Размер:
Цвет:

Доклад на публичные слушания

Обзор результатов правоприменительной практики Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

по контрольно-надзорной деятельности при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

(Слайд 1)

Согласно Положению о Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Архивная служба Югры), утвержденному Постановлением Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 28.09.2012 № 358-п Архивная служба Югры является исполнительным органом государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, осуществляющим функции по реализации единой государственной политики, оказанию государственных услуг, а также государственному региональному контролю в сфере архивного дела.

 

(Слайд 2)

Порядок осуществления контроля закрепляет Федеральный закон от 26.12.2008
№ 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

В рамках мероприятий по профилактике нарушений обязательных требований согласно ориентированности контрольной деятельности, на профилактику правонарушений сегодня мы проводим настоящие публичные обсуждения правоприменительной практики по соблюдению законодательства об архивном деле на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

 

(Слайд 3)

Целями проведения профилактических мероприятий, в том числе и данного публичного обсуждения являются:

- Обеспечение единства практики применения Архивной службой Югры федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ, автономного округа и иных нормативных документов, обязательность применения которых установлена законодательством Российской Федерации (далее – обязательные требования); - Обеспечение доступности сведений о правоприменительной практике Архивной службы Югры путем их публикации для сведения подконтрольных субъектов;

- Предупреждение нарушений обязательных требований, включая устранение причин, факторов и условий, способствующих возможному нарушению обязательных требований. - Снижение административных и финансовых издержек на контрольные мероприятия. - Мотивация к добросовестному поведению подконтрольных субъектов и, как следствие, снижение уровня ущерба охраняемым законом ценностям. - Повышение уровня защищенности охраняемых законом ценностей за счет обеспечения соблюдения обязательных требований; - Совершенствование нормативных правовых актов для устранения устаревших, дублирующих и избыточных обязательных требований. Задачами профилактических мероприятий являются: - Выявление проблемных вопросов применения Службой обязательных требований; - Выработка с привлечением широкого круга заинтересованных лиц оптимальных решений проблемных вопросов правоприменительной практики и их реализация; - Выявление устаревших, дублирующих и избыточных обязательных требований, подготовка и внесение предложений по их устранению; - Выявление типичных нарушений обязательных требований и подготовка предложений по реализации профилактических мероприятий для их предупреждения.

Обзор нормативных правовых актов,

исполнение которых подлежит проверке в сфере архивного дела.

 

(Слайд 4)

Перечень нормативных документов, исполнение которых проверяет Архивная службы Югры, закреплен приказом Архивной службы Югры № 28-Пр-92 от 27.07.2018 «О перечне правовых актов и их отдельных частей (положений), содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры при проведении мероприятий по контролю в сфере архивного дела». Перечень содержит порядка 20 нормативных правовых документов, С перечнем можно ознакомиться на официальном сайте Службы в разделах «Контрольно-надзорная деятельность» и «Профилактика нарушений обязательных требований».

 

(Слайд 5)

Источником регулирования правовых отношений в сфере архивного дела является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивной деле в РФ» (далее – Закон об архивном деле № 125-ФЗ).

Закон об архивном деле № 125-ФЗ имеет базовое значение для законов и подзаконных актов, принятых на уровне субъектов РФ, правил работы с архивными документами, перечней документов со сроками хранения и других нормативных документов, утвержденных или согласованных с архивными органами. Все вместе они выражают суть юридического регулирования в архивной сфере и обязательны к применению органам власти, учреждениям и организациям всех форм собственности в Российской Федерации. Иными словами, в правилах, перечнях, инструкциях и других нормативных документах раскрывается механизм реализации данного федерального закона.

Федеральный закон об архивном деле № 125-ФЗ распространяет свое действие на документы всех форм собственности: государственной (федеральной или субъекта Российской Федерации), муниципальной и частной.

Согласно статье 13 Закона об архивном деле в РФ для государственных органов, органов местного самоуправления создание архива в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов является обязанностью, для организаций и граждан – правом.

Следующий законодательный акт, в котором зафиксированы обязательные требования – это закон Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 7 июня 2005 года № 42-оз «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре – Югре».

 

(Слайд 6)

Самое большое количество нарушений связано с неисполнением «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила для архивов организаций, 2015).

Данный подзаконный акт распространяет свое действие на все организации не зависимо от формы собственности.

Требования законодательства об архивном деле, обязательные для
исполнения также установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Данный перечень вступил в действие в феврале 2020, он пришел на смену Перечню, утвержденному Министерством культуры России в 2010 году (приказ от 25.08.2010 № 558).

В соответствии с рекомендациями Федерального архивного агентства номенклатуры дел согласованные и утвержденные в организациях до вступления в действие Перечня-2019, подлежат уточнению по срокам хранения и статьям. В связи с чем необходимо организовать и провести работу по усовершенствованию номенклатур дел на 2020 год.

