Форма проверочного листа для проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей
Приложение
к приказу Службы по делам архивов
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
от 29.03.2018 г. № 28-Пр-32
ФОРМА ПРОВЕРОЧНОГО ЛИСТА
(список контрольных вопросов)
используемого Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного
округа - Югры при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле
на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
1. Наименование органа, осуществляющего плановую проверку – Служба по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
2. Вид государственного контроля - региональный государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.
3. Вид деятельности юридических лиц, индивидуальных предпринимателей ___________________________________________________________________________________________________.
4. Предмет проверки:
соблюдение юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – подконтрольные субъекты) обязательных требований в сфере хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленных законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.
5. Ограничение предмета плановой проверки обязательными требованиями:
не установлено Порядком организации и осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, утвержденным постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 2 июня 2017 года № 216-п.
6. Наименование органа государственного контроля и реквизиты правового акта об утверждении формы проверочного листа:
Служба по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее - Служба);
приказ Службы «Об утверждении формы проверочного листа (список контрольных вопросов), используемого Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» от 28.08.2017 № 106.
7. Приказ Службы о проведении плановой проверки:________________________________________________________.
8. Учетный номер проверки и дата присвоения учетного номера проверки в едином реестре проверок:
________________________________________________________________________________________________________ .
9. Полное наименование подконтрольного субъекта согласно выписке из ЕГРЮЛ (ЕГРИП): ИНН, КПП, ОГРН (ОГРНИП): ________________________________________________________________________________________ .
10. Адрес местонахождения подконтрольного субъекта, телефон, факс, адрес электронной почты:
______________________________________________________________________________________________________ .
11. Место проведения плановой проверки с заполнением проверочного листа и (или) указание на используемые подконтрольным субъектом производственные объекты: ____________________________________________________.
12. Должность, фамилия, имя, отчества руководителя подконтрольного субъекта (согласно выписке из ЕГРЮЛ (ЕГРИП): ___________________________________________________________________________________________.
13. Должность, фамилия и инициалы должностного(ых) лица (лиц), проводящего(их) плановую проверку:
1. _________________________________________________________________________________________________;
2. _________________________________________________________________________________________________;
3.__________________________________________________________________________________________________.
14. Должность, фамилия и инициалы должностного(ых) лица (лиц) юридического лица, присутствующего(их) при проведении плановой проверки и заполнении проверочного листа (при проведении выездной проверки):
1. _________________________________________________________________________________________________.
2. _______________________________________________________________________________________________.
15. Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований, ответ на которые однозначно свидетельствует об исполнении/неисполнении подконтрольным субъектом обязательных требований, составляющих предмет проверки, в соотнесении с нормативными правовыми актами:
№ п/п |
Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований |
Реквизиты нормативных правовых актов, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования |
Соблюдение обяза-тель-ного требо-вания (+/-, Ч[1])
|
Комментарии, необходимая пояснительная информация и т.д. |
I. Наличие организационно-распорядительных документов, регулирующих архивное дело в подконтрольном субъекте
|
||||
1 |
Наличие правового акта о создании архива и положения об архиве организации (предприятия, учреждения) |
Статьи 5, 13, 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; пункты 1.3, 1.4, 1.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерством культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее - Правила) |
|
|
2 |
Наличие организационно-распорядительных документов о назначении ответственного за архив в организации (учреждении, на предприятии), за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного Фонда Российской Федерации (за архив), а также их учет, комплектование и использование, передачу на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы, в т.ч. документов по личному составу. (Приказ, должностные инструкции (регламенты), положение о структурном подразделении организации и другие локальные правовые акты, на основании которых за сотрудником (должностным лицом) закреплены обязанности по обеспечению сохранности архивных документов, их учету, комплектованию и использованию) |
