Отдел контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учета архивных документов
Положение об отделе утверждено приказом Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 27.09.2010 № 5-нп с изменениями на 25.04.2014
Основные функции
Отдел осуществляет следующие основные функции в установленной сфере деятельности Службы:
1.Осуществляет:
1.1.Контроль исполнения органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий втономного округа по вопросам комплектования, учета архивных документов, относящихся к государственной собственности автономного округа и находящихся на территории муниципального образования.
1.2.Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственном, муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях автономного округа.
1.3.Рассмотрение и согласование списков организаций, учреждений и предприятий – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа.
1.4.Ведение сводного списка организаций, учреждений и предприятий – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа.
1.5.Пополнение и актуализацию базы данных “Фондовый каталог” и подготовку копий массивов данных баз данных “Фондовый каталог” и “Архивный фонд” в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела.
1.6.Взаимодействие с исполнительными органами государственной власти автономного округа по вопросам электронного документирования, электронного документооборота в рамках создания электронного Правительства.
1.7.Ведение, развитие единой автоматизированной информационно-поисковой системы “Электронный архив”.
1.8.Плановые и внеплановые проверки деятельности юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по соблюдению законодательства Российской Федерации и автономного округа об архивном деле в установленном порядке по направлению деятельности Отдела.
1.9.Разработку методических рекомендаций по организации комплектования Архивного фонда Российской Федерации на территории автономного округа.
1.10.Организационно-методическое руководство деятельностью государственного, муниципальных архивов, ведомственных архивов организаций автономного округа, юридических и физических лиц по вопросам ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности автономного округа и находящихся на территории автономного округа.
2.Обеспечивает:
2.1.Отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации, сформированных исполнительными органами государственной власти автономного округа, организациями, учреждениями и предприятиями автономного округа, на постоянное хранение в государственный и муниципальные архивы автономного округа.
2.2.Принятие решений о включении в список источников комплектования категорий юридических и физических лиц, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.
2.3.Своевременное представление и рецензирование документов, поступающих на рассмотрение Экспертно-проверочной методической комиссии Службы (далее – ЭПМК).
2.4.Соблюдение правил комплектования, учета архивных документов в государственном, муниципальных архивах автономного округа.
3.Организует:
3.1.Внедрение Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в государственном, муниципальных архивах автономного округа.
3.2.Работу ЭПМК в соответствии с утвержденным планом.
3.3.Проведение государственным, муниципальными и ведомственными архивами экспертизы ценности документов, являющихся собственностью автономного округа.
3.4.Создание на особо ценные документы страховых копий и работу по их централизованному хранению и учету.
3.5.Контроль ведения государственным, муниципальными архивами автономного округа общеотраслевого программного комплекса автоматизированного государственного учета “Архивный фонд”.
3.6.Внедрение в деятельность государственного, муниципальных архивов автономного округа единой автоматизированной информационно-поисковой системы “Электронный архив”, баз данных, программных комплексов.
3.7.Представляет в установленном порядке и в пределах своей компетенции Службу в федеральных органах государственной власти, судебных органах, органах государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, общественных и иных организациях по вопросам, соответствующим направлению деятельности Отдела.
4.Анализирует:
4.1.Информацию о категориях юридических и физических лиц, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.
4.2.Состояние архивного дела в автономном округе по вопросам, соответствующим направлению деятельности Отдела, вносит предложения по его совершенствованию.
4.3.Состояние делопроизводства и ведомственного хранения документов в организациях независимо от их организационно - правовых форм, согласно списка организаций, курируемых отраслей экономики.
4.5.Проекты планов работы муниципальных архивов, отчетов об их выполнении, согласно списка, курируемых муниципальных архивов, готовит по ним заключения.
5.Готовит:
5.1.Предложения к проектам нормативных правовых актов автономного округа в сфере архивного дела по профильным Отделу направлениям.
5.2.Предложения по отнесению архивных документов, находящихся на территории Ханты-Мансийского автономного округа, к особо ценным, уникальным и внесению их в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
5.3.Предложения по отнесению организаций к источникам комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа и, определению состава документов Архивного фонда Российской Федерации, подлежащих передаче на хранение в указанные архивы.
5.4.Сводные сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа.
5.5.Отчетную, аналитическую, справочно-информационную документацию по вопросам, соответствующим направлению деятельности Отдела.
5.6.Вопросы на рассмотрение коллегии Службы, по профильным Отделу направлениям и необходимые материалы к обсуждению.
6. Осуществляет иные функции в установленной сфере деятельности Службы по поручению руководителя Службы.
Профили должностей в отделе контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учета архивных документов: