Размер:
Цвет:

Доклад на публичные слушания

Результаты правоприменительной практики контрольно-надзорной деятельности в сфере архивного дела в Службе по делам архивов

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

 

(Слайд 1)

Согласно Положению о Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Архивная служба Югры), утвержденному Постановлением Ханты-Мансийского автономного округа – Югры № 358-п от 28.09.2012 года Архивная служба Югры является исполнительным органом государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, осуществляющим функции по реализации единой государственной политики, оказанию государственных услуг, а также государственному региональному контролю в сфере архивного дела.

 

(Слайд 2)

Порядок осуществления контроля закрепляет Федеральный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» № 294-ФЗ от 26.12.2008.

В рамках мероприятий по профилактике нарушений обязательных требований согласно ориентированности контрольной деятельности на профилактику правонарушений сегодня мы проводим настоящие публичные обсуждения правоприменительной практики КНД в сфере архивного дела.

 

(Слайд 3)

Целями проведения профилактических мероприятий, в том числе и данного публичного обсуждения являются: - Предупреждение нарушений обязательных требований, включая устранение причин, факторов и условий, способствующих возможному нарушению обязательных требований. - Снижение административных и финансовых издержек на контрольные мероприятия. - Повышение прозрачности деятельности контрольного органа при осуществлении регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле. - Мотивация к добросовестному поведению подконтрольных субъектов и, как следствие, снижение уровня ущерба охраняемым законом ценностям.> - Разъяснение подконтрольным субъектам обязательных требований.

 

(Слайд 4)

С целью повышения прозрачности и открытости Службы при осуществлении регионального государственного контроля на официальном сайте Архивной службы Югры размещена информация о данном мероприятии в установленные сроки, также будет размещена информация о его итогах. На официальном сайте размещается вся информация о контрольно-надзорной деятельности Службы в разделах «Контрольно-надзорная деятельность» и «Профилактика нарушений обязательных требований».

Уважаемые участники публичных обсуждений, по итогам данного мероприятия прошу ваши вопросы, предложения и замечания направить на адрес электронной почты: BatmanovaOA@admhmao.ru, чтобы помочь нам улучшить качество и организацию подобного рода мероприятий.

Обзор нормативных правовых актов,

исполнение которых подлежит проверке в сфере архивного дела.

 

(Слайд 5)

Перечень нормативных документов, исполнение которых проверяет Архивная службы Югры, закреплен приказом Архивной службы Югры № 28-Пр-92 от 27.07.2018 «О перечне правовых актов и их отдельных частей (положений), содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры при проведении мероприятий по контролю в сфере архивного дела» и представлен на ее официальном сайте в разделах «Контрольно-надзорная деятельность» и «Профилактика нарушений обязательных требований».

Источником регулирования правовых отношений в сфере архивного дела является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивной деле в РФ» (далее – Закон об архивном деле № 125-ФЗ).

Закон об архивном деле № 125-ФЗ имеет базовое значение для законов и подзаконных актов, принятых на уровне субъектов РФ, правил работы с архивными документами, перечней документов со сроками хранения и других нормативных документов, утвержденных или согласованных с архивными органами. Все вместе они выражают суть юридического регулирования в архивной сфере и обязательны к применению органам власти, учреждениям и организациям всех форм собственности в Российской Федерации. Иными словами, в правилах, перечнях, инструкциях и других нормативных документах раскрывается механизм реализации данного федерального закона.

Федеральный закон об архивном деле № 125-ФЗ распространяет свое действие на документы всех форм собственности: государственной (федеральной или субъекта Российской Федерации), муниципальной и частной.

Статья 13 «Создание архивов» гласит:

1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

В число субъектов проверок Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры входит очень широкий круг юридических лиц, это органы окружной и муниципальной власти, учреждения разных форм собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, окружные негосударственные и общественные организации (далее – организации). Реестр субъектов проверок Архивной службы Югры на 10 июля 2020 года включал в себя 175 подконтрольных субъектов.

Законом об архивном деле № 125-ФЗ определены основные категории документов, передаваемых на государственное хранение и включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации (далее – АФ РФ), а также определен договорной порядок включения в состав АФ РФ документов, находящихся в частной собственности.

Законодательно установлены сроки передачи документов в государственные или муниципальные архивы, что в первую очередь касается государственных и муниципальных организаций, а во вторую очередь – негосударственных организаций, заключивших договор о передаче своих документов на постоянное хранение.

Юридические лица, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут за это гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность.

