Размер:
Цвет:

Административный отдел

Начальник отдела

Кашина Наталья Викторовна

Телефон/факс: 32-98-21

E-mail: KashinaNV@admhmao.ru

Заместитель начальника отдела

Иванских Лариса Владимировна

Телефон/факс: 32-98-83

E-mail: IvanskihLV@admhmao.ru

Адрес:
628011 г. Ханты-Мансийск, ул. Энгельса, 14, кабинет 504
Функции:
Положение об отделе утверждено приказом Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 09.06.2017 № 70

Основные функции

1. Отдел осуществляет следующие основные функции в установленной сфере деятельности Службы:

1.1. По направлению правового обеспечения деятельности Службы:

1.1.1. Принимает участие в разработке нормативных правовых актов, правовых актов, разрабатываемых специалистами Службы, проводит правовую и антикоррупционную экспертизу проектов нормативных правовых актов, разрабатываемых специалистами Службы, и осуществляет их визирование.

1.1.2. Рассматривает и анализирует проекты нормативных правовых актов по направлению деятельности Отдела, поступивших в Службу в установленном порядке, готовит по ним правовые заключения в части вопросов, входящих в компетенцию Службы.

1.1.3. Принимает участие в разработке нормативных правовых актов автономного округа, локальных правовых Службы.

1.1.4. Проверяет на соответствие законодательству и визирует проекты договоров, государственных контрактов и соглашений, заключаемых Службой.

1.1.5. Подготавливает заключения по вопросам правового характера, возникающим в процессе деятельности Службы.

1.1.6. Подготавливает для руководства справочные материалы по законодательству.

1.1.7. Представляет на основании выданной доверенности интересы в судах Российской Федерации, иных органах государственной власти Российской Федерации при рассмотрении правовых вопросов.

1.1.8. Проводит мониторинг законодательства и правоприменительной практики в целях совершенствования законодательства в пределах компетенции Службы, разрабатывает предложения совместно с руководителями структурных подразделений Службы в План мониторинга правоприменения нормативных правовых актов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

1.1.9.Осуществляет подготовку предложений по совершенствованию организации правового обеспечения деятельности Службы.

1.1.10.Осуществляет планирование правовой работы Службы.

1.1.11. Осуществляет подготовку ответов на запросы, поступившие из органов государственной власти автономного округа, иных организаций, направленные на рассмотрение в Отдел.

1.1.12. На основании запросов, поступивших из органов государственной власти автономного округа, осуществляет подготовку предложений по реализации положений Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», иных нормативных правовых актов о гражданской службе.

1.2. По направлению кадрового обеспечения деятельности Службы:

1.2.1.Формирует кадровый состав для замещения должностей гражданской службы в Службе.

1.2.2. Организует подготовку проектов локальных актов Службы, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет и оформление соответствующих решений Службы.

1.2.3. Осуществляет ведение личных дел, трудовых книжек гражданских служащих Службы.

1.2.4. Осуществляет ведение реестра государственных гражданских служащих в Службе.

1.2.5. Осуществляет оформление и выдачу служебных удостоверений гражданских служащих.

1.2.6. Обеспечивает сохранность и конфиденциальность сведений о государственных гражданских служащих, полученных в ходе своей деятельности.

1.2.7. Обеспечивает деятельность комиссии по установлению стажа государственной гражданской службы, дающего право на установление государственным гражданским служащим Службы ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов.

1.2.8. Организует и обеспечивает проведение конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы и включение гражданских служащих в кадровый резерв Службы.

1.2.9. Организует и обеспечивает проведение аттестации, квалификационных экзаменов гражданских служащих Службы.

1.2.10. Организует профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку гражданских служащих Службы. Участвует в формировании государственного заказа на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку государственных гражданских служащих Службы.

1.2.11. Формирует кадровый резерв Службы, организует работу с ним и его эффективное использование.

1.2.12. Осуществляет подготовку предложений по совершенствованию организации кадрового обеспечения деятельности Службы.

