Размер:
Цвет:

Административный отдел

Начальник отдела

Кашина Наталья Викторовна

Телефон/факс: (3467) 360-160 (доб. 5319)

E-mail: KashinaNV@admhmao.ru

Заместитель начальника отдела

Иванских Лариса Владимировна

Телефон/факс: (3467) 360-160 (доб. 5320)

E-mail: IvanskihLV@admhmao.ru

Адрес:
628011 г. Ханты-Мансийск, ул. Энгельса, 14, кабинет 504
Функции:
Положение об отделе утверждено приказом Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 09.06.2017 № 70 с изменениями, внесенными приказом Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 13.08.2020 № 28-Пр-110.

Основные задачи:

Административный отдел является структурным подразделением Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, осуществляющим правовое, кадровое, бухгалтерское, организационное, финансово-экономическое обеспечение, обеспечение функций в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.


Основные функции:

Отдел осуществляет следующие основные функции в установленной сфере деятельности Службы:

1.  По направлению правового обеспечения деятельности Службы:

1.1. Рассматривает и анализирует проекты нормативных правовых актов, планов, программ, поступивших в Службу в установленном порядке, готовит по ним заключения на предмет соответствия законодательству и правилам юридической техники в части вопросов, входящих в компетенцию Службы.

1.2. Принимает участие в разработке нормативных правовых актов автономного округа, правовых актов Службы, проводит правовую, антикоррупционную, общественную экспертизу и осуществляет их визирование.

1.3. Проверяет на соответствие законодательству и визирует проекты договоров, государственных контрактов и соглашений, заключаемых Службой, технических заданий, конкрсной документации, документации об аукционе, документации запроса котировок цен, подготавливает предложения по устранению выявленных несоответствий законодательству Российской Федерации, автономного округа.

1.4. Подготавливает заключения по вопросам правового характера, возникающим в процессе деятельности Службы.

1.5. Подготавливает для руководства справочные материалы по законодательству.

1.6. Представляет на основании выданной доверенности интересы в судах Российской Федерации, иных органах государственной власти Российской Федерации при рассмотрении правовых вопросов.

1.7. Проводит мониторинг законодательства и правоприменительной практики в целях совершенствования законодательства в пределах компетенции Службы, разрабатывает предложения совместно с руководителями структурных подразделений Службы в План мониторинга правоприменения нормативных правовых актов автономного округа.

1.8. Осуществляет подготовку предложений по совершенствованию организации правового обеспечения деятельности Службы.

1.9. Осуществляет планирование правовой работы Службы.

1.10. Осуществляет подготовку ответов на запросы, поступившие из органов государственной власти автономного округа, иных организаций, направленные на рассмотрение в Отдел.

1.11. На основании запросов, поступивших из органов государственной власти автономного округа, осуществляет подготовку предложений по реализации положений Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», иных нормативных правовых актов о гражданской службе.

2. По направлению кадрового обеспечения деятельности Службы:

2.1. Формирует кадровый состав для замещения должностей гражданской службы в Службе, обладающий необходимыми профессиональными и личностными качествами.

2.2. Проводит анализ потребности и организует привлечение кадров для замещения должностей гражданской службы в Службе.

2.3. Осуществляет подготовку предложений по формированию и совершенствованию штатной структуры Службы и проведению организационно-штатных мероприятий.

2.4. Организует подготовку проектов локальных актов Службы, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет и оформление соответствующих решений Службы.

2.5. Осуществляет ведение личных дел, трудовых книжек гражданских служащих Службы.

2.6. Осуществляет ведение реестра государственных гражданских служащих в Службе.

2.7. Осуществляет оформление и выдачу служебных удостоверений гражданских служащих.

2.8. Обеспечивает подготовку проектов служебного распорядка Службы, графика отпусков гражданских служащих и других проектов правовых актов Службы по вопросам, связанным с регулированием служебного времени и времени отдыха.

2.9. Осуществляет подготовку отчетов и справок по кадровой работе в Службе.

2.10. Обеспечивает подготовку предложений по материальному стимулированию и нематериальной мотивации гражданских служащих Службы, а также оказание методологической помощи структурным подразделениям Службы в указанных вопросах.

