговые записи к описям.

Подготовлен и направлен на ЭПМК Службы по делам архивов ХМАО-Югры пакет документов для рассмотрения вопроса о снятии с государственного учета 7 (семи) дел из 4 (четырех) фондов.

16.   Автоматизированные системы государственного учета.

Автоматизированный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Государственном архиве Югры осуществляется посредством программного комплекса «Архивный фонд» версии 5.0.4. (ПК «Архивный фонд»). Ведение государственного учета документов в автоматизированном режиме осуществляется в ПК «Архивный фонд» в соответствии с Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (приказ Росархива от 23.10.2000 № 64) и Единым порядком заполнения полей единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог» (Росархив, 2013). Ведение государственного учета документов в автоматизированном режиме в ПК «Архивный фонд» осуществляется работником, ответственными за учет.

17.  Паспортизация архивов организаций – источников комплектования на 1 декабря отчетного года.

Проведена паспортизация организаций – источников комплектования КУ «Государственный архив Югры» по состоянию на 1 декабря 2018 года.

Паспорта архивов организаций представлены в КУ «Государственный архив Югры».

Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования КУ «Государственный архив Югры» составлены по состоянию на 1 декабря 2018 года прилагаются на 4 л.).

3. Комплектование Архивного фонда РФ.

Организационно-методическое руководство ведомственными архивами

и организацией документов в делопроизводстве учреждений,

организаций и предприятий

1.  Список организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов (количество организаций, изменения в течении года, наличие списка № 2 организаций-возможных источников комплектования, количество организаций).

Список организаций – источников комплектования Казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» согласован на 2018-2020 годы (протокол ЭПМК от 22.12.2017 № 23). В список включено 100 организаций, из них: государственных – 91, частных – 9.

В 2018 году решением ЭПМК Архивной службы Югры (протокол № 7а от 24.08.2018) в список включены следующие организации:

- Бюджетное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Центр адаптивного спорта»;

- Автономное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Югорская шахматная академия»;

- Автономное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «ЮграМегаСпорт».

Список организаций – потенциальных источников комплектования Казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (список № 2) согласован ЭК КУ «Государственный архив Югры» (протокол № 13 от 19.12.2018). В список включено 67 организаций.

2. Списков граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования государственного и муниципальных архивов (количество граждан, изменения в течении года)

Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования Казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» согласован на 2018-2022 годы (протокол ЭПМК от 24.11.2017 № 21а). В список включено 60 граждан.

В 2018 году изменений не вносилось.

3. Осуществление внутриведомственного контроля (проверки соблюдения организациями – источниками комплектования архивов правил хранения, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, название организации, итог проверки).

Кураторами от отдела комплектования принято участие в плановых проверках по соблюдению законодательства в области архивного дела организациями – источниками комплектования Государственного архива Югры:

- Бюджетное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Природный парк «Самаровский чугас»;

- Автономное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Окружная телерадиокомпания «Югра»;

- Департамент строительства Ханты-мансийского автономного округа – Югры.

В целях оказания методической помощи в подготовке к плановым проверкам кураторами организаций осуществлены выходы в учреждения в количестве 42 выходов ( в том числе в 4 кв. – 12 выходов.

В результате плановых проверок установлено 88 нарушений Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждённых приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, и 3 нарушения Федерального закона Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

В целях устранения нарушений законодательства в сфере архивного дела, выявленных в ходе плановых проверок организаций – источников комплектования КУ «Государственный архив Югры», приказом КУ «Государственный архив Югры» от 10.12.2018 № 112 утвержден План мероприятий по взаимодействию с организациями – источниками комплектования КУ «Государственный архив Югры» с целью оказания методической и практической помощи в устранении выявленных нарушений.

4. Прием документов на государственное хранение:

В части формирования архивного фонда РФ за 2018 год принято на государственное хранение в КУ «Государственный архив Югры» и поставлено на государственный учет 4 610 ед. хр. архивных документов, из них на бумажной основе – 4 357 единиц хранения:

- управленческой документации - 4075 ед. хр.;

- документов личного происхождения (от кого осуществлен прием документов, вид документов) – 89 ед. хр. 702 документа (в том числе документов Ромбандеевой Евдокии Ивановны (принято от Слинкиной Т.Д.) - 60 ед.хр.; документов Костиной Галины Самсоновны - 19 ед хр.; документов Сажаевой Людмилы Дмиртиевны - 10 ед.хр. на бумажной основе);

- документы по личному составу - 193 ед. хр.

Кроме этого за 2018 год принято:

- НТД - 0;

- кинодокументы - 0;

- фотодокументы - 251 ед. хр. (Костина Галина Самсоновна - 107 ед.хр., Молданова Татьяна Александровна - 111 ед.хр., Глухих (Уфимцева) Альбина Сергеевна - 33 ед.хр.)

- фонодокументы - 0;

- видеодокументы – 2 ед. хр.

В 2018 году изготовлено   ЭФП-2 - 103 ед.хр. (оптических дисков), страховой фонд на рулонной пленке 16 ед. хр. (рулонный микрофильм); фонд пользования на рулонной пленке – 16 ед. хр. (рулонный микрофильм);   26 единиц хранения предметов.

В 4 квартале 2018 года было принято:

а) от организаций по актам приема-передачи дел на хранение принято:

- управленческих документов 753 единицы хранения, в том числе 2 единиц хранения наблюдательных дел;

- документов по личному составу 177 единиц хранения;

б) от граждан по актам описания и актам приема-передачи дел на хранение:

- фотодокументов 33 единицы хранения;

- видеодокументы - 2 единицы хранения.

Кроме этого за 2018 год принято:

       - 5 единиц хранения (ЭФП-2)

       - страховой фонд на рулонной пленке 16 единиц хранения;

       - фонд пользования на рулонной пленке – 16 единиц хранения.

Принято от граждан-источников комплектования по актам приема-передачи (договорам дарения): 998 документов личного происхождения на бумажной основе, 64 предмета, 505 фотодокументов, 4 видеодокумента (3 видеокассеты и 1 диск) (п. 2.1.3 целевых показателей), из них:

(107 фотодокументов от Г.С. Костиной; 19 предметов от Е.И. Ромбандеевой; 57 документов от В.Ф. Струся; 2 документа от С.А. Шесталовой; 151 документ и 59 фото от Л.Д. Сажаевой; 216 документов, 130 фото и 25 предметов от В.Я. Башмакова; 6 документов от А.И. Райшева; 57 документов и 44 фото от Л.М. Завьяловой; 239 документов от Н.В. Коноплиной; 4 фотодокумента, 1 предмет, 10 документов от В.А. Долингера; 111 фотодокументов от Т.А. Молдановой; 34 документа от М.Зарецкой (документы Л.А. Сириной); 33 фотодокумента от А.С. Глухих; 36 документов и 17 фотодокументов от Г.В. Букаринова; 12 предметов и 1 диск от Неттиной Э.А. (документы Лапиной М.А.); 81 документ и 3 видеокассеты от Г.М. Егоровой; по акции – 109 документов и 7 предметов).

 В том числе в 4 квартале принято от граждан-источников комплектования по актам приема-передачи (договорам дарения): 378 документов личного происхождения на бумажной основе, 44 предмета, 242 фотодокументов, 4 видеодокумента (3 видеокассеты и 1 диск).

В целях пополнения фондов архивными документами личного происхождения сотрудниками отдела использования и публикации документов проведены мероприятия по сбору документов и документальной информации в рамках инициативного комплектования проведены встречи:

1.  с уроженцами и жителями с. Реполово Пластининым Николаем Леонидовичем и Прозоровой Валентиной Михайловной. По итогам встречи предоставлены воспоминания Пластинина Н.Л. (4 рукописных листа) и Прозоровой В.М. схема расположения домов и список семей, проживающих в с. Реполово в период 1960-2017 гг. (на 26 листах рукописи);

2.  с жителем г. Ханты-Мансийска Редикульцевым Александром Ивановичем. Предоставлены для сканирования 8 фото, оригинал 1 фото «Школьная линейка учащихся средней школы № 2 около школы. 1950-е гг.»;

в том числе в 4 квартале:

·   с руководителем землячества «Югра» Тайлашевым Леонидом Георгиевичем (С 1961 г. почти 20 лет работал секретарем Ханты-Мансийского окружкома КПСС, с 1979 г. - в аппарате  Тюменского  облисполкома:  заведующий  отделом  народов  Севера,  начальник управления бытового обслуживания. С 1998 г. возглавляет землячество »Югра» в г. Тюмени.  Награжден орденами Трудового Красного Знамени,  »Знак Почета», медалями. ). Им были предоставлены для создания фонда личного происхождения документы (копии), грамоты (оригиналы), фотографии (подлинники) – 41ед., в электронном виде -25 документов, газетные вырезки;

·   с бывшим жителем г. Ханты-Мансийска Бердовым Сергеем Анатольевичем (проживает в г. Тюмень). Передал фотографии-подлинники, посвященные деятельности детского драматического кружка (1961-1971) г. Ханты-Мансийска, фото своего отца – Бердова Анатолия Гавриловича, участника Великой Отечественной войны, сканы фотографий о деятельности Ханты-Мансийского рыбокомбината и жизни южной части города – Самарово. Проведена беседа о создании личного фонда А.Г. Бердова – как участника Великой Отечественной войны (проживал в г. Ханты-Мансийске). Всего – 27 фотографий, сканов образов – 16;

·  с бывшей жительницей г. Ханты-Мансийска – Крыжановской Верой Германовной. Передала фотографии - подлинники о жизни г. Ханты-Мансийска, а также фотографии своего отца – Германа Петровича Крыжановского, работавшего в 1950-1960-е гг. в рыбокомбинате и горкоме КПСС г. Ханты-Мансийска. Проведена беседа о создании личного фонда Г.П. Крыжановского – как участника Великой Отечественной войны. Всего – 12 фотографий;

·  с жительницей г. Ханты-Мансийска Елистратовой Натальей Васильевной, потомком старожильческих родов Новицких (Шеркалы Октябрьского района) и Кузнецовых (с. Самарово) по передаче фотографий для пополнения фотофонда. Фото для сканирования переданы в отдел комплектования.