1.2.13. Осуществляет планирование кадровой работы.
1.2.14. Осуществляет ведение личных дел, трудовых книжек гражданских служащих Службы.

1.2.15. Обеспечивает сохранность и конфиденциальность сведений о государственных гражданских служащих, полученных в ходе своей деятельности.

1.2.16. Организует проверку достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на гражданскую Службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну.

1.2.17. Организует проведение служебных проверок.

1.2.18. Организует проверку сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и другими федеральными законами.

1.2.19. Обеспечивает подготовку сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, подлежащих размещению на официальном сайте органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

1.2.20. Консультирует гражданских служащих по вопросам прохождения гражданской службы.

1.2.21.Организует работу по поощрению и награждению гражданских служащих, иных работников Службы.

1.2.22.Организует персональный и статистический учет гражданских служащих Службы.

1.2.23. Организует мероприятия по воинскому учету, бронированию и подготовке документов для предоставления отсрочки от призыва на военную службу сотрудников Службы.

1.2.24.Осуществляет подготовку документов, необходимых для присвоения классных чинов государственным гражданским служащим Службы.

1.2.25. Обеспечивает соблюдение государственными гражданскими служащими Службы ограничений и запретов, требований, направленных на предотвращение или урегулирование конфликта интересов, а также соблюдение исполнения ими обязанностей, установленных Федеральным законом от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» и другими федеральными законами.

1.2.26. Обеспечивает реализацию государственными гражданскими служащими обязанности по уведомлению представителя нанимателя, органов прокуратуры Российской Федерации и иных федеральных государственных органов обо всех случаях обращения к ним каких–либо лиц в целях склонения их к совершению коррупционных и иных правонарушений.

1.2.27. Принимает меры по выявлению и устранению причин и условий, способствующих возникновению конфликта интересов на государственной гражданской службе в Службе.

1.2.28. Оказывает государственным гражданским служащим консультативную помощь по вопросам, связанным с применением на практике требований к служебному поведению и общих принципов служебного поведения государственных служащих, установленных законодательством.

1.2.29. Осуществляет кадровое обеспечение работников Службы.

1.2.30. Координирует работу по назначению, увольнению, предоставлению отпусков, поощрению, применению дисциплинарных взысканий.

 1.2.31. Планирует, разрабатывает, осуществляет внутренний контроль выполнения в Службе мероприятий по вопросам мобилизационной подготовки, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

 1.2.32. Принимает меры по выявлению и устранению причин и условий, способствующих возникновению конфликта интересов на государственной гражданской службе в Службе.

 1.3. По направлению бухгалтерского, финансового - экономического обеспечения, обеспечения функций в сфере закупок, товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Службы:

  1.3.1. Организует и ведет в соответствии с законодательством бюджетный учет;

  1.3.2. Составляет и представляет бюджетную, бухгалтерскую отчетность по Службе, сводную (с подведомственным казенным учреждением Службы) оперативную, ежемесячную, ежеквартальную, полугодовую и годовую отчетность для предоставления ее в финансовый орган автономного округа в установленном порядке.

1.3.3. Разрабатывает нормативные акты, положения, приказы и инструкции в части касающейся планирования, нормирования, организации исполнения бюджета Службы, внутреннего финансового контроля;

1.3.4. Составляет и предоставляет в установленном порядке и в предусмотренные сроки налоговую, статистическую отчетности, отчетность во внебюджетные фонды (ежемесячную, ежеквартальную, полугодовую и годовую);

1.3.5. Анализирует и формирует сводную информацию о деятельности Службы, необходимую внутренним и внешним пользователям бюджетной отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении Службы хозяйственных операций, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

1.3.6. Осуществляет взаимодействие в соответствии с Регламентом взаимодействия структурных подразделений Службы при осуществлении закупок для обеспечения нужд Службы по соответствующим мероприятиям государственной программы автономного округа, ответственным исполнителем и соисполнителем которой является Служба (далее – Государственная программа);

1.3.7. Осуществляет учет и контроль исполнения предписаний судебных актов, принятых в отношении Службы, в рамках полномочий Службы.