2.11. Обеспечивает сохранность и конфиденциальность сведений о государственных гражданских служащих, полученных в ходе своей деятельности.

2.12. Обеспечивает деятельность комиссии по установлению стажа государственной гражданской службы, дающего право на установление государственным гражданским служащим Службы ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов.

2.13. Организует и обеспечивает проведение конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы и включение гражданских служащих в кадровый резерв Службы.

2.14. Организует и обеспечивает проведение аттестации, квалификационных экзаменов гражданских служащих Службы.

2.15. Организует мероприятия по профессиональному развитию гражданских служащих Службы (в соответствии с планом организации мероприятий), в том числе дополнительного профессионального образования и иных мероприятий по их профессиональному развитию.

2.16. Формирует кадровый резерв Службы, организует работу с ним и его эффективное использование.

2.17. Анализирует практику осуществления кадровой работы и развития кадрового состава, обеспечивает подготовку предложений по ее совершенствованию.

2.18. Организует мероприятия по повышению мотивации гражданских служащих Службы к эффективному и добросовестному исполнению должностных обязанностей.

2.19. Осуществляет меры, направленные на содействие соблюдению гражданскими служащими Службы этических норм и правил служебного поведения для достойного выполнения профессиональной служебной деятельности.

2.20. Осуществляет планирование кадровой работы.     

2.21. Организует проверку достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на гражданскую Службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну.

2.22. Организует проведение служебных проверок.

2.23. Организует проверку сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и другими федеральными законами.

2.24. Обеспечивает подготовку сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, подлежащих размещению на официальном сайте органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

2.25. Консультирует гражданских служащих по вопросам прохождения гражданской службы.

2.26.Организует работу по поощрению и награждению гражданских служащих, иных работников Службы.

2.27. Организует мероприятия по повышению мотивации гражданских служащих Службы к эффективному и добросовестному исполнению должностных обязанностей.

2.28. Осуществляет меры, направленные на содействие соблюдению гражданскими служащими Службы этических норм и правил служебного поведения для достойного выполнения профессиональной служебной деятельности.

2.29.Организует персональный и статистический учет гражданских служащих Службы.

2.30. Организует мероприятия по воинскому учету, бронированию и подготовке документов для предоставления отсрочки от призыва на военную службу сотрудников Службы.

2.31.Осуществляет подготовку документов, необходимых для присвоения классных чинов государственным гражданским служащим Службы.

2.32. Обеспечивает соблюдение государственными гражданскими служащими Службы ограничений и запретов, требований, направленных на предотвращение или урегулирование конфликта интересов, а также соблюдение исполнения ими обязанностей, установленных Федеральным законом от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» и другими федеральными законами.

2.33. Обеспечивает реализацию государственными гражданскими служащими обязанности по уведомлению представителя нанимателя, органов прокуратуры Российской Федерации и иных федеральных государственных органов обо всех случаях обращения к ним каких–либо лиц в целях склонения их к совершению коррупционных и иных правонарушений.

2.34. Принимает меры по выявлению и устранению причин и условий, способствующих возникновению конфликта интересов на государственной гражданской службе в Службе.

2.35. Оказывает государственным гражданским служащим консультативную помощь по вопросам, связанным с применением на практике требований к служебному поведению и общих принципов служебного поведения государственных служащих, установленных законодательством.

2.36. Осуществляет кадровое обеспечение работников Службы.

2.37. Осуществляет применение в кадровой работе государственных информационных систем в области гражданской службы.

2.38. Обеспечивает проведение иных мероприятий по совершенствованию кадровой работы и развитию кадрового состава Службы.

2.39. Координирует работу по назначению, увольнению, предоставлению отпусков, поощрению, применению дисциплинарных взысканий.

2.40. Планирует, разрабатывает, осуществляет внутренний контроль выполнения в Службе мероприятий по вопросам мобилизационной подготовки, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

2.41. Осуществляет подготовку проектов нормативных правовых актов Службы, связанных с поступлением на государственную гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебных контрактов, назначением на должности государственной щгражданской службы, освобождением от замещаемой должности государственной гражданской службы, увольнением с государственной гражданской службы.

