№ п/п

Вопросы, отражающие содержание обязательных требований

Реквизиты нормативных

правовых актов с указанием

их структурных единиц,

которыми установлены

обязательные требования

Ответы

на контрольные вопросы
(да/нет/ н.р.[1])

Комментарий

1. Соблюдение требований к обеспечению сохранности архивных документов

1.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие организационно-распорядительных документов, в которых закреплены функции и полномочия подконтрольного субъекта по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов:

1.1.

устава (положения) подконтрольного субъекта?

Часть 1 статьи 13, части 4, 5 статьи 14, Федерального закона от 22.10.2004
№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
(далее – ФЗ № 125-ФЗ);

часть 16 статьи 15, часть 22 статьи 16 Федерального закона от 06.10.2003
№ 131-ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации»

1.2.

положения о структурных подразделениях подконтрольного субъекта?

1.3.

должностных инструкций (должностных регламентов) специалистов подконтрольного субъекта?

2.

Обеспечено ли проверяемым лицом соответствие здания(й) и(или) помещений основного назначения здания(й), предназначенного(ых) для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, установленным требованиям?

Пункты 3.1, 3.2, 3.3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 № 24 (далее – Правила)

3.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие документов, подтверждающих соответствие приспособленных здания(ий) и(или) помещения(ий) для размещения архивных документов?

Часть 5 статьи 14, части 1 и 2 статьи 15 ФЗ № 125-ФЗ;

Пункт 3.2 Правил

4.

Обеспечено ли проверяемым лицом соответствие архивохранилища установленным требованиям?

Пункт 3.3 Правил

5.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдение требований к хранению фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем?

Пункты 3.4, 5.2 Правил

6.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие оборудования для хранения архивных документов, соответствующего установленным требованиям?

Пункт 4.1 Правил

7.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдение нормативов установки стационарных стеллажей, шкафов, сейфов, шкафов-стеллажей в архивохранилищах?

Пункты 4.2, 4.3 Правил

8.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие соответствующей требованиям нумерации помещений, стеллажей, шкафов, сейфов и полок, предназначенных для хранения архивных документов?

Пункт 4.4 Правил

9.

Назначено ли проверяемым лицом ответственное лицо за пожарную безопасность, которое обеспечивает соблюдение требований пожарной безопасности?

Пункт 5.1 Правил

10.

Разработана ли проверяемым лицом инструкция о мерах пожарной безопасности?

Пункт 1.9 Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12.01.2009 № 3 (далее – Специальные правила)

11.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие инструкции о действиях персонала по эвакуации людей при пожаре?

Пункт 1.9 Специальных правил

12.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие табличек с номером телефона для вызова пожарной охраны и ответственного лица за противопожарное состояние?

Пункт 2.16 Специальных правил

13.

Обеспечены (оснащены) ли проверяемым лицом здание(я) и(или) помещение(я) системы (установки) оповещения людей о пожаре?

Пункт 1.9 Специальных правил

14.

Обеспечено ли проверяемым лицом ведение журнала учета наличия и состояния первичных средств пожаротушения?

Пункт 9.5 Специальных правил

15.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие правового акта об установлении противопожарного режима с приложением инструкции о мерах пожарной безопасности?

Пункт 1.9 Специальных правил

16.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие инструкции, определяющей действия персонала по обеспечению безопасной и быстрой эвакуации людей при пожаре (с массовым пребыванием людей (50 и более человек)?

Пункт 1.9 Специальных правил

17.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие и размещение на видном месте плана (схемы) эвакуации людей в случае пожара?

Пункт 1.9 Специальных правил

18.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие системы (установки) оповещения людей о пожаре?

Пункт 9.5 Специальных правил

19.

Организовано ли проверяемым лицом не реже, чем 1 раз в полгода, проведение учебных тревог (практические тренировки) по отработке действий персонала на случай пожара?