 

Предпосылки нарушений обязательных требований, организация плановых проверок

 

(Слайд 7)

Ежегодно проводимый анализ контрольно-надзорной деятельности Архивной службы Югры позволил выделить ряд предпосылок для правонарушений в сфере архивного дела.

1. Юридические лица – подконтрольные субъекты Архивной службы Югры имеют небольшой кадровый состав и небольшой объем документооборота, по этой причине в их составе редко имеется архивы организаций в виде выделенных структурных подразделений. С документами, законченными делопроизводством зачастую работает один человек, которого в архивном деле принято называть «лицом, ответственным за делопроизводства в организации».

2. Нередко в организациях встречается ситуация, когда лицо, ответственное за делопроизводство, совмещает свои основные обязанности с ведением работ, связанных с документами, законченными в делопроизводстве: Как правило, это специалисты, занимающие должности делопроизводителя либо секретаря, юриста, кадрового работника, в медицинских учреждениях – медицинские сестры и так далее. Отрицательная предпосылка в этом случае состоит в том, что совмещение должностных обязанностей не позволяет лицу, ответственному за архив, уделять достаточно внимания деятельности по формированию архива организации, что ухудшает качество работы с документами на всех этапах в организации.

3.Следующей предпосылкой является недостаточное наличие базовых знаний по ведению делопроизводства и ведомственного архива, что также служит препятствием к качественному выполнению работы с документами в организации.

4. Недостаточное внимание руководства организации к обеспечению сохранности документов на стадии ведомственного хранения.

 

(Слайд 8)

5. Отсутствие или некачественная разработка организационных и распорядительных документов организации, которые регулируют работу с документами, создаваемыми внутри организации, на всех этапах работы.

Избежать нарушений в данном случае поможет анализ организационно-правовых документов организации и закрепление на каждом этапе работы с документами обязанности по комплектованию, хранению, учету и использованию документов за работником, структурным подразделением (по документам, образовавшимся в процессе его деятельности), организацией (по созданию, учету и использованию документов).

В организационных документах очень важно четко распределить ответственность за работу с документами на разных этапах.

Основной для организации учредительный документ – это устав или положение об организации. В этом документе необходимо закрепить функцию и обязанность организации вести работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе ее деятельности.

В положениях об отделах закрепляется ответственность за определенные виды работы с документами, созданными в отделе.

В должностных инструкциях руководителя - контроль за проведением работ с документами до сдачи их в ведомственный архив, контроль за созданием номенклатуры дел структурного подразделения, контроль за сохранностью документов, за соблюдением сроков работ;

В должностных инструкциях специалистов - работа по сохранности, подготовке документов к сдаче, проведение экспертизы ценности документов в отделе на этапе распределения документов по делопроизводственным папкам согласно номенклатуре дел, а затем на этапе подготовки документов к сдаче их в ведомственный архив,

Обязательными для организации являются также положение об архиве организации, положение об экспертной комиссии (ЭК) организации. Эти документы организации составляются под руководством и при помощи архива, чьим источником комплектования является организация, и согласуются с Экспертно-проверочной комиссией Архивной службы Югры.

Деятельность ЭК закрепляется положением об ЭК.

Напомним, что согласно нормативным документам функциями ЭК являются:

- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения,

- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей документов, документов постоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу,

- актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению и других актов,

- подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями,

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации,

- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

Вопросы, рассматриваемые ЭК организации, должны фиксироваться протоколами.

Таким образом, организационные документы определяют систему работы с документами в организации на всех этапах, закрепляют ответственность всех специалистов организации за созданные в процессе ее деятельности документы.

Распорядительные документы, чаще всего это приказы, закрепляющие определенные виды работ за конкретными должностными лицами и сроки выполнения этих работ, издаваться могут один на несколько лет или ежегодно в начале календарного года.

Приказ должен закреплять такие виды работы с документами как:

- составление номенклатуры структурных подразделений (первый этап экспертизы ценности: определение видов документов, предполагаемых для заведения и подбор сроков их хранения согласно перечням);

- составление единой или сводной (при сложной системе делопроизводства) номенклатуры организации;

- проведение экспертизы ценности документов, законченных в делопроизводстве;

- формирование и техническое оформление дел, отобранных в результате экспертизы ценности для постоянного и долговременного срока хранения и включения их в описи;

- составление описей дел;

- составление акта на уничтожение документов.

Важно не нарушать порядок работ с документами, поскольку это приведет к нарушениям.

Следующий распорядительный документ, который обязателен для организации – приказ об ЭК.

в организации необходимо закрепить в приказе состав ЭК. Правила для архивов организаций – 2015 подчеркивают, что председателем ЭК должен быть руководитель либо заместитель руководителя организации. Членами ЭК должны быть руководители и специалисты, ответственные за работу с документами в своих структурных подразделениях и лицо, ответственное за делопроизводство.