2.42. Планирует, дразрабатывает, осуществляет и контролирует выполнение в Службе мероприятий по вопросам мобилизационной подготовки, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

2.43. Обеспечивает оформление договора обязательного медицинского страхования государственных гражданских служащих Службы.

3. По направлению бухгалтерского, финансового - экономического обеспечения, обеспечения функций в сфере закупок, товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Службы:

3.1. Осуществляет организацию и ведение бухгалтерских счетов, учета и отчетности финансовых средств бюджетного финансирования, материальных ценностей и основных фондов, контроль законности, своевременности и правильности оформления и исполнения бюджетной сметы.

3.2. Составляет и представляет бюджетную, бухгалтерскую отчетность по Службе, консолидированную (с подведомственным казенным учреждением Службы) оперативную, ежемесячную, ежеквартальную, полугодовую и годовую отчетность для предоставления ее в финансовый орган автономного округа в установленном порядке, отчетность в исполнительные органы автономного округа.      Осуществляет подготовку и представление в установленном порядке отчетов, в части касающейся хода исполнения бюджета Службы, результатов внутреннего финансового контроля и аудита, отчетов в сфере закупок.

3.3. Составляет и предоставляет в установленном порядке и в предусмотренные сроки налоговую, статистическую отчетности, отчетность во внебюджетные фонды (ежемесячную, ежеквартальную, полугодовую и годовую).

3.4. Разрабатывает распорядительные и методические документы по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

3.5. Осуществляет подготовку ответов на поступившие из органов государственной власти автономного округа, и иных организаций, обращения, направленные на рассмотрение в отдел.

3.6. Осуществляет взаимодействие в соответствии с Регламентом взаимодействия структурных подразделений Службы при осуществлении закупок для обеспечения нужд Службы по соответствующим мероприятиям государственной программы автономного округа, соисполнителем которой является Служба (далее – Государственная программа).

3.7. Осуществляет взаимодействие с органами местного самоуправления при осуществлении переданных органам местного самоуправления отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела и использовании предоставленных субвенций.

3.8. Осуществляет контроль за соблюдением органами местного самоуправления за целевым использованием финансовых средств, выделенных органам местного самоуправления при осуществлении ими переданных отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела.

3.9. Осуществляет бюджетные полномочия администратора доходов бюджета автономного округа.

3.10. Осуществляет организацию и проведение комплексных, целевых проверок, ревизий подведомственного казенного учреждения.

3.11. Обобщает и анализирует сведения о состоянии деятельности инспектируемого подведомственного казенного учреждения, готовит статистическую и аналитическую информацию по результатам проверок для доклада руководителю Службы.

3.12. Готовит проекты решений Службы по результатам проверок, ревизий, организует контроль выполнения принятых решений.

3.13. Готовит предложения об устранении недостатков, выявленных в ходе ревизий, проверок.

3.14. Ведет сводную бюджетную роспись бюджета Службы и вносит изменения в бюджетную роспись Службы.

3.15. Осуществляет контроль сохранности основных средств, других материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации. Организует проведение переоценки основных фондов и инвентаризации материальных ценностей Службы.

3.16. Осуществляет мониторинг дебиторской и кредиторской задолженности и контроль за своевременным взысканием дебиторской задолженности и погашением кредиторской задолженности. Производит сверку расчетов с поставщиками и подрядчиками.

3.17. Обеспечивает соблюдение кассовой и расчетной дисциплины, своевременное и правильное отражение на счетах бюджетного учета и отчетности хозяйственных операций.

3.18. Обеспечивает начисление и выдачу денежного содержания (заработной платы) и других выплат сотрудникам Службы, своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения бюджетной сметы, с учреждениями и физическими лицами.

3.19. Организует и контролирует работу материально ответственных лиц по учету и сохранности ценностей, находящихся на ответственном хранении.

3.20. Разрабатывает предложения о расходах на содержание Службы, готовит на утверждение руководству бюджетную смету, согласовывает сметы подведомственного учреждения.