В Ханты-Мансийском автономном округе – Югре действует закон от 7 июня 2005 года № 42-оз «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре – Югре».

 

(Слайд 6)

Самое большое количество нарушений связано с неисполнением «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила для архивов организаций, 2015). Правила для архивов организаций, 2015 имеют статус нормативного правового акта.

В 2020 году в план проверок АСЮ впервые включен архивный отдел администрации муниципального образования город Мегион (сентябрь), который будет проверен на основании «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» утверждены приказом Росархива
от 2 марта 2020 года № 24 (далее – Правила для архивов, 2019).

Данный источник является основным нормативным документом для той части аудитории настоящих публичных обсуждений, которую представляют руководители и специалисты органов управления архивным делом в муниципальных образованиях округа, которые работают по вышеуказанным правилам.

Правила для архивов – 2019 по своему содержанию в отношении хранения, комплектования, учета и использования незначительно изменились.

Нововведения коснулись в большей степени работы с электронными документами. Целый раздел посвящен особенностям хранения электронных документов.

В рамках публичных обсуждений не стоит подробно останавливаться на этих вопросах, отмечу только, что Правила для архивов – 2019 допускают хранение электронных документов с использованием информационных систем.

Необходимо сказать, что в Российской Федерации существует несколько перечней документов с указанием сроков хранения.

Перечни необходимы организации любой формы собственности при составлении номенклатуры дел, как первого этапа экспертизы ценности документов, предполагаемых к заведению.

На слайде представлены два из них, наиболее часто используемые в деятельности источников комплектования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры:

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, 2019, утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020), вступил в действие 18.02.2020;

Это совершенно новый перечень, вступивший в действие 18.02.2020, он пришел на смену Перечню, утвержденному Министерством культуры в 2010 году (приказ от 25.08.2010 № 558).

20.12.2019 Росархив издал приказ № 237 «Об утверждении инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (Зарегистрирован в Минюсте России 13.02.2020 № 57488).

Инструкция устанавливает порядок применения Перечня, предназначена для использования в практике работы экспертных комиссий, делопроизводственных и архивных служб государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, а также экспертно-проверочных комиссий органов управления архивным делом.

Структура Перечня-2019 и названия разделов, подразделов частично изменились. Перечень построен по функциональному принципу, состоит из 12 разделов, 30 подразделов.

Исключен раздел о деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций  и объединений. Создан раздел «Международное сотрудничество». Подраздел, касающийся обеспечения режима безопасности организаций, выделен в самостоятельный раздел.

Сформирован ряд новых подразделов (Информатизация деятельности; Отчетность о выполнении планов; Осуществление закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд, осуществление закупок отдельными видами юридических лиц, получение грантов; Учет оплаты труда; Налогообложение; Учет имущества; Противодействие коррупции; Информационно-телекоммуникационное обеспечение; Обеспечение антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций; Обеспечение жильем и коммунальными услугами).

В подразделе 1.3. предусмотрены пункты (в том числе: Создание (ликвидация) организаций; Управление и распоряжение имуществом).

В новом перечне существенно сократилось количество типовых управленческих документов (на 346 наименований) с 1003 наименований до 657. Изменились сроки хранения ряда документов, как в сторону увеличения, так и в сторону их уменьшения.

Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Перечнем установлены следующие сроки временного хранения документов: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет, 75 лет. Эти сроки должны соблюдаться всеми организациями без исключения. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков временного хранения запрещается.

Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Срок хранения «Постоянно» означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях:

15 лет для документов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций;

10 лет для документов органов государственной власти субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации;

5 лет для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций.

Негосударственные организации, выступающие источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, передают документы со сроком хранения «Постоянно» в соответствующие архивы в сроки, определенные договором.

Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или нет эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива.

Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, но этот срок не может быть менее одного года.

Срок хранения «До замены новыми» применяется к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе и хранятся до их отмены и замены новыми.

Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает, что документы, завершенные делопроизводством до 01.01.2003 следует хранить 75 лет, а документы, завершенные делопроизводством после 01.01.2003, следует хранить 50 лет.

Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы или их часть могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности.

В связи с изменениями в наименовании и сроках хранения дел в новом перечне типовых управленческих архивных документов организациям рекомендуется утвердить новую номенклатуру дел на 2020 год.

- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Министерства культуры от 31.07.2007 № 1182 (ред. от 28.04.2011) «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», зарегистрирован в Минюсте России 27.09.2007 в 2-х томах.

