Размер:
Цвет:

Форма проверочного листа для проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

Приложение

к приказу Службы по делам архивов

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

от 29.03.2018 г. № 28-Пр-32

ФОРМА ПРОВЕРОЧНОГО ЛИСТА

(список контрольных вопросов)

используемого Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного

округа - Югры при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле

на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

1.    Наименование органа, осуществляющего плановую проверку – Служба по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

2.    Вид государственного контроля - региональный государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

3.    Вид деятельности юридических лиц, индивидуальных предпринимателей ___________________________________________________________________________________________________.

4.    Предмет проверки:

соблюдение юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – подконтрольные субъекты) обязательных требований в сфере хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленных законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного        округа – Югры.

5.    Ограничение предмета плановой проверки обязательными требованиями:

не установлено Порядком организации и осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, утвержденным постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 2 июня 2017 года № 216-п.

6.    Наименование органа государственного контроля и реквизиты правового акта об утверждении формы проверочного листа:

Служба по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее - Служба);

приказ Службы «Об утверждении формы проверочного листа (список контрольных вопросов), используемого Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» от 28.08.2017 № 106.

7.    Приказ Службы о проведении плановой проверки:________________________________________________________.

8.    Учетный номер проверки и дата присвоения учетного номера проверки в едином реестре проверок:

________________________________________________________________________________________________________ .

9.    Полное наименование подконтрольного субъекта согласно выписке из ЕГРЮЛ (ЕГРИП): ИНН, КПП, ОГРН (ОГРНИП): ________________________________________________________________________________________ .

10.                       Адрес местонахождения подконтрольного субъекта, телефон, факс, адрес электронной почты:

______________________________________________________________________________________________________ .

11.                       Место проведения плановой проверки с заполнением проверочного листа и (или) указание на используемые подконтрольным субъектом производственные объекты: ____________________________________________________.

12.                       Должность, фамилия, имя, отчества руководителя подконтрольного субъекта (согласно выписке из ЕГРЮЛ (ЕГРИП): ___________________________________________________________________________________________.

13. Должность, фамилия и инициалы должностного(ых) лица (лиц), проводящего(их) плановую проверку:

     1. _________________________________________________________________________________________________;

2. _________________________________________________________________________________________________;

3.__________________________________________________________________________________________________.

14. Должность, фамилия и инициалы должностного(ых) лица (лиц) юридического лица, присутствующего(их) при проведении плановой проверки и заполнении проверочного листа (при проведении выездной проверки):

1. _________________________________________________________________________________________________.

2. _______________________________________________________________________________________________.

15. Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований, ответ на которые однозначно свидетельствует об исполнении/неисполнении подконтрольным субъектом обязательных требований, составляющих предмет проверки, в соотнесении с нормативными правовыми актами:



№ п/п

Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований

Реквизиты нормативных

правовых актов, с указанием

их структурных единиц,

которыми установлены

обязательные требования

Соблюдение обяза-тель-ного требо-вания (+/-, Ч[1])

Комментарии, необходимая пояснительная информация и т.д.

I.                  Наличие организационно-распорядительных документов,

регулирующих архивное дело в подконтрольном субъекте

1

Наличие правового акта о создании архива и положения об архиве организации (предприятия, учреждения)

Статьи 5, 13, 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 1.3, 1.4, 1.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерством культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее - Правила)

2

Наличие организационно-распорядительных документов о назначении ответственного за архив в организации (учреждении, на предприятии), за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного Фонда Российской Федерации (за архив), а также их учет, комплектование и использование, передачу на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы, в т.ч. документов по личному составу.

(Приказ, должностные инструкции (регламенты), положение о структурном подразделении организации и другие локальные правовые акты, на основании которых за сотрудником (должностным лицом) закреплены обязанности по обеспечению сохранности архивных документов, их учету, комплектованию и использованию)

статьи 5, 13, 17, 19, 21, 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 1.3, 1.4, 2.9, 2.10 Правил

II.                   Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации

и других архивных документов в подконтрольном субъекте

3

Наличие помещения под архив, соответствующего нормативным требованиям к хранению архивных документов:

пункты 2.14, 2.15, 2.16, 2.17, 2.34, 2.35, 2.36, 2.37-2.46 Правил

- имеется ли отдельное помещение под архив или хранение документов;

- не расположено ли оно в подвальном или чердачном помещении;

