ПОКАЗАТЕЛИ

выполнения основных направлений развития архивного дела

в КУ «Государственный архив Югры»

за 2018 год

№ п/п

Основные показатели

Ед. измерения

План      2018 год

Отчет сначала года за 1 кв.

Факт         2018 год

План 4 квартал 2018

Факт 4 квартал 2018

I. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской федерации

1.1.

Улучшение физического состояния , в том числе

ед. хр.

7546

7758

1868

1763

1.1.1.

документов на бумажной основе:                                 всего, в том числе (не включая реставрацию):

7466

7678

1848

1743

реставрация

ед.хр./лист

80/2100

20/532

80/2100

20/525

20/509

подшивка документов

ед. хр.

1200

1200

300

300

картонирование архивных дел,хранящихся в архивохранилищах

ед. хр.

2000

2090

500

506

картонирование архивных дел, поступивших на госхранение в 2015 г.

ед.хр.

4235

4357

1040

930

вакуумная упаковка ОЦД

ед. хр.

обеспыливание

ед. хр.

31

31

8

7

1.1.2.

Консервационно-профилактическая обработка:

ед.хр.

кинодокументов

ед. хр.

фотодокументов (обеспыливание, удаление локальных восковых и масляных загрязнений)

ед. хр.

фонодокументов

ед. хр.

страхового фонда

ед. хр.

1.2.

Создание страхового фонда:

ед. хр.

50

50

50

50

документов на бумажной основе

ед. хр.

кинодокументов

ед. хр.

фотодокументов

ед. хр.

фонодокументов

ед. хр.

1.3.

Создание электронного фонда пользования (ЭФП)

ед.хр.

1000

1098

250

238

1.3.1.

СКАНИРОВАНИЕ документов на бумажной основе(в рамках государственной программы «Развитие культуры и туризма в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре»)

ед.хр./образ

1000/130000

400/32550

1098/130189

250/32500

238/32252

1.3.2.

ЗАПИСЬ ЭФП на оптические диски (создание контрольной копии для постановки на государствый учет), запись второго экземпляра копий электронных документов

диск

300

300

75

46

1.4.

Проверка образов оцифрованных документов в АИС "Элар" на выявление информации о личной и семейной тайне граждан

образ

200

3524

50

236

1.5.

Проверка наличия и состояния дел

ед.хр.

6650

6870

1662

1331

1.6.

Проверка наличия и физического состояния внешних носителей (дисков)ЭФП-2

ед.хр.

40

40

10

10

II. Формирование Архивного фонда РФ. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий

2.1.

Прием документов на государственное хранение на бумажной основе:

ед. хр.

4235

4357

1091

930

2.1.1.

От учреждений, организаций:

-«-

4175

4268

1025

930

управленческая документация

-«-

4025

4075

875

753

научно-техническая документация

-«-

0

спец. документация

-«-

кинодокументы

-«-

фотодокументы

-«-

фонодокументы

-«-

видеодокументы

-«-

документы по личному составу

-«-

150

193

150

177

2.1.1.1.

Прием электронных образов архивных документов на внешних носителях (оптичекские диски) (ЭФП)

ед.хр.

100

103

25

5

2.1.2.

От граждан:

докум.

550

953

132

33

документы личного происхождения

ед.хр/докум.

60/300

60/398

89/702

15/82

кинодокументы

-«-

фотодокументы

ед.хр.

250

251

50

33

фонодокументы

-«-

видеодокументы

ед.хр./ед.уч.

1/

2

1

2

2.1.3.

Прием документов от граждан-источников комплектования по актам приема-передачи/договорам дарения

докум.

250

1567

664

документы личного происхождения

докум.

250

998

50

378

кинодокументы

ед. хр.

фотодокументы

ед. хр.

505

242

фонодокументы

ед. хр.

видеодокументы

ед. хр.

4

4

предметы

ед. хр.

64

44

электронные носители

ед. хр.

2.2.

Экспертиза ценности документов хранящихся в архиве:

ед. хр.

332

325

управленческой документации

ех.хр.

документы по личному составу

-«-

научно-техническая документация

-«-

кинодокументы

-«-

фотодокументы

ед.хр.

64

176

фонодокументы

-«-

видеодокументы

-«-

документы личного происхождения

докум.

268

149

117

2.3.

Утверждение описей на ЭПМК:

ед. хр./

8237

13787

3955

6799

ед. уч.

общее количество описей

опись

184

238

34

79

управленческой документации

ед.хр.