1.3.8. Осуществляет взаимодействие с органами местного самоуправления при осуществлении переданных органам местного самоуправления отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела и использовании предоставленных субвенций.

1.3.9. Осуществляет контроль за соблюдением органами местного самоуправления за целевым использованием финансовых средств, выделенных органам местного самоуправления при осуществлении ими переданных отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела.

1.3.10. Осуществляет бюджетные полномочия администратора доходов бюджета автономного округа.

1.3.11. Осуществляет внутренний финансовый контроль и аудит в Службе и подведомственном казенном учреждении.

1.3.12. Совместно с субъектами планирования формирует объемы и обоснования бюджетных ассигнований бюджета Службы на период его формирования.

1.3.13. Осуществляет подготовку материалов и документов при планировании объема бюджетных назначений бюджета Службы на период его формирования;

1.3.14. Ведет учет плановых назначений по перечню и кодам бюджетной классификации системы Российской Федерации;

1.3.15. Ведет сводную бюджетную роспись бюджета Службы и вносит изменения в бюджетную роспись Службы;

1.3.16. Производит расчеты ожидаемого исполнения доходов и расходов бюджета Службы с целью эффективного использования бюджетных средств;

1.3.17. Осуществляет подготовку писем и иных документов по вопросам организации планирования, нормирования и исполнения бюджета Службы;

1.3.18. Осуществляет подготовку и представление в установленном порядке отчетов, в части касающейся хода исполнения бюджета Службы, результатов внутреннего финансового контроля и аудита;

1.3.19. Формирует учетную политику Службы;

1.3.20. Обеспечивает контроль за наличием и движением имущества, материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

1.3.21. Организует работу по обеспечению эффективности использования бюджетных средств, проводит мероприятия по оптимизации расходов;

1.3.22. Обеспечивает сохранность имущества, находящегося в оперативном управлении, денежных средств и материальных ценностей;

1.3.23. Организует проведение переоценки основных фондов и инвентаризации материальных ценностей, имущества и финансовых обязательств Службы в соответствии с требованиями действующего законодательства, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации и отражение их в учете;

1.3.24. Осуществляет мониторинг дебиторской и кредиторской задолженности и контроль за своевременным взысканием дебиторской задолженности и погашением кредиторской задолженности;

1.3.25. Обеспечивает соблюдение кассовой и расчетной дисциплины, своевременное и правильное отражение на счетах бюджетного учета и отчетности хозяйственных операций;

1.3.26. Своевременно проводит расчеты с юридическими и физическими лицами, в соответствии с заключенными контрактами, начисление и выплату в установленные сроки денежного содержания (заработной платы), начисления и перечисления платежей в бюджет и внебюджетные фонды;

1.3.27. Организует и контролирует работу материально-ответственных лиц по учету и сохранности ценностей, находящихся на ответственном хранении;

1.3.28. Производит сверку расчетов с поставщиками и подрядчиками;

1.3.29. Осуществляет контроль за:

          - правильным и своевременным оформлением приема и расходов товарно-материальных ценностей Службы;

          - своевременным взысканием дебиторской и погашение кредиторской задолженности;

          - обоснованным и законным списанием с бухгалтерского баланса недостач и хищений, дебиторской задолженности, других средств.

          - осуществляет предварительный контроль за:

          соответствием контрактов (проектов контрактов) объемам бюджетных ассигнований, предусмотренных бюджетными ассигнованиями или лимитами бюджетных обязательств;

          своевременной оплатой государственных контрактов на основании предусмотренных контрактами отчетных документов;

          своевременным и правильным оформлением первичных учетных документов и законностью совершаемых операций;

          целевым и экономным расходованием средств;

1.3.30. Организует и осуществляет внутренний финансовый контроль и аудит в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации, автономного округа;

1.3.31. В рамках реализации Государственной программы осуществляет:

          -     подготовку информации по итогам реализации мероприятий;

          - непосредственное управление реализацией программных мероприятий, исполняемых в рамках полномочий Отдела;