Данный перечень следует использовать для составления номенклатур дел юридическим лицам, работающим в таких сферах деятельности, как:

- научно-исследовательская;

- разработка технологических процессов;

- конструирование изделий промышленного производства;

- проектирование объектов недвижимости;

- разработка, учет и охрана объектов интеллектуальной собственности;

- учет и мониторинг природных ресурсов;

- строительство, реконструкция, реставрация и ремонт объектов недвижимости;

- производство;

- технических надзор за промышленной безопасностью производственных объектов и установок;

- качество и безопасность продукции;

- техническая регламентация, сертификация, метрологическое обеспечение производства;

- охрана окружающей природной среды;

- автоматизированные системы.

В конце перечня можно найти указатель видов и разновидностей типовых архивных документов, который поможет сориентироваться при подборе статьи к виду документа.

Существуют также перечни документов, многие из них при необходимости можно найти в виде электронных документов в свободном доступе в сети Интернет либо системах правовых документов типа «Консультант»:

- документов, содержащихся в государственном кадастре недвижимости;

- документов органов ЗАГСа;

- документов, образующихся в деятельности Министерства финансов РФ и подведомственных ему организаций;

- документов, образующихся в деятельности органов управления, спасательных воинских формирований МЧС России и других подразделений;

- документов федеральных судов общей юрисдикции;

- документов, Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения и другие.

Также в ряде отраслей имеются приказы отраслевых министерств, которые также содержат сроки хранения для специфических отраслевых документов. Но в первую очередь мы ориентируемся на перечни типовой и НТД.

В июле 2020 года будет принято Постановление Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «О внесении изменений в приложение к постановлению Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 2 июня 2017 года № 216-п «О порядке организации и осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле».

Согласно вышеупомянутому постановлению деятельность юридических лиц подлежит отнесению к определенным категориям риска в соответствии с Правилами отнесения деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и (или) используемых ими производственных объектов к определенной категории риска или определенному классу (категории) опасности, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 17 августа 2016 года № 806 «О применении риск-ориентированного подхода при организации отдельных видов государственного контроля (надзора) и внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации».

С момента вступления в силу данного Постановления все подконтрольные субъекты Архивной службы Югры будут отнесены к определенной категории и при составлении плана проверок на очередной год будут включены в него в соответствии с принятой категорией. Таким образом, субъекты будут проверяться реже или чаще в зависимости от того, насколько они соблюдают нормы законодательства в сфере архивного дела. Ежегодно критерии будут пересматриваться на основе паспортов организаций и по итогам предыдущих проверок.

 

Предпосылки нарушений обязательных требований, организация плановых проверок

 

(Слайд 7)

Ежегодно проводимый анализ контрольно-надзорной деятельности Архивной службы Югры позволил выделить ряд предпосылок для правонарушений в сфере архивного дела.

1 Юридические лица – подконтрольные субъекты Архивной службы Югры имеют небольшой кадровый состав и небольшой объем документооборота, по этой причине в их составе редко имеется архивы организаций в виде выделенных структурных подразделений. С документами, законченными делопроизводством зачастую работает один человек, которого в архивном деле принято называть «лицом, ответственным за делопроизводства в организации».

2. Нередко в организациях встречается ситуация, когда лицо, ответственное за делопроизводство, совмещает свои основные обязанности с ведением работ, связанных с документами, законченными в делопроизводстве: Как правило, это специалисты, занимающие должности делопроизводителя либо секретаря, юриста, кадрового работника, в медицинских учреждениях – медицинские сестры и так далее. Отрицательная предпосылка в этом случае состоит в том, что совмещение должностных обязанностей не позволяет лицу, ответственному за архив, уделять достаточно внимания деятельности по формированию архива организации, что ухудшает качество работы с документами на всех этапах в организации.

3. Следующей предпосылкой является низкая квалификация лица, ответственного за делопроизводство, что также служит препятствием к качественному выполнению работы с документами в организации.

4. Особенно много нарушений наблюдается в организациях, где руководители в организации не уделяют достаточного внимания делопроизводству и архивному делу в возглавляемой ими организации.

5. Работой с документами в организации занимается лицо, которое в иерархии должностей имеет низкий статус. Поэтому, будучи ответственным за работу с документами, при отсутствии качественно разработанной системы организационных и распорядительных документов, специалист не может повлиять на других должностных лиц в случаях нарушения порядка работы.

В этом случае на лицо, ответственное за архив неправомерно перекладывается работа специалистов структурных подразделений, вплоть до проведения экспертизы ценности документов, что является нарушением порядка работ.