5.   Представлено на ЭПМК Архивной службы Югры:

- номенклатур дел – 27 на 10334 дела, в т.ч. 1781 дело постоянного хранения (их них плановых – 6, согласно графику ( из них в 4 кв.-4);

- положений об ЭК организации – 4 (из них в 4 кв. – 2);

- положений об архиве организации – 4 (п. 2.3.1. целевых показателей) (из них в 4 кв. – 1).

На рассмотрение ЭПМК представлено 238 описей, на 13787 ед. хр. (п. 2.3. целевых показателей) (из них в 4 кв. – 79/6799 ед.хр.), в том числе:

- управленческой документации 99 описей на 6682 ед. хр. (все организации согласно графику) (из них в 4 кв. – 3013 ед.хр.);

- по личному составу 115 описей на 4936 ед. хр. (из них в 4 кв. – 2785 ед.хр),

в т.ч. от ликвидированных организаций 7 описей на 1006 ед. хр. (ДЗАО «Обьэнергосбережение», АО «Юграктив», АО «Инвестиционная жилищная компания», ОАО «Юграторг»);

- НТД/спецдокументация 17 описей на 1825 ед. хр. (из них в 4 кв. – 953 ед.хр.);

- документов личного происхождения 4 описи на 93 ед. хр./735 документов (из них в 4 кв. – 15 ед.хр.);

- фотодокументов 3 описи на 251 ед. хр. (из них в 4 кв. – 33 ед.хр.).

Исполнение Плана-графика согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов учреждений в КУ «Государственный архив Югры» на 2018 год – 100%.

6. Проведение совещаний, семинаров для специалистов организаций – источников комплектования, ответственных за ведение делопроизводства и архив (тема, количество участников).

Проведено 4 мероприятия по обучению специалистов, ответственных за ведение делопроизводства и архива в организациях – источниках комплектования КУ «Государственный архив Югры» - 2 методических семинара, 2 учёбы-практикума (п. 2.4. целевых показателей):

06.04.2018 – «Комплектование архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами. Передача документов организации на государственное хранение», участвовало 15 специалистов из 8 организаций.

Для участников семинара специалистами по реставрации проведен мастер-класс по подшивке и оформлению архивных дел.

31.08.2018 – «Учёт документами Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации. Порядок ведения основных учётных документов ведомственных архивов», участвовало 12 специалистов из 12 организаций.

23.11.2018 – «Порядок заполнения Паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию», участвовало 18 специалистов из 17 организаций.

29.11.2018 – «Порядок заполнения Паспорта архива государственного музея, библиотеки», участвовало 6 специалистов из 5 организаций.

4.                Научная информация и использование документов

1. Проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов (количество мероприятий, их виды и наименования, количество участников мероприятий).

В 2018 году в КУ «Государственный архив Югры» деятельность по направлению «Научная информация и использование документов» организована следующим образом:

1.  Участие в заседании краеведов г. Ханты-Мансийска Завьяловой Л.М., главного методиста отдела использования и публикации документов, члена общества краеведов – 4 февраля, 18 февраля, 25 февраля. Приняла участие с выступлением по старожильческим фамилиям с. Самарово на открытии фотовыставки «Самарово-Перековка-Остяко-Вогульск-Ханты-Мансийск», посвященной истории Ханты-Мансийска. На выставке присутствовали 25 чел.

2.   Презентация книги «Память ушедших деревень» – 69 человек (16 февраля).

3.   Участие в открытии выставки «Передано НКВД» (БУ «Музей «Природы и Человека») (31 января).

4.   Участие в торжественном мероприятии, посвященном 75-летию разгрома советскими войсками немецко-фашистских войск в Сталинградской битве (БУ «Музей «Природы и Человека») (2 февраля).

5.   Участие в открытии выставки «История семьи в истории страны – след прожитой жизни» в БУ «Этнографический музей под открытым небом «ТОРУМ МАА» (29 марта).

6.  Презентация выставки архивных документов «Хранительница жемчужного слова» -52 чел.( 20 апреля).

7.   Подготовлены и проведены уроки истории «Не ради славы и наград мы защищали Сталинград» совместно с Югорским государственным университетом, подготовленные в целях патриотического воспитания молодежи для:

- учащихся МБОУ «Гимназия № 1» - 17 чел. (10 мая);

- студентов технолого-педагогического колледжа и магистранты ЮГУ – 29 чел. (14 мая).

- участников молодежных трудовых отрядов МБУ «Молодежный центр» - 42 чел. (18 июня).

8.  Проведен мастер-класс по созданию семейного древа в рамках акции «Парад семей», проводимый Общероссийский народным фронтом – 65 чел. (1 июня).

9.   5-7 июня 2018 года КУ «Государственный архив Югры» принял участие в работе X Международного IT-Форума с участием стран БРИКС И ШОС.

В рамках подготовки и проведения презентации проделана следующая работа:

- разработка и проведение:

Эрудит – лото «Родословие»: Проведено 2 игры –– 15 человек;

- конкурс «Составь свою родословную»:

Проведено 5 игр – дети от 7 до 12 лет – 78 человек;

- подготовка и печать материалов для проведения эрудит-лото «Родословие», конкурса «Составь родословную»

10. Посещение Вечера – памяти, посвященного 90-летию со дня рождения Е.И. Ромбандеевой, организованного Обско-угорским институтом прикладных исследований и разработок (25 апреля).

11. Участие в заседании краеведов г. Ханты-Мансийска Завьяловой Л.М., главного методиста отдела использования и публикации документов, члена общества краеведов (21 апреля, 18 мая).

12. Участие в проведении регионального фестиваля «Читающая Югра» на площадке БУ «Музея «Природы и Человека». Проведен мастер-класс по созданию генеалогического древа, консультирование о выявлении сведений о своем роде. Посетило 11 чел. (23 июня).

13.  Участие Тюлиной Светлана Владимировны (заведующая отделом использования и публикации документов) в региональной научно-практической конференции «Волдинские чтения».

Проделана следующая работа:

·   подготовка и выступление с докладом «От проекта «Память ушедших деревень до издания» и электронной презентацией на пленарном заседании конференции – 150 чел. (19 июня);

·  работа экспертом секционной площадки конференции – 15 чел. (19 июня);

·  презентация книги «Память ушедших деревень» в сельском клубе для жителей поселка Кышик – 180 чел. (20 июня);

·   презентация официального сайта разделов «Архивы школе», «Виртуальные выставки», книги «Память ушедших деревень» в средней школе для учащихся поселка Кышик - 56 чел. (21 июня);

14. Проведено 5 уроков истории «Не ради славы и наград мы защищали Сталинград», который посетили коллективами 138 человек (п. 4.5. целевых показателей):

· - для учащихся МДОУ СОШ № 6 – 17 чел. (4 июля).

· - для учащихся МДОУ СОШ № 6 – 17 чел. ( 4 июля).

· - для участников молодежных трудовых отрядов МБУ «Молодежный центр» - 28 чел. (6 июля).

· - для учащихся станции «Юные натуралисты», МДОУ СОШ № 6 – 28 чел. (6 июля).

· - для учащихся МДОУ СОШ № 3 – 24 чел. (12 июля).

· - для учащихся МДОУ СОШ № 3 – 24 чел (12 июля).

15.  Подготовка и проведение мероприятия к празднованию Дня флага Российской Федерации для детей 5-11 лет из семейного клуба «Bebiакадемия» - 21 чел. (22 августа).

16. Посещение презентации книги «Война. Блокада. Судьбы…», организованной Государственной библиотекой Югры (20 сентября).

В 4 квартале 2018 года в КУ «Государственный архив Югры» деятельность по направлению научная информация и использование документов организована следующим образом:

17.Участие во Всероссийской акции «Ночь искусств» 4 ноября 2018 г. В рамках акции проведены: мастер-класс «Составь свою родословную» – 76 чел.; презентация генеалогического портала «Связь поколений Югры» – 46 чел. Всего в мероприятии участвовало – 122 чел.

18. Проведение Вторых родословных чтений – 9 ноября 2018 г. на базе БУ «Государственный художественный музей». В рамках чтений были организованы и проведены:

- пленарное заседание – присутствовало 101 чел.;

- фотовыставка «Мода наших бабушек» (1 этаж, переход);

- выставка семейных раритетов «Старинные вещи – частицы былого» (холл);

- книжная выставка «Ищем свои корни…» (холл);

- мастер-класс «Составь свою родословную»– 5 классов в количестве 98 чел.