- изолированы ли рабочие комнаты от помещения (ний), где хранятся архивные документы;

- площадь помещения[2];

- наличие отопления;

- наличие труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды;

- наличие стеллажей, шкафов, их виды (деревянные, металлические и др.), нумерация стеллажей, наличие топографических указателей (постеллажного и пофондового[3]);

- наличие средств хранения (коробки, папки, ярлыки);

- хранятся ли архивные документы в систематизированном порядке в пределах архивного фонда на стеллажах (шкафах) в порядке, соответствующем описям дел, документов;

- проводилась ли проверка наличия и состояния документов в архиве организации, оформление документов по итогам проверки, был ли организован розыск архивных документов в случае установления отсутствия дел, документов;

- соблюдаются ли правила выдачи, учета (регистрации) выдачи архивных документов

4

Соблюдение противопожарного режима в здании и/или помещении для хранения архивных документов.

Наличие в помещении архива:

- пожарной    сигнализации;

- первичных средств пожаротушения;

- журналов их учета

пункты 2.14, 2.15, 2.17, 2.22 Правил

5

Соблюдение охранного режима в помещении для хранения архивных документов:

пункты 2.14, 2.15, 2.20, 2.23. Правил

- наличие охранной сигнализации;

- наличие дверей с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома;

- наличие на дверях замков повышенной секретности;

- оборудованы ли окна первого этажа запирающимися решетками;

- наличие порядка сдачи под охрану и снятия с охраны помещений архива,

установленного руководством организации (предприятия, учреждения);

- наличие порядка сдачи под охрану и снятия с охраны помещений архива,

установленного руководством организации (предприятия, учреждения)

6

Соблюдение температурно-влажностного режима в помещении для хранения архивных документов:

пункты 2.19, 2.25, 2.26 Правил

- соответствие показателей установленным нормам;

- наличие средств измерения и контроля температурно-влажностного режима;

- наличие журнала для учета показаний приборов контроля температуры и влажности;

- наличие вентиляции либо системы климат-контроля в помещении[4]

7

Соблюдение светового режима в помещении для хранения архивных документов:

- осуществляется ли хранение архивных документов в темноте;

- вид освещения (закрытые плафоны);

- наличие штор,

светорассеивателей, защитных фильтров, жалюзи на окнах и др.

пункт 2.24 Правил

8

Соблюдение санитарно-гигиенического режима в помещении для хранения архивных документов:

пункты 2.27, 2.28, 2.29 Правил

- периодичность проведения уборок;

- периодичность проведения обеспыливания коробок с документами (один раз в год);

- периодичность проведения обследований с целью обнаружения насекомых, плесени, грызунов (2 раза в год в начале и по окончанию года);

- отсутствие в помещении посторонних предметов.

9

Соблюдение порядка проведения и периодичность проверок наличия и состояния документов в архиве организации (предприятия, учреждения)

пункты 2.39-2.43 Правил

10

Наличие актов проверки наличия и состояния архивных документов и соответствующих записей, внесенных в учетные документы по итогам проверки наличия и состояния архивных документов

пункт 2.43 Правил

11

Наличие актов об утрате

документов, согласованного с

экспертной комиссией и

утвержденного руководством

организации (предприятия,

учреждения), прилагаемой к

нему справки о проведении

розыска

пункты 2.44, 3.15, 4.32, 6.8 Правил

12

Наличие письменных разрешений руководителя архива или руководителя (структурного подразделения) организации (учреждения, предприятия) на выдачу архивных документов

пункты 2.45 Правил

13

Соблюдение порядков и сроков выдачи архивных документов, в том числе электронных документов

пункты 2.45-2.48 Правил

14

Наличие книги выдачи архивных документов, описей дел, копий фонда пользования

пункт 2.46 Правил

15

Оформление выдачи сотрудникам архивных документов, дел, копий фонда пользования, описей дел, документов из архивохранилища заказом (служебной запиской) на выдачу документов

пункт 2.46 Правил

16

Оформление выдачи архивных документов, копий фонда пользования в сторонние организации актом о выдаче дел во временное пользование

пункт 2.46 Правил

17

Использование карт-
заместителей при выдаче
архивных дел

пункт 2.47 Правил

18

Наличие листов использования и листов-заверителей в архивных документах, выдаваемых из архивохранилища