Учитывая часто встречающееся на плановых проверках нарушение, – отсутствие реально действующей экспертной комиссии организации (ЭК) (в подавляющем большинстве случаев ЭК носит формальный характер, не работает).

Обзор нарушений законодательства в области архивного дела.

В 2020 году согласно плану проверок Архивной службы Югры была проведена 1 проверка, в ходе которой зафиксировано 1 нарушение Федерального закона об архивном деле № 125-ФЗ и 30 нарушений Правил архивов организаций, 2015, по итогам проверки выданы акт и предписание.

Тем не менее, обобщая результаты плановых проверок и в соответствии с обязательными требованиями выявлены следующие основные нарушения:

Отсутствие помещений под архивохранилища, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов;

Требования к физическому обеспечению сохранности документов традиционно делят на:

- Требования к зданию, помещению архива (наличие и состояние помещения для хранения документов).

- Оснащение помещения архива специальным оборудованием для хранения документов.

- Соблюдение охранного режима.

- Соблюдение противопожарного режима.

- Создание нормативных температурно-влажностного, светового режима, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

Организация должна иметь помещение для хранения документов, законченных делопроизводством, прошедших научно-техническую обработку и описанных, и это помещение должно соответствовать установленным требованиям.

 

(Слайд 9)

Коротко перечислю положения Правил – 2015, нарушения которых встречается в ходе проверок:

1. Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях» В цокольных этажах организовывать хранение документов допускается при соблюдении некоторых дополнительных требований.

2. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

 

(Слайд 10)

1. Архивохранилища, за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками.

2. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах.».

 

(Слайд 11)

3. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются определенные параметры температурно-влажностного режима.

Для каждого вида носителей Правила для архивов организаций – 2015 устанавливают свои параметры хранения, скажу только, что для документов на бумажном носителе, с которыми мы чаще всего имеем дело, они следующие: температура 17-19 градусов Цельсия, относительная влажность воздуха – 50-55 процентов.

В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

При наличии в здании архива централизованной системы обеспечения соблюдения температурно-влажностного режима в помещениях, где хранятся документы, контроль за его соблюдением осуществляется в автоматическом режиме.

 

(Слайд 12)

7. Архивные документы следует хранить в темноте.

Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

 

(Слайд 13)

8. Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

9. Архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. раздела

 

(Слайд 14)

На слайде представлен пример правильного хранения документов в архивохранилище с соблюдением всех требований.

Также, основными нарушениями обязательных требований являются:

несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного хранения, документов по личному составу, личных дел уволенных сотрудников;

несоблюдение сроков передачи документов постоянного хранения, документов по личному составу, личных дел уволенных сотрудников в архив организации;

несоблюдение сроков передачи упорядоченных документов постоянного хранения на хранение в государственный или муниципальный архив;

В ходе проведения плановых проверок часто встречается такое нарушение, как отсутствие учетных документов архива организации.

Учетные документы – это основа учета, должны быть в любом архиве организации. Их цель – давать информацию о видах и количестве документов, хранящихся в архиве. Информация из них отражается в Паспорте архива организации, который составляется организациями – источниками комплектования архива ежегодно.

Книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение 11 Правил – 2015) фиксирует все поступления и выбытия дел в ведомственный архив.

Реестра описей дел, документов – для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава.

В 2018 году Архивной службой Югры были выпущены Методические рекомендации по  ведению основных (обязательных) учетных  документов  в архиве организации, на которые архивы организаций округа могут опираться при ведении учетных документов.

В случае, если в вашей организации они не были своевременно заведены, до начала работы по составлению учетных документов рекомендуем вам обратиться к разделу 3 данных рекомендаций.

 

(Слайд 15)

Во втором и третьем квартале 2020 года плановых проверок не проводилось, поэтому значительное внимание должностными лицами службы уделялось вопросам профилактической работы в целях недопущения нарушения обязательных требований.

Основные усилия должностных лиц Службы при проведении профилактической работы были направлены на:

предупреждение нарушений подконтрольными субъектами обязательных требований в сфере архивного дела;

Формирование моделей социально ответственного, добросовестного, правового поведения подконтрольных субъектов;

Повышение прозрачности системы контрольно-надзорной деятельности.

Для достижения вышеуказанных целей были реализованы следующие мероприятия:

На постоянной основе проводился анализ перечня нормативных правовых актов и их отдельных частей, содержащих обязательные требования, оценка соблюдения которых является предметом регионального государственного контроля (надзора) в области архивного дела.

В результате анализа указанный перечень приведен в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации.

Перечень размещен в открытом доступе на официальном сайте Архивной службы Югры в разделах «Контрольно-надзорная деятельность» и «Профилактика нарушений обязательных требований».

Проведены устные консультации подконтрольных субъектов по разъяснению обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах.

Благодарю за внимание. Прошу оценить насколько нам удалось добиться вышеперечисленных целей, заполнив Анкету.


Опубликовано: 17.09.2020 12:15        Обновлено: 24.09.2020 14:59