Пункт 5.1 Правил,

пункт 1.12 Специальных правил

20.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие инструкции о пропускном и внутриобъектовом режимах, утвержденной локальным актом подконтрольного субъекта и согласованной с организацией, осуществляющей охрану на основании договора?

Пункт 5.3 Правил

21.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие договора с организацией, осуществляющей охрану здания(й) и(или) помещения(ий), в которых размещаются архивные документы?

Пункт 5.3 Правил

22.

Обеспечено ли проверяемым лицом оснащение средствами охранной сигнализации помещений, в которых:

22.1.

постоянно или временно хранятся архивные документы?

Пункт 5.7 Правил

22.2.

установлено серверное оборудование?

Пункт 5.7 Правил

22.3.

основной вход в здание при отсутствии круглосуточного поста охраны?

Пункт 5.7 Правил

22.4.

аварийные и запасные выходы?

Пункт 5.7 Правил

23.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие опечатывающих устройств помещений, в которых:

23.1.

постоянно или временно хранятся архивные документы?

Пункт 5.8 Правил

23.2.

установлено серверное оборудование?

Пункт 5.8 Правил

23.3.

основной вход в здание при отсутствии круглосуточного поста охраны?

Пункт 5.8 Правил

23.4.

аварийные и запасные выходы?

Пункт 5.8 Правил

24.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие:

24.1.

установленной экземплярности ключей от архивохранилищ с соблюдением требований к их хранению?

Пункт 5.9 Правил

24.2.

журнала регистрации ключей от помещений архивохранилищ?

Пункт 5.9 Правил

25.

Обеспечено ли проверяемым лицом оборудование помещений, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, дверями повышенной технической укрепленности и(или) замками усиленной секретности?

Пункт 5.9 Правил

26.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдение параметров воздушной среды в помещении(ях), в которых размещены архивные документы?

Пункты 5.13-5.16 Правил

27.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие в архивохранилище:

27.1.

комплекта контрольно-измерительных приборов (термометр и гигрометр или термогигрометр)?

Пункт 5.17 Правил

27.2.

журнала учета показаний контрольно-измерительных приборов?

Пункт 5.17 Правил

28.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдение требований к световому режиму в помещениях с архивными документами?

Пункты 5.18-5.20 Правил

29.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдений требований к санитарно-гигиеническому режиму в архивохранилище(ах)?

Пункты 5.22-5.25 Правил

30.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдение требований к первичным средствам хранения архивных документов?

Пункты 6.1-6.5 Правил

31.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдение требований к хранению электронных документов?

Пункты 7.1-7.3 Правил

32.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдение требований к размещению архивных документов?

Пункты 8.1-8.3 Правил

33.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие:

33.1.

пофондового и постеллажного топографических указателей, соответствующих установленным требованиям?

Пункт 8.4 Правил

33.2.

плана (схемы) размещения архивных фондов, соответствующего установленным требованиям?

Пункт 8.4 Правил

34.

Обеспечено ли проверяемым лицом проведение плановых или внеплановых проверок наличия и состояния архивных документов в установленных случаях (далее – проверка наличия)?

Пункты 10.1, 10.2 Правил

35.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие документов по организации и итогам проведения проверки наличия и состояния архивных документов:

35.1.

плана проведения проверок наличия, утвержденного руководителем подконтрольного субъекта?

Пункт 10.2 Правил

35.2.

листа(ов) проверки наличия?

Пункт 10.4 Правил

35.3.

акта проверки наличия?

Пункт 10.4 Правил

35.4.

актов о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении архивных документов, о неисправимых повреждениях документов?

Пункт 10.4 Правил

35.5.

акта о необнаружении документов, возможности розыска которых исчерпаны и справки о проведении розыска?

Пункт 10.8 Правил

36.

Обеспечено ли проверяемым лицом ведение централизованного учета необнаруженных архивных документов?

Пункт 10.7 Правил

37.