4070

6682

1900

3013

документы личного происхождения

докум./ед.хр.

300/60

397/59

735/93

82/15

162/15

НТД/спец. документация

ед.хр.

555

1825

953

кинодокументы

-«-

фотодокументы

-«-

250

251

50

33

фонодокументы

-«-

видеодокументы

ед.хр.

документы по личному составу

-«-

3302

4936

1990

2785

2.3.1.

Согласование на ЭПМК документов организаций-источников комплектования:

докум.

10

35

7

номенклатур дел

докум.

6

27

4

инструкций по делопроизводству

докум.

положений об ЭК

докум.

2

4

2

положений об архиве организации

докум.

2

4

1

2.4.

Проведение методических семинаров

семинар

4

4

1

2

2.5.

Проведение консультаций, в том числе с выездом в организации, по телефону

консультация

1252

1306

313

337

в архиве

200

200

50

50

по телефону

1000

1000

250

250

с выездом в организацию

40

42

10

12

собеседование с фондообразователями

12

64

3

25

2.6.

Проведение заседаний ЭК КУ "Государственный архив Югры"

заседаний

11

13

3

3

2.7.

Подготовка Актов о снятии с учета необнаруженных дел в ведомственных архивах

ед.хр.

59

63

59

63

III. Создание информационно-поисковых систем

3.1.

Описание, усовершенствование и переработка описей документов:

ед. хр.

1

1

управленческой документации

опись/ед.хр.

документы личного происхождения

-«-

научно-техническая документация

-«-

кинодокументы

-«-

фотодокументы

-«-

фонодокументы

-«-

видеодокументы

-«-

документы по личному составу

-«-

3.2.

Каталогизация документов (каталог на бумажной основе):

ед. хр./ед.уч.

управленческая документация

-«-

документы личного происхождения

-«-

научно-техническая документация

-«-

кинодокументы

-«-

фотодокументы

-«-

фонодокументы

-«-

видеодокументы

-«-

документы по личному составу

-«-

3.2.1.

Каталоги в электронном виде:

ед. хр./ед.уч.

Тематический список фондов

фонд

3

4

3

0

Топографический список фондов

фонд

3

4

3

0

3.3.

Ведение электронных баз данных, в том числе:

записей (карточек)

21422

5317

3.3.1.

Учетных (в количестве записей), в том числе по существующим программам:

записей (карточек)

ПК "Архивный фонд" версия 5.0.

фондов/ записей

3/9222

0/2297

4/9638

/2232

1/2226

управленческой документации

ед.хр./карточек

4025/8050

1060/2171

4039/8078

875/1750

878/1756

документы личного происхождения

ед.хр./карточек

60/120

60/126

104/208

15/30

10/20

научно-техническая документация

-«-

кинодокументы

-«-

фотодокументы

-«-

250/750

257/771

50/150

50/150

фонодокументы

-«-

видеодокументы

-«-

1/2

2/6

1/2

2/6

документы по личному составу

-«-

150/300

161/322

150/300

147/294

БД "Организации – источники комплектования"

запись

100

235

25

25

БД "Учет обращений граждан и организаций"

запись

1100

1038

290

289

3.3.2.

Тематических (в количестве записей)

запись

7000

7926

1800

2172

управленческая документация (БД "Каталогизация решений органов государственной власти")

картока

5000

5095

1400

1412

документы личного происхождения

-«-

научно-техническая документация

-«-

кинодокументы

-«-

фотодокументы (БД "Фотокаталог")

карточка

1000

1107

300

300

фонодокументы

-«-

видеодокументы

-«-

База данных "Жители Ханты-Мансийского автономного округа-Югры   награжденные за доблестных труд в годы Великой Отечественной войны"

человек

1000

509

100

50

База данных "Посемейные списки административно ссыльных в 1930-1953 гг"

-«-

Библиотека справочно-информационного фонда

карточка

1215

410

3.3.3.

Поисковые базы данных

карточка

4000

4229

1000

1068

3.3.3.1.

АИС "Электронный архив Югры" (проверка на правильность внесенной информации)

-«-

4000

4229

1000

1068

карточки фондов

карточка

73

3

карточки описей

карточка

32

4

карточки дел

карточка

4000

4124

1000

1061

3.3.3.2.

АИС "Электронный архив Югры" (проверка в части наличия в фондах сведений о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведений создающих угрозу его безопасности)

ед.хр./образ

24/3524

3/236

3.4.

Количество   описей переведенных в электронный вид

опись/образ

28/374

17/289

62/2050

3/57

14/1034

IV.Научная информация и использование документов

4.1.