- мастер-класс «По следам древней в»– 5 классов в количестве 98 чел.

- презентация генеалогического портала «Связь поколений Югры» – 53 чел.

Всего в мероприятии участвовало – 260 чел.

19. Проведение презентации выставки архивных документов «Нити нашей памяти» –– 48 чел. (14 декабря).

20. Участие в районной краеведческой конференции, посвященной 95-летию Ханты-Мансийского района: «История. События. Имена» с докладом «История библиотек Ханты-Мансийского района в предвоенный период (1930-1940 гг.) – 53 чел. (19,20 декабря).

21. Участие в конкурсе исследовательских краеведческих работ «Исследователи Югорского края» в качестве члена жюри Завьяловой Л.М. Конкурсантам были награждены поощрительными дипломами КУ «Государственный архив Югры»– 13 чел. (15 декабря).

С 4.12.2018 по 6.12.2018 г. участие в VIII Всероссийской полевой музейной биеннале. Презентация книги «История Югры в древних актах».

25.05.2018 участие в заседании Научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа, посвященное 100-летию государственной архивной службы России. Выступление с докладом «Опыт КУ «Государственный архив Югры» по оцифровке архивных документов и созданию электронного фонда пользования».

За 2018 год количество пользователей архивной информацией (получившие архивные справки и консультации у специалистов, посетившие выставки, экскурсии, информационные мероприятия) составило 6968 человек ( в том числе в 4 квартале – 4224 человека).

В 2018 году проведено 23 обзорные экскурсии по архиву ( в том числе 8 экскурсий в 4 квартале), на которых присутствовали 345 человек (п. 4.5.1. целевых показателей): учащиеся 1, 3 и 10 классов школ № 4, № 6 и № 8, учащиеся Сургутского государственного педагогического университета, практиканты технолого-педагогического колледжа г. Ханты-Мансийска, участники Общественных слушаний публичного обсуждения правоприменительной практики и результатов контрольно-надзорной деятельности в сфере архивного дела Службы по делам архивов ХМАО – Югре в 2018 году, учащиеся школьных летних лагерей и семейного клуба «Bebiакадемия». Для участников семинара источников-комплектования было проведено 2 мастер-класс по подшивке документов, на котором присутствовали 27 человек. Кроме этого был разработан и проведено 6 мастер – классов «По следам древней письменности» для учащихся школ города Ханты-Мансийска на Вторых окружных родословных чтениях «Память будущих поколений», который посетило 98 человек.  

2. Экспонирование архивных документов на выставках (количество организованных в течение отчетного периода выставок архивных документов, в т.ч. виртуальных, их наименования, количество посетителей выставок).

В части использования архивных документов в интересах общества, популяризации имеющихся в фондах архивных документов, освещения в средствах массовой информации, задачи выполняются посредством организации историко-документальных выставок, размещением в средствах массовой информации сюжетов о подготовленных выставках и мероприятиях, а также непосредственным участием сотрудников КУ «Государственный архив Югры» в телепередачах.

За отчетный период подготовлено всего 9 выставок, из них 5 выставок архивных документов (в 4 квартале – 4 выставки), в том числе 4 виртуальных выставки архивных документов (в 4 квартале – 1 виртуальная выставка).

1.         Выставка архивных документов «Хранительница жемчужного слова», посвященная 90-летию со дня рождения Е.И. Ромбандеевой – 20 апреля-ноябрь.

2.         Выставка архивных документов «Нити нашей памяти», посвященная 100-летию со дня образования Архивной службы России (14 декабря 2018. - декабрь 2019).

3.         Выставка «Возвращение в историю. Роль комсомола в жизни страны, округа, города, семьи» (октябрь 2018-январь 2019).

4.         Выставка семейных раритетов «Старинные вещи – частицы былого» (9 ноября).

5.         Фотовыставка «Мода наших бабушек» (26 октября 2018 – 9 января 2019).

6.         Виртуальная выставка «Посвящается памяти Е.И. Ромбандеевой – фондообразователю КУ «Государственный архив Югры» - январь.

Наполнение новыми архивными документами разделов виртуальной выставки «Посвящается Памяти Е.И. Ромбандеевой», подготовленной и размещенной на официальном сайте Казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Югры»

7.    Виртуальная выставка «Сберегая эти земли, эти воды...», к 85-летию со дня рождения Юрия Ивановича Гордеева и Геннадия Ивановича Бардина.

8.    «Любите землю, и она ответит вам добром», посвящается 100-летию со дня рождения Григорьевой Антонины Георгиевны.

9.    Создание нового раздела «Конституция Российской Федерации 1993 года» виртуальной выставки «Становление Ханты-Мансийского автономного округа как субъекта Российской Федерации».

Кроме того, была подготовлена книжная выставка «Хранительница духовного опыта», посвященная 90-летию Е.И. Ромбандеевой – фондообразователю КУ «Государственный архив Югры» - 18 апреля.

Принимали участие в подготовке фотовыставки «История в одной фотографии» (организатор Служба по делам архивов ХМАО – Югры), посвящённой Году гражданского согласия в автономном округе и 88-й годовщине образования автономного округа; в Межархивной фотовыставке ко Дню учителя (организатор Служба по делам архивов ХМАО – Югры).

Всего за 2018 год проведено 24 обзора по выставкам архивных документов (из них 5 – в 4 квартале): «Сберегая эти земли, эти воды…», к 85-летию Бардина Г.И. И Гордеева Ю.И.; «Хранительница жемчужного слова»; «Нити нашей памяти», которые посетили коллективами 377 человек, индивидуальных посещений – 134 посетителей: из них в 4-м квартале проведено 5 обзоров: из них 4 обзора по выставке «Хранительница жемчужного слова», которую посетили коллективами 54 человека, индивидуальных посещений – 28 посетителей, проведен 1 обзор по выставке «Нити нашей памяти» – для ветеранов администрации ХМАО – 17  чел. (21 декабря).

Проведено 7 обзоров по выставке архивных документов «Возвращение в историю. Роль комсомола в жизни страны, округа, города, семьи», которые посетили 161 человек:

19.10. – Сургутский педагогический колледж (20 чел.);

26.10. – официальное открытие выставки (48 чел.);

29.10. – гимназия № 1 г. Ханты-Мансийск (15 чел.);

08.11. – школа № 3 г. Ханты-Мансийск (24 чел.);

12.01. – школа № 3 г. Ханты-Мансийск (18 чел.);

07.12. – пенсионеры-ветераны (Правительство автономного округа, 7 чел.);

08.12. – пенсионеры-ветераны (ООО «Геофизик» - 29 чел.).

Два обзора по выставке (7-8 декабря) были проведены в рамках мероприятия «Дни открытых дверей».

Фотовыставка «Мода наших бабушек» экспонируется на выставочных площадях БУ «Государственный художественный музей». Фотовыставку с 26 октября по 28 декабря 2018 года посетили 2588 человек.

За 2018 год количество пользователей архивной информацией (получившие архивные справки и консультации у специалистов, посетившие выставки, экскурсии, информационные мероприятия) составило 6968 человек ( в том числе в 4 квартале – 4224 человека).

3. Публикации и использование архивных документов в средствах массовой информации.

Указать:

- количество и наименования подготовленных печатных изданий (сборники документов и справочно-информационные издания) на основе архивных документов, с их библиографическим описанием.

- количество и наименования печатных изданий, в подготовке которых муниципальный архив принимал участие в качестве соисполнителя;

- количество, наименования, авторов, ссылки на источники опубликования, статей (публикаций), подготовленных работниками муниципальных архивов, на основе архивных документов.

Всего подготовлено 47 публикаций в СМИ, в том числе в 4 квартале 4 публикации:

1.         Вера Васильева. «Всё только начиналось…». Новости Югры. 2018. 11 января.

2.         Иван Белоусов. «Человек с тысячью лиц». Самарово-Ханты-Мансийск. 2018. 18 января.

3.         Леонид Струсь. «Красная сестра милосердия». Самарово-Ханты-Мансийск. 2018. 25 января.

4.         Валентина Патранова. «Дух былого тревожит нас…». Новости Югры. 2018. 22 февраля.

5.         Кристина Петелина. «Память ушедших деревень». Наш район. 2018. 22 февраля.

6.         Валентина Патранова. «Как сохраняли «ценнейшие материалы». Новости Югры. 2018. 15 марта.

7.         Вера Васильева. «Конкурс в честь съезда партии». Новости Югры. 2018. 15 марта.

8.    Завьяловой Л.М. «Имя из списка» об участнике Великой Отечественной войны, погибшем на Сталинградском фронте – Самоловове Филиппе Никифоровиче. http://www.gahmao.ru/index.php?option=com_content&view=article&layout=edit&id=2911

9.    Судакова Н.Д. «Государственному архиву Югры 5 лет». Архивы Югории: научно-практический журнал/Служба по делам архивов Ханты-мансийского автономного округа – Югры.- Ханты-Мансийск: Принт-Класс, 2018.-вып. №17. С.75-78.