Обеспечено ли проверяемым лицом внесение изменений в необходимые учетные документы по итогам проверок наличия?

Пункт 10.6 Правил

38.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие картотек учета результатов проверки физико-химического и технического состояния архивных документов?

Пункт 11.9 Правил

39.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие документов, являющихся основанием для снятия с учета архивных документов с повреждениями носителей и информации:

39.1.

решение ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти автономного округа в сфере архивного дела о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета?

Пункт 13.2 Правил

39.2.

приказ руководителя подконтрольного субъекта о снятии с учета неисправимо поврежденного документа?

Пункты 13.1, 13.2. Правил

40.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдение требований к выдаче архивных документов, в т.ч. соблюдение сроков выдачи и наличие:

40.1.

письменных указаний руководителя подконтрольного субъекта о выдаче архивных дел?

Пункты 14.1, 14.3 Правил

40.2.

архивного шифра на деле, листа-заверителя, листа использования?

Пункт 14.5 Правил

40.3.

гарантийных писем при выдаче во временное пользование?

Пункт 14.1 Правил

40.4.

заказов (требований) или актов о выдаче архивных документов во временное пользование?

Пункты 14.1, 14.7 Правил

40.5.

книги учета выдачи архивных документов?

Пункты 14.8, 14.9 Правил

40.6.

карт-заместителей?

Пункт 14.10 Правил

40.7.

листов использования?

Пункт 14.5 Правил

2. Соблюдение требований к ведению учета архивных документов

41.

Обеспечено ли проверяемым лицом ведение автоматизированного учета архивных документов с использованием государственной информационной системы «Архивный фонд»?

Пункт 21.1 Правил

42.

Установлен ли проверяемым лицом состав учетных документов, последовательность выполнения работ по учету, а также схема учета архивных документов:

42.1.

в целом по подконтрольному субъекту?

Пункт 21.2 Правил

42.2.

по каждому архивохранилищу в отдельности?

Пункт 21.2 Правил

43.

Обеспечен ли проверяемым лицом учет архивных документов по фондам (объединенным архивным фондам, архивным коллекциям), единицам хранения, а также единицам учета (для аудиовизуальных документов) в соответствии с установленными требованиями?

Пункты 22.1-22.6 Правил

44.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие и ведение, в соответствии с установленными требованиями обязательных учетных документов архива:

44.1.

книги учета поступлений документов?

Пункт 23.2 Правил

44.2.

списка фондов?

Пункт 23.2 Правил

44.3.

листа фонда?

Пункт 23.2 Правил

44.4.

описей дел, документов?

Пункт 23.2 Правил

44.5.

реестра описей дел, документов?

Пункт 23.2 Правил

44.6.

паспорта архива?

Пункт 23.2 Правил

44.7.

паспорта архивохранилища?

Пункт 23.2 Правил

44.8.

дела фонда?

Пункт 23.2 Правил

44.9.

листа-заверителя дела?

Пункт 23.2 Правил

44.10.

описей единиц хранения научно-технической документации (для научно-технической документации)?

Пункт 23.3 Правил

44.11.

внутренней описи документов единицы хранения научно-технической документации (для несброшюрованной научно-технической документации)?

Пункт 23.3 Правил

44.12.

описей кинодокументов, описей фотодокументов, описей фотоальбомов, описей фонодокументов магнитной записи, описей фонодокументов механической записи, описей видеодокументов; листа учета аудиовизуальных документов; дела сдатчика документов (для аудиовизуальных документов)?

Пункт 23.3 Правил

44.13.

описей электронных дел, документов (для электронных документов)?

Пункт 23.3 Правил

44.14.

листа учета и описания уникального документа; внутренней описи документов дела, в состав которого входят уникальные документы; списка фондов, содержащих особо ценные документы; описей особо ценных дел, документов; реестра описей особо ценных дел, документов (для особо ценных и уникальных документов)?

Пункт 23.3 Правил

44.15.