статьи 5, 13, 17, 19, 21, 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; пункты 1.3, 1.4, 2.9, 2.10 Правил |
|
|
II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в подконтрольном субъекте
|
||||
3 |
Наличие помещения под архив, соответствующего нормативным требованиям к хранению архивных документов: |
пункты 2.14, 2.15, 2.16, 2.17, 2.34, 2.35, 2.36, 2.37-2.46 Правил
|
|
|
|
- имеется ли отдельное помещение под архив или хранение документов; |
|
|
|
|
- не расположено ли оно в подвальном или чердачном помещении; |
|
|
|
|
- изолированы ли рабочие комнаты от помещения (ний), где хранятся архивные документы; |
|
|
|
|
- площадь помещения[2]; |
|
|
|
|
- наличие отопления; |
|
|
|
|
- наличие труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды; |
|
|
|
|
- наличие стеллажей, шкафов, их виды (деревянные, металлические и др.), нумерация стеллажей, наличие топографических указателей (постеллажного и пофондового[3]); - наличие средств хранения (коробки, папки, ярлыки); - хранятся ли архивные документы в систематизированном порядке в пределах архивного фонда на стеллажах (шкафах) в порядке, соответствующем описям дел, документов; - проводилась ли проверка наличия и состояния документов в архиве организации, оформление документов по итогам проверки, был ли организован розыск архивных документов в случае установления отсутствия дел, документов; - соблюдаются ли правила выдачи, учета (регистрации) выдачи архивных документов |
|
|
|
4 |
Соблюдение противопожарного режима в здании и/или помещении для хранения архивных документов. Наличие в помещении архива: - пожарной сигнализации; - первичных средств пожаротушения; - журналов их учета |
пункты 2.14, 2.15, 2.17, 2.22 Правил |
|
|
5 |
Соблюдение охранного режима в помещении для хранения архивных документов: |
пункты 2.14, 2.15, 2.20, 2.23. Правил |
|
|
|
- наличие охранной сигнализации; |
|
|
|
|
- наличие дверей с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома; |
|
|
|
|
- наличие на дверях замков повышенной секретности; |
|
|
|
|
- оборудованы ли окна первого этажа запирающимися решетками; |
|
|
|
|
- наличие порядка сдачи под охрану и снятия с охраны помещений архива, установленного руководством организации (предприятия, учреждения); |
|
|
|
|
- наличие порядка сдачи под охрану и снятия с охраны помещений архива, установленного руководством организации (предприятия, учреждения) |
|
|
|
6 |
Соблюдение температурно-влажностного режима в помещении для хранения архивных документов: |
пункты 2.19, 2.25, 2.26 Правил |
|
|
|
- соответствие показателей установленным нормам; |
|
|
|
|
- наличие средств измерения и контроля температурно-влажностного режима; |
|
|
|
|
- наличие журнала для учета показаний приборов контроля температуры и влажности; |
|
|
|
|
- наличие вентиляции либо системы климат-контроля в помещении[4] |
|
|
|
7 |
Соблюдение светового режима в помещении для хранения архивных документов: - осуществляется ли хранение архивных документов в темноте; - вид освещения (закрытые плафоны); - наличие штор, светорассеивателей, защитных фильтров, жалюзи на окнах и др. |
пункт 2.24 Правил |
|
|
8 |
Соблюдение санитарно-гигиенического режима в помещении для хранения архивных документов: |
пункты 2.27, 2.28, 2.29 Правил |
|
|
|
- периодичность проведения уборок; |
|
|
|
|
- периодичность проведения обеспыливания коробок с документами (один раз в год); - периодичность проведения обследований с целью обнаружения насекомых, плесени, грызунов (2 раза в год в начале и по окончанию года); - отсутствие в помещении посторонних предметов. |
|
|
|
9 |
Соблюдение порядка проведения и периодичность проверок наличия и состояния документов в архиве организации (предприятия, учреждения) |
пункты 2.39-2.43 Правил |
|
|
10 |
Наличие актов проверки наличия и состояния архивных документов и соответствующих записей, внесенных в учетные документы по итогам проверки наличия и состояния архивных документов |
пункт 2.43 Правил |
|
|
11 |
Наличие актов об утрате документов, согласованного с экспертной комиссией и утвержденного руководством организации (предприятия, учреждения), прилагаемой к нему справки о проведении розыска |
пункты 2.44, 3.15, 4.32, 6.8 Правил |
|
|
12 |
Наличие письменных разрешений руководителя архива или руководителя (структурного подразделения) организации (учреждения, предприятия) на выдачу архивных документов |
пункты 2.45 Правил |
|
|
13 |
Соблюдение порядков и сроков выдачи архивных документов, в том числе электронных документов |
пункты 2.45-2.48 Правил |
|
|
14 |
Наличие книги выдачи архивных документов, описей дел, копий фонда пользования |
пункт 2.46 Правил |
|
|
15 |
Оформление выдачи сотрудникам архивных документов, дел, копий фонда пользования, описей дел, документов из архивохранилища заказом (служебной запиской) на выдачу документов |
пункт 2.46 Правил |
|
|
16 |
Оформление выдачи архивных документов, копий фонда пользования в сторонние организации актом о выдаче дел во временное пользование |