10.     Судакова Н.Д. «Государственный архив Югры подводит итоги акции «Югра многовековая». Архивы Югории: научно-практический журнал/Служба по делам архивов Ханты-мансийского автономного округа – Югры.- Ханты-Мансийск: Принт-Класс, 2018.-вып. №17. С. 111-114

11.     Завьялова Л.М. «Самарово накануне строительства Остяко-Вогульска: 1920-е годы». Архивы Югории: научно-практический журнал/Служба по делам архивов Ханты-мансийского автономного округа – Югры.- Ханты-Мансийск: Принт-Класс, 2018.-вып. №17. С.138-144.

12.     Тюлина С.В. «По ленинскому пути. Из истории окружной газеты «Ленин пант хуват». Архивы Югории: научно-практический журнал/Служба по делам архивов Ханты-мансийского автономного округа – Югры.- Ханты-Мансийск: Принт-Класс, 2018.-вып. №17. С.108-110.

13.     Качаненко М.В. «Первый академик Югры». Архивы Югории: научно-практический журнал/Служба по делам архивов Ханты-мансийского автономного округа – Югры.- Ханты-Мансийск: Принт-Класс, 2018.-вып. №17. С.85-91.

14.     Струсь В.Ф. «В списках героев не значился…». Архивы Югории: научно-практический журнал/Служба по делам архивов Ханты-мансийского автономного округа – Югры.- Ханты-Мансийск: Принт-Класс, 2018.-вып. №17. С.151-152.

15.     Брылина Н.П. «Устрёмская школа Березовского района: как все начиналось». Архивы Югории: научно-практический журнал/Служба по делам архивов Ханты-мансийского автономного округа – Югры.- Ханты-Мансийск: Принт-Класс, 2018.-вып. №17. С. 155-159.

Для публикации предоставлены следующие статьи сотрудников КУ «Государственного архива Югры»:

в сборник «Западная Сибирь: история и современность» статьи:

16. «Мария Кузьминична – первая поэтесса из народа ханты», Качаненко МВ.;

17. «По ленинскому пути. Из истории окружной газеты «Ленин пант хуват», Тюлина С.В.;

18. «История библиотек Ханты-Мансийского района довоенного времени», Завьялова Л.М.

в научно-популярный журнал «Архивы Урала статьи:

19. Самарово накануне строительства окружного центра: 1920-е годы», Л.М. Завьялова, главный методист казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

20. «Как сохраняли ценнейшие материалы», В.В. Патранова, журналист региональной общественно-политической газеты «Новости Югры».

в бюллетень НМС архивных учреждений УрФО статьи:

21. Об утверждении Порядка использования архивных документов в казенном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры;

22. «О реализации интерактивной акции «Югра многовековая»; Н.Д. Судакова, директор казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

23. «О результатах работы КУ «Государственный архив Югры» по выполнению государственной услуги «Обеспечение доступа пользователей  к архивной информации» С.В. Тюлина, заведующая отделом использования и публикации документов казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

в сборник Международного форума «Финно-унорский мир в культуре России» статью:

24. «Нёмысовой Эви я являюсь», Качаненко М.В.

25.     Виктор Алексеев. История в надежных руках. Новости Югры. 2018. 29 марта.

26.     Завьялова Л.М., Струсь В.Ф. о реализации творческого проекта «Первая мировая войнв в жизни югорчан». Материалы V Лопаревских чтений, Ханты-Мансийск, 15 октября 2015 г. /Департамент культуры Ханты-Манс. авт. окр. – Югры, Бюджет. Учреждение Ханты-Манс. Леонид Струсь. «Красная сестра милосердия». Самарово-Ханты-Мансийск. 2018. 25 января. С. 110-115.

27.    Светлана Матвеева. 90 лет со дня рождения мансийского учёного. Луима сэрипос. № 9 (1171)

28.     Завьялова Л.М. Вновь поселенная деревня Аленева. Материалы V Лопаревских чтений, Ханты-Мансийск, 15 октября 2015 г. /Департамент культуры Ханты-Манс. авт. окр. – Югры, Бюджет. Учреждение Ханты-Манс. Леонид Струсь. «Красная сестра милосердия». Самарово-Ханты-Мансийск. 2018. 25 января. С. 139-147.

29.     Людмила Денисова. Архив ХХI века. Архивные ведомости. – 2018. – № 4. С.2.

30.     Наталья Анадеева. Наследие ученого. Новости Югры.- 2018. – 10 мая. С. 25.

31.     Юлия Глушко. Первый парад семей в Югре. Новсти Югры. – 2018. 7 мая. С. 16.

32.       Завьяловой Л.М. «Страницы истории Ханты-Мансийской опытной сельскохозяйственной станции.

http://www.gahmao.ru/index.php?option=com_content&view=article&layout=edit&id=29

33.     Завьяловой Л.М. «Освещая жизнь людям» (история электростанции г. Ханты-Мансийска).

http://www.gahmao.ru/index.php?option=com_content&view=article&layout=edit&id=2911

34.   Презентация выставки архивных документов «Хранительница жемчужного слова», посвященная 90-летию со дня рождения Евдокии Ивановны Ромбандеевой, состоялась сегодня, 20 апреля, в Ханты-Мансийске. Дата обращения: 20.04.2018.

https://myopenugra.ru/news/society/evdokiya_rombandeeva_khranitelnitsa_zhemchuzhnogo_slova_/

35.  Наталья Анадеева. Наследие ученого. Дата обращения: 10.05.2018 https://ugra-news.ru/article/10052018/67047

36.    В Ханты-Мансийске открылась выставка архивных документов «Хранительница жемчужного слова». Дата обращения: 20.04.2018.
http://tyumen-news.net/culture/2018/04/20/69288.html

37.     Жители округа интересуются родословной. Московский комсомолец – Югра». 2018. 14-21 ноября.

38.     Завьялова Л.М. «…и на той земле дворами ставица…». Наш район. 2018. 12 ноября.

39.     Наталья Судакова. Найденные страницы истории. Региональный общественно-политический журнал «Югра». 2018. 7 декабря.

40.     сборник докладов «Первые окружные родословные чтения» http://www.gahmao.ru/files/PDF/52.pdf

Подготовлены статьи для публикации в журнале «Архивы Югории» - октябрь:

41.     Завьялова Л.М. «Страницы истории драматического кружка г. Ханты-Мансийска под руководством Л.Ф. Логиновой (1960-е гг.).

42.     Качаненко М.В. «В истории мировой культуры народы наши должны оставить свой след». Памяти Евдокии Ивановны Ромбандеевой»

43.     Тюлина С.В. Качаненко М.В. «Наши земляки - участники Сталинградской битвы». 

44.     Завьялова Л.М. «Вторые родословные чтения»

45.     Качаненко М.В. «Вышла в свет новая книга «Память ушедших деревень»

Подготовлена статья для публикации в сборнике докладов I региональной научно-практической конференции «Волдинские чтения»:

46.  Тюлина С.В. «От проекта до издания «Память ушедших деревень» – ноябрь.

47.  Подготовка и предоставление информации для издания Календаря знаменательных и памятных дат по архивным документам на 2019 г. в Службу по делам архивов по ХМАО – Югре. Предоставлена информация по 45 юбилейным и памятным датам на 24 листах объемом 23 МБ – 30 октября. Просмотрено 1020 ед.хр.

Издан сборник докладов «Первые окружные родословные чтения», который размещен в разделе «Электронные издания» на официальном сайте учреждения. В рамках конкурса издательских проектов издан сборник «Югра в древних актах». Переиздана за счет спонсорской помощи депутата Думы ХМАО-Югры Савинцева Алексея Владимировича, книга «История ушедших деревень».

4. Взаимодействие со средствами массовой информации (количество и тематики теле – радиопередач, в которых приняли участие в отчетном периоде работники муниципальных архивов).

Количество и наименования документальных фильмов, видеосюжетов, подготовленных на основе архивных документов.

В целях популяризации архивных документов специалисты Учреждения осуществляют взаимодействие со СМИ. В 2018 году подготовлено 26 ТВ-радио-сюжетов, в том числе в 4 квартале подготовлено - 5:

1.    Подготовка к съемке и съемка для программы «Специальный репортаж» ВГТРК «Югория» о ветеранах блокадного Ленинграда–24 января.

2.    Подготовка к съемке и съемка для программы «Незабытые имена. Улицы нашего города» о Г.Т. Величко – 25 января.

3.    Подготовка к съемке и съемка для программы «7 до 9» о деятельности КУ «Государственный архив Югры» –5 февраля.

4.    Подготовка к съемке и съемка для новостного сюжета об организации выставки «Хранительница жемчужного слова» к 90-летию со дня рождения Е.И. Ромбандеевой, фондообразователю КУ «Государственный архив Югры» - 5 апреля.

5.    Съемка новостного сюжета ВГТРК «Югория» к 90-летию со дня рождения Е.И. Ромбандеевой, фондообразователю КУ «Государственный архив Югры» - 16 апреля.

6.    Подготовка к съемке и съемка для программы «Улицы нашего города» ВГТРК «Югория» об улице Гагарина–18 апреля.

7.    Подготовка к съемке и съемка для программы «Улицы нашего города» ВГТРК «Югория» об улице Энгельса–18 апреля.

8.    Подготовка к съемке и съемка для программы «Улицы нашего города» ВГТРК «Югория» об улице Сагандуковой–19 апреля.