описей страхового фонда на микрофишах; описей страхового фонда на рулонной пленке (для страхового фонда)?

Пункт 23.3 Правил

44.16.

книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах; книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке (для страхового фонда и фонда пользования на микроформах)?

Пункт 23.3 Правил

44.17.

книги учета носителей электронного фонда пользования (для электронного фонда пользования на физически обособленных носителях)?

Пункт 23.3 Правил

45.

Обеспечено ли проверяемым лицом размещение обязательных учетных документов, в том числе первых экземпляров описей дел, документов в изолированном помещении или рабочей комнате работника(ов), ответственного(ых) за учет документов?

Пункт 24.1 Правил

46.

Обеспечено ли проверяемым лицом размещение вторых экземпляров описей дел, документов в архивохранилище обособленно от архивных документов?

Пункт 24.2 Правил

47.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие документов, являющихся основанием постановки на учет и снятия с учета архивных документов:

47.1.

акта приема-передачи архивных документов на хранение?

Пункт 26.1 Правил

47.2.

акта приема на хранение документов личного происхождения?

Пункт 26.1 Правил

47.3.

акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению?

Пункт 26.1 Правил

47.4.

акта о неисправимых повреждениях архивных документов?

Пункт 26.1 Правил

47.5.

акта о необнаружении архивных документов, возможности розыска которых исчерпаны?

Пункт 26.1 Правил

47.6.

акта возврата архивных документов собственнику?

Пункт 26.1 Правил

47.7.

акта об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов?

Пункт 26.1 Правил

47.8.

акта о технических ошибках в учетных документах?

Пункт 26.1 Правил

47.9.

акта об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных?

Пункт 26.1 Правил

47.10.

акта о разделении, объединении дел (единиц хранения (единиц учета), включении в дело новых архивных документов?

Пункт 26.1 Правил

47.11.

акта описания архивных документов, переработки описей?

Пункт 26.1 Правил

48.

Обеспечено ли проверяемым лицом при приеме архивных документах внесение сведений в книгу учета поступлений документов?

Пункт 26.2 Правил

49.

Обеспечено ли проверяемым лицом внесение в реестр описей дел, документов впервые поступивших описей дел, документов?

Пункт 26.2 Правил

50.

Обеспечено ли проверяемым лицом внесение сведений о выбытии архивных документов, архивных фондов в реестр описей дел, документов, список фондов, в соответствии с установленными требованиями?

Пункт 26.3 Правил

51.

Обеспечено ли проверяемым лицом при выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда включение в дело фонда одного экземпляра описи дел, документов и листа фонда?

Пункт 26.3 Правил

52.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдение требований по ведению учета единиц хранения, имеющих в оформлении драгоценные металлы и камни?

Пункты 27.1-27.5 Правил

53.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдение требований по ведению учета особо ценных и уникальных документов?

Пункты 28.1, 28.2 Правил

54.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдение требований по ведению учета аудиовизуальных документов?

Пункты 29.1, 29.2 Правил

55.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдение требований по ведению учета электронных документов?

Пункты 30.1, 30.2 Правил

56.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдение требований по ведению учета копий архивных документов на правах подлинников?

Пункты 31.1, 31.2, 31.3 Правил

57.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдение требований к созданию, хранению и ведению учета страхового фонда уникальных и особо ценных документов?

Пункты 18.1-18.7, 32.1-32.5 Правил

58.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдение требований к созданию, хранению и ведению учета электронного фонда пользования?

Пункты 19.1-19.6, 33.1 Правил

59.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдение требований по ведению учета печатных изданий, музейных предметов в архиве?

Пункты 34.1-34.4 Правил

3. Соблюдение порядка комплектования архива

60.

Обеспечено ли проверяемым лицом составление и ведение списков источников комплектования, согласованных с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти автономного округа в сфере архивного дела и утвержденных руководителем подконтрольного субъекта:

60.1.