пункт 2.46 Правил |
|
|
17 |
Использование карт- |
пункт 2.47 Правил |
|
|
18 |
Наличие листов использования и листов-заверителей в архивных документах, выдаваемых из архивохранилища |
пункт 2.47 Правил |
|
|
III. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в подконтрольном субъекте
|
||||
19 |
Наличие паспорта архива организации (учреждения, предприятия) и пояснительная записка к нему |
пункты 3.1, 3.2, 3.12 Правил |
|
|
20 |
Наличие книги учета поступления и выбытия дел, документов установленной формы |
пункты 3.6, 3.7 Правил |
|
|
21 |
Наличие списка фондов установленной формы |
пункты 2.3, 3.3, 3.6, 3.8 Правил |
|
|
22 |
Наличие листа/ов фонда/ов установленной формы |
пункты 3.6, 3.9 Правил |
|
|
23 |
Наличие, оформление и комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, утвержденных и согласованных Экспертно-проверочной методической комиссией Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - ЭПМК Службы) |
пункты 3.6, 3.10, 4.10 – 4.12, 4.31-4.34, 5.5 Правил |
|
|
24 |
Наличие реестра описей установленной формы |
пункты 3.6., 3.11 Правил |
|
|
25 |
Наличие дела фонда |
пункт 3.15 Правил |
|
|
26 |
Соблюдение порядка учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации |
статьи 16, 19 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; пункты 3.14 - 3.15 Правил
|
|
|
27 |
Наличие актов о технических ошибках в учетных документах архива организации (предприятия, учреждения) установленной формы |
пункты 2.43., 3.15 Правил |
|
|
28 |
Наличие акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) установленной формы |
пункт 3.15 Правил |
|
|
IV. Организация комплектования в организации архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
|
||||
29 |
Наличие документов, подтверждающих решения о включении архивных документов (договор/соглашение с собственником архивных документов) в состав Архивного фонда Российской Федерации |
статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; пункт 4.4 Правил |
|
|
30 |
Наличие согласованной ЭПМК Службы и утвержденной руководителем организации (предприятия, учреждения) номенклатуры дел, закрепляющей порядок формирования и учета дел в делопроизводстве[5]; - дата согласования ЭПМК Службы; - номенклатура на текущий год перепечатана и утверждена руководителем; - в случае изменения функций, структуры организации пересоставлялась ли номенклатура дел, предоставлялась ли на согласование и утверждена ли руководителем; -заполняется итоговая запись в конце делопроизводственного года |
пункты 4.14 - 4.18 Правил
пункт 4.18 Правил
пункт 4.18 Правил
пункт 4.18 Правил |
|
|
31 |
Наличие инструкции по делопроизводству (Требования ГОСТ обязывают любую организацию сформулировать и зафиксировать принципы политики в области делопроизводства, для того, чтобы организация смогла обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности и является обязательным условием для ее включения в информационные ресурсы). |
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования |
|
|
32 |
Наличие и работа экспертной комиссии (далее - ЭК), проведение экспертизы ценности документов: |
|
|
|
|
- наличие приказа о создании ЭК, его номер и дата; |
пункты 5, 6 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; пункты 4.7 -4.11 Правил |
|
|
|
- состав Экспертной комиссии; |
|
|
|
|
- наличие положения об ЭК, согласованного с ЭПМК Архивной службы Югры; |
|
|
|
|
- наличие планов, протоколов ЭК. |
|
|
|
|
- соблюдение сроков и порядка проведения экспертизы ценности в организации; |
пункты 4.3-4.6, 4.10, 4.11 Правил |
|
|
|
- наличие фактов утраты или несанкционированного уничтожения документов Архивного фонда Российской Федерации; |
пункты 3.15, 4.3 – 4.6, 4.10 – 4.13 Правил |
|
|
|
- соблюдение порядка уничтожения документов. Наличие актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и других документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию) |
пункты 3.15, 4.3 – 4.6, 4.10 – 4.13 Правил |
|
|
33 |
Наличие графика передачи дел в архив из структурных подразделений, утвержденного руководителем организации (учреждения, предприятия) |
пункт 4.33 Правил |
|
|
34 |
Соблюдение порядка приема - передачи дел в архив организации (учреждения, предприятия) из структурных подразделений, в том числе электронных документов |
пункты 4.33-4.34 Правил |
|
|
35 |
Наличие описей, их качество: полнота описания документов в описях, наличие и состояние описанных дел в организации[6]: |
Пункт 5.5 Правил |
|
|
|
- дел постоянного срока хранения; |
|
|
|
|
- дел по личному составу; |
|
|
|
|
- дел описей других видов; |
|
|
|
|
- наличие дел согласно описям, качество научного описания. |
|
|
|
36 |
Наличие, оформление и физическое состояние архивных документов и документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе электронных документов(единиц хранения)[7]: |
пункты 4.19 - 4.30, 4.34 Правил |
|
|
|
- дела подшиты и оформлены технически правильно; |
|
|
|
|
- реквизиты, указанные на обложках дел соответствуют реквизитам, указанным в описи; |
|
|
|
|
- листы пронумерованы, имеются листы-заверители; |
|
|
|
|
- обложки оформлены правильно |
|
|
|
37 |