9.    Подготовка к съемке и съемка для программы «Незабытые имена. Улицы нашего города» ОТРК «Югра» об улице Карла Маркса –19 апреля.

10.     Съемка для программы «Ем вош» ВГТРК «Югория» по презентации выставки «Хранительница жемчужного слова» к 90-летию со дня рождения Е.И. Ромбандеевой, фондообразователю КУ «Государственный архив Югры» - 20 апреля.

11.     Интервью для газеты «Луима Сэрипос» по презентации выставки «Хранительница жемчужного слова» к 90-летию со дня рождения Е.И. Ромбандеевой, фондообразователю КУ «Государственный архив Югры» - 20 апреля.

12.     Съемка новостного сюжета ОТРК «Югра» по презентации выставки «Хранительница жемчужного слова» к 90-летию со дня рождения Е.И. Ромбандеевой, фондообразователю КУ «Государственный архив Югры» - 20 апреля.

13.     Съемка новостного сюжета ГТРК «Югория» по презентации выставки «Хранительница жемчужного слова» к 90-летию со дня рождения Е.И. Ромбандеевой, фондообразователю КУ «Государственный архив Югры» - 20 апреля.

14.     Интервью радио ГТРК «Югория» по проведению урока истории «Не ради славы и наград мы защищали Сталинград» - 3 мая.

15.     Подготовка к съемке и съемка для программы «Незабытые имена. Улицы нашего города» ОТРК «Югра» об улице Мира – май.

16.     Подготовка к съемке и съемка для программы «7 до 9» об участии КУ «Государственный архив Югры» в Х Международном IT- форуме–5 июня.

17.         Съемка новостного сюжета ВГТРК «Югория» ко Дню Государственного флага – 22 августа.

18.         Съемка новостного сюжета ОТРК «Югра» ко Дню Государственного флага – 22 августа.

19.         Интервью для радио ВГТРК «Югория» ко Дню Государственного флага – 22 августа.

20.         Интервью для радио ОТРК «Югра» ко Дню Государственного флага – 22 августа.

21.         Подготовка к съемке и съемка для программы «Незабытые имена. Улицы нашего города» ОТРК «Югра» об улице Гагарина –18 сентября.

22.     Подготовка к съемке и съемка для программы «Югра в твоих руках» ОТРК «Югра», посвященного истории выращивания злаковых культур в Югре» в военные и послевоенные годы – 11 октября.

23.     Съемка для новостного сюжета «Югорчане смогли установить своих предков до 16 колена« ОТРК «Югра» - 9 ноября.

24.     Участие в программе «С 7 до 10» для сюжета «Многовековая тайна» – 10 декабря.

25.     Подготовка к съемке и съемка новостного сюжета ГТРК «Югория» к 25-летию со дня принятия Конституции РФ 1993 г.– 12 декабря.

26.     Интервью радио ВГТРК «Югория» «Пятое утро» по выставке «Нити нашей памяти» и проектной деятельности Государственного архива Югры – 14 декабря.

Разработка дизайна, съемка, монтаж видео фильмов сотрудниками КУ «Государственный архив Югры»:

·    Создание документального фильма «Чтим и храним прошлое, стремимся в будущее» для конкурса «Архив XXI» и для направления в Российский государственный архив кинофотодокументов г. Красногорск – январь-март.

·  Видео фильм ко дню Победы в Великой Отечественной Войне (Поэма Константина Симонова «Сын Артиллериста».)

В целях популяризации архивных документов специалисты Учреждения осуществляют взаимодействие с общественностью:

·   к снятию блокады Ленинграда для партии Единая Россия предоставлен диск с книгой «Была война, была блокада» для проведения мероприятия 29 января во СОШ №2 г. Ханты-Мансийска – 23 января.

·   отобраны материалы из фондов и предоставлены для Ассамблеи представителей коренных малочисленных народов Севера к 100-летию со дня рождения А.Г. Григорьевой (председатель Окрисполкома Ханты-Мансийского национального округа), Л.Г. Тайлашеву (Советник прежнего председателя Думы Ханты-Мансийского автономного округа Василия Сондыкова, помощник депутата Тюменской областной думы Николая Барышникова).

·   отобраны материалы из фондов и предоставлены для съемочной группы ОТРК «Югра» для съемки документального фильма, посвященного памяти Е.И. Ромбандеевой – 13 июня.

·  отобраны фотоматериалы из фондов для ФГБУ «Президентская библиотека имени Б.Н. Ельцина» и направлены цифровые копии фото про деятельность стройотрядов, прочих объединениях молодежи в Ханты-Мансийском автономном округе в соответствии с техническими требованиями и с необходимой сопутствующей информации объемом 791 МБ.

·   отобраны материалы из фондов и предоставлены для съемочной группы ОТРК «Югра» для съемки новостного сюжета по истории улицы Гагарина – 17 ед. хр. – 18 июня.

В том числе в 4 квартале:

·  отобраны 4 фотографии из фондов и предоставлены для съемочной группы ОТРК «Югра» для съемки документального фильма о Е.И. Рамбандеевой – 01 октября.

· предоставлены фотоматериалы парка Бориса Лосева для корреспондента ОТРК «Югра» - 4 фотографии с описанием - октябрь.

· оказана помощь в подборе материалов по истории Думы г. Ханты-Мансийска, предоставлены из фонда № 32 – из газеты «Новости Югры» за 1995-1996 гг. по деятельности Думы г. Ханты-Мансийска для выпуска буклета к 25-летию образования Думы г. Ханты-Мансийска – 6 статей – ноябрь.

· предоставлены для УФК по Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре документы из фонда № 410 по ветеранам ВОВ – 16 файлов объемом 6 МБ - ноябрь.

· Департаменту общественных и внешних связей ХМАО – Югры для подготовки и включения в буклет, посвященный 88-й годовщине со дня образования Ханты-Мансийского округа – Югры подобраны из фондов архива, отсканированы и переданы архивные документы в электронном виде с описанием в количестве 25 файлов объемом 36,3МБ - 28, 29 ноября.

5. Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

Указать количество запросов:

- тематических;

- социально-правового характера;

- исполненных в установленный законодательством срок;

- с положительным результатом;

- в электронной форме, поступивших посредством ЕГПУ.

В случаях, если были установлены факты нарушения сроков исполнения запросов, указать причины нарушения и принятые меры в отношении виновных должностных лиц. Так же указать количество и тематики инициативных информаций, подготовленных архивистами на основе архивных документов.

В 2018 году деятельность КУ «Государственный архив Югры» в данном направлении проводилась с учетом возрастающей потребности общества в научной информации, расширении доступа к архивным документам для всех категорий пользователей, обеспечении открытости и информационном обслуживании населения.

За 2018 год подготовлено 61 информационных материалов по запросам органов государственной власти (4 квартале – 10), на сайт Архивной службы Югры предоставлено 15 информационных материала (в 4 квартале – 7). На сайт учреждения размещено 1025 информационных материалов (из них в 4 квартале – 205).

За 2018 год поступило всего 1038 запросов, из них:

     899 запросов социально-правого характера,

     139 тематических.

В электронном виде поступило 488 запросов

Исполнено всего 1048 запросов, из них:

Социально-правового характера, всего – 908, из них:

     380 - социально-правовых запросов с положительным ответом,

     115 - социально-правовых с отрицательным ответом,

     413 - социально-правовых (непрофильных) переслано в другие архивы.

Тематические запросы, всего – 140, из них:

     91 - тематических с положительным ответом,

     24 - тематических с отрицательным ответом;

25 -тематических (непрофильных) переслано в другие архивы.

Оформлено архивных справок на исполненные запросы - 342 на 609 листах. На исполненные запросы отксерокопировано 326 документа на 777 листах. Количество обращений граждан, обратившихся по запросам, к специалистам отдела использования и публикации документов составило 775 человек. Всего воспользовались архивной информацией (получили архивные справки и консультации, посетили выставки, экскурсии, информационные мероприятия) 6968 человек.

В 4 квартале 2018 года поступило всего: 289 запросов (п. 4.6. целевых показателей),

из них:

     249 запросов социально-правого характера,

     40 тематических.

В электронном виде поступило 137 запроса

В 4 квартале 2018 года исполнено всего: 299 запросов (п. 4.7. целевых показателей),

из них:

Социально-правового характера, всего – 257, из них:

     117 - социально-правовых запросов с положительным ответом,

     37 - социально-правовых с отрицательным ответом,

     103 - социально-правовых (непрофильных) переслано в другие архивы.

Тематические запросы, всего – 42, из них:

     24 - тематических с положительным ответом,

     6 - тематических с отрицательным ответом;

     12 - тематических (непрофильных) переслано в другие архивы.

Оформлено архивных справок на исполненные запросы - 113 на 187 листах (п. 4.7.11. целевых показателей). На исполненные запросы отксерокопировано 90 документов на 250 листах (п. 4.7.12. целевых показателей). Количество обращений граждан, обратившихся по запросам, к специалистам отдела использования и публикации документов составило 205 человек.

Всего воспользовались архивной информацией в 4 квартале (получили архивные справки и консультации, посетили выставки, экскурсии, информационные мероприятия 4224 человека.