Подготовка информационных материалов для органов государственной власти, органов местного самоуправления, в том числе::

ед.

238

1101

63

222

на сайт Архивной службы Югры

ед.

8

15

3

7

на сайт КУ «Государственный архив Югры»

ед.

150

1025

40

205

по запросам органов государственной власти и местного самоуправления

ед.

80

61

20

10

4.2.

Организация выставок документов, в том числе:

единица

6

9

2

4

4.2.1.

виртуальные

4

4

1

1

4.3.

Проведение радио- и телепередач

единица

11

26

3

5

4.4.

Публикация статей и подборок документов

ед.

5

47

4

4

4.5.

Проведение обзоров документов, документальных выставок

ед.

12

24

4

5

4.5.1.

Проведение обзорных экскурсий по архиву

экскурсия

4

23

1

8

4.6.

Поступление запросов

запрос

1100

1038

300

289

Из них, количество запросов, поступивших в электронном виде

запрос

300

488

75

137

4.6.1.

Количество поступивших запросов социально – правового характера

-«-

899

249

4.6.2.

Количество социально-правовых запросов, перешедших для исполнения с предыдущего года (Заполняется только в 1-м квартале)

-«-

4.6.3.

Количество поступивших тематических запросов

-«-

139

40

4.6.4.

Количество тематических запросов, перешедших для исполнения с предыдущего года (Заполняется только в 1-м квартале)

-«-

4.7.

Исполнение запросов

запрос

1100

1048

300

299

4.7.1.

Количество положительных ответов на социально-правовые запросы

запрос

380

117

4.7.2.

Количество отрицательных ответов на социально-правовые запросы

-«-

115

37

4.7.3.

Количество ответов на непрофильные социально-правовые запросы

-«-

413

103

4.7.4.

Количество положительных ответов на тематические запросы

-«-

91

24

4.7.5.

Количество отрицательных ответов на тематические запросы

-«-

24

6

4.7.6.

Количество ответов на непрофильные тематические запросы

-«-

25

12

4.7.7.

Количество социально-правовых запросов, исполненных в сроки, установленные законодательством

-«-

908

257

4.7.8.

Количество социально-правовых запросов, исполненных с нарушением сроков, установленных законодательством (в случае, если срок исполнения запроса не был продлен путем направления уведомления)

-«-

0

0

4.7.9.

Количество не исполненных социально-правовых запросов, срок исполнения которых истек к конечной дате отчетного периода (Заполняется только в 4-м квартале)

4.7.10.

Количество не исполненных социально-правовых запросов, срок исполнения которых не истек к конечной дате отчетного периода (Заполняется только в 4-м квартале)

4

4

4.7.11.

Количество подготовленных архивных справок на социально-правовые, тематические запросы

документ

342

113

лист

609

187

4.7.12.

Количество отксерокопированных документов по запросам

документ

326

90

лист

777

250

4.8.

Количество пользователей архивной информацией (получившие архивные справки и консультации у специалистов, посетившие выставки, экскурсии, информационные мероприятия)

человек

3600

6968

1000

4224

4.9.

Количество посещений web-сайта/страницы

посещение

45000

66723

11250

9349

4.10.

Работа в читальном зале:

единица

количество посещений всего, в т.ч. исследователей

-«-

200

308

50

72

количество посетителей, в т.ч. исследователей

-«-

80

126

20

28

4.10.1.

Количество изготовленных копий с архивных документов, в том числе:

на бумажной основе

дело

29

0

лист

80

0

фотодокументов

документ

168

20

копий документов на бумажной основе, выданных на электронных носителях

документ

539

480

лист

3686

3175

4.11.

Количество дел, полученных из архивохранилищ в 4 кв. - 3142 (всего с начала года - 11556) ед.хр., в т. ч. выданных:

исследователям

ед. хр.

802

205

сотрудникам,

-«-

9485

2609

в том числе фотофонд

-«-

502

194

во временное пользование:

-«-

171

90

на оцифровку

-«-

1098

238

4.11.1.

Выдача дел из архивохранилищ:

11556

3142

сотрудникам для работы

ед. хр.

7672

2078

в реставрационную лабораторию дел на бумажной основе

-«-

1311

327

исследователям по заказам

-«-

802

205

во временное пользование

-«-

171

90

фотофонд обеспыливание

-«-

0

0

фотофонд для внесения в базу данных

-«-

137

137

фотофонд для использования сотрудниками

-«-

365

57

на оцифровку

-«-

1098

238