Наличие и качество научно-справочного аппарата к описи: - титульный лист; - переименования; - предисловие; - соответствие формы описи нормативным требованиям; - полнота состава документов дел (соответствие номенклатуре дел); - наличие исторической справки, дополнения к ней. |
пункт 5.5 Правил
|
|
|
V. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организациях
|
||||
38 |
Соблюдение порядка доступа к архивным документам с учетом ограничений установленных законодательством Российской Федерации и/или условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в архив[8] |
Статьи 24 - 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; пункты 5.2, 5.20 Правил |
|
|
39 |
Наличие письменных разрешений гражданина, наследников данного гражданина на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также к сведениям, создающим угрозу для его безопасности |
Статья 25 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» |
|
|
40 |
Наличие исторической справки к фонду |
пункт 5.6 Правил |
|
|
41 |
Учет использования архивных документов, в том числе выдачи архивных справок, выписок, копий документов. Наличие книги (базы данных) регистрации поступающих запросов |
пункт 5.8 Правил |
|
|
42 |
Соблюдение порядка и сроков исполнения запросов пользователей. Наличие запросов (заявлений, писем) пользователей о предоставлении информации |
пункты 5.9 - 5.10 Правил |
|
|
43 |
Соблюдение порядка оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов, а также порядка получения их пользователями |
Статья 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; пункты 5.11 - 5.18 Правил |
|
|
44 |
Наличие актов об изъятии из дел (возвращении) подлинных личных документов и копий взамен изъятых документов[9] |
пункт 5.17 Правил |
|
|
45 |
Наличие разрешения руководителя организации на изъятие из дел (возвращение) подлинных личных документов[10] |
пункт 5.17 Правил |
|
|
46 |
Соблюдение порядка работы пользователей с архивными документами в читальном зале[11] |
пункт 5.19 Правил |
|
|
VI. Организация передачи документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации на хранение в государственный или муниципальный архив
|
||||
47 |
Соблюдение сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов до их передачи на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив |
статьи 22, 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» пункты 4.1 - 4.2, 6.5 Правил |
|
|
48 |
Наличие письменного разрешения государственного (муниципального) архива о продлении сроков хранения документов в архиве организации (учреждения, предприятия)[12] |
пункт 6.5 Правил |
|
|
49 |
Наличие актов приема-передачи документов на хранение установленной формы, правильность их заполнения.
|
пункты 3.15., 6.8 Правил |
|
|
50 |
Соблюдение порядка передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив |
пункты 6.6 - 6.8 Правил |
|
|
51 |
Наличие в организационно-распорядительных документах организации представителя государственного (муниципального) архива в составе ликвидационной комиссии в случае реорганизации или ликвидации организации |
пункты 7.1, 7.2 Правил |
|
|
52 |
Наличие актов приема-передачи документов архива организации, учетного и научно-справочного аппарата к ним при смене лица, ответственного за архив организации. |
пункты 7.2 Правил |
|
|
_____________________________________________________________ ________________ ___________________
(должность должностного лица, (подпись) (Ф.И.О.)
заполнившего проверочный лист)
______________________________
(дата заполнения)
_____________________________________________________________ ________________ ___________________
(должность должностного лица, (подпись) (Ф.И.О.)
представителя проверяемой организации, присутствовавшего
при заполнении проверочного листа)
______________________________
(дата заполнения)
[1] «+» - требование соблюдено, «-» - требование не соблюдено, «Ч» - требование соблюдено частично.
[2] Указать примерную площадь помещения, выделенного для хранения документов.
[3] При большом количестве фондов.
[4] Указать вид вентиляции либо системы климат-контроля, ее основные характеристики, модель.
[5] Для организаций - источников комплектования архивов.
[6] Указать количество описей, составленных в организации, их виды, оценить качество их составления, полноту описания.
[7] Отдельно описать: дела постоянного срока хранения, временно находящиеся на хранении в организации, дела долговременного срока хранения, на которые имеются утвержденные либо согласованные описи дел, дела коротких сроков хранения, дела на других видах носителей.
[8] Заполняется при наличии документов, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации и/или условиями, которые установили собственники или владельцы архивных документов.
[9] Заполняется в случае наличия фактов изъятия подлинных личных документов из дел.
[10] Заполняется в случае наличия фактов изъятия подлинных личных документов из дел.
[11] При отсутствии читального зала, распространяется на специально выделенное помещение, выделенное для работы пользователей с архивными документами.
[12] Заполняется при наличии в архиве организации (учреждения, предприятия) документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся сверхустановленного срока.