Основными темами инициативных информаций, подготовленных архивистами на основе архивных документов, стали:

- исторические справки и подборка документов по истории органов государственной власти;

- тематические информации по истории округа к профессиональным праздникам и юбилейным датам;

- статистические сведения о развития округа в определенные временные периоды.

6. Предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива. Указать количество посещений читального зала и пользователей архивной информации, работавших в читальном зале муниципального архива, темы исследований. В данном разделе необходимо так же указать общее количество пользователей архивной информацией; количество архивных дел, выданных пользователям, в т.ч. исследователям и работникам муниципального архива; сведения по рассекречиванию архивных документов (при наличии).

Услугами работы читального зала воспользовались 126 человек (в 4 квартале -28), общее количество посещений составило 308 (в 4 квартале – 72) (п. 4.10. целевых показателей). На каждого нового исследователя в читальном зале заведено 126 личных дела, выдано 206 описей (в 4 квартале – 50). По заявкам посетителей подготовлено ксерокопий 29 архивных документов на 80 листе, 168 копий фотодокументов (в 4 квартале – 20), в электронном виде выдано 539 копий документов на 3686 листах (в 4 квартале – 480 документов на 3175 листах), в ГИС ЭЛАР просмотрено 314 ед.хр. (в 4 квартале – 213 ед.хр.).

Подарены книги в библиотеку: Гаврилова О.Н. «Возрожденные имена» (10 экз.), Яковлев Я.А. «Свято-Троицкая церковь Кондинского Троицкого монастыря» (6 экз.), Выпуски «Ханты-Мансийский автономный округ в зеркале прошлого» (5 выпусков), сборники Сургутского государственного университета по истории округа (11), «Солдатушки, бравы ребятушки…», фотоальбом «Ханты-Мансийск для каждого свой». Переданы в библиотечный фонд архива на безвозмездной основе книги: из БУ «Музея «Природы и Человека» – 9, из Государственной библиотеки Югры – 2, из Центральной городской библиотеки им. М.К. Анисимковой г. Нижневартовск 1, из Думы правительства ХМАО – Югры – 1.

Оформлены титульные листы подшивок газетного фонда в хранилище – 45 шт.

Подготовка и формирование тематических папок по истории Ханты-Мансийского округа - Югры вырезками статей из газетного фонда, пополнены папки в количестве 200 статей.

С целью оперативного поиска информации по метрическим книгам в электронном формате пользователями в читальном зале подготовлена внутренняя опись метрических книг Ханты-Мансийского района.

Работа библиотеки:

· Посещений – 30 (4 квартал -3)

· Читателей – 23 (4 квартал – 4)

· Выдано книг – 90 (4 квартал – 12)

В 2018 году исследователям в читальный зал выдано архивных документов из архивохранилищ 802 ед. хр. ед. хр., в том числе в 4 квартале - 205 ед. хр.

Выдано дел в электронном виде в читальный зал и сотрудникам для работы – 1 349 ед.хр.

Открыт доступ по запросам пользователей архива на удаленном расстоянии и посетителям читального зала в ГИС «Электронный архив Югры» к 1076 электронным копиям дел.

Рассекречивание архивных документов в 2018 году не проводилось. Проводится работа выявление документов.

5.    Научно-исследовательская и методическая работа

Указать виды и результаты научно-исследовательской и методической работы, проводимой непосредственно специалистами архива.

1.  Проведена встреча с учителем МБОУ СОШ № 4 по вопросу написания исследовательских тем на основе архивных материалов учениками – 5 чел., подобраны и определены фонды для изучения (январь).

2.   Разработка исторических справок по особо охраняемым территориям Хант-Мансийского автономного округа – Югры на основе архивных документов для их размещения на интерактивной карте «История развития Ханты-Мансийского автономного округа-Югры». Подготовлено 16 исторических справок по заказникам и заповедникам, подобрано 34 фотографии - январь-март.

3. Подготовка аннотаций к документальным фильмам и ТВ-сюжетам для участия во Всероссийском кинофестивале архивных фильмов «Российский хронограф»:

- «Чтим и храним прошлое, стремимся в будущее»;

- «Югра в деталях»;

- «Незабытые имена. Улицы нашего города».

4. По спискам погибших и участников Великой Отечественной войны по Самаровскому району (Фонд 16) выявление участников Сталинградской битвы, составлены списки участников битвы и написано предисловие «… для хранения, как память родственникам…» к спискам для размещения на сайте в разделе «Архивы школе».

5.  Подготовлен пакет документов на конкурс издательских проектов для Экспертного совета по вопросам издательской деятельности при Правительстве Ханты-Мансийского автономного округа – Югры – издание сборника «История Югры в древних актах» (24 апреля).

6. Подготовка информации для формирования пакета документов на конкурс «Практики социально-экономического развития» по направлению архивной деятельности использования и публикации документов за 2015-2017 гг. (июль).

7. Подготовка текста книги «Югра многовековая» к изданию в 2019 году.

8. Издана книга «История Югры в древних актах». При подготовке издания осуществлен перевод древних актов на современный язык.

Подготовлены и размещены на официальном сайте Учреждения актуальные на 01.01.2018 год Список фондов КУ «Государственный архив Югры» и Список фондов КУ «Государственный архив Югры», содержащих дела (документы) по личному составу.

Проведена работа по обновлению и дополнению первого тома Краткого справочника по фондам Государственного архива Ханты-Мансийского автономного округа – Югры на 01.01.2018 года. В справочник были внесены изменения по количеству дел в фондах, по датам, а также была внесена информация по новым фондам, принятым на государственное хранениев КУ «Государственный архив Югры» в 2017 году, внесена информация в фонды, в которых были переименования.

Подготовлена информация (таблицы) для передачи оцифрованных архивных документов в Президентскую библиотеку им. Ельцина Б.Н. с указанием годов, количества оцифрованных документов, аннотации к документам.

Подготовлен Перечень фондов хранящихся в КУ «Государственный архив Югры», в содержащих документы периода Великой Отечественной войны 1941 – 1945 с указанием дат, аннотации к документам и наличия электронных образов.

В ГИС «Электронный архив Югры» создан электронный каталог предметов, хранящихся в КУ «Государственный архив Югры»: заполнены карточки описей – 7 шт.; карточки дел – 269 шт.; а также «залиты» образы инвентарных карточек предметов – 269 шт.

6. Внедрение информационных технологий и развитие информационно-поисковых систем в сфере архивного дела в Ханты-Мансийском

1.   Оцифрование архивных документов (количество, название фондов, вид оборудования).

В 2018 году оцифровано 1098 единиц хранения из 14 фондов. Оцифровка произведена на планетарном сканер ПланСкан С2. В результате оцифровки получено 130 189 электронных образов.

п/п

фонда

Название фонда

Количество оцифрованных дел

1.     

И-1

Коллекция метрических книг

7

2.     

1

Ханты-Мансийский окружной Совет народных депутатов и его исполнительный комитет

3

3.     

16

Ханты-Мансийский райисполком

167

4.     

58

Ханты-Мансийский леспромхоз

50

5.     

60

Ханты-Мансийский рыбоконсервный комбинат

28

6.     

111

Берёзовский райисполком

158

7.     

227

Ханты-Мансийский окружной

отдел местной промышленности

225

8.     

324

Исполнительный комитет Ханты-Мансийского городского Совета

18

9.     

392

Гордеев Ю.И. краевед-фенолог

61

10.

410

Коллекция документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 годов и тружеников тыла

1

11.

422

Коллекция документов жертв

политических репрессий

137

12.

499

Коллекция документов

первых руководителей ХМАО

21

13.

500

Администрация Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

3

14.

506

Коллекция документов заслуженных работников культуры, образования, здравоохранения

оп.2 Ромбандеева

219

1098

Электронные копии  дел, общим объемом 165 888 МБ, размещены на сервере архива (192.168.186.3).

В 2018 году продолжены работы по записи оптических дисков для создания электронного фонда пользования (ЭФП-2): записано 300 дисков (из них 46 дисков в 4 квартале).

2. Работа с сайтом/ страничкой (количество посетителей, виды информации, периодичность).

За 2018 год официальный сайт КУ «Государственный архив Югры» (www.gahmao.гu.) посетило 66 723 пользователя, из низ в 4 квартале – 9 349 чел. (п. 4.9. целевых показателей) (просмотрено страниц 481 189).

Обеспечение открытости, путем использования официального сайта КУ «Государственный архив Югры» (gahmao.ru) осуществлялось планомерно в 2018 году, разделы наполнялись информацией, выложено 1025 информационных материалов (205 в 4-м квартале), созданы (в Adobe Photoshop) 18 кнопок, 3 ссылки. На главной странице официального сайта учреждения созданы и размещены: «Акция «Возвращение в историю. Роль комсомола в жизни страны, округа, города, семьи», кнопка «Окружные родословные чтения», «Видеогалерея», «Документы», «Профилактика терроризма и экстремизма», подраздел «Электронная библиотека», баннер «Связь поколений Югры», обновлена БД «Награждены за труд», перемещены разделы: раздел «Вакансии» в раздел «Деятельность», раздел «Доходы руководителя учреждения» в раздел «Антикоррупционная деятельность», подраздел «Проекты» вынесен из раздела «Деятельность» в главное меню (Слева вертикальное меню).

3.  Перечень БД, заполняемых в архиве.

