Размер:
Цвет:

За I квартал 2018 года


Информация Службы по делам архивов

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

о проведении проверок

за I квартал 2018 года

На основании плана проведения проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Архивная служба Югры) на 2018 год, согласованного с Прокуратурой Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и утвержденного приказом Архивной службы Югры от 11 декабря 2017 года № 146, в I квартале 2018 года проведена одна проверка в бюджетном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Природный парк «Самаровский чугас» (с 29 марта по 25 апреля 2018 года).

Результаты проверки зафиксированы в проверочном листе и акте проверки № 1 от 25 апреля 2018 года.

Выявлено 26 нарушений действующих «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждённых Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526.

При проведении проверки были выделены следующие нарушения:

не заведены основные учетные документы архива организации;

не все участки работы учреждения охвачены согласованной номенклатурой дел;

экспертиза ценности документов при передаче их на хранение в архив организации проводится неполно и формально;

заседания экспертной комиссии учреждения не проводятся;

в папки текущего делопроизводства группируются документы не только текущего года (за исключением переходящих), но и за предыдущие годы;

встречаются случаи неверного оформления дел постоянного и долговременного сроков хранения;

не проставлен архивный шифр на делах, внесенных в годовые разделы сводных описей;

не обеспечивается прием-передача документов архива организации при смене лиц, ответственных за архив и т.д.

Вынесено предписание об устранении выявленных нарушений законодательства в сфере архивного дела с указанием сроков устранения.

Основные причины нарушений:

отсутствие системы организационных документов в организации - источнике комплектования;

низкая значимость вопросов архивного дела и делопроизводства в организации;

низкая квалификация большинства специалистов организаций в области делопроизводства и архивного дела;

отсутствие процедуры передачи дел при смене ответственных лиц.

Для устранения нарушений, а также причин, повлекших нарушения законодательства, организацией разработан план мероприятий, включающий необходимые соответствующие меры.

Архивной службой Югры осуществляется должный контроль за устранением выявленных нарушений.

Опубликовано: 21.06.2018 12:39        Обновлено: 22.06.2018 15:54