Размер:
Цвет:

Отдел контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учета архивных документов

Начальник отдела

Иванова Алена Владимировна

Телефон/факс: 32-98-19

E-mail: IvanovaAlV@admhmao.ru

Адрес:
628011 г. Ханты-Мансийск, ул. Энгельса, 14, кабинет 511
Функции:

Положение об отделе утверждено приказом Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 27.09.2010 № 5-нп с изменениями на 25.04.2014

Основные функции 

Отдел осуществляет следующие основные функции в установленной сфере деятельности Службы:

1.Осуществляет:

1.1.Контроль исполнения органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий втономного округа по вопросам комплектования, учета архивных документов, относящихся к государственной собственности автономного округа и находящихся на территории муниципального образования.

1.2.Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственном, муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях автономного округа.

1.3.Рассмотрение и согласование списков организаций, учреждений и предприятий – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа.

1.4.Ведение сводного списка организаций, учреждений и предприятий – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа.

1.5.Пополнение и актуализацию базы данных “Фондовый каталог” и подготовку копий массивов данных баз данных “Фондовый каталог” и “Архивный фонд” в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела.

1.6.Взаимодействие с исполнительными органами государственной власти автономного округа по вопросам электронного документирования, электронного документооборота в рамках создания электронного Правительства.

1.7.Ведение, развитие единой автоматизированной информационно-поисковой системы “Электронный архив”.

1.8.Плановые и внеплановые проверки деятельности юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по соблюдению законодательства Российской Федерации и автономного округа об архивном деле в установленном порядке по направлению деятельности Отдела.

1.9.Разработку методических рекомендаций по организации комплектования Архивного фонда Российской Федерации на территории автономного округа.

1.10.Организационно-методическое руководство деятельностью государственного, муниципальных архивов, ведомственных архивов организаций автономного округа, юридических и физических лиц по вопросам ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности автономного округа и находящихся на территории автономного округа.

2.Обеспечивает:

2.1.Отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации, сформированных исполнительными органами государственной власти автономного округа, организациями, учреждениями и предприятиями автономного округа, на постоянное хранение в государственный и муниципальные архивы автономного округа.

2.2.Принятие решений о включении в список источников комплектования категорий юридических и физических лиц, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

2.3.Своевременное представление и рецензирование документов, поступающих на рассмотрение Экспертно-проверочной методической комиссии Службы (далее – ЭПМК).

2.4.Соблюдение правил комплектования, учета архивных документов в государственном, муниципальных архивах автономного округа.

3.Организует:

3.1.Внедрение Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в государственном, муниципальных архивах автономного округа.

3.2.Работу ЭПМК в соответствии с утвержденным планом.

3.3.Проведение государственным, муниципальными и ведомственными архивами экспертизы ценности документов, являющихся собственностью автономного округа.

3.4.Создание на особо ценные документы страховых копий и работу по их централизованному хранению и учету.

3.5.Контроль ведения государственным, муниципальными архивами автономного округа общеотраслевого программного комплекса автоматизированного государственного учета “Архивный фонд”.

3.6.Внедрение в деятельность государственного, муниципальных архивов автономного округа единой автоматизированной информационно-поисковой системы “Электронный архив”, баз данных, программных комплексов.

3.7.Представляет в установленном порядке и в пределах своей компетенции Службу в федеральных органах государственной власти, судебных органах, органах государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, общественных и иных организациях по вопросам, соответствующим направлению деятельности Отдела.

4.Анализирует:

4.1.Информацию о категориях юридических и физических лиц, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

4.2.Состояние архивного дела в автономном округе по вопросам, соответствующим направлению деятельности Отдела, вносит предложения по его совершенствованию.

4.3.Состояние делопроизводства и ведомственного хранения документов в организациях независимо от их организационно - правовых форм, согласно списка организаций, курируемых отраслей экономики.

4.5.Проекты планов работы муниципальных архивов, отчетов об их выполнении, согласно списка, курируемых муниципальных архивов, готовит по ним заключения.

5.Готовит:

5.1.Предложения к проектам нормативных правовых актов автономного округа в сфере архивного дела по профильным Отделу направлениям.

5.2.Предложения по отнесению архивных документов, находящихся на территории Ханты-Мансийского автономного округа, к особо ценным, уникальным и внесению их в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

5.3.Предложения по отнесению организаций к источникам комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа и, определению состава документов Архивного фонда Российской Федерации, подлежащих передаче на хранение в указанные архивы.

5.4.Сводные сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа.

5.5.Отчетную, аналитическую, справочно-информационную документацию по вопросам, соответствующим направлению деятельности Отдела.

5.6.Вопросы на рассмотрение коллегии Службы, по профильным Отделу направлениям и необходимые материалы к обсуждению.

6. Осуществляет иные функции в установленной сфере деятельности Службы по поручению руководителя Службы.


Профили должностей в отделе контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учета архивных документов:

начальник отдела

консультант

консультант

главный специалист


Опубликовано: 04.03.2016 13:29 Обновлено: 23.01.2019 16:28