          - расчет финансовых показателей в курируемой сфере деятельности при формировании, изменении и исполнении Государственной программы, анализ достижения таких показателей, подготовку обоснованных предложений по их изменению;

          - экспертную оценку предложений по изменению финансирования мероприятий Государственной программы на текущий год и плановый период;

          - подготовку информации по итогам реализации мероприятий, исполняемых Отделом, достижении показателей непосредственных и ожидаемых результатов, причины и пояснения невыполнения (перевыполнения) плановых показателей результатов для отчетов ответственного исполнителя Государственной программы о ходе ее реализации;

          - подготовку информации по плановому и фактическому финансированию мероприятий Государственной программы, расходы по которым осуществляются Службой для отчетов ответственного исполнителя Государственной программы о ходе ее реализации;

          - подготовку информации по исполняемым мероприятиям и соответствующим целевым показателям для включения в комплексный план (сетевой график) по реализации Государственной программы, контроль за соблюдением комплексного плана в части исполняемых мероприятий, своевременную подготовку изменений в комплексный план (сетевой график);

          - анализ целевого и эффективного использования денежных средств, соблюдения условий их предоставления и расходования при реализации Государственной программы в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами автономного округа, договорами (соглашениями) субвенций;

          - камеральные проверки (анализ целевого и эффективного использования) использования, соблюдения условий их предоставления и расходования при реализации Государственной программы в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами автономного округа, договорами (соглашениями) субвенций;

          - участвует в расчете объёма средств и распределения средств между муниципальными районами и городскими округами автономного округа по субвенциям на осуществление переданных органам местного самоуправления отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела при формировании бюджета Государственной программы и внесении изменений в нее;

1.3.32. Осуществляет мониторинг действующего федерального законодательства, законодательства автономного округа в части регламентации бюджетного учета, отчетности, государственных закупок и внутреннего финансового контроля и аудита;

1.3.33. Осуществляет единую финансово-хозяйственную политику, рациональное и достоверное ведение бухгалтерского учета в соответствии с установленными нормативными актами, принципами, правилами и способами ведения учета с внедрением и соблюдением передовых методов бухгалтерского учета на основе широкого применения информационных технологий;

1.3.34. Обеспечивает сохранность документов, формирование и ведение номенклатуры дел в установленной сфере деятельности Отдела, обеспечивает систематизацию и хранение дел;

1.3.35. Проверяет на соответствие законодательству о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд и визирует проекты договоров, государственных контрактов, конкурсной документации, документации об аукционе, документации запроса котировок цен.

1.3.36. Осуществляет функции формирования государственного заказа, размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказания услуг для нужд Службы.

1.4. По направлению организационного обеспечения деятельности Службы:

1. Осуществляет подготовку и предоставляет руководству Службы аналитические материалы по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

1.4.1.Осуществляет консультирование работников по вопросам организации делопроизводства, электронного документооборота и архива.

1.4.2. Осуществляет прием входящей корреспонденции Службы, ее первичную обработку, систематизацию, регистрацию. Осуществляет отправку исходящей корреспонденции Службы.

1.4.3. Обеспечивает работу приемной Службы.

1.4.4. Контролирует соблюдение сроков исполнения поступивших в Службу документов, нормативных правовых, локальных правовых актов, поручений. Обеспечивает единство системы контроля в деятельности структурных подразделений Службы.

1.4.5. Организует своевременное доведение нормативных правовых актов, правовых актов, поручений, документов в сфере деятельности Службы до исполнителей.

1.4.6. Осуществляет в установленном порядке систематизированный учет и хранение приказов Службы.

1.4.7. Осуществляет ведение делопроизводства, конфиденциального делопроизводства в Службе.

1.4.8. Организует исполнение и осуществляет контроль за ходом исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации.

1.4.9. Осуществляет иные функции в установленной сфере деятельности Службы по поручению руководства Службы.


Профили должностей в административном отделе:

начальник отдела

заместитель начальника отдела

консультант

главный специалист-эксперт

главный специалист

ведущий специалист


Опубликовано: 04.03.2016 13:29 Обновлено: 18.12.2018 12:34