 

(Слайд 8)

6. Особенное внимание хочется уделить такой предпосылке, как отсутствие или неверная разработка организационных и распорядительных документов организации, которые регулируют работу с документами, создаваемыми внутри организации, на всех этапах работы.

Освещая вопрос об организационно-распорядительных документах, сразу буду говорить о нарушениях, которые встречаются в случаях их отсутствия либо неверного составления.

Организационно-распорядительные документы по организации деятельности в области делопроизводства и архивного дела.

Фундаментом организационной деятельности любой организации, органа власти являются организационно-правовые документы. Они регламентируют статус организации, ее структуру, штатную численность, должностной состав, а также определяют права, обязанности, ответственность и порядок взаимодействия ее обособленных, структурных подразделений и должностных лиц.

Основной для организации учредительный документ – устав или положение об организации обычно должен закреплять функцию и обязанность организации вести работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе ее деятельности.

Положения о структурных подразделениях организации должны закрепить функцию или обязанность специалистов данного подразделения по работе с документами, образовавшимися в процессе деятельности данного структурного подразделения.

Обязательными для организации являются также положение об архиве организации, положение об экспертной комиссии (ЭК) организации. Эти документы организации составляются под руководством и при помощи архива, чьим источником комплектования является организация, и согласуются с Экспертно-проверочной комиссией Архивной службы Югры.

Должностные инструкции заместителя руководителя, курирующего сферу делопроизводства и архивного дела в организации (председателя экспертной комиссии); руководителей структурных подразделений, специалистов, ответственных за делопроизводство и архив организации закрепляют в зависимости от должности контроль либо обязанности по работе с документами.

Распорядительные документы – приказы, закрепляющие определенные виды работ за конкретными должностными лицами со сроками их выполнения.

Конкретная инструкция по делопроизводству играет важную роль в организации, в ней должны быть отражены особенности работы с документом, начиная от этапа создания документа до этапа сдачи его в архив в составе упорядоченного (технически обработанного и включенного в опись) дела.

Обязательность наличия инструкции по делопроизводству фиксирует статья 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

«В государственных органах, органах местного самоуправления документирование информации осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.».

В развитие данного положения требования ГОСТРИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования обязывают любую организацию сформулировать и зафиксировать принципы политики в области делопроизводства, для того, чтобы организация смогла обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности и является обязательным условием для ее включения в информационные ресурсы.

Таким образом, организационные документы определяют систему работы с документами в организации на всех этапах, закрепляют ответственность всех специалистов организации за созданные в процессе ее деятельности документы.

Распорядительные документы, чаще всего это приказы, закрепляющие определенные виды работ за конкретными должностными лицами и сроки выполнения этих работ, издаваться могут один на несколько лет или ежегодно в начале календарного года.

Приказ должен закреплять такие виды работы с документами как:

- составление номенклатуры структурных подразделений (первый этап экспертизы ценности: определение видов документов, предполагаемых для заведения и подбор сроков их хранения согласно перечням);

- составление единой или сводной (при сложной системе делопроизводства) номенклатуры организации;

- проведение экспертизы ценности документов, законченных в делопроизводстве;

- формирование и техническое оформление дел, отобранных в результате экспертизы ценности для постоянного и долговременного срока хранения и включения их в описи;

- составление описей дел;

- составление акта на уничтожение документов.

Важно не нарушать порядок работ с документами, поскольку это приведет к нарушениям.

Так, Правила для архивов, 2007 прямо говорят нам о том, что архивные документы выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности (п. 36.4).

Если не проведена экспертиза ценности дел до их технического оформления и включения в опись, в ходе проверки обнаруживаются факты, когда в дело включены иные документы, чем заявлены в заголовке дела, копии не относящихся к составу дела документов, документы коротких сроков хранения и так далее.

Составление описи до того, как дела технически оформлены, приводит к несоответствию хранящихся в организации дел постоянного и долговременного сроков хранения заголовкам описи, а то и отсутствию единиц хранения, зафиксированных в описи.

Особое снимание следует обратить на дела со сроками 5 лет ЭПК, 10 лет ЭПК и аналогичными. Срок с пометкой ЭПК означает, что в делах необходимо провести экспертизу ценности с целью выделения из них документов постоянного срока хранения, а остальные документы будут храниться отдельно 5 или 10 лет.

В случаях отсутствия экспертизы ценности в этом случае могут быть уничтожены документы постоянных сроков хранения, имеющее важное значение для отражения истории организации.

Еще один распорядительный документ, который обязателен для организации – приказ об ЭК.