1)         ПК «Архивный фонд» версия 5.0.4

2)         ЭБД «Фотокаталог»

3)         ЭБД «Организации – источники комплектования»

4)         ЭБД «Учет обращений граждан и организаций»

5)         ЭБД «Каталогизация решений органов государственной власти»

6)         ЭБД «Сведения о местонахождении документов по личному составу организаций не являющихся источниками комплектования Государственного архива Югры»

7)         ЭБД «Посемейные списки административно - ссыльных 1930 - 1952 годы»

8)         ЭБД «Номенклатурные работники окррайгорисполкомов»

9)         ЭБД «Жители Ханты-Мансийского автономного округа-Югры   награжденные за доблестный труд в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.» (EXСEL)

10)       БД «Библиотека справочно-информационного фонда» (БСИФ)

12)       ЭБД Список фондов КУ «Государственного архива Югры», содержащих документы     по личному составу (DOXC)

13)       ЭБД «Местонахождение документов по личному составу организаций-источников комплектования Государственного архива»

14)       ЭБД «Каталог газетного фонда» (EXСEL)

15)      ПК «Единая система обращений граждан»

Специалисты отдела использования и публикации документов начали работу с базой данных «Каталогизация решений органов исполнительной власти. Фонд 500», база представляет собой автоматизированный комплекс, обеспечивающий создание информационного массива о составе и содержании решений органов исполнительной власти. БД создается с целью оперативного поиска информации, необходимой для исполнения запросов физических и юридических лиц. Всего за 2018 год занесено 5095 карточек (за 4 квартал - 1412 карточек) (из них 507 карточек внесено в БД «Каталогизация решений органов исполнительной власти. Фонд 324,505»). При наполнении БД подготовлено 109 листов использования архивных документов. Общий объем внесенной информации – 12,1 Мбайт.

Работа с БД «Каталогизация решений органов исполнительной власти. Фонд 324,505» завершена. Общий объем внесенной информации – 22.3 Мбайт.

БД «Фотокаталог» предназначена для создания, хранения и систематизации (рубрикации) электронного каталога отсканированных фотодокументов — электронного архива, за 2018 год занесено 1107 карточек (в 4 квартал -300 карточек) (0,04 Гб). Всего в БД «Фотокаталог» занесено 14 992 карточек. Общий объем занесенной информации составил 2765 Мбайт.

База данных «Учет обращений граждан и организаций» - это учетная база данных, разработанная самостоятельно для ускорения процесса регистрации запросов социально-правового характера, тематического их систематизации и контроля. За 2018 год внесено 1038 записей (За 4 квартал - внесено 289 записей). Общий объем занесенной информации составил 7,09 Мбайт.

В БД «Жители Ханты-Мансийского автономного округа-Югры   награжденные за доблестный труд в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.» за отчетный период внесено информации - 509 фамилий (4 квартал – 50), всего в БД внесена 14491 фамилия. Проводилась сверка и корректировка занесенных данных в БД. Общий объем занесенной информации составил 0,6 Мбайт.

БД «Библиотека справочно-информационного фонда» (БСИФ). За 2018 год внесено 1215 карточек, из них в 4 квартале занесено 410 карточек. Общий объем занесенной информации составил 4,57 Мбайт.

Тематические базы данных «Посемейные списки административно - ссыльных 1930 - 1952 годы» ( Общий объем занесенной информации составил 5,24 Мбайт), БД «Сведения по личному составу предприятий и организаций» (Общий объем занесенной информации составил 5,63 Мбайт), «Номенклатурные работники окррайгорисполкомов» (Общий объем занесенной информации составил 1,35 Мбайт) в 2018 году не пополнялись, но регулярно используют в своей работе специалисты по использованию документов КУ «Государственный архив Югры», как справочно-поисковые базы данных.

БД «Организации – источники комплектования» - это учетная база данных, содержащая основную информацию об источниках комплектования Государственного архива Югры. В 2018 году в базу внесено 235 записей, из них в 4 квартале- 25 записей. Общий объем занесенной информации составил 4,2 Мбайт.

БД «Местонахождение документов по личному составу организаций-источников комплектования Государственного архива» и ЭБД «Сведения о местонахождении документов по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования Государственного архива Югры» были установлены в 2018 году. Занесено 27 записей и 15 записей соответственно.

БД Список фондов КУ «Государственного архива Югры», содержащих документы     по личному составу (DOXC) обновляется ежегодно в конце года. В 2018 году занесено 144 записи. Общий объем занесенной информации составил 0,1 Мбайт.

Сотрудниками отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов проводилась выверка информации, внесенной в ГИС «Электронный архив Югры» на наличие в оцифрованных фондах сведений о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также, создающих угрозу его безопасности (п. 1.4. целевых показателей). Всего в 2018 года было просмотрено 24 электронных копий дел на бумажной основе, что составляет 3 524 электронных образов (из них 236 образов – 4 квартал) . К 4 делам, а именно: Ф-11, Оп. 3 - дела № 132, 139, 175а, 222а - доступ не был открыт, так как в них есть сведений о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, кроме этого частично были закрыты страницы в 10 делах: Ф-11, Оп. 3 - дела № 71, 82, 141, 150, 156, 157, 164, 208, 224, 231.

В 2018 году в ГИС «Электронный архив Югры» были внесены изменения в 69 карточки фондов № 1, № 3, № 4; № 5, № 6, № 7, № 8, № 11, № 14, № 15, № 16, № 17, № 18, № 20, № 22, № 24, № 26, № 28, № 568, № 571 - № 622 и 26 карточек описей. Кроме этого в ГИС «Электронный архив Югры» были внесены 4 новых фонда: № 627, № 628, № 629, №630 и заполнены карточки 6 описей.

В 2018 году проводилась выверка ГИС «Электронный архив Югры» на правильность заполнения карточек дел. Проверены и внесены изменения в 4 124 карточки (п. 3.3.3.1. целевых показателей) в разделах «Заголовок дела», «Дата», «Количество листов», «Архивохранилище» и «Примечание», «Тип дела»:

фонд № 25 опись № 1 проверены карточки дел с № 1 по № 141;

фонд № 25 опись № 2-л проверены карточки дел с № 1 по № 1.

фонд № 25 опись № 3 проверены карточки дел с № 1 по № 3;

фонд № 25 опись № 4 проверены карточки дел с № 1 по № 78а;

фонд № 26 опись № 1 проверены карточки дел с № 1 по № 336;

фонд № 26 опись № 2 проверены карточки дел с № 1 по № 138;

фонд № 26 опись № 3 проверены карточки дел с № 1 по № 18;

фонд № 26 опись № 4 проверены карточки дел с № 1 по № 85;

фонд № 27 опись № 1 проверены карточки дел с № 1 по № 100;

фонд № 27 опись № 2-л проверены карточки дел с № 1 по № 23;

фонд № 28 опись № 2-л проверены карточки дел с № 1 по № 8;

фонд № 28 опись № 3 проверены карточки дел с № 1 по № 77;

фонд № 28 опись 1 проверены карточки дел с № 1 по № 196;

фонд № 29 опись № 1 проверены карточки дел с № 1 по № 184;

фонд № 29 опись № 2 проверены карточки дел с № 1 по № 73;

фонд № 30 опись № 1 проверены карточки дел с № 1 по № 234;

фонд № 30 опись № 3 проверены карточки дел с № 1 по № 4;

фонд № 30 опись № 4 проверены карточки дел с № 1 по № 82;

фонд № 32 опись № 1 проверены карточки дел с № 1 по № 543;

фонд № 32 опись № 2-л проверены карточки дел с № 1 по № 76;

фонд № 33 опись № 1 проверены карточки дел с № 1 по № 18;

фонд № 36 опись № 1 проверены карточки дел с № 1 по № 10;

фонд № 37 опись № 1 проверены карточки дел с № 1 по № 9;

фонд № 37 опись № 2-л проверены карточки дел с № 1 по № 18;

фонд № 39 опись № 1 проверены карточки дел с № 1 по № 10;

фонд № 40 опись № 1 проверены карточки дел с № 1 по № 190;

фонд № 41 опись № 1 проверены карточки дел с № 1 по № 31;

фонд № 41 опись № 2-л проверены карточки дел с № 1 по № 156;

фонд № 42 опись № 1 проверены карточки дел с № 1 по № 436;

фонд № 42 опись № 2 проверены карточки дел с № 1 по № 22;

фонд № 43 опись № 2-л проверены карточки дел с № 1 по № 9;

фонд № 43 опись № 1 проверены карточки дел с № 1 по № 760;

В том числе было составлено 11 карточек единиц хранения Ф-26; оп-1; 7 карточек единиц Ф-29; оп-1 и 5 карточек Ф-42 и 1карточка фонда Фото.

Кроме этого были заполнены 60 карточек Ф-506; оп-2 «Опись документов личного происхождения Ромбандеевой Евдокии Ивановны».

В 4 квартале проверено и внесены изменения в 1061 карточку единиц хранения, 4 карточки описей и 3 карточки фондов.

4.  ПК «Архивный фонд» (общее количество фондов/ внесено информации по фондам).

 В отчетном периоде проводилась работа по ведению ПК «Архивный фонд» версии 5.0.4.: дополнена информация по 30 фондам (п. 3.3.1. целевых показателей) и занесено 4 новых фонда.