3.21. В рамках реализации Государственной программы осуществляет:

подготовку информации по итогам реализации мероприятий;

непосредственное управление реализацией программных мероприятий, исполняемых в рамках полномочий Отдела;

расчет финансовых показателей в курируемой сфере деятельности при формировании, изменении и исполнении Государственной программы, анализ достижения таких показателей, подготовку обоснованных предложений по их изменению;

подготовку информации по плановому и фактическому финансированию мероприятий Государственной программы, расходы по которым осуществляются Службой для отчетов ответственного исполнителя Государственной программы о ходе ее реализации;

анализ целевого и эффективного использования денежных средств, соблюдения условий их предоставления и расходования при реализации Государственной программы;

участвует в расчете объёма средств и распределения средств между муниципальными образованиям автономного округа по субвенциям на осуществление переданных органам местного самоуправления отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела при формировании бюджета Государственной программы и внесении изменений в нее.

3.22. Осуществляет единую финансово-хозяйственную политику, рациональное и достоверное ведение бухгалтерского учета в соответствии с установленными нормативными актами, принципами, правилами и способами ведения учета с внедрением и соблюдением передовых методов бухгалтерского учета на основе широкого применения информационных технологий.

3.23. Обеспечивает сохранность документов, формирование и ведение номенклатуры дел в установленной сфере деятельности Отдела, обеспечивает систематизацию и хранение дел.

3.24. Проводит финансовую экспертизу заключаемых Службой договоров, государственных контрактов, организует контроль их исполнения, законности совершаемых по ним операций, визирует проекты договоров, государственных контрактов.

3.25. Осуществляет функции формирования государственного заказа, размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказания услуг для нужд Службы.

3.26. Осуществляет подготовку и предоставляет руководству Службы аналитические материалы по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

4. По направлению организационного обеспечения деятельности Службы:

4.1. Осуществляет подготовку и предоставляет руководству Службы аналитических материалов по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

4.2.Осуществляет консультирование работников по вопросам организации делопроизводства, электронного документооборота и архива.

4.3. Осуществляет прием входящей корреспонденции Службы, ее первичную обработку, систематизацию, регистрацию. Осуществляет отправку исходящей корреспонденции Службы.

4.4. Обеспечивает работу приемной Службы.

4.5. Контролирует соблюдение сроков исполнения поступивших в Службу документов, нормативных правовых, локальных правовых актов, поручений. Обеспечивает единство системы контроля в деятельности структурных подразделений Службы.

4.6. Организует своевременное доведение нормативных правовых актов, правовых актов, поручений, документов в сфере деятельности Службы до исполнителей.

4.7. Осуществляет в установленном порядке систематизированный учет и хранение приказов Службы.

4.8. Осуществляет ведение делопроизводства, конфиденциального делопроизводства в Службе.

4.9. Организует исполнение и осуществляет контроль за ходом исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации.

4.10. Подготавливает совместно с другими структурными подразделениями Службы справки и другие аналитические материалы о реализации планов, мероприятий, по другим вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.11. Осуществляет контроль прохождения, исполнения и оформления документов Службы в установленные сроки, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководителя Службы, заместителей руководителя по вопросам исполнительской дисциплины.

4.12. Обеспечивает своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб по вопросам, относящимся к компетенции Службы, в том числе поступающих по информационным системам общего пользования.

4.13. Осуществляет контроль своевременного предоставления планов работы структурными подразделениями Службы, выполнения принятых планов; формирует общий отчет о работе структурных подразделений Службы за отчетные периоды.

4.14. Осуществляет совершенствование информационного и документационного обеспечения в Службе на основе единой технической политики и применение современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов.

4.15. Обеспечивает изготовление и учет печатной бланочной продукции, печатей, штампов, внедрение электронных методов хранения и подготовки бланочной продукции.

1.4.16. Осуществляет иные функции в установленной сфере деятельности Службы по поручению руководства Службы.


Биография начальника отдела


Профили должностей в административном отделе:

начальник отдела

заместитель начальника отдела

консультант

главный специалист-эксперт

главный специалист

ведущий специалист


Опубликовано: 04.03.2016 13:29 Обновлено: 11.03.2021 12:16

Для улучшения работы сайта мы используем файлы cookie. Продолжая работу с сайтом, Вы даете согласие на работу с этими файлами. Вы всегда можете отключить файлы cookie в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с политикой в отношении обработки персональных данных.