организаций – источников комплектования архива?

Статья 20 ФЗ № 125-ФЗ;

пункты 35.1-35.7 Правил

60.2.

граждан – источников комплектования архива?

Статья 20 ФЗ № 125-ФЗ;

пункты 35.1-35.7 Правил

61.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие договоров о включении в списки источников комплектования:

61.1.

с территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями, иными государственными органами Российской Федерации, расположенными на территории автономного округа (для государственных архивов автономного округа)?

Часть 2 статьи 21 ФЗ № 125-ФЗ;

пункт 35.2 Правил

61.2.

негосударственными организациями?

Часть 2 статьи 20 ФЗ № 125-ФЗ;

пункт 35.1 Правил

61.3.

гражданами?

Часть 2 статьи 20, часть 3 статьи 21
ФЗ № 125-ФЗ;

пункт 35.1 Правил

62.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие решений ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти автономного округа в сфере архивного дела о включении (исключении) организаций, граждан в (из) список источников комплектования архива?

Пункт 35.8 Правил

63.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие наблюдательных дел граждан и организаций – источников комплектования архива?

Пункт 35.9 Правил

64.

Обеспечено ли проверяемым лицом составление плана-графика приема документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом?

Пункт 37.2 Правил

65.

Обеспечено ли проверяемым лицом при приеме документов от граждан наличие:

65.1.

договоров купли-продажи / дарения / наследования / решения суда?

Пункт 37.9 Правил

65.2.

решения ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти автономного округа в сфере архивного дела / научной организации / экспертной фондово-закупочной комиссии государственного, муниципального музея / экспертной комиссии государственной, муниципальной библиотеки?

Пункт 37.10 Правил

66.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие обязательных архивных справочников на бумажном носителе и (или) в электронном виде?

Пункт 39.1 Правил

67.

Обеспечено ли проверяемым лицом составление в соответствии с установленными требованиями путеводителя по фондам?

Пункты 42.1, 42.2 Правил

68.

Обеспечено ли проверяемым лицом составление в соответствии с установленными требованиями краткого справочника по фондам?

Пункт 43.1 Правил

69.

Обеспечено ли проверяемым лицом составление описей дел, документов в соответствии с установленными требованиями?

Пункты 41.1, 41.2 Правил

70.

Обеспечено ли проверяемым лицом проведение в соответствии с установленными требованиями:

70.1.

усовершенствование описей дел, документов?

Пункт 41.3 Правил

70.2.

переработка описей дел, документов?

Пункт 41.3 Правил

4. Соблюдение требований к использованию документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

71.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдение порядка доступа к архивным документам?

Статьи 24, 25 ФЗ № 125-ФЗ;

пункты 45.1-45.3 Правил

72.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдение сроков исполнения запросов социально-правового характера?

Часть 3 статьи 26 ФЗ № 125-ФЗ;

Пункт 46.6 Правил

73.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие договоров возмездного оказания услуг по исполнению тематических запросов, копированию архивных документов?

Пункты 46.7, 47.3 Правил

74.

Обеспечено ли проверяемым лицом соответствие оформления ответов на запросы в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, а также в иных формах установленным требованиям?

Пункты 46.8-46.14 Правил

75.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие системы видеонаблюдения в читальном зале подконтрольного субъекта?

Пункт 48.3 Правил

76.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдение порядка ведения личных дел пользователей в читальном зале архива?

Пункт 48.4 Правил

77.

Обеспечено ли проверяемым лицом наличие и ведение журнала учета посещений читального зала пользователями?

Пункт 48.5 Правил

78.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдение требований к ведению раздельного учета форм использования архивных документов?

Пункт 51.1 Правил

79.

Обеспечено ли проверяемым лицом соблюдение порядка работы с архивными документами, являющимися носителями сведений, составляющих государственную тайну, их хранения, учета, оформления рассекреченных дел

Пункты 52.1 – 54.6 Правил