Таким образом, в организации необходимо закрепить в приказе состав ЭК. Правила для архивов организаций – 2015 подчеркивают, что председателем ЭК должен быть руководитель либо заместитель руководителя организации. Членами ЭК должны быть руководители и специалисты, ответственные за работу с документами в своих структурных подразделениях и лицо, ответственное за делопроизводство.

Учитывая часто встречающееся на плановых проверках нарушение, – отсутствие реально действующей экспертной комиссии организации (ЭК) (во подавляющем большинстве случаев ЭК носит формальный характер, не работает ). Скажу несколько слов экспертной комиссии (ЭК). Деятельность ЭК закрепляется положением об ЭК (данный документ упоминался ранее в числе организационных документов).

Напомним, что согласно нормативным документам функциями ЭК являются:

- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения,

- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей документов, документов постоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу,

- актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению и других актов,

- подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями,

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации,

- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

Вопросы, рассматриваемые ЭК организации, должны фиксироваться в протоколами.

 

(Слайд 9)

Некоторые особенности проведения плановой проверки Архивной службы Югры

Коротко дам представление о том, как проходит плановая проверка Архивной службы Югры.

Проверка проводится согласно приказу Архивной службы Югры на основании плана на год, утвержденного Прокуратурой Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. Организация может ознакомиться с планом проверок уже в конце декабря предшествующего проверке года.

О проведении плановой проверки юридическое лицо уведомляется не позднее, чем за три рабочих дня до начала ее проведения посредством направления копии приказа руководителя Службы. В приложении к приказу закреплен перечень документов, предоставление которых необходимо для достижения целей и задач проведения проверки. Подконтрольные субъекты должны подготовить документы, перечисленные в перечне, к началу проверки.

Условно проведение плановой проверки Архивной службы Югры можно разбить на следующие этапы:

1. Встреча с руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности.

На встрече с руководителем специалисты Архивной службы Югры дают пояснения о ходе проверки, отвечают на возникшие вопросы. Руководитель закрепляет специалистов, которые будут присутствовать в ходе проверки.

2. Изучение организационных и распорядительных документов организации (перечислены в перечне, приложенном к приказу Службы о проверке).

2. Проведение анализа организации и ведения текущего делопроизводства в структурных подразделениях организации на основе согласованной с Экспертно-проверочной комиссией Архивной службы Югры  и ежегодно пересоставляемой в организации номенклатур.

3. Проверка наличия и правильности ведения основных учетных документов в организации, ведение дела фонда.

4. Оценка качества работы с документами, завершенными в делопроизводстве организации: проведение экспертизы ценности, качество и полнота описания, наличие документов согласно описям постоянного и временного (свыше 10 лет) срокам хранения (в период хранения их в организации) качество технического оформления дел.

5. Проверка правильности и полноты передачи архивных документов постоянного срока хранения в архивные учреждения.

6. Проверка соответствия установленным требованиям нормативных условий хранения в помещении архивохранилища.

7. Заполнение проверочного листа в ходе проверки.

Обязательной частью итоговых документов проверки является проверочный лист, который заполняется при проведении каждой плановой проверки, согласно закрепленной приказом Архивной службы Югры форме. В нем отражены все вопросы, задаваемые в ходе проверки. Форма проверочного листа для организаций – источников комплектования выложена на официальном сайте Архивной службы Югры, на основании формы проверочного листа вы можете проверить свою организацию на соответствие установленным требованиям в сфере делопроизводства и архивного дела.

Форма проверочного листа, предназначенная для проверки органов управления архивным делом администраций муниципальных образований округа (муниципальных архивов) находится сейчас на стадии доработки, в ее основу положены Правила для архивов – 2019.

7. Написание акта по итогам проверки.

По итогам проверки заполняется акт установленной формы, если есть нарушения обязательных требований, то руководителю организации выносится предписание, которое содержит обязательные мероприятия по устранению нарушений, ссылки на статьи нормативных правовых актов и сроки устранения замечаний.

9. Написание предписания по итогам проверки в случае обнаружения нарушений.

Предписание содержит перечень нарушений с указанием нарушенных пунктов нормативных правовых документов и сроки, в которые необходимо устранить нарушения.

10. Встреча с руководителем организации с целью вручения документов, составленных в ходе проверки.

По окончанию срока проведения проверки руководителю организации вручается: проверочный лист, акт проверки, если необходимо: предписание об устранении нарушений и протокол об административном правонарушении.