пункт 2.47 Правил

III.           Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации

и других архивных документов в подконтрольном субъекте

19

Наличие паспорта архива организации (учреждения, предприятия) и пояснительная записка к нему

пункты 3.1, 3.2, 3.12 Правил

20

Наличие книги учета поступления и выбытия дел, документов установленной формы

пункты 3.6, 3.7 Правил

21

Наличие списка фондов установленной формы

пункты 2.3, 3.3, 3.6, 3.8 Правил

22

Наличие листа/ов фонда/ов установленной формы

пункты 3.6, 3.9 Правил

23

Наличие, оформление и комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, утвержденных и согласованных Экспертно-проверочной методической комиссией Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - ЭПМК Службы)

пункты 3.6, 3.10, 4.10 – 4.12, 4.31-4.34, 5.5 Правил

24

Наличие реестра описей установленной формы

пункты 3.6., 3.11 Правил

25

Наличие дела фонда

пункт 3.15 Правил

26

Соблюдение порядка учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

статьи 16, 19 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 3.14 - 3.15 Правил

27

Наличие актов о технических ошибках в учетных документах архива организации (предприятия, учреждения) установленной формы

пункты 2.43., 3.15 Правил

28

Наличие акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) установленной формы

пункт 3.15 Правил

IV.           Организация комплектования в организации архива документами

Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

29

Наличие документов, подтверждающих решения о включении архивных документов (договор/соглашение с собственником архивных документов) в состав Архивного фонда Российской Федерации

статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункт 4.4 Правил

30

Наличие согласованной ЭПМК Службы и утвержденной руководителем организации (предприятия, учреждения) номенклатуры дел, закрепляющей порядок формирования и учета дел в делопроизводстве[5];

- дата согласования ЭПМК Службы;

- номенклатура на текущий год перепечатана и утверждена руководителем;

- в случае изменения функций, структуры организации пересоставлялась ли номенклатура дел, предоставлялась ли на согласование и утверждена ли руководителем;

-заполняется итоговая запись в конце делопроизводственного года

пункты 4.14 - 4.18 Правил

пункт 4.18 Правил

пункт 4.18 Правил

пункт 4.18 Правил

31

Наличие инструкции по делопроизводству

(Требования ГОСТ обязывают любую организацию сформулировать и зафиксировать принципы политики в области делопроизводства, для того, чтобы организация смогла обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности и является обязательным условием для ее включения в информационные ресурсы).

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования

32

Наличие и работа экспертной комиссии (далее - ЭК), проведение экспертизы ценности документов:

- наличие приказа о создании ЭК, его номер и дата;

пункты 5, 6 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 4.7 -4.11 Правил

- состав Экспертной комиссии;

- наличие положения об ЭК, согласованного с ЭПМК Архивной службы Югры;

- наличие планов, протоколов ЭК.

- соблюдение сроков и порядка проведения экспертизы ценности в организации;

пункты 4.3-4.6, 4.10, 4.11 Правил

- наличие фактов утраты или несанкционированного уничтожения документов Архивного фонда Российской

Федерации;

пункты 3.15, 4.3 – 4.6, 4.10 – 4.13 Правил

- соблюдение порядка уничтожения документов.

Наличие актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и других документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию)

пункты 3.15, 4.3 – 4.6, 4.10 – 4.13 Правил

33

Наличие графика передачи дел в архив из структурных подразделений, утвержденного руководителем организации (учреждения, предприятия)

пункт 4.33 Правил

34

Соблюдение порядка приема - передачи дел в архив организации (учреждения, предприятия) из структурных подразделений, в том числе электронных документов

пункты 4.33-4.34 Правил

35

Наличие описей, их качество: полнота описания документов в описях, наличие и состояние описанных дел в организации[6]:

Пункт 5.5 Правил

- дел постоянного срока хранения;

- дел по личному составу;

- дел описей других видов;

- наличие дел согласно описям, качество научного описания.

36

Наличие, оформление и физическое состояние архивных документов и документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе электронных документов(единиц хранения)[7]:

пункты 4.19 - 4.30, 4.34 Правил

- дела подшиты и оформлены технически правильно;

- реквизиты, указанные на обложках дел соответствуют реквизитам, указанным в описи;

- листы пронумерованы, имеются листы-заверители;

- обложки оформлены правильно

37

Наличие и качество научно-справочного аппарата к описи:

- титульный лист;

- переименования;

- предисловие;

- соответствие формы описи нормативным требованиям;

- полнота состава документов дел (соответствие номенклатуре дел);

- наличие исторической справки, дополнения к ней.