Всего за 2018 год в ПК «Архивный фонд» внесено 4563 ед. хр. /9385 записей (по разделу «Единица хранения/единица учета»).

По всем разделам («Фонд», «Опись», «Единица хранения/единица учета» внесено в ПК «Архивный фонд» произведено 9638 записей.

2018 год

Упр.

Л.пр.

Л.с.

Фото

ВФГ

Итого

Фонд и опись

179

28

25

16

5

253

Ед. хр.

8078

208

322

771

6

9385

Итого

8257

236

347

787

11

9638

По разделам «Фонд» и «Опись» занесено 253 записи.

По разделу «Единица хранения/единица учета» занесено 4563 единицы хранения и заведено на них 9385 карточек:

- по управленческой документации: 4039 единиц хранения – 8078 карточек;

- по личному происхождению: 104 единицы хранения – 208 карточек.

- по личному составу: 161 единица хранения – 322 карточки.

- по разделу фотодокументы: 257 единиц хранения – 771 карточка.

- по разделу ВФГ: 2 единицы хранения – 6 карточек.

Кроме этого в ПК «Архивный фонд 5.0.4», приведено в соответствие с Единым порядком заполнения полей единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог» 126 фондов с № 500 по № 626, в которые внесены исправления по разделам «Фонд и опись», что составило 861 запись.

 В 4 квартале 2018 года проводилась работа по ведению ПК «Архивный фонд» версии 5.0.4.: дополнена информация по 6 фондам (п. 3.3.1. целевых показателей) и занесен 1 новый фонд.

Всего за 4 квартал 2018 год в ПК «Архивный фонд» внесено 1087 ед. хр. /2226 записей (по разделу «Единица хранения/единица учета»).

По всем разделам («Фонд», «Опись», «Единица хранения/единица учета» внесено в ПК «Архивный фонд» произведено 2302 записи.

4 квартал 2018 г.

Упр.

Л.пр.

Л.с.

Фото

ВФГ

Итого

Фонд и опись

38

11

18

4

5

76

Ед. хр.

1756

20

294

150

6

2226

Итого

1794

31

312

154

11

2302

По разделам «Фонд» и «Опись» занесено 76 записей.

По разделу «Единица хранения/единица учета» занесено 1087 единиц хранения и заведено на них 2226 карточек:

- по управленческой документации: 878 единиц хранения – 1756 карточек;

- по личному происхождению: 10 единиц хранения – 20 карточек.

- по личному составу: 147 единиц хранения – 294 карточки.

- по разделу фотодокументы: 50 единиц хранения – 150 карточек.

- по разделу ВФГ: 2 единицы хранения – 6 карточек.

7.   Работа с кадрами

1. Кадровый состав:

Общая численность работников КУ «Государственный архив Югры» составляет 29 человек при штатной численности 31 единица, из них: должности руководителей – 8 человек, специалистов – 21 человека.

В 2018 году прошли переподготовку:

- 1 (один) работник КУ «Государственный архив Югры» прошел профессиональную переподготовку в Федеральном бюджетном учреждении «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) по программе «Архивоведение» в объеме 600 учебных часов;

- 1 (один) работник проходит профессиональную переподготовку в Федеральном бюджетном учреждении «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) по программе «Архивоведение» в объеме 600 учебных часов (окончание курса апрель 2019 г.).

В 2018 году повысили квалификацию:

- 1 (один) работник КУ «Государственный архив Югры» повысил квалификацию в Федеральном бюджетном учреждении «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) по теме: «Актуальные проблемы развития архивного дела и пути их решения» в объеме 32 учебных часа.

- 1 (один) работник КУ «Государственный архив Югры» прошел обучение по охране труда и проверку знаний требований охраны труда работников организаций в АНО ДПО «СНТА» (Лицензия на осуществление образовательной деятельности № 034268 от 25.10.2013 г. выдана Департаментом образования города Москвы 25.10.2013 г.) в объеме 40 учебных часов;

- 1 (один) работник КУ «Государственный архив Югры» » прошел обучение в Частном образовательном учреждении дополнительного профессионального образования ХМАО-Югры «Центр охраны труда» по дополнительной профессиональной программе повышения квалификации: «Обучение по охране труда и проверка знаний требований охраны труда работников организаций» - 40 часов.

- 1 (один) работник КУ «Государственный архив Югры» прошел обучение в Частном образовательном учреждении дополнительного профессионального образования ХМАО-Югры «Центр охраны труда» по дополнительной профессиональной программе повышения квалификации: «Обучения и проверка знаний, требований по пожарно – техническому минимуму» - 28 часов;

Работники КУ «Государственный архив Югры» посетили и прослушали следующие семинары и вебинары:

- практический семинар для заказчиков: «Контрактная система в сфере закупок: нововведения и практические аспекты применения 44-ФЗ»;

- семинар по курсу «Администрирование средств и систем защиты информации»

- семинар на тему: «Современные подходы к системе управления охраной труда на предприятии»

- семинар на тему: «Электронный больничный»;

- вебинар на тему: «Формулировки в трудовом договоре в связи с новыми изменениями»;

- вебинар на тему: «Забалансовые счета учета-изменения 2018»;

- семинар на тему: «Трудовые отношения в 2018 году»;

- семинар: «Новая ответственность за нарушения в сфере трудовых отношений и охрана труда в 2018 году»;

- семинар для сотрудников исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и подведомственных им учреждений по теме: «Федеральные стандарты для организаций госсектора в 2018 году. Новые стандарты 2019 года»;

- семинар на тему: «Контрактная система в сфере закупок товаров, работ и услуг. Практика применения Федерального закона от 05.04.2013 3 44-ФЗ».

2. Награждены в отчетном году:

- Почетная грамота Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры – директор КУ «Государственный архив Югры» - Н.Д. Судакова;

- Почетная грамота Думы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры – заведующий отделом обеспечения сохранности и государственного учет документов – Н.В. Вотанина.

3. На основании договорных отношений на базе КУ «Государственный архив Югры» проходят практику студенты следующих учебных заведений:

- Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Югорский государственный университет»;

- Автономное учреждение профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Ханты-Мансийский технолого-педагогический колледж» в учреждении».

4. Прочая работа с кадрами:

О состоянии работы по охране труда и технике безопасности, по пожарной без-опасности, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям:

В 2018 году проведена специальная оценка условий труда (СОУТ) в Учреждении. По результатам СОУТ условия труда на всех рабочих местах в Учреждении признаны допустимыми (класс 2 условий труда). Работники Учреждения ознакомлены с результатами условий труда в установленный срок. Сводные данные о результатах проведения специальной оценки размещены на официальном сайте Учреждения (http://www.gahmao.ru/deyatelnost/dokumenty).

В 2018 году работники Учреждения приняли участие в двух практических противопожарных тренировках по эвакуации персонала из административного здания «Архивная служба Югры» ул. (Комсомольская, 21 - ул. Энгельса,14), с задействованием звуковой системы оповещения людей при пожаре, проводимых по плану БУ ХМАО - Югры «Дирекция по эксплуатации служебных зданий». Итоги тренировок можно отметить как положительные: все системы автоматической противопожарной защиты сработали, сотрудники своевременно и организованно эвакуировались.

28 июня 2018 года проведена тренировка действий работников КУ «Государственный архив Югры» при чрезвычайной ситуации (ЧС) - «Эвакуация архивных документов при возникновении чрезвычайной ситуации во внерабочее время», проведенная совместно со Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, бюджетным учреждением Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Дирекция по эксплуатации служебных зданий», ООО ЧОО «Охрана Сервис Элит». Методическую помощь в подготовке, проведении и разборе тренировки оказывал Департамент гражданской защиты населения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. В целом итоги тренировки отмечены как положительные: все работники своевременно и организованно провели мероприятия по спасению архивных документов. Вместе с тем в ходе тренировки выявлено отсутствие закрепленного помещения для эвакуации архивных документов.

В соответствии с календарным планом мероприятий КУ «Государственный архив Югры» на 2018 год с работниками Учреждения проведены повторные инструктажи по охране труда и по пожарной безопасности.  

Проведены вводные инструктажи по охране труда, по пожарной безопасности, по гражданской обороне со студентами, проходившими практику в КУ «Государственный архив Югры».

В 2018 году ежеквартально осуществлялся внутренний контроль состояния охраны труда и соблюдения трудового законодательства в КУ «Государственный архив Югры» с оформлением Актов проверки выполнения требований охраны труда в казенном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Югры Ханты-Мансийского автономного округа – Югры». По результатам проверок комиссией установлено, что требования нормативных актов по охране труда выполняются Учреждением в полной мере, состояние условий и охраны труда в КУ «Государственный архив Югры» удовлетворительное.

О состоянии работы по противодействию коррупции, а также по выявлению случаев возникновения конфликта интересов:

В отчетный период признаков конфликта интересов и нарушения законодательства по противодействию коррупции не выявлено. Личной заинтересованности, которая могла бы повлиять на объективное исполнение должностных обязанностей работниками Учреждения, не обнаружено.




[1] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук /М-во культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федер. арх. агентство, ВНИИДАД - М., 2007/



Опубликовано: 28.03.2019 10:33        Обновлено: 28.03.2019 10:33