По итогам проверки в случае наличия грубых нарушений, установленных в ходе плановой или внеплановой проверки, а также в случае неисполнения предписания в установленные сроки, Архивная служба Югры имеет право составить протокол об административном нарушении.

Согласно статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, которая влечет предупреждение или наложение административного штрафа.

В процессе проведения проверки специалисты Архивной службы Югры дают подробные консультации по устранению обнаруженных нарушений законодательства.

Следует сказать, что в 2020 году согласно плану проверок Архивной службы Югры была проведена 1 проверка, по итогам которой были выданы акт и предписание, зафиксировавшие 1 нарушение Закона об архивном деле № 125-ФЗ и 30 нарушений Правил архивов организаций, 2015.

 

(Слайд 10)

Обзор нарушений

законодательства в области архивного дела.

В ходе проведения плановых проверок часто встречается отсутствие учетных документов архива организации.

Учетные документы – это основа учета, должны быть в любом архиве организации. Их цель – давать информацию о видах и количестве документов, хранящихся в архиве. Информация из них отражается в Паспорте архива организации, который составляется организациями – источниками комплектования архива ежегодно.

Книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение 11 Правил – 2015) фиксирует все поступления и выбытия дел в ведомственных архив.

Если  в ведомственном архиве более одного фонда то в архиве заводится список фондов и лист фонда, организация также может заводить вспомогательные учетные документы.

Реестра описей дел, документов – для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава.

В 2018 году Архивной службой Югры были выпущены Методические рекомендации по  ведению основных (обязательных) учетных  документов  в архиве организации, на которые архивы организаций округа могут опираться при ведении учетных документов.

В случае, если в вашей организации они не были своевременно заведены, до начала работы по составлению учетных документов рекомендуем вам обратиться к разделу 3 данных рекомендаций.

 

(Слайд 11)

Требования к физическому обеспечению сохранности документов традиционно делят на:

- Требования к зданию, помещению архива (наличие и состояние помещения для хранения документов).

- Оснащение помещения архива специальным оборудованием для хранения документов.

- Соблюдение охранного режима.

- Соблюдение противопожарного режима.

- Создание нормативных температурно-влажностного, светового режима, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

Организация должна иметь помещение для хранения документов, законченных делопроизводством, прошедших научно-техническую обработку и описанных, и это помещение должно соответствовать требованиям, установленным требованиям.

Коротко перечислю положения Правил – 2015, нарушения которых встречается в ходе проверок:

1.Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях» В цокольных этажах организовывать хранение документов допускается при соблюдении некоторых дополнительных требований.

2. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

 

(Слайд 12)

3. Архивохранилища, за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками.

4. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах.».

 

(Слайд 13)

5. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются определенные параметры температурно-влажностного режима.

Для каждого вида носителей Правила для архивов организаций – 2015 устанавливают свои параметры хранения, скажу только, что для документов на бумажном носителе, с которыми мы чаще всего имеем дело, они следующие: температура 17-19 градусов Цельсия, относительная влажность воздуха – 50-55 процентов.

6. В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 – 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

При наличии в здании архива централизованной системы обеспечения соблюдения температурно-влажностного режима в помещениях, где хранятся документы, контроль за его соблюдением осуществляется в автоматическом режиме.

 

(Слайд 14)

7. Архивные документы следует хранить в темноте.

Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

 

(Слайд 15)

8. Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

9. Архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. раздела

 

 (Слайд 16)

 

На слайде 16 представлен пример правильного хранения документов в архивохранилище с соблюдением всех требований.

 

 (Слайд 17)

 

Сегодня Архивная служба Югры в рамках работы по профилактике нарушений обязательных требований нацелена на то, чтобы добиться следующих результатов на данном мероприятии:

Формирование единого понимания обязательных требований в сфере архивного дела у всех участников контрольной деятельности.

Выявление причин, факторов и условий, способствующих нарушению обязательных требований.

Формирование позитивной ответственности за свое поведение подконтрольных субъектов, поддержание мотивации к добросовестному поведению.

Повышение уровня правовой грамотности подконтрольных субъектов, в том числе путем обеспечения доступности информации об обязательных требованиях законодательства в сфере архивного дела, и необходимых мерах по их исполнению.

 

(Слайд 18)

Благодарю за внимание. Прошу оценить насколько нам удалось добиться вышеперечисленных целей.

Напоминаю, что вы можете задать нам вопросы на адрес электронной почты: Batmanova OA@ admhmao.ru.

Опубликовано: 24.07.2020 16:54        Обновлено: 24.09.2020 15:10