пункт 5.5 Правил

V.               Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации

и других архивных документов в организациях

38

Соблюдение порядка доступа к архивным документам с учетом ограничений установленных законодательством Российской Федерации и/или условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в архив[8]

Статьи 24 - 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 5.2, 5.20 Правил

39

Наличие письменных разрешений гражданина, наследников данного гражданина на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также к сведениям, создающим угрозу для его безопасности

Статья 25 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

40

Наличие исторической справки к фонду

пункт 5.6 Правил

41

Учет использования архивных документов, в том числе выдачи архивных справок, выписок, копий документов. Наличие книги (базы данных) регистрации поступающих запросов

пункт 5.8 Правил

42

Соблюдение порядка и сроков исполнения запросов пользователей. Наличие запросов (заявлений, писем) пользователей о предоставлении информации

пункты 5.9 - 5.10 Правил

43

Соблюдение порядка оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов, а также порядка получения их пользователями

Статья 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 5.11 - 5.18 Правил

44

Наличие актов об изъятии из дел (возвращении) подлинных личных документов и копий взамен изъятых документов[9]

пункт 5.17 Правил

45

Наличие разрешения руководителя организации на изъятие из дел (возвращение) подлинных личных документов[10]

пункт 5.17 Правил

46

Соблюдение порядка работы пользователей с архивными документами в читальном зале[11]

пункт 5.19 Правил

VI.           Организация передачи документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

организации на хранение в государственный или муниципальный архив

47

Соблюдение сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов до их передачи на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив

статьи 22, 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

пункты 4.1 - 4.2, 6.5 Правил

48

Наличие письменного разрешения государственного (муниципального) архива о продлении сроков хранения документов в архиве организации (учреждения, предприятия)[12]

пункт 6.5 Правил

49

Наличие актов приема-передачи документов на хранение установленной формы, правильность их заполнения.

пункты 3.15., 6.8 Правил

50

Соблюдение порядка передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив

пункты 6.6 - 6.8 Правил

51

Наличие в организационно-распорядительных документах организации представителя государственного (муниципального) архива в составе ликвидационной комиссии в случае реорганизации или ликвидации организации

пункты 7.1, 7.2 Правил

52

Наличие актов приема-передачи документов архива организации, учетного и научно-справочного аппарата к ним при смене лица, ответственного за архив организации.

пункты 7.2 Правил

_____________________________________________________________                       ________________                               ___________________

                                          (должность должностного лица,                                                                                        (подпись)                                                                  (Ф.И.О.)     

                                        заполнившего проверочный лист)

______________________________

                       (дата заполнения)

_____________________________________________________________                       ________________                               ___________________

                                     (должность должностного лица,                                                                                     (подпись)                                                                   (Ф.И.О.)     

           представителя проверяемой организации, присутствовавшего

                                         при заполнении проверочного листа)

______________________________

                   (дата заполнения)




[1] «+» - требование соблюдено, «-» - требование не соблюдено, «Ч» - требование соблюдено частично.


[2] Указать примерную площадь помещения, выделенного для хранения документов.


[3] При большом количестве фондов.


[4] Указать вид вентиляции либо системы климат-контроля, ее основные характеристики, модель.


[5] Для организаций - источников комплектования архивов.


[6] Указать количество описей, составленных в организации, их виды, оценить качество их составления, полноту описания.


[7] Отдельно описать: дела постоянного срока хранения, временно находящиеся на хранении в организации, дела долговременного срока хранения, на которые имеются утвержденные либо согласованные описи дел, дела коротких сроков хранения, дела на других видах носителей.


[8] Заполняется при наличии документов, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации и/или условиями, которые установили собственники или владельцы архивных документов.


[9] Заполняется в случае наличия фактов изъятия подлинных личных документов из дел.


[10] Заполняется в случае наличия фактов изъятия подлинных личных документов из дел.


[11] При отсутствии читального зала, распространяется на специально выделенное помещение, выделенное для работы пользователей с архивными документами.


[12] Заполняется при наличии в архиве организации (учреждения, предприятия) документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся сверхустановленного срока.



Опубликовано: 21.06.2018 12:33        Обновлено: 24.09.2020 17:59